This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for correspondence between GM - Urban Development and Delivery and the Director - Infrastructure and Civil Construction in the quarter preceding the Alliance extension.'.

 
 
19 February 2025 
Joseph Thompson 
[FYI request #29824 email] 
 
Tēnā koe Mr Thompson, 
I write in response to your request dated 21 January 2025, for information under the Of icial 
Information Act 1982 (the Act): 
Please can you provide all email correspondence and subsequent email chains that were 
sent between the Director - Infrastructure and Civil Construction and the General Manager - 
Urban Development and Delivery. 
 
This should cover the three months from the 1st May 2023 until the 1st August 2023, the 
day the alliance agreement extension was signed. 

Kāinga Ora wrote to you on 30 January 2025 seeking a refinement to your request, given the large 
number of emails that were within scope. Kāinga Ora received no response from you. Kāinga Ora 
then proceeded with a further search of emails using the keyword ‘alliance’ (the LEAD Al iance), 
and the emails found within that search are attached. Content within the emails that do not relate to 
the LEAD Al iance are marked as out of scope. Some information is withheld under section 9(2)(a) 
of the Act to protect the privacy of natural persons.  
As required under section 9(1) of the Act, I have considered the public interest in releasing the 
information withheld. I do not consider the public interest considerations are sufficient to outweigh 
the need to withhold it. 
The Land Enablement and Delivery (LEAD) Al iance and Kāinga Ora have worked well together 
over the past six years to deliver world-class infrastructure. However, as we continue to look for 
cost ef iciencies across our programmes of work, we concluded that the alliance delivery model no 
longer suits the requirements of our current and future work programme. For this reason, we 
informed the LEAD Al iance late last year that we are ending our contractual agreement with them. 
We are exploring alternative contracting options for the delivery of our infrastructure programmes 
across our large-scale projects, and the current participants within the LEAD Al iance wil  have the 
opportunity to be part of the procurement process for this work. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. There 
is information about how to make a complaint at https:/ www.ombudsman.parliament.nz or by 
freephone on 0800 802 602. 
 
 
 


Please note that Kāinga Ora proactively releases some responses to official information requests 
where possible. Our response to your request may be published 
at https:/ kaingaora.govt.nz/publications/official-information-requests/, with your personal 
information removed. 
 
Nāku iti noa, nā 
 
 
Mark Fraser 
General Manager – Urban Development and Delivery 

Out of Scope
-----Original Message-----  
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 8 June 2023 18:04  
ACT 1982
To: Sarah Anderson [mail to:[email address]],Shanon Tapp [mail 
to:[email address]],Nathan Palmer [mail to:[email address]] 
CC: Angela Jones [mail to:[email address]],Jodi Polkinghorne [mail 
to:[email address]],Tiana Miocevich [mail 
to:[email address]],Donna Male [mail to:[email address]]  
Subject: Re: Contract Extension Paper & Presentation  
Excellent work Sarah. Very happy with the purpose you’ve used, good idea. I have nothing to add - 
good job. 
INFORMATION 
Regards, 
Mark. 
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
Out of Scope
RELEASED UNDER THE OFFICIAL 

Out of Scope
ACT 1982
INFORMATION 
From: Shanon Tapp  
Sent: Thursday, 8 June 2023 9:28 AM 
To: Mark Fraser ; Sarah Anderson ; Nathan Palmer  
Cc: Angela Jones ; Jodi Polkinghorne ; Tiana Miocevich ; Donna Male  
Subject: RE: Contract Extension Paper & Presentation 
Similar to mark below: 
In the background, maybe a couple of points : 

As noted previously, Significant effort was already being made prior to the extension process by the
Alliance to re-set and align with Kāinga Ora’s expectations.
o Full re-measure of all Projects to provide accurate forecasting
o  Pro-active engagement and investment of time and resource by Home Companies to improve
performance
Pg 8:   It sounds like it was a “cost reduction” exercise. It was a foc
RELEASED UNDER THE OFFICIAL  us on productivity (this is a buzz word 
for the board and Andrew) efficiency and being a more deliberate and focused structure.  Suggest wording: 

Kāinga Ora expressed concern regarding the size of the management team, and its efficiency, and
therefore the cost of the Programme Target Outturn Cost (PTOC) relative to the Alliance Turnover.

