This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Police Manual chapter - Privacy and official information - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)'.
 
       IR-01-22-22497
 
 
 
 
26 August 2022     
 
Mark Hanna 
[FYI request #20076 email]  
Tēnā koe Mark 
Request for information 
 
Thank you for your Official Information Act 1982 (OIA) request of 29 July 2022 in which you 
asked for information regarding Police instructions. You said the following: 
  On April 20 2020, NZ Police released its “Privacy and official information - Disclosure under 
the Official Information Act 1982 (OIA)” Police Manual chapter as of 30 January 2020 (ref IR-
01-19-25383) [1]. In this document, a section titled “Minister’s Office consultation” states that 
some requests may need to be “sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent to 
the requester” and that the person handling the request should “Al ow five working days for the 
consultation”. 
Today, an article published on stuff.co.nz [2] regarding a a case note published by Chief 

Ombudsman Peter Boshier in May 2022 [3] following a complaint made to his office under the 
OIA regarding this part of Police’s disclosure under the OIA policy said that: 
“[NZ Police] allows 72 hours to alert its minister to any upcoming release of documents under 

the Official Information Act.” 
“[Chief Ombudsman Peter] Boshier said police did not demonstrate that a 72-hour notification 

period was necessary, and three to five days “is likely to be unreasonable,” he added.” “Police 
told the Ombudsman it has amended its practice.” The case note also mentioned that: “The 
reason for the delay was that Police had the practice of providing the Police Minister with a 
three-working day advance notice of decisions on certain requests.” 
This has led me to believe that this policy has been updated at least twice since January 2020. 

First, to reduce the timeframe for consultation with the minister from five working days to three 
working days, and a second time following this complaint. I would like to request information 
about how this policy has changed since it was last released under the OIA. 
Please release the following information regarding the “Privacy and official information - 

Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)” chapter of the Police Manual: 
 
My response to each of your questions can be found below.  
1.  For the version that was active on 30 January 2020: 
1a. The date on which that version came into effect 
1b. The date on which that version ended. 
The version of the Privacy and official information - Disclosure under the Official Information Act 
1982 (OIA)” chapter of the Police Manual that was active on 30 January 2020 came into effect 
on 5 September 2019 and was replaced with an updated version on 16 November 2020.  
Police National Headquarters 
180 Molesworth Street. PO Box 3017, Wellington 6140, New Zealand.  
Telephone: 04 474 9499. Fax: 04 498 7400. www.police.govt.nz   

























2. For each version that came into effect after 30 January 2020: There have been 6
‘versions’ that have come into effect since 30/1/2020 – most minor updates
Please see the dates and amendments made below: 

10 February 2022 - update to 'fixing a charge to process the request' section, due to
the introduction of the new 'Charging for an OIA' policy

6 September 2021 – a typographical error was amended, and a link added:
https://tenone.police.govt.nz/pi/acceptable-use-information-and-ict

10 June 2021- heading levels were changed, a link was added to "Making redactions in
Adobe Acrobat", updated internal anchor links and updates to "Who can make a
request" section and "compiling the information for release"

1 December 2020 - relinked to 2020 Disclosure Act and deleted Privacy Act 1993
disclaimer

16 November 2020 - updated Privacy Act 1993 references and links to Privacy Act
2020 and added a disclaimer.
There have been no changes to this chapter of the Police Manual regarding the Ministerial 
notification ‘no surprises’ practice, however Police has made changes to this practice that have 
not yet been reflected in this document. For example, in recent years, Police has provided up to 
72 hours for Ministerial notification, not the five days stated in the document. 
The vast majority of OIA requests Police manages are provided to the requestor without 
notification to the Minister of Police’s office (around 98%). Some are provided to the office at the 
same time as to the requestor and some are provided to the Minister’s office as per the ‘no 
surprises’ principle (paragraph 3.22(a) of the Cabinet Manual), which has been protocol for 
successive Governments and across multiple portfolios. These are provided for awareness. The 
Minister of Police does not sign off on Police OIAs. 
In response to the Ombudsman’s advice, Police initial y changed its approach, but found that 
new approach inconsistent with the no surprises convention as more of the OIAs were 
considered as matters of significance to the Minister of Police than initial y expected. The time 
taken to ensure a no surprises approach for the Minister is often one day or less and so doesn’t 
affect timeliness for requestors. These make up a very small proportion of Police’s OIAs with the 
vast majority supplied to the requestor without any reference to the Minister’s office. 
Police continues to work to ensure that al  OIAs are provided to the requestor within the 
statutory timelines and consistently works with the Office of the Ombudsman to ensure our OIA 
response is meeting expectations and providing high quality information to the public in a timely 
way. 
2a. A copy of that version. 
Attached are five historical versions of ‘Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)’, 
numbered 1–5. The current version of this document is also attached (numbered 6) for your 
convenience.  
2b. The date on which the version came into effect. 
For your convenience I have added footers to each copy with the dates that each version was in 
effect. 


























3. The next planned review date for this document.
The next scheduled cyclical review date for this chapter is 1 December 2023. However, Police 
expects to update the chapter earlier than that, to reflect the changed  approach noted above.  
4. The licence under which this information is released.
Not applicable. 
I hope this information is of use to you. 
Yours sincerely 
Megan Winch 
Manager: Ministerial Services 
New Zealand Police   

#6
Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
This version came into force on 10/2/2022 and is still current

link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
5
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
5
Official information defined
5
Purpose of the Official Information Act
5
When the Official Information Act applies
5
Related information
5
Requests for official information
7
Who can make a request
7
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
7
dent fy ng the requester not perm tted
7
The form of the request
7
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
7
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
8
Time limits for responding to requests
8
Key roles and responsibilities
9
End‐to‐end oversight for PNHQ
9
End‐to‐end oversight in Districts
9
Preparing the response
9
At PNHQ
9
n D str cts
9
Approving the response (PNHQ process only)
9
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
10
Key process points
10
What you need to know
10
Key  meframes
10
Remember
10
Logging and triaging a request
11
Logging a request
11
Triaging a request
11
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
11
Checking eligibility or identity ‐ not required
12
Is the request “confidential to Police”?
12
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
12
s the request urgent?
13
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
13
Check the request has not been sent to multiple places in Police
13
Acknowledge the request
13
Assigning a request
13
For PNHQ O As
13
For D str ct O As
14
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
14
Relevant templates
14
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
14
Scoping a request
15
Clarify the request   [by day 7]
15
Check if the information is publicly available
15
Check previously released information
15
Plan your timeline
15
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
15
Identify who you will need input from and who you will need to consult
15
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

15
Identify any risks or impacts with the type of information requested
16
Relevant templates
16
Checklist for scoping a request   [in week 1]
16
This version came into force on 10/2/2022 and is still current

link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 Collating the information
17
Identify information in scope
17
Collect copies of the information in scope
17
Issues that may come up during collation
17
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
17
Large vo umes of  nformat on
17
Amend ng the request scope
17
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
17
F x ng a charge to process the request
18
Relevant templates
18
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
18
Compiling the response
19
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
19
Consulting with others
19
Making a decision
19
Compiling the information for release
19
Drafting a response letter
20
Reviews
20
Supe v sor rev ew
20
Lega  rev ew
20
Director endorsement (applies only to PNHQ)
20
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
20
Relevant templates
20
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
21
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
21
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
22
Executive approval
22
Minister’s Office consultation
22
Releasing the response
22
Relevant templates
22
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
23
Finalising the response (for District OIAs)
24
Consider if the request requires any further consultation or approval
24
Releasing the response
24
Relevant templates
24
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
24
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
25
PNHQ Ministerial Services Triage Process
25
Districts Triage Process
25
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
26
OIA withholding provisions commonly used by Police
26
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
26
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
26
he Pub c  nterest  est
27
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
27
Third party requests for personal information
27
Diversion‐related requests
28
Classified information
28
Requests relating to current investigations and court proceedings
28
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
28
After the tr a
28
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
29
Logging and triaging a request    [by day 3]
29
Scoping a request    [in week 1]
29
Collating the information    [by week 1‐2]
29
Compiling the response   [by week 1‐3]
29
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
30
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
30
This version came into force on 10/2/2022 and is still current

link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
30
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
31
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
31
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
31
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
31
Potent a   ega   mp cat ons
31
H gh  nterest from the pub c
31
L ke hood of h gh med a  nterest
31
Other reasons
31
This version came into force on 10/2/2022 and is still current

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 5 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
5/31

Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
6/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen, or
‑ a person who is a permanent resident, or
‑ a person who is in New Zealand, or
‑ a body corporate incorporated in New Zealand, or
‑ a body corporate having a place of business in New Zealand.
(s12)
It is not usually necessary to verify whether a requester meets the above requirements, as it may be evident by their name and address,
or email address, or online profile, or they may be known, and checking can hold up the processing of a valid request. However, if you
have genuine concerns about the nature of the information sought and whether the requester meets the section 12 requirements, you
may ask for a reasonable level of evidence of eligibility, e.g. a NZ address or phone number, or providing your name and contact details
so the requester can contact you privately.  The purpose of establishing section 12 eligibility is to ensure the Official Information Act
applies to your response, including the 'good faith' protection from court proceedings provided by section 48, but should seldom need
to be done.   
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request (or you are not sure), Police may still release information if we’re
happy to do so, especially where it is non‐personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources
to do so, and there is a public interest in disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion
scheme).
Identifying the requester not permitted
Unlike for Privacy Act requests, you are not permitted to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate
requesting personal information about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ The usual response would be that the request is refused to protect that third party’s privacy (s 9(2)(a)) ‐ in the absence of any
counterbalancing information indicating public interest reasons to release (s 9(1)), such as:
‑ The requester may have provided sufficient information, such as the reason for their request or evidence of their
relationship to the third party, to assist you in assessing whether the public interest in releasing the information to them
outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for information about offending by their young
child; or from the relative of a deceased person seeking closure to grief), or
‑ The requester may have provided proper authorisation from the third party to enable you to be satisfied that the request
is properly authorised by the individual whose information is being requested (which minimises the privacy interest).
‑ If no ‘public interest’ reasons have been provided with the request, you should refuse the request.  If appropriate, you could, in
your response, invite the requester to provide information which may support public interest considerations in releasing the
third party’s personal information, and Police will reconsider its response.  
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
7/31

link to page 2 link to page 2 link to page 17 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
8/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the Director for
endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response
once the Supervisor has done so.
The Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
9/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 15 link to page 17 link to page 19 link to page 22 link to page 24 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1.  Logging and triaging a request
2.  Scoping a request
3.  Collating the information
4.  Compiling the response
5.  Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
10/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
11/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Checking eligibility or identity ‐ not required
See ‘Who can make a request’ and ‘Identifying the requester not permitted’.
Is the request “confidential to Police”?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
12/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs

