This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'FOSAL Assessments'.
 
FOSAL Categorisation framework – 
methodology for making category 
assessment 
 
 
Document Control 
Document Information 

Document Name: 
FOSAL Categorisation framework – methodology for making category assessment 
 
Contact Person: 
Steve Fabish, Programme Manager, FOSAL   
Status: 
Final 
Document Review 
Review Timeframe: 
This document wil  be reviewed as required. 
Reviewers : 
 
Document History 
Author 
Description of Change 
Date 
Version 
 
 
 
 
Nedine 
Approval  
21/08/2023 
1.0 
Thatcher 
Swann 
Joanna Noble 
Amendment  
04/09/2023 
1.1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 7 
 



 
Document Approval 
This document was initially approved on 21 August 2023, by Nedine Thatcher Swann, Chief Executive Gisborne 
District Council at a meeting of Council’s Major Projects Steering Group. The Chief Executive also granted 
authority for Joanna Noble, Director of Sustainable Futures, to approve amendments to document. 
 
Signed:  
 
Nedine Thatcher Swann  
Chief Executive Gisborne District Council 
 
Date:19 February 2024 
 
An amended version (v 1.1) was approved by Joanna Noble, on 4 September 2023. This version included the 
following changes: 
1.  Added “Response phase – rapid assessment of potentially affected dwellings” 
2.  Added “independent” peer review under Cat 2P step 2 
3.  Added “if applicable” at various steps through the Cat2 process 
4.  Formatting changes (various). 
 
 
 
Signed: 
 
Joanna Noble 
Director of Sustainable Futures 

Date 16/02/2024 
 
 
Page 2 of 7 
 

FOSAL – Gisborne District Council Categorisation decision tree – version 1.1 
 
Response phase – rapid assessment of potentially affected dwellings 
 
 
Dwelling affected or risk of damage initiated by Cyclone Gabrielle? 
NO 
 
Yes 
 
Preliminary categorisation indicates which of the following? 
CAT1 
Despite not being affected in this event is property 
CAT3   
subject to possible ‘Future Risk’? 
 
Refer  
2P
2C 
Yes 
NO 
 
2A 
page 3 
   
 
FUTURE WORK PROGRAM 
Step 1. Update Council 
 
Information systems  
Step 1: Individual Assessment to determine if a property should become CAT 2P,  CAT 2C, or CAT1  applying following criteria
 
Step 1: Identify extent and location of risk; and 
 
identify mitigation options. 
Step 2. Update 
2P – Property Level interventions 
2C- Community Level interventions  2A – More assessment 
Landowner 
required (status quo) 
For inundation: Subject Matter Expert (SME) assessment of 
SME assessment determines: 
Further information 
Step 2: Scope feasibility of mitigation options.  For 
vulnerability to future events includes consideration: 
4.  There are practical 
commissioned, but not yet 
community mitigations consider changes to: LTP, 
Step 3. Update LIM 
1.  If freeboard can be achieved at 500mm above Gabrielle 
options for community-
available. 
Infrastructure Strategy, AMPs & Financial Strategy.   
notations– if 
flood heights (instead of 1%AEP), and 
level intervention 
applicable. 
2.  On-site works can reduce risk of flood waters from 
5.  Benefits exceed costs 
entering the house; or flood hazard risk to life considered 
6.  The interventions are 
Step 3: Consider if TRMP plan change to natural 
Recommendation: Add 
tolerable (based on considerations of flood water velocity 
feasible 
hazard risk overlay is required (i.e. controls on 
notation re changing 
and height (indicator metrics <2m/s, <1.5m), rate of water 
7.  Thresholds meet 2P (e.g 
subdivision, min floor heights, etc) 
nature of hazard 
rise, sediment and debris loads and evacuation options) 
flood heights and 
information 
3.  Property interventions are practical and feasible. 
velocity) 
Step 4: Engineering Standards - update if relevant 
Recommendation peer reviewed by internal team 
8.  Property level 
For land slide: SME assessment of house (and access) vulnerability to 
interventions alone are 
CAT1 - Minor flood damage to 
risk of further land slide/movement includes consideration of – 
insufficient or not 
repair but no need for 
Step 5 : Education -  LIM notations, comms with 
•  Risk of future movement to life is assessed as ‘low’ (eg Risk to 
feasible to manage risk 
significant redesign or 
landowners, website updates 
life safety threshold to be assessed – AIFR < 10-4 )  
9.  Interventions 
retrofitting 
•  Assessment of risk to property 
contribution to reducing   
•  Practical and feasible remediation of land or structures is 
risk to life 
possible 
Recommendation peer reviewed 
Recommendation peer reviewed by internal team 
 
