This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Privacy and security of personal information policies and procedures'.

 
 
 
28 January 2016  
 
 
 
Lee M  
[FYI request #3498 email]   
Dear Lee M 
Official Information Act Requests 
Thank you for your email of 26 January 2016. You were dissatisfied with ACC’s response to 
your  original  request  made  on  19  December  2015  and  re-requested  under  the  Official 
Information Act 1982 (the Act):  
 
‘…a copy of the ACC's Privacy Policy that is located on the ACC's intranet including 
all  linked  privacy  related  documents,  and  which  contain  all  process  and  policy 
documents  relating  to  claims  management  including  various  privacy  related 
processes  such  as  "completing  information  requests",  "when  to  release  private 
information" and "gaining client consent.”’ 

 
ACC’s Privacy Policy on its intranet replicates the policy on its internet page.  The Act has a 
clear  provision  enabling  agencies  to  refuse  to  provide  information  that  is  or  will  soon  be 
publicly  available.  For  this  reason,  we  reiterate  our  refusal  for  ACC’s  Privacy  Policy  under 
section  18(d)  of  Act  because  it  is  publicly  available  on  ACC’s  website  at  this  address: 
http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-notice/WPC120319.   
 
The  linked  documents  for  the  internet  Privacy  Policy  can  be  found  as  links  to  this  page 
http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-notice/WPC120319,  but  for  completeness,  they  are 
provided again below: 
  Collection  of  personal  and  health  information:  http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-
notice/WPC120330  
  Managing 
requests 
to 
change 
personal 
information: 
http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-notice/WPC120353  
  Requests 
to 
access 
your 
personal 
and 
health 
information: 
http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-notice/WPC120331  
  Uses  and  disclosure  of  your  information:  http://www.acc.co.nz/privacy/privacy-
notice/WPC120329  
 
There are more linked privacy-related documents to ACC’s intranet Privacy Policy than there 
are to ACC’s internet Privacy Policy.  This is because the internal privacy-related documents 
relate to the operational requirements for ACC staff who process information requests.  ACC 
again  notes  that  these  were  made  available  to  you  in  a  separate  information  request  you 
lodged  via  the  FYI  website  to  the  Minister  for  ACC  on  27  November  2015.    The  address 
provided to you in ACC’s letter of 26 January 2016 relates to the address that you sent that 
request  from.  The  webpage  where  you  can  locate  ACC’s  response  is: 
https://www.fyi.org.nz/request/3423-acc-files#incoming-11032.    
 
Processes  and  policies  relating  to  “completing  information  requests”,  “when  to  release 
privacy  information”  and  “gaining  client  consent”  are  contained  in  the  appendix  to  ACC’s 
response  (located  here  https://www.fyi.org.nz/request/3423-acc-files#incoming-11032).    In 
particular you should read:  

  Access policy 
  Requests for personal information 
  Requests for full client copy files 
  Requests for call recordings 
  Requests for client emails 
  When to withhold personal information 
  Examples of declining personal information requests 
  Responding to a request for official or personal information. 
We  also  note  that  further  information  relating  to  client  consent  is  contained  in  another 
response  to  one  of  your  information  requests,  which  can  be  found  on  this  page: 
https://www.fyi.org.nz/request/3499-acc-principles-in-how-a-client-s-authority-is-
used#incoming-11116. 
  
ACC  therefore  continues  to  refuse  your  request  for  the  linked  privacy-related  documents 
under  section  18(d)  of  the  Act  because  this  information  is  publicly  available  in  ACC’s 
responses to two of your previous requests.  
 
Final y,  with  regard  to  legibility  of  documents,  ACC  is  happy  to  provide  you  with  hardcopy 
documents  that  may  be  easier  for  you  to  view.  Please  send  your  physical  address  to 
[email address] to facilitate this.  
Complaints 
If you consider that ACC has not responded to your request, you have the right to complain 
to the Office of the Ombudsman about our decision to withhold some of the information.  You 
can call them on 0800 802 602 between 9am and 5pm on weekdays, or write to The Office of 
the Ombudsman, PO Box 10152, Wel ington 6143. 
Yours sincerely 
Government Services 
 
Government Services