This version came into force on 10/2/2022 and is still current
13/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
14/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 17 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
15/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
16/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
17/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requester of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ Police’s policy for charging for OIA requests can be found at ‘Charging for Official Information Act 1982 (OIA) requests’.
‑ The policy aligns with the Ombudsman’s guidelines.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
 
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
18/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 26 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified in PDF format.
‑ You can find information on how to redact here. A more detailed explanation about how to mark up your redacted areas with
the correct OIA ground and then sanitise the document in Adobe Acrobat can be found here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter. Response letters do not require watermarks, only additional documents being released under
the OIA should be watermarked.
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
‑ Please note it is important that all PDF documents are sanitised in Adobe Acrobat (hidden data and meta data removed) before
release.  
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
19/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the Director for endorsement, or a District’s
draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in the IRT, and give the
physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or withheld in full, or
proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
20/31

link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by Director
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
21/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 24 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received Director endorsement, the Ministerial Services Liaison needs to finalise the
response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
22/31

link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
23/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 22 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
24/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
25/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
26/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
27/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
28/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
Download a WORD version of the checklist below:
‑ 
Check is   or processing an O A reques .docx
25.37 KB
Logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
Scoping a request    [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified subject matter experts and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
Collating the information    [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
Compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Prepared release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
29/31

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
30/31

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA)
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:
‑ 
Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:
‑ 
Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version came into force on 10/2/2022 and is still current
31/31

#5
Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
5
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
5
Official information defined
5
Purpose of the Official Information Act
5
When the Official Information Act applies
5
Related information
5
Requests for official information
7
Who can make a request
7
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
7
dent fy ng the requester not perm tted
7
The form of the request
7
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
7
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
8
Time limits for responding to requests
8
Key roles and responsibilities
9
End‐to‐end oversight for PNHQ
9
End‐to‐end oversight in Districts
9
Preparing the response
9
At PNHQ
9
n D str cts
9
Approving the response (PNHQ process only)
9
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
10
Key process points
10
What you need to know
10
Key  meframes
10
Remember
10
Logging and triaging a request
11
Logging a request
11
Triaging a request
11
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
11
Checking eligibility or identity ‐ not required
12
Is the request “confidential to Police”?
12
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
12
s the request urgent?
13
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
13
Check the request has not been sent to multiple places in Police
13
Acknowledge the request
13
Assigning a request
13
For PNHQ O As
13
For D str ct O As
14
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
14
Relevant templates
14
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
14
Scoping a request
15
Clarify the request   [by day 7]
15
Check if the information is publicly available
15
Check previously released information
15
Plan your timeline
15
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
15
Identify who you will need input from and who you will need to consult
15
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

15
Identify any risks or impacts with the type of information requested
16
Relevant templates
16
Checklist for scoping a request   [in week 1]
16
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021

link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 Collating the information
17
Identify information in scope
17
Collect copies of the information in scope
17
Issues that may come up during collation
17
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
17
Large vo umes of  nformat on
17
Amend ng the request scope
17
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
17
F x ng a charge to process the request
18
Relevant templates
18
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
18
Compiling the response
19
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
19
Consulting with others
19
Making a decision
19
Compiling the information for release
19
Drafting a response letter
20
Reviews
20
Supe v sor rev ew
20
Lega  rev ew
20
Director endorsement (applies only to PNHQ)
20
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
20
Relevant templates
20
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
21
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
21
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
22
Executive approval
22
Minister’s Office consultation
22
Releasing the response
22
Relevant templates
22
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
23
Finalising the response (for District OIAs)
24
Consider if the request requires any further consultation or approval
24
Releasing the response
24
Relevant templates
24
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
24
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
25
PNHQ Ministerial Services Triage Process
25
Districts Triage Process
25
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
26
OIA withholding provisions commonly used by Police
26
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
26
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
26
he Pub c  nterest  est
27
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
27
Third party requests for personal information
27
Diversion‐related requests
28
Classified information
28
Requests relating to current investigations and court proceedings
28
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
28
After the tr a
28
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
29
Logging and triaging a request    [by day 3]
29
Scoping a request    [in week 1]
29
Collating the information    [by week 1‐2]
29
Compiling the response   [by week 1‐3]
29
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
30
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
30
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021

link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
30
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
31
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
31
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
31
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
31
Potent a   ega   mp cat ons
31
H gh  nterest from the pub c
31
L ke hood of h gh med a  nterest
31
Other reasons
31
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 5 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
5/31

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
6/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen, or
‑ a person who is a permanent resident, or
‑ a person who is in New Zealand, or
‑ a body corporate incorporated in New Zealand, or
‑ a body corporate having a place of business in New Zealand.
(s12)
It is not usually necessary to verify whether a requester meets the above requirements, as it may be evident by their name and address,
or email address, or online profile, or they may be known, and checking can hold up the processing of a valid request. However, if you
have genuine concerns about the nature of the information sought and whether the requester meets the section 12 requirements, you
may ask for a reasonable level of evidence of eligibility, e.g. a NZ address or phone number, or providing your name and contact details
so the requester can contact you privately.  The purpose of establishing section 12 eligibility is to ensure the Official Information Act
applies to your response, including the 'good faith' protection from court proceedings provided by section 48, but should seldom need
to be done.   
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request (or you are not sure), Police may still release information if we’re
happy to do so, especially where it is non‐personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources
to do so, and there is a public interest in disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion
scheme).
Identifying the requester not permitted
Unlike for Privacy Act requests, you are not permitted to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate
requesting personal information about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ The usual response would be that the request is refused to protect that third party’s privacy (s 9(2)(a)) ‐ in the absence of any
counterbalancing information indicating public interest reasons to release (s 9(1)), such as:
‑ The requester may have provided sufficient information, such as the reason for their request or evidence of their
relationship to the third party, to assist you in assessing whether the public interest in releasing the information to them
outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for information about offending by their young
child; or from the relative of a deceased person seeking closure to grief), or
‑ The requester may have provided proper authorisation from the third party to enable you to be satisfied that the request
is properly authorised by the individual whose information is being requested (which minimises the privacy interest).
‑ If no ‘public interest’ reasons have been provided with the request, you should refuse the request.  If appropriate, you could, in
your response, invite the requester to provide information which may support public interest considerations in releasing the
third party’s personal information, and Police will reconsider its response.  
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
7/31

link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
8/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the Director for
endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response
once the Supervisor has done so.
The Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
9/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 15 link to page 17 link to page 19 link to page 22 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1.  Logging and triaging a request
2.  Scoping a request
3.  Collating the information
4.  Compiling the response
5.  Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
10/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
11/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Checking eligibility or identity ‐ not required
See ‘Who can make a request’ and ‘Identifying the requester not permitted’.
Is the request “confidential to Police”?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
12/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs

This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
13/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
14/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
15/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
16/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
17/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requestor of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ The Ministry of Justice provides charging guidelines for OIAs.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
‑ A new Police policy for charging for OIA requests wil  be published mid2018.
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
18/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 26 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified in PDF format.
‑ You can find information on how to redact here. A more detailed explanation about how to mark up your redacted areas with
the correct OIA ground and then sanitise the document in Adobe Acrobat can be found here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter. Response letters do not require watermarks, only additional documents being released under
the OIA should be watermarked.
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
‑ Please note it is important that all PDF documents are sanitised in Adobe Acrobat (hidden data and meta data removed) before
release.  
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
19/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the Director for endorsement, or a District’s
draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in the IRT, and give the
physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or withheld in full, or
proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
20/31

link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by Director
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
21/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received Director endorsement, the Ministerial Services Liaison needs to finalise the
response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
22/31

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
23/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 22 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
24/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
25/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
26/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
27/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
28/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
Download a WORD version of the checklist below:
‑ 
Check is   or processing an O A reques .docx
25.37 KB
Logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
Scoping a request    [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified subject matter experts and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
Collating the information    [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
Compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Prepared release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
29/31

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
30/31

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:
‑ 
Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:
‑ 
Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version was in force from 7/9/2021 until 10/2/2021
31/31

#4
Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 

link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
5
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
5
Official information defined
5
Purpose of the Official Information Act
5
When the Official Information Act applies
5
Related information
5
Requests for official information
7
Who can make a request
7
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
7
dent fy ng the requester not perm tted
7
The form of the request
7
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
7
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
8
Time limits for responding to requests
8
Key roles and responsibilities
9
End‐to‐end oversight for PNHQ
9
End‐to‐end oversight in Districts
9
Preparing the response
9
At PNHQ
9
n D str cts
9
Approving the response (PNHQ process only)
9
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
10
Key process points
10
What you need to know
10
Key  meframes
10
Remember
10
Logging and triaging a request
11
Logging a request
11
Triaging a request
11
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
11
Checking eligibility or identity ‐ not required
12
Is the request “confidential to Police”?
12
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
12
s the request urgent?
13
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
13
Check the request has not been sent to multiple places in Police
13
Acknowledge the request
13
Assigning a request
13
For PNHQ O As
13
For D str ct O As
14
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
14
Relevant templates
14
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
14
Scoping a request
15
Clarify the request   [by day 7]
15
Check if the information is publicly available
15
Check previously released information
15
Plan your timeline
15
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
15
Identify who you will need input from and who you will need to consult
15
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

15
Identify any risks or impacts with the type of information requested
16
Relevant templates
16
Checklist for scoping a request   [in week 1]
16
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 

link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 Collating the information
17
Identify information in scope
17
Collect copies of the information in scope
17
Issues that may come up during collation
17
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
17
Large vo umes of  nformat on
17
Amend ng the request scope
17
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
17
F x ng a charge to process the request
18
Relevant templates
18
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
18
Compiling the response
19
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
19
Consulting with others
19
Making a decision
19
Compiling the information for release
19
Drafting a response letter
20
Reviews
20
Supe v sor rev ew
20
Lega  rev ew
20
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
20
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
20
Relevant templates
20
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
21
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
21
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
22
Executive approval
22
Minister’s Office consultation
22
Releasing the response
22
Relevant templates
22
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
23
Finalising the response (for District OIAs)
24
Consider if the request requires any further consultation or approval
24
Releasing the response
24
Relevant templates
24
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
24
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
25
PNHQ Ministerial Services Triage Process
25
Districts Triage Process
25
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
26
OIA withholding provisions commonly used by Police
26
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
26
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
26
he Pub c  nterest  est
27
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
27
Third party requests for personal information
27
Diversion‐related requests
28
Classified information
28
Requests relating to current investigations and court proceedings
28
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
28
After the tr a
28
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
29
Logging and triaging a request    [by day 3]
29
Scoping a request    [in week 1]
29
Collating the information    [by week 1‐2]
29
Compiling the response   [by week 1‐3]
29
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
30
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
30
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 

link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
30
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
31
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
31
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
31
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
31
Potent a   ega   mp cat ons
31
H gh  nterest from the pub c
31
L ke hood of h gh med a  nterest
31
Other reasons
31
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 5 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
5/31