Significant effort has been made to review the structure of the Alliance to ensure it is right sized and 
efficient for the value that is expected.

A new structure has been put forward that still provides the service, value and outputs required,
however is significantly smaller and reduces the PTOC budget by approximately $4M from last year
2

-          As part of Commercial Alignment a review was undertaken of the Cost and Risk Allocation to 
ensure that all participants were aligned.  
-          It has been agreed that a Risk Allocation table will replace the Variation Benchmarking table within 
the contract.   
  
Other than that its good 
  
From: Mark Fraser [email address]>  
Sent: Thursday, 8 June 2023 8:47 AM 
To: Sarah Anderson [email address]>; Shanon Tapp [email address]>; 
Nathan Palmer [email address]> 
Cc: Angela Jones [email address]>; Jodi Polkinghorne 
[email address]>; Tiana Miocevich [email address]>; Donna 
1982
Male [email address]> 
Subject: Re: Contract Extension Paper & Presentation 
  
ACT 
Sarah, 
  
The presentation is very good, nicely done. Some comments: 
  
1.  I have nothing for the cover paper other than a missing full stop :-) 
2.  The Presentation uses some acronyms that the readers won’t know. OIM and NOP. Could you comb 
for use of terms and jargon we know but they don’t and make clear and easy for the reader. 
3.  I think it would be useful to have a new slide or two as introduction. We know the background many 
of the IDC will not. 
INFORMATION 
4.  Where you say there is $4m saving in PTOC perhaps expand total potential savings. I know it’s $4m 
this TOC but the total over time is greater so say this.  
5.  I would have a slide that covers what was the performance issue that we were trying to solve. We 
say there was one but not what it is. This is the obvious question for a reader so might as 
well address.  
6.  I would conclude with why we are extending. e.g. With the programme nature and volume of work 
OFFICIAL 
the alliance model…. 
7.  Something about changing the industry for civil design and construct to realise productivity 
improvements in an industry that has hi
THE storically seen low productivity improvements. This is what 
they are looking for. 
8.  I would then put in another slide that outlines the work done and to go. What is the scale. Cover in 
the last 4 years has done ?ha, X TOCs in Y neighourhoods enabling Z homes and $600m of work. 
9.  It’s anticipated that in the next 5 years it will do…. 
UNDER 
10. Consider tabling the projected $10m saving per neighbourhood, to be validated, but with the new 
process and lessons learnt…. 
  
I’m available today to review or if you have any questions.  
  
Regards, 
  
RELEASED 
Mark. 
  
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
 
  
3

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
4

Out of Scope
 
 
 
-----Original Message-----  
1982
From: Shanon Tapp [mail to:[email address]]  
Sent: 8 June 2023 09:28  
ACT 
To: Mark Fraser [mail to:[email address]],Sarah Anderson [mail 
to:[email address]],Nathan Palmer [mail to:[email address]]  
CC: Angela Jones [mail to:[email address]],Jodi Polkinghorne [mail 
to:[email address]],Tiana Miocevich [mail 
to:[email address]],Donna Male [mail to:[email address]]  
Subject: RE: Contract Extension Paper & Presentation  
Similar to mark below: 
 
In the background, maybe a couple of points : 
INFORMATION 
 
-  As noted previously, Significant effort was already being made prior to the extension process by the 
Alliance to re-set and align with Kāinga Ora’s expectations.  
o  Full re-measure of all Projects to provide accurate forecasting 
o  Pro-active engagement and investment of time and resource by Home Companies to improve 
OFFICIAL 
performance 
 
 
THE 
Pg 8:   It sounds like it was a “cost reduction” exercise. It was a focus on productivity (this is a buzz word 
for the board and Andrew) efficiency and being a more deliberate and focused structure.  Suggest wording: 
 
