This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'the Napier War memorial'.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
EXTRAORDINARY MEETING OF 
COUNCIL 
Open Minutes 
 
Meeting Date: 
Friday 29 June 2018 
Time: 
3.00pm – 4.27pm 
Venue 
Council Chamber 
Hawke's Bay Regional Council 
159 Dalton Street 
Napier 
 
 
Present 
The Mayor (In the Chair), Councillors Boag, Brosnan, Dallimore, 
Hague, Jeffery, McGrath, Price, Tapine, Taylor, White, Wise and 
Wright 
In Attendance 
Chief Executive, Director Corporate Services, Director 
Community Services, Director Infrastructure Services, Director 
City Strategy, Manager Communications and Marketing, 
Manager City Development, Chief Financial Officer, Manager 
Business Excellence & Transformation, Manager Sport & 
Recreation, Senior Management Accountant, Corporate 
Planner, Venues Manager, Marketing Manager. 
Administration 
Governance Team 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
 
Apologies  
Nil 
Conflicts of interest 
Nil 
Public forum  
Craig Morley 
Mr Morley spoke to the War Memorial design, opposing the officer’s recommendation, Option 
three – landscape design, for the following reasons: 
  The design is underwhelming, with no wow factor. 
  The lack of visual connection between the proposed landscape site and with the war 
memorial building. 
  The proposed design lacks shelter and is not enclosed; the roll of honour (ROH) and 
eternal flame were originally outside but were moved inside after exposure to the 
elements and vandals caused problems.  
  The design does not meet the design brief, and there has been no consultation with 
Heritage New Zealand or Heritage Hawke’s Bay.  
  The war memorial was originally intended to be a building and option three is not a 
building.  
 
He noted that at the public meeting held at the MTG in 2017, the public were advised that all 
designs would go out for public consultation, this has not happened.  
In response to questions from Councillors, Mr Morley advised that the WW100 fund was 
established to expand and enhance memorials throughout New Zealand, but that funding 
must be applied for by Council as they own the memorial.  
 
Les Hewett – President, Royal New Zealand Air Force Assn., Hastings Branch 
Mr Hewett spoke on behalf of his membership in relation to the War Memorial design item. 
The design options should be democratically shared with the community as a whole. Due to 
the amount of information and suggestions made in the Agenda for this meeting, he noted 
that he was not qualified to make a comment on the design outlined and he did not believe 
that it was prudent for the final decision on the design to be made by Council at this meeting.  
The preferred design appears to be a two-stage memorial site, being the forecourt and the 
memorial itself. This is not what the public that attended the 2017 public meetings were 
anticipating.   
 
Announcements by the Mayor 
Nil 
Announcements by the management 
Nil 
 
 
 
 
 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
Confirmation of minutes 
Council resolution  Councillors Dalton / Hague 
That the Draft Minutes of the Extraordinary meeting held on 1 June 2018 
be confirmed as a true and accurate record of the meeting, noting the minor 
correction to a submission speaker. 
 
Carried 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
NEW REPORTS 
 
1.  WAR MEMORIAL DESIGN 
Type of Report: 
Procedural 
Legal Reference: 
N/A 
Document ID: 
519623  
Reporting Officer/s & Unit: 
Charles Ropitini, Strategic Māori Advisor  
 
1.1  Purpose of Report 
To consider and approve the Roll of Honour and preferred design for the reinstatement 
of the memorial elements and signage to the War Memorial Centre. 
 
At the meeting 
The Mayor advised that the recommendation would be taken in parts to allow Councillors to 
speak to each matter separately.  
A substitute motion to Part B of the officer’s recommendation was moved, proposing that all 
three designs should go out for public consultation, requesting feedback and input into the 
potential modifications.  
In discussion, the following reasons were noted in favour of all three designs going out for 
public consultation: 
  Guy Natusch, the architect of the original memorial, does not endorse the officer’s 
preferred option, and has not been asked to provide formal feedback into the design.  
  The lack of shelter and connectivity to the building. 
  The memorial should be at forecourt level and not below in the sunken garden, facing 
towards the centre.  
  Council can learn from the community on this matter. 
  A number of Councillors noted that they have concerns about all three designs.  
  Design by consultation can be difficult but this does not override Council’s 
responsibility to allow the community to be involved in the process. 
  The community will tolerate further delay in order to get this right.  
The reasons opposing all three options going out for public consultation were noted as being: 
  Council should go out with a preferred option, noting the other two options and 
explaining why they had been ruled out.  
  It can be incredibly difficult to get the community to agree on a single design. Council 
are not going to be able to satisfy all members of the community by going out with all 
three designs 
  Option three is a blank canvas; going out with a preferred option allows Council to ask 
the public what modifications they would like made to that design.  
  This is an emotive issue and consulting on all three options will delay the process 
even further. There is a genuine desire in our community to resolve this matter in a 
timely manner.  

