Document 1
1982
ACT 
Request for Proposal (RFP) 
by:   Ministry of Education 
INFORMATION 
for:   A Standardised Assessment and Aromatawai Tool 
ref:   MOE29225 
OFFICIAL 
RFP released:  
07/03/2025 
Deadline for Questions: 
12pm 27/03/2025 
Deadline for Proposals:  
5pm 08/04/2025 
THE 
*Note all times and dates are NZ daylight time (NZDT) or NZ standard time (NZST)
Ministry of EducationUNDER 
www.education.govt.nz
1 The Terrace WELLINGTON
RELEASED 

---

 
 
Introductory Glossary of Terms  
Note: A full glossary is available in Appendix 1 – Glossary. 
Term  
Explanation  
Ākonga  
Student  
1982
Aromatawai  
Aromatawai focusses on the ākonga, what they can do, their learning journey and 
experiences, the relationship between kaiako and ākonga, and how that information can 
support learning, instantly, and over time. Assessment informs a portion of aromatawai.  
ACT 
Functional Requirement 
The specific features or functionality that a solution must have to meet the needs of the 
Ministry and achieve its objectives 
Kaiako  
Teacher  
Kura  
School  
Non-functional requirement  The qualities or attributes that a solution must have such as performance, reliability, 
usability and security 
Pāngarau  
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that focuses on the delivery of maths.  
INFORMATION 
Pānui  
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that focuses on the delivery of reading.  
Respondent 
A company, organisation or individual that submits a proposal to provide the standardised 
assessment and aromatawai tool to the Ministry. 
Responses 
The information, documents or other artefacts that the Respondent submit in response to 
the Ministry’s RFP  
OFFICIAL 
Te Marautanga o Aotearoa   Curriculum used to design teaching and learning programmes in and through te reo Māori 
and reflects a te ao Māori view.  
THE 
Te Reo Māori   
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that focuses on the delivery of the te reo 
Māori language and its domains (including pānui and tuhituhi, reading and writing 
domains).  
The New Zealand Curriculum  Curriculum that is taught in all English medium settings.  
UNDER 
Tuhituhi  
Writing domain within Te Marautanga o Aotearoa.  
Wāhanga Ako  
The areas of knowledge and understanding covered, the skills and learner dispositions to be 
developed, and the levels of knowledge, skills and understandings to be achieved by ākonga 
throughout their years of schooling.  
Whānau  
Extended family or family group. In the modern context the term is sometimes used to 
include friends who may not have any kinship ties to other members.  
 
RELEASED 
 
 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 2 

---

link to page 3 link to page 3  
 
The opportunity 
This RFP is issued by Ministry of Education referred to below as “the Buyer” or “we” or “us”.   
We require a new ‘Standardised Tool for Assessment and Aromatawai’ that will deliver a long-term solution 
to support all schools and kura to effectively enact twice-yearly assessment of learners and is aligned to Years 
3 to 10 of the new National Curriculum (The New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa).  1982
Through the ‘Teaching the Basics Brilliantly’1 policy, the Government has committed to lifting student 
outcomes in reading, writing, maths, pānui, tuhituhi and pāngarau, and have set an ambitious target of 80 
ACT 
percent of Year 8 students at, or above, the expected curriculum level for their age in reading, writing and 
maths by December 2030 (Government Target 72). 
To achieve this, we are introducing a whole-of-pathway approach to assessment, aromatawai, reporting and 
monitoring across our schooling system so that good quality data about students’ learning progress is 
available to inform teaching and learning, provide timely information to parents, whānau and caregivers, and 
underpin decisions at every level of the education system (including where any extra support or interventions 
are required at a system level).  
An important foundational aspect of this is the need to purchase a standardised tool to support schools and 
INFORMATION 
kura with assessment of students because, unlike many comparable jurisdictions, New Zealand currently has 
no standardised assessment tool that provides a clear view of how individual students are progressing until 
NCEA Level 1 (Year 11). To close this gap, we are seeking a tool which: 
•  Measures student progress and achievement. 
•  Closely aligns with the National Curriculum for schooling (The New Zealand Curriculum and Te 
OFFICIAL 
Marautanga o Aotearoa). 
•  Helps to inform decisions on targeted support for individual students who require it. 
•
THE 
  Is based on up-to-date technology.  
•  Provides highly useful analysis and reporting of results, including: 
o  Support for teachers and kaiako with reporting to parents, whānau and caregivers on student 
progress and achievement, as well as  
UNDER 
o  Monitoring and insights at the education system level. 
The tool will directly support the Government’s core education priorities, especially: 
•  Smarter assessment and reporting: Implementing consistent modes of monitoring student progress 
and achievement. 
•  Greater use of data: Using data and evidence to drive consistent improvement in achievement. 
RELEASED 
 
1 https://www.national.org.nz/policies/teaching-the-basics-brilliantly 
2 https://www.dpmc.govt.nz/sites/default/files/2024-12/gt-factsheet-target-7-sep24.pdf 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 3 

---

 
 
What we need 
The Ministry is seeking a proven ‘Software as a Service’ (SaaS) solution from a provider with demonstrable 
experience delivering mature, effective, bilingual assessment tools to similarly sized and complex 
organisations. The solution must: 
•  Provide the ability to cater for both English and te reo Māori language (acknowledging that a te reo 
Māori language solution may not exist currently therefore the requirement is that the solution offers 
1982
dual language capability). 
•  Offer initial capacity for approximately 1.6 million tests undertaken twice yearly by 540,000 students 
in the domains of reading, writing, maths, pānui, tuhituhi and pāngarau. 
ACT 
•  Be implemented expediently, preferably only requiring configuration, not customisation. 
•  Support the diversity of New Zealand students and ākonga, as well as schools and kura. 
•  Have a proven track record. 
•  Be intuitive for teachers and kaiako to use with no or minimal training. 
•  Ability to interact with other Education systems. 
The Ministry also wishes to understand if Respondents have:  
INFORMATION 
1.  An existing bank of reading, writing and/or mathematics items in English that the Ministry could align 
to the New Zealand Curriculum, and potentially be used for te reo Māori assessment items; and / or  
2.  Any item / content development services in English that Respondents can make available to the 
Ministry.  
What we don’t want 
OFFICIAL 
We do not want proposals that: 
•
THE 
  Require heavy customisation or that are bespoke solutions,  
•  Solutions that are not tried and tested and/or not currently in use with an existing customer(s), and 
•  Unduly increase the burden to teachers and kaiako, or the Ministry. 
UNDER 
What’s important to us? 
Currently, not enough schools are assessing students using robust tools that consistently measure progress 
against the National Curriculum.  
A standardised Assessment and Aromatawai tool will provide teachers and kaiako with the insights and data 
they need to understand and respond to individual student progress and achievement over time (and get 
targeted, equitable access to intervention or extension support as needed).  It will also facilitate better 
RELEASED 
information sharing with parents, whānau and caregivers – as well as students themselves. Because we have 
a diverse education workforce, with variable assessment and aromatawai capability, the tool must be user 
friendly and simple to incorporate into the busy schedules of classroom teachers and kaiako.   
A standardised assessment tool will also provide valuable data to inform policy decisions that will help shape 
effective system-wide (or targeted) investments and strategies.  Therefore, the Ministry is looking for a 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 4 

---

link to page 5  
 
mature, fit-for-purpose, cost effective solution from a credible provider who can offer an existing SaaS tool 
that will meet our requirements and implementation timeframe.   
We need the solution to be available at the start of 2026 with change management / engagement 
opportunities for teachers and kaiako from Term 4, 20253. 
Providers need to have knowledge and experience of, or in, the education sector and must have an excellent 
track record in terms of implementation of their proposed solution.   
1982
Why should you bid? 
ACT 
This is an opportunity to contribute to an important educational initiative to support New Zealand educators 
and their students and to improve overall educational outcomes. 
This solution will be a key contributor to achieving the Government’s target of 80 percent of Year 8 students 
at, or above, the expected curriculum level for their age in reading, writing and maths by December 2030. 
The successful provider will be working with passionate and capable sector representatives and Ministry staff 
who are highly invested in the implementation and on-going success of our chosen solution.  
The Ministry intends to develop a long-term relationship with the successful provider with the potential of up 
to a 9-year contract (5 years + 2 years + 2 years). 
INFORMATION 
A bit about us 
The Ministry plays a critical role in shaping the education system to deliver equitable and excellent outcomes 
for all children and young people. The education system touches every person, family, whānau and 
community in New Zealand.  
OFFICIAL 
The Ministry (both regionally and centrally) performs a crucial role in supporting schools and kura to design 
and implement teaching and learning programmes that deliver the national curricula and provide access to a 
THE 
nationally and internationally recognised qualification, so that every student can attain their highest possible 
standard in educational achievement. This includes supporting schools and kura to monitor and report on 
student performance using good quality assessment and aromatawai information.  
New Zealand is a bilingual and multi-cultural society and as such, students and ākonga can learn in English, te 
reo Māori or both. Therefore, we need a tool that can be used to assess students in their chosen language of 
UNDER 
learning or has this potential in the implementation timeline. 
The Ministry assists over 2,500 schools and kura, as well as 64,000 teachers and kaiako, to deliver education 
services to approximately 830,000 students and ākonga.  Schools and kura can teach one of two curricula: 
•  The New Zealand Curriculum (NZC) for use in English-medium settings. 
•  Te Marautanga o Aotearoa (TMoA) (Māori Curriculum), for use in kura delivering teaching and 
RELEASED 
learning programmes through Te Reo Māori. 
 
3 https://www.education.govt.nz/term-dates-and-holidays 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 5 

---

 
 
SECTION 1:  Key Information 
1.1  Context 
This Request for Proposals (RFP) is an invitation to submit a Proposal for the provision of Software as a 
Service (SaaS) Standardised Assessment and Aromatawai tool contract opportunity. 
1982
This RFP is a single-step, multistage, procurement process. The Ministry intends to evaluate submissions and 
down select to a smaller number of participants to have more detailed workshops and conversations with 
prior to deciding on a preferred supplier. 
ACT 
1.2  Our timeline 
Our timeline for this RFP as follows (all are New Zealand times and dates): 
Action 
Indicative date 
(dd/mm/yyyy) 
Request For Proposal 
Request for Proposal advertised on GETS 
  07/03/2025  
INFORMATION 
Last date for supplier questions 
12pm 27/03/2025 
Respondents' complete intention to respond form and 
 5pm 27/03/2025  
request “one time” access to the repository for submission of 
videos 
Last date for the Ministry to answer questions 
  31/03/2025  
OFFICIAL 
Ministry to provide “one time” link for Respondent to submit 
31/03/2025  
their video as part of their submission  
THE 
Request for Proposal closing date – ensure that videos are 
 5pm 08/04/2025  
submitted by closing date and time. 
Evaluation process 
09/04/2025 –  
05/06/2025 
UNDER 
Shortlisted respondents notified and invited to participate 
02/05/2025 
(online) in workshop/interactive solution refinement dialogue 
(dialogue sessions). The notification/invitation will state their 
session times and specific content to enable you to prepare 
for these sessions 
Interactive solution refinement dialogue with shortlisted 
  08/05/2025 – 
respondents.  
20/05/2025 
RELEASED 
Request refined submission from shortlisted respondents 
21/05/2025 
Respondents submit refined Proposal via GETS 
  27/05/2025  
Post Evaluation 
Notification of outcome of the preferred respondent 
  06/06/2025  
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 6 

---

link to page 10 link to page 17  
 
Contract negotiation commences 
  13/06/2025  
Contract negotiation completed 
  27/06/2025  
Contract award 
  11/07/2025 
Contract award notice published and debrief offered to all 
July 2025 
respondents (successful and unsuccessful) 
 
1982
1.3  How to contact us 
ACT 
Contact us through our Point of Contact the Government Electronic Tenders System (GETS). 
a.  Point of Contact:  
All enquiries must be directed through the GETS. 
Question Function via http://www.gets.govt.nz/.  
We will manage all external communications through GETS. 
 
b. Respondents can contact GETS Helpdesk if they require assistance on GETS. 
GETS Helpdesk 
INFORMATION 
New Zealand based callers - Phone: 0508 GETS HELP (0508438743) 
International: +64 4 9013188  
Email: [email address] 
 
OFFICIAL 
c.  If there is an issue and the Respondent cannot get the response required from the GETS team, then 
please contact the Ministry’s point of contact for this Procurement. 
Robbie Mckechnie – Senior Procurement Specialist 
THE 
Email: [email address]  
 
1.4  Developing and submitt
UNDER  ing your Proposal 
a.  This is an open competitive tender process. 
b.  Take time to read and understand the RFP. 
c.  Take time to understand our Requirements. These are referenced in SECTION 2:  of this document. 
d.  Take time to understand how your Proposal will be evaluated. See SECTION 3: of this document. 
RELEASED 
e.  For resources on tendering visit  https://www.procurement.govt.nz/suppliers-2/  
f.  If you have questions, ask our Point of Contact before the Deadline for Questions (see Section 1.3 above). 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 7 

---

 
 
g.  Complete and submit your Response 1 - Notice to Respond and Video Submission Form. This form must be 
submitted via GETS by 5pm 27/03/2025. This form will also request the Ministry to provide access to our 
online secure storage solution for you to submit your videos. 
h.  Use the Response 2 - RFP Response Form as provided in the tender pack on GETS to submit your Proposal. 
i.  Complete and sign the declaration at the end of the Response 2 - RFP Response Form. 
1982
j.  Complete the requirements conformance statements using Response 3 - Functional Requirements 
Conformance Workbook and Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook. 
ACT 
k.  Upload your Demonstrable Conformance videos to the Ministry online secure storage solution (not to 
GETS). 
l.  Use Response 5 - Pricing Schedule as provided in the tender pack on GETS for your pricing information. 
m. As this is a two-envelope system, all financial information must be submitted in the separate pricing 
response form provided as an attachment to this RFP. 
n.  Ensure that you adhere to any, limit on number of pages or format for supporting artefacts. Pages in 
excess of the page limits stated, will be removed from evaluation. 
INFORMATION 
o.  Check you have provided all the requested information. 
p.  Submit your Proposal before the Deadline for Proposals. 
 
Respondents are required to: 
OFFICIAL 
Complete and return the Response 1 - Notice to Respond and Video Submission Form by 5pm 27/03/2025. 
THE 
Submit the Response 2 - RFP Response Form, pricing form and any other information requested by the 
Ministry in the RFP by the date and time stated in this RFP by 5pm 08/04/2025. 
Submit videos that demonstrate the solution capability as requested, to the Ministry’s secure online 
document storage solution by 5pm 08/04/2025. The address for submitting your videos will be provided to 
you in response to the Response 1 - Notice to Respond and Video Submission Form being received. 
UNDER 
Submit your Proposal via GETS to the following address: www.gets.govt.nz 
How to register as a supplier on GETS? Please visit here: https://www.gets.govt.nz/RegisterUser.htm  
Any questions regarding GETS, contact GETS directly for support: https://www.gets.govt.nz/ContactUs.htm  
If you are unable to up
RELEASED  load your response to GETS due to technical issues which the GETS team cannot solve, 
please contact our Point of Contract before the deadline to arrange an email submission. 
We will NOT accept any late submissions or submissions sent by post or delivered to our office. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 8 

---

link to page 29  
 
1.5  Our RFP Terms 
a.  Offer Validity Period 
By submitting a Proposal, the Respondent agrees that their offer will remain open for three calendar 
months from the Deadline for Proposals. 
b.  RFP Terms 
By submitting a Proposal, the Respondent agrees to the RFP-Terms described in SECTION 6: .   
1982
Remember, if a Respondent commits a non-trivial breach of the RFP-Terms, we may exclude them from 
further participation in the RFP process, whether or not that requirement is contractually binding. 
ACT 
1.6  Later changes to the RFP or RFP process 
After publishing the RFP, if we need to change anything or provide additional information, we will let all 
Respondents know by placing a notice on GETS. All respondents that have registered on GETS for this 
procurement opportunity will be notified if/when any notices pertaining to this procurement are published.  
1.7  Defined terms 
These are shown using capitals. You can find all definitions at the back of the RFP-Terms. 
INFORMATION 
1.8  Probity 
An independent external probity auditor has been appointed for this RFP process and verify that the 
procedures set out in this RFP are complied with. The external probity auditor does not contribute to any 
decisions made during the evaluation process and is not a scoring member of the evaluation panel. 
OFFICIAL 
A respondent concerned about any procedural issue has the right to contact the appointed external probity 
auditor and request their review. The name and contact details of the external probity auditor are as follows: 
THE 
Minnie Prakash (Assurance Director) 
McHale Group Ltd, PO Box 25103, Wellington 6146, New Zealand 
Mobile: +64 27 446 2274 | Email: [email address] 
UNDER 
The role of the external probity auditor includes the following: 
•  Giving confidence to both you and us that the RFP process is robust and transparent, befitting a major 
public procurement project. 
•  Providing independent assurance that the process carried out is consistent with the RFP 
documentation. 
•  Acting as a contact point for us to address any probity-related issues raised by respondents, and 
investigating the issues further, following agreement from us and the relevant respondents. 
RELEASED 
 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 9 

---

 
 
SECTION 2:  Our Requirements 
2.1  Background 
This procurement relates to Government Target 7, that is ‘More students at expected curriculum levels’. 
Specifically, the Ministry is seeking to implement twice yearly national standardised assessments for all 
student and ākonga years 3 to 10.  
1982
Such standardised assessments have not been undertaken in the past.  
ACT 
Going forward we wish to provide New Zealand schools and kura with a fit-for-purpose ‘Software as a 
Service’ (SaaS) solution for consistent and reliable understanding of student progress and achievement in 
reading, writing, maths, pānui, tuhituhi and pāngarau aligned to Years 3 to 10 of the updated national 
curricula (Te Marautanga o Aotearoa and The New Zealand Curriculum). 
2.2  Key outcomes 
Key outcomes are about what we are buying and why. This RFP relates to the purchase of a new 
‘Standardised Tool for Assessment and Aromatawai’ that is aligned to Years 3 to 10 of the new national 
curricula (The New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa) and will support schools and kura to 
INFORMATION 
effectively enact twice-yearly student assessments. 
We want to lift student achievement outcomes in reading, writing, maths, pānui, tuhituhi and pāngarau. To 
support this, the outcomes we require are: 
•  Allowing all students’ progress in every school and kura to be monitored over time (through 
OFFICIAL 
standardised assessments), providing information earlier in their educational journey. 
•  Capturing good quality data about students’ learning and progress against the curriculum, using the 
THE 
new tool from the start of 2026. 
•  Enabling targeted, equitable access to intervention or extension support, as needed. 
•  Providing Government, Ministry of Education and other central agencies better understanding of 
student progress, the impacts of teaching, and investments that support this at a system level. 
UNDER 
2.3  What we require from a Respondent: 
a.  Functional Conformance 
We are seeking a solution that demonstrably meets all our functional needs classified as MUST. 
RELEASED 
If a respondent's solution does not conform to a specific requirement but through other means the outcome 
is the same, then the Ministry will mark the requirements as conforming.  
The functional requirements are set out in Appendix 2 – Detailed Requirements. 
Please use the Response 3 - Functional Requirements Conformance Workbook to provide your response. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 10 

---

 
 
b.  Non-Functional Conformance 
We are seeking a solution that meets or exceeds our non-functional requirements.   
If a respondent's solution does not conform to a specific non-functional requirement but through other 
means the outcome is the same, then the Ministry will mark the requirements as conforming.  
The non-functional requirements are set out in Appendix 2 – Detailed Requirements. 
1982
Please use the Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook to provide your response. 
c.  Demonstrable Conformance 
ACT 
Through the Functional and Non-Function Conformance Workbooks (Response 3 and Response 4), you will 
provide a conformance statement against each of the Requirements set out in Appendix 2 – Detailed 
Requirements. Your statements will indicate one of the following levels of conformance: 
•  Full – Out of the Box: meets the requirement with no configuration or customisation required. 
•  Full – With Configuration: The ability to change the behaviour of an application via menus, screens or 
configuration files by a trained user of the application.  INFORMATION 
•  Full – With Customisation: The ability to extend the solution functionality beyond its default 
capability using an extensible framework supported by the solution.   Requires a developer or 
administrator trained in the specific framework/language 
•  Partially conforming: the solution can meet some parts of the requirement, but not all.  
•  No/non-conforming (noting there is provision in the supplementary information section for 
Respondent to include any suitable alternative/workaround that will deliver the requirement and 
OFFICIAL 
achieve conforming status). 
As well as your statements, we will assess your conformance level based a series of short videos of your 
THE 
solution in use, demonstrating the core elements of your solution applied to a typical assessment lifecycle, 
expressed in the use cases set out in Appendix 2 – Detailed Requirements. 
d.  Delivery Conformance 
We are seeking Respondents that can successfully deliver their solution by the start of 2026. 
UNDER 
It is imperative that the successful solution will provide change management / engagement opportunities to 
teachers and kaiako from Term 4, 2025.  
Respondents must provide a sufficiently detailed implementation plan. This plan must include details of all 
activities, as well as a register of any identified risks, assumptions and / or constraints or dependencies that 
supports meeting the Ministry’s timeframes.  
RELEASED 
If the Respondent is intending to utilise any subcontractors or third parties to deliver any element of the 
Ministry’s requirements then ensure that you provide details of who they are, what they will be doing and 
how you will manage that relationship. 
Please provide these details in Response 2 - RFP Response Form. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 11 

---

 
 
e.  Value Premium 
We are looking for solutions that deliver long-term measurable value in the areas of: 
•  Assisting teachers and kaiako 
•  Supporting learners with disabilities 
•
1982
  Ongoing operational management 
We are also looking for immediate measurable value across: 
ACT 
•  Solution and implementation approach – e.g. use of automated tools, blueprints, playbooks, lessons 
learned reports 
•  Security and assurance – certification and accreditation, risk reviews that are relevant to the service 
the Ministry needs. 
Respondents must provide a written response in Response 2 - RFP Response Form that details how their 
solution will realise tangible, measurable value across each of the topics above. These responses should 
include details of any dependencies that will affect the measurable value. If the respondent believes that 
there is additional value across other areas, then please ensure that you document the value, how it is 
INFORMATION 
impacted by your solution and how it can be measured. This information will be utilised to understand the 
impact of your Proposal for the Ministry and the wider sector. 
f.  Assessment Items 
The Ministry requires sufficient assessment items to support twice yearly national standardised assessments 
OFFICIAL 
for student and ākonga years 3 to 10.  
We are looking to understand if Respondents have an existing bank of reading, writing and/or mathematics 
THE 
items in English that the Ministry could align to the New Zealand Curriculum and potentially be used for te 
reo Māori assessment items.  
Additionally, the Ministry needs to understand what, if any item / content development services in English 
that Respondents can make available to the Ministry. A separate RFP process will be undertaken to identify 
suppliers who can support the creatio
UNDER  n of te reo Māori assessment items. 
Information on Assessment Items may be considered in the final stage of evaluation. 
Please use Response 2 - RFP Response Form to provide details of your assessment item and content services 
offering(s). 
 
 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 12 

---

 
 
 
2.4  Other information 
Organisation Due Diligence  
It is expected that the Ministry ultimately contracts with a supplier that fulfils the expectations of New 
Zealand Government Supplier Code of Conduct Supplier Code of Conduct | New Zealand Government 
1982
Procurement  and can provide confidence in their ability to successfully deliver against our requirements. 
To help facilitate the Ministry with the decision, this RFP requires all respondents to provide some high-level 
ACT 
written responses to a limited number of Organisational due diligence questions. 
For Respondents that are shortlisted and invited to participate in the interactive solution refinement dialogue 
workshops more detailed or additional information may be requested. 
The initial questions (to be answered in Response 2 - RFP Response Form) for all Respondents are: 
Company Background and History 
a.  What is the legal name of your company, and when was it established? 
INFORMATION 
b.  What is your company's ownership structure? If the company is part of a group, please provide details of 
the parent company and any subsidiaries 
c.  Can you provide a brief history of your company’s operations? (no more than two pages) 
Financial Information and Stability 
OFFICIAL 
d.  What is the company’s current financial position (e.g., assets, liabilities, equity)? 
THE 
e.  Are there any financial issues, such as bankruptcy, insolvency, or ongoing litigation in the last 5 years? 
Legal and Compliance 
f.  Are there any current or past legal proceedings involving the company? If so, what is the status? 
UNDER 
g.  Has the company been involved in any violations of intellectual property rights or contractual obligations? 
h.  Has the company been subject to any privacy or security breaches in the last 5 years? 
Corporate Governance 
i.  It is important to identify any perceived or real conflicts of interest between the Ministry and your 
company. Are there any perceived or real conflicts of interest within the company’s leadership team or 
RELEASED 
board members? (Note: this includes, but is not limited to, any offer of gifts, sponsorship, and hospitality 
from the company to any of the Ministry’s personnel in the last 3 years.) 
j.  What internal controls and risk management systems are in place to ensure compliance and operational 
integrity? 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 13 

---

 
 
Risk Management and Insurance 
k.  What types of insurance coverage does the company hold (e.g. liability, property, professional indemnity)? 
Please provide the levels of insurance for each of the insurance held. 
l.  Have there been any significant insurance claims made in the past 5 years?  
Intellectual Property 
m. Confirm that the company has the legal rights, licenses, and permission to sell the Ministry the proposed 
1982
solution in your submission. You must ensure that the intellectual property, and where appropriate the 
software and materials associated with the solution are either owned by or licensed to you the 
respondent and that there is no legal constraint in your ability to sell or implement the solution. 
ACT 
n.  Are there any ongoing or potential IP-related disputes or challenges? 
Future Plans and Strategy 
o.  What are the company’s strategic goals and plans for the next 3-5 years? (no more than two pages) 
RFP Issued Contract 
The Ministry has provided in this RFP pack a templated ICT Service Agreement 
INFORMATION 
Respondents do not have to mark this contract up with suggested changes and submit in their response. It 
has been provided to give the Respondents an understanding of the potential contract that will be negotiated 
with a preferred supplier.  
If a Respondents is shortlisted and invited to participate in the dialogue sessions, then they will be required to 
provide a marked-up version to the Ministry and be prepared to spend some time in one of the specific 
OFFICIAL 
sessions talking through changes or alternative constructs that may be beneficial.   
 
THE 
Payment and Commercial Construct 
The Ministry acknowledges that there could be a number of different commercial constructs utilised across 
the duration of the contract term. For example, for implementation, payment may be on successful delivery 
of milestones.  
UNDER 
Once we enter business as usual then the ministry would like to investigate appropriate commercial 
constructs for example cost per test, cost per student or any other “pay as you go” structures. The Ministry 
acknowledges that there may be opportunities when a time and materials construct may suit all parties best. 
This procurement process will allow the Ministry and the successful bidder to discuss and agree the most 
practical and mutually beneficial form of engagement. 
Pre-market Engagement 
  
RELEASED 
In late 2024 the Ministry carried out a Request for Information (RFI) seeking information to help understand 
the nature and capability of current SaaS solutions and matters pertaining to the potential cost, 
implementation timeframe and other aspects to usefully inform an RFP process.  
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 14 

---

 
 
This was a paper-based exercise that asked a number of questions that were able to fill the gap of the 
Ministry’s knowledge. The RFI respondents were not provided with any additional information that is not 
included in the RFP documentation.  
The suppliers that participated in the RFI process are listed in Appendix 5 – RFI Supplier List. 
2.5  Contract term 
1982
We expect that the Contract will commence in July 2025. The anticipated Contract term and options to 
extend are: 
ACT 
Description 
Years 
Initial term of the Contract 
5 years 
Options for us to extend the Contract 
Up to two extensions of two years each i.e. 5+2+2 
Maximum term of the Contract 
9 years 
2.6  Key deliverables 
INFORMATION 
Description 
Indicative date for delivery 
RFP Responses received in GETS 
08 April, 2025 
Expected contract award 
11 July, 2025 
OFFICIAL 
Change management / engagement opportunities made 
Term 4, 2025 
available to teachers and kaiako 
First standardised assessment for Years 3 to 10 in 
THE 
Term 1, 2026 
reading, writing, maths, pānui, tuhituhi and pāngarau 
 
2.7  Other RFP documents 
UNDER 
These documents have been uploaded on GETS and are available to Respondents – they form part of this 
RFP. These include: 
Appendices 
•  Appendix 1 – Glossary. 
RELEASED 
•  Appendix 2 – Detailed Requirements. 
o  Includes use cases, functional, non-functional and integration). 
•  Appendix 3 – Sample Assessment Items.  
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 15 

---

 
 
o  Provided for respondents to optionally uses when creating response videos and presentations. 
•  Appendix 4 – Services (ICT) Agreement Cloud RFP. 
•  Appendix 5 – RFI Supplier List. 
Response Documents 
•
1982
  Response 1 - Notice to Respond and Video Submission Form. 
o  For access to Secure Online document storage solution for submission of response videos. 
ACT 
•  Response 2 - RFP Response Form. 
•  Response 3 - Functional Requirements Conformance Workbook. 
•  Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook. 
•  Response 5 - Pricing Schedule. 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 16 

---

 
 
SECTION 3:  Our Evaluation Approach 
3.1  Overview  
This section sets out the Evaluation Approach that will be used to assess Proposals.  
This procurement process will be a single step procurement process. Respondents do not have to pre-register 
1982
and be evaluated to receive the Proposal information (i.e. no registration of Interest is required).  
This RFP process will however have multiple evaluation stages which will allow the Ministry to efficiently 
ACT 
down select down to a smaller number of respondents and focus our attention on only realistically achievable 
solutions.  
Respondents will be required to state whether they fully conform, partially conform or non-conform for all 
our requirements. The Respondents' will be required to provide a conformation statement as well as a 
written responses to some of the Ministry’s requirements (e.g. security and privacy requirements). 
A cross-functional evaluation panel will be responsible for the evaluation of responses and recommending 
the preferred supplier. 
The evaluation stages of this procurement will be: 
INFORMATION 
Stage 1 
Check against Compliance. 
Check against Pre-Conditions. 
Failure of either of these checks will mean removal of that Proposal from further 
consideration. 
OFFICIAL 
Stage 2 
Conformance against documented requirements. 
THE 
Review of pricing element and assignment of scores for Value Premium and Price will be 
applied. 
Respondents ranked, taking into consideration the Compliance, conformance and scores 
agreed by the Evaluation Panel. Shortlisting by Evaluation Panel following the activities 
above.  
UNDER 
Stage 3 
Participation in Stage 3 workshop / interactive solution refinement dialogue (dialogue 
sessions) 
These workshops will cover: 
•  Item bank / item maintenance / test generation / test blueprinting.  
•  Digital / architecture / integration / environments.  
RELEASED •  Assurance / security.  
•  Configuration / customisation.  
•  Reporting. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 17 

---

 
 
•  Commercial and contractual understanding, as well as planning and ways of 
working. 
Participants of the Stage 3 activities will be invited to prepare and submit a refined Proposal 
post the Stage 3 dialogue sessions. 
Stage 4  
Evaluation panel will follow the same process as Stage 2 against the refined proposals and 
agree, as a group utilising the evaluation criteria that has been applied earlier in the process, 
the outcome of the activities, with the intention of deciding upon a preferred supplier.   1982
Stage 5  
Negotiation with preferred supplier. 
ACT 
 
3.2  Procurement process details 
The stages of this procurement process are detailed below. 
Stage 1 
Only compliant responses i.e. responses received on time, completed as requested will go forward for 
precondition checks. 
INFORMATION 
Only responses that state that they meet all the preconditions will be provided to the Evaluation Panel (EP) 
for evaluation. Failure to meet any one or more of the pre-conditions will mean removal of the respondent 
from the process.  
Stage 2  
OFFICIAL 
The EP will review the compliant submitted responses individually and use their Evaluation workbook to note 
the conform/non conform statements, and where required apply a score to the question that have 
weightings assigned to them.  They will also make any notes or questions that arise from their review. The EP 
THE 
will review the implementation plan which must contain dependencies, variables and risks identified that will 
provide comfort to the Ministry in the respondent's ability to deliver to our time frames. 
Following the individual evaluation of responses and based on assessment of each conforming requirement 
and the weighted criteria, the EP will meet as a group and agree by consensus a conformance rating and 
UNDER 
scores for each requirement and Proposal. The EP will use the published conformance rating and the 
standard scoring matrix. 
If a requirement is stated as conforming by the respondent but assessed by the EP as non-conforming, 
justification will be provided by the EP with supporting rationale for this result. If the EP agrees that a 
requirement is in fact non-conforming the Procurement lead will seek clarification from the Respondent with 
regards to that specific requirement.  
RELEASED 
If a respondent provides a partial conforming statement, then the EP will review the response and decide if 
the requirement has been met in another way. If it is agreed by the EP that the partial conforming statement 
can meet our requirements outcome, then the response will be deemed as conforming and notes to support 
that decision will be kept. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 18 

---

 
 
Following evaluation of the conforming requirements, the conforming respondents’ Proposals will go forward 
for pricing analysis. 
This pricing analysis will consist of consideration of the price provided in the response, affordability, 
standardised price. The EP will then be presented with the Respondent score which will utilise the standard 
formula to assign proportional scoring on price. The formula is: 
(Lowest Price) / (Response Price) x 100  
1982
Note: The Pricing is weighted at 30% with the remaining 70% to be applied to the Value Premium weighted 
questions.  
ACT 
The EP will as a group discuss the Pricing analysis and scores and any comments or concerns will be 
documented.  
All Proposals will then be ranked based on the total score at this point.  
At the end of Stage 2 the EP will agree which Respondents will be invited to participate in Stage 3 
workshop/interactive solution refinement dialogue (dialogue sessions). The EP will use the agreed shortlisting 
criteria of compliance, conformance, and score. 
Stage 3  
INFORMATION 
A maximum of three Respondents will be shortlisted for the next step, the workshop/interactive solution 
refinement dialogue (dialogue sessions).  The Shortlisted Respondents will be notified that they have been 
selected for the dialogue sessions and will be provided with the topics, timing, format and date.  
The dialogue sessions will be online (8 – 20 May 2025) and will follow a documented process which will allow 
for managed dialogue around set topics (informed by the evaluation processes already undertaken).  All 
OFFICIAL 
dialogue sessions will be recorded using MS Teams (one of the rules for participation).  Respondents will be 
asked not to record the sessions as the Ministry will make the recordings available on request. 
Comprehensive notes will also be taken. 
THE 
Dialogue sessions will be attended by the EP and where required, subject matter experts i.e. privacy, security, 
IT assurance, data, legal EP representatives. The external probity auditor will attend these sessions. The 
dialogue sessions will be chaired by the EP panel chair. 
UNDER 
At the end of Stage 3 the shortlisted respondents will be invited to refine their Proposal response, utilising 
the information gathered in the Interactive workshops and make any changes necessary.  
At this point the respondents will be informed of the benefit/value adjusted price that the Ministry has 
assigned their Proposal and have the opportunity to provide information if required. 
If at the end of Stage 3 workshops a respondent has been found to not be able to meet our requirements the 
Ministry reserves the right to not take that respondent any further in the evaluation process.  
RELEASED 
Stage 4 
The EP will review the refined responses individually and then will come together to consider the new pricing 
analysis to reach a consensus agreement as to the preferred respondent/supplier and the next steps 
required.  
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 19 

---

 
 
The Procurement Lead EP chair at this point will provide a recommendation report for governance approval, 
as well as preparing a negotiation plan to facilitate successful contracting phase. 
Respondents will be informed of the Ministry’s decision with the preferred supplier being invited to 
participate in negotiations with the Ministry. 
Stage 5 
1982
Negotiation with preferred supplier with the intention of agreeing an ICT Service Agreement and the initial 
statement of work (potentially a brief engagement for planning and onboarding). Stage 5 is when we will 
publish the award notice on GETS and offer the opportunity for debrief session to all respondents (successful 
and unsuccessful). 
ACT 
This process will be overseen by our independent probity advisor. 
 
