Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for the Benefit and Cost Calculations used to support the Hamilton to Auckland Start‐Up Passenger Rail Service Single Stage Business Case'.

 
 
 
 
12 March 2019 
 
 
T Randle  
[FYI request #9087 email] 
 
 
 
 
 
Tēnā koe Tony 
 
REQ141978 – request for information relating to the Hamilton to Auckland start up 
 
Thank you for your request set out below received by Council on 21 November 2018: 
 
“Dear Waikato Regional Council, 
I note the release of the Hamilton to Auckland Start‐Up Passenger Rail Service Single Stage  Business Case 
to 
be 
decided 
at 
tomorrows 
Waikato 
Regional 
Council 
(WRC) 
meeting 
(https://www.waikatoregion.govt.nz/assets/Uploads/AGENDA-PACKAGE-FOR-COUNCIL-MEETING-21-
NOVEMBER-2018.pdf). 
I am interested in how the costs, benefits and cost benefit ratios used in this business case were calculated.  
I am also interested in how the travel times, patronage and funding estimates were calculated. 
1)  Can I please  have a copy of the assumed Hamilton to Britomart Auckland travel times  for Long List 
Option 3 "Connecting bus - limited stops peak" and Option 4 "Connecting bus - all stops peak" listed in 
"Figure 9-2: Long list screen against investment objectives" on page 108  of the above WRC Agenda ? 
2) Can I please have a copy of the assumed Hamilton to Britomart Auckland travel times for the shortlisted 
Options "Option 10 – Connecting train – higher frequency peak with facilities"; "Option 12 - Connecting 
train – higher frequency all day with facilities"; and "Option 16 - Through train higher frequency all day 
with facilities" listed in "Table 9-3: Shortlisted Options " on page 110  of the above WRC Agenda ? 
3) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Capital Cost totals for each option in "Table 
9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
4) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Operating Cost totals for each option in 
"Table 9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
5) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Revenue totals for each option in "Table 9-
4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
6) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Transport Benefits totals for each option in 
"Table 9-4 Shortlisted Options Economic Assessment" on page 112 of the above WRC Agenda ? 
7) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Cost totals for Private Car and Train in 
"Table 10-11: Train vs private car journey cost comparison" on page 122 of the above WRC Agenda ? 
8)  Can I please  have a copy of the detailed calculations  for the Projected Annual Patronage totals  in " 
Figure 10-4: Projected annual patronage volumes (five-year start-up period)" on page 123 of the above 
WRC Agenda ? 
9)  Can I please have a copy of the detailed calculations  for the Capital Cost totals for  in "Table 10-12: 
Capital Cost Components" on page 124 of the above WRC Agenda ? 
10) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Operating Cost totals for in "Table 10-13: 
Operating Cost Components" on page 125 of the above WRC Agenda ? 
11)  Can  I  please  have  a  copy  of  the  detailed  calculations  for  the  Revenue  totals  for  in  "Table  10-14: 
Indicative Fare Revenue" on page 126 of the above WRC Agenda ? 
12) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Public Transport User Benefit totals for in 
"Table 10-15: Public Transport User Benefit Components" on page 127 of the above WRC Agenda ? 
Doc # 13520641 
 
 
13) Can I please have a copy of the detailed calculations for the Non-user Benefits totals for in "Table 10-
16: Non-User Benefit Components" on page 126 of the above WRC Agenda ? 
14) Can I please have a copy of the detailed calculations used for the amounts for the four scenarios in 
"Table 10-18: 30-Year Present Value Benefits, Costs and BCR Outputs" on page 130 of the above WRC 
Agenda ? 
15) Can I please have a copy of the detailed calculations used for the funding amounts in "Table 11-1: 
Funding Case" on page 134 of the above WRC Agenda ? 
I  expect  this  information  to  be  held  in  electronic  form  and,  if  so,  I  would  prefer  it  was  provided  in  its 
complete and original electronic format. 
Yours faithfully, 
Tony Randle 
------------------------------------------------------------------- 
This is an Official Information request made via the FYI website. 
Please use this email address for all replies to this request: 
[FYI request #9087 email]” 
 
