Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Non-public housing policies'.

 
Policy for Ending Tenancy – Customer-initiated 
(POL-349) 
 
 
 
 
Issue Date 
September 2021 
Approved by 
General Manager, National 
Services 
 
 
 
 
Owner 
National Services  
Author 
Operational Policy  
 
 
 
 
 
1. Purpose 
The purpose of this policy is to assist Kāinga Ora staff in providing a consistent approach in the 
application of the 28 days’ notice period when a tenant would like to end their tenancy.  
2. Scope 
This policy applies to the right of Kāinga Ora under the Residential Tenancies Act (RTA) to enforce 
the 28 days’ notice period.1  
The policy specifically includes: 
i. 
Circumstances for when the 28 days’ notice period will be applied, during which period 
the tenant will be required to continue paying rent 
ii. 
Guidelines around what criteria could result in consideration to waive or reduce the 28 
days’ notice period 
iii. 
Delegations for waiving or reducing notice. 
This policy does not apply in instances where a tenancy is abandoned, where there is non-
occupancy, where there is the death of the sole tenant or where the tenant is transferring to 
another Kāinga Ora property.  
                                                
1 Section 51 (2B) Residential Tenancies Act 1986, inserted by Residential Tenancies Amendment Act 2020 on 11 February 2021. 
Policy for ending tenancy – customer initiated 
 
POL-349 / Version 2 
28 September 2021 
 
Page 1 of 5 
 
 
3. Operating Principles 
The operating principles from the Kāinga Ora - Homes and Communities Act 2019 that are most 
likely to be relevant to this policy are the following: 
  supporting tenants to be well connected to their communities and to lead lives with dignity 
and the greatest degree of independence possible and to sustain tenancies 
  being a fair and reasonable landlord, treating tenants and their neighbours with respect, 
integrity and honesty.  
 
Any actions taken under this policy should be taken in line with these operating principles. 
Other operating principles may apply to this policy as the circumstances require. 
4. Background 
Kāinga Ora is committed to listening and seeking to understand the housing and support needs 
of our customers.  
We  also  want to  empower  our  customers  to  increase  their  independence,  meaning  that  they 
have the skills, support and confidence to make decisions that give them more control of their 
lives and wellbeing. This can help our customers to move towards an exit from public housing 
into private rental or home ownership. 
We are committed to  ensuring that the voice of our customer is at the heart of our decision-
making.  The  guiding  principles  from  our  Customer  Strategy  should  be  considered  in  the 
implementation of this policy. These include: 
- 
Adaptability: we will aim to accommodate our customers’ changing needs over the life 
of their tenancy, including transferring customers to homes that better meet their 
needs. 
- 
Trust: mutual trust and reciprocity is at the heart of our relationship with our customers, 
we will value our customers’ contribution and knowledge. 
- 
Cultural respect: the values of people of all cultural and ethnic backgrounds will be 
respected and we will work with our customers to gain mutual understanding and 
outcomes. 
5. Policy 
When a tenant serves notice to end their tenancy agreement as set out in Section 51(2B) of the 
RTA, Kāinga Ora has the right to enforce a 28 days’ notice period.  
Understanding tenants’ reasoning for ending the tenancy 
Where possible, the Housing Support Manager should attempt to collect and understand 
information on the reasons why the tenant is vacating the premises and give due consideration 
to these reasons. Kāinga Ora can use this information to understand if ending the tenancy is in 
the tenant’s best interest and if there are other options available to meet the tenant’s needs 
Policy for ending tenancy – customer initiated 
 