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
6/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen, or
‑ a person who is a permanent resident, or
‑ a person who is in New Zealand, or
‑ a body corporate incorporated in New Zealand, or
‑ a body corporate having a place of business in New Zealand.
(s12)
It is not usually necessary to verify whether a requester meets the above requirements, as it may be evident by their name and address,
or email address, or online profile, or they may be known, and checking can hold up the processing of a valid request. However, if you
have genuine concerns about the nature of the information sought and whether the requester meets the section 12 requirements, you
may ask for a reasonable level of evidence of eligibility, e.g. a NZ address or phone number, or providing your name and contact details
so the requester can contact you privately.  The purpose of establishing section 12 eligibility is to ensure the Official Information Act
applies to your response, including the 'good faith' protection from court proceedings provided by section 48, but should seldom need
to be done.   
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request (or you are not sure), Police may still release information if we’re
happy to do so, especially where it is non‐personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources
to do so, and there is a public interest in disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion
scheme).
Identifying the requester not permitted
Unlike for Privacy Act requests, you are not permitted to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate
requesting personal information about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ The usual response would be that the request is refused to protect that third party’s privacy (s 9(2)(a)) ‐ in the absence of any
counterbalancing information indicating public interest reasons to release (s 9(1)), such as:
‑ The requester may have provided sufficient information, such as the reason for their request or evidence of their
relationship to the third party, to assist you in assessing whether the public interest in releasing the information to them
outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for information about offending by their young
child; or from the relative of a deceased person seeking closure to grief), or
‑ The requester may have provided proper authorisation from the third party to enable you to be satisfied that the request
is properly authorised by the individual whose information is being requested (which minimises the privacy interest).
‑ If no ‘public interest’ reasons have been provided with the request, you should refuse the request.  If appropriate, you could, in
your response, invite the requester to provide information which may support public interest considerations in releasing the
third party’s personal information, and Police will reconsider its response.  
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
7/31

link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
8/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the Director for
endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response
once the Supervisor has done so.
The Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
9/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 15 link to page 17 link to page 19 link to page 22 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1.  Logging and triaging a request
2.  Scoping a request
3.  Collating the information
4.  Compiling the response
5.  Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
10/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
11/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Checking eligibility or identity ‐ not required
See ‘Who can make a request’ and ‘Identifying the requester not permitted’.
Is the request “confidential to Police”?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
12/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs

This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
13/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
14/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
15/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
16/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
17/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requestor of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ The Ministry of Justice provides charging guidelines for OIAs.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
‑ A new Police policy for charging for OIA requests wil  be published mid2018.
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
18/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 26 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified in PDF format.
‑ You can find information on how to redact here. A more detailed explanation about how to mark up your redacted areas with
the correct OIA ground and then sanitise the document in Adobe Acrobat can be found here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter. Response letters do not require watermarks, only additional documents being released under
the OIA should be watermarked.
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
‑ Please note it is important that all PDF documents are sanitised in Adobe Acrobat (hidden data and meta data removed) before
release.  
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
19/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the Director for endorsement, or a District’s
draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in the IRT, and give the
physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or withheld in full, or
proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
20/31

link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by Director
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
21/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received National Manager/Director endorsement, the Ministerial Services Liaison
needs to finalise the response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the ED: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
22/31

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
23/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 22 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
24/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
25/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
26/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
27/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
28/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
Download a WORD version of the checklist below:
‑ 
Check is   or processing an O A reques .docx
25.37 KB
Logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
Scoping a request    [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified subject matter experts and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
Collating the information    [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
Compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Prepared release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
29/31

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
30/31

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:
‑ 
Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:
‑ 
Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version was in force from 6/9/2021 until 7/9/2021 
31/31

#3
Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 16 link to page 16 link to page 16 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
5
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
5
Official information defined
5
Purpose of the Official Information Act
5
When the Official Information Act applies
5
Related information
5
Requests for official information
7
Who can make a request
7
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
7
dent fy ng the requester not perm tted
7
The form of the request
7
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
7
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
8
Time limits for responding to requests
8
Key roles and responsibilities
9
End‐to‐end oversight for PNHQ
9
End‐to‐end oversight in Districts
9
Preparing the response
9
At PNHQ
9
n D str cts
9
Approving the response (PNHQ process only)
9
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
10
Key process points
10
What you need to know
10
Key  meframes
10
Remember
10
Logging and triaging a request
11
Logging a request
11
Triaging a request
11
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
11
Checking eligibility or identity ‐ not required
12
Is the request “confidential to Police”?
12
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
12
s the request urgent?
13
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
13
Check the request has not been sent to multiple places in Police
13
Acknowledge the request
13
Assigning a request
13
For PNHQ O As
13
For D str ct O As
14
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
14
Relevant templates
14
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
14
Scoping a request
15
Clarify the request   [by day 7]
15
Check if the information is publicly available
15
Check previously released information
15
Plan your timeline
15
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
15
Identify who you will need input from and who you will need to consult
15
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

15
Identify any risks or impacts with the type of information requested
16
Relevant templates
16
Checklist for scoping a request   [in week 1]
16
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021

link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 Collating the information
17
Identify information in scope
17
Collect copies of the information in scope
17
Issues that may come up during collation
17
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
17
Large vo umes of  nformat on
17
Amend ng the request scope
17
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
17
F x ng a charge to process the request
18
Relevant templates
18
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
18
Compiling the response
19
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
19
Consulting with others
19
Making a decision
19
Compiling the information for release
19
Drafting a response letter
20
Reviews
20
Supe v sor rev ew
20
Lega  rev ew
20
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
20
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
20
Relevant templates
20
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
21
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
21
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
22
Executive approval
22
Minister’s Office consultation
22
Releasing the response
22
Relevant templates
22
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
23
Finalising the response (for District OIAs)
24
Consider if the request requires any further consultation or approval
24
Releasing the response
24
Relevant templates
24
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
24
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
25
PNHQ Ministerial Services Triage Process
25
Districts Triage Process
25
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
26
OIA withholding provisions commonly used by Police
26
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
26
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
26
he Pub c  nterest  est
27
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
27
Third party requests for personal information
27
Diversion‐related requests
28
Classified information
28
Requests relating to current investigations and court proceedings
28
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
28
After the tr a
28
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
29
Logging and triaging a request    [by day 3]
29
Scoping a request    [in week 1]
29
Collating the information    [by week 1‐2]
29
Compiling the response   [by week 1‐3]
29
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
30
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
30
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021

link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
30
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
31
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
31
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
31
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
31
Potent a   ega   mp cat ons
31
H gh  nterest from the pub c
31
L ke hood of h gh med a  nterest
31
Other reasons
31
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 5 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
5/31

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
6/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen, or
‑ a person who is a permanent resident, or
‑ a person who is in New Zealand, or
‑ a body corporate incorporated in New Zealand, or
‑ a body corporate having a place of business in New Zealand.
(s12)
It is not usually necessary to verify whether a requester meets the above requirements, as it may be evident by their name and address,
or email address, or online profile, or they may be known, and checking can hold up the processing of a valid request. However, if you
have genuine concerns about the nature of the information sought and whether the requester meets the section 12 requirements, you
may ask for a reasonable level of evidence of eligibility, e.g. a NZ address or phone number, or providing your name and contact details
so the requester can contact you privately.  The purpose of establishing section 12 eligibility is to ensure the Official Information Act
applies to your response, including the 'good faith' protection from court proceedings provided by section 48, but should seldom need
to be done.   
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request (or you are not sure), Police may still release information if we’re
happy to do so, especially where it is non‐personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources
to do so, and there is a public interest in disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion
scheme).
Identifying the requester not permitted
Unlike for Privacy Act requests, you are not permitted to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate
requesting personal information about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ The usual response would be that the request is refused to protect that third party’s privacy (s 9(2)(a)) ‐ in the absence of any
counterbalancing information indicating public interest reasons to release (s 9(1)), such as:
‑ The requester may have provided sufficient information, such as the reason for their request or evidence of their
relationship to the third party, to assist you in assessing whether the public interest in releasing the information to them
outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for information about offending by their young
child; or from the relative of a deceased person seeking closure to grief), or
‑ The requester may have provided proper authorisation from the third party to enable you to be satisfied that the request
is properly authorised by the individual whose information is being requested (which minimises the privacy interest).
‑ If no ‘public interest’ reasons have been provided with the request, you should refuse the request.  If appropriate, you could, in
your response, invite the requester to provide information which may support public interest considerations in releasing the
third party’s personal information, and Police will reconsider its response.  
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
7/31

link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
8/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the National
Manager/Director for endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to
review a draft response once the Supervisor has done so.
The National Manager/Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
9/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 15 link to page 17 link to page 19 link to page 22 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1.  Logging and triaging a request
2.  Scoping a request
3.  Collating the information
4.  Compiling the response
5.  Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
10/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
11/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Checking eligibility or identity ‐ not required
See ‘Who can make a request’ and ‘Identifying the requester not permitted’.
Is the request “confidential to Police”?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
12/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs

This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
13/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
14/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 17 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
15/31

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
16/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
17/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requestor of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ The Ministry of Justice provides charging guidelines for OIAs.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
‑ A new Police policy for charging for OIA requests wil  be published mid2018.
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
18/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 26 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified in PDF format.
‑ You can find information on how to redact here. A more detailed explanation about how to mark up your redacted areas with
the correct OIA ground and then sanitise the document in Adobe Acrobat can be found here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter. Response letters do not require watermarks, only additional documents being released under
the OIA should be watermarked.
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
‑ Please note it is important that all PDF documents are sanitised in Adobe Acrobat (hidden data and meta data removed) before
release.  
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
19/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the National Manager/Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the National Manager/Director for
endorsement, or a District’s draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The National Manager/Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the National Manager/Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the National Manager/Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in
the IRT, and give the physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or
withheld in full, or proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
20/31

link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
21/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received National Manager/Director endorsement, the Ministerial Services Liaison
needs to finalise the response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the National Manager/Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
22/31

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
23/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 22 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
24/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
25/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
26/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
27/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
28/31

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
Download a WORD version of the checklist below:
‑ 
Check is   or processing an O A reques .docx
25.37 KB
Logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
Scoping a request    [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified subject matter experts and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
Collating the information    [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
Compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Prepared release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
29/31

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
30/31

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:
‑ 
Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:
‑ 
Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version was in force form 10/6/2021 until 6/9/2021
31/31

