This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Claimant information and external information systems'.

07 July 2023 
Bridget Morison 
[FYI request #23125 email] 
Kia ora Bridget 
Your Official Information Act request, reference: GOV-025682 
Thank you for your request of 14 June 2023, asking for the following information under the Official 
Information Act 1982 (the Act): 
In relation to sensitive claimants particularly, please provide any policy documents or comments on 
the following: 
1) There are commercial online information/document management portals available to providers 
and similar systems in place with ACC supplier groups which are being used to both hold and submit 
claimant reports.  There's the potential these digital documents are accessible to others without 
claimants knowledge or consent. 

a) Aside from reliance upon providers to comply with the Privacy Act, what level of 
oversight and responsibility is in place, by ACC, to ensure claimants are kept safe and retain 
control over the access and use/disclosure of their personal health information? 

2) When a claimant makes a professional complaint against a provider they’re exercising 
responsibility and their right to complain about unethical professional behaviour.  Their actions can 
help prevent harm to subsequent clients of the provider and improve the quality of ACC funded 
services.  The complainant however runs the unfortunate risk of being misrepresented as 
problematic.  What efforts are made by ACC to ensure these claimants are supported and are not 
being further marginalised by the use of information or messaging systems which can be used to 
dissuade providers from providing treatment services to them. 

You ask ACC to provide an explanation or justification 
Under the Act a distinction exists between a request for information already known and held by an agency 
(official information), versus a request for an agency to form an opinion or provide an explanation, and thus 
create new information to answer (not official information). Your requests for ACC to provide a comment 
on a statement, or a hypothetical situation are therefore not considered to be requesting official 
information under the Act. Accordingly, we are refusing to respond to these requests. 
Information about access to sensitive claims files is publicly available 
We have published previous OIA responses on this topic, here:  
Our website also contains information about how we protect sensitive claim clients:
GOV-025682   Page 1 of 2 

If you have any questions about this response, please get in touch 
You can email me at [email address]. If you are not happy with this response, you can also 
contact the Ombudsman via [email address] or by phoning 0800 802 602. Information 
about how to make a complaint is available at 
Ngā mihi 
Sara Freitag 
Acting Manager Official Information Act Services 
Government Engagement 
GOV-025682   Page 2 of 2 

Document Outline