Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Draft removal and disposal feedback'.

National Library Removal and Disposal Policy: 
Updated draft and explanation of proposed changes 
13 July 2023 
About this document 
RELEASED 
Amendments have been made to the National Library draft Removal and Disposal Policy 
following public engagement on the draft. An overview of changes outlined below, fol owed 
by the updated draft Policy. Further information about the feedback received during the 
engagement process is in the Summary of Submissions document. 
Changes to support change in scope 
Fol owing the engagement process, the National Library decided to change the scope of the 
policy to only include the general
UNDER  colections. Changes to the folowing sections were made to 
reflect this change in scope – these are the most significant changes since the draft. In 
particular: 
● About this policy – wording changes to remove reference to research collections and ATL
● Scope – ATL and other research col ections have been included as “out of scope”
THE 
● Circumstances for removal – there were statements in the explanation section of the
table which noted which col ections each circumstance applied to. These have been
OFFICIAL 
removed.
No substantive changes have been made to the Circumstances for removal or principles to 
reflect the change in scope. 
Changes to the descriptions of the col ections 
Changes have been made to the descriptions of the general and research col ections to add 
INFORMATON 
clarity and make them more precise. 
Changes to the principles 
While there was significant discussion on the principles during the engagement, much of this 
was related to how they would be put into practice. We are not recommending any 
substantive changes to the principles, but wil  be using feedback to guide work on 
implementation templates and processes. However, we are proposing one small change to 
principle 9 (removal) to make it more precise: 
Original: Where a range of viable options are available, disposal actions that enable ongoing 
ACT
public access will be prioritised 
Updated: Where more than one viable option is available, disposal actions that enable ongoing 
public access will be prioritised.
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

National Library Removal and Disposal Policy 
About this policy 
This policy provides the National Library of New Zealand Te Puna Mātauranga o Aotearoa 
with clear parameters for when items can be recommended for removal from its general 
collections and w
RELEASED  hat happens to them afterwards. It also covers processes the National 
Library needs to follow when considering removal and disposal of items from the general 
collections. 
The policy describes four circumstances under which removal can be considered and three sets 
of principles: 
● removal principles
UNDER 
● disposal principles
● process principles.
This policy applies to the National Library’s general collections, which are developed to meet 
current user needs and to supplement and
THE   further the work of other libraries in New Zealand. 
Therefore, regular and routine assessment of items against the policy is appropriate and 
good practice and ensures public engagement around removal decisions can be timely and 
adequate. 
OFFICIAL 
The removal of items – either individually or in groups – is part of the process of maintaining 
library collections. This policy recognises that to remove items from the col ections, the 
National Librarian must have agreement from the Minister of Internal Affairs under section 
9(3) of the National Library of New Zealand (Te Puna Mātauranga o Aotearoa) Act 2003. 
Decisions about disposal – that is, what happens to items once they have been removed – 
INFORMATON 
are made by the National Librarian. 
This policy sits within, and aligns with, the broader policy context for the National Library. 
This includes: 
● Legislative requirements: including Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act
2003, but also other relevant legislation like the Copyright Act 1994 and Privacy
Act 2020.
● Te Tiriti o Waitangi / The Treaty of Waitangi: the National Library has
ACT
obligations and responsibilities as a Tiriti partner and as key holders of important
mātauranga Māori and taonga Māori collections.
● Operational policies of the National Library: at time of writing, policies include
the Collections Policy, the Access Policy, the Use and Reuse Policy, Te Mauri o te
Mātauranga, the Preservation Policy, and the Mātauranga Māori Policy and its
associated standards.
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

