This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Use of video or audio surveillance for dog control purposes'.

 
WEARABLE VIDEO CAMERAS 
POLICY   
PARKING SERVICES 
ANIMAL SERVICES 
 
 
 
 
 
 
 
 
Date created 
23 October 2014 
Publication date 
30 March 2015 
Review period 
30 March 2017 
Owner 
Governance and Regulatory Services 
Approved by 
SLT 
Reviewed by 
Brad Cato, 30 March 2015 
Training & 
Barry Rippon, Les Dalton 
Implementation 
Legislative and related 
Privacy Act 1993 
references 
 
Version 
Author 
Date 
Description 
V 1.0 
Wendy Moore 
30/03/2015 
Approved by SLT 
V 2.0 
Name 
DD/MM/YYYY 
Reviewed. 
 
SD-POL-014 –  DOC/15/54213 –  13 May 2016  
Page 1 of 5 

link to page 1 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5  
Wearable Video Cameras Policy     
CONTENTS  
 
1.  Purpose ........................................................................................................................................... 3 
2.  Background to the Health and Safety Aspects ........................................................................... 3 
3.  Advising the Community ............................................................................................................... 4 
4.  Privacy ............................................................................................................................................. 4 
5.  Conditions for use .......................................................................................................................... 4 
6.  Storage of images .......................................................................................................................... 4 
7.  Release of images .......................................................................................................................... 5 
8.  Disciplinary considerations .......................................................................................................... 5 
9.  Review of the use of wearable video cameras ............................................................................ 5 
 
 
 
SD-POL-014 –  DOC/15/54213 –  13 May 2016  
Page 2 of 5 

link to page 1  
Wearable Video Cameras Policy     
 
1.  PURPOSE 
This policy establishes instructions for the implementation, carriage and use of wearable video 
cameras by Council Officers while they are on duty.  The wearing of video cameras is intended to: 
  Minimise the risk of personal harm to staff; and 
  Minimise the chance of harm to a member of the public; and 
  Assist staff in the lawful discharge of their functions and duties.   
2.  BACKGROUND TO THE HEALTH AND SAFETY ASPECTS 
Hutt City Council must ensure it meets its obligation under the Health and Safety in Employment Act 
1992 in respect of ensuring the safety of our staff.  
Examples of where officers are exposed to hazards include:  
1.  Parking Wardens have increasingly become the target of verbal abuse, threatening behaviour 
and physical assaults. 
2.  Animal Services staff are regularly required to enter onto land and premises to execute their 
powers under the Dog Control Act 1996. Often this means interacting with people present on 
the land or in premises and can involve officers coming into contact with dangerous people or 
situations.  
In both of the above examples it is not possible to eliminate or isolate the risk of personal harm during 
the course of normal work activities.  Hutt City Council is legally obliged to take all practicable steps to 
minimise the risk to its employees.  
The experience of other regulatory agencies indicates that wearing video cameras has a direct effect 
on the attitude and demeanour of those members of the public engaging with an on duty Council 
officer. Hutt City Council believes the introduction of wearable video cameras will be an effective way 
of minimising personal harm to parking wardens and animal services officers and will avoid the need 
to move to other means of self-defence for officers such as physical contact or the carriage and use of 
other personal protection equipment.   
Hutt City Council prefers the implementation of wearable video cameras over implementation of other 
more aggressive means of protection. The implementation of wearable video cameras is: 
  a progressive step to improve officer safety in the current environment; 
  complements the existing radio telephone and Global Positioning Systems already deployed 
by officers.  
The implementation of wearable video cameras provides three key opportunities to improve safety for 
parking services and animal services officers. They will: 
  Provide vital information about the incidence, nature and severity of verbal abuse, threatening 
behaviour and physical assaults towards officers. This will provide statistical information to 
inform what training techniques can be focused on to de-escalate situations;  
  Encourage members of the public to modify their behaviour toward Council officers because 
they will be aware that their behaviour is being recorded; and 
  Provide a record of events where such behaviour needs to be referred to the Police.  
SD-POL-014 –  DOC/15/54213 –  13 May 2016  
Page 3 of 5 

