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Investigative interviewing witness guide

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Table of Contents
Table of Contents
2
Executive summary
4
Overview
5
Purpose
5
What is the purpose of interviewing witnesses?
5
Guidelines are not prescriptive
5
Who is a witness?
5
Multiple witnesses
5
Witnesses who become suspects
6
Related information
6
Feedback or advice
6
Forms
6
Health and safety duties
6
Interviewing principles and framework
8
Ten principles of investigative interviewing
8
PEACE interviewing framework
8
Interview models
8
Planning and preparing for interviews
10
What should be covered when planning and preparing for an interview?
10
W tnesses requ r ng spec a  cons derat on
10
Timing of the interview
10
Should the interview be delayed?
11
Preparing the interview location
11
Engage and explain
12
Preparing the witness for interview
12
Engage the witness
12
Explain interview procedures
12
Account
13
Identifying a suitable interview model
13
Chang ng mode s dur ng  nterv ew
13
Using the free recall model
13
Free recall questioning style
14
Question types
15
Account: notes and statements
17
Note taking
17
Notebooks
17
Notebook statements
17
Job sheets
17
Written statement
17
Procedure for recording written formal statements
18
Endorsing the formal statement
19
Witnesses not able to read and write
20
Closure and evaluation
21
Closing interviews
21
Evaluate information obtained
21
Self‐evaluation
21
Difficult to interview or reluctant witnesses
22
General considerations
22
Witness's right to decline to be interviewed
22
Procedure when witness refuses to talk
22
Strategies for witnesses difficult to interview
23
Investigatively important witnesses
25
Witness examples
25

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Visually record witness interviews
25
Selecting interview model
25
Prison/cellmate witnesses
25
Support persons
26
Benefits of having a support person
26
When a support person may be present in the room during interview
26
When to use a support person
26
Who is an appropriate support person
26
Spec a st suppo t persons
27
W tness usua y chooses support person
27
Support persons who are a so w tnesses
27
Role of a support person
27
Support person s ro e dur ng  nte v ews
27
Using specialist interviewers
29
Specialist interviewers
29
Use specialists when visually recording interviews
29
Advantages of v sua y record ng ev dence
29
Types of witnesses requiring specialist interviewers
29
Make decisions about using specialists case by case
30
Deciding whether to use a SCWI or Level 3 specialist adult witness interviewer
30
When a Level 3 specialist is not available
30
Visually recorded interviews
32
Compliance with Evidence Regulations 2007
32
Where should visually recorded interviews be conducted?
32
Monitor's role
32
Interview evaluation
32
Eva uat on purpose
32
Management of video records
33
Introduction
33
Storage and chain of custody
33
Transcripts
33
Disclosure of video records and transcripts
33
Using the video record as a formal statement
33
After the conclusion of the case ‐ destruction of records
33
Alternative ways of giving evidence
34
Applications for alternative way of giving evidence
34
Factors to consider when deciding whether to apply
34
Procedures for making applications
34
When a sect on 103 order  s made
34
Preparing the witness to give evidence
34
Enhanced cognitive interviewing
35
When should enhanced cognitive interviewing be used?
35
Selection of the interviewer
35
Dealing with significant evidential inconsistencies and/or omissions
35
Further interviews
35
Fabr cat on
35

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Investigative interviewing witness guide
Executive summary
ey things to note:
‑ Every witness is different.
‑ The guidelines are not intended to be rigidly followed. Be flexible and use techniques as and when you see fit depending on the
interviewee, situation and circumstance.
‑ If there is more than one witness to an incident take care to minimise the risk of memory contamination between witnesses.
‑ If a witness becomes a suspect during interview, adopt procedures for interviewing suspects including cautioning the person
and visually recording the interview.
‑ Three interview models are used for interviewing witnesses:
‑ Free recall for cooperative interviewees
‑ Conversation management for reluctant interviewees
‑ Enhanced cognitive interviewing: builds on free recall using advanced techniques to assist cooperative interviewees
‑ Witnesses can move from being cooperative to uncooperative and vice versa during interviews and you may need to change
your interviewing technique as a result. Revert to the free recall model where possible.
‑ Interviews have 5 phases ‐ Planning and preparation, Engage and explain, Account, Closure and Evaluation.
‑ Always plan and prepare for interviews, no matter what type of interview is being considered
‑ It is paramount you consider the witness's well‐being and investigative needs in decision making relating to interviews.
‑ Consider having a support person present at an interview to support a witness if it is in the interests of the witness and the
person is an appropriate person to support the witness.
‑ Visually recorded interviews used as an alternative form of evidence must comply with the procedures detailed in the Evidence
Regulations 2007.
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Investigative interviewing witness guide
Overview
Purpose
his chapter provides guidelines for:
‑ interviewing witnesses, including reluctant or difficult witnesses, using the five stages of the PEACE interviewing framework:
‑ planning and preparation
‑ engage and explain
‑ account
‑ closure
‑ evaluation
‑ identifying witnesses requiring special consideration (see 'Investigative interviewing of witnesses requiring special
consideration' for the procedures to be followed)
‑ deciding when specialist interviewers are required
‑ using support persons
‑ the storage and transcription of video records
‑ applications for alternative ways of giving evidence.
t is designed to support interviewers at all levels of the Investigative Interviewing Standards and Training framework.
What is the purpose of interviewing witnesses?
he purpose of interviewing witnesses is to elicit the witness's complete accurate reliable account of the alleged event(s) and any
other information that would assist the investigation.
Guidelines are not prescriptive
Every witness is different. The guidelines are not a prescriptive format that must be rigidly followed, nor should they imply that all
other techniques are unacceptable. You should be flexible, using techniques as and when you see fit depending on the interviewee,
situation and circumstance.
Merely following the guidelines will not make a good interview or interviewer. Interviewing is a skilled task requiring training, practice
and judgement. As the interviewer, you may decide that in the interests of justice or to promote the witness's well‐being the interview
requires procedures different to those described.
Any decisions of this kind should be made in consultation with your supervisor and, where appropriate, the prosecuting agency.
Who is a witness?
Witnesses are people who have information about an alleged offence or offender. They may be an eyewitness, present at the event, or
someone who can only provide peripheral information. The term includes victims as defined by section 4 Victims' Rights Act 2002.
In these guidelines, the term 'witness'. .
includes...
does not include...
victims ‐
suspects
‑ a person against whom an offence is committed by another person
Special provisions for dealing with suspects are detailed
‑ a person who, through, or by means of, an offence committed by
in the Investigative interviewing suspect guide.
another person, suffers physical injury, or loss of, or damage to,
property
(s4 'victims' (a)(i) and (i ) Victim Rights Act 2002)
Multiple witnesses
If there is more than one witness to an incident take care to minimise the risk of memory contamination between witnesses by:
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Investigative interviewing witness guide
‑ separating them as soon as is practical and interviewing them individually
‑ if the interview is delayed, consider asking them not to discuss the incident with others involved and explain why, i.e. the
potential for post‐event information to contaminate memory. Note that a more flexible approach is required with witnesses who
may be stressed by the incident as discussing it with others may help therapeutically.
Witnesses who become suspects
The Criminal Investigations (Bodily Samples) Act 1995 (s2) defines a suspect in relation to an offence, as any person whom it is
believed has or may have committed that offence, whether or not‐
a.  That person has been charged with that offence; or
b.  There is good cause to suspect that person of having committed that offence.'
If a witness becomes a suspect during interview procedures for interviewing suspects should be adopted including cautioning the
person and visually recording the interview.
Related information
See also these related Police Manual chapters:
‑ ‘Hate crimes and hate incidents investigations’ chapter for information about recognising, recording and dealing appropriately
with hate crime, hate incidents and hate speech within the context of scene attendance, investigations, applying
proportionality and using discretion
‑ Investigative interviewing of witnesses requiring special consideration
‑ Investigative interviewing suspect guide
‑ Specialist Child Witness Interview Guide
‑ Investigative interviewing accreditation policy
‑ Investigative interviewing doctrine (a document for training):
‑ 
nves iga ive in erviewing doc rine   P   rom November 20 5.pd
625 KB
Other information on investigative interviewing can be found on the Investigations and intelligence page.
Feedback or advice
Email any feedback, comments or queries to:
[email address]
Forms
All investigative interviewing forms are located on 'Police Forms' under 'Investigative Interviewing'.
Health and safety duties
Maximising safety and minimising risk
Maximising safety and eliminating or minimising risk at work is the responsibility of all Police employees and persons engaged by
olice to provide a service including contractors and their employees, trainees, interns and volunteers. It is delivered through meeting
the obligations under the Health and Safety at Work Act 2015 and Police safety policies.
A key enabler is the application of the TENR‐Operational threat assessment in the workplace.
The expectation of the Commissioner and the Act is that persons in the workplace will take reasonable care to ensure that their acts or
omissions do not adversely affect the health and safety of other persons, comply as far as they are reasonably able to with any
reasonable instruction that is given in order to comply with the Health and Safety at Work Act 2015 or regulations under that Act. They
will co‐operate with any reasonable policy or procedure relating to health or safety at the workplace that has been notified to them
and take immediate action to stop any perceived or potential breach of the act or if impractical, immediately report the matter to a
supervisor.
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Investigative interviewing witness guide
Health and safety should be an everyday conversation.
elevant Police instructions include:
‑ Health, safety and wellbeing
‑ this 'Investigative interviewing witness guide' in relation to safe interviewing procedures for witnesses.
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Investigative interviewing witness guide
Interviewing principles and framework
Ten principles of investigative interviewing
en principles provide an authoritative guide to ethical interviewing. Approach all interviews with these principles in mind and use
them to actively examine your own attitudes and behaviours.
1
Interviewing is at the heart of investigation.
2
The aim of an interview is to discover the truth.
3
Information must be complete, accurate and reliable.
4
Keep an open mind.
5
Act fairly.
6
Questioning can be persistent.
7
Some witnesses require special consideration.
8
Suspects must be interviewed in accordance with the law.
9
Special care must be taken to identify suspects requiring special consideration.
10 Be sensitive to cultural background and religious beliefs.
PEACE interviewing framework
Conduct witness interviews using the PEACE interviewing framework.
Step Action
1
Planning and preparation:
Review available information and establish interview aims and objectives.
2
Engage and explain:
Develop rapport and explain interview processes and procedures.
3
Account:
Using an appropriate interview model gain an account of events and probe the account for more information.
4
Closure:
Conclude the interview and address any concerns.
5
Evaluation:
Evaluate how the information obtained impacts on the investigation and also evaluate the performance of the interviewer.
Interview models
These three interview models are used within the PEACE framework:
‑ Free recall: encourages cooperative interviewees to give their own account of what happened in their own time and without
interruptions.
‑ Conversation management: enables the interviewer to control the interview and elicit as much information as possible from a
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Investigative interviewing witness guide
reluctant interviewee.
‑ Enhanced cognitive interviewing: builds on free recall using advanced techniques to assist a cooperative interviewee to recall as
much high quality information as possible.
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Investigative interviewing witness guide
Planning and preparing for interviews
lanning and preparation is one of the most important phases in effective interviewing. Always plan and prepare, no matter what type
of interview is being considered, to ensure you are ready to conduct an effective and ethical interview.
What should be covered when planning and preparing for an interview?
StepAction
1
Consider:
‑ interview aims and objectives
‑ investigatively important topics
‑ witness profile: identity factors and current state
‑ legal requirements
‑ interview structure
‑ contingencies for interviewee reaction
‑ practical arrangements, including whether or not the interview should be delayed because the witness requires special
consideration.
2
Decide if the witness requires special consideration and if they do what initial action you should take.
3
Complete a written interview plan where possible.
It is paramount you consider the witness' well‐being and investigative needs in this decision making.
Witnesses requiring special consideration
A witness requires special consideration when additional measures are needed at interview to maximise communication to allow them
to provide an accurate account due to their personal characteristics or the circumstances of the offending.
Examples of witnesses who may require special consideration when being interviewed include:
‑ children
‑ the elderly
‑ intoxicated witnesses
‑ traumatised victims
‑ witnesses with intellectual disability or mental health conditions
‑ victims of family violence and sexual assault
‑ witnesses with communication difficulties, or with English as a second language.
'Investigative interviewing ‐ witnesses requiring special consideration' outlines factors to consider and how standard interviewing
practices might be varied to cater for witnesses requiring special consideration'
Timing of the interview
As a general rule the interview should be conducted as early as possible for both investigative purposes and to minimise the risk of
memory contamination and forgetting.
Consider the following when deciding when to interview a witness:
‑ investigative factors ‐ what are the needs of the investigation? How quickly do we need the information?
‑ interviewee factors ‐ what are the needs of the interviewee? Would the interviewee benefit from delaying the interview?
Involve the interviewee in the decision.
‑ memory factors ‐ the longer the delay in conducting interview, the greater the room for potential memory contamination and
forgetting.