For River Erosion: 
SME assessment of house and assess vulnerability to risk of further 
erosion includes consideration of– 
•  Risk to life assessed as low, and/or Geotechnical assessment 
does not show imminent risk (EQC imminent risk criteria). 
•  Practical and feasible remediation of risk is possible. 
•  Fluvial geomorphology factors affecting future risk 
Recommendation Peer reviewed by internal team 
 
 
Page 3 of 7 
 

 
 
NEXT STEPS: 
CAT 2C Step 2 Community assessment 
 
CAT2P Step 2. 
CAT 2A 
CAT 1 
determines: 
 
2a – Internal Meeting of SME’s to Confirm Category 
Step 2. Review status every 3 weeks for 
Step 2. Advise landowner and update Council 
1.  Risk is tolerable 
potential movement to 2P, 2C, 3 or 1 
Information systems 
 
 2b - Inform landowner of proposed category 
 
  
 
  Step 3  Council decision: 
Step 3. Update LIM (if applicable) 
   
2c – Feedback from landowners about land 
Step 3. Regular update to Landowner 
categorisation; internal review, then independent peer 
Using Gabrielle as calibration event (credible 
 
 
review of decision 
scenario) that: 
Step 4. LIM notation – advising of process 
 
2d – CE signs off category 
3.  a community intervention is feasible 
under way (if applicable) 
 
2e – inform landowner 
4.  Intervention can be included in 
Annual Plan, or Long Term Plan or 
 
Hazard Management Plan** 
Step 3. Where CAT 2P remains: 
5.  A timeframe for the intervention 
that includes consideration of 
•  Placard remains in place 
likelihood and consequence of the 
•  Contract for funding to ensure works are 
hazard. 
completed. 
If decision cannot be made for community 
•  Monitoring to ensure works are done 
intervention within reasonable timeframe, then 
property wil  move to CAT 3 or stays in 2C. 
Step 4. LIM notation/s.72 notices updated (including 
funding arrangements) – if applicable- and then again 
Step 4. Inform landowners 
after Step 5 
Step 5. Works signed off and reviewed. Once works are 
Step 5. Update LIMS/s.72 notices (if applicable) 
completed categorisation status removed 
Step 6. Once works are completed and risk 
mitigated/reduced to tolerable level 
Categorisation status removed 
6a. Update LIMs and s.72 (if applicable) 
6b. Update landowner 
**Hazard Management Plan – A community-scale plan that coordinates RMA, Infrastructure, Financial, Reserves and LGA planning for the purpose a delivering an outcome that reduces natural hazard 
risk to that community.  The purpose of the document is to provide a strategic plan, as well as being a communication tool.  Use to inform business case. 
A Hazard Management Plan would be consulted on with the community, and decisions would be needed on extent, timing and how costs are apportioned for each HMP. 
 
Page 4 of 7 
 

 
 
 
CAT 3 Risk thresholds 
Step 1: Assess risk: In determining categorisation, a technical specialist wil  consider the following classification thresholds. The final risk determination may be based on a 
combination of factors and specific characteristics of individual properties. 
Intolerable risk criteria  Description of impacts 
Likelihood 
References 
Inundation  Flood hazard 
Flood height and/or velocity such that 
Flooding has occurred on multiple 
https://assets.publishing.service.gov.uk/
risk is 
loss of life probable - danger to life 
occasions over the last 30 years. Ie 
media/602bbc768fa8f50383c41f80/Flood
considered an 
from deep or fast flowing water; 
cyclone Gabrielle was not a ‘one off’ 
_risks_to_people_-
intolerable risk  significant damage to buildings and 
event.  
_Phase_2_The_flood_risks_to_people_
to life. 
contents wil  occur. Egress difficult or 
methodology_technical_report.pdf 
 
not possible. 
For areas with riverbed aggradation 
trends, flood risk and likelihood are 
 
