Cash Receipts and Accounts Receivable 
Policy 
Date approved 
11  May 2022 
Policy owner 
Chief Financial Officer 
Cohesion Link 
 
Next review date 
30 December 2024 
 
Policy overview 
1. 
The Cash Receipts and Accounts Receivable Policy explains the requirements for cash 
received, raising invoices for goods and services provided by Te Tari Taiwhenua, the 
Department of Internal Affairs (DIA) and its debt collection settings, to ensure: 
• 
Prompt receipting and banking of monies received, 
• 
Effective control of accounts receivable, 
• 
Prompt invoicing and collection of amounts owed to DIA, and 
• 
Correct recording and treatment of accounts receivable transactions in the 
financial records.  
Application 
2. 
This policy applies to: 
•  All kaimahi collecting money for DIA; and  
•  Kaimahi involved in DIA’s accounts receivable functions. 
3. 
The policy principles for cash receipts also applies to non-DIA activities by kaimahi, 
such as fundraising or where money is collected for purchasing items for celebrations 
or farewells. 
Delegated authorities 
4. 
The delegated authorities that apply are outlined in the Delegations Policy. 
Detailed policy 
Cash receipts 
5. 
The following are minimum standards DIA requires to ensure all cash is held and 
managed securely, to reduce the risk to both our kaimahi and the public: 
•  Two kaimahi must be present when opening mail which may contain cash. 
•  All cash received is to be recorded immediately, which a second kaimahi verifies. 
•  A receipt must be issued immediately for all cash received over the counter. 
 
 
Page 1 of 3 
 

---

 
•  All cash must be banked within 1 week of receipt (including posting all required 
transaction details in the Financial System). 
•  Any cash received must be held securely until banked, preferably in a safe. 
•  Access to the safe (or other secure location) is limited to a small number of 
kaimahi. 
Raising invoices, credits and refunds 
6. 
Invoices must be raised within a week of goods or services being supplied to the 
customer.  
7. 
Credits or refunds must be raised when there is a requirement to cancel invoices in 
whole or in part. 
Debt collection 
8. 
DIA’s payment terms require payment by the 20th day of the month following the date 
of the invoice. However, business units can implement more immediate payment 
terms if necessary.  
9. 
The debt collection action adopted by the Accounts Receivable team is based on the 
length of time an invoice has been outstanding, measured in months since issue. 
10.  Debts over 60 days due may result in the suspension of credit facilities. The Accounts 
Receivable Team Leader must consult with the business unit before deciding on 
suspension of credit facilities. 
11.  Debts over 90 days due may be lodged with a debt collection agency. 
12.  Budget holders are responsible for reviewing the aged debtors report on a regular 
basis, assisting with collection efforts and advising the accounts receivable team of any 
reason not to send reminder notices or lodge the debt with a collection agency. 
Bad debt write-off 
13.  Where collection efforts have not been successful, the write-off of debt can be 
requested by the budget holder. Applications for write-off must be completed, setting 
out the details of the invoices and the circumstances surrounding the request.  
14.  Write-off of bad debts must be approved in line with the Delegations Policy. 
Receipt of payment from customers 
Payment by direct credit 
15.  Customers should be directed to use Direct Credit (or bank transfer) to DIA’s bank 
account as the preferred method of payment.  
16.  Customers are required to provide the customer number, invoice number or other 
identification detail on the bank transaction to enable the efficient matching of the 
receipt of payment against the customer account. 
Payment by direct debit 
17.  The Business Unit is consulted about the set-up of this payment method and is 
responsible for arranging direct debit authorities from customer. 
UNCLASSIFIED 
Page 2 of 3 

---

 
18.  The Accounts Receivable team is responsible for direct debit processing. This 
processing must be 2 to 5 working days after the issue of invoice or statement to 
provide sufficient notice to the customer. 
Definitions 
19.  The following definitions apply when interpreting this policy: 
•  Financial System – Rehutai (DIA’s Financial System) 
•  Receipts – Payments from customers for money owing to DIA, including by cash, 
EFTPOS, debit/credit card and bank deposit. 
Related policies, procedures, standards, guidelines, legislation, and/or 
websites 
20.  The following document is relevant to this policy: 
•  Delegations Policy 
 
UNCLASSIFIED 
Page 3 of 3 

---