If a witness is showing signs of trauma consider delaying the interview. Check with the witness as to their preference ‐ some may want
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Investigative interviewing witness guide
to be interviewed straight away. Also remember some witnesses, e.g. family violence victims, may be more forthcoming with
nformation if interviewed immediately. In some cases it is important to interview the witness as near to the event as reasonable so the
nvestigation can be completed with urgency.
nterviews with witnesses who are tired or intoxicated should only be conducted in exceptional circumstances.
Should the interview be delayed?
n some cases (e.g. when the witness is intoxicated, tired or traumatised) you may need to delay the interview until the witness is in a
state suitable for interview and you are fully prepared. You want to gain as much accurate information from them as possible.
Ensure you get their full details and any information required for initial action if you believe it would be advantageous to delay the
nterview.
Preparing the interview location
‑ Consider the best and most appropriate location to conduct the interview.
‑ A quiet room that is free from distractions and interruptions allowing both you and the witness to concentrate is an ideal setting.
‑ Consider where the witness may prefer to be interviewed. It may be appropriate to ask them their preference.
‑ Set up the interview room and arrange the seating ‐ ten to two is the preferred position.
‑ Check equipment.
‑ Make sure you have any required communication aids ready ‐ including pen and paper for drawing sketch plans.
‑ Consider implications if a support person or interpreter is required.
‑ Provide refreshments and tissues where appropriate.
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Investigative interviewing witness guide
Engage and explain
Preparing the witness for interview
irst impressions count, so the opening phase of the interview often determines the success of the interview as a whole. The engage
and explain interview phase may be immediately before the interview or on a separate occasion depending on the circumstances of
the case. It can also take place in person or over the telephone.
Engage the witness
Establish rapport to put the witness as ease and allow for maximum recall by:
‑ introducing yourself and any others present
‑ asking the witness what they would like to be called
‑ asking when is a suitable time for interview, e.g. do they have any pressing needs or commitments?
‑ personalising the interview, i.e. treat the witness as an individual and talk to them in a manner and language they understand
‑ discussing neutral topics
‑ communicating empathy, i e. addressing any concerns about events, the interview and the investigation.
Maintain impartiality to establish the foundation for a relationship of trust by:
‑ keeping an open mind, i.e. don't pre‐judge the witness
‑ using open questions and not interrupting ‐ begin with TEDS style questions to encourage the witness to start talking
‑ actively listening.
Explain interview procedures
Explain interview procedures including:
‑ reason(s) for the interview ‐ do this in a way that makes the interview's purpose clear but does not specify the nature of the
offence
‑ routine(s) that will be adopted ‐ note taking and method of recording
‑ the interview structure ‐ tell them they will be asked for their account and then you may ask questions to clarify their
information
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Investigative interviewing witness guide
Account
Identifying a suitable interview model
Different techniques can be used to help witnesses provide a full account of events. The techniques used will depend on your
nterviewing skills and the witness's level of cooperation.
Use this table to help identify the most suitable model.
Model
Interviewee
Incident
Interviewer
Free recall
Cooperative (including witnesses requiring special
All
Free recall trained
consideration)
Conversation
Difficult to interview or reluctant (including witnesses requiring All
Conversation management
management
special consideration)
trained
Enhanced cognitive
Cooperative
Serious or
Enhanced cognitive
interviewing
complex
interviewing trained
Changing models during interview
Witnesses can move from being cooperative to uncooperative and vice versa during interviews and you may need to change your
interviewing technique as a result. Revert to free recall model where possible.
Using the free recall model
The phases and steps of the free recall model are fully explained and practiced within interview training at Level 1 and Level 2. This
table details the steps that should be completed when using the free recall model.
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Investigative interviewing witness guide
Interview stage
Actions
Set the scene and initiate
‑ Initiate a free report by using an open TEDS type question. Ask the witness to give an account of
free report
everything they know about the matter under investigation.
‑ Allow for pauses and do not interrupt the witness. Actively listen using minimal prompts that do not
go beyond the witness's account.
‑ Reflect back what was said where necessary.
‑ Take notes of areas you wish to obtain more information about.
‑ If appropriate, get the witness to draw a sketch plan. If more detail is required go through another
free report.
Identify and expand
‑ Break down the witness's account into manageable relevant topics.
witness topics
‑ Systematically expand each topic of the witness's account by obtaining a free report with open TEDS
type questions. When open questions are no longer fruitful use probing 5Wh ✛ How type questions if
necessary.
‑ Try to go through the topics in the order the witness gave them in their initial free report.
‑ Take notes of what is said to aid your memory when preparing a formal statement.
‑ Repeat this process until you have covered all topics.
Identify and expand
‑ Introduce investigatively important topics not yet covered.
investigatively important
‑ Systematically expand each topic of the witness's account by obtaining a free report with open TEDS
topics
type questions. When open questions are no longer fruitful use probing 5Wh ✛ How type questions if
necessary.
‑ Repeat this process until you have covered all investigatively important topics.
Summary
‑ After the witness has provided all their information, summarise back what they have told you in their
own words to ensure you have understood them correctly.
Closure
‑ Ensure the witness dates and endorses any sketch plans or notes they have made as they may be
referred to later and used in court.
Free recall questioning style
Whether or not your witness requires special consideration, you should use these interviewing techniques to minimise the risk of
influencing what the witness says.
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Investigative interviewing witness guide
Do...
Explanation /example
Keep questions short and simple
The younger or more vulnerable the person, the shorter and more simply phrased
the questions need to be.
Ask questions in a language and manner the
i.e. open TEDS type questions in simple language are the best for the majority of
person understands
interviewees.
‑ Move to more specific closed questions
‑ The drawback of using specific closed questions is that the witness might
using 5WH's ✛ How when open questions
respond with a choice without elaborating or be tempted to guess to assist
are no longer fruitful and more detail is
or please you in the absence of a genuine memory. Thus the quality of the
required
information gleaned tends to be poorer than information gained from open
‑ Begin with the least explicit version of the
TEDS type questions.
closed question
‑ Why questions should be couched in an empathetic way. Why questions
can gain valuable information for an investigation ‐ but can suggest blame.
The context in which they are asked and tonality of the interviewer will make
these questions appropriate or inappropriate.
Clarify with the interviewee any wording or
Examples:
phrases as required.
‑ 'aunty' means parent's sister to most people but to others it may include a
If a support person is present, check with them
long‐term female family friend.
before the interview, wording or phrases you think
‑ the term 'penis' may not be understood but the term 'dick' may.
the witness may find difficult or for which the
witness may have a different meaning than
commonly held
Avoid topic hopping
i.e. rapidly moving from one topic to another and back again.
Avoid interrupting
Some witnesses may speak slowly and pause for longer.
Avoid repeating questions
The witness might infer their initial response was incorrect.
Avoid developmentally inappropriate questions
e.g. some witnesses might find questions relating to time, date, height, length,
weight, age etc difficult.
Only use leading questions (one implying the
If a witness responds to a leading question with relevant information not led by the
answer or assuming facts that are in dispute) as a question, revert to open questions.
last resort
These types of questions may provide the interviewee with knowledge or ideas
they have not previously formulated.
Avoid asking questions with a 'Yes'/'No' answer
The witness may want to please by saying 'Yes' and avoid discussing
uncomfortable topics by responding negatively.
However, these questions may be appropriate for clarification.
Question types
This table outlines commonly used question types.
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Investigative interviewing witness guide
Open TEDS type questions
Probing 5 Wh's ✛ How questions
Tell
What?
Explain
Where?
Describe
When?
Show
Who?
Why?
How?
ADVOKATES
Use the mnemonic 'ADVOKATES' to ensure an eye witness covers all relevant information when describing a suspect.
A Amount of time How long did the witness have the suspect in view?
under
observation
D Distance
What was the distance between the witness and suspect?
V Visibility
What was visibility like at the time? (including time of day, street lighting, etc)
O Obstruction
Were there any obstructions to the view of the witness?
K Known or seen
Had the witness ever seen the suspect before? If so, where and when?
before
A Any reason to
Did the witness have any special reason for remembering the suspect? (e.g., a distinguishing feature or peculiarity,
remember
or the nature of the incident itself)
T Time lapse
How long has elapsed since the witness saw the suspect?
E Error or material Are there any errors or discrepancies between descriptions given in the first and subsequent accounts of the
discrepancy
witness?
S Salience
It is important to examine how salient a person is within an event scene. Were there 5 armed robbers at the scene
or only 1? A person can only process so much information at one time due to limited processing capacity.
If the suspect or other person is well known to the witness the description may still be of use for identification purposes when spoken
about by others ‐ but may not have to be as in depth as when the suspect is unknown.
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Investigative interviewing witness guide
Account: notes and statements
Note taking
When conducting interviews, you face the formidable task of both actively listening and formulating questions. Notes:
‑ help you later to write the statement or interview summary
‑ can be used to brief other members of the investigation team
‑ are not usually discoverable as they are made as part of the investigative process (do not disclose your notes but attach them to
the file should defence counsel apply to the court for disclosure).
f you do not take notes, you may:
‑ miss pieces of information
‑ make assumptions or misinterpret what was said
‑ use your own words or phrases rather than the interviewee's.
Be aware that taking too many notes can be a distraction for the interviewee and may interfere with their concentration and ability to
recall information.
Notebooks
Your notebook is a record of your duties, what you did, who you spoke to, your observations, sketch plans or diagrams, initial
interview notes and, if absolutely necessary, statements from interviewees.
Courts readily accept that police may refer to notes made contemporaneously or as soon as practicable after the event when giving
evidence. You must record relevant details about the interview in your notebook including:
‑ date, time and place of the interview
‑ interviewee's name and contact details.
Notebook statements
Only take statements in your notebook in exceptional circumstances, e.g. when it is impractical to obtain a formal statement. In these
circumstances record the entries as you would a formal statement. Record these in full in notebook format before the statement
commences.
Job sheets
Never record formal statements in job sheet format (job sheets are official records, chronologically listed, of action taken, information
gathered, people spoken to and exhibits seized).
Use a jobsheet to record a conversation with a witness when:
‑ they have been spoken to and it is established that they do not need to be interviewed on a more substantial basis
‑ a preliminary interview has been conducted and the decision is made to refer the matter to a specialist interviewer
‑ they refuse to be formally interviewed but have provided investigatively important information.
Written statement
Most witness interviews result in a written formal statement at the end of the interview to:
‑ record information the witness can provide (for both investigative and prosecution processes) or further lines of enquiry that
may then be used as evidence in any court proceeding.
‑ refresh the witness's memory should the matter proceed to court
‑ cross‐examine the witness should they later give contradictory evidence.
The interview record is a complete record of all information the witness can provide and should also include relevant inadmissible
evidence.
When to record a statement
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Obtain formal statements from anyone who can provide investigatively important information including:
‑ prospective witnesses
‑ witnesses of doubtful reliability
‑ any person who can give important information in major enquiries
‑ spouses of suspects and offenders
‑ associates of suspects
‑ likely defence witnesses (this helps cross‐examination and can prevent witnesses from tailoring stories for the defence)
‑ people suspected of making false complaints
‑ people making complaints against the police.
Procedure for recording written formal statements
After the final summary follow this procedure to prepare a written statement.
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Investigative interviewing witness guide
StepAction
1
Use Pol2150A (and associated cover sheet) for all witness statements and Pol 2150 B to record witness personal details. (located
in Police Forms>Investigative Interviewing>Statements)
Ideally, type the statement on the computer. Alternatively, handwrite on lined paper. (Use one side of the page only. Leave space
at the top of each page for the file pin). Only record it in your notebook if the other methods are impractical.
2
In the statement's heading enter:
‑ the witness's name, age (only if under 18 years) and occupation
‑ date and time of the statement
‑ your name and station.
(Do not repeat this information in the text of the statement itself).
3
Using your notes, record the formal statement in chronological order of the incident and narrative form in the first person. (e.g. 'I
noticed a yellow car outside the bank. .'). Use the person's own words, phrases and expressions.
Cover all information the witness can provide in as much detail as possible including:
‑ time, date and place of the incident
‑ circumstances of the incident
‑ detail actions and descriptions of people involved or simply present
‑ details of what the individuals did and said
‑ descriptions of property stolen or damaged, and injuries caused
‑ a description of the suspect and how they may be identifiable
‑ any other information that may help to:
‑ locate the offender
‑ trace missing property
‑ corroborate or refute information
‑ further enquiries
Avoid using abbreviations, jargon or correcting the person's grammar or vocabulary. If the person uses slang or colloquialisms,
ask them to clarify the meaning and write the explanation in the statement (so the intended meaning can be clearly understood).
4
If diagrams/maps/sketches were used by interviewee:
‑ record their use in the statement e.g 'I have drawn a diagram of the street, showing where the crash took place'.
‑ ensure the interviewee signs and dates them.
5
Complete the coversheet (Pol 2150 B) with all the witness's personal details. If relevant ask the witness to sign consent for Police
access to personal information relating to the investigation. Completing this task at the end of the interview will help prevent the
de‐personalisation of the interview through asking these administrative questions.
To protect the witness's privacy do not disclose the coversheet without legal advice.
