16 June 2023 
45 Pipitea Street, Thorndon, Wellington 6011 
PO Box 805, Wellington 6140 
Phone +64 4 495 7200 
Shayne Gibson 
Fax +64 4 382 3589 
<[FYI request #22588 email]> 
Email [email address] 
 
Website www.dia.govt.nz  
Dear Mr Gibson 
Your Official Information Act request OIA2023-0780, dated 27 April 2023 
In regard to your Official Information Act (the Act) request, that was received by the 
Department of Internal Affairs (the Department) on 27 April 2023, the Department’s 
response follows. 
 
You have requested:  
‘an extract of the annual amount spent with all suppliers for the 2021/2022 financial 
year.  I would like this data in an open format, csv or json formats would be suitable. 
I would like the following details provided: 
1.  Supplier Name 
2.  Suppliers NZBN number (if available) 
3.  Total Amount Spent (we clarified that you were seeking GST exclusive figures).’ 
 
An Excel workbook of the information is attached, as well as a pdf file.   
 
The Department is refusing the release of detailed information of those suppliers receiving 
under $10,000 per annum under sections 18(f) and 9(2)(a) of the Act.  This limit is also in line 
with that applied to the Department’s Select Committee responses. 
 
Section 9(2)(a) refers to the privacy of natural persons.  The Department is responsible for 
reimbursing survivors and witnesses who appear in the Royal Commission into Historical 
Abuse in State Care and in the Care of Faith-based Institutions.  Section 18(f) refers to 
substantial collation and research that would be required to review the information for 
those individuals. 
 
The Department is refusing the release of supplier information under Section 18(f) where 
the expense was incurred by a staff member, who submits an expense claim.  Substantial 
collation and research would be required to review the expense claims and identify the 
suppliers.  Staff expense claims are not included in the response.  
 
 
 
 

---

 
We consider that the withholding of information as mentioned above is not outweighed by 
other considerations which render it desirable, in the public interest, to make that 
information available 
 
Further detail on the information 
1.  The information was compiled from data in the Accounts Payable system, based on 
payment of invoices dated between 1 July 2021 to 30 June 2022.   
2.  These invoices are for both operating and capital expenses.  
3.  Some suppliers have several accounts in the Accounts Payable ledger.  These 
accounts have been totalled where it appears from a review of invoices that the 
organisation is the same legal entity.  However, some entities operate a number of 
companies and there is a risk that different companies have been included in the 
total incorrectly.  
4.  ‘Supplier’ is deemed to be the organisation that the Department pays for a service. 
This may be an agency that sources services from others, eg Orbit Travel for airfares, 
hotels and other travel services, Bank of New Zealand for purchase cards. 
5.  Payments to organisations or individuals who are paid to participate in Committees 
administered by the Department, are excluded as the recipients are not considered 
to be suppliers. 
6.  Grants disbursed by the Department to organisations or individuals are excluded as 
the recipients are not considered to be suppliers.  
7.  Individuals who are included in the response are listed by their initial and last name, 
in line with the disclosure in the Department’s replies to the Select Committee.  
 
We intend to publish our response to your request on www.dia.govt.nz.  This letter, with 
your personal details removed, will be published in its entirety.  Publishing responses 
increases the availability of information to the public and is consistent with the Act’s 
purpose of enabling more effective participation in the making and administration of laws 
and policies, and promoting the accountability of Ministers and officials.  
 
If you have any feedback or questions about the Department’s response, please let us know 
at [email address] 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.   
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz  
or Freephone 0800 802 602. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
Sharyn Mitchell 
Chief Financial Officer 
Organisation Capability and Services| He Pou Aronui 
 
Page 2 of 2 

---