UNCLASSIFIED 
 
New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
195 Lambton Quay 
12 August 2025 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
 
 
T    +64 4 439 8000 
F    +64 4 472 9596 
John Luke 
 
OIA 30299 
[FYI request #31730 email] 
 
 
Tēnā koe John Luke 
 
Thank you for your email of 23 July 2025 in which you request the following under the 
Official Information Act 1982 (OIA): 
 
“Aside from COP, are there any other events for which MFAT publicly calls for 
expressions of interest or applications? 
 
If so, could you please provide the names of those events? 
 
Additionally, apart from the Overflow badge process, are there any other channels 
through which members of the general public can be invited to or attend events 
hosted by the UN or the Commonwealth?” 
 
There are two main avenues through which members of the public may participate in 
official international meetings: 
 
•  Inclusion on an official New Zealand government delegation, which is subject to 
Cabinet procedures and approvals. These procedures govern the inclusion of non-
officials and are outlined in the Cabinet circular CO (00) 14: 
www.dpmc.govt.nz/publications/co-00-14-procedures-including-non-official-
representatives-official-delegations  
•  Accreditation through an observer organisation, which is managed by the event 
organisers (e.g. the United Nations (UN) or Commonwealth Secretariat) and 
involves a separate application process governed by the rules of the relevant 
meeting or organisation. 
 
With respect to the UN Climate Change Conference of Parties (COP), the Ministry has 
facilitated access for members of the public through a Party Overflow badge process for 
the past two years. This process allows individuals to attend the COP venue without 
being part of the official New Zealand delegation. It is specific to COP and reflects the 
unique access arrangements permitted by the United Nations Framework Convention on 
Climate Change (UNFCCC). 
 
For other international meetings, whether or not an expression of interest process is run 
to enable partner and stakeholder representation on New Zealand delegations depends 
on the ability for non-officials to participate as accredited observers outside the New 
 
UNCLASSIFIED 

---

 
 
Page 2 of 2 
Zealand delegation, the level of public interest in the issues and the level of expertise on 
the issues likely to be held by New Zealand partners and stakeholders.  
 
Members of the general public are not usually able to attend official meetings at the UN 
or Commonwealth but there are some events, which private individuals can attend (e.g. 
for a specific cultural event). Registration for these events would be managed by the 
relevant international organisation, see for example the UN Geneva website: 
https://www.ungeneva.org/en/meetings-events/events. 
 
Please note that it is our policy to proactively release our responses to official 
information requests where possible. Therefore, our response to your request (with your 
personal information removed) may be published on the Ministry website: 
www.mfat.govt.nz/en/about-us/contact-us/official-information-act-responses/  
 
If you have any questions about this decision, you can contact us by email at: 
[email address]. You have the right to seek an investigation and review by the 
Ombudsman of this decision by contacting www.ombudsman.parliament.nz or freephone 
0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
 
Sarah Corbett 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade 
 

---