Do not:
‑ 
short cut this process as it will reduce the quality and quantity of information obtained
‑ 
start writing the formal statement until after the witness has given their full account, i.e. an uninterrupted account has been given
that has been probed for more information and they have answered all investigatively important questions.
Endorsing the formal statement
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Investigative interviewing witness guide
Once you have recorded everything in writing take these steps to endorse the statement.
StepAction
1
Ask the interviewee to:
‑ read the formal statement (if this is not possible, follow procedure for witnesses not able to read)
‑ make and initial any corrections or additions and sign at the end of each page
2
Once the interviewee is satisfied with the content of the statement you must record the s82 Criminal Procedure Act 2011
declaration at the end of the statement:
‑ I confirm the truth and accuracy of this statement. I make the statement with the knowledge that it is to be used in court
proceedings. I am aware that it is an offence to make a statement that is known by me to be false or intended by me to
mislead.'
Invite the interviewee to sign the statement with their full signature below the declaration. If they refuse to sign, note this on the
statement and record in your notebook
3
You endorse the formal statement by:
‑ initialling and numbering the bottom of each page
‑ endorsing at the end of the statement:
‑ 'Statement taken and signature witnessed by:'
‑ adding your full signature, QID and finish time.
Witnesses not able to read and write
If you are unsure about a witness's ability to read and write follow this procedure.
StepAction
1
Ask the witness to read out the first sentence or two to you. If they have difficulty, offer to read it to them or get a colleague to
read it so there can be no allegation of distortion.
2
Sit beside the witness so they can see where you are reading from.
3
Before endorsing the statement write the following declaration:
'This statement has been read to me. I confirm the truth and accuracy of this statement. I made the statement with the
knowledge that it is to be used in court proceedings. I am aware that it is an offence to make a statement that is known by me to
be false or intended by me to mislead.'
Make a note about their reading ability in your notebook so you have a record if you are questioned in court.
4
The person reading the formal statement endorses the statement: 'I have read this statement to WITNESS'S NAME. I have asked
them if they wish to make any alterations which I have done and initialled with READER'S NAME.' The reader signs off the formal
statement and writes the time.
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Investigative interviewing witness guide
Closure and evaluation
Closing interviews
Whatever interview model has been used, close interviews by:
‑ reviewing information obtained and confirming that everything has been covered (open a new account phase if any information
has been omitted)
‑ asking if the witness has any questions and answering them appropriately
‑ thanking the witness for their time and effort
‑ advising that if they recall further information about the event after the interview, they should make a written note of what they
recall and contact you
‑ preparing for future events (e.g. referral to support services, photographs, medical examination, court or further police
involvement with the witness)
‑ providing them with your card or name and contact telephone number or another officers as appropriate
‑ returning to building rapport or other neutral topics
‑ ending in a positive, polite and prospective manner.
Evaluate information obtained
After interviewing a witness:
‑ review the information obtained and consider:
‑ the impact of the information on the investigation
‑ what evidence there is in relation to offences, ingredients and potential defences
‑ descriptions of people, items and events that may be vital to the investigation
‑ the urgency and need for further enquiries
‑ consider what follow‐up action is required to prepare the witness for any future court proceedings. It may be advantageous to
keep in regular contact with the witness especially as court proceedings approach.
Self‐evaluation
Self‐evaluate your own performance:
‑ what did you do well?
‑ what could you have done better?
‑ what areas can you develop?
‑ how will you acquire these skills?
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Investigative interviewing witness guide
Difficult to interview or reluctant witnesses
General considerations
f the witness is difficult to interview (compliant but challenging to interview) or reluctant (is not forthcoming with information they
have that may assist the investigation) follow the usual procedures for preparing for the interview and engaging with the witness. Note
that your attitude to the witness will contribute to how they respond to you and determine the success or otherwise of the interview.
ake particular care to:
‑ treat the witness with dignity and respect
‑ keep an open mind ‐ do not assume they will be uncooperative
‑ be patient ‐ it may be frustrating but the end result will make it worthwhile
‑ empathise with their position
‑ be non‐judgmental ‐ being judgemental is likely to result in further resistance.
Witness's right to decline to be interviewed
Interviews are always conducted with consent as a witness is not obliged to answer your questions unless there is a statutory
obligation (which only exists in special circumstances e.g. under the Land Transport Act 1998). This means it is a person's right to
decline to be interviewed and you cannot and must not force someone to speak with you.
Procedure when witness refuses to talk
Follow this procedure if the witness initially refuses to talk to you or be formally interviewed.
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Investigative interviewing witness guide
StepAction
1
Spend time building rapport with the witness. This may take several sessions. Record your interactions in your actions.
2
Provide the witness with an outline of the offence(s) under investigation, and explain the potential importance of the information
they may have and the processes involved with the interview. Give them enough information to make an informed choice as to
whether to speak to you, but do not provide specific details about the allegations or what they are believed to have witnessed
3
Ask them why they don't want to be interviewed, and try to address their concerns. If they refuse to tell you, consider what their
concerns might be (from your planning and preparation) and address these.
4
If the witness then agrees to be interviewed, interview them as you would any other witness. If they are not forthcoming with
information when using the free recall model then use the conversation management model:
‑ 
nves iga ive in erviewing doc rine   P   rom November
20 5.pd
625 KB
5
If the witness still refuses to be interviewed but will talk with you informally about the offence, obtain as much detail as you can
from them using open questions and, if required, closed questions.
6
If the witness refuses to talk to you at all, that is their right. Avoid over persistence and:
‑ get their full details so they can be summonsed if required
‑ proceed to the closure phase of the interview.
7
Closure:
‑ close the interview as usual and provide them with your contact details should they change their mind or have any
queries later
‑ record in your notebook or on a jobsheet:
‑ any information they have provided about the offence
‑ the reasons given for refusing to be interviewed
‑ your opinion on why they refused.
A detailed account of what was said is vital as the witness may later give contradictory evidence or be called by the defence.
Should this eventuate your record may be needed for cross examination.
8
Consider revisiting the witness at another time in consultation with the OC case or a supervisor.
Strategies for witnesses difficult to interview
Some witnesses may be more challenging to interview because they have difficulty understanding what is required or continuously go
off topic. In these cases you should:
‑ be patient. Some witnesses involve a lot more time and effort. Consider why they are difficult to interview including whether
they require special consideration and if you should delay the interview. Some may go off topic because they find it upsetting to
discuss the alleged offence(s) and others may simply not understand what is expected of them. Always bear in mind that
different people remember things in different ways and what appears to be going off topic to you, may simply be the witness
retrieving the information in the most effective way for them.
‑ consider re‐explaining the ground rules, they may simply not understand what is required of them.
‑ keep using open questions but set clear parameters and re‐direct the witness if they go off the topic. If this does not work
introduce more probing questions. Be careful not to ask leading questions.
‑ a witness may not remember all the details of what happened, so do not assume that they know everything. If you keep
questioning them when they do not know the answer they may make up information in an attempt to please you or get
frustrated with you and the interview process.
See also the 'Investigative interviewing ‐ witnesses requiring special consideration' chapter.
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Investigative interviewing witness guide
Investigatively important witnesses
Witness examples
Examples of witnesses for whom it is investigatively important to maximise the accuracy and completeness of their evidence include:
‑ victims of and witnesses to serious offences
‑ family members of suspects
‑ witnesses who may later become suspects
‑ prison/cellmate witnesses.
Visually record witness interviews
The best way to maximise the quality of the evidence of investigatively important witnesses is to visually record their interview (see
'Visually recorded interviews' in the 'Investigative interviewing witness guide'.
Police can apply to the judge for an investigatively important witness, excluding prison/cellmate witnesses, to give evidence in chief by
visual record based on a number of grounds including:
‑ the nature of proceedings
‑ nature of the evidence the witness is expected to give
‑ relationship of the witness to any other party to the proceeding.
(s103 Evidence Act 2006)
Selecting interview model
Level 3 specialist interviewers who are interviewing significant witnesses may choose to use enhanced cognitive interviewing
techniques provided they have been trained in those techniques.
Prison/cellmate witnesses
Prison/cellmate witnesses can provide important information and at times evidence that is included at a trial. Their evidence will incur
a higher level of judicial scrutiny and questions regarding the veracity of the witness.
Police must ensure that the Solicitor‐General’s Guidelines for use of prison inmate admissions is followed.
The reputational risk posed to Police in any case where a prison or cellmate confession or information is obtained and is to be relied on
at Court or to progress an investigation, requires that the relevant Territorial Detective Superintendent must be advised.
Each time a witness is considered for use they must be recorded in the Police Register for Inmate Witnesses (IMT File 210823/1077) via
the National CHIS Manager.
See ‘Target engagement tactics evidential review’ in ‘Part 18 ‐ Oversight, review and debrief of homicide and serious crime
investigations’ of the Homicide and serious crime investigations chapter for the review process.
When planning for a witness interview with a prisoner, please refer to the following link regarding Supreme Court direction on the
treatment of prisoner witness evidence.
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Investigative interviewing witness guide
Support persons
Benefits of having a support person
Having a support person present can have many benefits such as:
‑ reducing the witness's anxiety
‑ ensuring the witness's well‐being and that they understand procedures
‑ aiding your understanding of the witness's needs
‑ providing support to the witness leading up to court proceedings.
These benefits help you develop a working relationship with the witness and help to gain a complete, accurate and reliable account.
When a support person may be present in the room during interview
Under regulation 6 of the Evidence Regulations 2007 a person may be present at an interview (that is recorded on video) to support a
witness if the interviewer considers that‐
a.  it is in the interests of the witness; and
b.  the person is an appropriate person to support the witness.
This advice equally applies to all other interviews.
A support person does not have to be present in the room when the interview is conducted. They can be nearby, so the interviewee can
speak with them as necessary and /or can be supported in breaks.
Specialist trained interviewers and CIB staff are trained to deal with serious crime, victims and witnesses. Consideration has to be
given to the victim, and the overall investigation. The impact of having another person present in the room needs to be considered.
When to use a support person
When deciding whether to use a support person, ask the witness for their preference and consider:
‑ whether they are a victim
‑ the overall investigation
‑ the impact of having another person present in the room
‑ the witnesses' characteristics, and
‑ whether having a support person present will benefit the witness and/or the investigation.
Remember that specialist trained interviewers and CIB staff are trained to deal with serious crime, victims and witnesses.
Always consider using a support person when the witness:
‑ is under the age of 18 years or very elderly
‑ has a communication difficulty (including a disability)
‑ is showing signs of trauma
‑ is a victim of sexual assault
‑ fears intimidation
‑ uses a language other than English as their first language
‑ is a victim or witness of a serious offence
‑ is closely related to the suspect (although bear in mind the relationship of the support person to the suspect and whether they
are likely to create barriers to the investigation).
If a witness falls into one of the categories above but you think it is inappropriate to use a support person discuss this with you
supervisor.
Who is an appropriate support person
An appropriate support person is someone who:
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Investigative interviewing witness guide
‑ is an adult (of or over the age of 18 years)
‑ is not a suspect or witness in the matter under investigation
‑ you believe will not attempt to pervert the course of justice
‑ is available within a reasonable period of time (be flexible, it may be preferable to wait for someone the witness feels supported
by).
Appropriate support people include a parent or guardian, carer, family or whänau member, close friend, mental health support
worker, specialist support counsellor.
Specialist support persons
Enlist the help of a specialist support person with:
‑ adult sexual assault victims
‑ witnesses with communication difficulties (see 'Specialist interviews of witnesses with certain conditions' in 'Investigative
interviewing ‐ witnesses requiring special consideration' to see who is appropriate)
‑ witnesses showing signs of extreme trauma.
Witness usually chooses support person
Usually the support person should be someone of their choice but in some circumstances it may be appropriate for you to choose, for
example, with a mentally disordered person in care their mental health worker may be the most appropriate person.
Support persons who are also witnesses
Only in exceptional circumstances should the support person also be a witness in the matter under investigation i.e. a support person
is required and no one else is available who can provide the witness with the support they require. In these circumstances interview
the support person before interviewing the witness and explain they must not take part in the interview while acting as a support
person.
Role of a support person
Support person's role during interviews
This table outlines the role of support people during interviews.
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Investigative interviewing witness guide
Interview
phase
Support person's role
Engage
On the support person's arrival, speak to them alone and explain that their role is to:
and
explain
‑ provide support to the witness and ensure their well‐being
‑ ensure the witness understands what's happening
‑ not ask the witness questions about what's happened before the interview, as this will contaminate or influence
memory
‑ not discuss anything that's been said in the interview in breaks as this may contaminate or influence memory
‑ not prompt the witness or answer questions on their behalf
‑ participate in a briefing with Police on what has occurred, if necessary.
Meeting together with the witness and support person:
‑ Explain/re explain the interview process to the witness in front of the support person
‑ advise the witness of the support person's role
‑ answer any questions they have about the interview process
‑ allow the support person to spend some time alone with the witness to discuss the interview process before
commencing the interview
If a specialist support person is present speak with them about the witness's needs and decide what is an appropriate
interview process.
