This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Performance-Based Research Fund portfolios'.

1 October 2018 
Level 9, 44 The Terrace 
PO Box 27048 
Wel ington, New Zealand 6141 
P +64 4 462 5200 
Stuart Yeates 
[FYI request #8445 email] 
Dear Stuart 
Thank you for your email of 6 August 2018 requesting data from the Performance-Based 
Research Fund Quality Evaluation results under the Official Information Act 1982 (the Act). 
Your request 
You requested: 
"the fol owing details of portfolios submitted under the Performance-Based Research Fund. 
(1) Al  evidence portfolios (including evidence portfolio components, panels and etc) where 
‘ContainsConfidentialResearch’ is false that have not been marked as deleted, including all 
fields, excluding name and date of birth. 
(2) Al  researchers, including all fields, excluding name and date of birth. 
(3) Al  researchers, including all fields, excluding date of birth, where the researcher is part of 
an evidence portfolios where ‘ContainsConfidentialResearch’ is true that have not been 
marked as deleted. 
(4) For each TEO contributing to PBRF: 

(a) The name of the TEO, 
(b) A count of the number of evidence portfolios submitted where 
‘ContainsConfidentialResearch’ is true 
(c) A count of the number of evidence portfolios submitted where 
‘ContainsConfidentialResearch’ is false 
(d) A count of the number of evidence portfolios submitted that have been marked as 
(e) A list of EvidencePortfolioID’s submitted by the TEO 
(5) For each evidence portfolio: 

(a) The associated Researcher name fields 
(b) Any and all associated Researcher LocalIdentifier fields 
(c) Any and all associated MainResearchObject URI fields 
(d) Any and all associated SupportingObjectURI fields 
(e) Any and all associated Bibliographic details/Description fields".  

In relation to the information requested in items (1) to (3) above, you stated that: 
"Terminology used in this request is taken from the PBRF Schema Definition I request the data in XML format that meets 
the schema definition to the extent possible while excluding fields I have explicitly asked to be 
excluded. Raw SQL dump or similar is also acceptable, as is a spreadsheet of flattened data, if 
all the data and relationships are present and can be read programmatically." 
In relation to the information requested in items (4) and (5) above, you stated that: 
"The fol owing requested information does not naturally fit with the schema, so any directly 
machine readable format (CSV, Word, Excel , etc) is acceptable (image-based PDF or similar 
is not)." 
After you made your request, we clarified with you that information in 4(d) could not be 
provided because it does not exist. 
Information that we are providing to you 
We will provide you with the following count data set out in point 4(a) to (c) of your request: 
“(4) For each TEO contributing to PBRF: 
    (a) The name of the TEO, 
    (b) A count of the number of evidence portfolios submitted where 
‘ContainsConfidentialResearch’ is true 
     (c) A count of the number of evidence portfolios submitted where 
‘ContainsConfidentialResearch’ is false." 
However, it will take us some time to collate and prepare this information for release.  We 
intend to send you this information as soon as possible, and no later than 22 October 2018. 
Information that we are not providing to you: item 4 (d) and 4(e) 
We are declining your request for information sought in 4(d) under section 18(e) of the Act 
as this information does not exist. 
We are withholding the information in item 4(e) under section 9(2)(a) of the Act.  That 
section allows the Tertiary Education Commission (TEC) to withhold information if necessary 
to protect the privacy of natural persons.   
The EvidencePortfolioIDs submitted by the TEOs is personal information, being information 
held about identifiable individuals.  It is not in the public domain.   
Withholding the information is necessary to protect the privacy of individual researchers. 
Releasing the information would reveal employment details about the persons to whom it 
relates, which is information of a kind that most people would not usual y wish to have 

