Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Disclosure of Motor Vehicle Register Information to Private Entities'.

   
44 Bowen Street 
Private Bag 6995 
 
Wellington 6141 
New Zealand 
 
T 64 4 894 5400 
 
F 64 4 894 6100 
 
www.nzta.govt.nz 
 
 
 
 
 
 
 
3 February 2026 
 
 
 
  
Charlie Drummond 
[FYI request #32949 email] 
REF: OIA-20678 
 
Dear Charlie 
 
Request made under the Official Information Act 1982 
 
Thank you for your email of 20 December 2025 requesting the fol owing information under the Official 
Information Act 1982 (the Act): 
 
1. The complete application file for Smart Parking Technology Limited (NZBN: 
9429035737193).  
…Please provide a copy of the complete InfoHub folder for Smart Parking Technology 
Limited, including, but not limited to: 
a)  Their original, completed S241 Application Assessment Sheet. 
    b)  Al  correspondence between NZTA and Smart Parking Technology Limited regarding 
their application. 
    c)  Al  internal correspondence, file notes, and decision-making records related to the 
approval of their application. 
 
2.  Correspondence with advising agencies regarding Smart Parking Technology Limited. 
…Please provide al  correspondence (emails, letters, memoranda, and file notes of 
conversations) between NZTA and these advising agencies concerning the application for 
MVR access by Smart Parking Technology Limited. 
 
3.  The ful , unredacted "Standard Terms Answers Guidance Document".  
In your response, you provided a summary of this document (Attachment 3) and withheld the 
full document under s9(2)(k) of the Act, stating it would provide an unfair advantage to 
applicants. I request that you reconsider this position and release the full document…. 
 
4.  Details of entities with cancelled or suspended access.  
Your response noted that 72 entities had their access cancelled in 2024 and 69 were 
suspended in 2025. Please provide a list of the names of these 141 entities and the specific 
reason(s) for the cancellation or suspension of access for each entity. 
 
I have responded to each part of your request in turn below. 
 
 
 
 
  
1. The complete application file for Smart Parking Technology Limited (NZBN: 9429035737193).  
 
The fol owing documents fal  within the scope of your request and are enclosed: 
•  Attachment 1 - Emails 
•  Attachment 2 - Smart Parking Technology Limited Application documents 
•  Attachment 3 - S241 - Application Assessment Sheet - Smart Parking Technology Limited 
•  Attachment 4 - Smart Parking Technology Ltd - Decision, T&Cs and Gazette Notice 
 
Please note, certain information has been withheld from these attachments under the following 
sections of the Act: 
 
•  Section 9(2)(a) to protect the privacy of natural persons. 
•  Section 9(2)(b)(ii) to protect information where the making available of the information would 
be likely unreasonably to prejudice the commercial position of the person who supplied or who 
is the subject of the information. 
•  Section 9(2)(k) to prevent the disclosure or use of official information for improper gain or 
improper advantage. 
 
With respect to the information that has been withheld, I do not consider there are any other factors 
which would render it desirable, in the public interest, to make the information available. 
 
Please refer to the document schedule appended to this letter for further information. 
 
2.  Correspondence with advising agencies regarding Smart Parking Technology Limited. 
 
These emails are contained within Attachment 1. 
 
3.  The ful , unredacted "Standard Terms Answers Guidance Document".  
 
We have reconsidered this part of your request. 
 
As requested, please find the ful  document released to you in Attachment 5 - Standard Terms 
Answers Guidance Document. 
 
To provide additional context to this document: 
•  This document was created in 2022, as a reference document for contract staff who were 
onboarded to assist with the process of renewal of standard terms applications.  
 
•  The document was never intended as an educational reference for applicants. Its purpose was 
to help those internal staff with no prior internal knowledge to assist in processing applications 
for a short and specific period of time during the renewal of 2022.  
 
•  The Registers Ecosystem Uplift Programme (REPU) (OIA-20678 refers) is in the process of 
creating more educational collateral that is actual y designed for authorisation holders and 
users (e.g. training modules). 
 
4.  Details of entities with cancelled or suspended access.  
 
This information released to you in Attachment 6 - 2024 Compliance Cancellations and 2025 
Compliance Suspensions. 
 
 
2 

 
The below information provides further context: 
 
•  The entities cancel ed in 2024 were members of representative bodies who were suspended 
for 3 months in July 2025 and then cancelled in October 2025 after failing to make any contact 
with NZ Transport Agency Waka Kotahi (NZTA) regarding their annual compliance 
requirements for 2024.  
 
•  The entities currently suspended in 2025 have failed to meet their annual compliance 
requirements for 2025. However, they stil  have time to submit their annual compliance 
declaration until 1 March 2026 to be considered for reinstatement. After that date, if we have 
stil  not heard from them, authorisation wil  be cancel ed.  
 
Please note, this process is relatively new and has evolved significantly over the past 12 months as a 
result of reviews and discussions between NZTA and the representative bodies and users, the input of 
the REPU (OIA-20678 refers) and its associated tactical resources, and internal restructures creating 
positions which provide more oversight and governance in this space.   
 
Under section 28 of the Act, you have the right to ask the Ombudsman to review my decision to 
withhold some information from this request. The contact details for the Ombudsman can be located at 
www.ombudsman.parliament.nz. 
 
In line with NZTA policy, this response wil  soon be published on our website, with personal 
information removed. 
 
If you would like to discuss this reply with NZTA, please contact Ministerial Services, by email to 
[NZTA request email]. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Melissa Burns 
Manager Exemptions and Registers Integrity 
 
 
 
 
3 
OIA-20678 Document Schedule  
 
Ref 
Document 
Date 
Description 
1. 
 OIA-20678 - Attachment 1 - 
Various 
Personal details withheld under 
Emails 
section 9(2)(a) of the Act. 
Sensitive business information 
withheld under section 9(2)(b)(i ) of the 
Act. 
Motochek account number withheld 
under section 9(2)(k) of the Act. 
2. 
 OIA-20678 - Attachment 2 - 
Various 
Personal details withheld under 
Smart Parking Technology 
section 9(2)(a) of the Act. 
Limited Application 
Sensitive business information 
documents 
withheld under section 9(2)(b)(i ) of the 
Act. 
Motochek account and NZTA 
customer numbers withheld under 
section 9(2)(k) of the Act. 
3. 
 OIA-20678 - Attachment 3 - 
30/05/25 
Sensitive business information 
S241 - Application 
withheld under section 9(2)(b)(i ) of the 
Assessment Sheet - Smart 
Act. 
Parking Technology Limited 
 
4. 
 OIA-20678 - Attachment 4 - 
Various 
Personal details withheld under 
Smart Parking Technology 
section 9(2)(a) of the Act. 
Ltd - Decision, T&Cs and 
 
Gazette Notice 
5. 
 OIA-20678 - Attachment 5 - 
12 April 2022 
 
Standard Terms Answers 
Guidance Document 
6. 
 OIA-20678 - Attachment 6 - 
N/A 
 
2024 Compliance 
Cancellations and 2025 
Compliance Suspensions 
 
 
 
 
4