Account If the support person is present during the interview:
‑ inform them they are not to prompt the witness or answer questions on their behalf.
Otherwise, arrange for the support person to:
‑ monitor the interview from another room if the facilities are available and this is the witness' preference, or
‑ wait in a nearby room until the interview's completion.
Closure
‑ Ensure a support person is present during the interview's closure. If the matter proceeds to court the witness may
require ongoing support.
‑ Let them know of any counselling referrals made and possible investigation outcomes.
‑ If a written statement is prepared from the interview, include the support person's details and get them to endorse
the statement as well if the interview is conducted in their presence. They should sign the statement: 'This statement
was made in the presence of. .'
‑ Keep the witness (or carer) updated as appropriate, explain processes, brief them for court and arrange for
counselling, if required.
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Investigative interviewing witness guide
Using specialist interviewers
Specialist interviewers
Specialist child witness interviewers
Specialist adult witness interviewers
A specialist child witness interviewer:
A specialist adult interviewer:
‑ is a trained interviewer for children and young
‑ is a trained Level 3 specialist adult witness interviewer for persons
persons under the age of 18 years
aged 18 years or older 
‑ has received specialist training in how to interview
‑ has received specialist training in using enhanced cognitive
children on video record according the Evidence
interviewing and video recording interviews in accordance with the
Regulations and national standards.
Evidence Regulations 2007 and national standards.
Contact these interviewers through the Child Protection Contact these interviewers through your CIB.
Team or the CIB or SCWI National Trainer/Co‐Ordinator
based at PNHQ.
Use specialists when visually recording interviews
Specialist interviewers should conduct all witness interviews that need to be visually recorded.
Interviews should be visually recorded in all cases where the witness meets criteria set out in section 103Evidence Act 2006 and where
an application maybe made to give evidence by the alternative way of video record.
Advantages of visually recording evidence
The advantages of visually recording interviews can include:
‑ greater quality and quantity of information obtained
‑ minimising trauma to the witness by simplifying the process and having their interview played as their evidence in chief
‑ reducing contamination by the interviewer through the process of transposing the interview into a statement
‑ providing a valuable means for the witness to refresh their memory before judicial proceedings.
Types of witnesses requiring specialist interviewers
Always consider using specialist interviewers in these cases. These witnesses potentially meet criteria set out in section  103 or 107
Evidence Act 2006.
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Investigative interviewing witness guide
Children and adults with disabilities or communication difficulties
Adults
‑ Children and young people under the age of 18 years
‑ Adults (18 years or older) requiring
‑ Witnesses 18 years or older but with a disability or communication difficulty
special consideration especially if they:
and who are victims/witnesses of sexual and serious physical assaults
‑ suffer from some sort of disability
‑ Any case where you believe it is important to minimise the stress on the child
(other than intellectual)
witness, including when they are:
‑ are traumatised
‑ a victim
‑ fear intimidation
‑ very young
‑ are related to the suspect
‑ the witness to a serious offence or an incident in which a family
‑ are investigatively important.
member is a suspect
‑ Investigatively important witnesses to
serious offences such as:
‑ homicides
‑ serious assaults (including when a
recidivist family violence offender is
involved)
‑ sexual assaults
‑ kidnapping and abduction
‑ aggravated robberies involving firearms.
Make decisions about using specialists case by case
Make decisions about using specialist interviewers and recording interviews on a case by case basis depending on the availability of a
specialist interviewer, appropriate rooms, equipment and transcription services.
If you think a specialist should be engaged to interview your witness, discuss this with your supervisor and:
‑ if the witness is a child or young person seek advice from your local Child Protection Team or specialist child witness interviewer
‑ if the witness is an adult seek advice from a Level 3 specialist adult witness interviewer or the CIB.
Deciding whether to use a SCWI or Level 3 specialist adult witness interviewer
Use a specialist child witness interviewer in preference to a Level 3 specialist adult witness interviewer with children under the age of
18 years and witnesses who have an intellectual disability or communication difficulty. Any decisions to depart from this process can
be made on a case by case basis by the O/C of the case in consultation with a local specialist child witness interviewer, e.g. if the
witness is mature for their age.
When a Level 3 specialist is not available
Districts should have sufficient Level 3 Adult Witness Interviewing resources to enable interviews to be carried out on any day. If
necessary, consideration should be given to interviewers being called back to interview when not on duty, eg weekends.
If a specialist adult interviewer is not available, a Detective Senior Sergeant can authorise a suitably competent investigator to conduct
and visually record the interview as per the guidelines below.
Consideration must be given to a variety of factors when making this decision (in no particular order) e.g:
‑ victim and interviewer profile
‑ potential for a s103 alternate modes of evidence application to play the DVD interview as evidence in chief being made
‑ known or unknown offender
‑ urgency of information from interview for investigation and requirement for transcription.
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Investigative interviewing witness guide
Visually recorded interviews
Compliance with Evidence Regulations 2007
isually recorded interviews used as an alternative form of evidence must comply with the procedures detailed in the Evidence
egulations 2007.
For procedures for visually recording interviews with children refer to the Specialist Child Witness Interview Guide.
Where should visually recorded interviews be conducted?
Ideally a dedicated witness interviewing suite should be used to conduct visually recorded interviews. In exceptional circumstances,
other interview facilities may be approved by a CIB Supervisor.
In all cases ensure the room is set up for the witness and is comfortable, clean and tidy. If using a suspect room, be mindful of the
possibility of cross‐contamination and the well‐being of the witness.
Mobile interviewing units are available in most Districts and via the PNHQ pool of units to be used in any location.
Monitor's role
A monitor should be used to remotely oversee the interview when visually recording witness interviews, unless exceptional
circumstances exist. Reasons for not having a monitor should be recorded in the OC Witness or Investigation notebook. Ideally the
monitor should be an officer with a detailed knowledge of the investigation.
The monitor should:
‑ scrutinise the interview content identifying areas that are missing or which need clarifying or expanding for the purpose of the
investigation
‑ be alert to interviewer errors and confusions in communication between the interviewer and witness
‑ take accurate and legible interview notes of the required  nvestigative information
‑ record the time at significant points throughout the interview
‑ provide feedback on content and/or approach to the interviewer during breaks in the interview
‑ only interrupt the interview if absolutely necessary e.g. if the equipment fails or a legal requirement is missed
‑ at the conclusion of the interview complete an interview evaluation using the appropriate form.
Interview evaluation
The interview evaluation should be completed by the monitor or interviewer on the appropriate form, in consultation with each other.
The evaluation should be completed as soon as practical after the interview, while the information is still fresh in the
monitor's/interviewer's mind.
Evaluation purpose
The purpose of the evaluation is to:
‑ provide a summary of the interview
‑ process the information from the interview in the context of the investigation
‑ identify offences, ingredients and probable defences
‑ establish what further enquiries need to be conducted and determine urgency
‑ identify important descriptions of people and objects that may be vital to the investigation
‑ ensure dissemination of the information obtained by providing the investigating team/supervisor with a relevant summary.
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Investigative interviewing witness guide
Alternative ways of giving evidence
Applications for alternative way of giving evidence
Ordinarily, a witness will be required to give their evidence orally in court. A witness can only give evidence in court by alternative
means (e.g. using a video record of an interview instead of giving evidence in person) if an application is made and granted under
section 103 of the Evidence Act 2006.
Even where a video record is shown as the witness's evidence in chief, they are required to be available for cross‐examination. You
should therefore consider, and discuss with the witness, what they might need to minimise the stress of cross‐examination, e.g.
screens, CCTV etc as appropriate.
Factors to consider when deciding whether to apply
Make decisions about applying to use the video record as the witness' evidence in chief on a case by case basis taking into
consideration:
the criteria set down in s103 (including the views of the witness and whether they are aged under 18), and whether the video will
provide the best means of evidence.
An alternative way of evidence application is required:
‑ in a judge‐alone trial, if you believe the video is the best evidence for such a hearing.
‑ where a pre‐trial oral evidence order has been made pursuant to s90 of the Criminal Procedure Act 2011, necessitating a
hearing for the taking of the evidence of a particular witness, if you believe the video is the best evidence for such a hearing.
An application is not required for any hearing where the relevant witness is not required to give evidence. That includes pre‐trial
hearings in jury trial matters, unless an oral evidence order has been made in respect of that witness for the purposes of the pre‐trial
hearing.
For matters that are proceeding beyond a case review hearing and toward a jury trial, the Crown Prosecutor may make an application
for an alternative way of evidence where they believe the video is the best evidence for the trial.
Procedures for making applications
In all matters, applications for an alternative way of evidence must be made as early as practicable before the proceeding and well
before the witness is required to give oral evidence in court.
The O/C Investigation must indicate to the prosecutor as early as possible that they believe an alternative way of evidence application
is required for the witness and the grounds for the application (as per section 103). That view and the reasons for it should be set out
clearly in the covering report on the file.
The prosecutor:
‑ considers whether an application is appropriate
‑ may require evidence in support of the application, and (which the OC will be responsible for obtaining/arranging that)
‑ makes an alternative way of evidence application at the pre‐trial hearing.
When a section 103 order is made
Follow the 'Disclosure of video records and transcripts and TASER data' procedures in the Criminal disclosure chapter if a judge makes
an order under section 103Evidence Act.
Preparing the witness to give evidence
To refresh the witness's memory before giving evidence the O/C Investigation should arrange for the witness to view their visually
recorded interview. Usually this should take place within a week of the oral hearing, but the timing will vary depending on the
circumstances of the case. For complainants, consider arranging for a support person to be present when reviewing the interview.
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Investigative interviewing witness guide
Enhanced cognitive interviewing
When should enhanced cognitive interviewing be used?
Enhanced cognitive interviewing should be used with cooperative adult witnesses when you need to maximise the quality and
quantity of the information obtained ‐ for example, if the witness is investigatively important.
Selection of the interviewer
Enhanced cognitive interviews must only be conducted by Level 3: Specialist adult witness interviewers who are specially trained in
using these techniques. Where practical, also consider:
‑ the interviewer's experience in relation to the type of offence under investigation and the characteristics of the witness
‑ any previous experience of the interviewer with the witness (that may aid or have an adverse effect on the interview)
‑ whether the witness has volunteered a preference.
Dealing with significant evidential inconsistencies and/or omissions
For a variety of reasons there may be significant inconsistencies and/or omissions between the witness's account and other evidence
such as:
‑ what the witness is previously reported to have said
‑ the accounts of other witnesses
‑ the scene examination or exhibits
‑ injuries of the witness or suspect.
You must keep an open mind to the cause of the inconsistencies. They may have arisen for a variety of reasons including genuine
mistakes often originating from memory failure or cross‐contamination of the witness or others reporting the information, or the
witness may be fabricating or exaggerating their account.
Decisions to raise these inconsistencies at interview must be made by the interviewer in consultation with the O/C Investigation taking
these principles into account:
‑ explanations should only be sought:
‑ for significant inconsistencies and where careful consideration has excluded any obvious explanation for them
‑ on video at the end of the interview (or at another interview) when the witness's account has been fully explored
‑ the purpose of seeking an explanation is to establish the truth; it is not to put pressure on the witness to change their account
‑ when seeking an explanation the interviewer must take into account the characteristics of the witness and extent to which they
are vulnerable to suggestion, compliance or acquiescence
‑ questions used to seek an explanation must be carefully planned, phrased tactfully and presented in a non‐confrontational
manner.
Further interviews
As an investigation progresses it may be necessary to clarify information/inconsistencies that have arisen with a witness. Decisions
regarding how this is conducted should be made on a case by case basis. No two situations will be the same and there may be a variety
of reasons why a further interview is required.
Consideration should be given to:
‑ mode of recording, eg video record of interview or written formal statement
‑ need for support person
‑ necessity of re‐interview
Fabrication
If a further interview is required due to the original complaint being a fabrication, follow the guidance on 'Inconsistent or fabricated
complaints' in the Adult sexual assault investigation (ASAI) policy and procedures. The same principles for speaking to ASA victims
regarding possible fabrication of complaint apply to other witnesses.
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Investigative interviewing witness guide
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Investigative interviewing suspect guide

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Table of Contents
Table of Contents
2
Executive summary
4
Overview
5
Introduction
5
Purpose
5
Guidelines are not prescriptive
5
Related information
5
Feedback
6
Further advice
6
Forms
6
Acknowledgement
6
Interviewing principles
7
Who is a suspect?