 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 20 

---

 
 
Clarifications 
At any stage during evaluation the Ministry may, if required, seek clarifications from Respondents in 
relation to any aspect of their proposed solution and RFP response, or any other information 
submitted by the Respondent with its Proposal. The Ministry is not required to request the same 
clarification or information from each Respondent. 
3.3  Pre-conditions  
1982
Each Proposal must meet the following pre-conditions. We will not consider Proposals which fail to meet 
these conditions. Please use Response 2 - RFP Response Form to capture your pre-condition responses. 
ACT 
# 
Pre-conditions 
1.   Your proposed solution is a Software as a Service solution 
The solution must be offered as a SaaS (Software as a Service) exhibiting the following attributes: 
•  Accessible from the Internet. 
•  Pay as you go. 
•  Fully Managed: 
o
INFORMATION 
  Security. 
o  Monitoring 
o  Capacity. 
o  Performance. 
o  Product development. 
•
OFFICIAL 
  Scalable. 
•  Product releases, major and minor. 
•  Provides Integration via standards-based interfaces. 
THE 
[Refer Requirements: SCO-05] 
2.   You must be able to provide details of existing client(s) from the education sector of a similar, or 
larger, size and scale as the Ministry that is/are using the proposed solution. 
UNDER 
3,240,000 tests delivered annually, over two 10-day predefined testing windows (in Term 1 and 
Term 4), to 540,000 students. 
[Refer Requirements: SH045, SH026, NFR SPE-02] 
3.   The solution is already supporting multiple languages and is able to support both English and te 
reo Māori. 
[Refer Requirements: SH030, SH023, SH027, SH046, SH057] 
RELEASED 
4.   The solution is already supporting the domains of mathematics, reading, and writing. 
[Refer Requirements: SH006, SH008] 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 21 

---

 
 
# 
Pre-conditions 
5.   Ministry Item Developers/Content SMEs can create, update, review, publish and retire 
mathematics, reading, pāngarau, and pānui test 'blueprints', which specify parameters for a test 
such as time allowed, curriculum phase, curriculum strands, and whether the test is for item 
trialling purposes. 
[Refer Requirements: SH088] 
1982
6.   Students and ākonga can be assessed using either on-screen or paper-based tests. 
[Refer Requirements: SH009, SH011, SH015, SH028] 
ACT 
7.   Ministry Content SMEs can upload and manage Ministry approved content, including items (and 
testlets), prompts, rubrics, and exemplars. 
[Refer Requirements: SH065] 
8.   Automated scoring for close-ended (selected response) items in on-screen tests. 
[Refer Requirements: SH013] 
9.   Provides assistance for scoring open-ended (constructed response) items in on-screen tests. 
[Refer Requirements: SH102] 
INFORMATION 
 
3.4  Evaluation model 
Respondents must meet the pre-conditions provided in this document. 
OFFICIAL 
For all the Ministry's requirements, the Respondents must indicate if their solution meets the requirements 
by specifying the level of conformance which can be any one of the following: 
a.  Non-Conformant: The solution cannot meet the requirement. 
THE 
b.  Partially Conformant: The solution can meet some parts of the requirement, but not all. 
c.  Full – Out of the Box: The requirement is met with the default behaviour of the application. 
d.  Full – With Configuration: The ability to change the behaviour of an application via menus, screens or 
configuration files by a trained user of the application. 
UNDER 
e.  Full – With Customisation: The ability to extend the solution functionality beyond its default capability 
using an extensible framework supported by the solution.   Requires a developer or administrator trained 
in the specific framework/language. 
Respondents are required to provide support for their responses for a number of the functional and non-
functional requirements listed in this RFP. 
If a Proposal partially conforms or is non-conformant with one or more mandatory requirement(s) as 
RELEASED 
specified in the RFP Appendix 2 – Detailed Requirements – the Ministry reserves the right to eliminate that 
Proposal from further consideration.  
We will use the “two-envelope” system to conduct evaluations. Respondents must submit all financial 
information relating to price, expenses and costs in Response 5 - Pricing Schedule. 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 22 

---

 
 
As well as the “two-envelope” systems the Ministry requires Respondents to curate and provide a number of 
videos which will provide the Ministry overviews of specific areas of interest with regards to your solution.  
The videos that we require are to be no more than 5 minutes long and need to show the following: 
1.  Managing users / roles / permissions 
2.  Managing school / class / student information 
3.  Populating the item bank with questions, using a Data Loader 
1982
4.  Populating the item bank with questions, using a UI 
5.  Setting a standardised test as a Ministry representative 
6.  Preparing the test for a class of students as a School Administrator / Teacher 
ACT 
7.  Sitting a standardised test in one language as a student and include (where possible) the student using 
available assistive tools as well as any help / guidance 
8.  Sitting a standardised test in a second language as a different student and include (where possible) the 
student using available assistive tools as well as any help / guidance 
9.  Including a paper-based test 
10. Scoring tests 
11. Reporting on the results 
12. Exporting data to an external repository 
INFORMATION 
These videos will need to be sent directly to the Ministry’s secure online storage solution. Not through GETS. 
To receive the link to the secure online document storage solution the Respondent must submit Response 1 - 
Notice to Respond and Video Submission Form. The form must be sent through GETS. Once received the 
Respondents will be sent a one-time access code.  
OFFICIAL 
All Proposals that are assessed by the evaluation panel as capable of full delivery on time will be initially 
shortlisted. 
THE 
The Ministry has carried out a thorough investigation with regards to markets ability to deliver against our 
requirements. As only submissions that meet our pre-conditions and our must have requirements will 
progress through the procurement, the most significant differential that the Ministry will focus on is the 
value, both beneficial and or detrimental to the wider sector. This is represented as the weighted Value 
Premium attributes specified Evaluation Criteria section.   
UNDER 
Value Premium will form, with Pricing, the weighted criteria elements of this Procurement. 
The evaluation panel will individually review and score the Proposals and then come together to moderate 
and agree as a consensus, a small (no more than three) shortlist of Respondents that will be invited to 
participate in a series of workshop/interactive solution refinement dialogue (dialogue sessions).  
These dialogue sessions will allow the Respondent to get a better understanding of the project, the timelines 
RELEASED 
and complexities prior to the next stage of the procurement process. These sessions will also allow the 
Ministry to test some of the elements of the submission and to gain a confidence in the Respondents ability 
to deliver and operate in a manner that is in line with the Ministry. 
Following the dialogue sessions, the shortlisted Respondents will be invited to refine their initial Proposal 
taking into consideration all that has been discussed and learnt. The Ministry will inform the Respondents of 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 23 

---

 
 
any concerns or clarifications that need to be addressed. We reserve the right to not progress any participant 
that is found to be non-conformant to any of the Ministry’s requirements during the evaluation workshop 
process.  
Upon receipt of the refined submission, the Ministry’s evaluation panel will undertake a review. If any 
clarifications arise then the Ministry will document the question and provide that and details of the time 
frame for response to the relevant Respondent. 
1982
If the refined submission is different to the original response, then the weighted scores will be recalculated 
and the revised Proposal with the highest total will likely be selected as the Successful Respondent and will 
be invited to participate in negotiations with the Ministry with the intention to put in place contractual 
ACT 
documentation that will govern and facilitate the relationship between the two parties.  
The evaluation panel will assess each Proposal according to the criteria in Section 3.5 below, and then 
examine the financial information of each Proposal. The panel will assess which Proposals to shortlist based 
on their assessment and the total costs over the whole-of-life Contract.  
3.5  Evaluation criteria 
Proposals which meet all pre-conditions will be evaluated according to the following criteria. 
INFORMATION Evaluation / 
Criteria 
Weighting 
Functional Conformance (via requirements conformance statements) 
Conforming 
Non-Functional Conformance (via requirements conformance statements) 
Conforming 
OFFICIAL 
Demonstrable Conformance (via use case video recordings) 
Conforming 
Delivery Conformance 
Conforming 
THE 
Value Premium 
 
Assistance to teachers and kaiako 
40% 
Implementation approach and assurance 
20% 
UNDER 
Learner support and inclusivity 
5% 
Ongoing Ministry maintenance requirements 
5% 
Price  
30% 
Assessment Items 
For information 
RELEASED 
 
 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 24 

---

 
 
3.6  Scoring 
Rating 
Definition 
Score 
EXCELLENT 
Respondent demonstrates exceptional ability, understanding, experience 
9-10 
and skills. The Proposal identifies factors that will offer potential added 
value, or negligible detrimental impact, with supporting evidence. 
1982
GOOD 
Respondent demonstrates above average ability, understanding, 
7-8 
experience and skills. The Proposal identifies minor additional benefits, 
ACT 
or minor detrimental impact, with supporting evidence. 
ACCEPTABLE 
Respondent demonstrates the ability to meet the criteria, with 
5-6 
supporting evidence. 
RESERVATIONS 
Satisfies only a minimum of the criteria but not all. Reservations about 
3-4 
the Respondent to adequately meet the criteria. The Proposal identifies 
substantial detrimental impacts. Little supporting evidence. 
INFORMATION 
SERIOUS 
Extremely limited or no supporting evidence to meet the criteria. The 
1-2 
RESERVATIONS 
Proposal identifies major detrimental impacts. Minimum effort made to 
meet the criteria. 
UNACCEPTABLE 
Does not comply or meet the criteria at all. Insufficient information to 
0 
demonstrate the criteria. OFFICIAL 
 
THE 
3.7  Price 
If a Respondent offers a substantially lower price than other Proposals, we may make enquiries or require 
additional evidence to verify that the Respondent can meet all the Requirements and conditions of the 
Proposed Contract for the price quoted.  
UNDER 
The Ministry will focus on the value, both beneficial and or detrimental to the wider sector as well as 
considering the submitted cost estimate, as outlined in the Evaluation Criteria section. 
The score for price will be calculated using the formula: 
(Lowest Price) / (Response Price) x 100  
RELEASED 
Note: The Pricing is weighted at 30% with the remaining 70% to be applied to the Value Premium weighted 
questions.  
Note: Any claims made about price must be clear, accurate and unambiguous. Prices must include or be clear 
about Goods and Services Tax (GST). 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 25 

---

 
 
3.8  Due diligence 
The Ministry requires all Respondents to provide responses to some high-level due diligence questions. 
Shortlisted Respondents invited to participate in the Interactive Workshops will be required to provide more 
detailed information. 
All Respondents will have to initially provide details on: 
1982
Company Background and History 
a.  What is the legal name of your company, and when and where was it established? 
ACT 
b.  What is your company's ownership structure? If the company is part of a group, please provide details of 
the parent company and any subsidiaries. 
c.  Provide a brief history of your company’s operations and any key milestones (no more than two pages). 
Financial Information and Stability 
d.  What is the company’s current financial position (e.g., assets, liabilities, equity)? 
e.  Are there any financial issues, such as bankruptcy, insolvency, or ongoing litigation? 
INFORMATION 
Legal and Compliance 
f.  Are there any current or past legal proceedings involving the company? If so, what is the status? 
Corporate Governance 
g.  It is important to identify any conflicts of interest between the Ministry and your company. Are there any 
OFFICIAL 
conflicts of interest within the company’s leadership team or board members? 
h.  What internal controls and risk management systems are in place to ensure compliance and operational 
integrity? 
THE 
Risk Management and Insurance 
i.  What types of insurance coverage does the company hold (e.g., liability, property, professional 
indemnity)? 
UNDER 
j.  Have there been any significant insurance claims made in the past 5 years? 
Intellectual Property 
k.  Confirm that the company has the rights to sell the Ministry the solution provided in their Proposal 
submission. 
l.  Has the company been involved in any violations of intellectual property rights or contractual obligations? 
RELEASED 
m. Are there any ongoing or potential IP-related disputes or challenges? 
Future Plans and Strategy 
n.  What are the company’s strategic goals and plans for the next 3-5 years? (no more than two pages) 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 26 

---

 
 
SECTION 4:  Pricing information 
4.1  Pricing information provided by Respondents 
a.  Respondents must use the Response 5 - Pricing Schedule provided. 
b.  The Pricing Schedule must show a breakdown of all costs, fees, expenses and charges (including any 1982
subcontractors that are being used). It must also clearly state the total Contract price exclusive of GST. 
The total Contract price, must include, implementation, ongoing recuring or pay as you go costs. 
ACT 
c.  Where the price is based on fee rates, specify all rates, either hourly or daily or both as required. 
d.  Respondents must show how they will manage risks and contingencies related to the delivery of the 
Requirements. 
e.  Respondents must document all assumptions and dependencies that affect its pricing and/or the total 
cost to us.  In other words, if the Respondent would expect us to pay more than the quoted price or 
estimate if assumptions or dependencies are not satisfied, the Respondent must call out those 
assumptions and dependencies. 
INFORMATION 
f.  Respondents must provide prices in NZ$. Unless otherwise agreed, we will arrange contractual 
payments in NZ$.  
g.  Respondents may submit a pricing approach that is different to the Pricing Schedule, however, the 
Respondent must also submit a Pricing Schedule that conforms. 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 27 

---

 
 
SECTION 5:  Our Proposed Contract 
5.1  Proposed Contract 
The Proposed Contract that we intend to use for this procurement is attached to this RFP (via GETS). Please 
refer to Appendix 4 - Services (ICT) Agreement Cloud RFP. The Ministry does not require any Respondents to 
provide a mark of the contract in their initial Response submission. 
1982
The Respondents invited to participate in the dialogue sessions will be required to provide a mark-up of the 
attached Contract and provide any other contractual documentation that they want to negotiate.  
ACT 
For the Respondents required to provide a marked-up contract, in submitting your Proposal, you must let us 
know if you wish to question or negotiate any of the terms or conditions in the Proposed Contract or wish to 
negotiate new terms or conditions. 
The Response 2 - RFP Response Form contains a section for you to state your position. If you do not state your 
position, you will be deemed to have accepted the terms and conditions in the Proposed Contract in full.   
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 28 

---

SECTION 6:  RFP Terms 
View the current RFP Terms 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 Request for Proposal Standardised Assessment and Aromatawai Tool – March 2025Page 
 29 

---

Document 1a
Assessment & Aromatawai Tool Project Glossary 
This document provides the acronyms and key business definitions relevant to the Assessment & 
Aromatawai Tool project. 
1982
Acronyms 
ACT 
System 
Description 
ADKAR 
Awareness, Desire, Knowledge, Ability, and Reinforcement. 
AfL 
Assessment for Learning 
AI 
Artificial Intelligence 
INFORMATION 
AIG 
Automated Item Generation 
API 
Application Programming Interface 
BAU 
Business As Usual 
CACP 
Curriculum and Assessment Change Programme 
OFFICIAL 
CAPEX 
Capital Expenditure 
CASE 
(IMS) Competencies and Academic Standards Exchange 
THE 
CAST 
Computer Adaptive Sequential Testing 
CAT 
Computer Adaptive Testing 
COTS 
Commercial Off The Shelf 
UNDER 
CSF 
Critical Success Factor 
CSO 
Consulting Services Order 
DI4OL 
Digital Identity for Online Learning 
DPSB 
Digital Public Service Branch 
RELEASED 
e-asTTle
electronic assessment Tool for Teaching and learning 
EDW 
Education Data Warehouse 
ENROL 
Electronic Enrolment Management system 

---

  
ESDDS 
Education System Digital Data Strategy 
ESL 
Education Sector Logon  
FIRST 
Funding Information Regulatory System Technology 
GCDO 
Government Chief Digital Officer 
1982
GST 
Goods and Services Tax 
IAM 
Identity and Access Management 
ACT 
IBC 
Indicative Business Case 
ICT 
Information and Communications Technology 
ILM 
Investment Logic Mapping 
IMS CASE 
Instructional Management System Competencies and Academic Standards Exchange 
IQA 
Independent Quality Assurance 
INFORMATION 
IRT 
Item Response Theory 
IT 
Information Technology 
MDF 
Ministry Delivery Framework 
MOE 
Ministry of Education 
OFFICIAL 
NAPLAN 
National Assessment Program – Literacy and Numeracy (Australian) 
THE 
NCEA 
National Certificate of Educational Achievement 
NPC 
Net Present Cost 
NSN 
National Student Number 
UNDER 
NZC 
New Zealand Curriculum taught in English medium schools 
NZQA 
New Zealand Qualifications Authority 
ODH 
Operational Data Hub 
OPEX 
Operating Expenditure 
OTJ 
Overall Teacher Judgement 
RELEASED 
PaCT 
Progress and Consistency tool 
PAT 
Progressive Achievement Test 
PGB 
Programme Governance Board 
Glossary 
In Confidence 
Page 2 of 13 

---

  
PIA 
Privacy Impact Assessment 
PLD 
Professional Learning and Development 
PMO 
Programme Management Office 
Respondent 
A company, organisation or individual that submits a proposal to provide the 
standardised assessment and aromatawai tool to the Ministry. 
1982
Responses 
The information, documents or other artefacts that the Respondent submit in 
response to the Ministry’s RFP 
ACT 
RFI 
Request for Information 
RFP 
Request for Proposal 
RFx 
Request for Quote, Request of Information and/or Request for Proposal  
ROI 
Registration of Interest 
RPA 
Risk Profile Assessment 
INFORMATION 
SaaS 
Software as a Service 
SAC 
Special Assessment Conditions 
SIF 
System Interoperability Framework 
SMS 
Student Management System 
OFFICIAL 
SOW 
Statement of Work 
SRO 
Senior Responsible Owner 
THE 
SSBC 
Single Stage Business Case 
STAR 
Supplementary Test of Achievement in Reading 
UNDER 
TMoA 
Te Marautanga o Aotearoa 
TQA 
Technical Quality Assurance 
TWA 
Te Waharoa Ararau 
WoLC 
Whole of Life Costing 
Table 1. Acronym Glossary 
RELEASED 
 
 
 
Glossary 
In Confidence 
Page 3 of 13 

---

  
Business Definitions 
System 
Description 
Adaptive testing 
Series of ‘mini tests’ designed to adjust level of difficulty 
based on the responses provided to match the 
knowledge and ability of a test taker. 
1982
Aligned with the national curricula 
In the context of reporting, alignment to the national 
curricula means that reporting, clear feedback, and next 
steps on learner | mokopuna progress uses the same 
ACT 
language and key concepts (e.g., phases | tūārere, 
Years, progressions, and wāhanga ako) as the national 
curricula. 
Application Programming Interface (API) 
Documented way of how one system can talk to 
another system in a well-defined manner. 
Aromatawai 
Aromatawai focusses on the ākonga, what they can do, 
their learning journey and experiences, the relationship 
between kaiako and ākonga, and how that information 
INFORMATION 
can support learning, instantly, and over time. This 
investment proposal is an opportunity to support 
aromatawai as defined in Te Puāwaitanga Harakeke, 
tīrewa ako and the redesigned Te Marautanga o 
Aotearoa. Assessment informs portion of aromatawai. 
Artificial Intelligence 
A wide-ranging
OFFICIAL  branch of computer science concerned 
with building smart machines capable of performing 
tasks that typically require human intelligence. 
THE 
Assessment for Learning 
The process of collecting and interpreting evidence for 
use by teachers and students to decide where they are 
in their learning, where they need to go, and how best 
to get there. 
UNDER 
Assessment item & prompt bank 
A repository of test questions (Items) and prompts, and 
any information pertaining to those items and prompts. 
Assessment item 
Individual test questions – Items and any information 
(metadata) pertaining to those items – stored in an 
assessment item bank. 
Assessment of Learning 
Typically administered at the end of a unit or grading 
RELEASED 
period and evaluate a student’s understanding by 
comparing his/her achievement against a class, region, 
or nationwide benchmark or standard. 
Assessment prompt 
A statement, question or visual stimuli that serve to 
inspire students writing, whilst also providing a context, 
theme, or subject matter for which they need to base 
Glossary 
In Confidence 
Page 4 of 13 

---

  
their responses on. An example of a Writing prompt 
would be: Think of a time when you did something 
special with your friends. Followed by the item stem, 
write to recount that time. 
Automated Item Generation (AIG) 
AIG is a process based on cognitive theory whereby 
complex templates (including cognitive and item) are 
leveraged by specialised computer algorithms to quickly 
1982
create large volumes of candidate assessment items, 
which must then be reviewed before being added to an 
assessment item bank.  The variety of assessment items 
ACT 
produced is based on the stimuli and templates 
provided. 
Automated marking 
The use of automated marking systems, which can score 
students work based on predefined criteria and 
algorithms. A common use of this technology at its 
simplest form is for closed-form (selected response) 
questions such as multiple-choice, true/false, or fill-in-
the-blanks. These question types have definitive 
answers, making them suitable for automated marking. 
INFORMATION 
Bicultural  
When Māori language, knowledge, and culture is 
(in relation to Te Mātaiaho) 
protected and enhanced as a part of our mutual 
obligations to and through Te Tiriti o Waitangi. The 
enactment of this obligation ensures that Māori will 
achieve success as Māori and that the identities, 
languages, and cultures of all those that call Aotearoa 
OFFICIAL 
New Zealand their home, are embraced through a 
collective sense of nationhood.  
THE 
Bi-cultural framework 
Frameworks for bicultural education. 
Blueprint 
A detailed plan that outlines the structure, content, 
distribution of questions, and the time allocated for an 
assessment to ensure it aligns with learning objectives 
UNDER 
and covers the necessary content areas and cognitive 
levels. 
Charter school 
Another type of state-funded school, providing 
educators and parents with more choice. 
Close-ended item 
Open-ended items, otherwise known as selected-
response items, are assessment items which force 
RELEASED 
students to select a response from those the item 
makes available. For example, multi-choice, true/false, 
matching, etc. 
Commercial-off-the-shelf (COTS) 
A COTS product (software and/or hardware) is 
commercially made, and readily available for sale, lease, 
or license to the public. 
Glossary 
In Confidence 
Page 5 of 13 

---

  
(Computer) Adaptive Testing (CAT) 
A type of assessment where the items adapt to the 
knowledge and ability of the individual test-taker during 
the test. 
Computer Adaptive Sequential Testing 
Computer adaptive sequential testing (CAST) is a type of 
(CAST) 
computer adaptive testing that uses pre-defined groups 
of items of different difficulties called mini-tests (rather 
1982
than operating at the level of individual items as in CAT 
(tests); the test-taker is presented with a series of ‘mini-
tests’ which adjust in difficulty based on their responses 
ACT 
to the previous mini-test, in order to match the 
knowledge and ability of a test taker. 
Note: this is what is currently implemented by e-asTTle. 
Configured software 
To use pre-existing, built-in, tools and configuration 
options in the application to meet specific requirements 
without modifying the codebase of an existing software 
application to meet the needs of the business or user.  
Generally, this is simpler and less costly as it relies on 
using the software’s pre-existing features and settings. 
INFORMATION 
Content 
Collectively used to refer to the items in the assessment 
item banks as well as the prompts, rubrics, and 
exemplars associated with writing and tuhituhi 
assessment. 
Continuous assessment 
Continuous assessment will often include some form of 
OFFICIAL 
formative assessment covering the range of informal 
diagnostic tests a teacher can use to assist the process 
of learning by their students. Could be on a weekly 
THE  basis. 
Core student 
Refers to a set of attributes about a student | ākonga 
that is managed by the Ministry source of truth and 
cannot be altered within the solution.   
UNDER 
Attributes for a learner include, ID (NSN), name, email, 
gender, ethnicity, Year level, language, accessibility 
needs, enrolment info (status and school), and time in 
te reo Māori immersion. 
Any change to core student information must occur at 
the source and be refreshed by School Administrators. 
RELEASED 
Curricula Framework Repository 
A Curricula Framework Repository is a technology 
solution which stores and provides a readily 
consumable digitally codified version national curricula 
structure, which complies with the IMS CASE 
specification. 
Glossary 
In Confidence 
Page 6 of 13 

---

  
Customised software 
To modify the codebase (programs, class files, scripts) of 
an existing software application so that it meets specific 
requirements (i.e., new features, change to its current 
behaviour, integrate with other applications, etc.) of the 
business.  Customisation typically requires specialised 
development and understanding of the software’s 
architecture, is typically complex, and not only is costly 
1982
to implement, often increases the ongoing cost and 
complexity of maintenance during the life of the 
software. 
ACT 
Digital Identity 4 Online Learning (DI4OL) 
DI4OL is an identity broker managed by the Ministry, 
providing students with safe and secure access to online 
education-related services. 
Domain 
That portion of the total universe of subject matter that 
is being tested, and for which inferences can therefore 
be made. In this SSBC we include reading, writing, 
maths, pānui, pāngarau and tuhituhi as domains. 
e-asTTle 
Free online tool provided by the Ministry for teachers | 
INFORMATION 
kaiako to measure progress and achievement in 
reading, writing and mathematics; pānui, tuhituhi and 
pāngarau. 
Education Data Warehouse (EDW) 
EDW is a modern, fit for purpose, data warehouse 
specifically built for analytics and reporting, populated 
OFFICIAL 
with data from source systems within the Ministry and 
from across the Sector, creating a unified data model 
for all education sector data that facilitates cross-source 
THE  analytics. 
Education Sector Logon (ESL) 
ESL is the identity management, authentication, and 
authorisation solution for the staff in the sector to 
access education sector applications. 
UNDER 
ENROL 
ENROL is an online system that is used to monitor the 
enrolment history of each student in New Zealand. All 
schools are required to use this system, and users have 
an obligation to maintain this system on behalf of their 
school. ENROL is the source of truth for student 
identification and enrolment information. Student 
identifying information maintained in ENROL includes 
RELEASED 
student National School Number (NSN), which is 
retrieved from the National Student Index; ENROL also 
sources school information from FIRST. 
Exemplar 
An example of student work annotated to illustrate 
learning, achievement, and quality in relation to the 
levels described in the relevant national curriculum 
statement. Each exemplar highlights significant features 
Glossary 
In Confidence 
Page 7 of 13 

---

  
of that work and important aspects of students’ 
learning. 
Funding Information Regulatory System 
FIRST is the source of truth for information on schools, 
Technology (FIRST) 
kura, and communities of learning. It is managed by the 
Ministry. 
Formative assessment 
A range of formal and informal assessment procedures 1982
conducted by teachers | kaiako during the learning 
process to inform and allow modification of teaching 
and learning activities to improve student attainment. 
ACT 
Group 
When group is used regarding learner information it 
refers to the membership of the Learner | Mokopuna 
within a class or similar concept.    
High stakes testing 
A high-stakes test is a test with important consequences 
for the test taker. It usually involves credentialling 
/certification. 
Identity and Access Management (IAM) 
A security and business discipline that enables the right 
INFORMATION 
individuals to access the right resources at the right 
times and for the right reasons. 
Inclusive 
Having each student | ākonga in mind and their right to 
(in relation to Te Mātaiaho) 
belong and thrive through high quality learning 
experiences. 
OFFICIAL 
Intellectual Property – Content 
Intellectual Property – Content refers to the assessment 
items, prompts, rubrics, exemplars provided by the 
Ministry and entered into the solution. 
THE 
Intellectual Property - Information 
Intellectual Property – Information refers to all the 
information stored in the system such as but not limited 
to  
•  School | kura  
UNDER 
•  Student | ākonga 
•  Teacher | kaiako 
•  Configuration information 
•  Assessment results 
Item Response Theory (IRT) 
IRT is a psychometric theory used to analyse responses 
RELEASED 
to tests with the goal of improving measurement 
accuracy and reliability of test scores. IRT models the 
response of each test-taker of a given ability to each 
item in the test, considering the number of questions 
answered correctly and the difficulty of the question. 
Glossary 
In Confidence 
Page 8 of 13 

---

  
Iterative delivery 
Iterative development techniques plan, develop, and 
implement project functionality in small chunks (or 
iterations).  
Linear Testing 
A type of assessment where the items in a test are 
‘fixed’ – the items will not change or update once the 
candidate starts taking the test. This is the opposite of 1982
adaptive testing, where the items adapt to the 
knowledge and ability of the individual test-taker during 
the test. 
ACT 
Logit 
A "logit" is a unit in Item Response Theory (IRT) used to 
measure test item difficulty and test-taker ability on a 
common scale. Derived from the logistic function, it 
represents the natural logarithm of the odds of a 
correct response. This transformation to a linear scale 
simplifies data analysis and interpretation, enabling 
precise measurement and comparison of test items and 
abilities. 
Low stakes testing 
A crucial form of assessment that supports the student’s 
INFORMATION 
learning journey and informs tailored teaching 
interventions, can also be called ‘formative’ assessment. 
It is to inform the teacher, parent, student, and other 
key stakeholders on how to best support the student to 
unlock their full potential and tackle any learning gaps. 
This is not to be considered an exam which is 
OFFICIAL 
summative / high stakes testing e.g., Australia’s NAPLAN 
and NCEA exams. 
THE 
Mātauranga Māori 
Māori knowledge. The body of knowledge originating 
from Māori ancestors, including the Māori worldview 
and perspectives, Māori creativity and tikanga. 
National Curriculum 
Term to describe both New Zealand Curriculum and Te 
Marautanga o Aotearoa. 
UNDER 
NCEA Co-requisite 
All learners need to achieve a one-off 20-credit co-
requisite specific to te reo matatini or literacy and 
pāngarau or numeracy skills to be awarded any level of 
NCEA 
Open-ended item 
Open-ended items, otherwise known as constructed-
RELEASED 
response items, are assessment items which force 
students to construct their own response. For short 
answer, inline, etc. This also includes essays. 
Pāngarau 
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that 
focuses on the delivery of maths. 
Glossary 
In Confidence 
Page 9 of 13 

---

  
Pānui 
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that 
focuses on the delivery of reading. 
PRINCE2 
A structured project management method and 
practitioner certification programme. 
Procurement 
The process to follow in identifying the most 
1982
appropriate supplier for the assessment and 
aromatawai tool.  It includes identifying technology 
needs, conducting market research, selecting suppliers, 
negotiating contracts, and managing the lifecycle of th
ACT e 
assets. 
Progressions 
Learning area progress outcomes which show progress 
steps for the phases of learning. 
Progressive Achievement Tests (PAT) 
A suite of standardised tools that were developed by 
NZCER, specifically for students in Years 3 to 10. These 
assessments have been developed for use in Aotearoa 
New Zealand English-medium contexts and are available 
in online, paper-based and computer adaptive formats. 
INFORMATION 
Prompt 
A statement, question or visual stimuli that serves to 
inspire student | ākonga writing while also providing a 
context, theme or subject matter on which they need to 
base their responses. 
OFFICIAL 
Psychometric measurement 
A field of study that involves the objective 
measurement of latent constructs that cannot be 
directly observed such as educational achievement. 
THE  Psychometric measurement is concerned with how 
accurately knowledge, abilities, attitudes, and beliefs 
can be measured. 
Realm schools 
Schools in Cook Islands, Niue, Tokelau. 
UNDER 
Reliable 
Reliability refers to the consistency of the results we 
obtain from assessment and in aromatawai. This may 
mean: 
•  Consistency across time—would the results have 
been the same if the test or assessment had taken 
place on another day, or at another time? 
•
RELEASED 
  Consistency across tasks—would the result have 
been the same if other tasks had been chosen to 
assess the learning? 
•  Consistency across markers—would the results have 
been similar if another marker had scored the 
assessment? 
Glossary 
In Confidence 
Page 10 of 13 

---

  
Teacher | kaiako or student | ākonga 
Reports that are specific to the school or student | 
mokopuna Reports 
ākonga at the school that is not individually comparable 
with other schools   
Rubric 
An explicit set of criteria used for assessing a particular 
type of work or performance. 
1982
School Management System (SMS) 
A School Management Systems, also known as a 
Student Information System (SIS), is an integrated set of 
components used by an education or training provider 
that together: are the education provider's system of 
ACT 
record for core student management processes and 
data (e.g. student membership of classes, teachers 
allocated to classes and therefore students, etc.); 
enable required Government reporting and data 
collection; are able to exchange core student data with 
other systems; and provide necessary functional 
components for operating the education or training 
provider.  
There are currently seven School Management Systems 
INFORMATION 
in use within the New Zealand education sector. 
Selection effects 
Bias introduced by the selection of individuals, groups, 
or data for analysis in such a way that proper 
randomization is not achieved, thereby ensuring that 
the sample obtained is not representative of the 
population intended to be analysed. 
OFFICIAL 
Special Assessment Conditions 
Special assessment conditions give students with 
particular learning needs access to the conditions they 
THE  need to help them complete formal assessments. 
Standardised assessment 
An assessment that has been designed so that the 
questions, conditions for administering, scoring 
procedures, and interpretations are consistent and are 
UNDER 
administered and scored in a predetermined, standard 
manner i.e., the assessment can be used by anyone, 
anywhere, at any time, and the results will be 
comparable. 
Summative assessment 
A range of formal ‘standardised’ assessment procedures 
conducted to gain information of student at a room, 
school, region, and national level. This not only 
RELEASED 
measures student progress, with the results informing 
and allowing for modification of teaching and learning 
activities to improve student|ākonga attainment, it also 
measures national level achievement levels. 
System-level Reporting 
Ministry reporting at an aggregate level (that does not 
expose individual student | ākonga information) that 
Glossary 
In Confidence 
Page 11 of 13 

---

  
informs the future direction of the system via data and 
insights within the Ministry EDW.  
Tāhūrangi 
Digital home for curriculum content, teaching 
resources, and news. 
Te Puāwaitanga Harakeke 
The Ministry’s refreshed position paper and strategy on 
Aromatawai, dated 2023. 
1982
Te Marautanga o Aotearoa 
Curriculum used to design teaching and learning 
programmes in and through te reo Māori and reflects a 
ACT 
te ao Māori view. 
Te Reo Matatini 
Māori medium education setting te reo Māori. 
Te Reo Māori  
A Wāhanga Ako within Te Marautanga o Aotearoa that 
focuses on the delivery of the te reo Māori language 
and its domains (including pānui and tuhituhi, reading 
and writing domains). 
Te Rito 
Te Rito is the Ministry’s learner data repository. The 
INFORMATION 
objective of Te Rito is to ensure that data about 
students is accurate, timely and available to support the 
student as they transition through early childhood, 
schooling, and into tertiary education 
Te Waharoa Ararau (TWA) 
An online tool to capture student progress and 
achievement through the recording of Overall Teacher 
OFFICIAL 
Judgements (OTJ) with aromatawai gathered from a 
range of sources. 
THE 
Test Blueprint 
Test 'blueprints' are a set of parameters (i.e., time 
allowed, curriculum phase, curriculum strands, whether 
the test is for item trialling purposes, etc.), which an 
assessment tool solution can use to automatically 
generate a test by algorithmically selecting items (and 
UNDER 
testlets) from the solution's item banks which satisfy 
the 'blueprint'. 
Testlet 
A group of test items administered together, which 
share a common topic or stimulus. 
The New Zealand Curriculum 
Curriculum that is taught in all English medium settings. 
RELEASED 
Tikanga 
Māori customary values, practices or behaviours.  To act 
in accordance with tikanga is to behave in a way that is 
culturally proper and appropriate. 
Tūārere 
Describes the knowledge and teaching and learning foci 
that sit across all the wāhanga ako for each phase. 
Glossary 
In Confidence 
Page 12 of 13 

---

  
Tuhituhi 
Writing domain within Te Marautanga o Aotearoa. 
Validity 
Put simply, validity is how well the inferences we make 
or actions we take on the basis of an assessment result 
can be justified (Darr, 2005). 
In the context of Aromatawai, validity speaks to 
authenticity and credibility – whether the aromatawai 1982
task or approach authentically capture what is intended. 
Because of the link between ako and aromatawai, 
authenticity begins with the learning experience. 
ACT 
Wāhanga Ako 
The areas of knowledge and understanding covered, the 
skills and learner dispositions to be developed, and the 
levels of knowledge, skills and understandings to be 
achieved by ākonga throughout their years of schooling. 
Table 1 Business Definitions 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Glossary 
In Confidence 
Page 13 of 13 

---

Document 1b
1982
ACT 
AAT Detailed Functional and Non-Functional 
Requirements 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
1 

---

link to page 45
   
 
 
 
A&A Tool Detail-Level Requirements  
Purpose 
The purpose of this document is to describe the functional and non-functional requirements that the new 
1982
AAT (Assessment & Aromatawai Tool) needs to provide. The functional and non-functional requirements 
are supplied to prospective providers who will evaluate their solution against the requirements described in 
this document.  
ACT 
Requirements  
Prioritisation (MoSCoW) 
The MoSCoW prioritisation method is used to understand the importance of a requirement to a 
stakeholder and its importance to the project’s objectives and outcomes.   
 
Name 
Meaning 
INFORMATION 
Must 
All the requirements that are necessary for the successful 
completion of the project  
Should 
Requirements that are important for project completion but not 
necessary 
Could 
Requirements that are good to have a much smaller impact when 
left out of the project 
OFFICIAL 
Wont  
All the requirements that have been recognised as not a priority for 
the project timeframe.  
THE 
Use Cases 
Use cases is a system analysis method the project team is using to identify, clarify and organise the 
requirements for the AAT.  Use cases explain how users interact with a system and are developed during 
the detailed requirements phase of a project.   
UNDER 
The diagram Figure 1 - AAT Use Case Model presents the Use Case Model for the AAT and describes the: 
•  Actors (or users) – people that will interact with the Tool 
•  System – the system boundary and functionality within the project scope for the Tool 
•  Goal – the purpose or objective the users will reach, using the Tool 
RELEASED 
Page | 2 
 

---

   
 
 
 
The following diagram depicts the AAT Use Cases and stakeholders involved in using the solution. 
 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
  
Figure 1 - AAT Use Case Model 
RELEASED 
 
 
Page | 3 
 

---

   
 
 
 
 
ID 
Use Case 
Description 
UC01  Manage 
For the system to assign and report on test results for student | ākonga, it is 
Student & 
necessary for teachers | kaiako and school administrators to be able to enter, 
Class/Group 
view, update student | ākonga and class/group information.  School 
Information 
administrators are also able to delete student | ākonga and classes/groups from 
the system. 
1982
 
Note: The Assessment & Aromatawai Tool shall only contain the student, class, 
and group information necessary to carry out assessment and aromatawai. 
ACT 
 
UC02  Manage 
For the system to correctly partition users and grant them the necessary 
School 
permissions, it is necessary for school administrators to be able to view and 
Information 
update schools, organisation, and communities of learning/kāhui ako 
information. 
 
Note: The Assessment & Aromatawai Tool shall only contain the school 
information necessary to carry out assessment and aromatawai. 
UC03  Manage 
Teachers | kaiako, school administrators may create, and delete tests, to 
Tests 
maintain a set of appropriate tests to administer to students | ākonga and keep a 
INFORMATION 
(Create, 
record of tests which have been administered. 
maintain) 
 
UC04  Administer 
Administration of tests includes the assignment of tests to students | ākonga, in 
Tests (Assign,  either on-screen or paper-based format, and the scoring of tests that have been 
OFFICIAL 
score) 
completed; this is performed by teachers | kaiako. 
 
