29 January 2026 
25-OIAD-00155 
 
Te Okiwa MacLean  
[email address]  
 
Tēnā koe Te Okiwa  
 
Thank you for your email of 10 December 2025 requesting the following under the Official 
Information Act 1982 (the Act) of the Ministry for the Environment (the Ministry): 
 
I am seeking the following metadata-only information limited to the Tūmatakōkiri 
directorate relating to this request. 
 
1. Quantification of search-term results for Tūmatakōkiri (metadata only) 
 
For each search term used in the Ministry’s search process (e.g., “bul ying”, 
“psychological safety”, “unsafe”, “distress”, “retaliation”, “harm”, or any other term 
used), please provide: 
•  the total number of items returned that relate to, or were generated within, 
Tūmatakōkiri, and 
•  a breakdown by month (metadata only). 
 
No content review is requested. A simple count based on metadata fields is 
sufficient. 
 
2. Quantification by role type (if metadata allows) 
 
For the same search terms, please provide: 
•  number of items sent by Tūmatakōkiri managers, 
•  number of items received by Tūmatakōkiri managers, 
•  number of items generated by analysts within the directorate. 
 
Again, metadata only — no content required. 
 
3. Reconciliation with earlier OIA response 
 
An earlier OIA response (OIAD1764) indicated no complaints or concerns were 
recorded for Tūmatakōkiri. 
 
To assist interpretation: 
 
does the Ministry hold metadata indicating that emails or messages referring to 
bul ying, psychological safety, unsafe work environments, or wellbeing concerns 
were generated within Tūmatakōkiri during the relevant period? If so, how many for 
each based on search? 
 
 
 
PO Box 10362, Wellington 6143 | Freephone 0800 499 700 | environment.govt.nz 
1 
 

---

If the Ministry does not hold metadata capable of answering this, please confirm. 
 
4. Avoiding s18(f) (substantial collation or research) issues 
 
If any part of the requested metadata cannot be reasonably extracted without 
substantial manual review, please advise: 
•  which specific fields cannot be isolated, and 
•  what narrower, machine-retrievable metadata the Ministry can provide. 
 
I am writing to notify you that the Ministry is extending the timeframe for its response to your 
request under section 15A(1)(b) of the Act, as consultations necessary to make a decision 
on the request are such that a proper response cannot reasonably be made within the 
original timeframe. 
 
We wil  now respond to your request on, if not before, 13 February 2026, which is an 
extension of 10 working days.  
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of my decision 
on this request, in accordance with section 28(3) of the Act. The relevant details can be 
found at: www.ombudsman.parliament.nz. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Lachlan Brown 
Team Leader, Ministerial Services 
Ministry for the Environment | Manatū Mō Te Taiao 
 
 
 
 
PO Box 10362, Wellington 6143 | Freephone 0800 499 700 | environment.govt.nz 
2 
 

---