7
Ten principles of investigative interviewing
7
PEACE interviewing framework
7
Planning and preparation
9
Planning and preparation process
9
Interview objectives
9
Investigatively important topics
9
Suspect profile: identity factors
9
Children and young persons
9
Suspect profile: current state
10
Legal requirements
10
Interview structure
10
Cont ngenc es for suspect react on
10
Practical arrangements
10
Written interview plans
11
Duration of interview
11
Safety considerations
11
Health and safety duties
11
Hea th and safety shou d be an everyday conversat on
12
Engage and explain
13
Attitude
13
Manner and language
13
If suspect elects to speak to a lawyer
13
Informed consent to accompany
13
When you return to the station
13
Off record interviews
13
Procedures for commencing the suspect interview on video
13
Account
15
Using conversation management model
15
Quest on types
15
Open T DS  ype ques ons
15
Prob ng 5 Wh s ✛  ow ques ons
15
Breaks during interview
15
Challenge
15
Adm ss ons and den a s
16
Rema n profess ona
16
mportance of  sten ng
17
Unrelated information
17
Allegations of Police misconduct
17
Closure and evaluation
18
Procedure for closing interviews
18
Evaluation
18
Self‐evaluation
18

---

Unco‐operative suspects
19
Right to silence
19
When suspects exercise their right to silence
19
Explaining the allegations to a suspect
19
Examp e of how to exp a n the a egat ons to the suspect
19
Co‐offenders, multiple offences and gathering intelligence
21
Consistent interview structure
21
Coordination during interviews
21
Co‐offenders' statements
21
Multiple offences
21
Gathering intelligence from suspects
21
Interviewing people in Department of Corrections custody
22
Prisoner must consent to interview
22
When is a person in Corrections’ custody?
22
Requirements when interviewing people in Corrections custody
22
Restrictions on removing prisoners
22
Fingerprint and DNA evidence
23
Avoid early reference to fingerprint and DNA evidence
23
Procedure when fingerprint and DNA evidence is involved
23
DNA Sampling
23
Lawyers
24
Right to have lawyer present
24
Lawyer's role
24
If the lawyer behaves inappropriately during the interview
24
If a lawyer arrives at the station
25
Avoid entering into agreements with lawyers
25
Privacy
25
The interview record: statements and notes
26
Treat suspect interview records as exhibits
26
Statement format ‐ video, audio or written
26
Procedure for taking audio statements
26
Procedure for preparing written statements
27
Endorsing the statement
29
Suspects not able to read and write
29
Notebook statements and entries
30
Notebook entr es about the  nterv ew
30
D scuss ng other top cs
30
D scuss on  n  nte v ew breaks
31
Endorsement of your notes by the suspect
31
The interview record: Use in court processes
32
Responsibilities
32
Disclosure
32
Defence requests for transcr pts
32
Transcription
32
D str ct Court judge a one tr a s
32
D str ct Court jury /H gh Court jury and judge a one tr a s
32
Author sat on of transcr pts
32
Other requests for transcr pts
32
Presentation of the video interview in court
32
Master copy
32
nterv ew ng Off cer forma  statement
32
Ava ab ty of work ng copy
33
Cha n of ev dence
33
Editing
33

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Investigative interviewing suspect guide
Executive summary
Key things to note in this guide:
‑ Every suspect is different.
‑ The guidelines are not intended to be rigidly followed. Be flexible and use techniques as and when you see fit depending on the
interviewee, situation and circumstance.
‑ Interviews have 5 phases ‐ Planning and preparation, Engage and explain, Account, Closure and Evaluation. 
‑ Always plan and prepare for interviews, no matter what type of interview is being considered.
‑ Consider early whether suspects require special consideration and if so, follow the additional procedures in Investigative
interviewing ‐ suspects requiring special consideration.
‑ All children and young persons must be treated with special consideration due to their age and specific legal requirements.
‑ It is paramount you consider the suspect's well‐being and investigative needs in decision making relating to interviews.
‑ All suspects must understand the caution and their rights and be allowed to exercise them.
‑ It is the suspect’s right to request a lawyer, consult with them in person and/or on the phone, and have one present while being
interviewed.
‑ If a suspect refuses to answer questions, explain why you want to interview them and outline the allegations so they have a fair
opportunity to provide an explanation.
‑ Always act professionally when challenging the suspect.
‑ Where there is more than one offender for an offence, consider using a consistent interview structure for all offenders and
compare notes when planning and preparing.
‑ Obtain the Prison Manager’s agreement to interview a suspect in Corrections custody and arrange a venue. The Corrections'
Chief Executive or their delegate must approve a prisoner’s removal from a prison for interview.
‑ Video recording the suspect’s interview is the best recording method and preferred by the courts.
‑ Only make a written statement when it’s impractical to video or audio record the interview, or the suspect refuses to go on video
or audio but consents to a written statement.
‑ Suspect video interviews should be disclosed like any other Police document, but ‐ there is no requirement to create a transcript
for the purpose of disclosure.
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Investigative interviewing suspect guide
Overview
Introduction 
In the interests of fairness, all suspects should be given an opportunity to be interviewed. They have a right to be made aware of any
allegations against them and given a reasonable opportunity to provide an explanation.
Investigators must attempt to gain as much information as possible to establish the truth of the matter under investigation.
Interviewing the suspect may provide valuable information not obtained, or available, from other sources.
Purpose
These guidelines:
‑ outline skills necessary for conducting ethical investigative interviews that encourage suspects to give complete, accurate and
reliable information
‑ outline procedures for:
‑ planning, engaging with suspects and explaining, conducting, closing and evaluating suspect interviews
‑ ensuring suspects are cautioned and receive appropriate advice about their rights under the New Zealand Bill of Rights
Act 1990 and the Chief Justice's Practice Note on Police Questioning
‑ managing interviews involving co‐offenders and multiple offences
‑ introducing fingerprint and DNA evidence during interviews
‑ outline the use of the conversation management interviewing model
‑ provide guidance on dealing with lawyers during suspect interviews
‑ ensuring compliance with legislative requirements relating to interview records, particularly video records, and their
transcription and use in court processes.
When interviewing suspects it is essential that you are familiar with and act within the terms of the:
‑ Chief Justice's Practice Note on Police Questioning ('the Practice Note')
‑ New Zealand Bill of Rights Act 1990
‑ Section 316 Crimes Act 1961
‑ Evidence Act 2006
‑ Children, Young Persons, and Their Families Act 1989
‑ Crimes of Torture Act 1989
Guidelines are not prescriptive
Every suspect is different. These guidelines are generally not a prescriptive format that must be rigidly followed, nor should they imply
that all other techniques are unacceptable. You should be flexible, using techniques as and when you see fit depending on the
interviewee, situation and circumstance.
There are some aspects that must be complied with for legal or other procedural reasons, e.g. the specific legislative requirements for
children and young people. See ‘Children and young people as suspects’ in the Investigative interviewing ‐ suspects requiring special
consideration chapter. 
Merely following the guidelines will not make a good interview or interviewer. Interviewing is a skilled task requiring training, practice
and judgement. As the interviewer, you may decide that in the interests of justice or to promote the suspect’s well‐being, the interview
requires procedures different to those described.
Any decisions of this kind should be made in consultation with your supervisor and, where appropriate, the prosecuting agency.
Related information
See also:
‑ ‘Hate crimes and hate incidents investigations’ chapter for information about recognising, recording and dealing appropriately
with hate crime, hate incidents and hate speech within the context of scene attendance, investigations, applying
proportionality and using discretion
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Investigative interviewing suspect guide
‑ Investigative Interviewing ‐ suspects requiring special consideration
‑ Investigative interviewing witness guide
‑ Investigative interviewing ‐ witnesses requiring special consideration
‑ Investigative Interviewing Doctrine
‑ the Investigative Interviewing Unit’s intranet site (Home>Policing Resources>Criminal investigation>National Criminal
Investigations Group> Services> Investigative Interviewing Unit) for information on:
‑ interview training
‑ interview unit technology, transcription software and interview room set‐up information.
Feedback
If you have any feedback or questions please forward any comments to:
[email address]
Further advice
For advice on investigative interviewing related matters contact the Investigative Interviewing Unit at Police National Headquarters.
([email address])
Forms
All investigative interviewing forms are located on Police Forms under ‘Investigative Interviewing’.
Acknowledgement
Much of this guide was developed with the assistance of materials from the National Policing Improvement Agency (NPIA) in England.
The Investigative Interviewing Unit gratefully acknowledges the generosity of NPIA in allowing the New Zealand Police to use its
materials.
Other material comes from:
‑ Milne, R. & Bull, R. (1999). Investigative Interviewing: Psychology and practice. Wiley: West Sussex.
‑ Shepherd, E. (2007). Investigative Interviewing: The conversation management approach. Oxford University Press: Oxford.
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Investigative interviewing suspect guide
Interviewing principles
Who is a suspect?
The Criminal Investigations (Bodily Samples) Act 1995 section 2 provides a definition of a suspect:
'suspect', in relation to an offence, means any person whom it is believed has or may have committed that offence, whether or not:
a.  That person has been charged with that offence; or
b.  There is good cause to suspect that person of having committed that offence.
Suspects are also witnesses to the offence who can potentially provide a detailed account that could be invaluable to your
investigation.
Ten principles of investigative interviewing
Approach all suspect interviews with these ten principles in mind.
1
Interviewing is at the heart of investigation.
2
The aim of an interview is to discover the truth.
3
Information must be complete, accurate and reliable.
4
Keep an open mind.
5
Act fairly.
6
Questioning can be persistent.
7
Some witnesses require special consideration.
8
Suspects must be interviewed in accordance with the law.
9
Care must be taken to identify suspects who require special consideration.
10 Be sensitive to cultural backgrounds and religious beliefs.
PEACE interviewing framework
Conduct suspect interviews using the PEACE interviewing framework.
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Investigative interviewing suspect guide
StepAction
1
Planning and preparation:
Review available information and establish interview objectives.
2
Engage and explain:
Develop rapport and explain interview processes and procedures.
3
Account, probe and challenge:
Using an appropriate interview model gain an account of events, probe for more information and challenge any inconsistencies.
4
Closure:
Conclude the interview and address any concerns.
5
Evaluation:
Evaluate how the information obtained impacts on the investigation and the performance of the interviewer.
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Investigative interviewing suspect guide
Planning and preparation
Planning and preparation process
Consider these areas in your planning and preparation for suspect interviews:
‑ Interview objectives
‑ Investigatively important topics
‑ Suspect profile: identity factors
‑ Suspect profile: current state
‑ Legal requirements
‑ Interview structure
‑ Practical arrangements including safety
‑ Interviewing people in Department of Corrections custody.
Interview objectives
‑ Examine all available evidence ‐ witness statements, scene examination, exhibits and other supporting documents.
‑ Take relevant extracts from witness statements/reports to assist in your written plan.
‑ Set the objectives for the interview (include covering identified investigatively important topics, e.g. obtain an account for the
suspect's movements between 9am and 12.30pm last night or for blood found on their clothes).
‑ For complex cases involving multiple witnesses and events, a timeline can assist with the interview planning.
Investigatively important topics
‑ Identify possible offences committed.
‑ Consider ingredients and probable defences and decide how to cover these during the interview.
‑ Understand the strength of the evidence and consider how to introduce physical evidence and statements/descriptions from
witnesses.
‑ Know the established facts and areas needing to be explored.
‑ Know the geographical area of the offence. It is an advantage to physically examine the scene.
‑ Establish possible challenges, how and when to introduce these.
‑ Decide what allegations to outline to the suspect if they invoke their right to silence.
Suspect profile: identity factors
Consider:
‑ age and maturity
‑ race (if Mäori, include Iwi and Hapu), culture, religion and first language
‑ gender and sexuality if relevant
‑ any physical, mental or psychological condition, or other characteristic that may require special consideration (see ‘Interviewing
suspects with physical, mental or psychological conditions in the guide for suspects requiring special consideration). (Be aware
of the requirements under s28 and 29 Evidence Act 2006)
‑ any welfare issues that may arise or special needs? For example, is an interpreter required? (see ‘Different linguistic, cultural or
religious background’ in the guide for suspects requiring special consideration) 
‑ suspect’s relationship to the victim and domestic circumstances
‑ current or previous contact with public services, e.g. previous Police contact, CYF, health professionals
‑ employment and routines.
Also:
‑ conduct a full NIA check including criminal history and records.
‑ contact M.O. Section to get details about their modus operandi if necessary.
‑ consider consultation with other experts as required, e.g. Criminal Profiling Unit, Cyber Crime, DNA.
Children and young persons
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Investigative interviewing suspect guide
The vulnerability of children and young persons entitles them to special protection during any investigation relating to the commission
or possible commission of an offence by that child or young person. (s208(h) CYPFA‐ youth justice principles).
Age is a factor in planning, and all children and young persons must be treated as requiring special consideration because of specific
statutory requirements (see ‐ ‘Children and young persons as suspects’ in the guide for suspects requiring special consideration).
Suspect profile: current state
Speak to other officers who have had contact with the suspect, including that day, and consider:
‑ the suspect's emotional state, e.g. trauma, distress, shock, depression
‑ physical state, e.g. injuries, intoxication, tiredness (delay the interview if appropriate)
‑ authority to search person/property for potential evidence and if/when a search should be conducted.
Legal requirements
Consider your legal obligations.
If there is sufficient evidence to charge the suspect you are interviewing or if you are questioning a person in custody, you must:
‑ caution and advise the suspect of their rights; and
‑ not ask questions that amount to cross‐examination, in the sense that certain facts are not accepted by Police and you are
attempting to whittle down or to differentiate the answers already given (R v Weaver and Hammon [1956] NZLR 590).