-  Kāinga Ora expressed concern regarding the size of the management team, and its efficiency, and 
therefore the cost of the Programme Target Outturn Cost (PTOC) relative to the Alliance Turnover.  
UNDER 
-  Significant effort has been made to review the structure of the Alliance to ensure it is right sized and 
efficient for the value that is expected.  
-  A new structure has been put forward that still provides the service, value and outputs required, 
however is significantly smaller and reduces the PTOC budget by approximately $4M from last year 
-  As part of Commercial Alignment a review was undertaken of the Cost and Risk Allocation to 
ensure that all participants were aligned.  
-  It has been agreed that a Risk Allocation table will replace the Variation Benchmarking table within 
RELEASED 
the contract.   
 
Other than that its good 
 
From: Mark Fraser  
Sent: Thursday, 8 June 2023 8:47 AM 
To: Sarah Anderson ; Shanon Tapp ; Nathan Palmer  
1

Cc: Angela Jones ; Jodi Polkinghorne ; Tiana Miocevich ; Donna Male  
Subject: Re: Contract Extension Paper & Presentation 
 
Sarah, 
 
The presentation is very good, nicely done. Some comments: 
 
1.  I have nothing for the cover paper other than a missing full stop :-) 
2.  The Presentation uses some acronyms that the readers won’t know. OIM and NOP. Could you comb 
for use of terms and jargon we know but they don’t and make clear and easy for the reader. 
3.  I think it would be useful to have a new slide or two as introduction. We know the background many 
of the IDC will not. 
1982
4.  Where you say there is $4m saving in PTOC perhaps expand total potential savings. I know it’s $4m 
this TOC but the total over time is greater so say this.  
5.  I would have a slide that covers what was the performance issue that we were trying to solve. We 
ACT 
say there was one but not what it is. This is the obvious question for a reader so might as 
well address.  
6.  I would conclude with why we are extending. e.g. With the programme nature and volume of work 
the alliance model…. 
7.  Something about changing the industry for civil design and construct to realise productivity 
improvements in an industry that has historically seen low productivity improvements. This is what 
they are looking for. 
8.  I would then put in another slide that outlines the work done and to go. What is the scale. Cover in 
the last 4 years has done ?ha, X TOCs in Y neighourhoods enabling Z homes and $600m of work. 
INFORMATION 
9.  It’s anticipated that in the next 5 years it will do…. 
10. Consider tabling the projected $10m saving per neighbourhood, to be validated, but with the new 
process and lessons learnt…. 
 
I’m available today to review or if you have any questions.  
OFFICIAL 
 
Regards, 
 
THE 
Mark. 
 
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development
UNDER  and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
 
 
Out of Scope
RELEASED 

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
  
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
3

1982
ACT 
STAGE 1 & 2 
CONTRACT 
INFORMATION 
EXTENSION OFFICIAL 
UPDATE THE 
UNDER 
15 May 2023
RELEASED 

1982
FEBRUARY 2023  - STAGE 1 
ACT 
SUBMISSION CONTENT & 
PRESENTATION TO
KĀINGA ORA 
INFORMATION 
Right leadership + right-sized team +  
OFFICIAL 
right culture + focus & direction = right outcomes 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
Our Journey to Date
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 



1982
HEALTH SAFETY AND WELLBEING – KPIs and INITIATIVES
ACT 
TARGETS (KPIs)
VISIBLE LEADERSHIP     
AND SAFETY SYSTEMS

• >20% reduction in LTI’s, 
MTI’s and RWI’s 
• Al iance leadership driving 
• Leadership driving safety 
safety culture
culture – 40 specific 
• Clear expectations linked 
INFORMATION 
safety improvements
to KPI’s
• Critical risk reduction 
Everyone 
• Simplified H&S systems
audit > 90%
Goes Home 
SAFELY
OFFICIAL 
REDUCING EXPOSURE 
WAYS OF WORKING
THE 
TO CRITICAL RISKS
Better Planning” 
• Strive to eliminate critical 
• AMT led pre-construction focus.
risks
• NO physical work until EPAs received
UNDER 
• Verifying risks and controls
• No build partners
• Stop / reassess as works 
• HSbD
change
RELEASED 