THE 
UC05  Sit Test 
Once a test has been assigned to a student | ākonga in either on-screen or 
paper-based format, the student | ākonga may select and proceed to sit the test 
 
and answer the presented questions. 
UC06  View 
A primary purpose of assessment and aromatawai is to produce clear and concise 
Reporting 
information on the progress and achievement of students | ākonga and student | 
UNDER 
Information 
ākonga groups. Teachers | Kaiako may view various reports at an individual, 
class/group, and school level; they may also download student | ākonga test 
 
result information to then import, or manually enter, into their school 
management system. 
As a student | ākonga, it is possible to view various reports regarding their 
individual progress and achievement. 
RELEASED  System-level reporting will not be provided by the AAT, instead aggregated 
progress and achievement information will be transferred to the Education Data 
Warehouse (EDW), allowing the Ministry to analyse and report on system-level 
information from the EDW. 
UC07  Manage 
Ministry Content SMEs can create, update, and delete curriculum progression 
Content 
information (e.g., curriculum levels, learning strands, and achievement 
objectives). 
Page | 4 
 

---

   
 
 
 
ID 
Use Case 
Description 
 
Ministry Content SMEs can create, update, and delete content, including item 
(and testlets), prompts, rubrics, and exemplars. This includes the content itself, 
as well as its associated metadata (e.g., assigned difficulty, or alignment to 
curriculum progressions, etc.). 
UC08  System Level  Student progress and achievement information, including assessment results, is 1982
Reporting & 
transmitted to the Ministry EDW in an automated fashion for system level 
Archive 
reporting and to support legal and records management requirements. 
 Information will be aggregated not exposing individual student | ākonga 
ACT 
information then analysed to produce system-level reporting for Te Poutāhū 
Managers and Ministry SMEs (from the Education Data Warehouse). 
UC09  Share 
Teachers | kaiako can facilitate the transmission of student progress and 
Student 
achievement information, including assessment results, to School Management 
Progress  
Systems in an agreed fashion, so that schools can use this information to inform 
their reporting to parents and fulfill their obligatory reporting requirements. 
UC10  System Level  Ministry administrators can configure system level features and manage Ministry 
and Ministry 
users, roles and permissions.  
User 
Note: Ministry Administrator cannot change school configurations unless
INFORMATION   
Management  authorised to do so by the respective school as part of a support call.  
Table 1 - Use Case Descriptions 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Page | 5 
 

---

link to page 44 link to page 44
 
 
 
Functional Requirements  
The following table details the functional requirement for the AAT solution.  
ID:  
 
 
The reference number of the requirement. 
Stakeholder Group: 
The group the requirement was derived or addresses. 
Short Name: 
 
A short description of the requirement.  
Priority: 
 
MoSCoW rating (refer page 2 for a description of the MoSCoW).  
1982
Use Case ID: 
 
The Use Case ID that this requirement belongs to (refer page 2 for a description of the use cases). 
Related REQ ID: 
The reference of the high-Level requirements this requirement is related to. 
ACT 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH001  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako Maintain 
Teachers | kaiako or school administrators can create, view, and update group (e.g. class membership) 
Must 
UC1 
Class and Group information   information and update student | ākonga assessment information but cannot update core student | 
 
ākonga information received from the Ministry. 
SH002  Teachers | kaiako 
Student | ākonga 
Core student | ākonga information includes: ID (NSN), name, email, gender, ethnicity, Year level, 
Must 
UC1 
information  
language, accessibility needs, enrolment info (status and school), and time in te reo Māori immersion. 
 
Note: The solution will only receive information it has valid reason to use and will align with the 
INFORMATION 
Principles within the Privacy Act 2020.   
SH003  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako or school 
Teachers | kaiako or school administrators can update core student | ākonga information for a school 
Must 
UC1 
administrators can update 
by triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for student information. 
core student | ākonga 
information for a school by 
triggering a refresh of data 
OFFICIAL 
from the Ministry source of 
truth for learner information. 
SH004  Teachers | kaiako 
Automated refresh of 
The solution regularly retrieves updated core student | ākonga information for all schools in an 
Must 
UC1 
THE 
student | ākonga information  automated fashion by triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for student 
information at agreed intervals. 
SH005  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako receives 
The solution is able to receive student | ākonga information and group (e.g. class membership) 
Must 
UC1 
student | ākonga, class and 
information from School Management Systems in an agreed fashion (either .ast file import by a teacher 
group information from SMS 
| kaiako, school administrator, Ministry administrator or via API), so that the administrative burden for 
UNDER 
teacher | Kaiako and administrators is reduced. 
SH006  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako create 
Teachers | kaiako and school administrators can create mathematics, reading, pāngarau, and pānui 
Must 
UC3 
tests from blueprint 
tests by selecting an appropriate existing test 'blueprint' of parameters (i.e., time allowed, curriculum 
year, curriculum strands, etc.), which the solution then uses to automatically generate a test by 
selecting items (and testlets) from the solution's item banks which satisfy the 'blueprint'. 
SH007  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako create 
Teachers | kaiako and school administrators can create adaptive mathematics, reading, pāngarau, and 
Must 
UC3 
adaptive tests 
pānui tests selecting an appropriate existing test 'blueprint' of parameters (i.e., time allowed, 
 
curriculum year, curriculum strands) which the solution then uses to automatically generate an adaptive 
RELEASED 
test by selecting items (and testlets) from the solution's item banks which satisfy the 'blueprint'. 
SH008  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako create 
Teachers | kaiako and school administrators can create writing and tuhituhi tests by selecting a single 
Must 
UC3 
writing and tuhituhi tests 
prompt from the solution's item banks and specifying administrative settings (e.g., time allowed). 
SH086  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako cannot 
Teachers | kaiako and school administrators cannot modify the content of tests. 
Must 
UC3 
modify content. 
SH084  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako can delete 
Teachers | kaiako and school administrators can delete a test, if the test is not currently assigned and 
Must 
UC3 
a test 
has not been previously sat by any individual or class/group of students | ākonga. 
 
 
6 

---

   
 
 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH009  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako assign test 
Teachers | kaiako can assign a test to an individual or class/group of students | ākonga, in either on-
Must 
UC4 
within defined window 
screen or paper-based format, within a predefined testing window defined by the Ministry. 
SH010  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako assigns an 
Teachers | kaiako can assign an adaptive test to an individual or a group of students | ākonga, in on-
Must 
UC4 
adaptive test within defined 
screen format only, within a predefined testing window defined by the Ministry. 
window.  
SH011  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako assigns 
Teachers | kaiako can assign a test to an individual or group (e.g. class membership) of students | 
Should 
UC4 
1982
test outside of defined 
ākonga, in either on-screen or paper-based format, outside of any predefined testing windows defined 
window. 
by the Ministry. 
 
Note: The Ministry is asking for two assessments a year but requires the flexibility for additional  ACT 
assessments.  
SH012  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako scores on-
Teachers | kaiako can score on-screen tests and record the scores in the solution. 
Must 
UC4 
screen tests. 
SH013  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako scores on-
Teachers | kaiako can score on-screen mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests with the 
Must 
UC4 
screen close-ended tests with  assistance of automated marking for close-ended (selected-response) items. 
assistance of automation. 
SH102  Teachers | kaiako 
Teacher scores on-screen 
Teachers | kaiako can score on-screen mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests with the 
Must 
UC4 
open-ended tests with 
assistance of automated marking for open-ended (constructed-response) items. 
assistance of automation 
INFORMATION 
SH014  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako score on-
Teachers | kaiako can score on-screen writing and tuhituhi tests with the assistance of automated 
Must 
UC4 
screen screen writing and 
marking. 
tuhituhi tests with assistance 
of automation. 
SH015  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako score 
Teachers | kaiako can score paper-based tests and record the scores in the solution. 
Must 
UC4 
paper-based tests. 
SH016  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako upload 
Teachers | kaiako can upload a digital scan of paper-based tests into the tool. 
Should 
UC4 
OFFICIAL 
scan of paper test.  
SH017  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako view 
Teachers | kaiako can view and download reports that provide information about how individuals and 
Must 
UC6 
reports on a per-item basis. 
groups of students | ākonga scored on a test, including on a per-item basis, aligned to the national 
THE 
curricula. 
SH018  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako view 
Teachers | kaiako can view and download reports on the progress over time of individuals and group 
Must 
UC6 
reports over time. 
(e.g. class membership) of students | ākonga at their school, aligned to the national curricula. 
SH019  Teachers | kaiako 
Teacher view reports that 
Teachers | kaiako can view and download reports on individuals and group (e.g. class membership) of 
Must 
UC6 
include feedback and next 
students | ākonga at their school that include feedback and next steps regarding specific areas for 
UNDER 
steps.  
further learning in the curricula, including links to relevant teaching and learning resources on 
Tāhūrangi. 
SH100  Teachers | kaiako 
Tāhūrangi links can be used 
Teachers | kaiako and students | ākonga can use the links to relevant teaching and learning resources 
Must 
UC6 
from reports 
on Tāhūrangi contained in reports to view these resources on Tāhūrangi. 
SH020  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako view 
Teachers | kaiako can view and download reports that provide information about how well each 
Must 
UC6 
reports against curriculum 
student | ākonga or group (e.g. class membership) at their school is doing in relation to expected 
curriculum progress. 
SH021  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako view 
Teachers | kaiako can view reports that provide information about how well a student | ākonga or 
Should 
UC6 
RELEASED 
report on cohorts. 
class/group at their school is progressing compared to the progress of equivalent population cohorts 
such as year, gender, ethnicity, English as a second language, and equity index. 
SH022  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako can add a 
Teachers | kaiako can add a comment to pāngarau, pānui, and tuhituhi reports on individuals and group 
Must 
UC6 
commentary to report.  
(e.g. class membership) of students | ākonga, prior to sharing the reports (externally to the system) 
with students | ākonga. 
Page | 7 
 

---

   
 
 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH023  Teachers | kaiako 
Teachers | kaiako can select 
Teachers | kaiako teaching through te reo Māori can select which language they wish to receive 
Must 
UC6 
language. 
reporting in, either te reo Māori or English. 
SH024  Teachers | kaiako 
Reports align with language 
All teacher | kaiako reporting uses language that is consistent with the curriculum and aligns to the 
Must 
UC6 
and progression of the 
progressions in the curriculum. 
curriculum. 
SH025  Teachers | kaiako 
Transfer student information 
The solution can transmit student | ākonga progress and achievement information, including 
Must 
UC9 
1982
to SMS.  
assessment results, to School Management Systems in an agreed fashion (either csv file export by a 
teacher | kaiako, or via API), so that student | ākonga, class/group, and school level reporting can be 
produced for school stakeholders. 
SH026  Teachers | kaiako 
Support 28,000 teachers | 
The solution allows 28,000 teachers | kaiako to administer the twice-yearly testing within predefined 
ACT  Must 
N/A 
kaiako.  
testing windows (e.g., a minimum 10 day window at the beginning of Terms 1 and 4). 
SH027  Teachers | kaiako 
Provide tailored guidance to 
The solution provides tailored guidance for teachers | kaiako to assist in the effective and efficient use 
UC1 
Must 
for teachers | kaiako. 
of the system, in both English and te reo Māori. 
UC3 
UC9 
UC4 
UC8 
SH028  Students | ākonga 
Tests are available on-screen 
Students | ākonga can sit tests in either on-screen or paper-based format. 
Must 
UC5 
and on-paper.  
SH029  Students | ākonga 
Adaptive tests on-screen. 
Students | ākonga can sit adaptive tests in on-screen format only. 
Must 
UC5 
INFORMATION 
SH030  Students | ākonga 
All content is displayed in the  Testing in its entirety - including items, prompts, instructions, guidance, and user interfaces - is in te reo 
Must 
UC5 
selected language. 
Māori for those learning through te reo Māori, and in English for those learning in English medium 
settings. 
SH031  Students | ākonga 
Students | ākonga can view 
Students | ākonga can view and download reports that provide information about how they scored on a 
Must 
UC6 
and download how they 
mathematics, reading, writing, pāngarau, pānui, and tuhituhi test, including on a per-item basis, aligned 
scored. 
to the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa. 
SH032  Students | ākonga 
Students | ākonga can view 
Students | ākonga can view and download reports on their progress over time in mathematics, reading, 
Must 
UC6 
OFFICIAL 
and download their 
writing, pāngarau, pānui and tuhituhi aligned to the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o 
progression. 
Aotearoa. 
SH033  Students | ākonga 
Students | ākonga can view 
Students | ākonga can view and download reports that include feedback and next steps regarding 
Must 
UC6 
THE 
and download reports with 
specific areas for further learning in mathematics, reading, writing, pāngarau, pānui and tuhituhi in the 
feedback and next steps.  
New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa, including links to relevant learning resources 
on Tāhūrangi. 
SH034  Students | ākonga 
Students | ākonga can view 
Students | ākonga can view and download reports on mathematics, reading, writing, pāngarau, pānui 
Must 
UC6 
and download reports on 
and tuhituhi that provide information about how well they are doing in relation to expected curriculum 
UNDER 
how well they are doing.  
progress in the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa. 
SH035  Students | ākonga 
Students | ākonga can view 
Students | ākonga can view reports that provide information about how well they are doing relevant to 
Must 
UC6 
and download reports on 
other population cohorts such as year, gender, ethnicity and English as a second language. 
how they are doing relative 
to other cohorts. 
SH037  Students | ākonga 
student | ākonga reporting is  All student | ākonga reporting should use language that is consistent with the curriculum and aligns to 
Must 
UC6 
consistent with progression 
the progressions in the curriculum. 
on the curriculum. 
RELEASED 
SH038  Students | ākonga 
Support for additional 
Students | ākonga can select to view reports in other languages. 
Could 
UC6 
languages  
Page | 8 
 

---

   
 
 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH039  Students | ākonga 
Students | ākonga Inclusion 
The solution supports accessibility and inclusion accommodations, including Special Assessment 
Must 
UC5 
and access. 
Conditions (SAC).  For example, but not limited to supporting the following. 
•  Change font size / zoom 
•  Change contrast level 
•  Text to speech 
•  Allow extra time for tests 
1982
•  Allow breaks during tests 
SH040  Students | ākonga 
Students | ākonga 
Students | ākonga can save their accessibility settings preferences in the solution, so that the solution 
Should 
UC5 
ACT 
accessibility settings. 
implements these accessibility settings whenever the student | ākonga uses the solution. 
SH041  Students | ākonga 
Provide braille tests.  
The solution supports braille paper-based tests for sight impaired students | ākonga. 
Should 
UC5 
SH042  Students | ākonga 
Intermitted connectivity.  
Students | ākonga can complete the sitting of an on-screen administered test despite intermittent 
Must 
UC5 
connectivity or system issues. 
SH043  Students | ākonga 
Available on a range of 
In order for the solution to be used effectively and efficiently by end-users on a range of modern 
Must 
UC5 
classroom devices. 
classroom devices. It must provide a consistent user experience across multiple modern browsers 
running on a range of popular operating systems. 
SH044  Students | ākonga 
Practice tests.  
Students | ākonga can take a practice test to familiarise themselves with the solution. 
Must 
UC5 
SH045  Students | ākonga 
Support 540,000 students | 
Allow approximately 540,000 students | ākonga to complete twice-yearly (e.g. Term 1 and 4) testing 
Must 
UC5 
ākonga.  
within a minimum of a 10 day testing window. 
INFORMATION 
SH046  Students | ākonga 
Tailored guidance for 
The solution provides tailored guidance for students | ākonga to assist in the effective and efficient use 
Must 
UC5 
leaners.  
of the system, in both English and te reo Māori. 
SH052  School 
Refresh school information.  
School administrators can update school information for a school by triggering a refresh of data from 
Must 
UC2 
administrators 
the Ministry source of truth for school information. 
SH053  School 
Automated refresh of school 
The solution regularly retrieves updated school information for all schools in an automated fashion by 
Must 
UC2 
administrators 
information. 
triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for school information at agreed intervals. 
OFFICIAL 
SH054  School 
Assign school administrator.  
School administrators can assign other school administrators to their school. 
Must 
UC2 
administrators 
SH055  School 
Assign Ministry administrator  School administrators can grant permission to a Ministry administrator for a period in response to a 
Must 
UC1 
administrators 
for school. 
support request.  
THE 
SH057  School 
Tailored guidance to School 
The solution provides tailored guidance for school administrators to assist in the effective and efficient 
Must 
UC1 
administrators 
administrators. 
use of the system, in both English and te reo Māori. 
UC2 
UC3 
SH061  Ministry 
Ministry administrator can 
Ministry administrators can assign school administrators to a school. 
Must 
UC2 
administrators 
assign school administrators.  
UNDER 
SH063  Ministry 
Tailored guidance for 
The solution provides tailored guidance for Ministry administrators to assist in the effective and 
Must 
UC1 
administrators 
Ministry administrators. 
efficient use of the system, in English only. 
UC2 
UC3 
SH064  Ministry content 
Ministry content SMEs 
Ministry content SMEs can update curriculum progression information (i.e., curriculum years, progress 
Must 
UC7 
SMEs 
update curriculum. 
outcomes, strands, and teaching sequence) by triggering a refresh of data from the Curriculum 
Framework Repository. 
SH065  Ministry content 
Ministry content SMEs 
Ministry content SMEs can upload, export, create, update, review, publish, retire, and delete content 
Must 
UC7 
RELEASED 
SMEs 
update test content.  
such as items (and testlets), prompts, rubrics, and exemplars. This includes the content itself and its 
associated metadata (e.g., assigned difficulty (logit), alignment to curriculum progressions). 
SH101  Ministry content 
Ministry content SMEs 
Ministry content SMEs can facilitate the automated transfer of content from a Content authoring / AIG 
Could 
UC7 
SMEs 
transfer content from 
system (used by the Ministry) to the solution if content authoring occurs outside of the system.  
content authoring system.  
SH066  Ministry content 
Supports different item 
The solution supports close-ended items (e.g., multi-choice), open-ended items (e.g., short answer), and 
Must 
UC7 
SMEs 
types.  
prompts (for Writing and Tuhituhi). 
Page | 9 
 

---

   
 
 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH067  Ministry content 
Items support additional 
Items have associated metadata including difficulty (logit), associated curriculum progression 
Must 
UC7 
SMEs 
metadata. 
information such as phase, progress outcome, strand, and teaching sequence, and IP rights information. 
SH068  Ministry content 
Curriculum and items in 
Curriculum progression information and content including items, testlets, prompts, rubrics, and 
Must 
UC7 
SMEs 
either English or te reo 
exemplars can be in either English or te reo Māori. 
Māori. 
SH103  Ministry content 
Supports content in: New 
The solution supports curriculum progression information and content for both national curricula: New 
Must 
UC7 
1982
SMEs 
Zealand Curriculum and Te 
Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa. 
Marautanga o Aotearoa. 
SH069  Ministry content 
Content authoring workflow. 
The solution provides a workflow capability for Ministry content SMEs to create and manage content 
Must 
UC7 
SMEs / 3rd Party 
throughout the content lifecycle (including development, review/approval, publishing, and retiring). 
ACT 
content providers  
SH070  Ministry content 
Items use the IRT (Item 
The solution uses Item Response Theory (IRT) or equivalent as the psychometric model, utilised as part 
Must 
UC7 
SMEs 
Response Theory) or 
of item calibration, item selection, scoring, and reporting. 
equivalent. 
SH071  Ministry content 
Performance statistics of 
Ministry content SMEs can view item and prompt statistics, including usage and performance data, and 
Must 
UC7 
SMEs 
items and prompts. 
reports on these statistics.   Item statistics are not student specific.  
 
SH090  Ministry content 
Item performance statistics 
Item and prompt statistics from tests conducted for item/prompt trialing purposes are available for 
Must 
UC7 
SMEs 
only available to Ministry. 
Ministry content SMEs to view, however scores from these tests are excluded from student | ākonga 
INFORMATION 
and teacher | kaiako reporting data sets.  Item statistics are not student specific. 
SH072  Ministry content 
Allow Recalibration. 
Ministry content SMEs can recalibrate the solution on a regular basis, including updating item logits, 
Must 
UC7 
SMEs 
 
scale scores, population cohort norms, etc.    
 
 
 
Ministry content 
Recalibration – workflow. 
The solution provides a workflow capability allowing a recalibrate (refer SH072) to be designed, 
Must 
UC7 
SH104  SMEs, Curriculum 
reviewed, approved and published in a controlled fashion. 
SME and 
OFFICIAL 
Psychometricians 
SH073  Ministry content 
Provide tailored guidance to 
The solution provides tailored guidance for Ministry content SMEs in English to assist in the effective 
Must 
UC7 
SMEs 
Content SME. 
and efficient use of the system. 
THE 
SH088  Ministry content 
Content SME can delete 
Ministry Content SMEs can create, update, review, publish, retire, and delete mathematics, reading, 
Must 
UC7 
SMEs 
blueprints. 
pāngarau, and pānui test 'blueprints', which specify parameters for a test such as time allowed, 
curriculum year, curriculum strands, and whether the test is for item trialing purposes. 
SH089  Ministry content 
Provide Non scored trial 
Ministry content SMEs can specify whether a test will include a small number of trial items, as one of 
Could 
UC7 
SMEs 
items.  
the parameters within the test 'blueprint'. A student's response on these items would not count 
UNDER 
towards their score, but the item statistics would be used by Ministry content SMEs to refine and 
calibrate the items. 
SH074  Ministry content 
Select from item bank. 
Ministry Content SMEs can create mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests by manually 
Must 
UC3 
SMEs 
selecting specific items and testlets from the solution's item banks. They may also delete tests. 
SH075  Te Poutāhū general  Transfer student progress to 
The solution can transmit student progress and achievement information, including assessment results, 
Must 
UC8 
and senior 
the Ministry. 
to the Ministry EDW in an automated fashion, so that system-level reporting that does not expose 
managers 
individual student | ākonga information can be produced.    
SH078  Te Pou Rangatōpū -  Intellectual property – 
All intellectual property rights of information provided to the system remain intact - the supplier lays no 
Must 
N/A 
RELEASED 
Records Services 
Information. 
claim. 
Team 
SH079  Te Pou Rangatōpū -  Intellectual property – 
The Ministry owns the intellectual property rights of all content produced by the Ministry's use of the 
Must 
N/A 
Records Services 
Content. 
system - the supplier lays no claim. 
Team 
Page | 10 
 

---

   
 
 
 
ID 
Stakeholder Group  Short Name 
Requirement Description 
Priority 
Use Case 
ID 
SH080  Te Pou Rangatōpū -  Automate transfer of student  The solution can transmit student progress and achievement information, including assessment results, 
Must 
UC8 
Records Services 
progress to the Ministry.  
to the Ministry EDW in an automated fashion, so that this information can be retained for as long as 
Team 
required to meet legal and records management obligations. 
SH081  Te Pou Hanganga, 
Education sector standards 
The solution complies with relevant interoperability standards within the education sector for example 
Must 
N/A 
Matihiko - TPHM 
and Interfaces.  
IMS CASE, IMS QTI, IMS CAT, LTI Resource Search, and LTI Launch. 
Ministry 
1982
Architecture 
Practice 
SH105  Students | ākonga 
Students | ākonga cannot 
The solution should provide the capability to prevent students | ākonga from copying, pasting or 
Should 
UC5 
access other information 
accessing other resources during a test. 
ACT 
during a test. 
SH106  Solution 
Minimise disruption 
The solution must minimise disruption to users during releases and upgrades of the product. 
Must 
N/A 
SH107  Ministry 
Ministry user access 
Ministry administrators must be able to manage access to system level features to Ministry staff.  
Must 
UC10 
administrators 
management.  
Access to school information is only provided via approval of the school administrators (refer SH055) 
SH108  Solution 
Support growth of domains, 
The solution must be capable of supporting 
Must 
N/A 
frequency and year groups. 
•  Additional domains beyond the current reading, writing, mathematics, pānui, tuhituhi and pāngarau. 
•  Increased number of assessments per year from the current requirement of two.  
•  Additional learner year groups. 
SH109  Teachers | Kaiako 
Reporting between schools 
Teachers | kaiako or school administrators of the solution must not be able to compare progression 
Must 
UC6 
INFORMATION 
(e.g. League Table). 
with other schools.    
Table 2- Functional Requirements 
 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Page | 11 
 

---

 
 
 
Non-Functional 
Non-functional requirements (NFRs) define the quality attributes, performance, and constraints of a system 
rather than its specific functionalities. They describe how the system should behave rather than what it 
should do. 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category  1982
EAV-01 
Recovery 
The solution shall be able to automatically recover from 
Compliance 
Process. 
a failure event. 
ACT 
ECM-01 
Security & Event  The solution shall capture and store all events including 
Compliance 
Logging.  
but not limited to security events, audit, read, update 
and deletes to enable support and auditing activities.    
SCO-03 
Security & Event  The solution shall provide the ability to ingest audit and 
Compliance 
Logging 
security logs into the Ministry SEIM (Security Event and 
Ingestion. 
Incident Management) capability. 
ECM-02 
Electronic 
Any electronic data shall be transmitted in a manner 
Compliance 
Transmission. 
consistent with its classification IN-CONFIDENCE as per 
the NZISM and NZ Government Information Security 
INFORMATION 
Classification System. 
ECM-03 
Electronic 
Any electronic data shall be stored in a manner 
Compliance 
Storage. 
consistent with its classification IN-CONFIDENCE as per 
the NZISM and NZ Government Information Security 
Classification System. 
OFFICIAL 
ECM-04 
Sensitive 
The solution shall protect any sensitive parameters in a 
Compliance 
Parameters. 
manner consistent with the classification of IN-
CONFIDENCE for the data the solution collects, 
THE 
processes and/or stores as per the NZISM. 
ECM-05 
Service Account 
Service accounts are managed to minimise the risk of 
Compliance 
Credential 
unauthorised and/or malicious access.  
Management. 
ECM-06 
Least Privilege. 
The principle of least privilege applies, whereby users, 
Compliance 
UNDER 
external systems or modules are assigned the least level 
of privilege required to fulfil its legitimate purpose.   
For users, least privilege means that all user accounts 
run with as few privileges as possible and launch 
applications with as few privileges possible, with 
advantages including: 
RELEASED 
•  Users are partially protected from mistakes made 
using privileged access.  
•  Reduction of the impact of user exploits (e.g., 
compromised passwords). 
 
 
12 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
ECM-07 
Denial of 
The solution shall provide protection against DDoS 
Compliance 
Service 
(denial-of-service) attacks. 
(DoS/DDoS) 
Protection. 
ECM-08 
Privacy 
The solution shall comply with all relevant privacy 
Compliance 1982
Regulations. 
regulations, including the  
Privacy Act 2020, including but not limited to: 
•
ACT 
  The Information Privacy Principles (IPPs) set out in 
Section 22 of the Act. 
•  Breach management provisions 
•  Information sharing and matching provisions 
Health Information Privacy Code (2020) which modifies 
the IPPs for the collection of health information.  Used 
to assist the tool in identifying students who may 
require additional assistance due to a learning difficulty. 
ECM-09 
Single Sign On 
The solution must provide integration with standards 
Compliance 
INFORMATION 
(SSO).  
based Single Sign On supporting  
•  SAML 2 (including Logout end points) 
•  OIDC (Open ID Connect) 
SCO-11 
Single Sign On 
The solution must support multiple identity providers 
Compliance 
(SSO) - Multiple 
for example but not limited to: 
OFFICIAL 
IdP. 
•  Students | ākonga (*DI4OL) 
•  Teachers | kaiako (ESL) 
THE 
•  Ministry Staff (ESL, Ministry Azure Entra ID) 
*DI4OL does not support primary schools or provide the 
NSN identifier.  
SCO-12 
Younger 
The solution must provide mechanisms for younger 
Compliance 
UNDER 
students | 
students | ākonga to use the solution who have a range 
ākonga. 
of digital skills. 
ECM-10 
Authorisation.  
The solution shall provide authorisation capabilities that 
Compliance 
are secure and provide effective and efficient 
mechanisms for managing access. 
RELEASED 
Page | 13 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
ECM-11 
User Lifecycle 
The solution shall provide efficient mechanisms for 
Compliance 
Management.  
integrating with the organisation’s digital identity (ESL, 
DI4OL) services in order to support user lifecycle 
management. 
•  Bulk provisioning 
1982
•  Individual user provisioning 
•  User deprovisioning  
ACT 
•  Resynchronisation  
*DI4OL does not currently support primary schools or 
provide the NSN identifier. 
ECM-12 
Content 
The flow of data within gateways is examined and 
Compliance 
Filtering.  
controls to prevent unauthorized or malicious content 
crossing security domain boundaries. 
ECM-13 
Data Transfer. 
Data transfers between systems (security domains) are 
Compliance 
controlled and accountable.  Reference (New Zealand 
INFORMATION 
Information Security Manual - Section 20.1.1) 
Data is transferred through gateways in a controlled 
and accountable manner. Reference (New Zealand 
Information Security Manual - Section 20.2.1)  
ECM-15 
Log 
The solution shall perform log management for each of 
Compliance 
Management.  
its components to enable effective IT Service 
OFFICIAL 
Management and Cyber Security incident management. 
ECM-16 
Secure Session 
All solutions establishing web sessions shall consider 
Compliance 
Management. 
the session management cheat sheet published by 
THE 
OWASP (Open Worldwide Application Security Project) 
and guidance contained in ECM-02 
https://cheatsheetseries.owasp.org/cheatsheets/Sessio
n_Management_Cheat_Sheet.html 
UNDER 
Other protocols requiring stateful behaviour must 
implement equivalent protections in accordance with 
best practice of secure session management for the 
protocol being used. 
ECM-17 
Education & 
The solution shall comply with the Education & Training 
Compatibility 
Training Act 
Act (2020) and associated directions, including but not 
(2020). 
limited to the use and sharing of data. 
RELEASED 
ECO-01 
Data Collection, 
The solution shall align with the New Zealand data 
Compatibility 
Sharing & 
standards published in: 
Publishing 
https://data.govt.nz/toolkit/data-standards/mandated-
Formats. 
standards-register 
Page | 14 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
ECO-03 
Character 
The solution shall fully support UTF-8 Unicode 
Localisation 
Encoding.  
characters and ensure macrons are processed and 
stored correctly for all languages. 
ELO-01 
Language 
The solution is to have the capability to support 
Localisation 
Support. 
multiple languages via the use of configuration 
1982
parameters. 
ELO-02 
Localisation 
The functionality of the solution must not be 
Maintainability 
Preserves 
diminished by any localisations required to adapt it for 
ACT 
Functionality. 
use by different user groups/languages. 
EMA-01   Deployment 
The component(s) of the solution shall be able to be 
Maintainability 
Reversal.  
reversed back to the state of a previous deployment in 
the event of an issue that affects the effective use of 
the solution.    
EMA-02 
Change Control.   The solution provider shall work with the Ministry 
Maintainability 
change process and co-ordinate product changes to 
ensure continuity of service, training and 
communication is maintained. 
INFORMATION 
EMA-05 
Automated 
The solution shall support automated testing of 
Reliability 
Testing. 
relevant solution components which generates output 
sufficient for analysis and evaluation of compliance to 
requirements. 
ERE-01 
Exception 
The solution shall handle exceptions in a manner that 
Scalability 
Handling. 
allows diagnosis and resolution wh
OFFICIAL  ilst not causing 
damage, loss of data or availability of the service. 
ESC-01 
Elasticity.  
The solution shall be able to adapt to changes in 
Usability 
THE 
workloads by automatically provisioning and de-
provisioning resources such that at each point in time, 
the resources available match the demand as closely as 
possible whilst maintaining conformance with all 
functional and non-functional requirements. 
UNDER 
EUS-01 
User Assistance.   The solution shall provide the user assistance to utilise 
Usability 
it effectively and properly, including: 
•  Syntactic & semantic validation of user input. 
•  Warning, error, and exception event handling. 
•  End user help (e.g., user manuals/documentation, 
context sensitive help, artificial intelligence, chat 
RELEASED 
bots). 
•  Pre-population of fields. 
Page | 15 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
EUS-02 
Web UI Design 
The solution shall comply with the New Zealand 
Availability 
Standards.  
Government Web and Accessibility standards. 
 
https://www.digital.govt.nz/standards-and-
guidance/nz-government-web-standards 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Page | 16 
 

---

   
 
 
 
SAV-01 
Service 
The solution incorporates two levels of service for 
Availability 
Continuity 
production  
Response Time. 
1.  During assessment and reporting periods 
2.  Outside of assessment and reporting periods 
as criticality and load has higher demands during the 
assessment period.    
1982
Therefore, the requirement positions two tiers as 
defined within the Ministry.  
ACT 
During assessment and reporting: Tier 0.  
Outside of assessment and reporting: Tier 2.  
Priority Levels:  
•  P1 - Response (15 Minutes) - Resolution (2 Hours) 
•  P2 - Response (30 Minutes) - Resolution (4 Hours) 
•  P3 - Response (4 Hours) - Resolution (1 Business 
Day) 
INFORMATION 
•  P4 - Response (1 Business Day) - Resolution (5 
Business Days)  
Impact Guide: 
•  Complete 
•  Partial OFFICIAL 
•  Typical 
•  Request / Inquiry 
THE 
Tier 0 
•  Complete - P1 
•  Partial - P1 
•  Typical - P3  
UNDER •   Request / Inquiry - P4 
Tier 2   
•  Complete - P1 
•  Partial - P2  
•  Typical - P3  
RELEASED 
•  Request / Inquiry P4 
The difference between Tier 0 and 1 is that a war room 
is called immediately.  In the case of a P1/P2 where 
students | ākonga are unable to take an assessment 
during the assessment period an immediate war room 
is required.  
Page | 17 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
SAV-03 
Recovery Point 
Production RPO (Recover Point Objective) is: 
Availability 
Objective. 
•  In the event of a catastrophic failure 24 hours. 
•  In the event of a non-catastrophic failure 15 
minutes. 
1982
SAV-02 
Service 
The solution must be available: 
Availability 
Availability.  
•  During assessment periods 99.9% three nines 
(outside agreed windows). 
ACT 
•  Outside assessment time 99% two nines (outside 
agreed windows). 
The intent in the two scales is to provide flexibility to 
providers to position an elastic model depending on the 
stage of the assessment process.  If your solution 
requires a fixed availability, then the three nines is the 
default requirement.  
SAV-04 
Backup & 
The data managed by the solution shall be backed up in 
Compliance 
INFORMATION 
restore. 
a manner resistant to ransomware and be able to be 
restored to meet the Recovery Point Objectives detailed 
in SAV-03. 
SCM-01 
Public Records 
The solution shall be capable of managing data 
Maintainability 
Act (2005). 
according to the organisation’s lifecycle requirements, 
which includes: 
OFFICIAL 
Retention and disposal of data according to the 
specified retention schedules.     
•  Production School Records Class 1.8 (DA699 Class 
THE 
1.8) - Student Information.  
•  Production School Records Class 3.2 (GDA6 Class 
3.1.3) - Individual Staff Information.  
•  Production GDA6 Class 3.1.3 - Individual Staff 
UNDER Information including contractors. 
https://assets.education.govt.nz/public/Records/School
-Records-Retention-and-Disposal-Schedule-All.pdf 
SMA-01 
Environments. 
The solution shall provide four environments necessary 
Performance 
to support the initial delivery and ongoing operational 
requirements.   
RELEASED 
•  Training.  
•  UAT / Pre-Production.  
•  Test.  
•  Production. 
Page | 18 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
SPE-01 
Transaction 
The solution shall remain performant, with all other 
Performance 
Volumes.  
non-functional requirements being met, during periods 
of maximum transaction processing which is the 
minimum 10 day period twice a year with the user base 
detailed in SPE-02 accessing the solution. 
1982
SPE-02 
User Volumes. 
The solution shall be capable of supporting: 
Performance 
•  Students | ākonga:  540,000 
•
ACT 
  Teachers | kaiako: 28,000 
•  Ministry users: 200  
At least two Assessments a year covering, for example: 
•  Term 1  
•  Term 4  
Refer https://www.govt.nz/browse/education/school-
and-college/school-terms-and-holidays/ for Term 
information 
INFORMATION 
 
Assessments occur over a minimum of a 10 day period.  
SPE-03 
Response 
Response time refers to the amount of time it takes for 
Scalability 
Times.  
a system to react to a given input, request, or event.   
For clarity the measure pertaining to this requirement is 
from the user initiating an action to displaying the 
OFFICIAL 
business relevant information. 
•  Assessment functions 2 seconds or less.  
THE 
•  Integration API calls 500ms or less. 
•  Operational reporting 5 seconds or less. 
Long running functions taking longer than 5 seconds 
should present a progress indicator.  
UNDER 
SSC-01 
Utilisation 
The solution must support  
Compliance 
Growth. 
•  New domains in addition to reading, writing, 
mathematics, pānui, tuhituhi and pāngarau. 
•  Increased frequency of assessments per year.  
•  Additional year groups.  
 
RELEASED 
Page | 19 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
SCO-02 
Interoperability 
In order for the solution to interoperate with the 
Compatibility 
Standards. 
broader learning and assessment ecosystem, it shall 
support a number of relevant established 
interoperability standards and offer API-first integration 
based on these standards. 
•
1982
  1EdTech Competencies and Academic Standards 
Exchange (CASE). 
•  1EdTech Question & Test Interoperability (QTI). 
ACT 
•  1EdTech Computer Adaptive Testing (CAT). 
•  LTI Resource Search. 
•  LTI Launch. 
 
