This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Policies relating to the handling of LGOIMA requests'.

 
 
Date 
LGOIMA No. «TransactionID» 
 (Please quote this in any correspondence) 
 
[Enter External Party’s name] 
[Enter External Party’s address] 
 
 
Attn: Official Information Officer 
 
Dear Sir or Madam 
 
Local Government Official Information And Meetings Act 1987 
«Subject» 
 
Please find enclosed a copy of a request for information received by us from «ReceivedName». 
 
Auckland  Council does not hold the information requested  and accordingly we are transferring 
this request to you for answering pursuant to section 12 of the Act. 
 
12 
Transfer of requests 
Where –  
(a)  A request in accordance with section 10 of this Act is made to any local authority; and 
(b)  The information to which the request relates – 
i. 
Is not held by that local authority but is believed by the person dealing with the 
request to be held by another local authority or a Department or Minister of the 
Crown or organisation; or 

ii. 
Is believed by the person dealing with the request to be more closely connected 
with the functions of another local authority or a Department or Minister of the 
Crown or organisation,-  

the chief executive of the local authority to which the request is made, or an officer or employee 
authorised by that chief executive, shall promptly, and in no case later than 10 working days after 
the day on which the request is received, transfer the request to the other local authority, or the 
appropriate Department, Minister of the Crown, or organisation, and inform the person making 
the request accordingly. 

 
Thank you for your cooperation with this request. If you require further assistance from me 
please contact me on [PHONE] or email me at «personresponsibleemail», quoting LGOIMA 
Request No. «TransactionID». 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
«PersonResponsibleName»  
Privacy & LGOIMA Business Partner 
Democracy Services 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101