Justice Centre | 19 Aitken Street 
DX SX10088 | Wel ington 
T 04 918 8800 | F 04 918 8820 
[email address] | www.justice.govt.nz 
 
 
10 March 2025 
 
 
John Luke 
[FYI request #29995 email] 
Ref: OIA 119570 
 
Tēnā koe John 
 
Official Information Act request: Ministerial Advisory Group (MAG) for retail crime 
 
Thank you for your email of 7 February 2025 to the Ministry of Justice (the Ministry), 
requesting further information following receipt of OIA 117640, which was in response to OIA 
116412. You have requested additional information on the same subject, under the Of icial 
Information Act 1982 (the Act). Specifically, you requested:  
 
I’d like to inquire why there are no minutes available for these meetings. I’ve noticed 
that most of the meetings are held via Zoom—are these sessions recorded? If so, 
could you please share the recordings with me? 
 
Additionally, are there any reading materials provided ahead of the meetings? If so, I 
would appreciate it if you could supply me with all the materials that were sent to the 
members prior to their meetings. 
 
Lastly, I’m particularly interested in the meeting on 7 Nov 2024, specifically the item 
regarding "official information handling and storage." Could you provide more details 
about what was discussed or presented regarding this item? 
 
In response to the first part of your request, I can confirm that MAG meetings are not 
electronically recorded. Work programme updates and topics of discussion are often 
discussed in confidence and recording of these meetings could inhibit the exchange of free 
and frank opinions. The ability to exchange opinions is necessary for the robust and effective 
conduct of the MAG’s development of advice. Your request for recordings is therefore 
refused under section 18(e) of the Act, as the information does not exist. 
 
The second part of your request asks for copies of any materials provided to MAG members 
ahead of the meetings advised in OIA 117640. Aside from meeting agendas that are 
distributed ahead of the meetings, no reading material is needed unless, for example, there 
was to be a proposal for a new initiative. There is no additional material we can provide you, 
that was not already provided in OIA 117640. 
 
Regarding the meeting on 7 November 2024 and the agenda item ‘Guidelines on Official 
Information handling and storage’, I can advise that a Ministry of Justice official provided the 
MAG members with an overview of their obligations under the Of icial Information Act, 
including points relating to retention and provision of information, and the supporting role the 

---

 
 
Ministry wil  play in helping the MAG members meet these obligations. No materials or 
presentations were used for this agenda item, therefore your request for this information is 
refused under section 18(e) of the Act, as the information does not exist. 
 
If you require any further information, please contact Media & Social Media Manager Joe 
Locke at [email address]   
 
Please note that this response, with your personal details removed, may be published on the 
Ministry website at: Of icial Information Act responses | New Zealand Ministry of Justice 
 
If you are not satisfied with this response, you have the right to make a complaint to the 
Ombudsman under section 28(3) of the Act. The Office of the Ombudsman may be 
contacted by email to [email address] or by phone on 0800 802 602. 
 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
 
Jono Weir 
Director, Office of the Deputy Secretary, Policy 
 

---