Scope 
This policy applies to items in the general collections of the National Library. This 
includes all digital and physical items that have been accepted into the collections. 
The following are out of scope: 
● the school
RELEASED  s collection of the National Library which has its own operationalised policy to
guide the regular removal and disposal of items
● the collections of the Alexander Turnbull Library, which under section 9(2) of Te
Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003 must be retained in Crown ownership in
perpetuity
● other research collections held permanently by the National Library
UNDER 
● working tools of the National Library, which are resources that have been acquired
by the library for staff to carry out their roles
● any items stored by the National Library that have not been accepted into its collections.
THE 
When this policy will be applied 
This policy wil  be applied when considering the removal of any items from the National 
Library’s general collections. In most cases, the process for considering removal wil  be 
OFFICIAL 
initiated by the National Library. However, there may also be requests from external parties 
for items to be removed, for example to be transferred to a different party with a close 
connection to the items. 
Implementation 
The National Library wil  develop a set of templates and processes to support the implementation 
of this policy. These wil  provide additional detail about what the principles wil  look like in 
INFORMATON 
practice. National Library staff wil  use the templates and processes to ensure recommendations 
about removal and disposal are consistent with the policy and its principles. 
Definitions 
Removal refers to the process of analysis and approval to remove items from the National 
Library’s collections. This is the term used in Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003. In 
collections management practice, other terms like deaccession, deselection, withdrawal or 
weeding are also used to describe the same or closely related concepts. 
ACT
Disposal refers to what happens to an item once it has been agreed for removal from the 
collections. There are a number of potential methods of disposal, for example through 
transfer to another party, donation, sale or secure destruction. 
Maintenance refers to the continual care of the collections to ensure they are in good 
condition, accessible to the public, and fulfil  their purpose. Removal of items within this 
scope is part of collections maintenance. Collection development and maintenance is a 
legislative function of the National Librarian.
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

About the National Library and its col ections 
The National Library was established by legislation in 1965, bringing together pre-existing 
collections and services of the Alexander Turnbull Library, General Assembly Library and 
National Library Service. In 2003, the 1965 act was replaced with Te Puna Mātauranga o 
Aotearoa Act 2003. This act remains the legislative basis for the library and its functions. 
RELEASED UNDER THE OFFICIAL 
The purpose of the National Library, as set out in Section 7 of the Act is to “enrich the cultural and 
economic life of New Zealand and its interchanges with other nations by, as appropriate,— 
(a) collecting, preserving, and protecting documents, particularly those relating to New
Zealand, and making them accessible for all the people of New Zealand, in a manner
consistent with their status as documentary heritage and taonga; and
(b) supplementing and furthering the work of other libraries in New Zealand; and
(c) working collaboratively with other institutions having similar purposes, including those
forming part of the international library community.”
In order to achieve this purpose, the National Librarian has a number of legislative 
functions, set out in section 9(1) of the Act. One of these functions is to “develop and 
maintain national collections of documents, including a comprehensive collection of 
documents relating to New Zealand and the people of New Zealand.” 
About the collections 
The National Library has three sets of collections. These are built in a number of ways, 
including through donation, purchase and legal deposit. The three sets of collections are: 
● the general col ections of published items, including one copy of physical format
titles received under legal deposit and selectively collected overseas publications.
The purpose of these collections is to support the current information needs of New
Zealanders, in particular through supplementing and furthering the work of other
libraries in New Zealand. The general collections are developed and maintained
INFORMATON 
because of their utility value and are therefore able to be borrowed and accessed
throughout the New Zealand library network. Items in these collections are not
required to be kept in perpetuity,
● the research col ections, often also referred to as the heritage collections, which
are acquired with the intention they wil  be kept permanently by the Library. They
include the collections of the Alexander Turnbull Library and the Dorothy Neal White
children’s literature collection. These collections are developed and maintained
because of their value in supporting current and emerging research needs, as well
as anticipated needs of future generations of New Zealanders. Under section 11(2)
of Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003 the Crown must continue to own theACT
collections of the Alexander Turnbull Library in perpetuity
● the schools col ection, which supports the development of young New
Zealanders as engaged readers and digitally literate learners. This is a high-use
steady state collection, in which the objective is to add and remove an equal
number of items.
Further information about the collections is outlined in the National Library’s Collections Policy 
and supporting collecting plans.
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