#2
Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 16 link to page 17 link to page 17 link to page 17 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
5
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
5
Official information defined
5
Purpose of the Official Information Act
5
When the Official Information Act applies
5
Related information
5
Requests for official information
7
Who can make a request
7
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
7
Identifying the requester
7
The form of the request
7
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
7
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
7
Time limits for responding to requests
7
Key roles and responsibilities
9
End‐to‐end oversight for PNHQ
9
End‐to‐end oversight in Districts
9
Preparing the response
9
At PNHQ
9
n D str cts
9
Approving the response (PNHQ process only)
9
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
10
Key process points
10
What you need to know
10
Key  meframes
10
Remember
10
Logging and triaging a request
11
Logging a request
11
Triaging a request
11
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
11
s the requester e g b e to make the request under the O A?
12
s the requester e g b e to make the request under the O A?
12
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
12
s the request urgent?
13
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
13
Check the request has not been sent to multiple places in Police
13
Acknowledge the request
14
Assigning a request
14
For PNHQ O As
14
For D str ct O As
14
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
14
Relevant templates
14
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
14
Scoping a request
16
Clarify the request   [by day 7]
16
Check if the information is publicly available
16
Check previously released information
16
Plan your timeline
16
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
16
Identify who you will need input from and who you will need to consult
16
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

16
Identify any risks or impacts with the type of information requested
17
Relevant templates
17
Checklist for scoping a request   [in week 1]
17
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021

link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 31 Collating the information
18
Identify information in scope
18
Collect copies of the information in scope
18
Issues that may come up during collation
18
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
18
Large vo umes of  nformat on
18
Amend ng the request scope
18
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
18
F x ng a charge to process the request
19
Relevant templates
19
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
19
Compiling the response
20
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
20
Consulting with others
20
Making a decision
20
Compiling the information for release
20
Drafting a response letter
20
Reviews
21
Supe v sor rev ew
21
Lega  rev ew
21
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
21
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
21
Relevant templates
21
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
21
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
22
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
23
Executive approval
23
Minister’s Office consultation
23
Releasing the response
23
Relevant templates
23
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
24
Finalising the response (for District OIAs)
25
Consider if the request requires any further consultation or approval
25
Releasing the response
25
Relevant templates
25
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
25
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
26
PNHQ Ministerial Services Triage Process
26
Districts Triage Process
26
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
27
OIA withholding provisions commonly used by Police
27
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
27
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
27
he Pub c  nterest  est
28
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
28
Third party requests for personal information
28
Diversion‐related requests
29
Classified information
29
Requests relating to current investigations and court proceedings
29
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
29
After the tr a
29
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
30
Logging and triaging a request    [by day 3]
30
Scoping a request    [in week 1]
30
Collating the information    [by week 1‐2]
30
Compiling the response   [by week 1‐3]
30
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
31
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
31
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021

link to page 31 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 link to page 32 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
31
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
32
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
32
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
32
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
32
Potent a   ega   mp cat ons
32
H gh  nterest from the pub c
32
L ke hood of h gh med a  nterest
32
Other reasons
32
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 10 link to page 5 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
5/32

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
6/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen
‑ a person who is a permanent resident or is in New Zealand
‑ a body corporate incorporated in New Zealand or having a place of business in New Zealand.
(s12)
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request, Police may still release information, especially where it is non‐
personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources to do so, and there is a public interest in
disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion scheme).
Identifying the requester
It is not necessary to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate requesting personal information
about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details. However, if you have concerns about the nature of the
information sought and whether they meet the section 12 requirements of a person entitled to make a request (i.e. NZ
citizen/permanent resident/in NZ), you may ask for a reasonable level of evidence, e.g. a NZ address or phone number, but you cannot
demand proof of identity.
The purpose of checking eligibility is to ensure the Official Information Act applies to your response, including the 'good faith'
protection from court proceedings provided by section 48.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ the requester must provide sufficient information, such as evidence of their relationship, to assist you in assessing whether the
public interest in releasing the information to them outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for
information about offending by their young child), or
‑ you must be satisfied that the request is properly authorised by the individual whose information is being requested.
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
7/32

link to page 18 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
8/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the National
Manager/Director for endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to
review a draft response once the Supervisor has done so.
The National Manager/Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
9/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 16 link to page 18 link to page 20 link to page 23 link to page 25 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1.  Logging and triaging a request
2.  Scoping a request
3.  Collating the information
4.  Compiling the response
5.  Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
10/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
11/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Is the requester eligible to make the request under the OIA?
To be eligible to make an OIA request, a requester must be:
‑ a person who is in New Zealand OR
‑ a New Zealand citizen or permanent resident anywhere in the world OR
‑ a corporate entity which is incorporated in New Zealand or which has a place of business in New Zealand.
If a requester is not eligible, Police may still release information, particularly where it is non‐personal, non‐sensitive official
information, if it will not impact too heavily on Police resources to do so, and there is a public interest in doing so.
You need to:
‑ Check if a requester is eligible to make the request.
‑ If eligibility is unclear, contact the requester to clarify.
‑ If a requester is not eligible, consider the requester’s circumstances and make a decision on whether or not to accept the
request.
‑ If the request is accepted, assign it in the same way as an OIA request.
‑ If the request is not going to be accepted, advise the requester they do not meet the eligibility requirements.
Is the requester eligible to make the request under the OIA?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
12/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
13/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
14/32

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
15/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 18 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
16/32

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
17/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
18/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requestor of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ The Ministry of Justice provides charging guidelines for OIAs.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
‑ A new Police policy for charging for OIA requests wil  be published mid2018.
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
19/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 27 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified.
‑ You can find information on how to redact here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
20/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the National Manager/Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the National Manager/Director for
endorsement, or a District’s draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The National Manager/Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the National Manager/Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the National Manager/Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in
the IRT, and give the physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or
withheld in full, or proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
21/32

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
22/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 25 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received National Manager/Director endorsement, the Ministerial Services Liaison
needs to finalise the response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the National Manager/Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
23/32

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
24/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 23 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
25/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
26/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
27/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
28/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
29/32

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
Download a WORD version of the checklist below:
‑ 
Check is   or processing an O A reques .docx
25.37 KB
Logging and triaging a request    [by day 3]
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
Scoping a request    [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified subject matter experts and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
Collating the information    [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
Compiling the response   [by week 1‐3]
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Prepared release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
30/32

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
31/32

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:
‑ 
Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:
‑ 
Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version was in force from 1/12/2020 until 10/06/2021
32/32

#1
Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020

link to page 2 link to page 2 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 Table of Contents
Table of Contents
2
Overview
6
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
6
Official information defined
6
Purpose of the Official Information Act
6
When the Official Information Act applies
6
Related information
6
Requests for official information
8
Who can make a request
8
nformat on may be re eased to a non ent t ed requester
8
Identifying the requester
8
The form of the request
8
Requests must be c ear as to the  nformat on requ red
8
Po ce must ass st a requester to make the r request correct y
8
Time limits for responding to requests
8
Key roles and responsibilities
10
End‐to‐end oversight for PNHQ
10
End‐to‐end oversight in Districts
10
Preparing the response
10
At PNHQ
10
n D str cts
10
Approving the response (PNHQ process only)
10
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
11
Key process points
11
What you need to know
11
Key  meframes
11
Remember
11
Logging and triaging a request
12
Logging a request
12
Triaging a request
12
Does the request be ong w th Po ce ( n part/fu )?   [by day 10]
12
s the requester e g b e to make the request under the O A?
13
s the requester e g b e to make the request under the O A?
13
Are there any h gh organ sat ona   mpacts w th the request or the  ke y response?
13
s the request urgent?
14
s there  ke y to be any prob ems reach ng a dec s on on the response w th n 20 work ng days?
14
Check the request has not been sent to multiple places in Police
14
Acknowledge the request
15
Assigning a request
15
For PNHQ O As
15
For D str ct O As
15
Once ass gned (Both PNHQ and D str cts)
15
Relevant templates
15
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
15
Scoping a request
17
Clarify the request   [by day 7]
17
Check if the information is publicly available
17
Check previously released information
17
Plan your timeline
17
Add t ona  cons derat ons at PNHQ
17
Identify who you will need input from and who you will need to consult
17
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take you to
get/assess it

17
Identify any risks or impacts with the type of information requested
18
Relevant templates
18
Checklist for scoping a request   [in week 1]
18
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020

link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 24 link to page 25 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 26 link to page 27 link to page 27 link to page 27 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 28 link to page 29 link to page 29 link to page 29 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 32 link to page 32 Collating the information
19
Identify information in scope
19
Collect copies of the information in scope
19
Issues that may come up during collation
19
You cou d not  dent fy any  nformat on  n scope
19
Large vo umes of  nformat on
19
Amend ng the request scope
19
Extend ng the t meframe for the request [by day 20]
19
F x ng a charge to process the request
20
Relevant templates
20
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
20
Compiling the response
21
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
21
Consulting with others
21
Making a decision
21
Compiling the information for release
21
Drafting a response letter
21
Reviews
22
Supe v sor rev ew
22
Lega  rev ew
22
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
22
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
22
Relevant templates
22
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
22
Add t ona  requ rements for PNHQ O As
23
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
24
Executive approval
24
Minister’s Office consultation
24
Releasing the response
24
Relevant templates
24
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
25
Finalising the response (for District OIAs)
26
Consider if the request requires any further consultation or approval
26
Releasing the response
26
Relevant templates
26
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
26
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
27
PNHQ Ministerial Services Triage Process
27
Districts Triage Process
27
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
28
OIA withholding provisions commonly used by Police
28
Sect on 6  Conc us ve grounds for w thho d ng  nformat on
28
Sect on 9  Grounds for w thho d ng  nformat on
28
he Pub c  nterest  est
29
Sect on 18  Adm n strat ve reasons to refuse a request  n who e or part
29
Third party requests for personal information
29
Diversion‐related requests
30
Classified information
30
Requests relating to current investigations and court proceedings
30
From the commencement of proceed ngs unt  the end of tr a
30
After the tr a
30
Appendix C: Checklist for processing an OIA request
31
Logging and triaging a request    [by day 3]
31
Scoping a request    [in week 1]
31
Collating the information    [by week 1‐2]
31
Compiling the response   [by week 1‐3]
31
Add t ona  cons derat ons for PNHQ
32
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
32
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020

