This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Tactical Options Reporting Data January-June 2018'.

20 December 2018 
Our Reference: IR-01-18-16744 
Mr Mark Hanna 
[FYI request #9074 email]  
Dear Mr Hanna 
I  am  writing  to  you  in  response  to  your  request  submitted  19  November  2018.  You 
Please release the following information:  
1. TOR data for the 1 January - 30 June 2018 reporting period, in the same format as 
was released for the July-December 2017 reporting period (ref IR-01-18-5190).  
2. The number, and percentage, of the total set of TOR events in this period that 
have completed the review process. For example, in the data for July-December 
2017 released in August 2018 it was reported that there were 2,402 completed TOR 
events in the TOR database, which amounted to 93% of all TOR events in the TOR 
database during that period.  
3. If possible, please specify for each event whether or not it has completed the 
review process. I understand that NZ Police has produced some recoded fields in 
previous releases, but I’m not sure if this particular information can be easily 
extracted. If it would make the request significantly more difficult or time-consuming, I 
would be happy for this part to be excluded.  
Please also explain any relevant caveats that should be kept in mind when analysing 
this information.  
Please provide all information, including the response letter, in an accessible, 
searchable format. Please provide the TOR data in a machine-readable format such 
as CSV or XSLX. I’d be happy if the XSLX format that has been used to release this 
data previously is used again.  
My response is outlined below: 
I have considered your request and have concluded that the work that goes into releasing 
complicated  raw  data  such  as  you  have  requested  and  received  on  two  occasions 
previously  is  very  time  consuming.  Based  on  the  last  two  occasions  where  Police  have 
provided this data for  you the time before peer review process is 10  – 12 hours of work 
preparing the data – which has to be redacted and partly recoded. Furthermore, even when 
Police National Headquarters  
180 Molesworth Street. PO Box 3017, Wellington 6140, New Zealand.  
Telephone: 04 474 9499. Fax: 04 498 7400. 

provided, this type of raw  data is difficult to understand  without the  necessary  historical, 
operational, and policy knowledge. New Zealand Police has a team of specialist analysts 
who work with this data on a routine basis, and understand it well.  
Owing  to  the  amount of  time  it  takes  to provide  the  data I  have  decided  to  implement  a 
charge  for  your  request  on  this  occasion,  as  per  Ministry  of  Justice  guidelines 
  These  state  that  time  spent  by  staff  searching  for  relevant 
material, abstracting and collating, copying, transcribing and supervising access, where the 
total time is in excess of one hour, may incur a charge. 
Based on the amount of time it has taken Police to prepare your two previous requests for 
the same information from an earlier time period, the likely time taken to respond to your 
current request is  estimated  at between 10-12 hours  work. Using  the  Ministry  of  Justice 
guidelines (Justice Ministry OIAS charging guidelines) @ $76 per hour (with the first hour 
free) this would equate to a cost between $684 and $836.   
However, should you have specific questions, our analysts may be able to answer those 
more quickly, and we will consider those in accordance with Official Information Act 1982 
New Zealand Police now produces TOR data in the form of a calendar year annual Use of 
Force report. The annual report covering 2018 will likely be published by April 2019. 
You  have  the  right,  under  section  28(3)  of  the  Official  Information  Act  1982,  to  ask  the 
Ombudsman to review my decision if you are not satisfied with the way I have responded 
to your request. 
Yours sincerely 
Superintendent Chris Scahill 
National Manager: Response and Operations