12 August 2022 
Wayne Scott 
 
Sent via email to [email address] 
Dear  Wayne, 
 
REQUEST FOR OFFICIAL INFORMATION – RELEASE OF INFORMATION  
 
We refer to your official information request dated 1 August 2022. You requested the following 
information from the Queenstown Lakes District Council (QLDC): 
 
 
•  Any  notes,  recollections,  subsequent  correspondence  (including  telephone,  and  verbal 
conversation  recollections)  pertaining  to  meeting  on  28th  July  2022  regarding  the  privately 
occupied, public owned, hut on Pigeon Island.  
 
•  Who attended the meeting and in what capacity? And what was the outcome of this meeting? 
 
 
QLDC response 
 
Decision to partially release information requested 
 
QLDC has decided to grant your request for information in part.   
 
To address your request, we consulted our property team and they have sourced the below meeting 
minutes, termination letter and emails for your request. 
 
Please  see the below supplementary speaking notes from the meeting.  In addition,  please see the 
links for the meeting minutes, the termination notice issued, and emails exchanged with the families. 
 
•  Thanked the families for their proposal to take on a Licence for the land and cover the liability, 
which was refused. 
•  Acknowledged that Reserve Land had been occupied since 1971, the intent later to last for 
the lifetime of your parents. 
•  The terms of the original Licence provided for 3x month written notice by either party to end 
the arrangement. 
•  We  cannot  consider  your  request  for  a  further  term  given  the  continued  occupation  of 
Reserve Land would require ministerial consent, which won’t be provided. 
•  The only fixed term we can offer up is the notice period up until 31 October 2022. 
•  Pigeon Island Reserve Management Plan will not permit a private hut (not open to the general 
public) to remain on Reserve Land. 
•  The  fixtures  and  chattels  that  remain  on  the  land  revert  of  Council  ownership  from  1 
November 2022, when the notice period ends. 

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•  A managed booking system to ensure the general public is provided access is required to fulfil 
the terms of the Reserves Act 1977. 
•  Ultimately the fixtures within the hut need to be compliant, on an annual basis, and would 
therefore most likely need to be removed. 
 
•  Meeting Minutes and Termination letter 
 
•  Emails 
 
 
We trust this response satisfactorily answers your request.  
 
 
Kind regards, 
 
 
 
 
Poonam Sethi  
Governance and official Information Advisor  
 
 
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