link to page 32 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 link to page 33 Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
32
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
33
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
33
L ke y to negat ve y affect trust and conf dence  n Po ce  M n sters  or stakeho ders
33
L ke y to negat ve y affect the reputat on of an  nd v dua  or organ sat on
33
Potent a   ega   mp cat ons
33
H gh  nterest from the pub c
33
L ke hood of h gh med a  nterest
33
Other reasons
33
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Important Note: This chapter has already been updated to align with the Privacy Act 2020 which comes into force on 1 December
2020. Until that date the Privacy Act 1993 still applies. If you have any issues or questions in this interim period please contact
Katherine Baird in Legal Services.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
5/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 11 link to page 6 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Overview
Purpose of this part of the ‘Privacy and official information’ chapter
This part of the 'Privacy and official information' chapter details Police procedures and requirements under the Official Information Act
1982 (OIA) for responding to requests for information:
‑ that is not personal in nature (e.g. Police policies or procedures from the Police Manual)
‑ that is personal about third parties (e.g. a request from the media or from one family member for information about another).
These requests are governed by the Official Information Act 1982.
See 'Disclosure under the Privacy Act 2020' for the legislation and procedures relating to requests for personal information or about
proactively disclosing personal information under the Privacy Act 2020.
This part of the ‘Privacy and official information’ chapter also provides detailed Police processes to guide staff when receiving and
responding to OIA requests using the Information Request TOOL (IRT)
. It applies to all OIA requests received at PNHQ and in
Districts. See the section on ‘How to action an OIA request’.
Official information defined
"Official information" means any information (including personal information) held by a Department, a Minister of the Crown in their
official capacity, or an organisation (which includes New Zealand Police). It includes any information held outside New Zealand by any
branch or post of a Department or organisation.
It excludes certain categories of information, such as evidence in a commission of inquiry, information contained in a victim impact
statement, or information relating to an investigation by the Ombudsman or the Privacy Commissioner.
(s2(1))
Purpose of the Official Information Act
The purpose of the Official Information Act 1982 is to:
‑ make official information more freely available, and
‑ 
protect official information to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal privacy.
The Act states as a principle that official information must be provided unless there is good reason for withholding it.
(s5)
When the Official Information Act applies
The Act only applies when responding to a request for official information. Requests made to Police for information that is not about
the requester must be considered under the Official Information Act.
See 'Introduction to disclosure of information' for more guidance on determining when the Official Information Act applies.
Related information
See also:
‑ these related parts of the 'Privacy and Official Information' chapter:
‑ Information Privacy Principles
‑ Introduction to disclosure of information
‑ Disclosure under the Privacy Act 2020
‑ Applying the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
‑ Community disclosure of offender information
‑ Privacy breach management
‑ 'Criminal disclosure' for the law and procedures relating to the disclosure of information to the defence before trials
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
6/33

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ the Official information legislation guides on the Office of the Ombudsman's website.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
7/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Requests for official information
Who can make a request
A request under the Official Information Act (OIA) can be made by:
‑ a New Zealand citizen
‑ a person who is a permanent resident or is in New Zealand
‑ a body corporate incorporated in New Zealand or having a place of business in New Zealand.
(s12)
Information may be released to a non‐entitled requester
Where a requester is not entitled under the OIA to make a request, Police may still release information, especially where it is non‐
personal, non‐sensitive official information, it will not impact too heavily on Police resources to do so, and there is a public interest in
disclosure (e.g. an Australian researcher asks for NZ Police's policy on the Adult Diversion scheme).
Identifying the requester
It is not necessary to verify the identity of an OIA requester (unless they are a NZ body corporate requesting personal information
about the requester (s25)) and they do not have to provide personal details. However, if you have concerns about the nature of the
information sought and whether they meet the section 12 requirements of a person entitled to make a request (i.e. NZ
citizen/permanent resident/in NZ), you may ask for a reasonable level of evidence, e.g. a NZ address or phone number, but you cannot
demand proof of identity.
The purpose of checking eligibility is to ensure the Official Information Act applies to your response, including the 'good faith'
protection from court proceedings provided by section 48.
If the OIA request is for personal information about a third party:
‑ the requester must provide sufficient information, such as evidence of their relationship, to assist you in assessing whether the
public interest in releasing the information to them outweighs any privacy interest (e.g. a request from a parent or guardian for
information about offending by their young child), or
‑ you must be satisfied that the request is properly authorised by the individual whose information is being requested.
The form of the request
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be written, but you can ask the requester to put their
request in writing. Offer the relevant Police Form (available in Police Forms> Information Requests > Official Information and Privacy Act
requests) which can be printed and handed to the requester, or you can direct the requester to the Police website portal to
download/complete/print the form or to make a request for official information online.
Otherwise, make a written record of an oral request for official information, including the exact wording of the request and the
requester's details needed to complete and deliver Police's response.
Requests must be clear as to the information required
Information requested must be specified with "due particularity". That does not mean the request cannot be broad or for a large
amount of information, but if what is being requested is vague or unclear, go back to the requester immediately and ask for it to be
clarified.
(s12)
Police must assist a requester to make their request correctly
You must assist a requester so that their request is made in the correct manner or to the appropriate agency.
(s13)
Time limits for responding to requests
An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified accordingly, as soon
as reasonably practicable, but not later than 20 working days from the day after the request is received. (s15(1))
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
8/33

link to page 19 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Failing to respond to a request within the time limit or undue delay in making the information available is deemed to be a refusal. (s28
(4)&(5))
If you cannot communicate the decision within the 20 working‐day limit, consider whether you can notify an extension.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
9/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Key roles and responsibilities
End‐to‐end oversight for PNHQ
The Ministerial Services OIA Team has end‐to‐end oversight of all PNHQ OIA requests. The team receives and triages all OIA requests
for completion at PNHQ. It also reassigns OIA requests that need to be completed in districts. The team provides advice to all Police
staff on responding to OIA requests and coordinates the approval process before a response is sent out.
A member of the Ministerial Services OIA Team is designated as the Ministerial Services Liaison for each OIA request. The Ministerial
Services Liaison logs and assigns requests to the appropriate business group for response. They maintain oversight of requests to
ensure legislative timeframes are met, and are the coordination point when draft responses are complete and need to go through
Executive approval and Minister’s Office consultation. The Ministerial Services Liaison is responsible for sending responses to
requesters once they are complete.
End‐to‐end oversight in Districts
The Claim Team (usually those staff in the File Management Centre (FMC) with responsibility for managing information requests) has
end‐to‐end oversight of all OIA requests in the district. A designated Claim Team member (usually the FMC supervisor) is responsible
for triaging all OIA requests received. Requests are then allocated to a Claim Team member (this may be the same person) who logs
and assigns requests to the Assignee Team, then on to a nominated Assignee for response, or reassigns those that need to be
completed by another district or PNHQ. The Claim Team maintains oversight of requests to ensure legislative timeframes are met and
provides advice to district staff on responding to requests. The Claim Team member is responsible for sending responses to requesters
once they are complete.
Preparing the response
A number of people may be involved in the process of preparing a response to an OIA request.
At PNHQ
Claim Team in each business group at PNHQ is responsible for allocating OIA requests received by the business group to an Assignee.
The Claim Team maintains oversight of all OIA requests assigned to the business group to ensure they are completed within legislative
timeframes.
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response for endorsement.
The Assignee will usually decide it is appropriate for a Supervisor to review a draft response before it goes to the National
Manager/Director for endorsement. The Assignee may seek advice from a member of the Legal Team at any stage, or ask them to
review a draft response once the Supervisor has done so.
The National Manager/Director endorses all responses before they go to the appropriate Executive Member/s for approval.
In Districts
The Assignee is responsible for scoping the request, collating the requested information, and compiling the response. The Assignee
would normally seek review by a Supervisor of a draft response before it is finalised. The Assignee may seek advice from a member of
the Legal Team at any stage, or ask them to review a draft response once the Supervisor has done so.
Approving the response (PNHQ process only)
All PNHQ OIA responses go to an Executive Member for final approval. Responses are approved by the appropriate Executive
Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media and Communications.
Under the ‘No Surprises Principle’, some responses will go to the Minister’s Office for consultation prior to the information being
released to the requester.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
10/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 12 link to page 17 link to page 19 link to page 21 link to page 24 link to page 26 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
How to action an OIA request ‐ The stages of processing an OIA request
There are distinct stages involved in receiving and responding to an OIA request.
Each stage is shown below, and you can click on each stage to link to the detailed guide on what you need to do.
1. Logging and triaging a request
2. Scoping a request
3. Collating the information
4. Compiling the response
5. Finalising the response at PNHQ ; in Districts
In Week 1
By Week 1‐2
By Week 1‐3
By Week 2‐4✛
Log
Collate
Compile response
Provide decision or extension by 20th working day
Triage
Assess
Release approved information without delay
Assign
Compile response
and for PNHQ ‐
Scope
Approve
Collate
Ministerial consultation
Transfer
Key process points
What you need to know