SCO-01 
Supported User 
In order for the solution to be used effectively and 
Maintainability 
Browsers & OS. 
efficiently by end-users on a range of modern classroom 
devices, it must provide a consistent user experience 
INFORMATION 
across multiple modern browsers running on a range of 
popular operating systems. 
SMA-04 
Support Hours.  
The provider must provide second level support to 
Compliance 
schools, teachers | kaiako and the Ministry during New 
Zealand Standard and Daylight times.  
The Ministry will be responsible for first level support 
OFFICIAL 
from schools. 
SCO-04 
Exit Strategy.  
The Ministry must have access to all assessment 
Maintainability 
information and associated reference data held within 
THE 
the solution for an agreed period to enable migration to 
another service if required.  
SMA-03 
Environment 
The solution should support moving configurations 
Compliance 
Propagation. 
between environments as part of a change lifecycle 
UNDER 
though non-production and production environments. 
RELEASED 
Page | 20 
 

---

   
 
 
 
ID 
Short Name 
Description 
Category 
SCO-05 
SaaS Offering. 
The solution must be offered as a SaaS (Software as a 
Availability 
Service) exhibiting the following attributes: 
•  Accessible from the Internet. 
•  Pay as you go. 
•
1982
    Fully Managed  
o  Security.  
o  Monitoring. 
ACT 
o  Capacity. 
o  Performance. 
o  Product development. 
•  Scalable. 
•  Product releases, major and minor. 
•  Provides Integration via standards-based 
interfaces. 
INFORMATION 
 
 
SCO-06 
Support 
The solution offers API-first integration based on 
Compatibility 
Interoperability.   relevant interoperability standards.  
Refer digit.govt.nz API Guidelines 
OFFICIAL 
https://www.digital.govt.nz/standards-and-
guidance/technology-and-architecture/application-
programming-interfaces-apis/api-guidelines. 
THE 
 
SCO-07 
Artificial 
Ministry information is not used to train AI models, 
Compliance 
Intelligence 
unless the information is provided by the Ministry 
training. 
explicitly for this purpose or the information is already 
in the public domain. 
UNDER 
SCO-08 
Brand 
The solution has a new Ministry sub-brand, aligning 
Compliance 
Alignment. 
with the Ministry’s sub-identity framework. 
SCO-09 
Brand 
The solution uses specified Ministry corporate 
Compliance 
typefaces.  
typefaces. 
SCO-10 
Diverse 
The solution can operate in diverse environments that 
Compatibility 
Environments. 
are distributed and not centrally managed.  
RELEASED 
SCO-13 
Training 
Solution providers must be able to deliver training 
Maintainability 
collateral in support of the product, its concepts, 
features, and configuration for Teachers | kaiako, 
Ministry staff (or their agents) and Students | ākonga 
including future product releases. 
Table 3 - Non-Functional Requirements 
 
Page | 21 
 

---

   
 
 
 
Appendix – Integrations 
The following diagram represents the current integrations referenced within the detailed requirements.    
The Ministry is moving towards an API approach to provide a single interface across its systems in the 
future, the diagram below reflects the current state and likely capability for the first release of AAT. 
1982
 
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
 
UNDER  Figure 2 - Current AAT Integration 
 
 
RELEASED 
Page | 22 
 

---

Document 1c
1982
ACT 
Sample Test Items 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 

---

  
Maths 
Marking Guide 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
  
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 2 of 16 
 

---

  
Sample Items 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
 
 
 
 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 3 of 16 
 

---

  
1982
ACT 
INFORMATION 
 
 
OFFICIAL 
 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 4 of 16 
 

---

  
Pāngarau 
Marking Guide 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 5 of 16 
 

---

  
Sample Items 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
 
 
 
 
UNDER 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 6 of 16 
 

---

  
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
 
UNDER 
 
 
 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 7 of 16 
 

---

  
Reading 
Marking Guide 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 8 of 16 
 

---

  
Sample Items 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
 
 
 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 9 of 16 
 

---

  
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
 
RELEASED 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 10 of 16 
 

---

  
Pānui 
Marking Guide 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 11 of 16 
 

---

  
Sample Items 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 12 of 16 
 

---

  
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
RELEASED 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 13 of 16 
 

---

  
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 14 of 16 
 

---

  
Writing 
Sample Item 
 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 15 of 16 
 

---

  
Tuhituhi 
Sample Item 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
 
Sample Test Items 
In Confidence 
Page 16 of 16 
 

---

Document 1d
1982
ICT SERVICES AGREEMENT 
ACT 
INFORMATION 
 Ministry of Education 
[Supplier] 
OFFICIAL 
THE 
Drafting notes: 
•
This Agreement is for a cloud solution
UNDER 
•
Remove all drafting notes before publishing and fill in all square brackets
•
Publish on GETS in pdf format
•
consider whether a benchmarking  clause is appropriate to include
•
Changes to the terms and conditions must be approved by Legal Services
RELEASED 

---

link to page 83 link to page 87 link to page 88 link to page 89 link to page 89 link to page 90 link to page 91 link to page 92 link to page 94 link to page 95 link to page 96 link to page 98 link to page 99 link to page 100 link to page 101 link to page 102 link to page 104 link to page 105 link to page 106 link to page 107 link to page 107 link to page 108 link to page 111 link to page 112 link to page 116 link to page 121 link to page 123  
 
 
CONTENTS 
 
1. 
DEFINITIONS AND INTERPRETATION ............................................................... 3 
2. 
OVERVIEW ................................................................................................... 7 
3. 
SUPPLIER OBLIGATIONS ................................................................................ 8 
4. 
MINISTRY  OBLIGATIONS ............................................................................... 9 1982
5. 
MINISTRY PROPERTY AND SITES .................................................................... 9 
6. 
PERSONNEL AND SUBCONTRACTORS .............................................................10 
ACT 
7. 
PROJECT MANAGEMENT, REVIEWS AND REPORTING ........................................11 
8. 
IMPLEMENTATION ........................................................................................12 
9. 
ACCEPTANCE TESTING .................................................................................14 
10.  BUSINESS CONTINUITY AND DISASTER RECOVERY..........................................15 
11.  CHARGES AND PAYMENTS .............................................................................16 
12.  DOCUMENTATION, RECORDS AND AUDIT .......................................................18 
INFORMATION 
13.  WARRANTIES ..............................................................................................19 
14.  INDEMNITY, LIABILITY AND INSURANCE .........................................................20 
15.  INTELLECTUAL PROPERTY .............................................................................21 
OFFICIAL 
16.  DATA PROTECTION AND SECURITY ................................................................22 
17.  CONFIDENTIAL INFORMATION .......................................................................24 
THE 
18.  REMEDIES FOR FAULTS and breach ................................................................25 
19.  TERMINATION .............................................................................................26 
20.  DISPUTE RESOLUTION ..................................................................................27 
UNDER 
21.  FORCE MAJEURE ..........................................................................................27 
22.  GENERAL ....................................................................................................28 
SCHEDULE 1: PARTICULARS OF AGREEMENT ...........................................................31 
SCHEDULE 2: Services and delverables ...................................................................32 
RELEASED 
SCHEDULE 3: CHANGE REQUESTS PROCESS ...........................................................36 
SCHEDULE 4: CHARGES ........................................................................................41 
SCHEDULE 5: DISPUTE RESOLUTION ......................................................................43 
 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
2 

---

link to page 99 link to page 94 link to page 94  
AGREEMENT dated 
20[xx] 
 
PARTIES 
 
The  Sovereign  in  right  of  the  Government  of  New  Zealand  acting  by  and  through  the 
Secretary for Education or his or her authorised delegate (the Ministry) 
 
[Supplier] at [Location] company registration no. [insert] (the Supplier) 
 
 
BACKGROUND 
A. 
The  Ministry  [insert  background  information  (2-3  paragraphs)  as  to  need  for  the 
cloud solution]. 
1982
B. 
On  [date]  the  Ministry  issued  a  request  for  proposal  (RFP)  entitled  [insert]  seeking 
an experienced and suitably qualified supplier to [insert].   
C.
ACT 
 
Based  on  the  Supplier’s  response  to  the  RFP,  and  other  supporting  documentation, 
the Ministry  wishes to  engage the  Supplier to provide the solution proposed by  the 
Supplier,  and  associated  services  and  deliverables,  to  the  on  the  terms  and 
conditions set out in this Agreement. 
 
 
AGREEMENT 
1. 
DEFINITIONS AND INTERPRETATION 
1.1 
Definitions   
In this Agreement, unless the context requires otherwise: 
INFORMATION 
Acceptance and Accepted, in relation to: 
(a) 
any Deliverable, means that the Ministry has accepted (or has been deemed to 
have accepted) the Deliverable by issuing an Acceptance Certificate; and 
(b) 
any  Documentation,  means  that  the  Ministry  has  notified  Supplier  in  writing 
that it has accepted the Documentation. 
OFFICIAL 
Acceptance Certificate means, in respect of any Deliverable, a written notice from the 
Ministry to the Supplier substantially in form appended to Schedule 2 recording that 
the  Ministry  is  satisfied  that  the  Acceptance  Criteria  for  the  Deliverable  or  Service 
have been met.  
THE 
Acceptance Criteria means the following criteria:  
(a)  the relevant Deliverable complies with the Specifications;   
(b) 
all  warranties  set  out  in  clause  13  are  true  and  correct  in  relation  to  the 
relevant Deliverable; and 
UNDER 
(c) 
the  relevant  Deliverable  complies  with  all  acceptance  criteria  set  out  in  this 
Agreement. 
Acceptance  Test  Plan  means  the  acceptance  test  plan  recorded  or  specified  in 
Schedule 2, where no such acceptance test plan is recorded or specified in Schedule 
2,  the  acceptance  test  plan  to  be  prepared  by  the  Supplier  and  approved  by  the 
Ministry in accordance with clause 9.2. 
Acceptance Tests means the acceptance tests recorded or specified in Schedule 2, or 
where  no  such  acceptance  tests  are  recorded  or  specified  in  Schedule  2,  the 
RELEASED 
acceptance  tests  to  be  prepared  by  the  Supplier  and  approved  by  the  Ministry  in 
accordance with clause 9.6. 
Agreement  means  this  agreement,  the  schedules  to  this  agreement  and  all 
appendices. 
Business Day means any day other than a Saturday, a Sunday or a public holiday (as 
defined in the Holidays Act 2003) in Wellington, New Zealand. 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
3 

---

 
Change Request has the meaning given to that term in paragraph 1 of Schedule 3. 
Change Request Process means the process set out in Schedule 3. 
Charges means the amounts payable by the Ministry as specified in Schedule 4. 
Commencement  Date  means  the  date  specified  as  the  commencement  date  in 
Schedule 1. 
Confidential Information means all information in any form relating to or proprietary 
to a party (Discloser) that: 
(d)  is provided by (or on behalf of) the Discloser to the other party (Recipient) in 
connection with the Agreement; or 
(e)  otherwise becomes known to the Recipient in connection with the Agreement; 1982
and 
(f) 
is  by  its  nature  confidential,  is  designated  (in  writing  or  otherwise)  by  the 
Discloser  as  confidential  or  which  the  Recipient  ought  reasonably  to  know  is
ACT  
confidential, 
but  excludes  any  information  to  the  extent  the  Recipient  can  show  the  relevant 
information: 
(g)  at the time of receipt by the Recipient is in the public domain or subsequently 
comes  in  to  the  public  domain  otherwise  than  as  a  result  of  a  breach  of  this 
Agreement or any other obligation of confidentiality;  
(h)  is already or lawfully comes in to the unrestricted possession of the Recipient 
without there having been any breach of any obligations of confidentiality owed 
INFORMATION 
by a third party;  
(i) 
has been independently developed by the Recipient (as evidenced by records in 
its possession); 
(j) 
is  not  intended  to  be  confidential  as  evidenced  by  the  written  agreement  of 
Discloser;  
OFFICIAL 
(k)  is disclosed by the Recipient with the prior written approval of the Discloser in 
accordance with the terms of such written approval; or 
THE 
(l) 
is  required  is  required  to  be  disclosed,  by  law  or  by  a  governmental  or  other 
competent  authority  or  pursuant  to  the  listing  rules  of  any  applicable  stock 
exchange, provided that before making the disclosure the Recipient has given 
the Discloser notice of the request for disclosure and where practical obtained a 
confidentiality  order  or  similar  protection  limiting  the  persons  to  whom 
disclosure of the Confidential Information is made if Discloser has no effective 
UNDER 
status on the matter. 
Control means, in relation to a party:   
(a)  the  legal,  beneficial  or  equitable  ownership  of  at  least  50%  of  the  shares  in 
that party;  
(b) 
the power to appoint more than 50% of the board of directors of that party; or 
(c) 
the power to control, by any other means, the affairs and policies of that party. 
RELEASED 
Core Customer Data means all data inputted into the Solution and all data generated 
by the Solution regarding the Ministry, its operations, customers and personnel. 
Crown means Her Majesty the Queen in right of New Zealand, including all: 
(a)  ministers of the Crown; 
(b) 
government departments; 
(c) 
offices of Parliament; 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
4 

---

 
(d) 
Crown entities as defined in the Crown Entities Act 2004; and 
(e) 
state enterprises as defined in the State-Owned Enterprises Act 1986. 
Deliverable  means  any  output  of  a  Service,  and  without  limitation  may  include 
equipment,  Documentation,  software  and  other  materials  provided,  or  to  be 
provided, by the Supplier under or in connection with this Agreement. 
Documentation means any document which the Supplier must prepare or provide to 
the  Ministry  in  accordance  with  this  Agreement  and  any  other  documentation 
reasonably required by the Ministry to enable the Ministry to use and obtain the full 
intended benefit of the Deliverables and the Services. 
End Date means the date specified as the expiry date in Schedule 1. 
Force Majeure Event means any: 
1982
(a)  act of God, fire, earthquake, storm, flood, or landslide; 
(b) 
strike, lockout, work stoppage or other labour hindrance; 
ACT 
(c) 
explosion,  public  mains  electrical  supply  failure  for  10  or  more  continuous 
Business Days, or nuclear accident; 
(d) 
sabotage,  riot,  civil  disturbance,  insurrection,  epidemic,  pandemic,  national 
emergency (whether in fact or law) or act of war (whether declared or not); 
(e) 
requirement  or  restriction  of,  or  failure  to  act  by,  any  government,  semi-
governmental or judicial entity; and/or 
(f) 
without  limitation  by  reference  to  the  foregoing,  any  other  cause  beyond  the 
reasonable control of the party claiming the benefit of clause, 
but does not include: 
INFORMATION 
(g) 
any  event  which  the  party  affected  could  have  prevented  or  overcome  by 
exercising a reasonable standard of foresight and care;  
(h) 
in  the  case  of  the  Supplier,  any  event  which  the  Supplier  or  its  Personnel  or 
Subcontractors  could  have  prevented  or  overcome  but  for  a  prior  failure  to 
comply  with  the  Supplier’s  obligations  under  this  Agreement,  including  those 
relating to disaster recovery, business continuity, security and/or the resiliency 
of the Services; or 
OFFICIAL 
(i) 
a lack of funds for any reason. 
GST  means  goods  and  services  tax  payable  under  the  Goods  and  Services  Tax  Act 
1985 at the rate prevailing from time to time, including any tax levied in substitution 
THE 
for that tax. 
Hourly Rates means the “Hourly Rates” specified in Schedule 4. 
Intellectual  Property  means  all  intellectual  property  rights  and  interests  (including 
common law rights and interests) in any jurisdiction including: 
 
UNDER 
(a)  patents,  trademarks,  service  marks,  copyright,  registered  designs,  trade 
names, domain names, symbols and logos; 
(a)  patent applications and applications to register trademarks, service marks and 
designs; and 
(b)  tools,  techniques,  computer  program  code,  data  inventions,  discoveries, 
developments,  trade  secrets,  information  and  logical  sequences  (whether  or 
not reduced to writing or other machine or human readable form). 
RELEASED 
Key Personnel means the “Key Personnel” specified in Schedule 2. 
Milestone means all or any of the performance milestones specified in Schedule 2. 
Milestone Date means the date specified in Schedule 2 by which a Milestone must be 
achieved. 
Ministry Data means all data, documents and other information (in any form) owned, 
held, used or created by or on behalf of the Ministry, including: 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
5 

---

link to page 92  
(a)  the Core Customer Data; 
(b)  Ministry and third party data, documents and other information stored or made 
available  on  or  through  any  Deliverable  from  time  to  time,  including  the 
Solution;  
(c) 
data  relating  to  Ministry's  operations,  customers  and  personnel,  including  all 
client  and  staff  data,  documents  and  other  information  on  any  other  system 
created by the Supplier; and 
(d)  all information, data or business knowledge about Ministry or its personnel, and 
third  party  suppliers,  which  is  provided  or  made  available  by  Ministry    to  the 
Supplier  or  is  created  by  or  on  behalf  of  Ministry  as  part  of  the  Supplier’s 
performance  of  this  Agreement,  including  information  about  the  Ministry 
Operating Environment;   
1982
Ministry  Operating  Environment  means  all  aspects  of  Ministry's  information 
technology  and  telecommunications  environment,  including  hardware,  operating 
systems,  middleware,  network  systems,  applications,  processing  facilities,  support 
ACT 
systems  and  desktops,  whether  in  a  production  or  other  environment  from  time  to 
time. 
Ministry Property means equipment, tools or other property owned or leased by the 
Ministry. 
Ministry  Sites  means  the  sites  specified  by  the  Ministry  from  time  to  time  at  which 
the Supplier will provide the Services or Deliverables. 
Personnel  means  any  employee,  agent  or  representative  of  the  Supplier,  or  of  any 
subcontractor of the Supplier, who provides any Service or Deliverable. 
Pre-existing IP means any Intellectual Property right, title or interest in a Deliverable 
or Documentation which, in relation to a party to this Agreement, is either: 
INFORMATION 
(a)  owned  by,  licensed  to  or  in  the  possession  of  that  party  on  or  before  the 
Commencement Date; or 
(b)  developed  by,  licensed  to  or  in  the  possession  of  that  party  after  the  start  of 
the Commencement Date, but not in relation to this Agreement.  
Project Manager has the meaning given to that term in clause 7.2. 
OFFICIAL 
Project Plan means a project plan set out or described in Schedule 2.  
Proposal means the Supplier’s proposal (if any) referred to in this Agreement. 
Records  means  information,  whether  in  its  original  form  or  otherwise,  including  a 
THE 
document,  a  signature,  a  seal,  text,  images,  sound,  speech,  or  data  compiled, 
recorded, or stored, as the case may be: 
(a)  in written form on any material; 
(b)  on  film,  negative,  tape,  or  other  medium  so  as  to  be  capable  of  being 
UNDER 
reproduced; or 
(c) 
by  means  of  any  recording  device  or  process,  computer  or  other  electronic 
device or process. 
Relationship Manager has the meaning given to that term in clause 7.1. 
Requirements means the requirements for the Deliverables and Services and/or the 
Solution  as  a  whole,  as  set  out  in  Schedule  2,  including  any  quality  standards  and 
functional and non-functional requirements.   
RELEASED 
Service Levels means the standards of service specified in this Agreement, including 
the service levels specified in Schedule 2 or any service level agreement between the 
parties. 
Services means: 
(a)  the services described in this Agreement;  
(a)  all  services  incidental  to,  or  required  for  the  proper  performance  of,  the 
services described in (a); and 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
6 

---

 
(b)  all other services agreed in writing by the parties from time to time. 
Solution  means  the  Supplier's  solution  for  meeting  the  Ministry’s  requirements  and 
any other specified detail in Schedule 2.  
Specifications means, for each Deliverable or Service and the Solution as a whole, all 
the  specifications  and  requirements  relevant  to  that  Deliverable  or  Service  and  the 
Solution  as  a  whole  including  all  the  specifications  and  requirements  for  that 
Deliverable  set  out  in  Schedule  2  or  issued  or  published  by  or  on  behalf  of  the 
Supplier.  
Term means the term of this Agreement described in clause 2.1. 
1.2 
Interpretation:   
In this Agreement, unless the context requires otherwise: 
1982
(a) 
headings  are  for  convenience  only  and  have  no  legal  effect  unless  otherwise 
specified; 
(b)
ACT 
 
references to the singular include the plural and vice versa; 
(c) 
references to a party include that party’s successors, executors, administrators 
and permitted assignees (as the case may be); 
(d) 
references  to  clauses  and  Schedules  are  to  the  clauses  and  Schedules  in  this 
Agreement; 
(e) 
where  a  word  or  phrase  is  defined,  its  other  grammatical  forms  have  a 
corresponding meaning; 
(f) 
references to a person include: 
(i) 
an  individual,  firm,  company,  corporation  or  unincorporated  body  of   
persons; 
INFORMATION 
(ii) 
any public, territorial or regional authority; 
(iii)  any government; and 
(iv)  any agency of any government or authority; 
(g) 
an obligation not to do anything includes an obligation not to suffer, permit or 
cause that thing to be done; 
OFFICIAL 
(h) 
references to  any statute include  any amendment to, or replacement of, that 
statute and any subordinate legislation made under it; 
(i)
THE 
 
wherever the words “includes” or “including” (or similar words) are used, they 
are deemed to be followed by the words “without limitation”; 
(j) 
except  as  otherwise  expressly  stated,  monetary  references  are  references  to 
New Zealand currency; and 
(k) 
if  there  is  any  conflict  between  the  terms  of  this  Agreement,  the  following 
order of precedence will apply: 
UNDER 
(i) 
the terms of the body of this Agreement;  
(ii) 
the Schedules to this Agreement.  
 
2. 
OVERVIEW  
2.1 
Term  
This Ag
RELEASED reement will commence on the Commencement Date and unless terminated 
earlier in accordance with its terms, will end on the Expiry Date. 
2.2 
[Further term  
[Drafting note: if no further term is required, delete this clause 2.2] 
The  Ministry  may  extend  the  term  of  this  Agreement,  for  [insert]  further  term  of 
[insert]  years  on  the  same  terms  and  conditions,  by  giving  the  Supplier  notice  in 
writing at least [insert] [months] before the Expiry Date.] 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
7 

---

 
2.3 
Appointment 
With  effect  from  the  Commencement  Date,  the  Ministry  appoints  the  Supplier,  and 
the Supplier agrees, to provide the Services and Deliverables in accordance with this 
Agreement. 
2.4 
Non-exclusivity  
The Supplier acknowledges that it does not have exclusive rights of supply in respect 
of  any  goods  or  services  and  the  Ministry  may  at  any  time  provide  such  goods  or 
services for itself or procure them from a third party. 
2.5 
No minimum volume  
The  Ministry  does  not  guarantee  that  it  will  acquire  a  certain  volume  of  goods  or 
services  from  the  Supplier  during  the  term  of  this  Agreement  and  the  Supplier 1982
confirms that it has not received or relied on any representation in this regard. 
2.6 
Supplier premises 
Except as otherwise specified in this Agreement or agreed between the parties, the
ACT  
Supplier will work from its own premises. 
2.7 
Reliance 
The Supplier acknowledges that the Ministry is relying on the Supplier’s expertise in 
entering  into  this  Agreement,  including  all  statements  made  by  the  Supplier  in  the 
Proposal or in any written material provided to the Ministry regarding the Supplier’s 
or it’s Personnel’s skills, experience and expertise and the quality and performance of 
the Services and Deliverables. 
3. 
SUPPLIER OBLIGATIONS 
3.1 
Performance 
INFORMATION 
In  providing  the  Services  and  Deliverables  and  complying  with  its  other  obligations 
under this Agreement, the Supplier must: 
(a) 
provide,  at  its  own  cost,  all  equipment,  tools,  materials  and  other  resources 
necessary for the provision of the Services and Deliverables; 
(b) 
take full responsibility for the performance of all tasks and activities necessary 
to  provide  the  Services  and  Deliverables  in  accordance  with  this  Agreement, 
OFFICIAL 
other  than  tasks  or  activities  specifically  identified  as  being  the  Ministry’s 
responsibility; 
(c) 
comply with all reasonable directions given by the Ministry from time to time; 
THE 
(d) 
comply  with  all  the  Ministry  policies  and  procedures  notified  to  the  Supplier 
from time to time; 
(e) 
comply with all of its legal obligations (including under statute, regulation, and 
contract); 
(f) 
co-operate  with  the  Ministry  and  all  other  contractors  and  suppliers  to  the 
UNDER 
Ministry,  to  ensure  the  Services,  Deliverables  and  all  products  and  services 
related to them are delivered efficiently and seamlessly to the Ministry; 
(g) 
not damage, disrupt, introduce any computer virus into or otherwise adversely 
affect any part of the Ministry’s: 
(i) 
business or operations; or  
(ii) 
information technology or telecommunications systems; and 
(h)
RELEASED 
 
promptly notify the Ministry in writing of: 
(i) 
any breach of the Supplier’s obligations under this Agreement; and 
(ii) 
any  matter  that  may  impact  on  the  Supplier’s  ability  to  perform  its 
obligations in accordance with this Agreement. 
3.2 
The Supplier must provide the Services and Deliverables so as to meet or exceed the 
applicable Service Levels. 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
8 

---

 
3.3 
Without limiting the Ministry’s other rights and remedies, if the parties agree that the 
Ministry is entitled to rebates from the Charges paid or payable under this Agreement 
if  the  Supplier  fails  to  meet  any  Service  Level,  details  of  those  rebates  and  the 
methods of calculating and paying them will be described this Agreement.  Further, 
the  Supplier  will  implement  relevant  service  improvement  plans  to  ensure  that  the 
Services that have failed Service Levels are continuously improved. 
3.4 
Maintain reputation 
The Supplier must not engage in any activity or conduct that might, in the Ministry’s 
opinion, damage the reputation or image of the Ministry or the Crown. 
3.5 
Conflict of interest 
The Supplier must not enter into any agreement or arrangement that will, or is likely 1982
to: 
(a) 
prejudice the Supplier’s ability to meet its obligations under this Agreement; or 
(b) 
create a conflict of interest for the Supplier. 
ACT 
3.6 
Resolve conflict 
Notwithstanding clause 3.5, the Supplier must: 
(a) 
immediately  notify  the  Ministry  in  writing  if  the  Supplier  is,  or is  likely  to be, 
conflicted in the performance of its obligations under this Agreement; and  
(b) 
take  all  actions  reasonably  required  by  the  Ministry  to  resolve  any  such 
conflict. 
3.7 
Add value 
The  Supplier  must  proactively  use  its  experience  and  expertise  to  improve  the 
Services  and  Deliverables,  and  the  manner  of  providing  them,  to  more  eff
INFORMATION  ectively 
and efficiently meet the Ministry’s requirements both in terms of quality and cost. 
4. 
MINISTRY  OBLIGATIONS 
4.1 
Ministry obligations  
The Ministry will  
(a) 
provide  the  Supplier  with  any  information  and  access  to  Ministry    personnel 
OFFICIAL 
and  the  Ministry    Operating  Environment,  which  the  Supplier  has  reasonably 
requested to enable delivery of the Deliverables and Services; 
(b) 
not use the Deliverables and Services in a manner that breaches any term of 
THE 
this  Agreement  (including  but  not  limited  to  ensuring  it,  and  its  personnel, 
comply  with  any  acceptable  use  policy  in  relation  to  the  Services  or 
Deliverables agreed by Ministry  in writing in advance (acting reasonably); 
(c) 
notify the Supplier of any information or issues that could materially impact on 
the delivery of the Deliverables and Services; 
UNDER 
(d) 
make,  within  reasonable  timeframes,  all  decisions  and  give  all  approvals 
reasonably required by the Supplier to enable the delivery of the Deliverables 
and Services. 
5. 
MINISTRY PROPERTY AND SITES  
5.1 
Ministry Property  
If  the  Supplier  has  access  to  any  of  the  Ministry’s  Property  under  or  in  connection 
with this Agreement, the Supplier must: 
RELEASED 
(a) 
use the Ministry Property: 
(i) 
for  the  sole  purpose  of  complying  with  its  obligations  under  this 
Agreement and for no other purpose; and 
(ii) 
only  to  the  extent  necessary  to  comply  with  its  obligations  under  this 
Agreement; 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
9 

---

 
(b) 
comply with all directions regarding the use of  Ministry Property given by the 
Ministry from time to time; and 
(c) 
return all Ministry Property to the Ministry on the earlier of: 
(i) 
completion  of  the  Services  and/or  Deliverables  relating  to  Ministry 
Property; 
(ii) 
receipt of the Ministry’s request for it to be returned; or 
(iii)  termination or expiry of this Agreement. 
5.2 
Ministry Sites  
The Ministry will provide the Supplier with access to the Ministry Sites solely for the 
purpose of enabling, and to the extent necessary to enable,  the Supplier to comply 1982
with its obligations under this Agreement.  The Supplier must not use or access the 
Ministry Sites or any other premises of the Ministry for any other purpose without the 
Ministry’s prior written consent. 
ACT 
6. 
PERSONNEL AND SUBCONTRACTORS 
6.1 
Personnel   
The Supplier: 
(a) 
must  ensure  the  Services  and  Deliverables  are  provided  using  appropriately 
experienced,  skilled  and  qualified  Personnel  who  are  capable  of  providing  the 
Services and Deliverables to the standards required under this Agreement; 
(b) 
is  responsible  for  all  acts  and  omissions  of  the  Personnel  as  if  they  were  the 
acts or omissions of the Supplier; and 
(c) 
must  ensure  that  all  Personnel  comply  with  the  terms  of  this  Agreement  and 
INFORMATION 
with all of Ministry’s policies, procedures and directions notified to it from time 
to time. 
6.2 
Key Personnel 
The  Supplier  must  ensure  the  Key  Personnel  provide  the  Services  and  Deliverables 
they are required to provide under  this Agreement.  The  Supplier may only replace 
any Key Personnel if: 
OFFICIAL 
(a) 
that person is unavailable due to resignation, illness or death;  
(b) 
the  replacement  person  is,  in  the  reasonable  opinion  of  the  Ministry, 
appropriately experienced, skilled and qualified to perform the applicable role; 
THE 
and 
(c) 
the  Supplier  first  obtains  the  Ministry’s  written  consent  to  the  replacement 
person. 
6.3 
Subcontractors 
(a)
UNDER 
 
The Supplier must not subcontract any of its obligations under this Agreement 
to  any  other  person  without  first  obtaining  the  Ministry’s  written  consent  and 
complying with clause 6.3(b). 
(b) 
The Supplier must: 
(i) 
ensure each subcontractor complies with the terms of this Agreement;  
(ii) 
manage  the  agreement  between  the  Supplier  and  the  subcontractor  in 
the best interests of the Ministry;  
(iii)
RELEASED    if  necessary,  authorise  the  Ministry  to  deal  with  the  subcontractor 
directly; 
(iv)  ensure  that  an  appropriate  written  agreement  is  in  place  between  the 
Supplier  and  the  subcontractor  that  is  consistent  with  the  terms  of  this 
Agreement; and 
(v)  if  requested  by  the  Ministry,  ensure  that  the  agreement  referred  to  in 
clause  6.3(b)(iv)  acknowledges  the  benefit  to  the  Ministry  for  the 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
10 

---

 
purposes  of  the  Contracts  and  Commercial  Law  Act  and  is  therefore 
enforceable by the Ministry. 
(c) 
The Supplier will remain liable to the Ministry for all acts or omissions of each 
subcontractor as if they were the acts or omissions of the Supplier.  The entry 
by the Supplier into an agreement with a subcontractor will not: 
(i) 
create  a  contractual  relationship  between  the  Ministry  and  the 
subcontractor except as described in clause 6.3(b)(v); or 
(ii) 
relieve the Supplier from liability for the performance of any obligations 
under this Agreement. 
(d) 
The  Supplier  must  obtain  the  Ministry’s  prior  written  consent  to  the 
replacement of any subcontractor, and clauses 6.3(b) and (c) will apply to all 1982
replacement subcontractors. 
6.4 
Health, safety and security 
The Supplier will comply, and will ensure that all of its Personnel comply, with all of 
ACT 
the  Ministry’s  health,  safety,  operational  and  security  requirements  while  on  the 
Ministry Sites and any other the Ministry premises. 
6.5 
Health and Safety at Work Act 2015 
The Supplier shall:  
(a)  consult, cooperate and coordinate with the Ministry, to the extent required by 
the Ministry,  and to ensure that the Ministry and the Supplier will each comply 
with their respective obligations under the Health and Safety at Work Act 2015 
as they relate to this Agreement;  
INFORMATION 
(b)  perform its, and ensure that its Personnel perform their, obligations under this 
Agreement  in  compliance  with  its  and  their  obligations  under  the  Health  and 
Safety at Work Act 2015;  
(c) 
comply with all reasonable directions of the Ministry relating to health, safety, 
and security;  
(d)
OFFICIAL 
 
report any health and safety incident, injury or near miss, or any notice issued 
under  the  Health  and  Safety  at  Work  Act  2015,  to  the  Ministry  to  the  extent 
that it relates to, or affects, this Agreement; 
THE 
(e)  comply  with  any  additional  health  and  safety  requirements  described  in 
Schedule 2. 
6.6 
Replacement of Personnel 
If  the  Ministry  considers  (acting  reasonably)  that  any  of  the  Personnel  are 
unsatisfactory  or  unsuitable  then,  without  limiting  any  other  rights  of  the  Ministry, 
UNDER 
the  Ministry  may,  by  written  notice,  require  the  Supplier  to  replace  the  relevant 
Personnel and the Supplier will do so as soon as possible at its own cost, but in any 
event no later than five Business Days after receipt by the Supplier of the notice.  In 
the case of any replacement of Key Personnel, clauses 6.2(b) and (c) will apply. 
6.7 
Non-solicitation  
The  Supplier  agrees  not  to  actively  solicit  for  employment  during  the  Term  of  this 
Agreement  any  employee  of  the  Ministry  who  has  been  engaged  by  the  Ministry  in 
connection  with  the  Services.    This  clause  does  not  prevent  the  Supplier  from 
RELEASED 
employing  any  person  who  responds  to  a  genuine  advertisement  placed  by  the 
Supplier. 
7. 
PROJECT MANAGEMENT, REVIEWS AND REPORTING 
7.1 
Relationship Managers 
Each  party  will,  at  all  times  during  the  Term,  maintain  the  appointment  of  one 
suitably  qualified  person  as  its  relationship  manager  (Relationship  Manager).    Each 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
11 

---

 
party  will  ensure  that  its  Relationship  Manager  meets  no  less  than  quarterly  and  is 
tasked with: 
(a) 
primary  responsibility  for  establishing  and  maintaining  an  effective,  proactive 
business relationship with the other party; 
(b) 
assessing  and  recommending  service  delivery  and  process  improvements 
which will realise benefits for both parties; 
(c) 
ensuring  that  Change  Requests  are  promptly  considered  and  managed  in 
accordance with the Change Request Process; 
(d) 
exchanging information about the parties' respective objectives, visions, needs 
and risks; and 
(e) 
undertaking such other responsibilities or actions consistent with the strategic 1982
benefits  of  the  relationship  intended  by  the  parties  and  as  reasonably 
requested by either party. 
7.2 
Project Managers 
ACT 
Each party will appoint a project manager in relation (Project Manager) who will: 
(a) 
serve as the primary point of contact with the other party for the Services and 
Deliverables; and 
(b) 
have overall responsibility for the performance of that party's obligations under 
Schedule 2. 
The Supplier's proposed Project Manager will be subject to the prior written approval 
of the Ministry. 
7.3 
Replacement  
Each party may replace its Project Manager from time to time provided, in 
INFORMATION the case 
of the Ministry, it gives prior written notice of such replacement and, in the case of 
the Supplier, it complies with clause 7.2. 
7.4 
Meetings  
The  Project  Managers  will  meet  together  in  the  manner  and  at  the  frequency 
specified in Schedule 2 and as otherwise reasonably required by the Ministry, to: 
(a)
OFFICIAL 
 
monitor  progress  of  the  Supplier  in  providing  the  Deliverables  and  the 
Services; 
(b) 
review resource needs and detail timing for upcoming tasks; 
THE 
(c) 
as  far  as  they  are  able,  settle  and  agree  any  issues  arising  in  the  course  of 
providing  the  Deliverables  or  the  Services,  and  review  risks  and  agree  risk 
management actions;  
(d) 
monitor compliance by each party of any other of their respective obligations 
under this Agreement;  
UNDER 
(e) 
review and discuss system performance, efficiency systems planning, systems 
management and metrics; and 
(f) 
monitor the Change Request Process and, where appropriate, software release 
management planning.  
7.5 
Reporting 
The Supplier must provide reports at the frequency and containing the detail set out 
in Schedule 2. 
RELEASED 
7.6 
Governance 
The  parties  will  comply  with  the  specific  governance  and  relationship  management 
procedures as set out in Schedule 2. 
8. 
IMPLEMENTATION 
8.1 
Delivery   
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
12 