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
An amendment to Part C of the officer’s recommendation was moved, adding that the words 
‘Napier War Memorial Centre’ be placed on the external curved wall of the ballroom. A further 
addition was made to the amendment that the name should be returned to the building by 1 
October 2018, providing this can be physically done.  
A number of Councillors agreed that it was important for the name to be returned to the 
building.  
 
Officer’s Recommendation 
That Council: 
a. 
Approve display conventions for the presentation of names on the 
War Memorial Roll of Honour as follows: 
i. 
Rank | Surname | First Name in Full | Middle Initials | Military 
Awards 
b. 
Approve Option 3 (landscape solution) as the preferred design to 
move forward to a detailed design phase and public consultation: 
c. 
Approve external signage placement in accordance with Option two 
in centre of building forecourt as demarcation of the War Memorial 
Centre as a site of significance. 
 
Council 
Councillors Taylor / Wright 
resolution 
That Council: 
a. 
Approve display conventions for the presentation of names on the 
War Memorial Roll of Honour as follows: 
i. 
Rank | Surname | First Name in Full | Middle Initials | Military 
Awards 
 
Carried 
 
Substitute motion   Councillors Wise / Wright 
Council 
That Council: 
resolution 
b. 
Approve that all three designs go out for public consultation 
requesting, not only feedback, but input into the potential 
modifications.  
 
The division was declared carried by 8 votes to 5 votes, the voting being 
as follows: 

For:  
Councillors Boag, Brosnan, Dallimore, Jeffery, McGrath, 
Tapine, Wise and Wright 

Against:  
Mayor Dalton, Councillors Hague, Price, Taylor and White 
Carried 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
Substitute motion   Councillors Brosnan / Wright 
Council 
That Council: 
resolution 
c. 
Approve external signage Option two placement in the forward-most 
 
centre of the building forecourt as demarcation of the War Memorial 
Centre as a site of significance; and that the words ‘Napier War 
Memorial Centre’ be placed on the external curved wall of the 
ballroom, and that the name be returned to the building by 1 October 
2018. 
 
Carried 
 
 
The meeting adjourned briefly at 3.41pm to allow those attending the War Memorial item only 
to vacate. The meeting reconvened at 3.42pm. 

 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
2.  AMENDMENT TO FEES AND CHARGES 2018/19 
Type of Report: 
Legal 
Legal Reference: 
Local Government Act 2002 
Document ID: 
461999  
Reporting Officer/s & Unit: 
Adele Henderson, Director Corporate Services  
 
2.1  Purpose of Report 
To amend the fees for water connections fees contained in the Schedule of Fees and 
Charges for 2018/19 for 15mm connection fees 
 
At the meeting 
No discussion was held on this item.  
 
Council 
Councillors White / Brosnan 
resolution 
a. 
That the amended fees of $1,040 + GST for 15mm water 
connections contained in the Schedule of Fees and Charges for 
2018/19 be updated and approved 
 
Carried 
 
 
 
 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
 
3.  CARRY FORWARD OF PROJECTS IN PROGRESS TO THE LONG TERM 
PLAN 2018-28 
Type of Report: 
Procedural 
Legal Reference: 
Local Government Act 2002 
Document ID: 
461984  
Reporting Officer/s & Unit: 
Wayne Jack, Chief Executive  
 
3.1  Purpose of Report 
To approve the carry forward of projects in progress, funded from prior years in the 
capital plan of the Napier City Council Long Term Plan 2018-2028. 
 
At the meeting  
The low carry forward amount was commended. 
 
Council 
Councillors Wright / Brosnan 
resolution 
a. 
To approve the carry forward of projects in progress funded from 
prior years in the capital plan of the Napier City Council Long Term 
Plan 2018-2028.  
 
Carried 
 
 
 
 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
 
4.  ADOPTION OF THE UPDATED UNDERYING DOCUMENTS ASSOCIATED 
WITH THE LONG TERM PLAN 2018-28 
Type of Report: 
Legal and Operational 
Legal Reference: 
Local Government Act 2002 
Document ID: 
461993  
Reporting Officer/s & Unit: 
Wayne Jack, Chief Executive  
 
4.1  Purpose of Report 
To adopt the amended Capital Plan, Financial Strategy, Infrastructure Strategy, 
Significant planning assumptions and Council policies for inclusion in the Napier City 
Council Long Term Plan 2018-28.  
 