‑ All information held by Police is official information.
‑ A request for official information does not need to refer to the OIA, can be communicated by any means (including orally or by
social media) and can be made to any person in Police.
‑ You must make a decision about whether you will release the information requested and communicate it to the requester ‘as
soon as reasonably practicable’ and no later than 20 working days after the request is received, unless you have extended the
time limit for response.
Key Timeframes
‑ The working day count starts the day after a request is received by Police.
‑ If a request is refined within 7 working days it can be treated as a new request.
‑ You have 10 working days to transfer a request unless you extend the time limit to transfer.
‑ You have 20 working days to make and communicate a decision to the requester, or to extend the time limit.
Remember
‑ The public has a right to access the information Police holds.
‑ OIA requests are a core part of our business and responding to an OIA might be something you need to do.
‑ Communicate well with the requester. OIA requests are an opportunity to influence, educate, and inform, and build the public’s
trust and confidence in Police.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
11/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Logging and triaging a request
Logging a request
All PNHQ OIA requests are received by the Ministerial Services OIA Team and a Ministerial Services Liaison is designated to each
request. Any requests sent directly to a business group should be emailed to [email address] for logging and
assigning.
All district OIA requests are received by the Claim Team. Any requests received by another group in that district should be sent to the
Claim Team for logging and assigning.
Every request (PNHQ and Districts) must be logged in the IRT as soon as possible after it is received. This is necessary for workflow
management and reporting.
Requests that are submitted through the Police website will automatically be logged in the IRT, with some of the information pre‐
populated into the request record. A member of the Ministerial Services OIA Team in PNHQ, or the District’s Claim Team will check that
the information has pre‐populated correctly and add any relevant information.
Requests received by any other means are logged manually in the IRT by the Ministerial Services Liaison designated to that request, or
in Districts, by a member of the Claim Team.
Triaging a request
The Ministerial Services OIA Team, or the designated triage person in each district, triages all requests. (At PNHQ, this is done at a daily
meeting). Following triage, the designated Ministerial Services Liaison, or the allocated district Claim Team member, will complete any
required actions.
See the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
The questions considered during initial triage should be considered throughout the life of the request. Things such as identifying a risk
relating to the release of some information may not be immediately apparent. Issues should be addressed as they arise.
Does the request belong with Police (in part/full)?   [by day 10]
‑ Identify if Police holds the information or if another agency or Minister should respond.
‑ If the request is for information Police doesn’t hold (or only partially holds), you will need to transfer it.
‑ If the information is spread across multiple agencies Police may need to split the request, respond to part of it, and transfer the
remainder to other agencies.
‑ A transfer to another agency or Minister must be done no later than 10 working days after Police receives the request. The only
exception to this timeframe is if consultation with other agencies about the transfer can’t be completed within the 10 working
day time limit.
‑ 
A request that is being transferred in full still needs to be logged in the IRT.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
12/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
To transfer a request:
‑ Contact the agency you think should respond to the request and confirm they will accept it.
‑ Once confirmed, email the request to the agency.
‑ Notify the requester that their request is being transferred.
‑ Complete the transfer process in the IRT.
Is the requester eligible to make the request under the OIA?
To be eligible to make an OIA request, a requester must be:
‑ a person who is in New Zealand OR
‑ a New Zealand citizen or permanent resident anywhere in the world OR
‑ a corporate entity which is incorporated in New Zealand or which has a place of business in New Zealand.
If a requester is not eligible, Police may still release information, particularly where it is non‐personal, non‐sensitive official
information, if it will not impact too heavily on Police resources to do so, and there is a public interest in doing so.
You need to:
‑ Check if a requester is eligible to make the request.
‑ If eligibility is unclear, contact the requester to clarify.
‑ If a requester is not eligible, consider the requester’s circumstances and make a decision on whether or not to accept the
request.
‑ If the request is accepted, assign it in the same way as an OIA request.
‑ If the request is not going to be accepted, advise the requester they do not meet the eligibility requirements.
Is the requester eligible to make the request under the OIA?
Marking a request “confidential to Police” restricts access/visibility in the IRT to staff assigned to the request and a small number of
staff with super‐user access.
The criteria for when a request should be marked “confidential to Police” applies to the request itself and/or the information requested
(regardless of whether that information will be released or not, as unredacted documents are still accessible by staff).
If any of the following apply to the request, or information requested, the request may be marked “confidential to Police”:
‑ The request relates to a high‐profile individual or incident, AND is not fully available in the National Intelligence Application
(NIA), AND the subject matter is of a nature that the individual involved would have an expectation that Police would treat the
matter with additional confidentially.
‑ The request is from a Police employee.
‑ The request is a complaint about, or reflects negatively on, a named Police employee.
‑ There is any other reason why making the request, or information requested, visible to all Police staff is not appropriate.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request.
‑ 
If so, mark the request “confidential to Police” in the IRT.
Are there any high organisational impacts with the request or the likely response?
If a decision to release, or not to release, the requested information may have any of the following impacts/consequences, a request
should be marked “high organisational impact”:
‑ Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders.
‑ Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation.
‑ Potential legal implications.
‑ High interest to the public.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
13/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Likelihood of high media interest. 
Or if:
‑ there are current, or impending, court proceedings.
‑ there is any other reason why a request should be flagged.
You need to:
‑ Consider whether any of the above criteria apply to the request. Remember, the criteria applies to the information you will be
releasing. If the requested information is sensitive in nature but you will be withholding it, there may well be no impact on
Police.
‑ 
If any of the criteria apply to the request, mark the request “high organisational impact” in the IRT.
‑ Marking it “high organisational impact” in the IRT provides a number of options for review, consultation, and/or
notification. Consider who needs to know about the potential impact.
‑ Mark one or more of the below options in the IRT:
Review At PNHQ ‐ the Executive
In Districts:
‑ Supervisor
‑ Member of District Leadership Team
‑ District Commander
‑ Executive (PNHQ)
Consult
‑ Legal
‑ Media and Communications
‑ Chief Privacy Officer (Based at PNHQ)
‑ Chief Information Security Officer (Based at PNHQ)
Notify
‑ Media and Communications
‑ Commissioner (for PNHQ OIAs) or District Commander (for District OIAs) and/or their delegate
‑ Minister’s Office
Is the request urgent?
A requester may ask for a request to be treated as urgent, and if so must give the reasons for seeking the information urgently (section
12(3) of the OIA).
You need to:
‑ Assess whether the reason given is genuine and legitimate and if it is reasonable to give the request priority over other work,
including other OIA requests.
‑ If you’re unsure, contact the requester to clarify the reason for urgency.
‑ If you believe there is a genuine need for the request to be treated with urgency, make this clear in the IRT record.
Is there likely to be any problems reaching a decision on the response within 20 working days?
You need to:
‑ Assess the likelihood of the request taking longer than 20 working days to respond to.
‑ If it is likely to, make sure the assignee is made aware of the process of applying a time extension, should this be needed.
Check the request has not been sent to multiple places in Police
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Complete a search in the IRT in case the requester has sent the same request to multiple places in Police. If this is the case, the
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
14/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of the requested information relates to.
Acknowledge the request
The Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member needs to:
‑ Email the requester acknowledging receipt of their request within 24 hours of the request being received.
‑ In the acknowledgement email/letter you should include:
‑ the date the request was received by Police
‑ the IRT reference number
‑ the exact request phrasing of the request, or a copy of the request
‑ the timeframes for response.
Assigning a request
For PNHQ OIAs
The Ministerial Services Liaison needs to:
‑ Assign the request to a business group Claim Team. If a request requires information from multiple business groups, a decision
will need to be made on which business group is best placed to take overall responsibility for responding.
‑ If the request needs to be assigned to a district for response, assign it to the appropriate district Claim Team.
A member of the Claim Team needs to:
‑ Accept or reject business group responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ If accepted, assign the response to an appropriate member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as
subject matter expertise and workload.
For District OIAs
The Claim Team member needs to:
‑ Assign the request to a member of the Assignee Team, taking into consideration factors such as subject matter expertise and
workload.
Once assigned (Both PNHQ and Districts)
The PNHQ or District’s Assignee needs to:
‑ Accept or reject the responsibility for responding to the request as soon as possible, and within 24 hours.
‑ Reasons for rejecting a request may include that you are not the right person to respond, or because you do not have the
capacity to do so. You should talk to the Claim Team member who assigned the response, or your supervisor, before rejecting a
request.
If:
‑ at PNHQ a member of a Claim Team or an Assignee, or
‑ in Districts, an Assignee ‐
identifies that a request, or part of a request, needs to be transferred, they should mark the request “for transfer” in the IRT. The
Ministerial Services Liaison or the District’s Claim Team member will then process the transfer.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ acknowledging receipt of request
‑ Letter to agency ‐ transfer of request
‑ Letter to requester ‐ transfer of request
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for logging and triaging a request    [by day 3]
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
15/33

Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Request has been logged in the IRT
‑ Request was assessed for transfer and transfer was completed if required
‑ Requester was assessed and deemed eligible to make a request
‑ Request was assessed for confidentiality requirements
‑ Request was assessed for any high organisational impacts
‑ Request was assessed for urgency
‑ Request was assessed for likelihood of any problems reaching a decision on the response within 20 working days
‑ Requester has been sent an email acknowledging receipt of the request
‑ Request has been assigned to an Assignee for response
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
16/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 19 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Scoping a request
On accepting responsibility for responding to a request, the next step is for the Assignee to scope the request.
Clarify the request   [by day 7]
‑ Assess whether the request is clear and specific enough for you to identify the particular information the requester wants,
without any inferences or guesswork on your part (referred to in the legislation as ‘due particularity’).
‑ If the request is unclear, contact the requester to clarify (by phone where possible). If you clarify by phone, follow up with an
email (or letter) to confirm any agreed amendments.
‑ If you seek clarification and the request is amended with the requester’s agreement before day 7, the OIA clock restarts and you
then have 20 days to respond from the day the request was clarified. If this happens, update the “request received” date in the
IRT.
‑ If the requester does not get back to you to clarify the request, you’ll need to continue processing the original request, so seek
clarification as early as possible.
Check if the information is publicly available
‑ If the information is already (or very soon to be) publicly available, you can refuse the request and refer the requester to the
location of the information (section 18(d) relates to this).
Check previously released information
‑ Do an IRT search to see if any similar requests have been received, or previous requests from the same requester. We do these
checks because we want to provide consistent responses. Being inconsistent can put Police’s reputation at risk, and checking
can often save you time if information on the same topic has been released previously.
‑ If other similar requests have been responded to, check that the information is still current.
‑ A search will also identify if a requester has sent the same request to multiple places in Police. (Ministerial Services or a District’s
Claim Team member wil  already have checked this during triage, but further requests may have been logged in the IRT after this
check was done). If this is the case, the response should be completed by the PNHQ business group or district that the majority of
the requested information relates to.
‑ Notify the requester that they will receive one response and from whom.
Plan your timeline
‑ An OIA request must be processed and a decision made on whether and how to grant it, and the requester notified, as soon as
reasonably practicable, and not later than 20 working days from the day after the request is received.
‑ You do not have to provide the information that you are releasing to the requester within that timeframe. This does not mean
you can defer the decision process, it only applies to the administrative process of providing the information.
‑ You must still provide the information without undue delay.
‑ Advise the requester when they can expect to receive the information.
‑ If you cannot communicate the decision within the 20 working day limit, you will need to notify an extension.
‑ Be realistic when you plan how long each processing stage is likely to take. Keep legislative and administrative deadlines in
mind, and consider factors likely to impact how long you need for each stage (e.g. quantity, location and complexity of data, and
the number and availability of subject matter experts and other stakeholders).
‑ Consider your own workload.
Additional considerations at PNHQ
‑ Requests completed at PNHQ need to be approved by an Executive Member, and many will be reviewed by the Minister’s Office
before the response is sent out.
‑ Allow at least three working days for Executive Member approval and five working days for Minister’s Office consultation.
Identify who you will need input from and who you will need to consult
‑ 
This could include subject matter experts who hold the information or need to be consulted, and internal/external
stakeholders/agencies who might need to be consulted or notified.
Identify whether the information exists, where it is located, how much there is likely to be,
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
17/33

link to page 2 link to page 2 link to page 2 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
and how long it will take you to get/assess it
‑ Does the request require you to create new information? The OIA does not require you to create new information (section 18(g)).
‑ Are there any difficulties accessing the information?
‑ Is there likely to be a large quantity of information found, or are you going to have to search through a large quantity of
information to find the information that the requester wants?
Identify any risks or impacts with the type of information requested
‑ The request will have been assessed for any risk or organisational impact during triage, but consider if any new risks/impacts
have emerged since then.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for scoping a request   [in week 1]
‑ Request was assessed for due particularity and clarification sought if needed
‑ Checked whether information is publicly available / soon to be publicly available
‑ Checked previously released information
‑ Planned request timeline
‑ Identified SMEs and stakeholders
‑ Identified whether the location exists, where it is located, how much there is likely to be, and how long it will take to get/assess
it
‑ Identified any issues that could delay collation, assessment, or consultation
‑ Identified the format that the information (if released) is to be provided in
‑ Identified any risks or impacts with the type of information requested
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
18/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Collating the information
After scoping the request, the Assignee needs to collate the information.
Identify information in scope
‑ Arrange for a search of all physical and electronic locations within Police that you believe may hold information in scope. The
Ministerial Services OIA team or the district Claim Team can advise you on this if you are unsure.
‑ Consider whether any external locations might hold information in scope (e.g. other agencies).
‑ You aren’t required to create new information in order to respond to an OIA request (e.g. to form an opinion, collect new data, or
undertake new analysis/transformation of information or base data). However, you should consider whether it would be
administratively unreasonable to refuse to do so (e.g. the information would be created in the near future anyway, the
information is of substantial public interest, or the work required to create the information is at a manageable level).
‑ If you need another Police staff member to provide you with some information for the response, select the “create SME task”
option in the IRT. Be clear about the information you need from them, and when you need it by. It’s a good idea to call them in
advance of sending your request to them.
‑ Keep a list of locations you have searched and note this in the IRT. If you need to replicate the response, or if the requester
complains to the Ombudsman, you can show that a reasonable effort was made to identify the requested information.
‑ If there is a large number of documents in scope, consider keeping a table/list of the documents, to help you keep track of them
and the action you are taking against each, e.g. consultation, withholding, refusing.
Collect copies of the information in scope
‑ 
When you identify electronic or hardcopy documents you should make copies of these to add to your electronic/physical
document set. (Note ‐ it is risky to store original hardcopy documentation in your OIA physical document set, as it could be
mistaken for copied documentation and redacted or released to the requester).
Issues that may come up during collation
You could not identify any information in scope