link to page 1  
Wearable Video Cameras Policy     
3.  ADVISING THE COMMUNITY 
Hutt City Council will advise the community of the introduction of wearable video cameras in a number 
of ways: 
  Initially, via local media.  This advice will include the reasons why Council has taken the step 
of ensuring its parking and animal services officers wear such devices and the conditions 
under which the information can/will be used; 
  Officers using the wearable video cameras will also wear a label above or below the camera 
advising that a camera is being worn and may record events and dialogue. The detachable 
label will be in the form of an ID tag and identify the device and the Agency details.  
  Verbal advice by the officer wearing the device. At any time when the device is operated, the 
officer must advise the individual being videotaped, as soon as practicable.  
4.  PRIVACY 
The use and storage of electronic recordings will be managed to ensure the information is secure and 
may not be used in a way that may infringe any privacy principles, as outlined in the Privacy Act 1993 
Part 2 (Information Privacy Principles), and in particular the following principles: 
  Principle 5 - storage and security of personal information; 
  Principle 6 - access to personal information; 
  Principle 9 - agency not to keep personal information for longer than necessary; 
  Principle 10 - limits on use of personal information; and 
  Principle 11 - limits on disclosure of personal information. 
Where there is no conflict with this Policy, the use and storage of electronic recordings should also 
comply with Council’s Privacy Act Policy 2014.  
5.  CONDITIONS FOR USE 
The conditions of use are:  
  The wearable video  cameras (device) will only be carried and operated by Council Officers 
who have been trained in their use; 
  The device should be worn in conjunction with a Council uniform (if applicable); 
  The device must not be used for any purpose other than a purpose authorised by this Policy. 
6.  STORAGE OF IMAGES 
The information will be stored in accordance with the following criteria: 
  Recorded footage will only be stored if it has been collected in accordance with a purpose 
authorised by this Policy; 
SD-POL-014 –  DOC/15/54213 –  13 May 2016  
Page 4 of 5 

link to page 1  
Wearable Video Cameras Policy     
  Footage will be stored on systems which have access limited to  a relevant Manager and staff 
authorised by that Manager.  Approval of that Manager or an authorised person is required for 
any other person to access that system; 
  Footage and images will only be viewed by authorised staff in accordance with this Policy; 
  Each time the system is accessed it will be recorded in a log;  
  Footage will be held for no longer than necessary depending on the purpose for which the 
information is stored.  Decisions regarding the retention of material will be made within 48 
hours of the information being collected. Council will meet its obligations for retention and 
disposal of images under the ALGIM Retention and Disposal Schedule. Formal approval for 
disposal of records will be based on the direction of the Chief Archivist, Archives NZ;  
  Some recordings and images may be retained for the purposes of resolving incidents, to 
assist in any legal proceedings or for training. Images of people not connected to the event will 
be blurred to avoid possible identification of that individual. This will be the responsibility of 
those personnel authorised to view the recorded footage.  
7.  RELEASE OF IMAGES 
  If, in the course of any enquiry conducted by the Police, a formal request is made for any 
images relevant to that enquiry, the image/s will be released unaltered in response to that 
request with the consent of the Privacy Officer. 
  The Privacy Officer must be informed of any request for release of footage and must check 
the footage before allowing the release.  
  Individuals wishing to view footage may request to do so. This will be treated as a privacy or 
official information request. 
  Footage of individuals not relevant to a request will be blurred or otherwise kept private if the 
software permits this.  If this is not possible, a request may be declined if the Privacy Act 1993 
allows this. 
8.  DISCIPLINARY CONSIDERATIONS 
Failure to adhere to the above rules related to: 
  the conditions of use;  
  the storage of images; or 
  the release of images  
Will be a breach of this Policy, may be a breach of the Privacy Act 1993 and/or a breach of Hutt City 
Council’s Code of Conduct and Employer Obligations in respect of “performance of duties” and may 
result in disciplinary action. 
9.  REVIEW OF THE USE OF WEARABLE VIDEO CAMERAS 
The use of wearable video cameras will be reviewed every two years. 
 
 
SD-POL-014 –  DOC/15/54213 –  13 May 2016  
Page 5 of 5