1982
COST AND PROGRAMME MANAGEMENT ACT 
KPIs
CULTURE CHANGE
INFORMATION 
• Current TOCs holding EFC 
CERTAINTY 
• Business Owner Mindset
• Future TOCs neutral pain/gain
AND
• Training and Accountability
• 95% of TOCs delivered on time
• AMT Driving Cost and 
• Kāinga Ora satisfaction result 
TRANSPARENCY
OFFICIAL 
Programme
THE 
UNDER 
RELEASED 




1982
COST AND PROGRAMME MANAGEMENT ACT 
COST
PROGRAMME
• Consistent Format
CERTAINTY 
• Des
INFORMATION  ign & Construction 
AND
Integrated Programme
TRANSPARENCY
OFFICIAL 
THE 
• Accountability

UNDER  Change Control Process
• Combined Project Report
• Monthly Reviews
RELEASED 

1982
Our Commitment to High Performance by Feb 2024  ACT Commercial 
Cost and 
Health Safety 
Alignment
programme
Lean 
& Wellbeing
Key 
Organisation
Cultural Shift
Alignment on 
Personnel
Owner Mindset
change
Back to 
20% Reduction 
Right Team
INFORMATION 
Fundamentals
in Harm
Reduced Cost 
Variance
Concerns 
addressed & 
High 
Improved 
closed
Performance 
Decentralised 
Health & Safety 
Programme 
Culture
Structure
by Design
Accuracy 
Changes to 
OFFICIAL 
Collaboration & 
TOC on time 
ACAP
Trust
Reducing PTOC 
Lower Exposure 
95% of time
overheadsTHE  to Critical Risks
Balanced DNOP 
Accountability 
Significant 
& limb payments 
Clarity 
Annual Savings 
High Performance Alliance Delivering SCALE AND VALUE to Kāinga Ora 
UNDER 
Right leadership, right mindset & focus, right direction, right outcomes 
RELEASED 

1982
MARCH 2023 - STAGE 2
ACT 
SUBMISSION CONTENT & 
PRESENTATION TO
KĀINGA ORA
INFORMATION 
Benefits + Commitments  = Impro
OFFICIAL  ved Performance  
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
Pricing Pack
UNDER 
RELEASED 



1982
Value for Money - Neighbourhood Planning  
ACT 
INITIATIVE: DEVELOP A FIT FOR PURPOSE NEIGHBOURHOOD PLANNING PROCESS 
ORDERED 
DECISION & 
APPROACH
APPRO
INFORMATION 
VAL GATES
BETTER 
PLANNING
OFFICIAL 
STAGING STRATEGY & 
THE 
VALUE ENGINEERING 
PRICING PACK
THE MASTERPLAN
UNDER 
RELEASED 

1982
ACT 
Neighbourhood Planning 
NP-1
Confirm 
INFORMATION 
Preliminary 
Scope &
Identify Issues 
NP-2
NP-3
Neighbourhood 
Confirm 
Decision 
& Develop 
Neighbourhood 
NBC 
Pricing Pack
Assessment
preferred 
to 
Options
Staging Plan
Options
Approval
Progress 
or hold
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 




1982
TOC DEVELOPMENT
ACT 
Initiatives: 
KEY BENEFITS 
1. TOC PRICING PACK
Significant reduction in TOC 
INFORMATION 
2. STREAMLINED TOC 
Development Phase Timeframe
STREAMLINED 
PROCESS
& IMPROVED 
Policy Decisions
3. INCREASED ACCURACY 
ACCURACY
OFFICIAL 
Simplification & Education
OF TOC ESTIMATE 
THE 
Feedback loop on 
constraints experienced

