2 February 2026 
 
 
 
Erika Whittome 
[FYI request #33282 email] 
 
Tēnā koe Erika, 
Your request for official information, reference: HNZ00106194 
Thank you for your email of 15 December 2025, asking Health New Zealand | Te Whatu Ora for 
the following under the Official Information Act 1982 (the Act):  
1. Please share the legal requirements for schools to share student rolls with HNZ? The 
letter says "In line with Te Whatau Ora Health New Zealand requirements, we require the 
student rolls for all Year 7 and Year 8 students to assist in the preparation for the consent 
talks and clinics. " 
 
2. Which functions and powers are relied on to "require" this school roll data? 
 
3. The school roll data contains the following columns or records: 
MoE ID   
Legal Surname    
Legal First Name         
Legal Middle Name        
Date Of Birth    
Gender   
Room     
Year Level       
Caregiver 1 - Street     
Caregiver 1 - Suburb     
Caregiver 1 - Town or City       
Caregiver 1 - Postcode   
Caregiver 1 - Cell Phone         
Caregiver 1 - Home Phone         
Caregiver 2 - Street     
Caregiver 2 - Suburb     
Caregiver 2 - Town or City       
Caregiver 2 - Postcode   
Caregiver 2 - Cell Phone         
Caregiver 2 - Home Phone 
 
How long is this school roll data retained for by HNZ? 
Response 
The requirement is based on an agreement between the Ministry of Education and the Ministry of 
Health that is referred to in the Professional Standards for School-based Immunisation Service 
Delivery published on the Ministry of Health website: www.health.govt.nz/system/files/2016-
12/professional-standards-school-based-immunisation-service-delivery-dec16.pdf. The document 
provides an overview of the roles that education and health providers have in the provision of 
School Based Immunisation Programmes (SBIPs). It is the role of each school Board of Trustees 

---

 
to decide whether to allow the school premises to be used for the SBIP and to provide information 
to the DHB (now Health New Zealand | Te Whatu Ora) and the district SBIP service to enable them 
to access and contact eligible students.  
 
If the Board of Trustees supports their school’s participation in the SBIP, then the 
principal/management role is to facilitate relevant school operational matters. For example, by 
providing the school roll details to Health NZ to cross check the students details in the Aotearoa 
Immunisation Register (AIR) and to support with sharing information with parents and sending 
consent forms home with students.  
There should be no need for Health NZ to retain school roll information post-immunisation (e.g., 
the school roll extract file). It is recommended that school roll information be deleted once the 
programme is complete (i.e., when the immunisations have been administered to the students to 
whom the school roll relates). This information can also be found in the Professional Standards for 
School-based Immunisation Service Delivery document referenced above. 
How to get in touch 
If you have any questions, you can contact us at [email address]. If you are not 
happy with this response, you have the right to make a complaint to the Ombudsman. Information 
about how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz or by phoning 0800 802 602.  
As this information may be of interest to other members of the public, Health NZ may proactively 
release a copy of this response on our website. Al  requester data, including your name and 
contact details, wil  be removed prior to release.  
Nāku iti noa, nā  
 
 
 
Danielle Coe 
Manager (OIA) Government Services 
Health New Zealand | Te Whatu Ora 
 
 
 
 
 
 
 
 
TeWhatuOra.govt.nz 
Health NZ, PO Box 793, 
Wel ington 6140, New Zealand 
 

---