---

 
The Supplier will deliver each Deliverable to the relevant Ministry Site in accordance 
with Schedule 2. 
8.2 
Installation and implementation 
Unless  otherwise  agreed  in  Schedule  2,  the  Supplier  will  provide  installation  and 
implementation  services  in  respect  of  all  Deliverables  in  accordance  with  the 
Requirements  or,  if  no  such  requirements  are  specified,  in  accordance  with  the 
reasonable timeframes and other requirements specified by the Ministry. 
8.3 
Project Plan 
The  Supplier  will  provide  the  Deliverables  and  the  Services  in  accordance  with  the 
Milestones  and  other  timeframes  recorded  in  each  Project  Plan.    Where  no  Project 
Plan  is  recorded  in  Schedule  2,  unless  otherwise  agreed  in  writing  by  Ministry,  the 1982
Supplier will, in accordance with the reasonable timeframes and other requirements 
specified by the Ministry, prepare, and obtain approval from the Ministry of, a project 
plan which records all of the details which this Agreement anticipates will be included 
in  such  project  plan,  including  relevant  milestones  and  the  date  by  which  each 
ACT 
milestone must be achieved, and that approved plan will be taken to be the Project 
Plan for the relevant Deliverables and Services. 
8.4 
Milestones 
The  Supplier  will  provide  the  Deliverables  and  the  Services  in  accordance  with  the 
Milestones on or before the date specified for its performance.  If a Milestone is not 
met  on  or  before  that  date  (other  than  as  a  result  of  a  permitted  extension  under 
clause 8.6 or 8.7), that Milestone will be deemed to have been delayed. 
8.5 
Remedies for Supplier’s delays 
Without  limiting  any  other  rights  or  remedies  of  the  Ministry  but  subject  to  clause 
8.6, if the Supplier fails, or is likely to fail, to complete a Milestone by the relevant 
INFORMATION 
Milestone Date: 
(a) 
the  Supplier  will,  immediately  following  it  becoming  aware  of  the  Milestone 
delay, provide full details of the Milestone delay to the Ministry in writing; 
(b) 
the Supplier will (at its own cost) immediately take all steps available to it to 
avoid and minimise the effects of the Milestone delay; 
(c)
OFFICIAL 
 
the parties will, if requested by the Ministry, meet to review in good faith the 
reasons for the Milestone delay; 
(d) 
the  Supplier  will,  if  requested  by  the  Ministry,  promptly  prepare  a 
comprehensive  rectification  plan  setting  out  how  it  intends  to  complete  the 
THE 
relevant Milestone, the relevant timeframes for such completion and any other 
details  reasonably  required  by  the  Ministry,  and  will  submit  such  plan  to  the 
Ministry for approval; and 
(e) 
the  Supplier  will,  if  requested  by  the  Ministry,  comply  with  any  rectification 
plan  submitted  by  the  Supplier  under  clause  8.5(d),  together  with  any 
UNDER 
modifications  to  the  rectification  plan  or  other  requirements  notified  by  the 
Ministry. 
8.6 
Remedies for the Ministry’s delays 
If a Milestone delay is caused by the Ministry: 
(a) 
the  Supplier  will,  immediately  following  it  becoming  aware  of  the  Milestone 
Delay, provide full details of the Milestone delay to the Ministry in writing; 
(b) 
the parties will, if requested by the Ministry, meet to review in good faith the 
RELEASED reasons for the Milestone delay; 
(c) 
the  Supplier  will,  if  requested  by  the  Ministry,  cooperate  with  the  Ministry  in 
relation  to  the  Milestone  delay  and  will  use  reasonable  efforts  to  rectify  the 
Milestone delay and ensure future Milestone Dates are met; and 
(d) 
if, notwithstanding the Supplier’s compliance with clauses 8.5(a), (b) and (c), 
the Supplier fails to complete the relevant Milestone by the relevant Milestone 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
13 

---

 
Date, the Supplier will not be liable for that failure to the extent the failure was 
caused by the Ministry. 
8.7 
Permitted extensions 
The  date  for  performance  of  each  Milestone  of  a  party  will  only  be  extended  in 
accordance  with  clause  8.4  or  clause  8.5    or  to  the  extent  that  party  is  unable  to 
meet the Milestone by the Milestone Date as a result of a: 
(a) 
a Force Majeure Event; or 
(b) 
a material breach of this Agreement by the other party or its subcontractors. 
8.8 
Change Request Process  
If: 
1982
(a) 
the  Ministry  requires  any  new  deliverables  or  services  under  this  Agreement 
that are not within the scope of Schedule 2; or 
(b) 
either  party  proposes  any  change  to  the  Services  and/or  the  Deliverables 
ACT 
(including  any  changes  to  the  nature  or  scope  of  the  Deliverables  or  the 
Services or to the timing of the delivery of the Deliverables or the Services),  
the parties will deal with each such Change Request in accordance with the Change 
Request Process. 
9. 
ACCEPTANCE TESTING 
9.1 
Applicability of Acceptance Tests 
The  parties  acknowledge  that  the  process  set  out  in  this  clause  9  will  apply  to  all 
Deliverables  except  those  that  the  parties  have  agreed  in  Schedule  2  will  not  be 
subject to any acceptance testing process. 
INFORMATION 
9.2 
Acceptance Test Plan 
Each party will comply with its obligations set out in each Acceptance Test Plan, at its 
own cost (unless otherwise specified in Schedule 2).  Where no Acceptance Test Plan 
is recorded or specified in Schedule 2, the Supplier will, if requested by the Ministry 
and in accordance with the reasonable timeframes and other requirements specified 
by  the  Ministry,  prepare,  and  obtain  approval  from  the  Ministry  of,  an  acceptance 
test  plan  which  records  all  of  the  detail  which  this  Agreement  anticipates  will  be 
OFFICIAL 
included in such acceptance test plan.  
9.3 
Initial testing   
The  Supplier  will,  prior  to  the  delivery  of  any  Deliverable  to  the  Ministry,  test  the 
THE 
Deliverable  in  the  manner  described  in  the  Acceptance  Test  Plan  to  determine 
whether or not the Acceptance Criteria for that Deliverable have been met. 
9.4 
Delivery Notice 
The  Supplier  will,  upon  completion  of  the  testing  described  in  clause  9.3  and  the 
Supplier  being  satisfied  (acting  reasonably,  given  its  specialist  expertise  and 
UNDER 
experience) that the Acceptance Criteria have been met for the Deliverable, issue to 
the  Ministry  a  delivery  notice  (Delivery  Notice)  confirming  that  the  Acceptance 
Criteria are met. 
9.5 
Acceptance Tests 
The  Ministry  will,  following  receipt  of  the  Delivery  Notice  or  the  Deliverable  as  the 
case  may  be,  conduct  the  Acceptance  Tests  for  the  relevant  Deliverable  in 
accordance  with  the  Acceptance  Test  Plan.    This  testing  may  involve  testing  the 
Deliverable  individually  or  in  conjunction  with  other  Deliverables  or  in  conjunction 
RELEASED 
with  the  Ministry’s  other  systems.    The  Supplier  will  provide  such  assistance  as  is 
reasonably required by the Ministry in relation to the Acceptance Tests.   
9.6 
Truncated Acceptance   
Where no  acceptance  tests for the relevant Deliverable are recorded or  specified in 
Schedule 2 or where the Ministry otherwise requires a truncated acceptance process, 
the  Supplier  will,  in  accordance  with  the  reasonable  timeframes  and  other 
requirements  specified  by  the  Ministry,  prepare,  and  obtain  the  Ministry’s  approval 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
14 

---

 
of,  acceptance  tests  for  such  Deliverable  and  the  Ministry  will  conduct  those  tests.  
Such acceptance tests must, at a minimum, be sufficient to demonstrate whether or 
not  the  relevant  Deliverable  meets  the  Acceptance  Criteria  for  that  Deliverable  and 
may  involve  testing  the  Deliverable  individually  or  in  conjunction  with  other 
Deliverables  or  in  conjunction  with  the  Ministry  information  technology  or 
telecommunications’ systems. 
9.7 
Successful completion 
If  the  Acceptance  Tests  demonstrate  to  the  satisfaction  of  the  Ministry  (acting 
reasonably) that the Acceptance Criteria for the relevant Deliverable have been met, 
the  Ministry  will  complete  and  sign  and  provide  to  the  Supplier  an  Acceptance 
Certificate  for  that  Deliverable  substantially  in  the  form  attached  as  Appendix  1  to 
Schedule 2.  
1982
9.8 
Unsuccessful completion 
If the Acceptance Tests carried out under clauses  9.5 or 9.6 do not demonstrate to 
the  satisfaction  of  the  Ministry  (acting  reasonably)  that  the  Acceptance  Criteria  for 
ACT 
the relevant Deliverable have been met, the Ministry will notify the Supplier of such 
failure within ten Business Days of completion of the relevant Acceptance Tests and 
the  Supplier  will,  at  its  own  cost  and  within  ten  Business  Days  of  receiving  such 
notification  from  the  Ministry  (unless  otherwise  agreed  by  the  parties  in  writing), 
remedy any relevant failures or deficiencies so that the Acceptance Criteria are met. 
9.9 
Repeat Acceptance Tests 
The Supplier will immediately notify the Ministry in writing when it has completed the 
remedial work under clause 9.8 and the Ministry will, promptly after receipt of such 
notification,  repeat  the  Acceptance  Tests  set  out  in  clauses  9.5  or  9.6,  as  the  case 
may be. 
INFORMATION 
9.10 
Continued Acceptance Tests  
The  process  set  out  in  clauses  9.8  and  9.9  may,  at  the  request  of  the  Ministry,  be 
repeated, until the Acceptance Tests demonstrate to the satisfaction of  the Ministry 
(acting  reasonably)  that  the  Acceptance  Criteria  for  the  relevant  Deliverable  have 
been met. 
9.11 
Acceptance Testing failure   OFFICIAL 
Without  limiting  the  Ministry’s  other  rights  and  remedies,  if  any  repeat  Acceptance 
Tests under clause 9.9 do not demonstrate to the satisfaction of the Ministry (acting 
reasonably)  that  the  Acceptance  Criteria  for  any  Deliverable  have  been  met,  the 
Ministry may, by written notice to the Supplier: 
THE 
(a) 
require the Supplier to undertake remedial work in accordance with clause 9.8; 
or 
(b) 
reject the Deliverable and terminate this Agreement in accordance with clause 
19.2(c).  
UNDER 
9.12 
General   
Use of any Deliverable by the Ministry does not constitute deemed, conditional or any 
other form of acceptance of that Deliverable unless it has used the Deliverable within 
a live operating production environment for a continuous period of 14 days or more 
(other  than  for  testing,  piloting,  training  or  the  conversion  or  loading  of  data  or  as 
permitted in  this Agreement as  an interim measure)..  The issue by  the Ministry of 
any  Acceptance  Certificate  (or  any  other  form  of  sign-off)  will  not  release  the 
Supplier from its obligations under this Agreement, including the warranties set out 
in clause 14.  
RELEASED 
10. 
BUSINESS CONTINUITY AND DISASTER RECOVERY 
10.1 
Business continuity 
The Supplier must: 
(a) 
implement  and  maintain  at  all  times,  an  up  to  date  business  continuity  and 
disaster recovery plan (BCP Plan) in respect of the Services and Deliverables.  
The BCP Plan will: 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
15 

---

 
(i) 
include  resolution  of  key  systems  capability  in  the  event  of  loss  of 
any key site, system, personnel or technology infrastructure; 
(ii) 
enable the Supplier and Ministry’s use of the Deliverables and Services to 
comply with all applicable Laws; and 
(iii)  have  regard  to  any  changes,  updates  or  amendments  to  the  Supplier's 
business  processes,  applicable  Laws,  and  the  scope  of  the  Deliverables 
and Services, under this Agreement;  
(b) 
provide the Ministry with a copy of the BCP Plan at the Commencement Date, 
on each annual anniversary of this Agreement, when the BCP Plan is updated, 
or when otherwise requested by the Ministry from time to time; 
1982
(c) 
review,  test  and,  if  necessary  to  comply  with  subclause  (a),  update  the  BCP 
Plan at regular intervals not exceeding six months; 
(d) 
include  in  the  BCP  Plan  such  changes  as    the  Ministry  considers  reasonably 
ACT 
necessary to ensure continuity of the provision of Services and Deliverables in 
the event of a disaster in accordance with the highest international standards 
and practice for business continuity; 
(e) 
upon the occurrence of an event triggering the BCP Plan, promptly implement 
the  relevant  portion  or  portions  of  the  plan,  promptly  notify  the  Ministry  of 
such implementation and, at appropriate intervals following such event, report 
to the Ministry on the implementation of the BCP Plan until the relevant trigger 
event (or the effects of such event) is resolved; and 
(f) 
provide  the  Ministry  on  request  with  all  additional  information  regarding  the 
BCP Plan as may be reasonably necessary to allow the Ministry to develop and 
INFORMATION 
maintain  its  own  business  continuity  plans  to  work  in  concert  with  the  BCP 
Plan. 
10.2 
Clarification.   
To avoid doubt, nothing in this clause 10, including the provision of the BCP Plan to 
the Ministry or the inclusion of any changes requested by the Ministry, will relieve the 
Supplier  from  any  breach  of  its  obligations,  including  any  warranty,  under  this 
Agreement. 
OFFICIAL 
11. 
CHARGES AND PAYMENTS 
11.1 
Total charge   
THE 
The Ministry will pay the Charges to the Supplier in accordance with this clause.   
11.2 
No other amounts payable 
Except  as  expressly  provided  by  in  this  Agreement  or  otherwise  agreed  by  the 
parties, the Supplier will not be entitled to any additional payment for the provision of 
the  Services,  the  granting  of  any  rights  under  this  Agreement,  and/or  the 
UNDER 
performance of any other activities in connection with this Agreement. 
11.3 
Invoicing and payment   
The Supplier will invoice the Charges incurred in respect of each calendar month or 
as otherwise specified in Schedule 4,  and will ensure that each such invoice is a valid 
tax invoice under the Goods and Services Tax Act 1985.  Subject to clause 11.8 the 
Ministry shall pay each such invoice on or before the 20th of the month following the 
month in which the valid invoice is received. 
11.4
RELEASED 
 
Effect of payment 
Payment of an invoice will be taken only as payment on account and is not evidence 
or  an  admission  that  any  Service  has  been  supplied  in  accordance  with  this 
Agreement  or  otherwise  accepted  by  the  Ministry,  nor  an  admission  of  liability  or 
concession to any claim in respect of the invoice, its subject matter or any aspect of 
this Agreement or the parties’ relationship under it. 
11.5 
Supporting documentation 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
16 

---

 
The  Supplier  will  include  sufficient  details  in  each  invoice  to  enable  the  Ministry  to 
identify: 
 (a)  the particular Deliverables and Services which are the subject of the invoice, 
and the Charges for each such Deliverable and/or Service; 
(b) 
whether  any  amounts  should  be  (or  should  have  been)  deducted  from  the 
Charges by way of service credits; 
(c) 
in  respect  of  any  Charges  on  a  time  and  rate  basis,  the  relevant  times  and 
rates  upon  which  the  Charge  is  based,  and  each  of  the  Supplier’s  Personnel 
who performed the work, his/her hours worked and charge-out rate; 
(d) 
in  respect  of  any  Charges  which  may  be  charged  upon  completion  of  any 
Milestone, details of the Milestone and its achievement; 
1982
(e) 
full  details  of  any  approved  expenses  incurred,  together  with  copies  of  GST 
invoices; and 
(f)
ACT 
 
separately for each charged item, sums due in respect of GST. 
11.6 
Time based charges 
Where  any  Charges  are  payable  on  the  basis  of  time  spent  by  the  Supplier’s 
Personnel (Time Based Charges), the Supplier will (unless this Agreement expressly 
specifies  otherwise)  charge  for  that  time  at  rates  not  exceeding  the  Hourly  Rates.  
The  Supplier  will  complete  each  assigned  task  in  as  reasonably  economical  and 
expeditious  a  manner  as  possible  and  use  appropriately  qualified  Personnel  for  the 
task so as to minimise the Time Based Charges, consistent with the Supplier’s other 
obligations  under  the  Agreement.    The  Supplier  will  provide  the  Ministry  with  all 
information  the  Ministry  may  reasonably  require  to  check  the  time  spent,  the  rate 
charged and the overall computation of the Time Based Charges.  The Ministry shall 
INFORMATION 
not  be  required  to  make  payment  of  Time  Based  Charges  for  which  the  Supplier  is 
unable  to  provide  appropriate  timesheets,  third  party  invoices  and  any  other 
reasonable supporting documentation.  
 
11.7 
Taxes 
The Ministry shall pay GST in respect of all taxable supplies made by the Supplier to 
the Ministry under this Agreement.  All other government taxes, duties, imposts and 
OFFICIAL 
levies  assessed  or  levied  on  the  Supplier  in  relation  to  this  Agreement  (including 
penalties thereon) are hereby deemed to be included in the Charges. 
11.8
THE 
 
Disputed invoices 
If  the  Ministry  has  a  genuine  dispute  in  relation  to  all  or  any  portion  of  an  invoice 
submitted by the Supplier, the Ministry may withhold payment of the amount subject 
to the dispute, provided that: 
  (a)  the  Ministry  shall  pay  the  undisputed  amount  when  it  becomes  due  and 
UNDER 
payable in accordance with the terms of this Agreement;  
(b) 
the  Ministry  must  provide  reasonable  details  about  the  disputed  amount  and 
the  reasons  for  withholding  payment,  and  must  advise  the  Supplier  of  the 
dispute on or before the payment date for that invoice (provided that no failure 
by the Ministry to do any of the foregoing will prejudice the Ministry’s right to 
dispute an invoice after it has been paid); and 
(c) 
the  Supplier  shall  continue  to  perform  its  obligations  under  this  Agreement 
notwithstanding the dispute. 
RELEASED 
11.9 
Ministry may withhold payment 
Without  prejudice  to  the  Ministry’s  other  rights  and  remedies,  and  notwithstanding 
anything else in this Agreement, if the Supplier is in breach of this Agreement, the 
Ministry may withhold payment of a part or all of the Charges due to the Supplier, so 
long as the withheld part is reasonably proportional to the seriousness of the breach 
and is paid to the Supplier promptly on the breach being remedied. 
11.10 
Ministry may deduct remedy costs 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
17 

---

 
If  the  Supplier  is  in  breach  of  this  Agreement,  the  Ministry  may  give  notice  to  the 
Supplier  identifying  that  breach  with  reasonable  particularity,  and  requiring  the 
Supplier  to  remedy  that  breach.    If  the  breach  remains  uncorrected  more  than  15 
Business  Days  after  receipt  of  that  notice,  and  without  prejudice  to  the  Ministry’s 
other rights and remedies, the Ministry may procure its own remedy for that breach, 
and the Supplier will reimburse the Ministry for all costs reasonably incurred by the 
Ministry for that purpose.  The Ministry may set off those costs against any amounts 
payable to the Supplier. 
 
12. 
DOCUMENTATION, RECORDS AND AUDIT 
12.1 
Documentation 
The Supplier will supply the Ministry with the Documentation in accordance with the 1982
requirements set out in Schedule 2.   
12.2 
Records 
Without  limiting  its  other  obligations  under  this  Agreement  or  at  law,  the  Supplier 
ACT 
must  create  and  maintain,  and  must  ensure  that  each  subcontractor  creates  and 
maintains,  full,  accurate  and  accessible  Records  relating  to  the  provision  of  the 
Services  and  Deliverables  and  the  Charges  charged  under  this  Agreement,  to  the 
standards  required  under  the  Public  Records  Act  2005,  as  notified  by  the  Ministry 
from time to time. 
12.3 
Content of Records   
Without limiting clause 12.2: 
(a) 
the  Records  created  and  maintained  under  clause  12.2  must,  at  a  minimum, 
describe or specify: 
INFORMATION 
(i) 
the  nature  and  scope  of  the  Services  and  Deliverables  provided  under 
this Agreement;  
(ii) 
the  transactions  that  took  place  in  the  provision  of  all  Services  and 
Deliverables;  
(iii)  the basis on which each invoice has been prepared and submitted to the 
Ministry under this Agreement; and  
OFFICIAL 
(iv)  any  other  information  reasonably  required  by  the  Ministry  from  time  to 
time; and 
(b) 
the  Supplier  must  ensure  the  Records  created  and  maintained  under  clause 
THE 
12.2 are: 
(i) 
maintained in an accessible form; 
(ii) 
retained for the Term; and 
 
(iii)  provided to the Ministry in an accessible form on termination or expiry of 
this Agreement and at any other time on the Ministry’s request. 
UNDER 
12.4 
Audit   
The Ministry may at any time notify the Supplier that the Ministry wishes to audit any 
or all of the Supplier’s: 
(a) 
provision of the Services and Deliverables; 
(b) 
invoicing; and 
(c) 
compliance with the terms of this Agreement, 
RELEASED 
provided that the Ministry may only conduct  an  audit once in  any 12 month period 
and  at  any  other  time  where  the  Ministry  has  reasonable  grounds  to  suspect  the 
Supplier has not complied with this Agreement. 
12.5 
Notice of audit   
The  Ministry  will  notify  the  Supplier  of  the  date  on  which  the  audit  will  commence, 
which must be at least 2 Business Days after receipt of a notice under clause 12.4.  
The Supplier will allow the Ministry or its nominee to inspect the Supplier’s premises, 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
18 

---

 
systems  and  records  on  and  from  the  date  notified  by  the  Ministry  during  the 
Supplier’s  normal  business  hours  for  the  purpose  of  conducting  the  audit.    The 
Ministry  will  comply  with  the  Supplier’s  reasonable  security  and  confidentiality 
requirements in conducting any audit under this clause 12.5. 
12.6 
Assistance   
The Supplier will assist the Ministry with any audit conducted under clause 12.5 and 
will  ensure  its  Personnel  and  subcontractors  also  assist  the  Ministry,  including  by 
making their premises, systems and records available to the Ministry or its nominee 
if requested. 
12.7 
Costs   
The  Ministry  will  meet  its  costs  of  any  audit  unless  the  audit  discloses  that  the 1982
Supplier has overcharged the Ministry on any invoice by 5% or more.  In that case, 
the Supplier will meet the Ministry’s audit costs. 
12.8 
Non-compliance   
ACT 
Without limiting any of the Ministry’s other rights or remedies, if any audit conducted 
under  clause  12.5  discloses  any  failure  to  comply  with  this  Agreement  by  the 
Supplier,  the  Supplier  will  promptly  remedy  the  non-compliance.    The  Supplier  will 
refund  any  amounts  overcharged  by  the  Supplier  within  five  Business  Days  of 
completion of an audit and delivery of an audit report. 
12.9 
Official Information Act 1982   
The Supplier acknowledges that the Ministry is subject to the Official Information Act 
1982 (the OIA). The Supplier agrees to cooperate fully in providing the Ministry with 
any documents or other information that the Ministry is required to provide pursuant 
to a request made under the OIA, or pursuant to questions raised in Parliament or in 
any Select Committee concerning this Agreement. 
INFORMATION 
13. 
WARRANTIES  
13.1 
The Supplier warrants at all times that: 
(a) 
all  information  supplied  by  it  to  the  Ministry  under  this  Agreement  is  true, 
complete and accurate; 
(b) 
it  has  full  corporate  power  and  has  obtained  the  required  authority  and 
OFFICIAL 
authorisations to enter into and perform its obligations under this Agreement; 
(c) 
the  Services  and  Deliverables  will  be  provided  in  a  timely  manner  and  to  a 
standard of skill, care and diligence which would reasonably and ordinarily be 
THE 
expected  from  a  skilled, reasonable  and  experienced  operator  in  the  same  or 
similar circumstances; 
(d) 
it will comply with all timeframes and milestones set out in  this Agreement or 
otherwise agreed in writing by the parties; 
(e) 
the  Services  and  Deliverables  comply  with  their  relevant  Specifications  in  all 
UNDER 
respects;  
(f) 
the Deliverables and the Services meet, and represent an appropriate solution 
to, the Requirements;  
(g) 
all  Deliverables  are  fully  compatible  with,  and  integrate  and  operate 
satisfactorily in conjunction with, the other Deliverables and with the Ministry’s 
Operating Environment;  
(h) 
all Services and Deliverables, and all software recommended by the Supplier in 
connection with this Agreement, meets, and represents an appropriate solution 
RELEASED to, the Requirements; 
(i) 
no  Deliverable  contains  any  computer  viruses,  interruptions,  logic  bombs, 
Trojan horses or other forms of malicious code or performance impediments; 
(j) 
all  advice,  including  advice  regarding  hardware  sizing,  technical  architecture 
and service levels, provided by the Supplier in connection with this Agreement 
is  provided  to  a  high  standard  of  skill,  care  and  diligence,  and  to  a  level 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
19 

---

 
reflective  of,  and  in  accordance  with,  a  high  level  of  industry  knowledge  and 
competence; and 
(k) 
all  Documentation  provided  by  the  Supplier  under  or  in  connection  with  this 
Agreement will: 
(i) 
contain  sufficient  information  for  the  full  and  efficient  operation  of  the 
relevant Deliverables and Services to which the Documentation relates in 
the manner contemplated by the Ministry; 
(ii) 
correctly  represent  the  attributes  of  the  subject  matter  to  which  it 
relates;  
(iii)  provide proper and adequate instructions for its intended purpose; and 
(iv)  be  written  or  delivered  in  language  and  at  a  level  appropriate  for  the 1982
intended audience. 
13.2 
Third party warranties 
The  Supplier  will  assign  to  the  Ministry,  or  if  it  is  unable  to  do  so,  will  hold  for  the
ACT  
sole benefit of the Ministry, all warranties and guarantees provided by third parties to 
the Supplier in respect of the provision of any Services and Deliverables  under this 
Agreement. 
13.3 
Warranties additional   
The express warranties provided by the Supplier under this Agreement are additional 
to any other warranties or guarantees given by the Supplier or implied by custom or 
law. 
14. 
INDEMNITY, LIABILITY AND INSURANCE 
14.1 
Indemnity 
INFORMATION 
Subject  to clause 14.2, the Supplier will at all times indemnify  the Ministry and it’s 
officers,  employees  and  agents  from  and  against  any  and  all  liability,  losses, 
damages, costs and expenses of any nature whatsoever awarded against, incurred or 
suffered by them, arising out of or resulting from: 
(a) 
the non-performance or breach by the Supplier of any of its obligations under 
this Agreement; or 
OFFICIAL 
(b) 
the negligence of the Supplier or its Personnel or subcontractors. 
14.2 
Limitation of liability   
Subject to  clause  14.3,  each  party’s liability  to  the other  party  for  damages (under 
THE 
the law of contract, tort including negligence, equity or otherwise) arising out of or in 
connection with this Agreement will be limited in aggregate to: 
(a) 
in the case of the Supplier, the amount specified in Schedule 1; and 
(b) 
in  the  case  of  the  Ministry,  an  amount  equal  to  the  Charges  paid  and  the 
Charges payable in the three month period preceding the month in which  the 
UNDER 
relevant cause of action arose, 
provided that liability is not limited: 
(c) 
in the case of wilful default, property damage or fraud;  
(d) 
in relation to any unauthorised use of the other party’s Intellectual Property or 
Confidential Information; or 
(e) 
in  the  relation  to  Supplier,  liability  under  clause  15.7  (Intellectual  Property 
indemnity). 
RELEASED 
14.3 
Exclusion of liability  
Despite  any  other  provision  of  this  Agreement,  neither  party  will  be  liable  to  the 
other (under the law of contract, tort, equity or otherwise) for any damages of any 
kind  arising  out  of  or  in  connection  with  this  Agreement  that  are  indirect  or 
consequential  (meaning  not  arising  in  the  ordinary  course  as  a  direct,  natural  or 
probable consequence of the act or omission complained of), regardless of the cause 
of  such  damages  or  whether  the  other  party  had  been  advised  of  the  possibility  of 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
20 

---

 
such  damage.    However,  the  parties  agree  that  (without  limitation)  the  following 
losses are deemed to be direct losses of the Ministry (and therefore are not excluded 
by this clause 14.3): 
(a)   any  penalties,  additional  taxes,  fines,  surcharges,  interest,  charges  or 
monetary  awards  incurred  by  the  Ministry  resulting  from  a  failure  of  the 
Solution or the Services or Deliverables to meet the Ministry Requirements; 
(b)   the  cost  of  running  a  procurement  process  to  procure  an  alternative 
solution if the agreement is terminated by  the  Ministry pursuant to clause 
19.2;  
(c) 
 the cost of manual workarounds (including engaging additional staff) resulting 
from a breach of the Supplier's obligations under this Agreement; and 
1982
(d) 
 any  costs  associated  with  reconstituting  any  lost  or  corrupted  data  and 
restoring it to the latest available back-up. 
ACT 
14.4 
Insurance 
During the Term and for three years after termination or expiry of this Agreement, 
the Supplier will maintain insurance coverage in amounts and against risks that are 
normal for businesses similar to that of the  Supplier, and in particular will maintain 
coverage  in  respect  of  public  liability  and  professional  indemnity  for  the  amounts 
specified  in  Schedule  1.    The  Supplier  will,  upon  request  at  any  time,  provide  the 
Ministry with a certificate from the insurer or insurers confirming the terms of such 
insurance. 
14.5 
Notice of insurance claims 
The  Supplier  will  promptly  notify  the Ministry  in writing  if  any  material  claims  have 
INFORMATION 
been made on the Supplier’s insurance policy required under clause 14.4. 
15. 
INTELLECTUAL PROPERTY  
15.1 
No change   
Ownership of Pre-existing IP is not affected by this Agreement. 
15.2 
New Intellectual Property  OFFICIAL 
Any new Intellectual Property rights which are created as a result of, or in connection 
with, the provision of the Deliverables or Services, or  otherwise in connection with 
this  Agreement,  including  all  modifications,  enhancements  or  derivative  work,  but 
excluding  any  Ministry  Data  and  any  reports  required  by  the  Ministry  under  this 
THE 
Agreement, will be owned by the Supplier. 
15.3 
Licence to the Ministry   
Notwithstanding clause 15.1, the Supplier grants the Ministry 
(a) 
 a non-exclusive licence to access, receive and utilise the Solution implemented 
UNDER 
under  this  Agreement  during  the  Term  for  any  of  the  Ministry’s  business  and 
operational  purposes.  [DRAFTING  NOTE:  Insert  if  appropriate:  including  to 
enable  the  Ministry’s  provision  of  services  and  deliverables  to  any  other  New 
Zealand education sector agencies]; and 
(b) 
a  perpetual,  non-exclusive,  sub-licensable,  transferable,  fully  paid  and 
irrevocable licence to exercise for any purpose all Intellectual Property rights in 
all other Deliverables that are not owned by the Ministry or otherwise licensed 
to  the  Ministry  under  this  Agreement.    This  licence  includes  the  right  to  use, 
store, copy, maintain, repair and modify, as applicable, such Deliverable and to 
RELEASED permit  the  Ministry's  employees,  agents,  representatives  or  contractors, 
[DRAFTING  NOTE:  Insert  if  appropriate:  and  other  New  Zealand  education 
sector agencies, to use the Deliverables.]  
15.4 
Licence to Supplier  
The  Ministry  grants  the  Supplier  a  non-exclusive  licence  to  exercise,  only  for  the 
Term  and  to  the  extent  necessary  to  provide  the  Services  and  Deliverables,  all 
Intellectual Property provided by or on behalf of the Ministry under this Agreement.  
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
21 

---

 
15.5 
Title and risk   
The  parties  agree  that  title  to,  and  risk  in,  any  media  on  which  any  Deliverable  is 
recorded,  will  pass  to  the  Ministry  on  delivery  to  the  Ministry,  unless  otherwise 
agreed in writing by the parties. 
15.6 
Supplier warranty   
The Supplier represents and warrants that: 
(a) 
it  is  authorised  to  licence  Intellectual  Property  rights  to  the  Ministry  in 
accordance with clause 15.3; 
(b) 
the  exercise  in  accordance  with  this  Agreement  of  any  Intellectual  Property 
right vested in or licensed to the Ministry under this Agreement will not infringe 
the rights of any third party; and 
1982
(c) 
it  has  obtained  and/or  will  make  available  to  the  Ministry  all  licenses, 
clearances, consents and authorisations necessary for the use of the Services 
and Deliverables in accordance with this Agreement. 
ACT 
15.7 
Intellectual Property indemnity   
The  Supplier  indemnifies  and  holds  the  Ministry  harmless  against  all  actions, 
proceedings,  losses,  liabilities,  damages,  claims,  demands,  costs  and  expenses 
(including reasonable legal expenses) suffered or incurred by the Ministry as a result 
of any claim or threatened claim alleging that any of the Deliverables or Services, or 
the Ministry’s use or possession of any of them, infringes the Intellectual Property of 
any person (IP Claim).  
15.8 
Procedure  
In the event of an IP Claim, the Ministry will: 
INFORMATION 
(a) 
promptly notify the Supplier in writing of the IP Claim and must not make any 
admission  of  liability  or  purport  to  settle  any  IP  Claim  without  the  Supplier’s 
prior written consent (which will not be unreasonably withheld or delayed);  
(b) 
at  the  Supplier’s  request  and  expense,  allow  the  Supplier  to  conduct  and/or 
settle all negotiations and litigation resulting from the IP Claim (excluding any 
admission of wrongdoing by the indemnified party), provided that the Ministry 
will be entitled to be represented at, and be consulted on, all such negotiations 
OFFICIAL 
and litigation; and  
(c) 
at  the  request  of  the  Supplier,  provide  reasonable  assistance  with  such 
negotiations or litigation, and the Supplier must reimburse the Ministry for its 
THE 
reasonable staff costs and out of pocket expenses of so doing.  
15.9 
Remedies 
 If  any  IP  Claim  prevents  or  threatens  to  prevent  the  supply  or  exploitation  of  a 
Service or Deliverable then the Supplier must, at the request of and at no cost to the 
Ministry or its Related Parties: 
UNDER 
(a) 
obtain for the Ministry the right to continue the supply or exploitation; 
(b) 
modify the Service or Deliverable so it becomes non-infringing; or 
(c) 
replace the Deliverable with another non-infringing item, 
provided  that  the  Supplier  must  ensure  that  the  remedy  does  not  materially  affect 
the  Service  or  Deliverable  or  the  Ministry’s  or  its  Related  Parties’  exploitation  of  it. 
Without prejudice to any right or remedy, the Ministry may terminate this Agreement 
if the Supplier is unable to remedy the IP Claim in accordance with this clause 15.9 
RELEASED 
within two months of the Ministry’s request.  
16. 
DATA PROTECTION AND SECURITY 
16.1 
Security  
The  Supplier  shall  ensure  that  all  Services  and  Deliverables,  at  all  times  meet  the 
security  and  access  management  requirements  set  out  in  the  Ministry’s  
Requirements.  Without  limiting  the  generality  of  this  obligation  the  Supplier  will 
ensure  that  particular  care  is  taken  during  the  migration  of  Ministry  Data  from  an 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
22 

---

 
existing system or elsewhere in the Ministry Operating Environment to the Solution, 
or when an upgrade of the Solution is taking place.   
16.2 
Security breach or near-miss 
The  Supplier  must  escalate  any  security  breach  or  near  miss  relating  to  this 
Agreement  (including  any  breach  that  may  involve  unauthorised  access  to  or 
disclosure  of  personal  information)  (Security  Incident)  to  Ministry  as  soon  as  it 
becomes aware of the Security Incident, and will work together with  the Ministry to 
manage the consequences and implications of the Security Incident, and implement 
reasonable  procedures  to  prevent  such  a  Security  Incident  in  the  future.    The 
Supplier  must  make  all  necessary  Personnel  available  to  the  Ministry  to  assist  with 
the consequences and implications arising from the Security Incident. 
16.3 
Supplier obligations in relation to Ministry Data 
1982
Without limiting clause 16.1, the Supplier must:  
(a) 
 use  Ministry  Data  only  to  the  extent  necessary  to  provide  the  Services  and 
Deliverables;  
ACT 
(b) 
 not  copy,  reproduce,  publish,  sell,  let,  modify,  extract  or  otherwise  part  with 
possession  of  the  whole  or  any  part  of  the  Ministry  Data  or  relay  or 
disseminate  the  same  to  any  third  party,  except  as  reasonably  required  to 
back-up Ministry Data or during a process of data migration; 
(c) 
where  using  or  processing  Ministry  Data,  do  so  in  accordance  with  any 
applicable data protection laws (including the Privacy Act 1993); 
(d) 
not  permit  any  Ministry  Data  to  be  transferred,  stored,  or  made  available  to 
any person, outside New Zealand or Australia, unless expressly authorised by 
the Ministry  in writing in advance, which may be subject to conditions;  
INFORMATION 
(e) 
where Ministry Data is held by the Supplier: 
(i) 
maintain technical and all other reasonable safeguards to protect Ministry  
Data against any destruction, unauthorised access, loss, loss of integrity, 
alteration,  misuse  or  disclosure,  including  by  implementing  and 
maintaining adequate Disabling Code protection; 
(ii) 
ensure that such Ministry Data (including, to avoid doubt, any metadata) 
is encrypted and backed up at least daily, that the Solution enables the 
OFFICIAL 
Ministry  to  back-up  such  data  itself  to  a  location  nominated  and 
controlled  by  the  Ministry,  and  that  copies  of  back-ups  taken  by  the 
Supplier  are  available  at  all  times  to  the  Ministry  on  request  and  in  a 
THE 
format reasonably specified or required by the Ministry; 
(iii)  not  store,  or  allow  to  be  stored,  Ministry  Data,  on  the  servers  or  any 
other  data  storage  equipment  on  which  any  other  person's  data  is 
stored, without the Ministry's consent;  
(iv)  not allow Ministry Data to be combined with the Supplier's, or any other 
UNDER 
person's,  data  in  any  way,  except  to  the  extent  agreed  in  this 
Agreement; 
(v)  not  provide  Ministry  Data  to,  or  allow  the  provision  of  Ministry  Data  or 
access  to  the  Ministry  Data  by,  any  agents  or  subcontractors  of  the 
Supplier without the prior written consent of the Ministry;  
(vi)  ensure  that  at  all  times  it  has  in  place  appropriate  technical  and 
organisational  measures  to  guard  against  unauthorised  or  unlawful 
transmission,  transfer,  processing  and  storage  of  the  Ministry  Data  and 
RELEASED  accidental loss, destruction or damage to Ministry Data; and 
(vii)  in the event of any loss or damage to Ministry Data, use best endeavours 
to restore the lost or damaged Ministry Data from the latest back-up of 
such Ministry Data maintained by the Supplier; and 
(f) 
assist  the  Ministry  to  ensure  it  complies  with  the  New  Zealand  Information 
Security  Manual  (NZISM)  published  by  the  Government  Communications 
Security  Bureau  from  time  to  time,  and  any  other  All-of-Government  cloud 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
23 