UNDER 
KPI: AVERAGE TOC DEV PHASE 12 / 16 WEEKS
RELEASED 



1982
Value for Money - Detailed Design
ACT 
INITIATIVE: ENSURE OUR DESIGNS ARE AT THE MINIMUM STANDARD AND FIT FOR PURPOSE
VALUE ENGINEERING, 
DESIGN GATE REVIEWS 
CONSTRUCTABILITY & 
INFORMATION  & QUALITY
CHANGE MANAGEMENT
MINIMUM 
STANDARD 
DESIGN
OFFICIAL 
THE 
WORKING WITH
STANDARD AND 
COUNCIL ORGANISATIONS
CONSISTENT DESIGN
UNDER 
RELEASED 






1982
Value for Money - Construction
ACT 
INITIATIVE: BETTER PLANNED AND CONTROLLED ENVIRONMENT
Getting Control = 
HARD GATES
Managing Interface
INFORMATION 
IFC prior to starting on 
CONTROLLED 
Reduce Time Related Cost
site
ENVIRONMENT
Build Partners after PC
Self Improvements
OFFICIAL 
Full Superlot works
THE 
BENEFITS
UNDER 
5% increase in productivity
Less overall time on site
RELEASED 



1982
Collaboration 
ACT 
INITIATIVE: PIRITAHI ALLIANCE HIGH PERFORMANCE PLAN
Kāinga Ora Collaboration
• AMT Leadership Capability
INFORMATION 
• Early involvement in 
• Open and Transparent 
neighbourhood planning
communication
ONE TEAM
OFFICIAL 
• Understand al iance 
• Constructive Collaborative 
principles
Culture
THE 
• Build partners
• Stage 1 & 2 Accountability
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
Constructive and Collaborative Culture
s 9(2)(a)
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
Recap Stage 1 and 2 
ACT 
Stage 1: 
Key Personnel
Cost and Programme
Health and Safety 
INFORMATION 
Commercial Alignment
Stage 2: 
OFFICIAL 
Design and Construction Productivity 
TOC Development  
THE 
Collaboration 
UNDER 
RELEASED 


1982
STAGE 3 – MANAGEMENT PLANS
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 


1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
Pricing Pack
UNDER 
RELEASED 

s 9(2)(a)
 
 
 
-----Original Message-----  
1982
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 8 June 2023 08:46  
ACT 
To: Sarah Anderson [mail to:[email address]],Shanon Tapp [mail 
to:[email address]],Nathan Palmer [mail to:[email address]]  
CC: Angela Jones [mail to:[email address]],Jodi Polkinghorne [mail 
to:[email address]],Tiana Miocevich [mail 
to:[email address]],Donna Male [mail to:[email address]]  
Subject: Re: Contract Extension Paper & Presentation  
Sarah, 
 
INFORMATION 
The presentation is very good, nicely done. Some comments: 
 
1.  I have nothing for the cover paper other than a missing full stop :-) 
2.  The Presentation uses some acronyms that the readers won’t know. OIM and NOP. Could you 
OFFICIAL 
comb for use of terms and jargon we know but they don’t and make clear and easy for the 
reader. 
3.  I think it would be useful to have a new slide or two as introduction. We know the background 
THE 
many of the IDC will not. 
4.  Where you say there is $4m saving in PTOC perhaps expand total potential savings. I know it’s 
$4m this TOC but the total over time is greater so say this. 
5.  I would have a slide that covers what was the performance issue that we were trying to solve. 
UNDER 
We say there was one but not what it is. This is the obvious question for a reader so might as 
well address.  
6.  I would conclude with why we are extending. e.g. With the programme nature and volume of 
work the alliance model…. 
7.  Something about changing the industry for civil design and construct to realise productivity 
improvements in an industry that has historically seen low productivity improvements. This is 
what they are looking for. 
RELEASED 
8.  I would then put in another slide that outlines the work done and to go. What is the scale. 
Cover in the last 4 years has done ?ha, X TOCs in Y neighourhoods enabling Z homes and 
$600m of work. 
9.  It’s anticipated that in the next 5 years it will do…. 
10. Consider tabling the projected $10m saving per neighbourhood, to be validated, but with the 
new process and lessons learnt…. 
 
