This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Bus, ferry and train contract and supporting documentation'.


 
By email 
Shed 39, 2 Fryat  Quay 
Pipitea, Wellington 6011 
PO Box 11646 
21 December 2018 
Manners Street 
Wellington 6142 
T  04 384 5708 
File Ref:  OIAP-7-8678 
F  04 385 6960 
www.gw.govt.nz 
Mike Mellor 
[FYI request #9130 email] 
Dear Mr Mellor 
Request for information 2018-348 
I  refer  to  your  request  for  information  dated  26  November  2018,  which  was  received  by  Greater 
Wellington  Regional  Council  (GWRC)  on  26  November  2018.  You  have  requested  the  following 
information: 
“Could you please let me have the following information and documentation for all bus, ferry and 
train units, routes and locations. (The bus documentation is referred to in the Bus Contracts section 
of the GWRC website.). 
 
1. Metlink Branding Manual 
2. Metlink Brand Guidelines 
3. Platform and Layover Allocation Map 
4. 

Schedule 

Agreement 
details 
(except 
for 
Unit 
8, 
which 
is 
online 
at 
http://www.gw.govt.nz/assets/Transport/Bus-contracts/Schedules-2-15-for-publication.pdf) 
5. Working Timetables 
6. Intermediate Timing Points 
7. Fare Media Transition Plan 
8. Equipment Operations Manual” 

GWRC’s response follows: 
Questions 1 and 2 Metlink Branding Manual and Metlink Brand Guidelines 
GWRC has provided the operators of Metlink bus, train and ferry services with copies of a ‘Metlink 
Brand Manual’, a ‘Bus Branding Guidelines’ and a ‘Metlink Uniform Branding Guidelines’. These 
documents  contain  information  and  visuals  that  specify  and  illustrate  details  of  the  Metlink 
marketing  collateral.  The  information  contained  in  these  documents  includes  details  of 
measurements,  spacing  and  sizing,  colour  coding  (including  the  colour  palettes  used  for  design  of 
train  paper  tickets),  fonts  and  typography,  symbols,  typesetting  and  other  technical  design, 
formatting and printing details of the Metlink logo, livery, templates, and bus fleet and Metlink staff 
uniform.  
RESPONSE TO OIA 2018-348 


 
Releasing this information would be likely to expose the Metlink marketing collateral to forgery and 
misuse.  This  information  has  therefore  been  withheld  in  accordance  with  section  7(2)(j)  of    the  
Local    Government    Official    Information    and    Meetings  Act  1987  (the  Act)  on  the  ground  that 
withholding  this  information  is  necessary  to  prevent  the  disclosure  of  the  details  or  use  of  the 
Metlink’s marketing and branding collateral for improper gain or improper advantage.    
3. Platform and Layover Allocation Map 
Attachment 1 provides a copy of the Platform and Layover Allocation Map at Wellington Station.  
4. 
Schedule 

