6 June 2017 
LGOIMA No. 8140001390 
 (Please quote this in any correspondence) 
 
Ben 
By Email: [FYI request #5843 email]  
 
 
Dear Ben 
 
Local Government Official Information And Meetings Act 1987 (LGOIMA) 
Policies for handling LGOIMA requests 
 
I refer to your enquiry which we received on 8 May 2017, requesting Auckland Council 
LGOIMA policy and process documents. 
 
Copies of the current policy, procedure, manual or other process documents that 
records Council's process or processes for handling and deciding requests under the 
LGOIMA;  
 
Please find following documents attached: 
 
•  Policy on Charging for Official Information dated January 2015 
•  Information Sheet dated August 2015  
•  Auckland Council Governance Manual – Section 12 Official Information dated April 
2017 
•  LGOIMA CCO (Auckland Council Controlled Organisations) Protocols dated May 
2015 
 
Some further information is also available from the Auckland Council website under the 
Performance and transparency page: 
 
•  Privacy and official information requests 
•  Published responses 
Please note an internal guideline about staff name redactions has been withheld under 
section 7(2)(g) of the LGOIMA to maintain legal professional privilege. This guideline was 
prepared by the council internal legal team to assist the official information team make 
decisions about the redaction of staff names from documents being released under 
LGOIMA.  
 
Any diagram or flowchart of Council's process or processes (if any have been 
created); and 
Please refer to the attached LGOIMA process flow chart. 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101 

---

 
Copies of any template response letters that form part of Council's process or 
processes (if any have been created). 
 
Please find following response letter templates attached: 
 
•  Customer Acknowledgement 
•  Customer Notification of Time Extension 
•  Customer Quotation 
•  Customer Response 
•  Expert Response Template 
•  External Party Transfer 
 
I hope you find this information useful. If you have any further queries please contact me on 
09 301 0101, quoting LGOIMA No. 8140001390. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Jenny Hua 
Privacy & LGOIMA Business Partner 
Democracy Services 
Private Bag 92300, Auckland 1142  |  aucklandcouncil.govt.nz  |  Ph 09 301 0101 

---