28 February 2023 
 
John Luke 
C/o [FYI request #21796 email] 
 
Dear Luke 
 
RE: LGOIMA REQUEST 2023/07 DATED 11 FEBRUARY 2023 – CVOS COMMUNITY 
REPRESENTATION 
In relation to your LGOIMA request dated 11 February  2023, please find our response  as 
requested. 
May I ask how did you call for public nomination and on what platform you have call for 
public nominations, e.g. govt.jobs website. Also, how many applications you have 
received from the public and how many you have received from other government 
nominating agencies such as TPK or Ministry of women etc. 
The role was advertised on the Councils Careers Page, CHB Mail, Council’s Facebook page 
as well as on LinkedIn. 
For end of 2022, Council have had no candidates suitable for the role.  3 Public members 
applied, and 2 were invited for an interview.   
Council has re-advertised the role as above, which recently closed on 12 February 2023. 
6 Applications were received and initially 3 were invited for an interview on 8 March 2023. 
Council would like to conclude the interviews this week and appoint a representative by 
10 March 2023. 
The job description of the role and the pay rate. Also, current member's name and their 
term of appointment. 
The Community Voluntary Organisation Support fund seeks to support Community based not-for-
profic organisations that support our community to Thrive. 
The Assessment Committee consists of three Council ors and three members of the public, assisted by 
the Community Development Coordinator, who co-ordinates the annual CVOS applications.  The three 
public members of the Assessment Committee are appointed by a resolution of Elected Council, 
fol owing the triennial election and these appointments wil  be reported to Council for confirmation.  
There are two categories of funding available, with each category of funding having  different 
purposes and funding eligibility criteria. 
This is a voluntary position where you would be needed for a period of up to two days each year.  The 
position will serve for a minimum of a three year term. 
1 
 

---

 
 
 
 
To be successful in this role, one wil  ideally have a strong understanding of the Central Hawke’s Bay 
Community, and share in our communities Thrive values. 
Council is currently interviewing for the role noting this role is currently vacant. 
Can you also supply the full meeting minutes of Community Voluntary Organisation 
Support Committee from Jan 2022 to Jan 2023. 
The Committee usually only meets once a year and the 2022 minutes are attached for ease 
of reference.   
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz 
or freephone 0800 802 602.  
Kind regards 
 
 
 
Doug Tate 
Chief Executive  
Central Hawke’s Bay District Council 
 
 
2 
 

---

 
 
 
 
 
CENTRAL HAWKE’S BAY DISTRICT COUNCIL 
 
 
 
 
COMMUNITY  VOLUNTARY ORGANISATION SUPPORT 
FUND 
ASSESSMENT COMMITTEE 
(CVOS) 
 
Minutes of the meeting held at Te Huinga Wai Knowledge and Learning Hub on 
Tuesday, 20 September 2022 commencing at 9am. 
1. 
PRESENT  
Gerard Minehan (Chair), Tim Aitken, Rachel Baker, Carmel Thompson, Christine 
Renata, Kevin Carter (Guest: Hastings District Council). 
2. 
APOLOGIES 
Exham Wichman, Alan Sutherland.  
3. 
CONFIRMATION OF MINUTES 
The minutes of the CVOS Fund Assessment Committee Meeting held on  
27 September 2021 be confirmed, as a true and accurate record. 
Moved:  Rachel 
Seconded: Carmel. 
4. 
CONFLICTS OF INTEREST 
Nil 
5. 
ASSESSMENT OF APPLICATIONS: 
The Committee reviewed and discussed the applications for 2022. 
6. 
FUNDING ALLOCATION FOR 2022 
The total amount to spend for 2022 is $30,000. 
The Funding was allocated as follows: 
Category 1 - $10,000  
Applicant 
Amount Allocated 
Waipawa Bowling Club 
$2000 
CHB Wil iam Pike Chal enge Trust 
$6000 
Pourerere Beach Defibril ator Fund 
$2000 
TOTAL 
$10,000 
 
 
 
3 
 

---

 
 
 
Category 2 - $20,000  
Applicant 
Amount Allocated 
Waipukurau Scout Committee 
$2200 
Ongaonga Playcentre 
$2400 
St Vincent de Paul 
$1000 
Central Hawke’s Bay Parents Centre 
$2000 
Waipukurau Little Theatre 
$1400 
Pregnancy Help CHB 
$1000 
Takapau Playcentre 
$1300 
Waipukurau Scout and Guide Hall Committee 
$1200 
Camp Wakarara Inc 
$2200 
Hatuma Half Marathon Organising Committee 
$2900 
Porangahau Playcentre 
$2400 
TOTAL 
$20,000 
 
7.  GENERAL BUSINESS 
Smarty Grants –  the committee provided feedback on the new Smarty Grants 
software. 
Comments:  
• 
Would have liked a running tally whilst assessing applications –  not 
possible in current Smarty Grants software 
• 
Members had difficulty getting back into their assessments – Kev advised 
this was an identified error in the system and that it was being looked at.  
• 
Change in application form – put the amount being requested further up the 
application form closer to cost of project.   
The committee agreed a card and gift be sent to Alan Sutherland to thank him 
for his time on the committee. 
 
 
The meeting closed at 10.10am. 
 
 
Christine Renata 
Community Development Lead 
4 
 

---