‑ If the information requested does not exist or cannot be found, the request should be refused under section 18(e) of the OIA.
‑ If the information is not held by Police and there are no grounds for believing it is held by another agency, the request should be
refused under section 18(g) of the OIA. Note that the OIA does not require an agency to create information in order to meet a
request for information.
‑ If you discover relevant information after having refused the request under either of the above grounds, contact the Ministerial
Services OIA Team or your district Claim Team to discuss the situation as soon as possible.
Large volumes of information
If the request is for a significant volume of information, will take a long time to complete (in terms of processing time), or there are
additional charges to Police for retrieval of the information, there are a number of things to think about. The OIA enables you to refuse
a request where the information requested cannot be made available without substantial collation or research (section 18(f)).
“Substantial collation or research” means that the work required to find the requested information, or bring it together, would have a
significant and unreasonable impact on Police’s ability to carry out its other operations.
If you are considering withholding information on the grounds of substantial collation or research, you should look at the following
options first:
Amending the request scope
‑ Contact the requester (by phone where possible) to see if they will agree to (for example) reduce the time period in scope, or the
types of documents covered by the request. You may be able to provide a list of the documents in scope for the requester to
select from in their next request, or provide the information in a different format (e.g. a summary or oral briefing).
‑ If you take steps to consult the requester within the first 7 working days you can treat any amended or clarified request you
agree upon as a new request and restart the OIA clock.
Extending the timeframe for the request [by day 20]
‑ If a decision on whether or not to release the requested information cannot be made within 20 working days, the limit can be
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
19/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
extended where:
‑ the request is for a large quantity of information or requires searching through a large quantity of information and
meeting the original time limit would unreasonably interfere with Police operations, or
‑ the consultation necessary to make a decision on the request are such that a proper response to the request cannot
reasonably be made within the original time limit.
‑ When setting your extension period, it is important to be realistic about how long processing will take. While you are still within
the original 20 working day period, you can modify your extension period if you realise that it will not be long enough. You
cannot modify the extension period or re‐extend the request once the extension has begun and you are outside the original 20
day period.
‑ It is frustrating for the requester when the response takes longer than they expect, or the timeframe keeps changing. If you know
an extension is likely, signal this to the requester early. You may want to hold off actually extending your request until the third or
fourth week, by which point you should have a clear picture of how much additional time you are likely to need.
(Note that when advising the requestor of an extension, you must notify them of their right to complain to the Office of the
Ombudsmen (s28(3))
Fixing a charge to process the request
‑ In cases where a request is likely to consume a considerable amount of labour and/or resources, or where a requester has
recently made a large volume of time consuming requests, it may be appropriate to consider charging the requester for the
information.
‑ The Ministry of Justice provides charging guidelines for OIAs.
‑ If you are considering charging for an OIA request, discuss this with the Ministerial Services OIA Team.
‑ A new Police policy for charging for OIA requests wil  be published mid2018.
If the requester is not prepared to amend their request, and if extending or fixing a charge are not suitable options for managing the
substantial collation, you can refuse the request under section 18(f) of the OIA. It is strongly recommended that you discuss the request
with the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team and/or the Legal Team if you are thinking about refusing the request
on the grounds of substantial collation.
Relevant templates
Letter to requester ‐ extension required
Letter to requester ‐ all information withheld/refused
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for collating the information   [by week 1‐2]
‑ Requested copies/list of information from all internal information holders
‑ Requested copies/list of information from all external information holders (if applicable)
‑ Received and/or made copies of information in scope
‑ Compiled list of locations searched
‑ Compiled list of all information in scope
‑ If substantial collation or research is necessary, contacted requester to discuss amendment, extension, charging or refusal
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
20/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 28 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Compiling the response
After collating the information, the Assignee needs to decide on and compile the response.
Consider the approach to withholding/releasing information in any previous responses
‑ New Zealanders have a right to access the information Police holds and this should be front of mind. Information should be
made available unless there is good reason for withholding it.
‑ We want to be as consistent as possible with responses, to avoid making contradictory public statements and to ensure
requesters are treated equally. If we have responded to the same, or a similar, OIA request in the past (particularly if this was
recent), you would generally approach your current request in a way that is consistent with the previous request. If you are
thinking of taking an approach that is very different, or even contradictory to the previous request, you should discuss this with
your manager or the Ministerial Services OIA Team / district Claim Team.
See more information on the grounds for withholding information and refusing a request.
Consulting with others
‑ If you identify any particular risks or issues as you assess the material, get early advice from the Legal Team, Media and
Communications, or other relevant business groups. They may be able to assist you with advice/information to help with your
general approach as well as decision on whether or not to release particular material.
‑ Where there is material that directly relates to business groups or external stakeholders/agencies, consult with them to
determine what information they consider should be released or withheld and the reasons for this.
Making a decision
‑ Making a decision on the request means deciding whether you will release the requested information to the requester. You must
decide whether to release the information in full, release some information and withhold other information, or not release any of
the information (refuse the request).
Compiling the information for release
‑ Police uses Adobe Acrobat XI Pro to redact information that is being withheld. Take a PDF scan of each hardcopy document
identified, and save a copy of all electronic document files identified.
‑ You can find information on how to redact here.
‑ Save a copy of the marked document with the proposed redactions (red outline around the text you intend to redact).
‑ Save a second version of this marked document and apply the redactions to the second version, then save that redacted version
‑ Save both versions in the IRT.
‑ Add a watermark to the second PDF version which will be released. Follow the guidance on adding a watermark in the Electronic
redaction and disclosure chapter
‑ 
If you have not added watermarks before, create watermarks you wil  routinely need for different purposes and save the
settings. The fol owing suggested settings may be saved for ongoing use  it is preferable to personalise the disclosure to easily
track the source of a Police document to the recipient and the IRT reference):
Watermark
Title saved
Disclosed under the Official Information Act 1982
OIA ‐ personalised
To:
Ref:
Disclosed under the Official Information Act
OIA ‐ generic
‑ If you don’t have access to Adobe Acrobat XI Pro, contact the Ministerial Services OIA Team or your district Claim Team for
advice.
Drafting a response letter
‑ All letters to the requester are written as if the person signing out the request is speaking on behalf of the Commissioner of
Police, as the letter is a public statement from Police and may be published in the media or online.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
21/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ All information given in the letter must be factually correct.
‑ Use clear language and be as helpful as possible in explaining the rationale for any decisions to withhold information or refuse a
request.
‑ If you intend to withhold information or refuse a request, consider contacting the requester by phone to explain the decision,
before sending the response, if you think this will help Police’s relationship with the requester.
‑ There are letter templates available to help you. Remember, these are a guide. You can modify them to suit your request
circumstances, and provide additional context in your letter, if it will help the requester to better understand the reasons for
your decision.
Reviews
‑ When you have a draft response compiled, decide if it needs to be reviewed by a Supervisor and/or a member of the Legal Team
before it goes:
‑ to the National Manager/Director for endorsement (PNHQ OIAs only), or
‑ for district OIAs, back to your district Claim Team to send to the requester
‑ If a request has been marked as “high organisational impact” in the IRT, compulsory reviews or notification may have been
identified. Check if this is the case.
Supervisor review
‑ If you think a Supervisor should review the PNHQ’s draft response before it goes to the National Manager/Director for
endorsement, or a District’s draft response, submit a ‘supervisor review’ request in the IRT.
Legal review
‑ If you are unsure about the application of withholding grounds to any particular information, you can ask a member of the Legal
Team for advice by submitting a ‘legal review’ request in the IRT.
‑ If you are sending a draft response to the Legal Team for review, make sure it has been reviewed by a supervisor first.
‑ Be specific about what parts of the response, or any particular information, you need advice on, and make sure you allow
adequate time for the Legal Team to provide advice.
National Manager/Director endorsement (applies only to PNHQ)
‑ The National Manager/Director of your business group needs to endorse the draft response.
‑ Print off the approval sheet and a hard copy of the draft response.
‑ Fill in the information on the approval sheet.
‑ Give the National Manager/Director a hard copy of the response along with the approval sheet.
‑ 
Once the National Manager/Director has endorsed the response, save an electronic copy of the response and approval sheet in
the IRT, and give the physical version to the Ministerial Services Liaison. (Note: the information requested ‐ to be released or
withheld in full, or proposed and applied redacted versions ‐ will already have been attached by the Assignee.)
Following completion of any reviews (applies only in Districts)
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for compiling the response   [by week 1‐3]
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
22/33