At the meeting 
In response to questions from Councillors it was noted that the process requires the adoption 
of the underlying documents prior to adopting the Long Term Plan.  
 
Council 
Councillors Taylor / Price 
resolution 
That Council: 
 
a. 
Adopt the amended Capital Plan, Financial Strategy, Infrastructure 
Strategy, Significant planning assumptions and Council policies for 
inclusion in the Napier City Council Long Term Plan 2018-28.  
 
Carried 
 
 
 
 
 

 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
 
5.  ADOPTION OF DEVELOPMENT AND FINANCIAL CONTRIBUTION 
POLICY 
Type of Report: 
Legal 
Legal Reference: 
Local Government Act 2002 
Document ID: 
461998  
Reporting Officer/s & Unit: 
Wayne Jack, Chief Executive  
 
5.1  Purpose of Report 
To adopt the Development and Financial Contributions policy to be effective 1 July 2018 
 
At the meeting 
No discussion was held on this item.  
 
Council 
Councillors Hague / Brosnan 
resolution 
That Council: 
 
a)  Resolve that the Development and Financial Contributions policy be 
adopted to be effective 1 July 2018. 
 
Carried 
 
 
 
 
 
10 
 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
 
6.  ADOPTION OF LONG TERM PLAN 2018 - 2028 
Type of Report: 
Legal and Operational 
Legal Reference: 
Local Government Act 2002 
Document ID: 
461997  
Reporting Officer/s & Unit: 
Wayne Jack, Chief Executive  
 
6.1  Purpose of Report 
To adopt the Long Term Plan 2018 – 2028 in accordance with the Local Government Act 
2002 
 
At the meeting 
The Mayor introduced the item, acknowledging that this marks the end of a very long process 
that commenced a year ago with public pre-consultation. Council received 812 submissions, 
the highest ever received by Napier. The Long Term Plan (LTP) outlines Council’s intentions 
at this point in time, and as Council progresses through the delivery of these projects, multiple 
other decision points will be reached.   
The LTP has received an unqualified Audit opinion; if any changes of significance are now 
resolved, Council would be required to undertake an amendment to the LTP. This would 
result in further consultation, which would be unlikely to commence before early 2019.  
A minor amendment was made to the officer’s recommendation, noting that adoption of the 
LTP included the minor changes from Audit New Zealand.  
Councillors discussed the LTP, highlighting the major projects, and noting the following 
points: 
  This LTP is an ambitious work programme - $534Million capital programme, with 
infrastructure as Council’s highest priority and a clear focus on environment, water 
and community needs.  
  This LTP commits Council to protecting the Estuary and its surrounds through the 
Ahuriri Masterplan. 
  The National Aquarium of New Zealand expansion is an exciting project; however, an 
exit strategy is available to Council should external funding not be attained.  
  The need for chlorination in Napier’s drinking water was acknowledged. Council are 
pleased to be able to offer an alternative to the community through de-chlorinated 
water stations.  
  This Council does not appear to have an appetite to sell community housing.  
  It is important to adopt the LTP today to allow these projects to get underway.  
  Differing views were expressed by Councillors in relation to the proposed aquatic 
centre, specifically around the new location and information provided to Councillors. 
  Council has received information including seminars etc. to overcome any areas of 
concern regarding the aquatic centre.  
  A number of Councillors expressed concerns but advised they were prepared to 
support the adoption of the LTP, subject to the advice given to them by management 
11 
 

Extraordinary  Meeting of Council - 29 June 2018 - Open Minutes 
that gateways will be available to them along the way, to seek further information and 
make changes, where required.  
  One councillor expressed specific concerns around what this LTP signals to Napier’s 
population, especially lower income earners. 
 
 
Officer’s Recommendation 
 
a. 
That Council adopt the Long Term Plan 2018 – 2028 in accordance 
with the Local Government Act 2002. 
b. 
That the submitters be advised of the Council’s responses in relation 
to their submission. 
 
Substitute motion   Councillors Hague / Taylor 
Council 
a. 
That Council adopt the Long Term Plan 2018 – 2028 in accordance 
resolution 
with the Local Government Act 2002, subject to minor changes from 
Audit New Zealand.  
 
b. 
That the submitters be advised of the Council’s responses in relation 
to their submission. 
 
Councillor Tapine against.  
Carried 
 
 
The meeting closed at 4.27pm. 
 
  
Approved and adopted as a true and accurate record of the meeting. 
 
 
Chairperson  .................................................................................................................................. 
 
 
Date of approval  ........................................................................................................................... 
 
12