OIAD-4075 
17 June 2024 
 
Stephen Prendergast 
 
 
[FYI request #26448 email] 
   
 
Tēnā koe Stephen 
 
Thank you for your request to the Department of Conservation, received on 17 May 2024, in 
which you sought additional clarification on the hearing panel appointment process 
associated with Pure Tūroa Limited’s concession application. 
 
We have considered your request under the Of icial Information Act 1982. 
 
Context 
We have previously provided you with information on various aspects of the Pure Turoa 
Limited concession application, including the role of the Decision Maker and documents 
related to the hearing process. This response provides further clarity around the hearing 
appointment process.  
 
Your questions and our responses are listed below: 
  1.  Can you please clarify the process for the appointments of the hearings panel? 
 
According to the briefing to the Minister this concession was of such significance that 
the advice was he should not delegate the decision. 
 
A verbal appointment scenario for the hearings process appears incongruent with this 
advice. 
 
The Director-General or their delegate is responsible for the hearing process under 
section 49(2) and 49(3) of the Conservation Act 1987. The Director-General is 
responsible for providing a submit er or objector the opportunity to speak to their 
submission and they are also responsible for determining any hearing procedure. The 
outcome of the hearing process is a written report for the Decision Maker.  
 
Regarding the Briefing advice you reference, this was in relation to the decision to be 
made on Pure Tūroa Limited’s concession lease/licence application. It was not in 
relation to the Hearing Chair. The Hearing Chair role is different to that of the 
Page 1 of 2 

---

 
 
Decision Maker and is undertaken by a dif erent delegate. The Hearing Chair makes 
a recommendation to the Decision Maker, who considers the recommendation when 
making their decision on the application. The Hearing Chair’s recommendation is one 
of many documents the Minister (as Decision Maker) considered when making his 
decision to grant Pure Tūroa Limited a concession.  
 
There is no specific process for appointing a Hearing Chair and panel for a 
concessions hearing. We can also confirm that there is no requirement for the 
Hearing Chair or panel members to be appointed via writ en appointment letter. 
 
2.  Does DOC not have procedural documents covering the appointment and instructions 
for concession panels? 
 
The  Department’s  procedural  document  for  hearings  is  the  Concession  Hearing 
Guidance  document,  which  is  followed  when  undertaking  hearings  for  concession 
processes.  The  process  undertaken  for  Pure  Tūroa  Limited  concession  application 
followed  guidance  outlined  in  this  document.  This  document  does  not  specify  how 
Hearing Chairpersons should be appointed and rather notes that appointing a Hearing 
Chair is one of the responsibilities of the Permissions Manager. More specifically it 
states  that  the  responsibility  of  the  Permissions  Manager  is  “leading the hearing 
process or appointing an appropriate Chair of the hearing”. 
 
Please note that this letter (with your personal details removed) and attached documents 
may be published on the Department’s website. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
Stacey Wrenn 
Director Regulatory Authorisations  
Department of Conservation 
Te Papa Atawhai 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 2 of 2 

---