Agreement 
details 
(except 
for 
Unit 
8, 
which 
is 
online 
at 
http://www.gw.govt.nz/assets/Transport/Bus-contracts/Schedules-2-15-for-publication.pdf) 
The Schedule 2 Agreement details contain information that is subject to an obligation of confidence 
under the partnering contracts between GWRC and operators of Metlink bus services. Providing this 
information for all bus units in an appropriate format with confidential information redacted would 
require substantial time and effort to retrieve and process. Our estimate is that it would take up to 8 
working days (about four hours per each operating unit) of additional work for the GWRC staff to 
process and collate the volume of data you have asked for. In addition, releasing some information 
in the Schedule 2 Agreements would prejudice commercial position of the bus operators. While we 
would  need  to  consult  with  bus  operators,  as  it  currently  stands,  part  of  the  information  you  have 
requested is likely to be refused in accordance with section 7(2)(b)(ii) of the Act. 
We consider the time estimated to be involved in processing your request to be so great that neither 
charging nor seeking a time extension would enable us to process your current request in a manner 
that would avoid an adverse impact on GWRC’s operations. 
Therefore,  the  information  you  have  requested  under  your  questions  4  is  likely  to  be  refused  in 
accordance  with  section  17(f)  of  the  Act,  on  the  ground  that  the  extensive  amount  of  information 
you have requested cannot be made available without substantial collation and research. 
We would be happy to further talk to you to assist you with refining your request in another manner 
so that we can provide you with information in a form which is manageable for us to process. 
Please contact Catherine Jones, Public Transport Commercial Manager on 021 193 4260 to discuss 
what outcome you want to achieve so that we can consider how we might process it in a manner that 
does not unduly disrupt our operations. 
5. Working Timetables 
We  understand  that  by  ‘Working  Timetables’  you  are  referring  to  the  operational  PTOM  unit 
timetables.  The  timetables  for  PTOM  units  are  continuously  being  adjusted  and  updated  for 
operational performance enhancements. The up-to-date versions of these timetables are available on 
the  Metlink  website  at  the  following  link:  https://www.metlink.org.nz/#timetables.  The  PDF 
versions of the timetables specify services connections.  
Operators of the Metlink services develop and administer their propriety working timetables for day-
to-day  operation  of  the  Metlink  services.  The  working  timetables  developed  by  operators  are 
RESPONSE TO OIA 2018-348 
 
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consistent with the published timetables but include more detailed run board and other operational 
information of propriety nature and hence are subject to an obligation of confidence. The propriety 
working timetables are withheld under section 7(2)(b)(ii) of the Act.   
We  have  considered  whether  the  public  interest  in  the  requested  information  outweighs  GWRC’s 
need to  withhold certain aspects of the requested  information .As a result, we do not consider that 
the  public  interest  outweighs  GWRC’s  reason  for  withholding  parts  of  the  document  under  the 
grounds identified above. 
6. Intermediate Timing Points 
The intermediate timing points are identified in the services timetables available on Metlink website. 
Please refer to the response provided under question 5 for further notes. 
7. Fare Media Transition Plan 
Attachment 2 is a copy of the Bus Fare Media Transition Plan. 
Attachment 3 is a copy of the Rail Fare Media Transition Plan.  
The ferry services have not been transitioned to the Public Transport Operating Model (PTOM) yet 
and GWRC is still negotiating the contracting arrangement for ferry services with the Operator.  The 
fare products for ferry services have been transitioned to the new fares package and schedule from 
15  July  2018  through  engagement  with  the  Operator  under  the  current  contracting  arrangement. 
Therefore, no Fare Media Transition Plan was developed for ferry.  
The following are copies of the attachments to the Fare Media Transition Plans for bus and rail:  
Attachment 4 is a copy of the Metlink Fares Manual that has been provided to the operators of bus, 
rail and ferry services.  
Please  note  these  documents  are  subject  to  regular  update  and  are  current  as  at  the  date  on  their 
cover. They are intended for use solely by the Operators and their staff. 
The Metlink Conditions of Carriage can be accessed from the Metlink website at the following link:  
https://www.metlink.org.nz/tickets-and-fares/conditions-of-travel/ 
The Metlink Revenue Protection Strategy can be accessed from the following link: 
http://www.gw.govt.nz/assets/council-
reports/Meeting_Documents/7454_Agenda_Sustainable%20Transport%20Committee%2021%20M
arch%202018,%20Order%20Paper.pdf 

The  Metlink  refund  policy  is  still  being  developed  and  will  be  communicated  to  the  Operators 
accordingly.  
 
RESPONSE TO OIA 2018-348 
 
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8. Equipment Operations Manual 
Attachment 5 is a copy of the latest version of the Bus Services Equipment Operations Manual we 
have provided to operators. The manual is subject to regular update and is current as at the date on 
its cover and intended for use only by operators and their staff.  
If you have any concerns with the decision(s) referred to in this letter, you have the right to request 
an investigation and review by the Ombudsman under section 27(3) of the Act. 
Yours sincerely 
 
Angus Gabara 
General Manager, Public Transport (Acting) 
RESPONSE TO OIA 2018-348 
 
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