Indicator metrics:  
expected to increase in the future as 
https://onlinelibrary.wiley.com/doi/ful /10.
bed levels rise, raising future flood 
1111/jfr3.12908 
> 1.5m flood height 
levels. 
 
> 2m/s velocity 
Flood Hazard (nsw.gov.au) 
Other considerations: speed of water 
rising; volume of silt and debris 
entrained; geographic features that 
exacerbate hazard (e.g. val ey 
confinement). 
 
Flood risk 
On-site relocation of habitable buildings  With climate change the property may 
cannot be 
not possible  
face unacceptable risk of future 
sufficiently 
flooding.  
mitigated 
Mitigation interventions not possible or 
wil  cost more than land value  
Page 5 of 7 
 

Landslide  Landslide 
Loss of life probable if continue using 
Not applicable – landslide has already 
Landslide Planning Guidance 
hazard is 
property for residential use; significant 
occurred to extent that land can no 
(planning.org.nz) 
considered an 
damage to dwelling. 
longer be used 
intolerable 
 
risk to life. 
Quantitative risk metric (if data 
available): (annual individual fatality 
New Zealand Geotechnical Society – 
Damage to 
risk > 1:10,000) 
Slope Stability Geotechnical Practice 
property is 
Unit 1 – General Guidance Part 11 – 
such that 
Emergency Response 
future 
residential use 
Proposed Slope Stability Guidance 
is no longer 
Modules - New Zealand Geotechnical 
possible. 
Society (nzgs.org) 
 
Practice Note Guidelines for Landslide 
Risk Management 2007 Ref: AGS 
(2007c)  
https://landsliderisk.org/wp-
content/uploads/2017/04/ags_2007c2.pd

 
 
Landslide risk 
On-site relocation of habitable buildings  Not applicable – landslide has already 
 
is unable to be  not possible. 
occurred to extent that land can no 
reasonably 
longer be used 
mitigated  
Remediation not possible or wil  cost 
more than land value 
Riverbank  Damage to 
Even without any further weather 
Annual probability of erosion 
Geotechnical assessment: factor in 
erosion 
property 
events, dwelling is at risk of significant 
assumed increase in lateral erosion over 
imminent and 
damage  
the next 12 months (not due to another 
will 
significant weather event).  
compromise 
structural 
Page 6 of 7 
 

integrity of 
EQC imminent threat criteria. 
dwelling. 
Risk is such 
that future 
residential use 
is no longer 
possible. 
Unaccepta Very High 
Likelihood vs consequences to 
Annual probability – see draft working 
Adapted from GUIDELINE FOR 
ble 
property results in very high impact – 
table in excel: Acceptable cost 
LANDSLIDE SUSCEPTIBILITY, 
financial 
can factor in property intervention costs  combined with risk.xlsx 
HAZARD AND RISK ZONING FOR 
cost 
too 
LAND USE PLANNING 
(economic
(landsliderisk.org 
ally 
unfeasible 
to manage 
risks) 
 
Next steps: 
 
2.  Property assessments reviewed by internal review group (SME’s and managers) 
3.  Assessment  communicated to landowners 
 
4.  Opportunity given to landowners to request a review of category (including provision of technical information) and if review is requested  then following 
review of additional information, SME’s wil  make final recommendation. The recommendation is independently peer reviewed before CE sign off (as 
for CAT2P process). 
5.  Request to landowner to indicated wil ingness to participate in voluntary buyout  
6.  Land purchase negotiations initiated, and completed 
7.  Initiate work on long term future for land purchased by council – feed into Hazard Management Plan and TRMP review processes 
Page 7 of 7 
 

Document Outline