1

I’m available today to review or if you have any questions. 
 
Regards, 
 
Mark. 
 
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
 
 
1982
Out of Scope
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
  
2

Out of Scope
 
-----Original Message-----  
1982
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 16 June 2023 08:34  
ACT 
To: Shanon Tapp [mail to:[email address]],Nathan Palmer [mail 
to:[email address]],Sarah Anderson [mail 
to:[email address]],Neil Mayo [mail to:[email address]]  
Subject: In Confidence- Piritahi Extraordinary Escalation - draft 
Team, see my thoughts below. This is a brain dump getting it off my chest. Nathan, I know that you are 
going to put some numbers together, maybe that helps. 
 
If we are going to say no we will have to say why, this is what I’m doing below. I’m not
INFORMATION  saying this 
should be used/sent but I’m putting the idea out there as a conversation starter. 
 
 
s 9(2)(a)  
 
OFFICIAL 
The Piritahi PAB paper titled [CHECK] and the discussion of Thursday 15 June, was seeking PAB 
approval of a variation for consequential costs post Covid and mitigation for the the extraordinary 
escalation that has occurred in the economy the last couple of years, including the construction 
THE 
sector, over and above those costs already paid by Kainga Ora. 
 
The PAB did not reach agreement as there is a split between the NOPs (in support) and the owner 
participant (against).  UNDER 
 
During and since covid the commercail position of the alliance is worse than it would have been had 
the pandemic and particularly had the high inflation of recent years not occurred. This is not in 
dispute. It is also clear that the causes were beyond the control of the alliance. However, once known 
there was opportunity for the alliance to manage them and with hindsight it did not manage as 
aggressively as it perhaps should have. 
 
RELEASED 
The paper presented to the PAB goes to some effort to explain the quantum of the commercail 
impacts, although I note that it does not provide a worked example from a TOC from the period in 
question, despite repeated requests by Kainga Ora for such an approach. We can only presume 
because it is not possible or it does not support the argument. 
 
As I point out above, that there has been a negative commercail impact on the alliance of events of 
the last few years is not in dispute. The question that needs to be answered and is not, is why is the 
impact a client risk and not an alliance risk? A core principle of alliancing is risks are placed were they 
1

can be best managed and then having done so they are then shared. While events in question are 
unprecedented, they were in the right place for their managment and there were shared. Kainga Ora 
has already paid direct cost arising from the pandemic that could not have been foreseen.  
 
This discussion on extra ordinary escalation being a variation has been running for well over a year 
and despite the effort applied to it, the case remains weak. For that reason Kainga Ora does not 
accept the proposal for a variation and the removal of the historical risk from the alliance. 
 
We acknowledge that as profit making businesses it is commercially rational for the NOPs to seek 
betterment on a negative commercail position. Perhaps even more so given the negative overall pain 
position the alliance is currently in. However, as we all know the performance of the allince to date 
has been well below acceptable and we’ve all had a part to play in this. We have worked hard and 
constructively to turn it around and set a path for future success. In doing this and resolving some 
1982
historical issues, including many commercail ones, Kainga Ora have been fair and at time perhaps 
even generous, reducing some of the negative commercail impacts on NOPs of poor to date 
ACT 
performance. 
 
Next week we sign a contract extension of five years for Piritahi, where despite the performance 
issues to date, Kainga Ora in backing it’s future and is confident that it will be successful. The work 
done by the NOPs and the alliance has provided this confidence. The work ahead within that 
extension is in the order of $1 billion of design and civil construction activity and Piritahi will be be 
asked to deliver the vast majority of it. We consider the protracted and poorly articulated request for 
commercail betterment that is the focus of this variation, and its timing relative to our reconfirmed 
future, poor judgement by the NOPs and inconsistent with alliancing  principles. I rei
INFORMATION terate that 
Kainga Ora’s answer is no.  
 
