10 November 2025 
File Ref: IRC-9231 
 
 
James 
[FYI request #32545 email] 
 
Tēnā koe James 
 
Thank you for your email dated 9 October 2025, to Te Kaunihera o Pōneke | Wellington City 
Council (the Council) requesting the following information: 
  •  all communications between council staf and Mayor Tory Whanau and her staff 
regarding the photographing/painting of her portrait. This should include initial 
discussions, when advice was sought form the from the Mayor's office and any "fight 
to have a painting done by a local artist" 
•  Please provide all communications between Mayor Whanau and her staf  and the 
artist Clark Roworth. 
 
Your request has been considered under the Local Government Of icial Information and 
Meetings Act 1987 (LGOIMA).  
 
Please see attached items that are in scope of your request for all information relating to the 
commissioning, execution, payment and communication of Mayor Whanau’s portrait.   
 
Below are the documents that fall in scope of your request and my decision to release the 
documents: 
  •  Appendix 1 – Commissioning  
•  Appendix 2 – Execution 
•  Appendix 3 – Communications 
•  Appendix 4 – Payments 
 Notes: 
Reasons for redactions: 
•  s7(2)(a) – Protect the privacy of natural persons; 
•  s7(2)(f)(i) – Maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank 
expressions of opinions by or between or to members or officers or employees of any 
local authority in the course of their duty; and 
•  Out of scope – Some communication is not related to Mayor Whanau’s Portrait; this 
has been redacted as out of scope.   
 
As per section 7(1) of the LGOIMA, I do not consider that in the circumstances of this 
response, the withholding of this information is outweighed by the other considerations which 
render it desirable to in the public interest to make the information available.  
 
Please note, we ask you to respect the privacy of our staff and to not publish their names. 
Should you wish to identify specific staff, or their contact details from the information 
provided to you, we kindly ask that you give us the opportunity to inform the business as a 
courtesy prior to information being passed on to others. 
 
 
 
 
 

---

 
 
 
 
I trust this information is helpful. If you have any concerns about the response please contact 
[email address]. Alternatively, you are advised of your right to raise any 
concerns with the Of ice of the Ombudsman at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 
0800 802 602. 
 
 
Nāku noa, nā 
 
 
Asha Harry 
Of icial Information & Privacy 
Wellington City Council 
 
 
 
Wel ington City Council   |   2 of 2 
 
 

---