---

link to page 104  
security requirements issued by the New Zealand Government and notified by 
the Ministry from time to time. 
17. 
CONFIDENTIAL INFORMATION 
17.1 
Confidentiality obligations   
Subject  to  clause  17.2,  each  party  will  keep  the  other  party’s  Confidential 
Information  in  the  utmost  confidence,  and  will  not  use  or  disclose  that  Confidential 
Information except as permitted by this Agreement. 
17.2 
Permitted use and disclosure 
Clause 17.1 will not prohibit:  
(a) 
either  party  from  using  or  disclosing  any  information  with  the  express  prior 1982
consent of the other party;   
(b) 
use or disclosure of information that has become generally known to the public 
other than through a breach of this Agreement;  
ACT 
(c) 
either party disclosing information to its Personnel with a need to know, to be 
used  to  enable  that  party  to  perform  its  obligations  or  take  the  intended 
benefit  of  its  rights  under  this  Agreement,  so  long  as  the  disclosing  party 
informs  such  Personnel  of  the  confidential  nature  of  that  information  and 
makes a written record of doing so;  
(d) 
disclosure compelled by any statute or regulations, or any court order;  
(e) 
disclosure by the Supplier to the extent necessary to comply with the rules of 
any  stock  exchange  on  which  the  shares  of  the  Supplier  or  any  of its  related 
companies are listed or quoted; 
(f) 
disclosure  by  the  Ministry  at  the  request  of  an  officer  of  parliament,  a 
INFORMATION 
parliamentary  select  committee,  a  royal  commission,  or  a  minister  of  the 
Crown (including for the purposes of a parliamentary question); and/or 
(g) 
disclosure by the Ministry of technical and/or operational information describing 
the Services and Deliverables, for the purpose of enabling a third party to offer 
or  supply  goods  or  services  to  the  Ministry,  so  long  as  that  third  party  gives 
the  Ministry  an  undertaking  that  it  will  not  use  that  information  or  those 
materials for any other purpose, and will destroy or return that information to 
OFFICIAL 
the Ministry once it is no longer required for that purpose. 
17.3 
Privacy 
To  the  extent  applicable  to  its  activities  in  connection  with  this  Agreement,  the 
THE 
Supplier  will  comply  with  all  aspects  of  privacy  and  data  protection  legislation 
governing  the  use  and/or  storage  of  personal  information  in  each  relevant 
jurisdiction. 
17.4 
Misuse or breach   
The Supplier will notify the Ministry in writing immediately upon becoming aware of 
UNDER 
any: 
(a) 
potential,  threatened  or  actual  misuse  or  unauthorised  disclosure  of 
Confidential  Information  by  any  person  to  whom  the  Supplier  makes  any 
disclosure in accordance with clause 17.2(b); or 
(b) 
breach of the Supplier’s obligations under this clause 17, 
and  will  co-operate  with  the  Ministry  in  preventing  or  limiting  such  misuse, 
unauthorised disclosure or breach, at the cost of the Supplier. 
RELEASED 
17.5 
Equitable relief   
Each  party  acknowledges  that  any  breach  of  this  clause  17  by  the  Recipient  may 
cause  the  Owner  irreparable  harm  for  which  damages  would  not  be  an  adequate 
remedy.    In  addition  to  any  other  remedy  available  to  it,  the  Owner  may  seek 
equitable  relief  (including  injunctive  relief  or  specific  performance)  against  any 
breach or threatened breach of this clause 17 by the Recipient. 
17.6 
No limitation   
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
24 

---

link to page 105 link to page 105  
Nothing  in  this  clause  limits  or  restricts  any  rights  granted  to  the  Ministry  under 
clause 16.   
17.7 
Announcements   
The  Supplier  must  not  make  any  announcement  regarding  this  Agreement  to  any 
person, without the Ministry’s prior written consent. 
18. 
REMEDIES FOR FAULTS AND BREACH 
18.1 
Remedies for fault  
If any of the Services and Deliverables are not, in the Ministry's reasonable opinion, 
provided  in  accordance  with  this  Agreement  (a  Fault),  the  Ministry's  Relationship 
Manager  may,  without  limiting  the  Ministry's  other  rights  or  remedies,  take  one  or 
more of the following actions: 
1982
(a)  give the Supplier a notice requiring the Supplier to immediately remedy the 
Fault  at  the  Supplier's  cost  within  a  specified  timeframe,  including  by 
requesting a Remedial Plan in accordance with clause 18.2; or 
ACT 
(b)  withhold any payment due to the Supplier until the Fault is remedied to the 
Ministry’s reasonable satisfaction; and 
(c) 
if  the  Supplier  does  not  remedy  the  Fault  to  the  Ministry's  reasonable 
satisfaction  within  a  reasonable  timeframe  specified  by  the  Ministry's 
Contract Manager: 
(i) 
deduct  a  reasonable  amount  from  the  payment  due  to  the  Supplier 
related to the Fault; 
(ii)
INFORMATION 
 
treat the matter as a breach under clause 19.2 and terminate all or any 
part of this Agreement.  
18.2 
Request for Remedial Plan 
Without limiting any right or remedy available to the Ministry, if at any time: 
(a)  the Ministry reasonably considers that the Supplier has breached any of its 
obligations under this Agreement; or 
OFFICIAL 
(b)  the Supplier has given the Ministry notice of a breach or likely breach of any 
of its obligations under this Agreement, 
THE 
(in each case,  a Performance Issue) which may include any breach of the warranties 
set  out  in  clause  14.1,  the  Ministry's  Relationship  Manager  may,  by  notice  to  the 
Supplier, require the Supplier to prepare a plan to remedy the Performance Issue (a 
Remedial Plan). 
18.3 
Preparation of Remedial Plan 
UNDER 
Promptly  and  no  later  than  five  days  after  receipt  of  a  notice  from  the  Ministry's 
Relationship  Manager  under  clause  18.2,  the  Supplier  will,  in  consultation  with  the 
Ministry, prepare and provide to the Ministry a proposed Remedial Plan setting out: 
(a) 
full  details  of  the  Performance  Issue  including  its  cause(s),  expected  duration 
and impact on the relevant Services and/or Deliverables; 
(b) 
a  plan  (including  Milestones  and  proposed  Milestone  Dates)  setting  out  the 
steps it will take to eliminate, and mitigate the effect of, the Performance Issue 
RELEASED and prevent the Performance Issue from reoccurring (as applicable); and 
(c) 
success  criteria  to  determine  whether  the  Performance  Issue  has  been 
rectified.   
18.4 
Implementation   
Once the parties have (acting reasonably) agreed to the Remedial Plan, and without 
prejudice to any rights or remedies the Ministry may have in relation to the breach 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
25 

---

 
which gave rise to the creation of the Remedial Plan, the Supplier will implement its 
part in the Remedial Plan in accordance with that Remedial Plan.  
19. 
TERMINATION 
19.1 
Termination for convenience   
The  Ministry  may  terminate  this  Agreement  at  any  time  by  giving  the  Supplier  at 
least [30] days’ written notice. 
19.2 
Termination for Supplier’s breach   
Without  prejudice  to  any  other  right  or  remedy  it  may  have,  the  Ministry  may 
immediately  terminate  this  Agreement  at  any  time  by  notice  in  writing  to  the 
Supplier if: 
1982
(a) 
the  Supplier  is  in  material  breach  of  this  Agreement  and,  in  the  case  of  a 
material breach capable of remedy, the material breach is not remedied within 
15  Business  Days  of  the  Supplier  receiving  written  notice  specifying  the 
material breach and requiring its remedy;  
ACT 
(b) 
the Supplier is in material breach of this Agreement and the material breach is 
not capable of remedy;  
(c) 
any repeat Acceptance Tests undertaken under clause 9.9 do not demonstrate 
(to the satisfaction of the Ministry) the Acceptance Criteria for any Deliverable 
have been met; 
(d) 
the Supplier ceases or threatens to cease to carry on all or substantially all of 
its business or operations; 
(e) 
the Supplier is declared or becomes bankrupt or insolvent, is unable to pay its 
debts as they fall due, enters into a general assignment of its indebtedness or 
INFORMATION 
a scheme of arrangement or composition with its creditors, or takes or suffers 
any similar or analogous action in consequence of debt; or 
(f) 
the  Supplier  has  a  trustee,  manager,  administrator,  administrative  receiver, 
receiver,  inspector  under  legislation  or  similar  officer  appointed  in  respect  of 
the whole or any part of the Supplier’s assets or business, or an order is made 
or a resolution is passed for the liquidation of the Supplier. 
19.3
OFFICIAL 
 
Termination for Ministry’s breach   
Without  prejudice  to  any  other  right  or  remedy  it  may  have,  the  Supplier  may 
immediately terminate this Agreement at any time by giving to the Ministry notice in 
writing if: 
THE 
(a) 
the  Ministry  fails  to  pay  any  Charges  that  are  not  the  subject  of  a  dispute 
between the parties under clause 11.8 by the due date and if:  
(i) 
the failure to pay is not remedied within 20 Business Days of the Ministry 
receiving  written  notice  from  the  Supplier  specifying  the  failure  to  pay 
and requiring payment; and 
UNDER 
(ii) 
the failure to pay is not remedied within 20 Business Days of the Ministry 
receiving a further written notice from the Supplier noting the Ministry’s 
failure  to  pay  within  the  time  period  set  out  in  clause  19.5(a)(i),  and 
specifying  that  failure  to  pay  within  20  Business  Days  of  receipt  of  the 
notice  under  this  clause  19.5(a)(ii),  may  result  in  the  Supplier 
terminating this Agreement; or 
(b) 
the Ministry is in material breach of this Agreement, other than a failure to pay 
any Charges, and the material breach is not remedied within 20 Business Days 
RELEASED of the Ministry receiving notice specifying the material breach, requiring its 
remedy and specifying failure to remedy may result in termination. 
19.4 
Consequences of termination 
On termination or expiry of this Agreement for any reason: 
(a) 
the  Supplier  will,  subject  to  clause  19.4(e),  cease  to  provide  the  relevant 
Services and Deliverables; 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
26 

---

 
(b) 
the  Supplier  will  return  to  the  Ministry  all  the  Ministry  Property  and  other 
property that the Ministry has provided to the Supplier under or in connection 
with this Agreement; 
(c) 
the  Supplier  will,  upon  receipt  of  a  written  request  from  the  Ministry  this 
Agreement  is  terminated  or  expires  in  its  entirety,  return  or  destroy  (at  the 
Ministry’s  option),  all  Confidential  Information  in  the  possession  or  control  of 
the Supplier or any Personnel or subcontractor;  
(d) 
upon  the  return  or  destruction  (as  the  case  may  be)  of  such  Confidential 
Information, the Supplier will provide to  the Ministry a certificate stating  that 
the  Confidential  Information  returned  or  destroyed  comprises  all  of  the 
applicable Confidential Information in the possession or control of the Supplier 
or any Personnel or subcontractor; 
1982
(e) 
the  Supplier  will  provide  such  information  and  assistance  as  the  Ministry 
requires to allow the Ministry to make an orderly transition of all or any of the 
Services  and  Deliverables  to  the  Ministry  and/or  any  nominated  alternative 
service  provider,  including  by  using  its  best  endeavours  to  transfer  to  the 
ACT 
Ministry the benefit of all subcontracts that it has entered in to which relate to 
the  applicable  Services  and  Deliverables  where  requested  to  do  so  by  the 
Ministry; and 
(f) 
the  Supplier  will,  for  up  to  six  months  (or  for  such  further  period  as  may  be 
agreed)  after  termination  or  expiry,  continue  to  offer  the  applicable  Services 
and  Deliverables  to  the  Ministry,  under  the  terms  of  this  Agreement  as  the 
Ministry may reasonably require while the Ministry makes the transition to an 
alternative service provider, and during that six month period the Supplier will 
charge the Ministry at the rates set out in Schedule 4 unless otherwise agreed 
in writing.  
INFORMATION 
19.5 
Survival of provisions   
Upon  termination  or  expiry  of  this  Agreement  for  any  reason,  the  provisions  of 
clauses 5.1(c), 12.2, 13.2, 13.3, 13.6–13.9, 14, 15, 16, 18, 20.4–20.6, 21 and 23, 
Schedule 4 and any other clauses intended to survive termination or expiry, together 
with those other provisions of this Agreement that are required in order to give effect 
to those clauses, will remain in full force and effect. 
19.6
OFFICIAL 
 
Accrued rights   
Termination  or  expiry  of  this  Agreement  will  be without  prejudice  to  the  rights  and 
remedies of the parties accrued prior to termination or expiry, including in respect of 
any prior breach of this Agreement. 
THE 
20. 
DISPUTE RESOLUTION  
In the event of any  dispute, controversy or  claim arising out  of or in  connection 
with  this  Agreement  (Dispute),  either  party  may  give  notice  (Dispute  Notice) 
requiring that the Dispute be submitted to the  dispute resolution process set out in 
Schedule 5. 
UNDER 
21. 
FORCE MAJEURE 
21.1 
Neither  party  will  be  liable  to  the  other  for  any  failure  to  perform  any  of  its 
obligations  under  this  Agreement  to  the  extent  the  failure  is  caused  by  a  Force 
Majeure Event, provided that the party seeking to rely on this clause 21.1 has: 
(a) 
notified  the  other  party  as  soon  as  practicable  after  the  Force  Majeure  Event 
occurs  and  provided  full  information  concerning  the  Force  Majeure  Event, 
including an estimate of the time likely to be required to overcome it; 
RELEASED 
(b) 
used  its  best  endeavours  to  overcome  the  Force  Majeure  Event  and  minimise 
the loss to the other party; and 
(c) 
continued to perform its obligations under this Agreement as far as practicable. 
21.2 
If  a  Force  Majeure  Event  prevents,  or  is  likely  to  prevent,  either  party  from 
complying  with  its  obligations  under  this  Agreement  to  a  material  extent  for  a 
continuous period of 20 Business Days or more, the other party may terminate this 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
27 

---

 
Agreement  by  giving  the  non-complying  party  at  least  20  Business  Days’  notice  in 
writing. 
22. 
GENERAL 
22.1 
Variations   
No amendment to this Agreement will be effective unless it is in writing and signed 
by the parties.  
22.2 
Assignment 
(a) 
The Supplier may not assign, transfer, novate, subcontract, charge, pledge or 
otherwise  encumber  this  Agreement,  or  any  of  its  rights  or  obligations  under 
this Agreement, without first obtaining the Ministry’s written consent.   
1982
(b) 
Any change in the Control of the Supplier will be treated as an assignment by 
the Supplier under clause 22.2(a). 
(c) 
the  Ministry  may,  assign,  transfer  or  novate  any  or  all  of  its  rights  and 
obligations  under  this  Agreement  to  any  person,  agency  or  regulatory  body
ACT  
tasked by the Crown with fulfilling any of the functions of the Ministry by giving 
notice in writing to the Supplier. 
22.3 
No waiver 
(a) 
A  delay,  neglect  or  forbearance  by  a  party  in  enforcing  any  provision  of  this 
Agreement against the other will not waive or limit any right of that party. 
(b) 
No provision of this Agreement will be considered waived by a party unless that 
party waives the provision in writing. 
(c) 
The parties will not treat a waiver by a party of any breach as a waiver of any 
continuing or re-occurring breach, unless the parties have expressly agreed to 
INFORMATION 
do so in writing. 
22.4 
Invalid clauses   
If  any  part  of  this  Agreement  is  held  to  be  invalid,  unenforceable  or  illegal  for  any 
reason, this Agreement will be deemed to be amended by the addition or deletion of 
wording necessary to remove the invalid, unenforceable or illegal part, but otherwise 
to retain the provisions of this Agreement to the maximum extent permissible under 
applicable law. 
OFFICIAL 
22.5 
Costs 
Each party will bear its own legal costs and expenses incurred in connection with the 
THE 
preparation, negotiation and execution of this Agreement. 
22.6 
Relationship 
(a) 
The parties will perform their obligations under this Agreement as independent 
contractors to each other. 
(b) 
This  Agreement  will  not  create,  constitute  or  evidence  any  partnership,  joint 
UNDER 
venture, agency, trust or employer/employee relationship between the parties, 
unless it expressly states otherwise.  Neither party may make or allow anyone 
to represent that any such relationship exists between the parties. 
(c) 
Neither  party  will  have  the  authority  to  act  for,  or  incur  any  obligation  on 
behalf of, the other party, except as expressly provided for in this Agreement. 
22.7 
Entire agreement 
This  Agreement  contains  the  whole  of  the  contract  and  understanding  between  the 
RELEASED 
parties  in  respect  of  the  matters  covered  by  it  and  supersedes  all  prior 
representations, agreements, statements and understandings between the parties in 
respect of those matters, whether verbal or in writing. 
22.8 
Remedies cumulative 
The  rights  of  the  parties  under  this  Agreement  are  cumulative.    The  parties  do  not 
exclude  any  rights  provided  by  law,  unless  otherwise  expressly  stated  in  this 
Agreement. 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
28 

---

 
22.9 
Notices 
Any notice, consent, approval, agreement, undertaking, report or other 
communication given by a party for the purposes this Agreement will be of no effect 
unless given in writing and addressed to the recipient at the address last notified by 
the recipient to the other party. Until a change is so notified, the address of each 
party is as stated in Schedule 1. 
Delivery may be effected by hand, by post with postage prepaid or by email. A notice 
or other communication will be deemed to have been received: 
(a)  in the case of hand delivery or pre-paid post sent from outside New Zealand, at 
the time of actual delivery to the recipient’s address; 
1982
(b)  in the case of delivery by pre-paid post sent from within New Zealand, no later 
than the second Business Day after posting;  
(c)
ACT 
 
in the case of delivery by email, no later than when the recipient’s email server 
acknowledges receipt. 
However, if a notice or other communication is received or deemed to have been 
received after 5 pm on a Business Day in the place to which it is sent, or on a day 
which is not a Business Day in that place, it will be deemed not to have been 
received until the next Business Day in that place. 
22.10 
Governing Law   
This Agreement is governed by New Zealand law.  Subject to clause 20, the parties 
submit  to  the  non-exclusive  jurisdiction  of  the  New Zealand  courts  in  respect  of  all 
INFORMATION 
matters relating to this Agreement. 
22.11 
Counterparts   
This  Agreement  may  be  signed  in  any  number  of  counterparts  (including  email 
copies)  all  of  which,  when  taken  together,  will  constitute  one  and  the  same 
agreement.  A party may enter into this Agreement by signing any counterpart. 
22.12 
Further assurances   
OFFICIAL 
Each party undertakes, at its own expense, to execute and deliver any document and 
to  do  all  things  as  may  reasonably  be  required  in  order  to  assist,  in  respect  of 
matters  within  that  party's  control,  the  other  party  to  obtain  the  full  benefit  of  this 
Agreement according to its true intent, including assisting the Ministry to register as 
THE 
proprietor  of,  and  to  perfect  the  Ministry's  title  to,  any  Intellectual  Property  Right 
owned by the Ministry under this Agreement 
22.13 
Non merger  
The  warranties,  undertakings  and  indemnities  given  under  this  Agreement  will  not 
merge  on  any  completion  or  settlement  under  this  Agreement  or  any  other 
UNDER 
agreement  between  the  parties,  but  will  remain  enforceable  to  the  fullest  extent 
permissible, despite any rule of law to the contrary. 
 
 
 
SIGNED 
RELEASED 
 
For The Sovereign in right of the 
For [Supplier]: 
Government of New Zealand acting by and 
 
through the Secretary for Education or his 
 
or her authorised delegate: 
 
 
 
 
Signature: 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
29 

---

 
Signature: 
 
 
Name: 
Name: 
 
Position: 
Position: 
 
Date: 
Date: 
 
 
Witnessed by:  
Witnessed by:  
 
Name: 
Name: 
1982
 
Date: 
Date: 
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
30 

---

 
SCHEDULE 1: PARTICULARS OF AGREEMENT  
 
 
Commencement Date 
 
Expiry Date 
 
Public Liability  
$xx 
Professional indemnity 
$xx 
Supplier’s liability amount   $xx  
Details  for  notices  to  To the Supplier:   
Supplier 
Address:  
Email:  
 
1982
Details  for  notices  to  the  To the Ministry:  
Ministry 
Address: PO Box 1666, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
Email:  
CC:  
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
31 

---

 
 
SCHEDULE 2: SERVICES AND DELVERABLES   
 
1. 
DEFINITIONS 
1.1 
In  addition  to  the  definitions  in  clause  1.1  of  this  Agreement,  unless  the  context 
requires otherwise, in following words have the following meaning in this Schedule:  
[Insert] 
 
1982
2. 
MINISTRY REQUIREMENTS   
2.1 
The Ministry’s requirements for the Services and/or Deliverable are as follows:  
ACT 
No.   Requirement    Description 
1 
 
 
2 
 
 
3 
 
 
etc   
 
 
3. 
DELIVERABLES 
  Deliverables  
3.1 
The Supplier will provide the following Deliverables:    
INFORMATION 
 
 
No.  Deliverable  Description  Due date 
 
1 
 
 
 
 
2 
 
 
 
 
3 
 
 
 
 
4 
 
 
 
5 
etc 
 
 
 
OFFICIAL 
  Documentation   
3.2 
The Supplier will provide the following Documentation: 
THE 
 
 
No.  Document   Description   Owner/licence 
1 
 
 
 
2 
 
 
 
3 
 
 
 
4 
etc 
 
 
UNDER 
 
Out of scope Deliverables 
3.3 
The  following  are  out  of  scope  and  will  not  be  provided  by  Supplier  as  part  of  the 
Deliverables:  
[Insert] 
 
4. 
SERVICES 
RELEASED 
4.1 
The Services that the Supplier will provide to the Ministry include:   
Design 
4.2 
[TBC] 
Build 
4.3 
[TBC] 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
32 

---

 
Test 
4.4 
[TBC] 
Train 
4.5 
[TBC] 
Handover 
4.6 
[TBC] 
Support  
4.7 
[TBC] 
 
1982
5. 
SERVICE LEVELS 
5.1 
The Supplier will meet or exceed the following Service Levels: 
ACT 
[Insert] 
6. 
ACCEPTANCE CRITERIA AND ACCEPTANCE TESTING  
Acceptance Criteria  
6.1 
The Acceptance Criteria for the Deliverables are as follows: 
 
No.  Deliverable  Acceptance Criteria  
  1 
 
The Software must: 
(a)  meet the [Requirements]; and  
 
INFORMATION 
be fit for purpose. 
 
2 
 
The Documentation must: 
 
(a)  meet its description; 
(b)  meet be accurate and include all relevant information; 
 
(c)  be clear, concise and in plain English; 
 
(d)  be provided in a format editable in a user friendly way;  
(e)  be fit for purpose; and 
OFFICIAL 
meet good practice. 
3 
 
 
4 
 
 
5 
etc 
  THE 
7. 
[PROJECT/SERVICE] MANAGEMENT  
Engagement Model 
7.1 
[Add  diagram  showing  the  project  team  roles  and  their  interfaces  with  each 
other,  and  governance  and  relationship  management  strucutre.    Describe 
UNDER 
responsibilities of key roles (if helpful).] 
Key Personnel 
7.2 
The Supplier’s Key Personnel and their respective functions are: 
Key Personnel   Role description  
 
 
 
 
etc 
RELEASED 
 
Reports 
7.3 
The Supplier will provide to the Ministry the following reports at the following times: 
No.  Report  Report Details  Frequency/Date 
1 
 
 
 
2 
 
 
 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
33 

---

 
No.  Report  Report Details  Frequency/Date 
3 
 
 
 
etc   
 
 
Meetings 
7.4 
The  Supplier's  designated  representatives  will  attend  the  following  meetings  at  the 
following times: 
Meeting   Representative   Frequency/Date 
 
[Name/party] 
 
 
[Name/party] 
 
 
 
 
 
 
 
1982
Project Management Plans 
7.5 
[The  parties  will  maintain  their  own  project  management  plans  specifying  the 
activities  required  to  meet  their  obligations  under  this  Agreement.    The  project 
ACT 
management plans are not binding on either party.]   
 
[Optional: ADDITIONAL TERMS] 
[Optional: Health and safety] 
7.6 
For  the  purpose  of  clause  6.5(e)  of  this  Agreement,  the  following  additional  health 
and safety requirements are as follows: 
[Insert] 
 [Optional: Permitted subcontracting] 
INFORMATION 
7.7 
For the purpose of clause 6.3(a), the Ministry consents to the Supplier subcontracting 
under this Agreement to: 
[Insert] 
[Optional: Permitted off-shoring] 
7.8
OFFICIAL 
 
For the purpose of clause 16.3(d) of this Agreement, the Ministry confirms that under 
this Agreement the Supplier may: 
[Insert] 
THE 
7.9 
[Optional…Existing IP] 
[TBC] 
7.10 
[Optional…Revised licence terms] 
UNDER 
[TBC] 
7.11 
[Optional…Security requirements] 
[TBC] 
 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
34 

---

 
APPENDIX TO SCHEDULE 2: ACCEPTANCE CERTIFICATE 
 
 
ACCEPTANCE CERTIFICATE 
 
 
[Insert]  and  the  Minsitry  of  Education  (the  Ministry)  are  parties  to  a  Master  ICT 
Agreement  dated  [insert]  (Agreement)  under  which  the  Supplier,  among  other  things,  is 
required to deliver:  
 
1982
Deliverables 
 
[Insert] 
 
ACT 
 
Acceptance Criteria 
 
[Insert] 
 
Without limiting the Ministry’s other rights and remedies, and the Supplier’s obligations, under 
the Master Agreement or otherwise, the Ministry confirms that, on the basis of the Acceptance 
Testing  undertaken,  the  Ministry  is  satisfied  that  the  Deliverable/s  meets  the  Acceptance 
Criteria  for  that  Deliverable  in  accordance  with  and  for  the  purpose  of  clause  9.7  of  the 
Agreement. 
 
SIGNED 
INFORMATION 
 
 
SIGNED by the Ministry of Education: 
 
OFFICIAL 
[INSERT NAME] 
 
 
THE 
In the presence of: 
Witness Signature: 
 
Witness Name: 
 
UNDER 
Witness Occupation: 
 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
35 

---

 
SCHEDULE 3: CHANGE REQUESTS PROCESS 
 
1. 
Change Requests  
From time to time either party may request changes to this Agreement (including the 
Service  Levels)  by  submitting  a  request  to  the  other  marked  with  a  unique  reference 
number and signed by the representative nominated by the submitting party (by notice 
to the other) for that purpose (Change Request). 
2. 
Supplier to prepare change impact report 
Within  20  Business  Days  of  receiving  each  Change  Request  from  the  Ministry,  and  at 
the  same  time  as  it  submits  any  Change  Request  to  the  Ministry,  the  Supplier  will 1982
provide  the  Ministry  with  a  report  containing  a  detailed  specification  of  the  proposed 
modifications to this Agreement, which specifies how and when the Change Request is 
to be implemented and, to the extent relevant, specifies: 
ACT 
(a)  the feasibility of the Change Request; 
(b)  the effect of any such modification on the ability of the Supplier to meet the then 
existing Service Levels and/or other requirements of this Agreement; 
(c)  the cost implications (if any) for the Supplier and the Ministry, including any 
changes to the Charges which the Supplier considers necessary;  
(d)  a description of any consequential material impacts that the modifications may 
have on the Ministry or the Supplier; 
INFORMATION 
(e)  where appropriate, provide suggested acceptance testing procedures and 
acceptance criteria for the implementation of the proposed modifications; and 
(f)  any other information which is likely to be material to the Ministry and/or the 
Supplier in deciding whether to proceed with the Change Request, 
(each a Change Impact Report). OFFICIAL 
 
3. 
Ministry to respond  THE 
The  Ministry  will  review  each  Change  Impact  Report  within  15  Business  Days  of 
receiving it, and respond advising the Supplier whether the Ministry: 
(a)  accepts the Change Request; 
(b)  wishes to negotiate, or requires further information in respect of, the Change 
UNDER 
Request; or 
(c)  rejects the Change Request, 
or if no such response is made by the Ministry, it will be deemed to have rejected the 
Change Request. 
4. 
Consideration of Change Requests 
(a)
RELEASED 
  The Supplier shall not unreasonably refuse to accept and/or sign any Change 
Request.  
(b)  Unreasonable refusal of a Change Request will include imposing unreasonable 
conditions, and/or demanding unreasonable charges, to undertake the Change 
Request.  
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
36 

---

 
(c)  Without limiting the generality of the foregoing, the Supplier will calculate any 
charges for work required by a Change Request using rates not exceeding any 
applicable Hourly Rates. 
(d)  To avoid doubt, it will be unreasonable for the Supplier to demand any charges 
whatsoever for any work that forms part of the Supplier’s existing obligations 
under this Agreement, or for any goods or services required to remedy or mitigate 
the effects of the Supplier’s negligence, misconduct or breach of contract. 
(e)  The Supplier will ensure that the contents of each Change Impact Report are 
consistent with the requirements of this Agreement, including any requirements as 
to the basis on which, or the manner in which, any costs or fees associated with a  1982
Change Request are calculated. 
(f)  The Supplier may only refuse a Change Request from the Ministry if the Supplier 
ACT 
demonstrates to the Ministry’s reasonable satisfaction that the requested change is 
not technically feasible.  
5. 
Pricing    
The following pricing principles will apply in respect of any change: 
(a)  the Supplier will only charge the Ministry for a Change Request to the extent the 
Change Request cannot reasonably be considered already within the scope of this 
Agreement;  
(b)  if there is a cost impact of the Change Request then the parties will use genuine 
INFORMATION 
efforts to agree a reasonable price, competitive and transparent for the Change 
Request (taking into account the nature and extent of the Change Request) in 
accordance with the rest of this paragraph 5; 
6. 
Formal requirements 
No  Change  Request  shall  be  binding  on  either  party  unless  recorded  in  writing  and 
OFFICIAL 
signed by both parties. Without limiting either party’s rights or remedies in respect of a 
breach of this Agreement, each party will continue to perform it obligations under this 
Agreement  while  a  Change  Request  is  pending.  Once  the  parties  have  exchanged 
signed copies of a Change Request, this Agreement will be deemed to have been varied 
THE 
to the extent expressly set out in that Change Request. 
 
7. 
Truncated Process 
Where  the  Ministry  and  the  Supplier  have  agreed  that  a  Change  Request  is  relatively 
minor  (in  terms  of  cost  and  impact)  or  urgent,  and  does  not  require  a  material 
UNDER 
amendment to the Agreement, the Ministry and the Supplier may agree in writing to a 
truncated Change Request process to manage that Change Request, provided that the 
Relationship  Managers  sign  a  written  variation  to  the  Agreement  in  relation  to  the 
Change Request which  will be deemed to be an amendment to, and form part of, the 
Agreement. 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
37 

---

 
APPENDIX TO SCHEDULE 3: CHANGE REQUEST 
 
Reference:    [number] 
Date:                         20[x]   
 
 
 
1.  Title:  Change Request to [insert] 
 
 
2.  Request prepared by [Ministry/Supplier] representative: 
1982
 
Name  Title  Contact  Details  
 
 
 
 
ACT 
 
3.  Request presented to [Ministry /Supplier] representative: 
 
Name  Title  Contact  Details 
 
 
 
 
 
4.  Date Change Request Presented: 
 
[Insert]        
 
INFORMATION 
5.  Key personnel for Ministry: 
 
Name  Title  Contact  Details 
 
 
 
 
 
 
 
6.  Key personnel for [Supplier]  
OFFICIAL 
 
Name  Title  Contact  Details 
 
 
 
 
 
 
THE 
 
7.  Description of Change: 
 
(a)  
 
(b)  
UNDER 
 
(c)  
 
(d) etc 
 
8.  Reason for Change: 
 
(a)  
RELEASED 
 
(b)  
 
(c)  
 
(d) etc 
 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
38 

---

 
9.  Modifications to the Deliverables or Services: 
 
(a)   
 
(b)   
 
(c) 
 
 
(d)  etc 
10. Effect  of  change  on  the  functional  and/or  non-functional  performance  of  the 
Deliverables: 
 
(a)
1982
  
 
(b)  
 
ACT 
(c)  
 
(d) etc 
11. Impact of change on Ministry systems or processes other than the Deliverables: 
 
(a)  
 
(b)  
 
(c) etc 
INFORMATION 
12. Changes to Contract Milestones and Contract Milestone Dates: 
 
Old Milestones and Milestone Dates: 
 
[Insert]        
 
New Milestones and Milestone Dates: 
OFFICIAL 
 
[Insert]        
 
13. Cost Changes: 
THE 
 
 
 
14. Change to project plan: 
 
 
UNDER 
15. Change to support and maintenance requirements: 
 
(a)  
 
(b)  
 
(c)  
 
(d) etc 
RELEASED 
 
16. Effective date on which SOW amended by this change: 
 
[Insert]        
 
 
 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
39 

---

 
Execution 
 
SIGNED for and on behalf of [Supplier]: 
 
SIGNED  for  and  on  behalf  of  Ministry  of 
Education:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PRINT NAME:   
 
PRINT NAME:   
POSITION:  
 
 
POSITION:  
 
DATE:   
 
DATE:   
 
This  Change  Request  is  a  “Change  Request”  as  referenced  in  the  ICT  Services  Agreement, 
1982
entered into between Ministry of Education and [Supplier] on [date].  Upon signature by 
both parties this Change Request will vary the Agreement to which it applies according to its 
terms.  Terms defined in the ICT Services Agreement will have the same meaning when used 
in this Change Request.  To the extent that there are any conflicts or inconsistencies between 
ACT 
the ICT Services Agreement and this Change Request, this Change Request will prevail. 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
40 

---

 
SCHEDULE 4: CHARGES   
 
 
8. 
CHARGES 
8.1 
The Supplier is to invoice the Charges as follows: 
Fixed fee   
[OPTION  1:  on  completion  of  the  Services  and  Deliverables  to  the  Ministry’s 
satisfaction for the fixed price of $xx (excluding GST)] 
And/OR 
1982
Hourly Rates 
[OPTION 2: hourly rates:  
ACT 
In  accordance  with  the  following  Hourly  Rates,  up  to  a  maximum  of  $[insert] 
(excluding GST), invoiced monthly in arrears:  
 
 
Personnel  Hourly Rate (excluding GST) 
 
 
 
 
 
 
 
OR 
INFORMATION 
[OPTION 3:  In instalments on the dates set out below, subject to completion of the 
relevant milestones to the Ministry’s satisfaction: 
No.   Milestone  
Date  Milestone payment  
(excluding GST) 
1 
[Reference Services and  
 
 
Deliverable(s)  above] 
2 
 
 
 
OFFICIAL 
3 
 
 
 
etc   
 
 
 
THE 
Expenses:   
8.2 
No reimbursement of expenses. 
 
 OR 
Reimbursement for reasonable third party expenses incurred in the provision of the 
UNDER 
Services and Deliverables provided that: 
(a) 
the  Ministry  has  given  its  prior  written  consent  to  the  Supplier  incurring  the 
expenses; and 
(b) 
the expenses are charged at cost. 
 OR 
Reimbursement  of  the  following  expenses  to  the  limits  set  out  in  respect  of  each 
RELEASED 
matter: 
(a) 
Accommodation - $X 
(b) 
Airfares - $X  
(c) 
[Itemise other expenses] - $X. 
the  Ministry  is  under  no  obligation  to  pay  for  any  expense  item  once  the  specified 
expense limit for that item is exceeded. 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
41 

---

 
 OR 
Reimbursement for reasonable third party expenses incurred in the provision of the 
Services and Deliverables up to a total of $X provided that the Ministry is under no 
obligation to pay for any expense item once the total limit for expenses is exceeded. 
 
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
42 

---

 
SCHEDULE 5: DISPUTE RESOLUTION  
 
 
1 
Negotiation 
 
The parties will enter into negotiations to resolve the Dispute within 10 Business Days 
of the Dispute Notice being issued. Negotiations will be held between representatives of 
the  parties  (who  must  have  authority  to  settle  the  Dispute).  The  Dispute  will  be 
escalated to senior management as necessary.  
 
2 
Mediation 
1982
 
If: 
 
(a)
ACT 
 
the parties agree; and  
 
(b) 
the Dispute is not resolved by negotiation within 10 Business Days of receipt of 
the Dispute Notice,  
 
then the Dispute may be referred to mediation (Mediation) by one party giving written 
notice to the other (Mediation Notice).  The mediation will be heard as soon as possible 
in Wellington, New Zealand and conducted in accordance with the protocols of the 
Arbitrators' and Mediators' Institute of New Zealand Inc (AMINZ).  The Mediation will be 
conducted by a mediator, and at a fee, agreed by the parties.  If the parties fail to 
agree such matters within 10 Business Days following the date of the delivery of the 
INFORMATION 
Mediation Notice, the President for the time being AMINZ will select the mediator and 
determine the mediator’s fee.  The parties will share equally the cost of the mediator’s 
fee.   
 
3 
Arbitration  
  
If the Dispute is not resolved:  OFFICIAL 
 
(a) 
within  a  period  of  10  Business  Days  (or  such  longer  period  as  the  parties  may 
agree) in accordance with clause 1 of this Schedule; or 
 
THE 
(b) 
in accordance paragraph 2 of this Schedule,  
 
then  either  party  may  issue  a  notice  (Arbitration  Notice)  referring  the  Dispute  to 
arbitration.  
 
Each Arbitration Notice will be regarded as a reference of the Dispute to arbitration in 
UNDER 
accordance  with  the  Arbitration  Act  1996  (the  Act).    Each  such  arbitration  will  be 
conducted on the following terms: 
 
(c) 
The place of arbitration will be Wellington, New Zealand; 
 
(d) 
The tribunal will consist of a sole arbitrator, to be appointed by agreement of the 
parties, but if the parties fail to reach such agreement within 10 Business Days 
of the date of the Arbitration Notice, then the arbitrator will be appointed by the 
President  for  the  time  being,  or  his  or  her  nominee,  of  the  Arbitrators'  and 
RELEASED Mediators' Institute of New Zealand Inc;  
 
(e) 
The  arbitration  will  be  conducted  as  quickly  as  possible  and,  as  far  as  is 
practicable, the arbitrator will issue his or her award within four months of his or 
her  appointment.    When  determining  the  procedure  and  scheduling  of  the 
arbitration, the arbitrator will take this time period into consideration; 
 
 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
43 

---

 
(f) 
Each party will pay its own costs in relation to the arbitration. 
 