Note that a person may be regarded as having been detained if there is a physical deprivation of their liberty, there are restraints on
their movement or they have a reasonably held belief that they are not free to leave. 
See the ‘New Zealand Bill of Rights’ chapter for further information.
You must fairly inform the suspect what they are being interviewed about and the type of charge they may face (i.e. the degree of
jeopardy they are under). This means you cannot minimise the seriousness of the charges they may face.
Consider your specific legal obligations for children and young persons (set out in the Youth justice chapter and in Investigative
interviewing ‐ suspects requiring special consideration).
Interview structure
‑ Decide what interview model to use ‐ this will usually be the conversation management model.
‑ Work out the interview's parameters and produce a written plan to use during the interview as a guide to your structure.
‑ Consider your opening question and investigatively important topics to be covered including possible offences, ingredients and
probable defences.
‑ Consider what exhibits to produce, how and when.
‑ Establish possible challenges and decide how and when to introduce these.
‑ Decide what evidence you may use to outline the allegations against a suspect if they  invoke their right to silence to allow a fair
opportunity to provide an explanation.
Contingencies for suspect reaction
Consider contingencies for the suspect's reaction, including what to do if they:
‑ are fully co‐operative
‑ give you a dishonest account
‑ change from dishonest to truthful during interview
‑ refuse to be interviewed
‑ invoke right to silence during interview.
Practical arrangements
‑ Decide:
‑ when and where the interview will take place (e.g. is the suspect in prison)
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Investigative interviewing suspect guide
‑ who should be present
‑ the interview's pace, likely duration and need for breaks.
‑ Examine the interview room and arrange seating (usually in the ‘ten to two’ position).
‑ Check equipment. Ensure the microphone is positioned directly between you and the suspect. Have pen and paper for drawing
sketch plans if required.
‑ Prepare presentation and mode of presentation of exhibits as required during interview.
‑ Decide whether to monitor the interview and make arrangements accordingly.
‑ Consider what is likely to happen after the interview (e.g. arrest, medical examination, photographs, fingerprints, DNA requests,
returned home).
Written interview plans
A written interview plan is preferable when practical.  A plan:
‑ summarises the objective(s) and provides a framework on which to base questioning
‑ helps you:
‑ keep track of what's been covered and what remains to be dealt with
‑ identify areas where the suspect’s account conflicts with what is already known or has been suggested in other accounts
‑ identify new information while keeping track of the interview's objective
‑ gives you confidence and flexibility to conduct a professional and effective interview.
A proficient interviewer has the ability to be flexible and adapt as necessary. You may need to change or add to the plan during
interview as the suspect introduces new information requiring clarification or challenging. Be flexible, adopt a neutral stance and keep
an open mind throughout.
Duration of interview
You can interview someone under arrest as long as is necessary provided:
‑ the suspect’s rights are met
‑ the suspect is treated fairly and ethically.
Be mindful of the requirement to bring them before a court as soon as possible (s23 Bill of Rights Act 1990).
Safety considerations
When we arrest or detain a person, we have a responsibility to protect that person and keep them safe from self‐harm and/or suicide or
harm from others while they are in Police custody. (See ‘Care and suicide prevention’ in the Arrest and detention chapter).
Suspects being interviewed may also pose a danger to your safety and others in the station, as well as to the security of Police property
and information. Ensure that:
‑ a designated and secure interview room is used where available
‑ a second officer is present or nearby to ensure you can control the suspect
‑ the suspect is not left unattended and is accompanied to the toilet but allowed to use the facilities in private
‑ visitors, including legal advisers, are not left unattended while on Police premises, other than when in private consultation with
their client.
Take special care when video recording interviews to ensure the suspect is not left unattended near recording equipment.
Note: The more restrictive the security surrounding a suspect while on Police premises, the more likely a court will hold that the
person was 'in custody' and therefore, should have been given their caution/rights.
Health and safety duties
Maximising safety and eliminating or minimising risk at work is the responsibility of all Police employees and persons engaged by
Police to provide a service including contractors and their employees, trainees, interns and volunteers. It is delivered through meeting
the obligations under the Health and Safety at Work Act 2015 and Police safety policies.
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Investigative interviewing suspect guide
A key enabler is the application of the TENR‐Operational threat assessment in the workplace.
The expectation of the Commissioner and the Act is that persons in the workplace will take reasonable care to ensure that their acts or
omissions do not adversely affect the health and safety of other persons, comply as far as they are reasonably able to with any
reasonable instruction that is given in order to comply with the Health and Safety at Work Act 2015 or regulations under that Act. They
will co‐operate with any reasonable policy or procedure relating to health or safety at the workplace that has been notified to them
and take immediate action to stop any perceived or potential breach of the act or if impractical, immediately report the matter to a
supervisor.
Health and safety should be an everyday conversation.
Relevant Police instructions include:
‑ Hazard management
‑ Health and safety
‑ Wellness and safety
‑ this ‘Investigative interviewing suspect guide’ in relation to safe interviewing procedures for suspects. 
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Investigative interviewing suspect guide
Engage and explain
Attitude
Your attitude to the suspect is a major contributing factor to how they respond. You should remain professional at all times:
‑ treat the suspect with dignity and respect
‑ keep an open mind
‑ be patient
‑ empathise with their position
‑ not be judgemental ‐ your role is to find the truth of the matter under investigation.
Manner and language
Always talk to a suspect in a manner and language they understand.
Some people may require special consideration due to English as a second language (see ‘Different linguistic, cultural or religious
background’ in the guide for suspects requiring special consideration).
If suspect elects to speak to a lawyer
As soon as practicable after a suspect indicates they wish to speak to a lawyer, you must provide them with appropriate means to
consult and instruct one.
StepAction
1
If they don’t have a lawyer or their lawyer is unavailable, give them the list of duty lawyers available. Ask them to select a lawyer.
2
Phone the lawyer and explain the current situation and reason for the interview.
3
Leave the suspect alone to speak to the lawyer in private.
Informed consent to accompany
If a person is not arrested or detained ask them to accompany you to the Police station for interview. Gain informed consent by
ensuring they understand they do not have to accompany you and are free to leave at any time.
When you return to the station
Start video recording the interview as soon as you are prepared and commence speaking with the suspect.
Off record interviews
Do not conduct interviews off‐record. Never engage in pre‐interview interviews (engaging the suspect in an interview off‐camera/off‐
record in an attempt to gain admissions before recording the interview). Judges view these interviews as inappropriate and there is a
high likelihood of your pre‐interview interview/off‐camera interview and subsequent video recorded interview being ruled
inadmissible.
Discussions and questioning of a suspect that are not video recorded should be recorded in your notebook and /or written statement
format (see ‘The interview record: statements and notes’).
Procedures for commencing the suspect interview on video
Follow these steps to ensure transparency when engaging with the suspect.
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Investigative interviewing suspect guide
StepTake these actions with the suspect in the room
1
Inform suspect you want to video interview them about the incident/offence.
If they refuse to have the interview video recorded, explain the advantages including shortened interview length, increased
accuracy and fairness. If they still refuse a video recorded interview give them the option of audio recording or making a written
statement.
2
‑ Enter the interview details in the interview room logbook.
‑ Check recording equipment and commence video recording the interview. A minimum of two DVDs should be used to
record the interview, designated as ‘Master’ and ‘Working’ copy. A third may be designated as the ‘Lawyers’ copy.
‑ Explain that you are recording what is happening to keep an accurate record of what occurs.
‑ Check everyone is visible in the recording and ask the suspect to speak clearly into the microphone.
3
‑ Write in your notebook:
‑ any events not already recorded that took place before arriving at the station
‑ rights given and anything said outside the interview room, especially significant statements relevant to the
investigation
‑ if the suspect was arrested or a search warrant executed, note how this happened
‑ if the suspect is there by consent, note how consent was gained and that you explained that they are free to go at
any time.
‑ Read your notes to the suspect and ask them to sign your notes as accurate. If they agree to the accuracy but refuse to
sign, make a note of this.
4
Commence the formal interview.
Use the DVD/VID 185 Interview Reference Information as a guide to assist with interview procedures. 
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Investigative interviewing suspect guide
Account
Unless the suspect requires special consideration (see ‘Investigative interviewing ‐ suspects requiring special consideration’)
conversation management is usually the most appropriate suspect interview model.
Using conversation management model
Interview phase
Action
Free report
‑ Initiate a free report using an open TEDS type question.  Ask the suspect to give an account of
everything they know about the matter under investigation in as much detail as possible.
Identify and expand
‑ Break down the suspect's account into relevant and manageable topics.
suspect topics
‑ Systematically expand on each topic using probing 5Wh’s ✛ How questions.
‑ Avoid topic hopping as it is confusing to all.
‑ If appropriate to the level of interview, with each topic summarise what the suspect has said using
their own words and link to the next topic. Repeat this process until you have covered all their topics.
Identify and expand
‑ Repeat the process for expanding suspect topics and cover all remaining investigatively important
investigatively important
topics.
topics
‑ Ensure you have given the suspect an opportunity to provide their account of what happened
before revealing the nature of evidence against them.
Question types
This table outlines commonly used question types.
Open TEDS type questions
Probing 5 Wh's ✛ How questions
Tell
What?
Explain
Where?
Describe
When?
Show
Who?
Why?
How?
Breaks during interview
To ensure continuity in the recording of the interview:
‑ whenever a break is taken, state the time and reason for the break before leaving the interview room
‑ when recommencing the interview:
‑ state the time and any relevant dialogue or events occurring during the break
‑ ask the suspect to confirm your description of what happened during the break.
Challenge
Regardless of the interview model used always challenge inconsistencies between the suspect's account and other information
obtained from the investigation. This maximises the benefit of information obtained during the investigation.
Follow these steps to challenge evidence.
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Investigative interviewing suspect guide
StepAction
1
Consider a short interview break to prepare your challenges ‐ Let the suspect know what you are doing e.g. "I just need to consider
what you have said to me and look over the evidence."
Structure the challenges so each is dealt with individually and generally, present the weaker challenges before the stronger ones,
e.g:
‑ Challenge 1: inconsistencies within the suspect's account
‑ Challenge 2: inconsistencies between the suspect's account and witness information
‑ Challenge 3: inconsistencies between the suspect's account and forensic information.
2
Before challenging the suspect, let them know that there are inconsistencies between the information you have and their
account e.g. "I have gone through what you said to me earlier and there are some things I don't understand. ."
Introduce each challenge by seeking an explanation:
‑ You said... state the suspect's version of what is disputed
‑ We have... state the evidence that contradicts their version of events
‑ Explain that... ask them to explain inconsistencies between what they have said and the evidence.
e.g. "You said you know nothing about the burglary at 12 Parrot Street on the 12th of June because you've never been to that
address. We found your fingerprints on the window sil  at 12 Parrot Street. Explain that. . "
e.g. "You said that tonight you never laid a hand on Jane. We've been told by the doctor that Jane has recent bruising to her ribs and
eye. Explain that. ."
3
‑ Challenge in a clear and focused way.
‑ Present the challenges in a way the suspect can understand.  Clear up any ambiguities.
‑ Take care not to misrepresent the strength of the information.
‑ Do not express opinions, as it is the information itself that is important.
‑ Avoid putting suggestions to the suspect about what happened.
‑ If there is no reply, use silence (pause) and then move to the next challenge.
‑ Avoid reading out blocks from statements ‐ paraphrase or summarise and ensure you are fairly representing the
information.
4
You do not need to accept the first answer given but avoid repetitive questioning on the same point.  However, re‐phrasing the
question and being robust at times in seeking an explanation is acceptable, especially when the information is strong.
Admissions and denials
A suspect’s admission or denial provides valuable investigative information, so still obtain detail and explanations even though they
admit to or deny allegations.  A thorough investigation will support or refute any admission or denial.
A denial can be common ground for opening your interview at the station e.g. "Mike, when I spoke to you earlier you said you don't even
know John Brown so we need to find out why he's named you as assaulting him."
Remain professional
Always act professionally when challenging the suspect. Being too overbearing or cross examining the suspect may render the
interview inadmissible. What might seem an acceptable risk to take in the heat of the moment may be viewed as unacceptable in the
courtroom.
Think of the challenge stage as presenting information that is inconsistent with or contradicts what the suspect has said or not said. Do
not be frightened to challenge but remember you do not have to call somebody a liar to make them realise you do not believe them.
Without investigative information supporting your assertions, calling a suspect a liar or saying you don’t believe them is opinion
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Investigative interviewing suspect guide
evidence and prejudicial and may affect the admissibility of your interview.
Put challenges calmly and clearly allowing the suspect every opportunity to understand what is being suggested and to provide an
explanation.
Importance of listening
During the interview, actively listen to the suspect and consider how their account relates to the information on file. By actively
listening you will also increase the stress the suspect experiences if they are attempting to evade issues or lie.