The TEC has consulted with TEOs regarding the release of the information and many TEOs 
have raised concerns about the release of information that could be used to identify 
The Ombudsman has stated that the circumstances in which the information is held by an 
agency is relevant to the extent to which the disclosure of the information would infringe a 
person's privacy.  The information is held by the TEC as part of the confidential PBRF process, 
which strengthens the privacy interest in the information. 
We have considered whether the privacy interest identified is outweighed by other 
considerations which render it desirable, in the public interest to make the information 
available.  We are of the view that the privacy interest is not outweighed by public interest 
Information that we are not providing to you: items (1) to (3) and (5) 
We have decided to withhold the information in items (1) to (3) and (5) under sections 
9(2)(a) and 9(2)(ba)(i) of the Act.  These sections al ow the TEC to withhold information that 
is necessary to protect the privacy of individuals, and information which is subject to an 
obligation of confidence, where the making available of the information would be likely to 
prejudice the supply of similar information, or information from the same source, and it is in 
public interest that such information should continue to be supplied. 
Information is subject to an obligation of confidence 
The information is subject to an obligation of confidence.  The TEC considers that there is a 
mutual understanding between the suppliers of the information (individual researchers and 
TEOs) and the agency receiving the information (the TEC) that the information wil  be kept 
confidential.  Great care is taken to ensure that individual researchers are not identified at 
any stage in the PBRF process.  Researchers may request their own results, but the TEC will 
only release results if it is satisfied of the researcher's identity (see page 18, "Performance-
Based Research Fund: A guide for staff members participating in the 2018 Quality 
Evaluation").  Evidence portfolios, associated evidence, and assessment information related 
to evidence portfolios, are defined by the TEC as confidential information, and panel ists in 
the PBRF process must comply with the TEC's confidentiality policy.  The TEC has systems 
and processes to ensure the confidentiality of evidence portfolios, including that evidence 
portfolios must be destroyed or returned to the TEC after the assessment process is 
Release would prejudice the supply of similar information and information from the same 
The release of the information is likely to prejudice the supply of similar information and 
information from the same sources.   

The information being supplied is sensitive, and has been provided against the background 
of academic research being competitive in nature.  The TEC is concerned that researchers 
may be deterred from providing information for their TEO to submit to the TEC (or would 
provide information in less detail) if evidence portfolios were made public. This would 
ultimately diminish the quality of the PBRF process and consequent funding decisions.     
In addition, the TEC has consulted with TEOs regarding their views about release.  The vast 
majority of the feedback was that the information should not be released.  Many TEOs 
expressed strong concern that the release of the requested information would compromise 
and threaten the current process and future PBRF rounds.   
Given the high level of concern from TEOs regarding the release of the information, the TEC 
is concerned that disclosing the information would be likely to jeopardise the relationship 
between the TEC and the TEOs, because the TEOs may no longer trust the TEC to hold the 
information in confidence.  This may result in prejudice to the future supply of similar 
information from individual researchers to TEOs and from TEOs to the TEC.  As already 
mentioned, this would diminish the quality of the PBRF process and consequent funding 
It is in the public interest that the information continued to be supplied  
It is in the public interest that the information and evidence portfolios should continue to be 
supplied.  The TEC needs the information in evidence portfolios to assess the quality of 
academic research being carried out in New Zealand and to make funding decisions.  It is in 
the public interests that those funding decisions are made in a robust way.  There is also 
public interest in the TEC being able to honour its implied promise of confidentiality to TEOs 
and individual researchers. 
Withholding interest not outweighed by other public interest considerations 
We have considered whether the interest in withholding the information is outweighed by 
other considerations which render it desirable in the public interest, to make that 
information available.  You have stated that there is public interest in the information 
because of the cost of aggregating information for the purposes of PBRF (that is, that there is 
public interest in ensuring accountability for the PBRF process). There is also public interest 
in scrutiny for funding decisions made by the TEC.   
We agree that there is public interest in those matters.  However, we consider the public 
interest is already met by information published by the TEC at the fol owing link
In any case, any public interest in the application details is significantly outweighed by the 
public interest in maintaining the integrity of the PBRF process and in the protection of the 

researchers' continued career success through the protection of information about their 
We have consulted with you in an attempt to refine the request in way such that it could be 
met by the TEC.  However, you were unable to refine the request in a way that assisted us in 
providing a feasible response.  We remain willing to provide you with further assistance if 
you are willing to refine your request. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at 
or Freephone 0800 802 602. 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact us. 
Kind regards 
Tim Fowler 
Chief Executive