Circumstances for Removal 
There are four broad circumstances where the removal of items from the general collections 
may be appropriate. If an item meets one or more of the Circumstances, they may be a 
candidate for removal, however further assessment against the principles is stil  required 
before removal can be recommended. 
RELEASED 
Circumstance 
Explanation 
There are legal reasons for an item 
Examples where this circumstance may apply include: 
be removed from the col ection 
●
if there was no legal reason for an item to be
accepted into the collections in the first place, or
● if there is a court order for items to be removed.
UNDER  In some cases, this requirement may not be met (e.g. 
objectionable content or privacy concerns), but the National 
Library’s Takedown Policy could apply, meaning an item might 
be retained but access is prevented for a certain period of time. 
THE 
There is a more appropriate group or  The National Library recognises it may not be the most 
institution to hold the items 
appropriate owner of some items in its collections, even if they 
align with the col ections policy and fit the purpose of the 
collection. 
OFFICIAL 
Examples of when this circumstance may apply include: 
● repatriation of items to iwi/hapū/whānau, or
●
transfer to another institution.
Items no longer fulfil  the purpose for  Examples where this circumstance may apply include: 
INFORMATON 
which they were collected and have 
not taken on a subsequent purpose 
● where there are multiple preservation copies an item
(for example newspapers)
that aligns with the col ections policy 
● items that have deteriorated so information can no
longer be accessed.
Items in the general col ections do 
The col ections policy sets up the general shape and form 
not align with the National Library’s 
of the col ections and wil  guide maintenance decisions for 
collections policy 
the general col ections. 
ACT
Examples where this circumstance may apply include: 
● items which no longer meet current information
needs of New Zealanders
● items which are now broadly publicly available.
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

Principles 
The three sets of principles below form the main body of this policy. Any time the National 
Library is considering the potential removal and disposal of items from its general collections, 
its processes, recommendations and decisions must align with these principles. The process 
principles are designed to apply to both removal and disposal decision-making processes. 
RELEASED 
Removal principles 
1. At least one of the Circumstances for Removal must be met in order for removal to be
considered
2. Removal of collection items must be consistent with New Zealand law
3. Before a recommendation is made for removal, an assessment wil  be made
about the impact on the ongoing information and cultural needs of New
UNDER 
Zealanders
4. Removal recommendations wil  take into consideration the relationship items
have with other items in the collections
THE 
5. Removal of items from the collections is final and not contingent on specific conditions set
by the National Library
6. The cost of maintaining and storing items is not the pr
OFFICIAL imary driver for removal decisions.
Disposal principles 
7. Disposal of items must be consistent with New Zealand law
8. The National Librarian can consider a wide range of potential disposal options,
including transfer, sale, donation and destruction
INFORMATON 
9. Where more than one viable option is available, disposal actions that enable ongoing
public access will be prioritised
10. The costs of potential disposal actions wil  be understood and considered and may
influence disposal decisions
11. If transfer to another party was agreed as part of the removal decision, no other
disposal actions wil  be considered.
ACT
Process principles 
12. The process for making removal and disposal decisions, and the outcome of these
decisions, is transparent
13. The National Library builds or maintains relationships with people who have
significant connections to collection items being considered for removal and
disposal
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

14. The National Library seeks advice from relevant groups and individuals to ensure
decisions align with the Removal and Disposal Policy
15. Appropriate tikanga wil  be followed when making and implementing removal and
disposal decisions
16. A record of items considered for removal from collections, and any supporting
disposal 
RELEASED action taken, wil be made and kept
17. A summary of engagement activities and outcomes wil  be provided to the person making
final removal or disposal decisions.
UNDER 
THE 
OFFICIAL 
INFORMATON 
ACT
DRAFT – Updated draft NLNZ R+D Policy fol owing engagement process, 13/7/2023. 
 

DRAFT 13 July 2023 – changes made fol owing submissions analysis and scope change.
National Library Removal and Disposal Policy 
About this policy 
This policy provides the National Library of New Zealand Te Puna Mātauranga o Aotearoa 
RELEASED 
with clear parameters for when items can be recommended for removal from its general 
collections and what happens to them afterwards. It also covers processes the National 
Library needs to follow when considering removal and disposal of items from the general 
collections. 
The policy describes four circumstances under which removal can be considered and three sets 
of principles:  UNDER 
● removal principles
● disposal principles
● process principles.
THE 
This policy applies to the National Library’s general collections, which are developed to meet 
current user needs and to supplement and further the work of other libraries in New Zealand. 
Therefore, regular and routine assessment of items against the policy is appropriate and 
OFFICIAL 
good practice and ensures public engagement around removal decisions can be timely and 
adequate. 
The removal of items – either individually or in groups – is part of the process of maintaining 
library collections. This policy recognises that to remove items from the col ections, the 
National Librarian must have agreement from the Minister of Internal Affairs under section 
INFORMATON 
9(3) of the National Library of New Zealand (Te Puna Mātauranga o Aotearoa) Act 2003. 
Decisions about disposal – that is, what happens to items once they have been removed – 
are made by the National Librarian. 
This policy sits within, and aligns with, the broader policy context for the National Library. 
This includes: 
● Legislative requirements: including Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act
2003, but also other relevant legislation like the Copyright Act 1994 and Privacy
Act 2020.
ACT
● Te Tiriti o Waitangi / The Treaty of Waitangi: the National Library has
obligations and responsibilities as a Tiriti partner and as key holders of important
mātauranga Māori and taonga Māori collections.
● Operational policies of the National Library: at time of writing, policies include
the Collections Policy, the Access Policy, the Use and Reuse Policy, Te Mauri o te
Mātauranga, the Preservation Policy, and the Mātauranga Māori Policy and its
associated standards.