 
 
On 7 February 2019 Council responded as follows: 
 
“Please follow the link below to information requested. 
https://waikatorc- 
my.sharepoint.com/:x:/g/personal/sarah_mcleay_waikatoregion_govt_nz/EQZhf3PJ3_9Cp0Cq9Z_qtzw
B ucESp1MIIavvoO7i-etPdg?e=PI097K 
 
Some of the information requested does not exist or cannot be found. Question 1 and 2 seek information 
that wasn’t utilized when completing the assessment of the long list of options against the investment 
objectives.  This  analysis  was  a  qualitative  one  (actual  travel  times  weren’t  computed)  that  utilized  a 
scoring  criteria, which  is  outlined  in  page  108  of  the  Council  report.  The time benchmarks  used were 
derived  from  the  consultants’  previous  experience  and  literature  review  of  previous  work  that  had 
published travel times for an array of transport options for the Hamilton to Auckland corridor. In addition, 
the information sought in question 14 is not held by Council. The consultants that led the completion of 
the SSBC ran a separate economic sensitivity analysis with a set of parameters. This was not retained. 
 
The balance of your request is declined in accordance with section 17(f) of the Local Government Official 
Information  and  Meetings  Act  on  the  basis  that  it  cannot  be  met  without  substantial  collation  and 
research  having  a  significant  and  unreasonable  impact  on  Council’s  ability  to  carry  out  its  other 
operations. To provide further information Council would be required to review and collate (by way of 
hard coding and link amendment) approximately 200 Excel records each containing a number of cell and 
spreadsheet interdependencies. A trial of this process has been undertaken and indicates that it would 
take, as a minimum, 6 minutes per record to complete. This would require a further 20 hours of staff time 
in addition to 25 hours already spent to supply the information provided. Council notes that: 
  the 25 hours already incurred was required to consult with external consultants to obtain records, 
to read and review information and to collate that information for release to you. 
  charging for the remaining information would not assist in its provision given the need for significant 
technical  understanding  of  nature  of  the  information  requested  and  Council’s  electronic  filing 
systems along with difficulty obtaining contracted resource to undertake the work. 
 
Please contact me should you wish to make a new request that refines the scope of the declined portion 
of your request to the extent that provision is possible. 
Doc # 13520641 
 
Page 2 
 
 
You  have  the right  to  seek  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  of this  decision.  Information 
about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or free phone 0800 802 
602.” 
 
 
On 8 February 2019 you telephoned me and requested that Council’s relevant technical expert call you 
to discuss the possible release of a limited quantity of additional information. You indicated that you were 
not in a position to pay a charge for the receipt of the requested information.  
 
On 27 February 2019 Council’s technical expert contacted you and discussed the release of the following 
information: 
1.  An excel electronic copy of the values underpinning the demand, financial and economic analyses 
undertaken for the Single Stage Business Case (excluding commercially sensitive information).  
2.  An  excel  electronic  copy  with  the  detailed  calculations  underpinning  the  demand,  financial  and 
economic  analyses  undertaken  for  the  Single  Stage  Business  Case  (excluding  the  commercially 
sensitive information).  
 
You acknowledged that the  worksheets deleted would  generate  errors in existing formulas across the 
second  document  described  above.  This  would  be  due  to  cells  within  worksheets  deleted  being 
referenced in formulas located across other worksheets. The names of the tabs in each workbook will be 
retained as per the original documents. You confirmed that this was acceptable and would be adequate 
for your purposes.  You confirmed your agreement, as a condition of release, that: 
1.  You will contact Council in the event that you find any errors across the workbooks provided 
2.  You use the worksheets solely for the purposes or your analysis and will not share the worksheets 
with any other person or entity without seeking Council’s express permission. 
 
Please refer to the worksheets attached. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information 
about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or Freephone 0800 802 
602. 
 
Please contact me if you have any queries. 
 
 
Nāku, nā 
 
Sarah McLeay 
 
Statutory Processes Advisor 
[email address] 
 
 
 
 
 
 
 
 
Doc # 13520641 
 
Page 3