4 
Interlocutory relief 
 
Nothing in this Schedule will prevent either party, at any time, from seeking any urgent 
interlocutory relief from a court of competent jurisdiction in relation to any matter that 
arises under this Agreement. 
 
5 
Continuity 
 
In the event of a dispute between the parties concerning this Agreement, the Supplier 
will  continue  to  provide  the  Services  and  Deliverables  unless  the  Ministry  requires 
otherwise in writing. 
1982
 
6 
Without prejudice 
 
Unless and until a Dispute is resolved by an express written agreement of the parties, 
ACT 
any  and  all  statements  and  undertakings  made  by  the  parties  in  connection  with  the 
associated  Dispute  resolution  process  (excluding  any  arbitration  proceedings)  will  be 
deemed to have been made on a “without prejudice” basis. 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Commercial in Confidence                       20200421_Ministry of Education ICT Services Agreement (Cloud)_TM                                                      
44 

---

Document 1e
Request for Information (RFI) 
In late 2024 the Ministry carried out a Request for Information (RFI) seeking information that would allow 
the Ministry to understand the nature and capability of current Software as a Service (SaaS) solutions and 
matters pertaining to the potential cost, implementation timeframe and other aspects to inform this RFP 
process. This was a paper-based exercise, with the Respondents to the RFI receiving no additional 
1982
information to what is contained in this RFP. 
To ensure transparency for all Respondents to this RFP we have published below the list of all RFI 
respondents.  
ACT 
Respondents to the RFI for A Standardised Assessment and Aromatawai Tool 
Australian Council of Education Research Limited (ACER) 
Amplify 
Assessment Systems Corporation 
Brightpath / 3P Learning 
INFORMATION 
Cambium Assessment 
Cognero 
Dugga AB 
Edsby 
OFFICIAL 
Educational Testing Service 
Janison 
THE 
New Data Solutions 
Northwest Evaluation Associations (NWEA) 
Renaissance 
RHEIS / CODEC 
UNDER 
RM Associates 
Smarter Balanced 
TAO Testing 
TCS ion 
Trifork 
RELEASED 
Vretta 

---

[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 
Document 2
Assessment & Aromatawai Tool 
Notification of Intent to Respond – Request access  1982
to Ministry’s secure document storage solution for 
video submissions 
ACT 
[insert name of the Lead Respondent] [and if applicable the named Respondent coalition members intends 
to submit a Proposal for the procurement of a Standardised Assessment and Aromatawai Tool 
INFORMATION 
Item 
Detail 
Full legal name (Lead Respondent) 
Trading name (if different) 
Physical address 
Registered office 
OFFICIAL 
Business website 
Type of entity (legal status) 
THE 
NZBN number – OR relevant 
Company registration number 
Country of residence 
GST registration number – or 
UNDER 
equivalent 
Point of Contact 
Note: correspondence will be sent via GETS so ensure that details are correct in that system 
Item 
Detail 
RELEASED 
Contact person 
Position 
Phone/Mobile number 
Email address 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 
 
 
Our Respondent coalition – if applicable 
Item 
Detail 
Legal Names 
 
1982
 
Registration for Video storage link 
ACT 
The Ministry requires Respondents to provide 12 short videos as part of the response submission. 
To facilitate this, the Ministry will provide a one-time link to access our secure online document storage 
solution. 
To receive this link please complete the information below, the Ministry wil  then send the link to the email 
address below: 
Item 
Detail 
Contact person 
 
Position 
 
INFORMATION 
Phone/Mobile number 
 
Email address 
 
 
Important Note: 
OFFICIAL 
Respondents must complete this form and return it to the Ministry via GETS by 5pm 27 March 2025 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
Notice to Respone and Video Submission Form 
In Confidence 
Page 2 of 2 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
EXTERNAL] 
Document 3
Request for Proposal (RFP) Response Form 
Instructions for Respondents 
1. Check that you have all the relevant documents, including:
• The Request for Proposals (RFP) which details the procurement process and objectives.
• The Response Form (this one) to submit your response.
• The RFP-Terms (read these carefully).
2. Before submitting this response document, read the RFP carefully, particularly Section 2 (Our Requirements) and Section 3 (Our Evaluation Approach). This will
enable you to determine if you have a solution that can meet our requirements.
3. Please follow the layout of this Response Form:
• Don’t change the section headings and sequence as this must be consistent across all Respondents.
1982
• If inserting any extra images or graphs either as part of your answer or in a separate attachment, make it clear in the Response Form that you have done so.
• Don’t upload your videos to GETS. Your videos must by uploaded to the Ministry secure online document storage solution.
ACT 
• Do not insert links to documents that are not part of your response to a specific requirement e.g. marketing material, as any such material will not be viewed.
4. Everything highlighted in PURPLE in this document is information for the Respondent (you). Delete these PURPLE parts before sending the Response Form.
Everything shaded in BLUE is customisable by you. When you have completed these areas please un-shade them.
The purple boxes are Supplier Tips. Delete these after reading. 
Write your response in the blue sections. Un-shade the blue once you have fil ed these out. 
5. Remember to make a note of the Deadline for Questions. The Q & A section is really helpful for all Respondents so feel free to ask anything if it is unclear.
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
Request for Proposal Response Form 
RELEASED 
ss 
1 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
Checklist for Respondents 
Have you: 
 
1.  Filled out all sections of the Response Form. 
 
2.  Removed all the purple ‘Supplier Tip’ boxes from this Form. 
 
3.  Deleted the PURPLE instructions from this Form. 
 
4.  Un-shaded the BLUE highlighting where you fill out your answer. 
 
5.  File size: Your email attachment should be no greater than 50MB (unless otherwise specified 
 
in Section 1.4 of the RFP). 
6.  Arranged for the declaration to be signed. If this is a joint or consortium Proposal make sure all 
 
the consortium members sign separate declarations. 
7.  Prepared your Proposal   
 
 
 
 
 
 
 
               
a.  This RFP requires a 'two-envelope' approach, all financial information relating to price, 
expenses and costs must be in a separate soft copy file. 
b.  We require that you submit your response through GETS (with the exception of your 
supporting videos). If you are unable to do that, please notify the RFP Point of Contact. 
1982
8.  Arranged for the Proposal to be submitted electronically before the Deadline for Proposals. 
 
 
ACT 
 
 
 
 
 
INFORMATION 
 
 
 
OFFICIAL 
 
 
THE 
UNDER 
Request for Proposal Response Form   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RELEASED 
ss 
 
 
 
2 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
[insert your (Respondent’s) name and logo] 
 
 
 
 
 
 
Request for Proposal (RFP) Response Form 
In response to the Request for Proposals 
By: Ministry of Education 
For: A Standardised Assessment and Aromatawai Tool 
Reference: MOE29225 
1982
 
Date of this Proposal: [insert date of this document] 
ACT 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
Request for Proposal Response Form   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RELEASED 
ss 
 
 
 
3 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 1:  About the Respondent 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  This section gives the Buyer basic information about your organisation and identifies your Point 
of Contact for the RFP process. 
•  If an item is not applicable, e.g. you do not have a registered office, complete the box by stating 
'not applicable'. 
•  If you are submitting a joint or consortium Proposal complete an 'Our profile' table for each 
member of the consortium. Cut and paste the table as appropriate. Provide only one Point of 
Contact for your joint/consortium Proposal. 
1.1  Our profile 
Choose one of these statements to complete, and delete the others [ 
This is a Proposal by [insert the name of your organisation] (the Respondent) to supply the Requirements.] 
OR [This is a [joint/consortium] Proposal, by [insert the name of your organisation] and [insert the name of the other organisation/s] (together the Respondents) to 
supply the Requirements.] 
1982
Item 
Detail 
ACT 
Full legal name: 
[insert the name that you do business under] 
Trading name (if different): 
[if applicable] 
Physical address: 
[put the address of your head office] 
Postal address: 
[e.g. P.O Box address] 
Registered office: 
[if you have a registered office insert the address here] 
Business website: 
[url address] 
INFORMATION 
Type of entity (legal status): 
[sole trader / partnership / limited liability company / registered 
charity / other please specify] 
NZBN number: 
[if your organisation has a NZBN registration number insert it here] 
Country of residence: 
[insert country where you (if you are a sole trader) or your 
OFFICIAL 
organisation is resident for tax purposes] 
GST registration number: 
[NZ GST number / if overseas please state] 
THE 
 
1.2  Our Point of Contact 
UNDER 
Item 
Detail 
Contact person: 
[name of the person representing the Respondent and responsible 
for communicating with the Buyer] 
Request for Proposal Response Form   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Position: 
[job title or position] 
Phone number: 
[landline] 
RELEASED 
Mobile number: 
[mobile] 
Email address: 
[work email] 
 
ss 
 
 
 
4 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 2:  Response to the Requirements 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  Carefully read RFP Section 2 (Our Requirements) and Section 3 (Our Evaluation Approach). Then 
provide your response by demonstrating your organisation's ability to meet the criteria. 
•  Please mark any information that is 'commercially sensitive' or 'Confidential Information' to your 
business so that the Buyer knows. You cannot make the whole document confidential unless this 1982
is truly the case. Refer to the RFP-Terms for more information. 
•  Keep it simple. If an answer is in another document e.g. a marketing brochure, just cut and paste 
the relevant part into this form. Do not show the whole document unless necessary - the Buyer 
ACT 
may not read it all. 
•  Any video or separate document should be uploaded and the link inserted into this form. 
•  You may include extra information in your Proposal but only if it adds value and is relevant. 
2.1  Pre-conditions 
           RESPONDENT TIP 
 
i 
INFORMATION 
 
•  You must be able to answer 'yes' to each of these pre-conditions. Make sure you can verify this. 
•  'Yes' means you currently meet the pre-condition.  If you cannot answer 'yes' to all, your 
Proposal will not be evaluated further. 
 
OFFICIAL 
# 
Pre-condition 
Meets 
1.    Your proposed solution is a Software as a Service solution 
[Yes/No] 
THE 
The solution must be offered as a SaaS (Software as a Service) exhibiting the 
following attributes: 
•  Accessible from the Internet. 
•  Pay as you go. 
•  Fully Managed: 
UNDER 
o  Security. 
o  Monitoring 
o  Capacity. 
o  Performance. 
o  Product development. 
RELEASED 
•  Scalable. 
•  Product releases, major and minor. 
•  Provides Integration via standards-based interfaces. 
[Refer Requirements: SCO-05] 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
# 
Pre-condition 
Meets 
2.    You must be able to provide details of existing client(s) from the education sector of 
[Yes/No] 
a similar, or larger, size and scale as the Ministry that is/are using the proposed 
solution. 
3,240,000 tests delivered annual y, over two 10-day predefined testing windows (in 
Term 1 and Term 4), to 540,000 students. 
[Refer Requirements: SH045, SH026, NFR SPE-02] 
3.    The solution is already supporting multiple languages and is able to support both 
[Yes/No] 
1982
English and te reo Māori. 
[Refer Requirements: SH030, SH023, SH027, H046, SH057] 
ACT 
4.    The solution is already supporting the domains of mathematics, reading, and 
[Yes/No] 
writing. 
[Refer Requirements: SH006, SH008] 
5.    Ministry Content SMEs can create, update, review, publish and retire Mathematics, 
[Yes/No] 
Reading, Pāngarau, and Pānui test 'blueprints', which specify parameters for a test 
such as time allowed, curriculum phase, curriculum strands, and whether the test is 
for item trialling purposes. 
[Refer Requirements: SH088] 
INFORMATION 
6.    Learners can be assessed using either on-screen or paper-based tests. 
[Yes/No] 
[Refer Requirements: SH009, SH011, SH015, SH028] 
7.    Ministry Content SMEs can upload and manage Ministry approved content, 
[Yes/No] 
including items (and testlets), stimuli, prompts, rubrics, and exemplars. 
OFFICIAL 
[Refer Requirements: SH065] 
8.    Automated scoring for close-ended (selected response) items in on-screen tests. 
[Yes/No] 
THE 
[Refer Requirements: SH013] 
9.    Provides assistance for scoring open-ended (constructed response) items in on-
[Yes/No] 
screen tests. 
[Refer Requirements: SH102] 
UNDER 
 
 
 
 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
2.2  Overview of your solution 
Please provide an overview of your solution. 
As well as detailing the functionality, capabilities and roadmap of your solution, ensure that you describe the 
technical aspects of the product and/or elements of the service offering. Please use diagrams where 
necessary. 
1982
           RESPONDENT TIP 
 
i  
ACT 
•  This should summarise your entire response (business and technical) in no more than 10 pages. 
Keep it simple, but ensure you address the full cross-functional evaluation panel. 
•  Your competitors may all have similar skills, tools and methods. Know what sets you apart and 
clearly communicate it in your response. 
 
Write your overview here keeping this element of the response to less than 10 pages. 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 3:  Evaluation Criteria and Price 
Part A – Non-Price Evaluation Criteria 
3.1  Detailed response to Requirements 
1982
           RESPONDENT TIP 
 
i  
ACT 
•  These are questions relating to the evaluation criteria (see Section 3 of the RFP). Your Proposal 
will be assessed against your answers to these criteria. Aim to give answers that are relevant, 
concise and comprehensive. 
•  If you have made any assumption about the Requirements or delivery, clearly state the 
assumption. 
 
 
1.  Functional Conformance 
 
INFORMATION 
Please review the Functional Requirements (FR) in RFP Appendix 2 – Detailed Requirements. 
 
Record the level of conformance of your solution against each of the Stakeholder Requirements in 
the Response 3 - Functional Requirements Conformance Workbook. 
The level of conformance can be any one of the fol owing: 
a.  Non-Conformant: The solution cannot meet the requirement. 
OFFICIAL 
b.  Partial y Conformant: The solution can meet some parts of the requirement, but not al . 
c.  Full – Out of the Box: The requirement is met with the default behaviour of the application. 
d.  Full – With Configuration: The ability to
THE  change the behaviour of an application via menus, 
screens or configuration files by a trained user of the application. 
e.  Full – With Customisation: The ability to extend the solution functionality beyond its default 
capability using an extensible framework supported by the solution.   Requires a developer or 
administrator trained in the specific framework/language. 
 
UNDER 
In each case where the level of conformance is rated a “None”, “Partial” or “Full – With 
Customisation”, please provide supplementary information in the Notes column, that could 
include, alternative approaches, constraints, complexity. 
 
If your answer is “Full – Out of the Box” or “Ful  – With configuration”, then no additional details 
are required. 
RELEASED 
 
[attach completed Response 3 - Functional Requirements Conformance Workbook to the 
 
response submission] 
 
 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
2.  Non-Functional Conformance 
 
Please review the Non-Functional Requirements (NFR) in RFP Appendix 2 – Detailed 
 
Requirements. 
Record the level of conformance of your solution against each of the Stakeholder Requirements in 
the Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook. 
1982
The level of conformance can be any one of the fol owing: 
a.  Non-Conformant: The solution cannot meet the requirement. 
b.  Partial y Conformant: The solution can meet some parts of the requirement, but not al . ACT 
c.  Full – Out of the Box: The requirement is met with the default behaviour of the application. 
d.  Full – With Configuration: The ability to change the behaviour of an application via menus, 
screens or configuration files by a trained user of the application. 
e.  Full – With Customisation: The ability to extend the solution functionality beyond its default 
capability using an extensible framework supported by the solution.   Requires a developer or 
administrator trained in the specific framework/language. 
 
In each case where the level of compliance is rated a “None”, “Partial” or “Full – With 
INFORMATION 
Customisation”, please provide supplementary information in the Notes column, that could 
include, alternative approaches, constraints, complexity. 
 
If your answer is “Full – Out of the Box” or “Ful  – With configuration”, then no additional details 
are required. 
 
OFFICIAL 
[attach completed Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook to the 
 
response submission] 
THE 
 
 
 
 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
3.  Demonstrable Conformance 
 
The following section specifies a set of scenarios (mapped to the Use Cases in Appendix 2 – 
 
Detailed Requirements) that require you to submit a video demonstrating your solution’s 
capability. They are intended to reflect the ful  lifecycle associated with the solution. 
Each of the 12 scenarios specified requires a separate video. 
1982
Each video must be: 
•  Of sufficient quality for the Evaluation Panel to clearly view the actions of the user and to 
observe on screen functions for the purpose of assessing/validating solution conformance of 
ACT 
the related requirements; and 
•  No longer than five (5) minutes in duration 
The scenarios for the videos that need to be supplied are as follows: 
1.  Managing users / roles / permissions (UC10) 
2.  Managing school / class / student information (UC01 and UC02) 
3.  Populating the item bank with questions, using a Data Loader (UC07) 
4.  Populating the item bank with questions, using a UI (UC07) 
5.  Setting a standardised test as a Ministry representative (UC03) 
6.  Preparing the test for a class of students as a School Administrator / Teacher (UC03) 
INFORMATION 
7.  Sitting a standardised test in one language as a student and include (where possible) the 
student using available assistive tools as well as any help / guidance (UC04 and UC05) 
8.  Sitting a standardised test in a second language as a different student and include (where 
possible) the student using available assistive tools as well as any help / guidance (UC04 and 
UC05) 
9.  Sitting a paper-based test (UC04 and UC05) 
OFFICIAL 
10. Scoring tests (UC04) 
11. Reporting on the results (UC06) 
12. Exporting data to an external repository (UC08 and UC09) 
THE 
Sample questions have been provided in Appendix 3 – Sample Assessment Items. There is no 
requirement for you to utilise them, but we have intentionally made them available to support 
this section of the response. 
[VIDEO#1: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
 
UNDER 
VIDEO#2: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#3: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#4: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#5: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution>  
VIDEO#6: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#7: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#8: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
RELEASED 
VIDEO#9: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#10: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#11: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution> 
VIDEO#12: <link to the video location on the Ministry secure online document storage solution>] 
 
 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
4.  Delivery Conformance 
 
We are seeking Respondents that can successful y deliver their solution by the start of 2026. 
It is imperative that the successful solution wil  provide change management / engagement 
opportunities to teachers and kaiako from Term 4, 2025.  
Please outline your implementation methodology / approach. 
 
1982
[insert answer here] 
 
ACT 
Please describe your preferred governance model. 
 
[insert answer here] 
 
Please provide a detailed implementation plan/schedule. This plan must include details of all 
 
activities required to meet the requirements, and timeframes: 
a.  change management / engagement opportunities to teachers and kaiako from Term 4, 2025 
b.  solution available for standardised assessments by the start of 2026 
[attach the implementation plan / schedule here] 
 
INFORMATION 
Aligned to your implementation plan, please provide a register of all identified: 
 
•  Risks 
•  Assumptions 
•  Dependencies 
OFFICIAL 
[attach RAID register here] 
 
If you are intending to utilise any subcontractors or third parties to deliver any element of the 
 
Ministry’s requirements then ensure that yo
THE  u provide details of who they are, what they will be 
doing and how you wil  manage that relationship. 
[insert answer here] 
 
 
 
 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
 
   
5.  Value Premium 
  Weighting 
Describe the benefits of these e.g. greater efficiency, better quality solution etc. 
Describe how the benefits are measured, and where possible give examples of the 
benefits achieved by your other customers. 
1982
a.  Describe in detail how your solution can assist teachers and kaiako, specifically in 
  40% 
relation to: 
i.  Familiarisation, training and upskilling – initially and ongoing. 
ACT 
ii.  Offline assessment – setup, printing, recording and marking. 
iii.  Online assessment – setup, management while sitting and marking. 
iv.  Post assessment – actionable class plans based on assessment results. 
[insert answer here] 
   
b.  Describe in detail how your solution and implementation approach, enable effective 
  20% 
delivery of / support for: 
i.  Customisations (if required) 
ii.  Reporting 
INFORMATION 
iii.  Integration 
iv.  Ministry certification and accreditation activities 
v.  Mitigating the impacts of identified risks, assumptions, constraints and / or 
dependencies 
c.  Attach any of the following security and assurance artefacts that may be relevant for 
your organisation or the solution: 
OFFICIAL 
i.  Industry / Compliance / Security Certifications (eg ISO, SOC II, CSA STAR, 
ST4S) 
ii.  Copies of your latest audit report(s) 
THE 
iii.  Results from last security assessment including any management response 
and / or remediation plan 
iv.  Terms of Service / Licensing Agreements 
v.  Data Processing Agreements, Privacy and / or Information Management 
Policies 
UNDER 
[insert answer here] 
   
d.  Describe in detail how your solution promotes inclusivity and can support learners 
  5% 
with physical, emotional, sensory, medical, and learning needs. Give specific 
examples of your solution increasing rates of participation or reducing the cost of 
supporting learners to complete their assessment. 
RELEASED 
[insert answer here] 
   
e.  Describe in detail the level of Ministry resourcing you believe will be required to 
  5% 
maintain your solution in an ongoing basis. 
[insert answer here] 
   
 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
6.  Assessment Items (For Information) 
 
The Ministry requires sufficient assessment items to support twice yearly national standardised 
assessments for student and ākonga years 3 to 10. 
Information on Assessment Items may be considered in the final stage of evaluation. 
Note: A separate procurement is planned for the development / creation of te reo Māori items 
1982
aligned to Te Marautanga o Aotearoa, hence question 6a intentional y focusses on the English 
medium. 
ACT 
a)  Do you have an existing bank of reading, writing and/or mathematics items in English that the 
 
Ministry could use? 
If you do, please provide details of what you can provide clearly articulating: 
•  Domains 
•  Year / age groups 
•  Item quantities 
•  The interaction types utilised 
•  Curriculum they are currently aligned to 
INFORMATION 
•  Effort to align to the New Zealand Curriculum 
•  How they were developed 
•  How quality of the items has been assessed 
•  How regularly are items reviewed 
•  The standards, if any, the items align to 
OFFICIAL 
•  Any data and / or analysis from previous use 
•  Usage rights and / or ownership 
THE 
[insert answer here] 
 
b)  Do you provide item / content development services, and if so, what languages do you 
 
currently do this for? 
Please provide a clear definition of what is include, and not included, in the service offering. 
UNDER 
Please provide details of the standards, process and results of the service. 
Please provide details of any specialist expertise provided with the service e.g. 
psychometricians. 
[insert answer here] 
 
 
RELEASED 
 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
 
7.  Due Diligence 
 
Company Background and History 
 
a)  What is the legal name of your company, and when was it established? 
b)  What is your company's ownership structure? If the company is part of a group, please provide 
1982
details of the parent company and any subsidiaries 
c)  Can you provide a brief history of your company’s operations? (no more than two pages)  ACT 
[insert answer here] 
 
Financial Information and Stability 
 
d)  What is the company’s current financial position (e.g., assets, liabilities, equity)? 
e)  Are there any financial issues, such as bankruptcy, insolvency, or ongoing litigation in the last 5 
years? 
[insert answer here] 
 
Legal and Compliance 
 
INFORMATION 
f)  Are there any current or past legal proceedings involving the company? If so, what is the 
status? 
g)  Has the company been involved in any violations of intellectual property rights or contractual 
obligations? 
h)  Has the company been subject to any privacy or security breaches in the last 5 years? 
OFFICIAL 
[insert answer here] 
 
Corporate Governance 
 
THE 
i)  It is important to identify any perceived or real conflicts of interest between the Ministry and 
your company. Are there any perceived or real conflicts of interest within the company’s 
leadership team or board members? (Note: this includes, but is not limited to, any offer of 
gifts, sponsorship, and hospitality from the company to any of the Ministry’s personnel in the 
last 3 years.)  UNDER 
j)  What internal controls and risk management systems are in place to ensure compliance and 
operational integrity? 
[insert answer here] 
 
Risk Management and Insurance 
 
k)  What types of insurance coverage does the company hold (e.g. liability, property, professional 
indemnity)? Please provide the levels of insurance for each of the insurance held. 
RELEASED 
l)  Have there been any significant insurance claims made in the past 5 years? 
[insert answer here] 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
Intel ectual Property 
 
m)  Confirm that the company has the legal rights, licenses, and permission to sell the Ministry the 
proposed solution in your tender submission. You must ensure that the intel ectual property, 
and where appropriate the software and materials associated with the solution are either 
owned by or licensed to you the respondent and that there is no legal constraint in your ability 
to sell or implement the solution. 
n)  Are there any ongoing or potential IP-related disputes or chal enges? 
1982
[insert answer here] 
 
Future Plans and Strategy 
 
ACT 
o)  What are the company’s strategic goals and plans for the next 3-5 years? (no more than two 
pages) 
[insert answer here] 
 
 
 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
Part B – Price 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  Refer to the RFP Section 4 for information on how to present your proposed price. Where a 
separate pricing template has been provided as part of the RFP, you must use it for your pricing 
information. 
1982
•  In your pricing information consider all risks, contingencies and other circumstances relating to 
the delivery of our Requirements and include adequate provision for them. 
ACT 
•  Document any assumptions that you have made in costing the Requirements. 
•  If asked, a ‘whole-of-life’ cost is the total cost to the Buyer over the whole life of the Contract. 
See Guide to Total Cost of Ownership and TCO calculator on our website. 
•  If we have asked for a two-envelope response you must put all financial and pricing information 
in a separate sealed envelope or separate email attachment document. 
 
3.2  Pricing Schedule 
INFORMATION 
Please submit your financial information and pricing using Response 5 - Pricing Schedule.   
Please provide as detailed a breakdown of the pricing as possible and describe any assumptions where 
relevant (i.e. the number of people being applied to a job and why, or if, that changes over time). Where 
relevant, please provide information regarding subcontractor input as well as your input. 
OFFICIAL 
Note:  While financial information and pricing must be submitted in the form as attached in the Excel 
template provided, the Ministry will consider alternative pricing or alternative pricing model(s).  Any such 
alternatives to be submitted as well as, not instead of, the conforming pricing schedule requested. 
THE 
3.3  Cost and Pricing Assumptions 
All cost and pricing assumptions must be captured in the Response 5 - Pricing Schedule (see 3.2 above). 
UNDER 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  An assumption is something that is accepted as true or as certain to happen without proof e.g. 
that the Buyer (or a third party) will provide certain information or assistance so that the 
Respondent can accurately cost and price its Proposal. 
 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 4:  Proposed Contract 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  The Ministry has provided in this RFP pack a templated ICT Service Agreement 
•  Respondents do not have to mark this contract up with suggested changes and submit in their  1982
response. It has been provided to give the Respondents an understanding of the potential 
contract that will be negotiated with a preferred supplier. 
ACT 
•  If a Respondents is shortlisted and invited to participate in the dialogue sessions, then they wil  
be required to provide a marked-up version to the Ministry and be prepared to spend some time 
in one of the specific sessions talking through changes or alternative constructs that may be 
beneficial.   
•  The terms and conditions of the Proposed Contract are in Section 5 of the RFP. The Buyer needs 
to know whether or not you are prepared to do business based on the Proposed Contract. 
•  If you have any suggestions or changes that you wish to alter in the Proposed Contract, please 
note below (and you may be asked why it is important).  INFORMATION 
•  In deciding which Respondents to shortlist the Buyer wil  take into account each Respondent's 
willingness to meet the Contract terms and conditions. 
 
Choose one and delete the other: 
Having read and understood the Proposed Contract, in the RFP Section 5, I confirm that these terms and 
OFFICIAL 
conditions are acceptable. If successful, I agree to sign a Contract based on the Proposed Contract, or such 
amended terms and conditions of Contract as are agreed with the Buyer following negotiations. 
THE 
OR 
Having read and understood the Proposed Contract, in the RFP Section 5, I have the fol owing suggestions to 
make. If successful, I agree to sign a Contract based on the Proposed Contract subject to negotiating the 
following clauses:  UNDER 
Clause 
Concern 
Proposed solution 
[insert number] 
[briefly describe your concern about 
[describe your suggested alternative 
this clause] 
wording for the clause or your solution] 
[insert number] 
[briefly describe your concern about 
[describe your suggested alternative 
this clause] 
wording for the clause or your solution] 
RELEASED 
 
   
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 5:  Referees 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  Here you are asked to provide the names and contact details of referees. These must be work 
related referees, preferably not a friend or family member (Referees can be a family member if 
they can provide a truly independent reference based on the work). 
•  If you have provided case studies as evidence of Track Record please include details of referees  1982
from those examples here. 
•  The best referees are those who you have recently delivered similar goods or services for. 
ACT 
•  Before including their details check with them to make sure that they consent to acting as 
referee on behalf of your organisation. 
•  Please note: In providing these referees you authorise us to collect from the referees any 
information about your organisation that we consider relevant to the RFP, except commercially 
sensitive information about pricing or contract terms, and use such information in the evaluation 
of your Proposal.  All information provided by the referee will be treated as confidential to both 
you and us, i.e. we are not required to disclose that information to you, but our use and 
disclosure of that information is subject to our confidentiality obligations under the RFP-Terms. 
Please supply the details of three referees for your organisation. Include a brief description of the goods or 
INFORMATION 
services that your organisation provided, and when - from the beginning date to the end date. 
First referee 
 
Name of referee: 
[insert name of the referee] 
Name of organisation: 
[insert name of their org
OFFICIAL anisation] 
Goods/services provided: 
[brief description of the goods/services you provided to this 
referee] 
THE 
Date of provision: 
[insert the date when you provided the goods/services] 
Address: 
[insert street address] 
Phone: 
UNDER  [insert mobile or landline] 
Email: 
[insert email address] 
Relationship 
[describe your relationship with this referee – e.g. Contract 
Manager/ Contract Owner, Key Contact] 
 
Second referee 
 
RELEASED 
Name of referee: 
[insert name of the referee] 
Name of organisation: 
[insert name of their organisation] 
Goods/services provided: 
[brief description of the goods/services you provided to this 
referee] 
Date of provision: 
[insert the date when you provided the goods/services] 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
Address: 
[insert street address] 
Phone: 
[insert mobile or landline] 
Email: 
[insert email address] 
Relationship 
[describe your relationship with this referee – e.g. Contract 
Manager/ Contract Owner, Key Contact] 
 
Third referee 
 
1982
Name of referee: 
[insert name of the referee] 
Name of organisation: 
[insert name of their organisation] 
ACT 
Goods/services provided: 
[brief description of the goods/services you provided to this 
referee] 
Date of provision: 
[insert the date when you provided the goods/services] 
Address: 
[insert street address] 
Phone: 
[insert mobile or landline] 
INFORMATION 
Email: 
[insert email address] 
Relationship 
[describe your relationship with this referee – e.g. Contract 
Manager/ Contract Owner, Key Contact] 
 
Please contact me before you approach a referee for a reference 
[Yes/Not required] 
OFFICIAL 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
SECTION 6:  Our declaration 
           RESPONDENT TIP 
 
i  
•  Here you are asked to make a formal declaration. Select 'agree' or 'disagree' at the end of each 
row. If you don't, you will be deemed to have agreed. 
1982
•  Have the declaration signed by someone who is authorised to sign and able to verify the 
declaration, e.g. chief executive or a senior manager. 
ACT 
•  If you are submitting a joint or consortium Proposal each party involved in the joint or 
consortium Proposal must complete a separate declaration. 
 
Respondent’s declaration 
Topic 
Declaration 
Respondent’s 
declaration 
RFP-Terms: 
I/we have read and ful y understand this RFP, including the 
[agree / disagree] 
RFP-Terms, as amended by Section 1.6 of the RFP (if 
INFORMATION 
applicable). I/we confirm that the Respondent agrees to be 
bound by them. 
Collection of 
The Respondent authorises the Buyer to: 
[agree / disagree] 
further 
information: 
•  col ect any information about the Respondent, except 
commercially sensitive pricing information, from any 
relevant third party, including a referee,
OFFICIAL   or previous or 
existing client 
•  use such information in the evaluation of this Proposal. 
The Respondent agre
THE  es that all such information will be 
confidential to the Buyer. 
Requirements: 
I/we have read and ful y understand the nature and extent of  [agree / disagree] 
the Buyer’s Requirements as described in Section 2. I/we 
confirm that the Respondent has the necessary capacity and 
capability to fu
UNDER  lly meet or exceed the Requirements and will 
be available to deliver throughout the relevant Contract 
period. 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
Ethics: 
By submitting this Proposal the Respondent warrants that it: 
[agree / disagree] 
•  has not entered into any improper, illegal, collusive or 
anti-competitive arrangements with any Competitor 
•  has not directly or indirectly approached any 
representative of the Buyer (other than the Point of 
Contact) to lobby or solicit information in relation to the 
RFP 
1982
•  has not attempted to influence, or provide any form of 
personal inducement, reward or benefit to any 
representative of the Buyer. 
ACT 
Offer Validity 
I/we confirm that this Proposal, including the price, remains 
[agree / disagree] 
Period: 
open for acceptance for the Offer Validity Period stated in 
Section 1, paragraph 1.6 of the RFP. 
Conflict of 
The Respondent warrants that it has no actual, potential or 
[agree / disagree] 
Interest 
perceived Conflict of Interest in submitting this Proposal, or 
declaration: 
entering into a Contract to deliver the Requirements. 
Where a Conflict of Interest arises during the RFP process the 
Respondent wil  report it immediately to the Buyer’s Point of 
Contact. 
INFORMATION 
Details of conflict  [if you think you may have a conflict of interest briefly describe the conflict and how 
of interest: 
you propose to manage it or write ‘not applicable’]. 
DECLARATION BY THE RESPONDENT 
OFFICIAL 
I/we declare that in submitting the Proposal and this declaration: 
•  the information provided is true, accurate and complete and not misleading in any material respect 
THE 
•  the Proposal does not contain any material that wil  infringe a third party’s intel ectual property rights 
•  I/we have secured al  appropriate authorisations to submit this Proposal, to make the statements and 
to provide the information in the Proposal and I/we am/are not aware of any impediments to enter 
into a Contract to deliver the Re
UNDER quirements. 
I/we understand that the falsification of information, supplying misleading information or the suppression 
of material information in this declaration and the Proposal may result in the Proposal being eliminated 
from further participation in the RFP process and may be grounds for termination of any Contract awarded 
as a result of the RFP. 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 
 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE 
  EXTERNAL] 
By signing this declaration the signatory below represents, warrants and agrees that they have been 
authorised by the Respondent to make this declaration on its/their behalf. 
 