Scope 
This policy applies to items in the general collections of the National Library. This 
includes all digital and physical items that have been accepted into the collections. 
The following are out of scope: 
● the school
RELEASED  s collection of the National Library which has its own operationalised policy to
guide the regular removal and disposal of items
● the collections of the Alexander Turnbull Library, which under section 9(2) of Te
Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003 must be retained in Crown ownership in
perpetuity
● other research collections held permanently by the National Library
UNDER 
● working tools of the National Library, which are resources that have been acquired
by the library for staff to carry out their roles
● any items stored by the National Library that have not been accepted into its collections.
THE 
When this policy will be applied 
This policy wil  be applied when considering the removal of any items from the National 
Library’s general collections. In most cases, the process for considering removal wil  be 
OFFICIAL 
initiated by the National Library. However, there may also be requests from external parties 
for items to be removed, for example to be transferred to a dif erent party with a close 
connection to the items. 
Implementation 
The National Library wil  develop a set of templates and processes to support the implem
INFORMATON entation 
of this policy. These wil  provide additional detail about what the principles wil  look like in 
practice. National Library staff wil  use the templates and processes to ensure recommendations 
about removal and disposal are consistent with the policy and its principles. 
Definitions 
Removal refers to the process of analysis and approval to remove items from the National 
Library’s collections. This is the term used in Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003. In 
collections management practice, other terms like deaccession, deselection, withdrawal or 
weeding are also used to describe the same or closely related concepts. 
ACT
Disposal refers to what happens to an item once it has been agreed for removal from the 
collections. There are a number of potential methods of disposal, for example through 
transfer to another party, donation, sale or secure destruction. 
Maintenance refers to the continual care of the collections to ensure they are in good 
condition, accessible to the public, and fulfil  their purpose. Removal of items within this 
scope is part of collections maintenance. Collection development and maintenance is a 
legislative function of the National Librarian.

About the National Library and its col ections 
The National Library was established by legislation in 1965, bringing together pre-existing 
collections and services of the Alexander Turnbull Library, General Assembly Library and 
National Library Service. In 2003, the 1965 act was replaced with Te Puna Mātauranga o 
Aotearoa Act 2003. This act remains the legislative basis for the library and its functions. 
RELEASED UNDER THE OFFICIAL 
The purpose of the National Library, as set out in Section 7 of the Act is to “enrich the cultural and 
economic life of New Zealand and its interchanges with other nations by, as appropriate,— 
(a) collecting, preserving, and protecting documents, particularly those relating to New
Zealand, and making them accessible for all the people of New Zealand, in a manner
consistent with their status as documentary heritage and taonga; and
(b) supplementing and furthering the work of other libraries in New Zealand; and
(c) working collaboratively with other institutions having similar purposes, including those
forming part of the international library community.”
In order to achieve this purpose, the National Librarian has a number of legislative 
functions, set out in section 9(1) of the Act. One of these functions is to “develop and 
maintain national collections of documents, including a comprehensive collection of 
documents relating to New Zealand and the people of New Zealand.” 
About the collections 
The National Library has three sets of collections. These are built in a number of ways, 
including through donation, purchase and legal deposit. The three sets of collections are: 
● the general col ections of published items, including one copy of physical format
titles received under legal deposit and selectively collected overseas publications.
The purpose of these collections is to support the current information needs of New
Zealanders, in particular through supplementing and furthering the work of other
libraries in New Zealand. The general collections are developed and maintained
INFORMATON 
because of their utility value and are therefore able to be borrowed and accessed
throughout the New Zealand library network. Items in these collections are not
required to be kept in perpetuity
● the research col ections, often also referred to as the heritage collections, which
are acquired with the intention they wil  be kept permanently by the Library. They
include the collections of the Alexander Turnbull Library and the Dorothy Neal White
children’s literature collection. These collections are developed and maintained
because of their value in supporting current and emerging research needs, as well
as anticipated needs of future generations of New Zealanders. Under section 11(2)
of Te Puna Mātauranga o Aotearoa Act 2003 the Crown must continue to own theACT
collections of the Alexander Turnbull Library in perpetuity
● the schools col ection, which supports the development of young New
Zealanders as engaged readers and digitally literate learners. This is a high-use
steady state collection, in which the objective is to add and remove an equal
number of items.
Further information about the collections is outlined in the National Library’s Collections Policy 
and supporting collecting plans.