I hope this clear and final position from Kainga Ora on this matter can be accepted and that we can 
we can all move forward and work on our future, including making it commercially successful for all 
parties. 
OFFICIAL 
 
 
 
THE 
 
Regards, 
 
Mark. 
UNDER 
 
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
 
 
RELEASED 
2

Out of Scope
 
 
-----Original Message-----  
1982
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 16 June 2023 08:34  
ACT 
To: Shanon Tapp [mail to:[email address]],Nathan Palmer [mail 
to:[email address]],Sarah Anderson [mail 
to:[email address]],Neil Mayo [mail to:[email address]]  
Subject: In Confidence- Piritahi Extraordinary Escalation - draft 
Team, see my thoughts below. This is a brain dump getting it off my chest. Nathan, I know that you are 
going to put some numbers together, maybe that helps. 
 
If we are going to say no we will have to say why, this is what I’m doing below. I’m not
INFORMATION  saying this 
should be used/sent but I’m putting the idea out there as a conversation starter. 
 
 
s 9(2)(a)  
 
OFFICIAL 
The Piritahi PAB paper titled [CHECK] and the discussion of Thursday 15 June, was seeking PAB 
approval of a variation for consequential costs post Covid and mitigation for the the extraordinary 
escalation that has occurred in the economy the last couple of years, including the construction 
THE 
sector, over and above those costs already paid by Kainga Ora. 
 
The PAB did not reach agreement as there is a split between the NOPs (in support) and the owner 
participant (against).  UNDER 
 
During and since covid the commercail position of the alliance is worse than it would have been had 
the pandemic and particularly had the high inflation of recent years not occurred. This is not in 
dispute. It is also clear that the causes were beyond the control of the alliance. However, once known 
there was opportunity for the alliance to manage them and with hindsight it did not manage as 
aggressively as it perhaps should have. 
 
RELEASED 
The paper presented to the PAB goes to some effort to explain the quantum of the commercail 
impacts, although I note that it does not provide a worked example from a TOC from the period in 
question, despite repeated requests by Kainga Ora for such an approach. We can only presume 
because it is not possible or it does not support the argument. 
 
As I point out above, that there has been a negative commercail impact on the alliance of events of 
the last few years is not in dispute. The question that needs to be answered and is not, is why is the 
impact a client risk and not an alliance risk? A core principle of alliancing is risks are placed were they 
1

can be best managed and then having done so they are then shared. While events in question are 
unprecedented, they were in the right place for their managment and there were shared. Kainga Ora 
has already paid direct cost arising from the pandemic that could not have been foreseen.  
 
This discussion on extra ordinary escalation being a variation has been running for well over a year 
and despite the effort applied to it, the case remains weak. For that reason Kainga Ora does not 
accept the proposal for a variation and the removal of the historical risk from the alliance. 
 
We acknowledge that as profit making businesses it is commercially rational for the NOPs to seek 
betterment on a negative commercail position. Perhaps even more so given the negative overall pain 
position the alliance is currently in. However, as we all know the performance of the allince to date 
has been well below acceptable and we’ve all had a part to play in this. We have worked hard and 
constructively to turn it around and set a path for future success. In doing this and resolving some 
1982
historical issues, including many commercail ones, Kainga Ora have been fair and at time perhaps 
even generous, reducing some of the negative commercail impacts on NOPs of poor to date 
ACT 
performance. 
 
Next week we sign a contract extension of five years for Piritahi, where despite the performance 
issues to date, Kainga Ora in backing it’s future and is confident that it will be successful. The work 
done by the NOPs and the alliance has provided this confidence. The work ahead within that 
extension is in the order of $1 billion of design and civil construction activity and Piritahi will be be 
asked to deliver the vast majority of it. We consider the protracted and poorly articulated request for 
commercail betterment that is the focus of this variation, and its timing relative to our reconfirmed 
future, poor judgement by the NOPs and inconsistent with alliancing  principles. I rei
INFORMATION terate that 
Kainga Ora’s answer is no.  
 