Signature: _______________________________________________________________________________   
Full name: _______________________________________________________________________________   
1982
Title/position: ____________________________________________________________________________   
Name of organisation:  _____________________________________________________________________
ACT    
Date: ___________________________________________________________________________________   
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
[IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL] 

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
Document 4
SH0 REQ Id
Stakeholder Group
Short Name
Stakeholder Requirement
Priority
Use 
Level of 
Respondent Notes
Case
Conformance
(Mandatory if Conformance Level is None, Partial or Full-Customisation)
SH001
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako Maintain Class and Group information
Teachers | kaiako or school administrators can create, view, and update group (e.g. class 
Must
UC1
membership) information and update student | ākonga assessment information but cannot update 
1982
core student | ākonga information received from the Ministry.
SH002
Teachers | kaiako
Student | ākonga information
Core student | ākonga information includes: ID (NSN), name, email, gender, ethnicity, Year level, 
Must
UC1
language, accessibility needs, enrolment info (status and school), and time in te reo Māori 
immersion.
ACT 
Note: The solution will only receive information it has valid reason to use and will align with the 
Principles within the Privacy Act 2020.
SH003
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako or school administrators can update core 
Teachers | kaiako or school administrators can update core student | ākonga information for a 
Must
UC1
student | ākonga information for a school by triggering a 
school by triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for student information.
refresh of data from the Ministry source of truth for learner 
information.
SH004
Teachers | kaiako
Automated refresh of student | ākonga information
The solution regularly retrieves updated core student | ākonga information for al  schools in an 
Must
UC1
automated fashion by triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for student 
information at agreed intervals.
SH005
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako receives student | ākonga, class and group 
The solution is able to receive student | ākonga information and group (e.g. class membership) 
Must
UC1
information from SMS
information from School Management Systems in an agreed fashion (either .ast file import by a 
teacher | kaiako, school administrator, Ministry administrator or via API), so that the administrative 
burden for teacher | Kaiako and administrators is reduced.
SH006
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako create tests from blueprint
Teachers | kaiako and school administrators can create mathematics, reading, pāngarau, and pānui 
Must
UC3
tests by selecting an appropriate existing test 'blueprint' of parameters (i.e., time al owed, 
curriculum year, curriculum strands, etc.), which the solution then uses to automatical y generate a 
test by selecting items (and testlets) from the solution's item banks which satisfy the 'blueprint'.
INFORMATION 
SH007
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako create adaptive tests
Teachers | kaiako and school administrators can create adaptive mathematics, reading, pāngarau, 
Must
UC3
and pānui tests selecting an appropriate existing test 'blueprint' of parameters (i.e., time al owed, 
curriculum year, curriculum strands) which the solution then uses to automatical y generate an 
adaptive test by selecting items (and testlets) from the solution's item banks which satisfy the 
'blueprint'.
SH008
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako create writing and tuhituhi tests
Teachers | kaiako and school administrators can create writing and tuhituhi tests by selecting a 
Must
UC3
single prompt from the solution's item banks and specifying administrative settings (e.g., time 
allowed).
SH086
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako cannot modify content.
Teachers | kaiako and school administrators cannot modify the content of tests.
Must
UC3
SH084
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako can delete a test
Teachers | kaiako and school administrators can delete a test, if the test is not currently assigned 
Must
UC3
and has not been previously sat by any individual or class/group of students | ākonga.
SH009
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako assign test within defined window
Teachers | kaiako can assign a test to an individual or class/group of students | ākonga, in either on-
Must
UC4
OFFICIAL 
screen or paper-based format, within a predefined testing window defined by the Ministry.
SH010
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako assigns an adaptive test within defined 
Teachers | kaiako can assign an adaptive test to an individual or a group of students | ākonga, in on-
Must
UC4
window.
screen format only, within a predefined testing window defined by the Ministry.
SH011
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako assigns test outside of defined window.
Teachers | kaiako can assign a test to an individual or group (e.g. class membership) of students | 
Should
UC4
ākonga, in either on-screen or paper-based format, outside of any predefined testing windows 
defined by the Ministry.THE 
Note: The Ministry is asking for two assessments a year but requires the flexibility for additional 
assessments.
SH012
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako scores on-screen tests.
Teachers | kaiako can score on-screen tests and record the scores in the solution.
Must
UC4
SH013
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako scores on-screen close-ended tests with 
Teachers | kaiako can score on-screen mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests with the 
Must
UC4
assistance of automation.
assistance of automated marking for close-ended (selected-response) items.
SH102
Teachers | kaiako
Teacher scores on-screen open-ended tests with assistance of 
Teachers | kaiako can score on-screen mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests with the 
Must
UC4
automation
assistance of automated marking for open-ended (constructed-response) items.
SH014
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako score on-screen screen writing and tuhituhi 
Teachers | kaiako can score on-screen writing and tuhituhi tests with the assistance of automated 
Must
UC4
tests with assistance of automation.
marking.
UNDER 
SH015
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako score paper-based tests.
Teachers | kaiako can score paper-based tests and record the scores in the solution.
Must
UC4
SH016
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako upload scan of paper test.
Teachers | kaiako can upload a digital scan of paper-based tests into the tool.
Should
UC4
SH017
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako view reports on a per-item basis.
Teachers | kaiako can view and download reports that provide information about how individuals 
Must
UC6
and groups of students | ākonga scored on a test, including on a per-item basis, aligned to the 
national curricula.
SH018
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako view reports over time.
Teachers | kaiako can view and download reports on the progress over time of individuals and 
Must
UC6
group (e.g. class membership) of students | ākonga at their school, aligned to the national curricula.
SH019
Teachers | kaiako
Teacher view reports that include feedback and next steps.
Teachers | kaiako can view and download reports on individuals and group (e.g. class membership) 
Must
UC6
of students | ākonga at their school that include feedback and next steps regarding specific areas 
for further learning in the curricula, including links to relevant teaching and learning resources on 
Tāhūrangi.
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
SH100
Teachers | kaiako
Tāhūrangi links can be used from reports
Teachers | kaiako and students | ākonga can use the links to relevant teaching and learning 
Must
UC6
resources on Tāhūrangi contained in reports to view these resources on Tāhūrangi.
SH020
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako view reports against curriculum
Teachers | kaiako can view and download reports that provide information about how wel  each 
Must
UC6
student | ākonga or group (e.g. class membership) at their school is doing in relation to expected 
1982
curriculum progress.
SH021
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako view report on cohorts.
Teachers | kaiako can view reports that provide information about how wel  a student | ākonga or 
Should
UC6
class/group at their school is progressing compared to the progress of equivalent population 
cohorts such as year, gender, ethnicity, English as a second language, and equity index.
SH022
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako can add a commentary to report.
Teachers | kaiako can add a comment to pāngarau, pānui, and tuhituhi reports on individuals and 
Must
UC6
ACT 
group (e.g. class membership) of students | ākonga, prior to sharing the reports (external y to the 
system) with students | ākonga.
SH023
Teachers | kaiako
Teachers | kaiako can select language.
Teachers | kaiako teaching through te reo Māori can select which language they wish to receive 
Must
UC6
reporting in, either te reo Māori or English.
SH024
Teachers | kaiako
Reports align with language and progression of the curriculum.
Al  teacher | kaiako reporting uses language that is consistent with the curriculum and aligns to the 
Must
UC6
progressions in the curriculum.
SH025
Teachers | kaiako
Transfer student information to SMS.
The solution can transmit student | ākonga progress and achievement information, including 
Must
UC9
assessment results, to School Management Systems in an agreed fashion (either csv file export by a 
teacher | kaiako, or via API), so that student | ākonga, class/group, and school level reporting can 
be produced for school stakeholders.
SH026
Teachers | kaiako
Support 28,000 teachers | kaiako.
The solution al ows 28,000 teachers | kaiako to administer the twice-yearly testing within 
Must
N/A
predefined testing windows (e.g., a minimum 10 day window at the beginning of Terms 1 and 4).
SH027
Teachers | kaiako
Provide tailored guidance to for teachers | kaiako.
The solution provides tailored guidance for teachers | kaiako to assist in the effective and efficient 
Must
UC1
use of the system, in both English and te reo Māori.
UC3
UC9
UC4
UC8
SH028
Students | ākonga
Tests are available on-screen and on-paper.
Students | ākonga can sit tests in either on-screen or paper-based format.
Must
UC5
SH029
Students | ākonga
Adaptive tests on-screen.
Students | ākonga can sit adaptive tests in on-screen format only.
Must
UC5
INFORMATION 
SH030
Students | ākonga
Al  content is displayed in the selected language.
Testing in its entirety - including items, prompts, instructions, guidance, and user interfaces - is in te 
Must
UC5
reo Māori for those learning through te reo Māori, and in English for those learning in English 
medium settings.
SH031
Students | ākonga
Students | ākonga can view and download how they scored.
Students | ākonga can view and download reports that provide information about how they scored 
Must
UC6
on a mathematics, reading, writing, pāngarau, pānui, and tuhituhi test, including on a per-item 
basis, aligned to the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa.
SH032
Students | ākonga
Students | ākonga can view and download their progression.
Students | ākonga can view and download reports on their progress over time in mathematics, 
Must
UC6
reading, writing, pāngarau, pānui and tuhituhi aligned to the New Zealand Curriculum and Te 
Marautanga o Aotearoa.
SH033
Students | ākonga
Students | ākonga can view and download reports with 
Students | ākonga can view and download reports that include feedback and next steps regarding 
Must
UC6
feedback and next steps.
specific areas for further learning in mathematics, reading, writing, pāngarau, pānui and tuhituhi in 
the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa, including links to relevant learning 
OFFICIAL 
resources on Tāhūrangi.
SH034
Students | ākonga
Students | ākonga can view and download reports on how wel  
Students | ākonga can view and download reports on mathematics, reading, writing, pāngarau, 
Must
UC6
they are doing.
pānui and tuhituhi that provide information about how wel  they are doing in relation to expected 
curriculum progress in the New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa.
SH035
Students | ākonga
Students | ākonga can view and download reports on how they 
Students | ākonga can view reports that provide information about how wel  they are doing 
Must
UC6
are doing relative to other cohorts.
relevant to other population cohorts such as year, gender, ethnicity and English as a second 
THE 
language.
SH037
Students | ākonga
student | ākonga reporting is consistent with progression on 
Al  student | ākonga reporting should use language that is consistent with the curriculum and aligns 
Must
UC6
the curriculum.
to the progressions in the curriculum.
SH038
Students | ākonga
Support for additional languages
Students | ākonga can select to view reports in other languages.
Could
UC6
SH039
Students | ākonga
Students | ākonga Inclusion and access.
The solution supports accessibility and inclusion accommodations, including Special Assessment 
Must
UC5
Conditions (SAC). For example, but not limited to supporting the fol owing.
· Change font size / zoom
· Change contrast level
· Text to speech
· Al ow extra time for tests
UNDER 
· Allow breaks during tests
SH040
Students | ākonga
Students | ākonga accessibility settings.
Students | ākonga can save their accessibility settings preferences in the solution, so that the 
Should
UC5
solution implements these accessibility settings whenever the student | ākonga uses the solution.
SH041
Students | ākonga
Provide brail e tests.
The solution supports brail e paper-based tests for sight impaired students | ākonga.
Should
UC5
SH042
Students | ākonga
Intermitted connectivity.
Students | ākonga can complete the sitting of an on-screen administered test despite intermittent 
Must
UC5
connectivity or system issues.
SH043
Students | ākonga
Available on a range of classroom devices.
In order for the solution to be used effectively and efficiently by end-users on a range of modern 
Must
UC5
classroom devices. It must provide a consistent user experience across multiple modern browsers 
running on a range of popular operating systems.
SH044
Students | ākonga
Practice tests.
Students | ākonga can take a practice test to familiarise themselves with the solution.
Must
UC5
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
SH045
Students | ākonga
Support 540,000 students | ākonga.
Al ow approximately 540,000 students | ākonga to complete twice-yearly (e.g. Term 1 and 4) testing 
Must
UC5
within a minimum of a 10 day testing window.
SH046
Students | ākonga
Tailored guidance for leaners.
The solution provides tailored guidance for students | ākonga to assist in the effective and efficient 
Must
UC5
use of the system, in both English and te reo Māori.
1982
SH052
School 
Refresh school information.
School administrators can update school information for a school by triggering a refresh of data 
Must
UC2
administrators
from the Ministry source of truth for school information.
SH053
School 
Automated refresh of school information.
The solution regularly retrieves updated school information for al  schools in an automated fashion 
Must
UC2
administrators
by triggering a refresh of data from the Ministry source of truth for school information at agreed 
intervals.
SH054
School 
Assign school administrator.
School administrators can assign other school administrators to their school.
Must
UC2
ACT 
administrators
SH055
School 
Assign Ministry administrator for school.
School administrators can grant permission to a Ministry administrator for a period in response to a 
Must
UC1
administrators
support request.
SH057
School 
Tailored guidance to School administrators.
The solution provides tailored guidance for school administrators to assist in the effective and 
Must
UC1
administrators
efficient use of the system, in both English and te reo Māori.
UC2
UC3
SH061
Ministry 
Ministry administrator can assign school administrators.
Ministry administrators can assign school administrators to a school.
Must
UC2
administrators
SH063
Ministry 
Tailored guidance for Ministry administrators.
The solution provides tailored guidance for Ministry administrators to assist in the effective and 
Must
UC1
administrators
efficient use of the system, in English only.
UC2
UC3
SH064
Ministry content 
Ministry content SMEs update curriculum.
Ministry content SMEs can update curriculum progression information (i.e., curriculum years, 
Must
UC7
SMEs
progress outcomes, strands, and teaching sequence) by triggering a refresh of data from the 
Curriculum Framework Repository.
SH065
Ministry content 
Ministry content SMEs update test content.
Ministry content SMEs can upload, export, create, update, review, publish, retire, and delete 
Must
UC7
SMEs
content such as items (and testlets), prompts, rubrics, and exemplars. This includes the content 
itself and its associated metadata (e.g., assigned difficulty (logit), alignment to curriculum 
progressions).
SH101
Ministry content 
Ministry content SMEs transfer content from content authoring 
Ministry content SMEs can facilitate the automated transfer of content from a Content authoring / 
Could
UC7
SMEs
system.
AIG system (used by the Ministry) to the solution if content authoring occurs outside of the system.
INFORMATION 
SH066
Ministry content 
Supports different item types.
The solution supports close-ended items (e.g., multi-choice), open-ended items (e.g., short answer), 
Must
UC7
SMEs
and prompts (for Writing and Tuhituhi).
SH067
Ministry content 
Items support additional metadata.
Items have associated metadata including difficulty (logit), associated curriculum progression 
Must
UC7
SMEs
information such as phase, progress outcome, strand, and teaching sequence, and IP rights 
information.
SH068
Ministry content 
Curriculum and items in either English or te reo Māori.
Curriculum progression information and content including items, testlets, prompts, rubrics, and 
Must
UC7
SMEs
exemplars can be in either English or te reo Māori.
SH103
Ministry content 
Supports content in: New Zealand Curriculum and Te 
The solution supports curriculum progression information and content for both national curricula: 
Must
UC7
SMEs
Marautanga o Aotearoa.
New Zealand Curriculum and Te Marautanga o Aotearoa.
SH069
Ministry content 
Content authoring workflow.
The solution provides a workflow capability for Ministry content SMEs to create and manage 
Must
UC7
SMEs / 3rd Party 
content throughout the content lifecycle (including development, review/approval, publishing, and 
OFFICIAL 
content providers
retiring).
SH070
Ministry content 
Items use the IRT (Item Response Theory) or equivalent.
The solution uses Item Response Theory (IRT) or equivalent as the psychometric model, utilised as 
Must
UC7
SMEs
part of item calibration, item selection, scoring, and reporting.
SH071
Ministry content 
Performance statistics of items and prompts.
Ministry content SMEs can view item and prompt statistics, including usage and performance data, 
Must
UC7
SMEs
and reports on these statistics. Item statistics are not student specific.
SH090
Ministry content 
Item performance statistics only available to Ministry.
Item and prompt statistics from tests conducted for item/prompt trialing purposes are available for 
Must
UC7
SMEs
Ministry content SMEs to view, however scores from these tests are excluded from student | 
THE 
ākonga and teacher | kaiako reporting data sets. Item statistics are not student specific.
SH072
Ministry content 
Allow Recalibration.
Ministry content SMEs can recalibrate the solution on a regular basis, including updating item logits, 
Must
UC7
SMEs
scale scores, population cohort norms, etc.
SH104
Ministry content 
Recalibration – workflow.
The solution provides a workflow capability al owing a recalibrate (refer SH072) to be designed, 
Must
UC7
SMEs, Curriculum 
reviewed, approved and published in a control ed fashion.
SME and 
Psychometricians
SH073
Ministry content 
Provide tailored guidance to Content SME.
The solution provides tailored guidance for Ministry content SMEs in English to assist in the 
Must
UC7
SMEs
effective and efficient use of the system.
UNDER 
SH088
Ministry content 
Content SME can delete blueprints.
Ministry Content SMEs can create, update, review, publish, retire, and delete mathematics, reading, 
Must
UC7
SMEs
pāngarau, and pānui test 'blueprints', which specify parameters for a test such as time al owed, 
curriculum year, curriculum strands, and whether the test is for item trialing purposes.
SH089
Ministry content 
Provide Non scored trial items.
Ministry content SMEs can specify whether a test wil  include a smal  number of trial items, as one 
Could
UC7
SMEs
of the parameters within the test 'blueprint'. A student's response on these items would not count 
towards their score, but the item statistics would be used by Ministry content SMEs to refine and 
calibrate the items.
SH074
Ministry content 
Select from item bank.
Ministry Content SMEs can create mathematics, reading, pāngarau, and pānui tests by manual y 
Must
UC3
SMEs
selecting specific items and testlets from the solution's item banks. They may also delete tests.
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
SH075
Te Poutāhū general 
Transfer student progress to the Ministry.
The solution can transmit student progress and achievement information, including assessment 
Must
UC8
and senior managers
results, to the Ministry EDW in an automated fashion, so that system-level reporting that does not 
expose individual student | ākonga information can be produced.
SH078
Te Pou Rangatōpū - 
Intel ectual property – Information.
Al  intel ectual property rights of information provided to the system remain intact - the supplier 
Must
N/A
1982
Records Services 
lays no claim.
Team
SH079
Te Pou Rangatōpū - 
Intel ectual property – Content.
The Ministry owns the intel ectual property rights of al  content produced by the Ministry's use of 
Must
N/A
Records Services 
the system - the supplier lays no claim.
Team
SH080
Te Pou Rangatōpū - 
Automate transfer of student progress to the Ministry.
The solution can transmit student progress and achievement information, including assessment 
Must
UC8
ACT 
Records Services 
results, to the Ministry EDW in an automated fashion, so that this information can be retained for 
Team
as long as required to meet legal and records management obligations .
SH081
Te Pou Hanganga, 
Education sector standards and Interfaces.
The solution complies with relevant interoperability standards within the education sector for 
Must
N/A
Matihiko - TPHM 
example IMS CASE, IMS QTI, IMS CAT, LTI Resource Search, and LTI Launch.
Ministry Architecture 
Practice
SH105
Students | ākonga
Students | ākonga cannot access other information during a 
The solution should provide the capability to prevent students | ākonga from copying, pasting or 
Should
UC5
test.
accessing other resources during a test.
SH106
Solution
Minimise disruption
The solution must minimise disruption to users during releases and upgrades of the product.
Must
N/A
SH107
Ministry 
Ministry user access management.
Ministry administrators must be able to manage access to system level features to Ministry staff. 
Must
UC10
administrators
Access to school information is only provided via approval of the school administrators (refer 
SH055)
SH108
Solution
Support growth of domains, frequency and year groups.
The solution must be capable of supporting
Must
N/A
· Additional domains beyond the current reading, writing, mathematics, pānui, tuhituhi and 
pāngarau.
· Increased number of assessments per year from the current requirement of two. 
· Additional learner year groups.
SH109
Teachers | Kaiako
Reporting between schools (e.g. League Table).
Teachers | kaiako or school administrators of the solution must not be able to compare progression 
Must
UC6
with other schools.
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
Document 5
NFR ID
Name
Description
Category
Level of 
Respondent Notes
Conformance
(Mandatory if Conformance Level is None or Partial or Ful  - Customisation)
EAV-01
Recovery Process.
The solution shall be able to automatically recover from a failure event.
Compliance
1982
ECM-01
Security & Event Logging.
The solution shal  capture and store al  events including but not limited to security events, audit, read, 
Compliance
update and deletes to enable support and auditing activities.
SCO-03
Security & Event Logging Ingestion.
The solution shall provide the ability to ingest audit and security logs into the Ministry SEIM (Security Event 
Compliance
and Incident Management) capability.
ECM-02
Electronic Transmission.
Any electronic data shal  be transmitted in a manner consistent with its classification IN-CONFIDENCE as 
Compliance
per the NZISM and NZ Government Information Security Classification System.
ACT 
ECM-03
Electronic Storage.
Any electronic data shal  be stored in a manner consistent with its classification IN-CONFIDENCE as per the 
Compliance
NZISM and NZ Government Information Security Classification System.
ECM-04
Sensitive Parameters.
The solution shal  protect any sensitive parameters in a manner consistent with the classification of IN-
Compliance
CONFIDENCE for the data the solution col ects, processes and/or stores as per the NZISM.
ECM-05
Service Account Credential Management.
Service accounts are managed to minimise the risk of unauthorised and/or malicious access.
Compliance
ECM-06
Least Privilege.
The principle of least privilege applies, whereby users, external systems or modules are assigned the least 
Compliance
level of privilege required to fulfil its legitimate purpose. 
For users, least privilege means that al  user accounts run with as few privileges as possible and launch 
applications with as few privileges possible, with advantages including:
· Users are partial y protected from mistakes made using privileged access.
· Reduction of the impact of user exploits (e.g., compromised passwords).
ECM-07
Denial of Service (DoS/DDoS) Protection.
The solution shal  provide protection against DDoS (denial-of-service) attacks.
Compliance
ECM-08
Privacy Regulations.
The solution shall comply with all relevant privacy regulations, including the 
Compliance
Privacy Act 2020, including but not limited to:
· The Information Privacy Principles (IPPs) set out in Section 22 of the Act.
· Breach management provisions
· Information sharing and matching provisions
Health Information Privacy Code (2020) which modifies the IPPs for the collection of health information.
INFORMATION 
Used to assist the tool in identifying students who may require additional assistance due to a learning 
difficulty.
ECM-09
Single Sign On (SSO).
The solution must provide integration with standards based Single Sign On supporting 
Compliance
· SAML 2 (including Logout end points)
· OIDC (Open ID Connect)
SCO-11
Single Sign On (SSO) - Multiple IdP.
The solution must support multiple identity providers for example but not limited to:
Compliance
· Students | ākonga (*DI4OL)
· Teachers | kaiako (ESL)
· Ministry Staff (ESL, Ministry Azure Entra ID)
*DI4OL does not support primary schools or provide the NSN identifier.
SCO-12
Younger students | ākonga.
The solution must provide mechanisms for younger students | ākonga to use the solution who have a 
Compliance
range of digital skills.
OFFICIAL 
ECM-10
Authorisation.
The solution shal  provide authorisation capabilities that are secure and provide effective and efficient 
Compliance
mechanisms for managing access.
ECM-11
User Lifecycle Management.
The solution shall provide efficient mechanisms for integrating with the organisation’s digital identity (ESL, 
Compliance
DI4OL) services in order to support user lifecycle management.
· Bulk provisioning
· Individual user provisioning
THE 
· User deprovisioning 
· Resynchronisation
*DI4OL does not currently support primary schools or provide the NSN identifier.
ECM-12
Content Filtering.
The flow of data within gateways is examined and controls to prevent unauthorized or malicious content 
Compliance
crossing security domain boundaries.
ECM-13
Data Transfer.
Data transfers between systems (security domains) are control ed and accountable. Reference (New 
Compliance
Zealand Information Security Manual - Section 20.1.1)
Data is transferred through gateways in a control ed and accountable manner. Reference (New Zealand 
Information Security Manual - Section 20.2.1)
ECM-15
Log Management.
The solution shal  perform log management for each of its components to enable effective IT Service 
Compliance
UNDER 
Management and Cyber Security incident management.
ECM-16
Secure Session Management.
Al  solutions establishing web sessions shal  consider the session management cheat sheet published by 
Compliance
OWASP (Open Worldwide Application Security Project) and guidance contained in ECM-02
https://cheatsheetseries.owasp.org/cheatsheets/Session_Management_Cheat_Sheet.html
Other protocols requiring stateful behaviour must implement equivalent protections in accordance with 
best practice of secure session management for the protocol being used.
ECM-17
Education & Training Act (2020).
The solution shal  comply with the Education & Training Act (2020) and associated directions, including but 
Compatibility
not limited to the use and sharing of data.
ECO-01
Data Collection, Sharing & Publishing Formats.
The solution shal  align with the New Zealand data standards published in:
Compatibility
https://data.govt.nz/toolkit/data-standards/mandated-standards-register
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
ECO-03
Character Encoding.
The solution shal  ful y support UTF-8 Unicode characters and ensure macrons are processed and stored 
Localisation
correctly for al  languages.
ELO-01
Language Support.
The solution is to have the capability to support multiple languages via the use of configuration 
Localisation
1982
parameters.
ELO-02
Localisation Preserves Functionality.
The functionality of the solution must not be diminished by any localisations required to adapt it for use by  Maintainability
different user groups/languages.
EMA-01
Deployment Reversal.
The component(s) of the solution shal  be able to be reversed back to the state of a previous deployment in  Maintainability
the event of an issue that affects the effective use of the solution.
EMA-02
Change Control.
The solution provider shal  work with the Ministry change process and co-ordinate product changes to 
Maintainability
ACT 
ensure continuity of service, training and communication is maintained.
EMA-05
Automated Testing.
The solution shal  support automated testing of relevant solution components which generates output 
Reliability
sufficient for analysis and evaluation of compliance to requirements.
ERE-01
Exception Handling.
The solution shall handle exceptions in a manner that allows diagnosis and resolution whilst not causing dam
 Sca  
lab  ility    
   
 
ESC-01
Elasticity.
The solution shall be able to adapt to changes in workloads by automatically provisioning and de-
Usability
provisioning resources such that at each point in time, the resources available match the demand as closely 
as possible whilst maintaining conformance with al  functional and non-functional requirements.
EUS-01
User Assistance.
The solution shal  provide the user assistance to utilise it effectively and properly, including:
Usability
· Syntactic & semantic validation of user input.
· Warning, error, and exception event handling.
· End user help (e.g., user manuals/documentation, context sensitive help, artificial intel igence, chat bots).
· Pre-population of fields.
EUS-02
Web UI Design Standards.
The solution shal  comply with the New Zealand Government Web and Accessibility standards.
Availability
https://www.digital.govt.nz/standards-and-guidance/nz-government-web-standards
SAV-01
Service Continuity Response Time.
The solution incorporates two levels of service for production 
Availability
INFORMATION 
1. During assessment and reporting periods
2. Outside of assessment and reporting periods
as criticality and load has higher demands during the assessment period. 
Therefore, the requirement positions two tiers as defined within the Ministry. 
During assessment and reporting: Tier 0. 
Outside of assessment and reporting: Tier 2. 
Priority Levels: 
· P1 - Response (15 Minutes) - Resolution (2 Hours)
· P2 - Response (30 Minutes) - Resolution (4 Hours)
· P3 - Response (4 Hours) - Resolution (1 Business Day)
· P4 - Response (1 Business Day) - Resolution (5 Business Days) 
Impact Guide:
OFFICIAL 
· Complete
· Partial
· Typical
· Request / Inquiry
Tier 0
· Complete - P1
THE 
· Partial - P1
· Typical - P3 
· Request / Inquiry - P4
Tier 2 
· Complete - P1
· Partial - P2 
· Typical - P3 
· Request / Inquiry P4
The difference between Tier 0 and 1 is that a war room is cal ed immediately. In the case of a P1/P2 where 
students | ākonga are unable to take an assessment during the assessment period an immediate war room 
UNDER 
is required.
SAV-03
Recovery Point Objective.
Production RPO (Recover Point Objective) is:
Availability
· In the event of a catastrophic failure 24 hours.
· In the event of a non-catastrophic failure 15 minutes.
SAV-02
Service Availability.
The solution must be available:
Availability
· During assessment periods 99.9% three nines (outside agreed windows).
· Outside assessment time 99% two nines (outside agreed windows).
The intent in the two scales is to provide flexibility to providers to position an elastic model depending on 
the stage of the assessment process. If your solution requires a fixed availability, then the three nines is the 
default requirement.
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
SAV-04
Backup & restore.
The data managed by the solution shal  be backed up in a manner resistant to ransomware and be able to 
Compliance
be restored to meet the Recovery Point Objectives detailed in SAV-03
SCM-01
Public Records Act (2005).
The solution shall be capable of managing data according to the organisation’s lifecycle requirements, 
Maintainability
1982
which includes:
Retention and disposal of data according to the specified retention schedules. 
· Production School Records Class 1.8 (DA699 Class 1.8) - Student Information. 
· Production School Records Class 3.2 (GDA6 Class 3.1.3) - Individual Staff Information. 
· Production GDA6 Class 3.1.3 - Individual Staff Information including contractors.
https://assets.education.govt.nz/public/Records/School-Records-Retention-and-Disposal-Schedule-Al .pdf
ACT 
SMA-01
Environments.
The solution shall provide four environments necessary to support the initial delivery and ongoing 
Performance
operational requirements. 
· Training 
· UAT / Pre-Production 
· Test 
· Production
SPE-01
Transaction Volumes.
The solution shal  remain performant, with al  other non-functional requirements being met, during periods 
Performance
of maximum transaction processing which is the minimum 10 day period twice a year with the user base 
detailed in SPE-02 accessing the solution.
SPE-02
User Volumes.
The solution shal  be capable of supporting:
Performance
· Students | ākonga: 540,000
· Teachers | kaiako: 28,000
· Ministry users: 200 
At least two Assessments a year covering, for example:
· Term 1 
· Term 4 
Refer https://www.govt.nz/browse/education/school-and-col ege/school-terms-and-holidays/ for Term 
INFORMATION 
information
Assessments occur over a minimum of a 10 day period.
SPE-03
Response Times.
Response time refers to the amount of time it takes for a system to react to a given input, request, or 
Scalability
event. For clarity the measure pertaining to this requirement is from the user initiating an action to 
displaying the business relevant information.
· Assessment functions 2 seconds or less. 
· Integration API cal s 500ms or less
· Operational reporting 5 seconds or less.
Long running functions taking longer than 5 seconds should present a progress indicator.
SSC-01
Utilisation Growth.
The solution must support 
Compliance
· New domains in addition to reading, writing, mathematics, pānui, tuhituhi and pāngarau.
· Increased frequency of assessments per year. 
OFFICIAL 
· Additional year groups
SCO-02
Interoperability Standards.
In order for the solution to interoperate with the broader learning and assessment ecosystem, it shal  
Compatibility
support a number of relevant established interoperability standards and offer API-first integration based on 
these standards.
· 1EdTech Competencies and Academic Standards Exchange (CASE)
THE 
· 1EdTech Question & Test Interoperability (QTI)
· 1EdTech Computer Adaptive Testing (CAT)
· LTI Resource Search
· LTI Launch
SCO-01
Supported User Browsers & OS.
In order for the solution to be used effectively and efficiently by end-users on a range of modern classroom  Maintainability
devices, it must provide a consistent user experience across multiple modern browsers running on a range 
of popular operating systems.
SMA-04
Support Hours.
The provider must provide second level support to schools, teachers | kaiako and the Ministry during New 
Compliance
Zealand Standard and Daylight times. 
The Ministry wil  be responsible for first level support from schools.
UNDER 
SCO-04
Exit Strategy.
The Ministry must have access to al  assessment information and associated reference data held within the  Maintainability
solution for an agreed period to enable migration to another service if required.
SMA-03
Environment Propagation.
The solution should support moving configurations between environments as part of a change lifecycle 
Compliance
though non production and production environments.
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]#
SCO-05
SaaS Offering.
The solution must be offered as a SaaS (Software as a Service) exhibiting the fol owing attributes:
Availability
· Accessible from the Internet.
· Pay as you go.
1982
· Fully Managed 
   o Security. 
   o Monitoring.
   o Capacity.
   o Performance.
   o Product development.
ACT 
· Scalable.
· Product releases, major and minor.
· Provides Integration via standards-based interfaces.
SCO-06
Support Interoperability.
The solution offers API-first integration based on relevant interoperability standards. 
Compatibility
Refer digit.govt.nz API Guidelines https://www.digital.govt.nz/standards-and-guidance/technology-and-
architecture/application-programming-interfaces-apis/api-guidelines
SCO-07
Artificial Intelligence training.
Ministry information is not used to train AI models, unless the information is provided by the Ministry 
Compliance
explicitly for this purpose or the information is already in the public domain.
SCO-08
Brand Alignment.
The solution has a new Ministry sub-brand, aligning with the Ministry’s sub-identity framework.
Compliance
SCO-09
Brand typefaces.
The solution uses specified Ministry corporate typefaces.
Compliance
SCO-10
Diverse Environments.
The solution can operate in diverse environments that are distributed and not central y managed.
Compatibility
SCO-13
Training
Solution providers must be able to deliver training collateral in support of the product, its concepts, 
Maintainability
features, and configuration for Teachers | kaiako, Ministry staff (or their agents) and Students | ākonga 
including future product releases.
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - INTERNAL ONLY]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]#
Document 6
Summary
Respondent Name
<Please enter respondent name here>
Pricing Currency
NZD
1982
Pricing Requirements
3,240,000 assessments annually, comprising:
- 1,080,000: Maths and Pāngarau assessments
- 1,080,000: Reading and Pānui assessments
- 1,080,000: Writing and Tuhituhi assessments
ACT 
540,000 students and ākonga annually
28,000 teachers and kaiako annually
Proposed contract period: 
5 year initial term plus two rights of renewal of 24 months each (9 years total)
All pricing is in New Zealand Dollars (NZD)
All pricing is exclusive of New Zealand Goods and Services Tax (GST)
Please state any assumptions you have made in relation to the cost and pricing information.
One-Off  Implementation Costs
Other costs element
Cost (NZD excl. GST)
Assumptions
Project Management
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Environment Establishment
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Configuration
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Customisation
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Data Import (Items / Curricula / Other based on solution capability )
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Reporting
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Integration
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
INFORMATION 
Testing
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Training - students and ākonga
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Training - teachers and kaiako
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Training - school administrators
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Training - Ministry administrators
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Training - Ministry content SMEs
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Change Management and Engagement Support
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Security and assurance
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Artificial Intelligence training
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Hypercare and post-go live support
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Other - please specify
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
OFFICIAL 
Total  $
-   
Implementation Expenses Expense Item
Maximum limit 
Expected quantity
Sub-total 
Assumptions
(NZD excl. GST)
(NZD excl. GST)
THE 
[e.g. Flights]
[$ X] per unit
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
[e.g. Accommodation]
[$ X] per unit
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
[e.g. Other]
[$ X] per unit
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $
-   
Assessment-Based Pricing (if relevant)
Assessment-based element
Unit Cost 
Expected quantity
Sub-total 
Assumptions
(NZD excl. GST)
(NZD excl. GST)
Cost per assessment - maths and pāngarau
[$ X] per assessment
1,080,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
UNDER 
Cost per assessment - reading and pānui
[$ X] per assessment
1,080,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per assessment - writing and tuhituhi
[$ X] per assessment
1,080,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per maths assessment
[$ X] per assessment
1,047,600
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per pangarau assessment
[$ X] per assessment
32,400
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per reading assessment
[$ X] per assessment
1,047,600
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per pānui assessment
[$ X] per assessment
32,400
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per writing assessment
[$ X] per assessment
1,047,600
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
(optional) Artificial Intelligence Marking per tuhituhi assessment
[$ X] per assessment
32,400
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $
-   
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]#
Student-Based Pricing (if relevant)
Student-based element
Unit Cost 
Expected quantity
Sub-total 
Assumptions
(NZD excl. GST)
(NZD excl. GST)
1982
Cost per student annual y - maths and pāngarau
[$ X] per student
540,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per student annual y - reading and pānui
[$ X] per student
540,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per student annual y - writing and tuhituhi
[$ X] per student
540,000
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $                                      -   
ACT 
Annual / Licensing Based Pricing (if relevant)
Annual / License based element
Unit Cost 
Expected quantity
Sub-total 
Assumptions
(NZD excl. GST)
(NZD excl. GST)
Annual / License item, feature or event
[$ X] per year
9
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Annual / License item, feature or event
[$ X] per year
9
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Annual / License item, feature or event
[$ X] per year
9
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $                                      -   
Other costs (if relevant)  Other costs element
Cost 
Assumptions
(NZD excl. GST)
Please specify
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Please specify
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Please specify
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $                                             -   
SOLUTION AND IMPLEMENTATION SUBTOTAL
INFORMATION 
Section 
Total Cost 
Assumptions
(NZD excl. GST)
One-Off  Implementation Costs (from C33)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Implementation Expenses (from E40)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Assessment-Based Pricing (from E53)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Student-Based Pricing (from E60)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Annual Licensing Based Pricing (from E67)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Other costs (from C74)
 $                                             -   
<List all relevant pricing assumptions here>
Total  $                                             -   
OFFICIAL 
Assessment Item Pricing Assessment Item elements
Unit Cost 
Available quantity
Sub-total 
Assumptions
(NZD excl. GST)
(NZD excl. GST)
THE 
Cost per item for existing Maths items 
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item for existing Reading items
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item for existing Writing prompts / stimuli / exemplars / rubrics
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item to align existing items for New Zealand use
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item to develop new Maths items 
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item to develop new Reading items
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
Cost per item to develop new Writing prompts / stimuli / exemplars / rubrics
[$ X] per item
[number of units]
[$ X]
<List all relevant pricing assumptions here>
UNDER 
Total
[$ X]
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]
#

---

 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]#
Resource
Rate NZD/Hour
Project Manager
[$ X] per hour per resource
Solution Architect
[$ X] per hour per resource
Business / Technical Analyst
[$ X] per hour per resource
Developer
[$ X] per hour per resource
Integration Developer
[$ X] per hour per resource
DevOps Engineer
[$ X] per hour per resource
Performance / Reliability Engineer
[$ X] per hour per resource
Test Engineer
[$ X] per hour per resource
Test Automation Specialist
[$ X] per hour per resource
1982
Data Engineer
[$ X] per hour per resource
Report Writer
[$ X] per hour per resource
Data Scientist / Machine Learning Engineer
[$ X] per hour per resource
ACT 
Security Speciliat
[$ X] per hour per resource
Assessment Specilist
[$ X] per hour per resource
Psychometrician
[$ X] per hour per resource
Trainer
[$ X] per hour per resource
Technical Writer
[$ X] per hour per resource
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 [IN-CONFIDENCE - RELEASE EXTERNAL]
#

---

Document Outline

• 01_RFP For Standardised Assessment and Aromatawai Tool
• 02_Appendix 1 – Glossary
• 03_Appendix 2 - Detailed Requirements
• 04_Appendix 3 - Sample Test Items
• 05_Appendix 4 - Services (ICT) Agreement Cloud RFP
• 06_Appendix 5 – RFI Supplier List
• 07_Response 1 - Notice to Respond and Video Submission Form
  • Assessment & Aromatawai Tool
  • Notification of Intent to Respond – Request access to Ministry’s secure document storage solution for video submissions
    • Point of Contact
    • Our Respondent coalition – if applicable
    • Registration for Video storage link
• 08_Response 2 - RFP Response Form
  • Instructions for Respondents
  • Checklist for Respondents
  • Request for Proposal (RFP) Response Form
    • SECTION 1:  About the Respondent
      • 1.1 Our profile
      • 1.2 Our Point of Contact
    • SECTION 2:  Response to the Requirements
      • 2.1 Pre-conditions
      • 2.2 Overview of your solution
    • SECTION 3:  Evaluation Criteria and Price
      • Part A – Non-Price Evaluation Criteria
      • 3.1 Detailed response to Requirements
      • Part B – Price
      • 3.2 Pricing Schedule
      • 3.3 Cost and Pricing Assumptions
    • SECTION 4:  Proposed Contract
    • SECTION 5:  Referees
    • SECTION 6:  Our declaration
      • DECLARATION BY THE RESPONDENT
  •  Respondents do not have to mark this contract up with suggested changes and submit in their response. It has been provided to give the Respondents an understanding of the potential contract that will be negotiated with a preferred supplier. 
  •  If a Respondents is shortlisted and invited to participate in the dialogue sessions, then they will be required to provide a marked-up version to the Ministry and be prepared to spend some time in one of the specific sessions talking through changes or alternative constructs that may be beneficial.  
• 09_Response 3 - Functional Requirements Conformance Workbook
  • Stakeholder Reqs
• 10_Response 4 - Non-Functional Requirements Conformance Workbook
  • Non-Func Reqs
• 11_Response 5 - Pricing Schedule
  • Pricing Details
  • Resource Rate Card

---