Unrelated information
If a suspect volunteers information unrelated to the offence for which they are being interviewed:
‑ continue with the interview and advise them their information will be discussed later
‑ take care not to imply or infer that the information they’ve given, or may give, could have a bearing on the present interview.
There must be no suggestion, implied or otherwise, that any promise or inducement has been held out to the suspect.
Once the original interview has been completed, the suspect is free to give any information they wish. You do not need to video record
any conversation about information unrelated to the offence in respect of which they have been interviewed.
Allegations of Police misconduct
If during the interview, the suspect makes any allegation against you or another Police employee, do not stop the recording. Tell them
they will be referred to a senior Police employee when the interview is over so their allegation can be formally recorded and, if
necessary, investigated. Continue with the interview and report the allegation to your supervisor immediately after the interview has
finished.
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Investigative interviewing suspect guide
Closure and evaluation
Procedure for closing interviews
StepAction
1
On camera, at the conclusion of the interview, offer the suspect the opportunity to:
‑ playback the interview
‑ add, alter or correct anything
‑ ask any questions and have them answered appropriately.
2
If the interview is conducted immediately or soon after the offence make sure you note their clothing and any injuries. Consider
recording these with photographs, and getting them to stand during the interview to capture their state on camera.
3
Ask the suspect to read your notebook entries, bring to your attention any additional or incorrect information and endorse them
as true and correct if they wish.
4
To conclude the interview:
‑ explain what will happen next with the video record, i.e. it will be sealed and secured in the exhibit store until court
‑ state the end‐time of the interview
‑ sign, seal and secure the master tape or DVD in the suspect's presence
‑ place the master copy in a secure video interview cabinet (usually located in the interview room) with a completed
‘Electronic Interview History Report’
‑ write the end time for the interview in the logbook
‑ retain the working and lawyer's copy of the interview with the file.
Evaluation
After the interview, complete an interview evaluation using the appropriate form. Do this as soon as practical after the interview, while
the information is still fresh in your mind.
Consider:
‑ what information has been obtained
‑ how the account given fits in with other available evidence
‑ whether any action needs to be taken
‑ what further enquiries need to be made.
The time taken to complete the evaluation will depend on the amount and complexity of the information divulged during interview.
The evaluation is not intended to be an additional administrative chore, rather it should be used as a tool that provides clarity to the
investigative process.
Self‐evaluation
Being a reflective practitioner will improve your interviewing skills.  Self‐evaluate your own performance:
‑ what did you do well?
‑ what could you have done better?
‑ what areas can you develop?
‑ how will you acquire these skills?
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Investigative interviewing suspect guide
Unco‐operative suspects
Right to silence
While it is only fair to provide the suspect with an opportunity to answer any allegations, all suspects have the right to silence. This
means that if they decide not to talk to you, you cannot compel them to be interviewed and any admissions gained after the refusal
may be deemed inadmissible.
However, despite any initial refusal, it is your professional responsibility to explain why you want to interview them and outline the
allegations against them so they have a fair opportunity to provide an explanation. If they provide a genuine explanation they may be
eliminated from the enquiry.
When suspects exercise their right to silence
Follow this procedure when preparing for interview and engaging a suspect who declines to be interviewed.
StepAction
1
Always plan and prepare for the possibility of a suspect who exercises their right to silence by having a series of no more than
three to five allegations, fully supported by information attained through your investigation. Be prepared to put each one
individually to the suspect.
2
If they initially exercise their right to silence after they have been cautioned:
‑ explain why you want to conduct an interview (i.e. you have received a complaint) and describe the nature of the offence
‑ tell them you have spoken to other people but before you make a decision about the investigation's outcome, you want to
give them a chance to tell their side of the story so you can establish the truth.
3
Inform them you will explain the allegations against them so they have a fair opportunity to provide an explanation but they do
not have to respond ‐ then:
‑ explain the allegations fairly
‑ in your notebook record what you have said and any response to the allegations (verbal or non‐verbal) as this may later
be used as rebuttal evidence should they give evidence that is inconsistent with what was said at interview. If possible
obtain the suspect’s consent to record this on DVD.
4
If the suspect decides to provide an explanation for the allegations, reassert their right not to say anything and confirm that they
wish to waive their right to silence. If they wish to proceed, commence an interview using your chosen model.
5
Ask the suspect to read your notebook entries, bring to your attention any additional or incorrect information and endorse them
as true and correct.
Explaining the allegations to a suspect
Explaining the allegations to a suspect is not an attempt to circumvent the suspect's right to silence. You are pursuing the goal of
establishing the truth and showing fairness to them.
State the allegations to the suspect so they have an opportunity to offer an explanation. Do not seek an explanation by stating ‘explain
that’ or similar.
Example of how to explain the allegations to the suspect
"From our investigation we've located a witness who knows you and saw you at the rear of the Caltex Service Station on Main St, this
morning at 3.00am.   Pause
After we executed the search warrant at your home this morning a large amount of property which has been identified as being stolen from
the Caltex Service Station was located in the vacant section next to your home. You were seen at the rear of the service station at 3.00am
and at 8.30am property stolen was located next door to your home."  Pause.
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Investigative interviewing suspect guide
Note:  Unlike challenges, when explaining allegations, we do not seek an explanation in any way (e.g. by stating ‘explain that’), as that
may be seen as contravening a suspects right to silence.
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Investigative interviewing suspect guide
Co‐offenders, multiple offences and gathering intelligence
Consistent interview structure
Where there is more than one offender for an offence, consider when planning whether to use a consistent interview structure for all
offenders.
If different officers are interviewing different suspects, make sure you compare notes when planning and preparing for the interview.
Consistency is especially important with investigatively important topics and the challenge phase of the interview.
Coordination during interviews
If interviews are occurring simultaneously, consider using an extra officer (e.g. a supervisor) to co‐ordinate what is happening in each
interview. Take breaks during the interview to compare what each suspect is saying to determine whether additional investigatively
important topics need to be explored.
Co‐offenders' statements
The Chief Justice’s Practice Note on Police Questioning (section 30(6) of the Evidence Act 2006) (point 4) states “Whenever a person is
questioned about statements made by others or about other evidence, the substance of the statements or the nature of the evidence must
be fairly explained.” 
This includes co‐offenders’ statements.
Co‐offender statements can provide additional investigatively important topics that need to be explored. 
Information from co‐offender statements may be used in the challenge phase, as you would statements from witnesses.  Given the
complexity of co‐offender evidence, careful consideration and planning is required.
Multiple offences
Multiple offences can be dealt with on one record. In case the offences are heard separately by the courts, deal with each offence
separately during the account phase. Leave a small gap on the recording, before introducing the next offence and reaffirm the
caution/rights. For interviews relating to serious crime, consider using a new DVD for each offence to simplify the process should
severance be granted.
Gathering intelligence from suspects
When gathering intelligence from suspects apply the same procedures as those used for interviewing witnesses.
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Investigative interviewing suspect guide
Interviewing people in Department of Corrections custody
Prisoner must consent to interview
All prisoners are treated as having greater vulnerability than other suspects ‐ therefore you must comply with the requirements of the
Corrections Act 2004 and Regulations under that Act when interviewing a person in Department of Corrections' custody.
When is a person in Corrections’ custody?
A person is in the Department of Corrections' custody when they are:
‑ in prison
‑ in custody at court
‑ in Police custody under warrant of imprisonment where the Police station is acting as a temporary jail
‑ in Police custody having been remanded in custody and enroute to or from a Department of Corrections' prison.
You must comply with the requirements of the Corrections Act 2004 and regulations under that Act when interviewing a person in
Department of Corrections' custody.
Requirements when interviewing people in Corrections custody
You must comply with r107 of the Corrections Regulations 2005 and follow these steps:
Interview
Action
phase
Planning and
‑ Contact the Prison Manager (or delegate) to gain agreement for an interview with the suspect, and arrange an
preparation
appropriate time and room.
‑ If necessary, arrange for portable interviewing equipment so you can video record the interview.
Engage and
‑ On arrival at the prison, in the presence of a prison officer:
explain
‑ explain to the suspect their caution/rights
‑ fairly inform them of the reason for the interview and request their consent to being interviewed
‑ if the suspect consents to interview, inform them they may choose to have the prison officer remain in sight
during interview (if you prefer, you may also request that the prison officer remains in sight during interview)
‑ if neither you nor the suspect wants the prison officer present, arrange for the prison officer to be contactable by
both the suspect and you at all times during interview
‑ inform the suspect that they may end the interview at any time.
Restrictions on removing prisoners
You cannot remove a prisoner from a prison for interview without the authority of the Department of Corrections' Chief Executive or
their delegate (section 62 Corrections Act 2004).
See ‘Temporary release of Corrections prisoners into Police custody’ in Managing Corrections prisoners for procedures when seeking
temporary releases. 
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Investigative interviewing suspect guide
Fingerprint and DNA evidence
Avoid early reference to fingerprint and DNA evidence
Always remember when interviewing suspects, premature reference to fingerprint or DNA evidence before or during an interview may
provide the suspect with an opportunity to fabricate a plausible explanation.
Procedure when fingerprint and DNA evidence is involved
Follow the usual interviewing procedures with these variations, when suspect's fingerprint and DNA evidence is involved.
Interview phase Action
Planning and
‑ Consider any reasonable explanations that may account for the presence of fingerprint or DNA evidence and
preparation
ensure they are explored during the interview.
‑ Giving the suspect an opportunity to provide a reasonable explanation for the fingerprint/DNA evidence is an
investigatively important topic you should cover.
‑ Plan when and how you will introduce the fingerprint/DNA evidence, e.g. ask them if they have ever been to
(address).
‑ Generally, you should not mention that we have fingerprint or DNA evidence until the challenge phase.
Engage and
‑ Consider how much information to disclose to the suspect (you must fairly inform them of the crime they are
explain
being interviewed for).
‑ If the suspect has been interviewed before and the sole purpose of this interview is to discuss new
fingerprint/DNA evidence, ensure you fairly inform them of the interview's purpose, e.g. to discuss new
forensic evidence not available at the initial interview.
Account‐ suspect The suspect may provide an explanation satisfying you that no criminal suspicion can be attached to the findings,
and
e.g. they had lawful access at the material time or a legitimate reason for touching the object the evidence was found
investigatively
on.
important topics
Account ‐
If the suspect denies being present or touching objects, disclose the fingerprint/DNA evidence to them during the
challenge
challenge phase and seek an explanation, e.g. “You told me that you know nothing about the robbery at the Wainui
Shel  Service Station because you have never been there. We found your fingerprints on the counter of this station.
Explain that. .”
Note: Unless special exemptions exist, do not mention previous criminal history when introducing the evidence.
Such history is not admissible evidence and may lead to the interview being inadmissible.
Closure
‑ If the suspect has provided a reasonable explanation and you are satisfied they have been eliminated from
the investigation, thank them for their time and close the interview as usual.
‑ If applicable follow ‘intention to charge’ DNA sampling procedures with an imprisonable offence when an
evidential (casework) sample is required. DNA procedures do not have to be recorded on video.
DNA Sampling
Follow guidance provided in DNA Sampling chapter.
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Investigative interviewing suspect guide
Lawyers
Right to have lawyer present
It is the suspect’s right to request a lawyer, consult with them in person and/or on the phone, and have one present while being
interviewed.
Having a lawyer present does not negate the ability to have other support people as required present.   
Note there are specific legislative requirements for children and young people in regards to being able to have a lawyer or nominated
person, or both, present.
Lawyer's role
Lawyers present at interview are solely there to represent their client and give their client advice. Do not let the lawyer:
‑ answer questions on behalf of their client
‑ ‘put words in the mouth’ of the suspect
‑ introduce irrelevant matters
‑ give you instructions or interfere with or obstruct the interview.
Do not be inhibited by the lawyer's presence.
Interview Action
phase
Planning
‑ Introduce yourself to defence counsel and explain the offence(s) you wish to interview the suspect about and
and
whether the suspect is currently under arrest.
preparation
‑ Allow defence counsel to spend some time with their client and provide them with a room where they can do this
in private if they have not had an opportunity to do this. This should not be in the interview room on camera.
‑ Set up the interview room so defence counsel is visible on the camera throughout. Remember, you are
interviewing the suspect not defence counsel, so arrange the seating to reflect this.
Engage and Ask defence counsel to:
explain
‑ introduce themselves when the video recording has commenced and you are introducing those present
‑ explain what their role is. If not already volunteered by counsel, clarify that they are:
‑ there to provide advice to their client
‑ not to answer questions on behalf of their client or to suggest answers to their client.
Account
‑ Defence counsel may:
‑ ask to take a break to speak to their client in private anytime during interview
‑ interject if they consider the interview is oppressive or unfair.
‑ If there is a break in the interview, ask defence counsel to leave the room or stop the recording during the break.
Any discussions defence counsel has with their client are privileged and therefore must not be recorded or
monitored.
Closure
Provide defence counsel with your details so that they can contact you in the future.
