link to page 2










 
 
Local Government Official Information and Meetings Act (LGOIMA) Request: 
Expert Response, Tracking and Approval  
LGOIMA Reference No.: 
To be pre-populated by LGOIMA team 
Customer Name: 
To be pre-populated by LGOIMA team 
Description: 
To be pre-populated by LGOIMA team 
Department expert(s): 
To be completed by Department. 
Date due to LGOIMA 
To be pre-populated by LGOIMA team 
Team: 
 
Elements of the request - (SEE original request attached) 
Completed?* 
Information Requested 
Yes
No
1.   To be pre-populated by LGOIMA team 
 
Yes
No
2.   To be pre-populated by LGOIMA team 
 
Yes
No
3.   To be pre-populated by LGOIMA team 
 
Yes
No
4.   To be pre-populated by LGOIMA team 
 
Yes
No
5.  To be pre-populated by LGOIMA team 
 
*To be completed by Department to confirm the response addresses each element of the request. 
Please contact your Privacy & LGOIMA Business Partner immediately if the response: 
•  Cannot be completed by the due date because of amount of work/information involved; 
AND/OR 
•  Is likely to take more than 4 hours to complete (SEE Appendix A for further information on 
council’s “Policy on Charging for Official Information”). 
Response Section  
 
[ENTER draft response to be provided to customer] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Link to examples of previously published LGOIMA responses  
 

---

 
 
Withholding Grounds  
Do any of the grounds for withholding or refusing information under the LGOIMA Act 
apply? * (SEE Appendix B for further information) 
Yes
No  
 
[ENTER notes on any potential withholding grounds] 
 
 
 
 
 
Have you clearly marked the sections of the information you believe should be 
withheld?**   
Yes
No  
 
 
*Please contact your Privacy & LGOIMA Business Partner if you have any questions about withholding grounds - the Privacy & 
LGOIMA Team will make a final assessment on whether withholding grounds apply. 
**Please do not apply final redactions until agreed with the Privacy & LGOIMA Team - a record of redacted and unredacted 
information is required for our official records. 
Risk Section  
 
[ENTER notes on any known or anticipated risks associated with releasing the information 
requested (e.g. legal, commercial, political or reputational risks to the organisation). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Hours spent responding  [To be completed by department] 
to this LGOIMA:* 
 
*Please provide an estimate of the time spent by your department on responding to this LGOIMA – this data helps us assess 
and report on the organisation-wide impact on resources associated with responding to requests 
 
Senior Leadership Team Manager: Approval for release/sign off * 
Approved by: 
[To be completed by department] 
 
 
 
Signed: 
 
 
 
Date: 
 
 
 
*Has the response been signed by a manager with the appropriate delegation? All responses must be signed off by a Tier 3 
manager (exception - Community Services, IES and Regulatory Services =Tier 4 signoff). 

---

 
 
Appendix A: Charging for Official Information 
If a response is likely to take more than four hours to prepare, council can charge the 
customer in certain circumstances.   
A charge of $38 applies for every half hour of work over four hours. 
We must provide an upfront quote to the customer - so you will need to let your Privacy & 
LGOIMA Business Partner know ASAP: 
•  How long it will take to prepare the response/collate the information (estimated hours); 
and 
•  Any other potential costs such as photocopying. 
Further information on charging can be found in council’s “Policy on Charging for Official 
Information” 
*Charging is not meant to be a deterrent, but a means to recover reasonable costs. If the customer accepts the charge, you 
must be willing to do the work.  
**Actual hours and costs must be documented - the customer is entitled to a refund if the actual costs are less than the original 
quote. 
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Appendix B: Withholding/Refusal Grounds 
Link to sections 7 & 17 Local Government Official Information and Meetings Act (LGOIMA) 
 
 
Some common 
•  Privacy -  s7(2)(a) 
grounds for withholding 
•  Trade secrets - s7(2)(b)(i) 
 
 
under section 7 
include: 
•  Prejudice to the commercial position of a 3rd party - 
s7(2)(b)(ii) 
 
•  Information supplied in confidence - ss7(2)(c)(i) &(ii) 
 
•  Free and frank expression of opinion - s7(2)(f)(i) 
 
 
•  Legal professional privilege-  s7(2)(g) 
 
 
•  Prejudice to commercial activities - s7(2)(h)   
 
•  Prejudice to negotiations - s7(2)(i)   
 
 
 
 
Some common 
•  Information is or soon will be publically available -  s17(d) 
grounds for refusing 
•  Information does not exist or cannot be found - s17(e) 
under section 17 
include: 
•  The request involves substantial collation or research 
(must consider charging as an option) - s17(f) 
•  The request is frivolous or vexatious, or information 
requested is trivial  - s17(h) 
*Please contact your Privacy & LGOIMA Business Partner if you have any questions about withholding grounds - the Privacy & 
LGOIMA Team will make a final assessment on whether withholding grounds apply. 

---