Item #: 
21.08-008 
Item: 
Operating Model Refresh project update 
To: 
 
Electoral Commission 
For: 
 
Board meeting 18 August 2021 
Prepared by:  Mandy Bohté, Business Change Manager 
Recommendations 
It is recommended that the Board note the progress being made with the Operating Model 
Refresh project and next steps. 
 
Purpose   
1. 
The purpose of this item is to provide the Board with a status update on the Operating 
Model Refresh project, including overall process and activities undertaken to date. 
 
Background   
2. 
The project has undertaken to report on progress to date with the operating model to the 
board. 
 
3. 
The Operating Model Refresh project will define the Commission’s future operating model 
to understand the gap between this and the current state and what actions it needs to 
take to give full effect to its strategic direction and priorities in the longer term to 2030. 
 
4. 
Other objectives of the Operating Model Refresh project are to:  
• 
get a high level of alignment between managers in different functions or business 
units about how they are going to work together for the benefit of the whole 
organisation. 
• 
proactively manage a range of risks that might impact staff health and safety and 
performance, particularly those relating to workloads, overreliance on key persons, 
and expertise bottlenecks, especially in election year.  
 
Progress to date  
5. 
The project brief has been approved through the project’s Steering Group with weekly 
meetings and fortnightly reporting established to ensure robust oversight. 
 
6. 
A communications plan is being implemented with multiple channels used to ensure 
consistent and meaningful staff communication. This includes fortnightly emails, people 
leader communications, briefings, drop-in sessions (in person and digital), along with a 
chat channel and an email address for questions or feedback. 
 
7. 
We will also be utilising the forthcoming staff engagement survey as an opportunity to 
allow the entire organisation to input into information gathering. 
 
8. 
PwC held a successful training session with SMT and key staff from within the organisation 
recently. The session covered understanding of what an operating model is in the context 
of PwC terminology, and what tools and models are used to help establish an 
Page 1 of 2 
 

---

 
understanding of the Commission’s current state and then identify options for the future 
operating model.  
  
9. 
It was also agreed to establish a “Design Council”, which would be made up of SMT, the 
Operating Model Refresh project team, and some key advisors from across the 
Commission. This group will meet twice during the project, where the project team will 
present preliminary findings for guidance, thoughts, and opinions. 
 
10.  The project team is working together in a project space and is available for staff to drop in 
and ask questions or view the outputs of work. These will be presented on the walls 
around the space, as they are completed. 
 
11.  As we start the Discover phase PwC has been interrogating our strategic documents and 
pulling information from the capability review to analyse and populate a raft of outputs in 
preparation for the first workshop session with the project team on Friday 6 August. 
 
Next steps 
12.  The first of two workshops will be held on Tuesday 17 August with SMT and key staff from 
the organisation. This will be the first opportunity for a wider group to challenge the 
information, identify gaps and to have the information gathered so far presented and 
tested.  
 
13.  Further updates on the above sessions will be provided verbally at the Board meeting. 
 
Page 2 of 2 
 

---