17 April 2024 
 
Matthew Whitehead 
[FYI request #26107 email] 
 
Ref: OIA-2023/24-0673 
 
Tēnā koe Matthew Whitehead 
 
Official Information Act request relating to plans for archiving Ministerial 
communications on personal devices 
 
Thank you for your request made under the Official Information Act (the Act), received on 19 
March 2024. You requested: 
 
“For context, recently some advice to a minister was released implying only 
communications on ministerial devices are subject to the OIA or need archiving for 
such requests. 
 
1.  As the guidance is very clear that communications on personal devices are 
presumed to be subject to the OIA until Ministers demonstrate that they are not, 
what future plans and current systems do DPMC and Cabinet currently have in 
place under the current government to ensure Ministerial or potentially Ministerial 
communications on private devices and accounts are properly auditable for 
official requests?  
2. 
And is the prime minister confident that ministerial communications executed on 
private devices and accounts are being declared, captured, and archived 
appropriately when they inevitably happen by accident or not? 
 
I am a New Zealand citizen currently residing in New Zealand.“ 
 
I am extending the time for transfer of your request due to the consultations necessary to 
confirm if relevant information was held elsewhere. This extension was to 18 April 2024. 
Following consultations, I now believe the part [1] of your request for information regarding 
plans for archiving Ministerial communications on personal devices is more closely 
connected to the functions of the Department of Internal Affairs (DIA). Accordingly, I have 
decided to transfer this part of your request to the Department of Internal Affairs under 
section 14(b)(ii) of the Act. Part [2] of your request will remain with the Department of the 
Prime Minister and Cabinet. DIA has the usual timeframes under the Act from receipt of this 
transfer to make a decision on your request.  
 
I have also decided to extend the time limit on part [2] of your request, in accordance with 
section 15A of the Act, by an additional 5 working days to 3 May 2024. This extension is 
required due to the consultations necessary to respond to your request. Despite the 
extension, we will send you a response as soon as possible. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
Amy Teague 
Manager, Ministerial Services 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
4871217 
 
  64 4 817 9700     Facsimile 64 4 472 3181     www.dpmc.govt.nz 
 

---