12 October 2018 
LGOIMA No. 8140003485 
 (Please quote this in any correspondence) 
 
Indira Crawford 
By Email: [FYI request #8550 email] 
 
 
Dear Indira   
 
Local Government Official Information And Meetings Act 1987 
Employment Checks 
 
I refer to your request which we received on 24 August 2018, regarding information in 
relation to employment checks over the past year. I also refer to my letter of 21 September 
2018, extending the timeframe for us to respond to your request. Thank you for your 
patience while we have worked on this response. 
 
I can advise that in accordance with section 12 of the Local Government Official Information 
and Meetings Act 1987 (LGOIMA) we have transferred your request to Auckland Transport 
and Watercare for a separate response, in addition to ours. 
 
Our response to your questions is as follows: 
 
How many criminal background checks has Council and its CCOs carried out on its 
existing staff for internal vacancies? 
 
Ministry of Justice 
Police vetting 
Organisation 
check 
(for Vulnerable Children’s Act 
(MOJ) 
purposes) 
Auckland Council parent 
440 
71 
Auckland Council 
Investments Limited 
0 
0 
(ACIL) 
Auckland Tourism, Events 
& Economic Development 
15 
0 
(ATEED) 
Panuku Development 
Auckland (Panuku) 
13 
0 
Regional Facilities 
Auckland (RFA) 
22 
13 
Independent Maori 
Statutory Board (IMSB) 
1 
0 
Total 
491 
84 
 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101 

---

 
Name all the positions/job titles that required these criminal background checks? 
 
Please refer to the Attachment 1 for a list of (internal vacancy) job titles that required Police 
vetting or Ministry of Justice checks. 
 
How many internal criminal background checks were conducted without the 
applicant's consent? 
 
None. Al  such checks through our external provider require the applicant’s consent. 
 
How many internal staff failed the criminal background checks? 
 
Of the 1814 requests for a Ministry of Justice check or a Police vet, there were 87 that 
indicated some form of conviction or that the individual had been charged with an offence.  
 
(Please note that the 1814 figure differs from the figure provided in the first response above 
as it includes a significant number of Vulnerable Children’s Act related checks, which are not 
undertaken in the context of a recruitment process) 
 
However, we are not able to differentiate between the Auckland Council parent and Council-
controlled organisations (CCOs) or between internal and external applicants in relation to 
this request without substantial collation.  
 
We are also not able to advise whether applications “failed”, as each application is 
considered on its merits, which may include the person’s criminal background. 
 
Accordingly, we are unable to respond to this aspect of your request pursuant to section 
17(f) of the LGOIMA, as the information requested cannot be made available without 
substantial collation or research. 
 
Of those who failed the criminal background check, how many are stil  employed by 
Council and their CCOs? 
 
No one has been dismissed in the past 12 months because of the results of a criminal 
background check undertaken in the course of an internal recruitment process. 
 
What is the total value spent on criminal background checks in the past year and how 
much from that was spent on internal vacancies? 
 
The total cost of all criminal background checks undertaken by Auckland Council in relation 
to the Auckland Council parent and the four CCOs (excluding Watercare and Auckland 
Transport) was $62,538. 
 
However, as mentioned above, we are not able to differentiate between the Auckland 
Council parent and CCOs or between internal and external applicants in relation to this 
request without substantial collation. 
 
Please provide any internal document or policy that outlines the criteria for assessing 
whether an internal vacancy requires a criminal background check. 
 
Please refer to Attachment 2 which outlines the criteria for assessing whether an internal 
vacancy requires a criminal background check. 
 
I hope you find this information helpful. I also wish to apologise for the delay in getting this 
response to you and draw your attention to your right to seek a review from the Office of the 
Ombudsmen about this extension. 
 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101 

---

If you have any further queries please contact me on 09 301 0101, quoting LGOIMA No. 
8140003485. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Jenny Hua 
Privacy & LGOIMA Business Partner 
Democracy Services 
 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101 

---