Circumstances for Removal 
There are four broad circumstances where the removal of items from the general collections 
may be appropriate. If an item meets one or more of the Circumstances, they may be a 
candidate for removal, however further assessment against the principles is stil  required 
before removal can be recommended. 
RELEASED 
Circumstance 
Explanation 
There are legal reasons for an item 
Examples where this circumstance may apply include: 
be removed from the col ection 
●
if there was no legal reason for an item to be
accepted into the collections in the first place, or
● if there is a court order for items to be removed.
UNDER  In some cases, this requirement may not be met (e.g. 
objectionable content or privacy concerns), but the National 
Library’s Takedown Policy could apply, meaning an item might 
be retained but access is prevented for a certain period of time. 
THE 
There is a more appropriate group or  The National Library recognises it may not be the most 
institution to hold the items 
appropriate owner of some items in its collections, even if they 
align with the collections policy and fit the purpose of the 
collection. 
OFFICIAL 
Examples of when this circumstance may apply include: 
● repatriation of items to iwi/hapū/whānau, or
●
transfer to another institution.
Items no longer fulfil  the purpose for  Examples where this circumstance may apply include: 
INFORMATON 
which they were collected and have 
not taken on a subsequent purpose 
● where there are multiple preservation copies an item
(for example newspapers)
that aligns with the col ections policy 
● items that have deteriorated so information can no
longer be accessed.
Items in the general col ections do 
The col ections policy sets up the general shape and form 
not align with the National Library’s 
of the col ections and wil  guide maintenance decisions for 
collections policy 
the general col ections. 
ACT
Examples where this circumstance may apply include: 
● items which no longer meet current information
needs of New Zealanders
● items which are now broadly publicly available.

Principles 
The three sets of principles below form the main body of this policy. Any time the National 
Library is considering the potential removal and disposal of items from its general collections, 
its processes, recommendations and decisions must align with these principles. The process 
principles are designed to apply to both removal and disposal decision-making processes. 
RELEASED 
Removal principles 
1. At least one of the Circumstances for Removal must be met in order for removal to be
considered
2. Removal of collection items must be consistent with New Zealand law
3. Before a recommendation is made for removal, an assessment wil  be made
about the impact on the ongoing information and cultural needs of New
UNDER 
Zealanders
4. Removal recommendations wil  take into consideration the relationship items
have with other items in the collections
THE 
5. Removal of items from the collections is final and not contingent on specific conditions set
by the National Library
6. The cost of maintaining and storing items is not the pr
OFFICIAL  imary driver for removal decisions.
Disposal principles 
7. Disposal of items must be consistent with New Zealand law
8. The National Librarian can consider a wide range of potential disposal options,
including transfer, sale, donation and destruction
INFORMATON 
9. Where more than one viable option is available, disposal actions that enable ongoing
public access will be prioritised
10. The costs of potential disposal actions wil  be understood and considered and may
influence disposal decisions
11. If transfer to another party was agreed as part of the removal decision, no other
disposal actions wil  be considered.
ACT
Process principles 
12. The process for making removal and disposal decisions, and the outcome of these
decisions, is transparent
13. The National Library builds or maintains relationships with people who have
significant connections to collection items being considered for removal and
disposal

 
14. The National Library seeks advice from relevant groups and individuals to ensure 
decisions align with the Removal and Disposal Policy 
 
15. Appropriate tikanga wil  be followed when making and implementing removal and 
disposal decisions 
 
16. A record of items considered for removal from collections, and any supporting 
disposal ac
RELEASED  tion taken, wil be made and kept 
 
17. A summary of engagement activities and outcomes wil  be provided to the person making 
final removal or disposal decisions. 
UNDER 
THE 
OFFICIAL 
INFORMATON 
ACT
 

Document Outline