I hope this clear and final position from Kainga Ora on this matter can be accepted and that we can 
we can all move forward and work on our future, including making it commercially successful for all 
parties. 
OFFICIAL 
 
 
 
THE 
 
Regards, 
 
Mark. 
UNDER 
 
_____________________________ 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
 
 
RELEASED 
2

Out of Scope
 
-----Original Message-----  
1982
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 23 June 2023 11:56  
ACT 
To: Shanon Tapp [mail to:[email address]],s 9(2)(a)
 
 

Subject: Re: IPEWA AWARDS 
CAUTION: External email. Do not click or open attachments unless you recognise the sender and 
know the content is safe. If unsure use the Report Phishing button. 
INFORMATION 
Could s 9(2)(a)  and s 9(2) present to the Kainga Ora Board when they meet them in July? 
 
(a)
 
 
Regards,  
 
OFFICIAL 
Mark. 
 
THE 
_____________________________  
Mark Fraser  
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities 
s 9(2)(a)
  
UNDER 
 
Out of Scope
RELEASED 

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
2

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
3

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
4

Out of Scope
 
 
-----Original Message-----  
1982
From: Shanon Tapp [mail to:[email address]] 
Sent: 5 July 2023 13:04 
To: Sarah Anderson [mail to:[email address]],Mark Fraser [mail 
ACT 
to:[email address]] 
Subject: RE: IDC Briefing 
Hi Sarah, 
 
This is good.  
 
Mention the IPWEA award. This helps with the “Innovation” conversation. I’ve let John Bridgeman know 
anyway, but be cool for 
INFORMATION 
s 9(2)
 to note it. 
 
(a)
We need to support the Alliance with their role, and not confusing it with the wider KO remit.  Focus on 
the Construction Plus & sustainability stuff. Maybe Waste Minimisation and house relocations? 
Let s 
 know that the little innovation stuff is of high value.  So feel free to through some small ideas in 
there.  
9(2) 
OFFICIAL 
  (a)
Other than that, its really good. 
 
THE 
I’m happy to come and have a cuppa with Mark/you and catch up if you guys feel its useful 
 
Ta 
Shanon 
UNDER 
 
 
 
Out of Scope
RELEASED 
1

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
 
RELEASED 
2

Out of Scope
 
 
-----Original Message-----  
1982
From: Mark Fraser [mail to:[email address]]  
Sent: 5 July 2023 13:27  
ACT 
To: Shanon Tapp [mail to:[email address]],Sarah Anderson [mail 
to:[email address]]  
Subject: Re: IDC Briefing  
I’m with Shanon. Good plan. Don't speed too much time on the wider stuff but you probably need to 
cover it as they will ask. Could s 9(2)(a)
bring the big award and present it to the board? 
 
 
 
INFORMATION 
Regards, 
 
Mark. 
 
_____________________________ 
OFFICIAL 
Mark Fraser 
General Manager, Urban Development and Delivery  
Kainga Ora Homes and Communities THE 
s 9(2)(a)
 
 
From: Shanon Tapp 
UNDER 
Sent: Wednesday, July 5, 2023 1:04:35 PM 
To: Sarah Anderson ; Mark Fraser 
Subject: RE: IDC Briefing 
  
Hi Sarah, 
 
This is good.  
RELEASED 
 
Mention the IPWEA award. This helps with the “Innovation” conversation. I’ve let John Bridgeman know 
anyway, but be cool for s 9(2)  to note it. 
 
(a)
We need to support the Alliance with their role, and not confusing it with the wider KO remit.  Focus on 
the Construction Plus & sustainability stuff. Maybe Waste Minimisation and house relocations? 
Let s 
 know that the little innovation stuff is of high value.  So feel free to through some small ideas in 
there.  
9(2) 
  (a)
1

Other than that, its really good. 
 
I’m happy to come and have a cuppa with Mark/you and catch up if you guys feel its useful 
 
Ta 
Shanon 
 
 
 
Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
2

Out of Scope
1982
ACT 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
3

Document Outline