If the lawyer behaves inappropriately during the interview
If defence counsel behaves inappropriately (e.g. answers questions on behalf of their client) to the extent that you believe their actions
are obstructive and detrimental to your ability to gather accurate, reliable and complete information from the suspect:
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Investigative interviewing suspect guide
StepAction
1
Politely refer them back to their role as covered at the beginning of the interview. If appropriate, ask them if they would like to
speak to their client in private.
2
If they continue to behave inappropriately warn them that if they continue you will have to stop the interview and they will be
asked to leave.
3
If inappropriate behaviour continues:
‑ stop the interview, remove them from the interview room and inform a supervisor
‑ provide the suspect with an opportunity to engage another lawyer.
If a lawyer arrives at the station
If a lawyer arrives at the station requesting to speak to the suspect, you must let the suspect know of their presence without delay.
If the suspect:
‑ wants to see the lawyer, facilitate that without delay
‑ does not want to see the lawyer, get the suspect to sign a note to that effect and give this to the lawyer, retaining a copy for the
investigation file.
Avoid entering into agreements with lawyers
You should not enter into an agreement with a lawyer not to talk to a suspect.
If lawyers request or demand that you not talk to their client without contacting them first and you agree, then you are obliged to
contact the lawyer before any further interview of their client. If such a demand or request is made by a suspect’s lawyer, you may
inform the lawyer that you are not able to enter into undertakings that relate to how Police will further their enquiries in a particular
case. You should advise the lawyer that any enquiries will be conducted in accordance with the law respecting the suspect’s rights
under the Bill of Rights.
Privacy
A suspect is entitled to speak with their lawyer in private. You must turn the recording machine off while this occurs and must not listen
on an adjoining monitor.
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Investigative interviewing suspect guide
The interview record: statements and notes
Treat suspect interview records as exhibits
As an exception to the hearsay rule, the record of any statements made by a suspect may be admissible as evidence during judicial
proceedings.
Treat all records of suspect interviews as exhibits. The original copy of the interview record must be presented to the court for scrutiny
during judicial proceedings. With a written statement, this means that the interviewer will read the statement to the court and the
judge and/or jury may examine the statement itself.
Statement format ‐ video, audio or written
The Chief Justice’s Practice Notes on Police Questioning (point 5) states that:
Any statement made by a person in custody or in respect of whom there is sufficient evidence to charge should preferably be recorded by
video recording unless that is impractical or unless the person declines to be recorded by video. Where the statement is not recorded by
video, it must be recorded permanently on audio tape or in writing. The person making the statement must be given an opportunity to
review the tape or written statement or to have the written statement read over, and must be given an opportunity to correct any errors or
add anything further. Where the statement is recorded in writing, the person must be asked if they wish to confirm the written record as
correct by signing it.
Video recording is always the preferred method of recording a suspect interview, unless:
1.  The person declines to be recorded on video; or
2.  It is impractical to conduct a video interview, for a reason such as:
i.  the interview is to be conducted at a location without video interview capability, or
i .  interview equipment is unavailable due to other interviews, or
i i.  equipment malfunction. 
Where a video interview cannot proceed in these circumstances, the interviewer should offer the suspect the opportunity to either:
‑ record an audio interview, or
‑ make a written statement (either handwritten or typed).
Procedure for taking audio statements
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Investigative interviewing suspect guide
StepAction
1
The preferred method of recording an audio interview is with a standard video interview machine.  The device can be adapted for
audio interview by temporarily covering the camera lens with cardboard. 
Alternatively, a Police iPhone may be used.  Record the interview using the Voice Memos application (with location services
turned on, unless inappropriate in the circumstances.) 
Other audio devices such as a dictaphone will not produce a file with the same integrity and should not be used.
2
State the date, time and location at the beginning of the interview. 
e.g. “The time is 2.35 pm on Thursday 27 February 2020.  We are at Christchurch Police Station.” 
(Statements made by prisoners should not state the place of detention. The city, town or area is sufficient).
3
Identify yourself and the suspect, and any other person present and their role. 
Explain on the recording why a video interview cannot proceed.
4
Use the same process as if the interview was being recorded on video, with any necessary adaptations (eg. explanation in the
audio tape of any non‐verbal communication from any party, or clear description of any exhibits referred to).  
Whenever a break is taken, state the time and reason for the break before pausing the recording, and confirm when
recommencing the interview. 
5
Before concluding the interview, offer the suspect the opportunity to play back the recording and add any further comments. 
Advise the suspect what will happen next with the audio recording to seal and secure it. 
Record details and timings of the interview in your notebook. 
6
After the interview, use your Police iPhone to photograph any physical exhibits, documents or other material referred to in the
interview.
7
If a standard video interview machine has been used: 
Secure the ‘master’ copy of the recording as an exhibit. 
Retain the copies of the recording for working and disclosure purposes. 
8
If a Police iPhone has been used: 
Click on the relevant recording in the Voice memos application. 
Select ‘Share’. 
Select ‘OneDrive’. 
Select ‘Upload to OneDrive’. 
The file will then be accessible via the OneDrive account on your desktop computer.  Upload the original file to IMT, or create a
working copy and save the original in a secure folder as an exhibit. 
Procedure for preparing written statements
Step Action
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Investigative interviewing suspect guide
1
Either handwrite or type the statement using one side of the page only.
If typing a statement, use the Suspect Statement template in MS Word forms.
A written statement should only be recorded in your notebook if other formats are not available or impractical. 
2
Put the date, time and location at the top of the front page.
e.g. “27/02/2020; 2.35pm; Christchurch Police Station”
(Statements made by prisoners should not state the place of detention. The city, town or area is sufficient).
3
At the top of each page:
‑ write the person’s name followed by “states:” (e.g. “Joe Donald Bloggs states”)
‑ in the top right hand corner, record the page number and total number of pages used (add this at the end). For
example: “page 2/6” (page 2 of a 6 page statement).
4
Using the conversation management model record the statement as you go in paragraphs as appropriate using ‘Question and
Answer’ (Q&A) format by writing the question in full, asking the suspect then noting in full the reply.
e.g. “Q. What were you wearing yesterday?    A. I dunno.”
‑ Record every word using the person’s own words, phrases and expressions
‑ Do not include inadmissible matters in the content such as references to:
‑ previous convictions
‑ prison, if the suspect is in custody
‑ matters not relevant to the enquiry (this includes other unrelated offences ‐ a separate interview should be conducted
for these)
‑ Avoid correcting the person's grammar or vocabulary
‑ If they use slang or colloquialisms, ask them to clarify the meaning. Write their explanation in the statement, so the
intended meaning can be clearly understood.
1st
State the person’s:
para‐
graph
‑ name
‑ age and date of birth
‑ residential address, telephone numbers, email address and social network address (e.g. Bebo, Facebook)
‑ occupation and business address, telephone numbers, email address
‑ include domestic circumstances if appropriate.
e.g. “My ful  name is Joe Donald Bloggs. I am 21 years old and was born on 30 March 1990. I live at 3 White Place, Invercargil . My
home phone number is 03 123 4567 and mobile number is 021 123 4567. My email address is [email address]. I am not working
at the moment.”
This is required to be included in the body of suspect statement (unlike witness statements).
2nd
Include your own name and give the reason for the making of the statement.
para‐
graph e.g. “I am making this statement to Constable White about a fight outside the hotel in Main Street.”
This is required to be included in the body of suspect statement (unlike witness statements).
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Investigative interviewing suspect guide
3rd
If a suspect has been informed of the caution/rights include exactly what was said in the statement.
para‐
graph       e.g. “I have been told by Constable White that I have the right to remain silent.
      I do not have to make any statement.
      Anything I say wil  be recorded and may be given in evidence in court.
      I have the right to speak with a lawyer without delay and in private before deciding whether to answer any questions.
      Police have a list of lawyers I may speak to for free.
Q. Do you understand these rights?
A. Yeah.”
If an admission is made during interview and the suspect has not been given their caution/rights:
‑ caution/rights them as appropriate
‑ record this in full in the statement at the corresponding place.
Endorsing the statement
Once you have recorded everything take these steps to endorse the statement.
Step Action
1
Ask the suspect to:
‑ read the statement (if this is not possible, follow procedure for suspects not able to read)
‑ make and initial any corrections or additions and sign at the end of each page
‑ write or type at the end of the statement:
"I have read this statement. It is true and correct. I have nothing further to add"
sign the statement with their full signature (if they refuse to sign, note this on the statement).
2
You endorse the statement by:
‑ signing the bottom of each page and any corrections or additions made
‑ writing or typing at the end of the statement:
‑ “Statement taken and witnessed by XXX:”
‑ adding your full signature, full name, rank, QID and finish time.
Suspects not able to read and write
If you are unsure about a suspect's ability to read and write follow this procedure to complete a statement.
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Investigative interviewing suspect guide
You should record the fact that other topics were discussed with a suspect, and invite the suspect to sign a record of that fact (e.g. in
your notebook). If the suspect refuses to sign, briefly record the general topics discussed as soon as possible.
If a video interview is conducted, record the fact that other topics were discussed as part of the introduction to that interview, i.e.
covering prior events.
Discussion in interview breaks
The same guidelines as above should be followed.
Endorsement of your notes by the suspect
To increase the weight attached to the accuracy of your notes, invite the suspect to:
‑ read your notes ‐ if this is not possible, read them to the person
‑ make and initial any corrections or additions
‑ initial each page
‑ write at the end of the notebook: “I have read these notes. They are true and correct.”
‑ sign the notes with their full signature.
If they refuse to read the notes, read them to the person and ask them if they agree they are true and correct. Record this and their
response in your notebook.
If a video interview is conducted these notes will capture details to explain prior events.
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Investigative interviewing suspect guide
The interview record: Use in court processes
Responsibilities
‑ O/C stations are responsible for ensuring the general security of video recording equipment.
‑ Interviewing officers are responsible for working copies while in their possession.
‑ Once stored in property and exhibits stores, the interview record will be logged and stored in the same way as any other exhibit.
Disclosure
Video interviews should be disclosed as per any other police document. (See Criminal disclosure chapter for more information).
Defence requests for transcripts
If a transcript has already been prepared for prosecution purposes, it should be disclosed after being checked for accuracy. If a
transcript has not been prepared, there is no requirement to create one for the purpose of disclosure.
Where the prosecution does not require a transcript, but defence counsel wishes to have one, counsel are free to make their own
arrangements for transcription from their copy of the interview.
Transcription
District Court judge‐alone trials
Generally, a transcript of a video recorded interview should not be made. In the absence of a transcript the interviewing officer must
prepare an evaluation of the interview.
District Court jury /High Court jury and judge‐alone trials
A transcript will be prepared when there is a definite indication that the case will proceed to jury trial or Judge‐alone trial in the High
Court jurisdiction. This will normally be after the trial call‐over hearing. Interviews must then be submitted promptly for transcribing.
Authorisation of transcripts
The O/C case completes Part A of the ‘Request for Transcription’ form (II‐RT 03/14) (Police Forms>II>General) and forwards it to a
supervisor (Inspector or above) to be authorised.
After the authorising officer signs Part B of the form, the interview is forwarded for typing. When the transcript is complete, the typist
completes Part C and forwards it to the O/C case.
It is the O/C case’s responsibility to ensure the transcription is accurate by checking the transcript closely against a copy of the
interview.
Other requests for transcripts
A request for a transcript will also be considered when:
‑ the O/C case in a serious crime investigation requires a file to be forwarded out of District for enquiries to be made, or
‑ the Crown Solicitor makes a specific request, or a judge orders one to be made, or
‑ the serious nature of the charge, the complexity of the matter investigated or the length, or particular circumstances indicate a
transcript is necessary.
Presentation of the video interview in court
Master copy
The master copy is produced by the interviewing officer as an exhibit.
Interviewing Officer formal statement
The interviewing officer's formal statement should include the following points:
‑ any relevant conversation not video recorded
‑ at a certain time, date and place, an interview with the suspect was recorded by means of two/three simultaneously recorded
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Investigative interviewing suspect guide
video DVDs/tapes
‑ at the conclusion of the interview, one of the DVDs/tapes was designated the master copy
‑ the master copy was labelled, sealed and then exhibited.
The interviewing officer then identifies and produces the master copy as an exhibit. There is no requirement for the interviewing officer
to give evidence as to any of the recorded conversation.
Availability of working copy
The O/C case should have the working copy available during court proceedings for reference if required.
Chain of evidence
Current procedures trace the movement of both the master and working copies. It will generally be unnecessary to describe any
evidential chain, except where a dispute arises as to the integrity of the copy.
Editing
The master copy will always remain in its original state and will be produced unaltered at committal and defended hearings.
Where an application under sections 78, 79 or 101 of the Criminal Procedure Act 2011 (relevant to a Judge‐alone or jury trial
respectively) results in an order that a video interview is edited prior to or during trial, Police will be guided and directed by the Crown
Solicitor in charge of the case. Since the master copy will already be an exhibit of the court at this point, any editing will usually be from
the working copy.
Any editing should be carried out by the Photography Section to ensure evidential integrity.
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