POL-349 / Version 2 
28 September 2021 
       
Page 2 of 5 
 
and sustain the tenancy. For example, a tenant may seek to end a tenancy due to a 
circumstance or situation that Kāinga Ora can influence and/or improve. 
Application of a 28 days’ notice period  
Where the tenant does not give the required 28 days’ notice, Kāinga Ora will be entitled to 
charge the tenant rent for the full 28 days’ notice period. 
When does the notice period end?  
If 
Then 
A tenant provides verbal and/or written 
Kāinga Ora will start the notice period from the 
notice. 
date of verbal notice, subject to receiving written 
notice within 3 working days. If written notice is 
received after 3 working days, the notice period 
begins from the date the written notice is 
received. 
A tenant only provides verbal notice and 
If the Housing Support Manager/Void Specialist 
Kāinga Ora has been unsuccessful in 
is confident that the tenant has vacated once the 
receiving written notice from the tenant.   28 days have passed then the tenancy can be 
ended with Team Leader Housing Support 
approval. 
The tenant vacates the property and 
Kāinga Ora agree with the tenant to end the 
returns the keys prior to the expiry of the  tenancy at the date the keys are surrendered and 
notice period. 
will take possession from that date.  
A tenant provides written notice to 
Kāinga Ora can take action to check if the 
terminate the tenancy but keys are not 
property has been vacated because we hold a 
returned at the end of the notice period. 
written agreement with the tenant to end the 
tenancy. 
The Housing Support Manager/Void Specialist 
will confirm the property has been vacated at 
expiry of the notice period and end the tenancy. 
A tenant provides written notice to 
If the items are foodstuffs or other perishable 
terminate the tenancy, has vacated the 
goods, Kāinga Ora can dispose of them. If the 
premises but has left belongings at the 
items are not foodstuffs nor other perishable 
property. 
goods, Kāinga Ora will make all reasonable 
efforts to contact the tenant and to agree with 
the tenant on a period within which they will 
collect the belongings.  
The Housing Support Manager/Void Specialist 
must deal with the belongings as per the T-237 
Abandoned Goods Guidelines and RTA Section 
62. 
Policy for ending tenancy – customer initiated 
 
POL-349 / Version 2 
28 September 2021 
       
Page 3 of 5 
 
Waiving or reducing the 28 days’ notice period 
In order for Kāinga Ora to provide more comprehensive and empathetic tenancy management 
that responds to our customers’ needs, we recognise that there are circumstances in which we 
may need to consider a lesser notice period from the tenant.  
The examples below provide guidance for cases where a lesser notice period may be 
considered. Each situation should be assessed on a case-by-case basis, recognising the need for 
our approach to be adaptable to customers’ needs:  
  The tenant is no longer able to care for themselves 
  The tenant is at significant and imminent risk of harm if they remain in their current 
tenancy 
  The tenant puts others at significant and imminent risk of harm if they remain in their 
current tenancy 
  The tenant considers that the property is uninhabitable for their needs 
  The tenant vacates the property and returns the keys prior to the expiry of the notice 
period 
  Enforcing the notice period will have a significant negative impact on neighbours or 
others in the community (for example through anti-social behaviour) 
  Enforcing the notice period significantly impacts the tenant’s wellbeing and dignity 
  Enforcing the notice period significantly impacts the tenant’s employment 
circumstances and income 
  A new tenant is found for the property who can move in before the end of the notice 
period and the current tenant wishes to vacate early.  
A tenant in debt may be sufficient reason to waive or reduce the notice period. However this 
can be considered with other extenuating factors at the discretion of the Team Leader Housing 
Support and according to the Kāinga Ora Rent Debt Policy (to be published).  
Delegations for waiving or reducing notice 
The Team Leader Housing Support has discretion to waive the requirement for, or reduce the 
28 days’ notice period in instances such as those listed in the criteria above. 
6. Related policies, procedures, legislation and documents 
Related Kāinga Ora documents: 
  He Toa Takitini – our Partnership and Engagement Framework 
  Customer Strategy 
  Sustaining Tenancies Policy  
  CT-POL-101 Family Violence Policy 
  Rent Debt policy 
  CT-749 Manage Tenant Vacating 
Policy for ending tenancy – customer initiated 
 
POL-349 / Version 2 
28 September 2021 
       
Page 4 of 5 
 
  CT-FRM-101 Notice to end your tenancy agreement 
  CT-755 Manage vacant account 
  Open Term Services Agreement between the Ministry of Housing and Urban 
Development and Housing NZ Corporation and Housing NZ, dated 30 Sept 2019. 
 
Relevant legislation, regulations and standards:  
  Residential Tenancies Act 1986 
7. Records 
Retain all records within the Kāinga Ora records system - refer 'Records retention and disposal' 
(R-105). 
8. Review  
This policy will be reviewed by the Operational Policy team on an as-needed basis. It will also be 
reviewed in due course to reflect the approach established in under the Customer Programme. 
9. Document Control 
Date 
Reviewed/Modified by 
Comments/Descriptions of changes 
July 2021  
Operational Policy, 
Updated to reflect operating principles.  
Customer Programme, 
Issues and Operations, 
Legal 
Details of previous versions of policies and procedures will be stored in the document 
management system (Objective).  
Policy for ending tenancy – customer initiated 
 
POL-349 / Version 2 
28 September 2021 
       
Page 5 of 5