New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
20 September 2023 
195 Lambton Quay 
Private Bag 18−901 
 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
 
James 
T    +64 4 439 8000 
[FYI request #23287 email] 
F    +64 4 472 9596 
 
 
OIA 28764 
 
Tēnā koe James 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (OIA) request, partially transferred to the 
Ministry of Foreign Affairs and Trade (the Ministry) on 7 August 2023, from the Office of the 
Prime Minister. You requested: 
3) Please provide total costs and expenses if any, incurred by the media on this trip. This 
should include any charges for flights even if nominal amounts, food/beverages provided 
to media, accomodations if any etc. 
6) Please provide details if an alternative travel option to the NZDF aircraft was 
investigated or discussed, such as commercial flights/charter aircraft etc. 
 
On 4 September 2023, the timeframes for responding to your request were extended by an 
additional 20 working days due to the consultations necessary to make a decision on your 
request (section 15A(1)(b) of the OIA refers).  
 
Please note that the Ministry can only respond on information held by this agency.  
 
Regarding your first query, the Ministry incurred no costs specifically for the media delegation on 
this trip. The media were invited to most meals and hospitality hosted for the wider delegation.  
 
Regarding the second part of your query, consideration of travel by commercial airlines was ruled 
out on the basis of the size of the delegation (media, business, kapa haka and officials); and the 
logistics on the ground in China requiring a group of this size to fly between two cities (Beijing 
and Shanghai). 
 
Please note that it is our policy to proactively release our responses to official information 
requests where possible. Therefore, our response to your request (with your personal information 
removed) may be published on the Ministry website: www.mfat.govt.nz/en/about-us/contact-
us/official-information-act-responses/  
 
If you have any questions about this decision, you can contact us by email at: 
[email address]. You have the right to seek an investigation and review by the 
Ombudsman of this decision by contacting www.ombudsman.parliament.nz or freephone 
0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
Sarah Corbett 
For Secretary of Foreign Affairs and Trade 
e   [email address]  
w   www.mfat.govt.nz 

---