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Compiled files or hardcopy documentation for assessment
‑ Reviewed the withholding/refusal grounds in the Act if needed
‑ Reviewed each piece of information in scope carefully and assessed it for release
‑ Sought early advice from Legal Team, Media and Communications, or other business groups if needed
‑ If withholding information under section 9 of the Act ‐ completed Public Interest Test
‑ If withholding information or refusing any part of request ‐ considered seeking advice from the Legal Team
‑ Identified stakeholders who need to be advised about the request and/or have the opportunity to consult on the response,
and/or receive a copy of the final response prior to release
‑ Made a decision in respect of each part of the request
‑ Compiled release copy of requested information (if applicable)
‑ Drafted response letter
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional requirements for PNHQ OIAs
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
23/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 26 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for PNHQ OIAs only)
Do you want the procedures for finalising the response for district OIAs)
After the Assignee has compiled the response and received National Manager/Director endorsement, the Ministerial Services Liaison
needs to finalise the response.
Executive approval
‑ Decide if Executive approval is required. The main reason it would not be required is if the same information has been requested
previously and has already been reviewed and approved by an Executive Member.
‑ If Executive approval is required, take the hard copy of the response and approval sheet to the Executive Receptionist who will
coordinate the Executive approval.
‑ All requests require approval by the appropriate Executive Member/s for the relevant business group/s, and by the DCE: Media
and Communications.
‑ Once the Executive approval process is complete, collect the response and approval sheet from the Executive Receptionist.
‑ The approval sheet will indicate if any changes are required and whether any further Executive review is required. Changes
should be made by the Ministerial Services Liaison or the Assignee as appropriate.
Minister’s Office consultation
‑ The ‘No Surprises Principle’ requires Police to tell Ministers about matters of significance.
‑ Decide if the request/response needs to be sent to the Minister’s Office for consultation before it is sent out to the requester.
Reasons for doing this include if the response is likely to be of high public interest, attract media attention, or impact on trust
and confidence in Police or Ministers. Allow five working days for the consultation.
If a request is going to the Minister’s Office:
‑ Send the hard copy to the Minister’s Office.
‑ Update the IRT to show the request is at the Minister’s Office.
‑ When the consultation is complete, update the IRT with any comments.
‑ If changes are required, discuss them with the Assignee.
Releasing the response
When consultation and approval is complete, the OIA response can be sent to the requester by the Ministerial Services Liaison.
The Ministerial Services Liaison will:
‑ Provide a hard copy of the final response to the Assignee, who should arrange for the National Manager/Director to sign it.
‑ Scan the signed version.
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Send the response to the requester (most responses are sent by email and should be sent from the
[email address] address).
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT. If information is being withheld, a copy of the
response showing the proposed redactions, as well as a copy of the final version with the redactions, should be saved.
‑ Complete/close the request in the IRT.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
24/33

link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Checklist for finalising the response [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Check that any disclosure is the redacted watermarked version.
‑ Saved all documents relating to the request in BPM
‑ Completed and closed the BPM record
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
25/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 24 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Finalising the response (for District OIAs)
Do you want the procedures for finalising the response at PNHQ?
After the Assignee has compiled the response the Claim Team member needs to finalise it.
Consider if the request requires any further consultation or approval
The Claim Team member needs to:
‑ Consider if the response requires approval by a manager before it is sent it to the requester. This may be the case for requests
that have been marked ‘high organisational impact'.
‑ Consider if Executive approval or Minister’s Office consultation is required. Again, this may be the case for requests that have
been marked ‘high organisational impact'.
‑ If Executive approval or Minister’s Office consultation is required, the Claim Team member should submit the request in the IRT
to Ministerial Services for them to coordinate the consultations.
Releasing the response
When the response is complete, the Claim Team member sends it to the requester.
The Claim Team member needs to:
‑ Check if the requester has asked for the response to be sent to them in a particular format or by a particular delivery method
(e.g. email or post).
‑ Send the response to the requester.
‑ Make sure all documents relating to the request and response are saved in the IRT, including consultation emails, the response
letter or email as sent, and the information requested ‐ as released or withheld in full, or proposed and applied redacted
versions.
‑ Complete/close the request in the IRT.
‑ Save the response in the IRT, including the information requested ‐ to be released or withheld in full, or proposed and applied
redacted versions.
‑ If you consider the unredacted information is not appropriate to be attached in the IRT, insert its file path location for future
reference.
‑ Submit it to your district Claim Team for finalising.
Relevant templates
‑ Letter to requester ‐ extension required
‑ Letter to requester ‐ all information withheld/refused
‑ Letter to requester ‐ some information withheld
‑ Letter to requester ‐ all information provided
(Accessed from WORD> Police Forms> Information Requests> Official Information and Privacy Act requests)
Checklist for finalising the response   [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
26/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix A: Triage processes for PNHQ and Districts
Download the relevant triage process map (PDF) below:
PNHQ Ministerial Services Triage Process
‑ 
PNHQ Minis eria  Services Triage Process.docx
65.31 KB
Districts Triage Process
‑ 
Dis ric s Triage Process.docx
58.94 KB
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
27/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix B ‐ Withholding information and refusing requests under the OIA
When you have identified what information has been requested, you must consider whether there are any good reasons why the
requester should not access any, or all, of the information.
The grounds for withholding information, or refusing requests, are listed in sections 6, 9, and 18 of the OIA.
OIA withholding provisions commonly used by Police
Section 6: Conclusive grounds for withholding information
‘Conclusive’ means you do not need to undertake a public interest test. The threshold for applying section 6 withholding grounds is
high because you must be able to demonstrate clearly how the release of the information would be likely to lead to the negative
impact.
Withhold requested information if disclosure would be likely to…
s6(a) prejudice the security or defence of New Zealand or the international relations of the Government of New Zealand
s6(b) prejudice the entrusting of information to the Government of New Zealand on a basis of confidence by:
i.  the government of any other country or any agency of such a government; or
i .  any international organisation
s6(c) prejudice the maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair
trial
s6(d) endanger the safety of any person
Section 9: Grounds for withholding information
Withhold requested information if it is necessary to…
s9(2) protect the privacy of natural persons, including that of deceased natural persons
(a)
s9(2) protect information that is subject to an obligation of confidence, if the release of the information would be likely to prejudice
(ba) the supply of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that such information
(i)
should continue to be supplied
s9(2) maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and officials
(f)
(iv)
s9(2) maintain the effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers of
(g)(i) the Crown, members of an organisation, or officers and employees of any department or organisation in the course of their duty
s9(2) maintain legal professional privilege.
(h) (Never release communications with Police legal advisers or the Crown without consulting the Legal Team
To rely on any withholding grounds under section 9, you must first undertake a Public Interest Test to decide whether the public
interest in releasing the information outweighs the reasons to withhold it.
The core purpose of the OIA is to ensure that official information is made available to members of the public. Section 9.1 makes
specific reference to withholding information “only where the withholding is not outweighed by other considerations which render it
desirable, in the public interest, to make the information available”.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
28/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Examples include:
‑ Promoting the transparency and accountability of Ministers and the Public Service
‑ Informing and enabling public participation in the activity of government
‑ Supporting the administration of justice and procedural fairness
‑ Promoting public health, safety and the protection of the environment
The Public Interest Test
‑ Identify the interest you are trying to protect by withholding information.
‑ Then consider the sections that might apply to withholding it.
‑ Identify any public interest considerations in favour of releasing the information.
‑ Compare your reasons for 1 and 2 and balance the competing interests.
‑ Decide if the public interest is greater for withholding the information or for releasing the information.
‑ If you are not certain where the balance of competing interest lies, consider consulting the Legal Team.
The Ombudsman has produced comprehensive guidance on the public interest test.
Section 18: Administrative reasons to refuse a request in whole or part
A request can be refused if…
s18(c) making the information available would constitute contempt of court
s18(d) the information requested is or will soon be publicly available
s18(da) the information could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act
s18(e) the document alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be
found
You must first consider whether consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the
reason for the refusal (s18B).
s18(f) the information requested cannot be made available without substantial collation or research
You must first consider whether:
‑ fixing a charge or extending the response time would enable the request to be granted (you can treat 2 or more
requests as one if they are about similar topics or were received simultaneously or in short succession (s18A)
‑ consulting the requester would assist them to make the request in a form that would remove the reason for the refusal
(s18B).
s18(g) the information requested is not held by Police or a Minister of the Crown or other agency
(It also covers a request that would require the creation of information  such as statistics, costs, numbers, where Police does not
hold the data or cannot readily produce it from a database. You do not need to create information in order to meet a request.)
Third party requests for personal information
Take special care when making decisions on requests for personal information about a third party. Common requesters in this
category are parents of adult children, family members, lawyers, parties in Court proceedings, and reporters.
In general, do not disclose third party information unless:
‑ you are authorised or required by a specific statute or Court order to disclose it,
‑ the third party has provided consent in writing, or
‑ the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest associated with the information.
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official Information Act 1982 or seek legal advice.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
29/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Diversion‐related requests
Do not disclose information relating to diversion to third parties, even with the consent of the person concerned. Disclosing such
information would undermine the incentive for people to participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be
refused under sections 6(c) and 9(2)(a) of the OIA. There may be limited circumstances where disclosure of diversion information is
appropriate ‐ see Adult diversion scheme policy.
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the Privacy Act 2020 and provide the information
unless there are good reasons not to do so.
Classified information
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification or endorsement mark. Urgently refer
classified information subject to an OIA request to the Manager Organisational Security at PNHQ. If the information is withheld, the
reason given must be one of those specified in the OIA.
Requests relating to current investigations and court proceedings
If a request for official information is made during the criminal investigation phase and before the commencement of any court
proceedings, the information sought is not covered by the Criminal Disclosure Act 2008, so the OIA applies.
Information sought about current investigations or matters before the court may be able to be withheld under section 6(c) of the OIA if
it would prejudice the investigation or the right to a fair trial.
From the commencement of proceedings until the end of trial
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 (“CDA”) begin with the commencement of proceedings and continue until they are
concluded. (See the Criminal disclosure chapter.)
Requests from a defendant for official information should be refused under section 18(da) of the OIA where the request is made for
information that could be sought, or has been disclosed or withheld, under the Criminal Disclosure Act.
Requests from the media or any person other than the defendant may be refused under section 6(c) of the OIA to avoid prejudice to the
right to a fair trial.
After the trial
The refusal ground in section 18(da) does not apply to requests for information relating to the court proceedings made after the trial
has concluded. It only applies while criminal proceedings are ongoing and the requester is a defendant.
After the trial, the OIA (including any applicable withholding grounds) applies to requests for information held by Police relating to the
court proceedings.
Just because personal information has been released in criminal disclosure does not mean it must be released to the former defendant
after the trial is over ‐ for example, the privacy interests of a victim or witness are higher once the prosecution purpose has been met,
and personal information about them may be withheld.
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
30/33

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3

link to page 3 link to page 3 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
‑ Completed Supervisor review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed Legal review if needed, and made any necessary amendments
‑ Completed all appropriate consultation with stakeholders
Additional considerations for PNHQ
‑ Printed approval sheet
‑ Put together OIA pack for endorsement and approval
‑ Endorsed by National Manager/Director
Finalising the response  ‐ PNHQ OIAs    [by week 2‐4]
‑ Approved by Executive Members
‑ Completed Minister’s Office consultation, if needed
‑ Response letter signed by National Manager/Director
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
Finalising the response ‐ District OIAs    [by week 2‐4]
‑ Considered if the request requires any further consultation or approval
‑ Response sent to requester in the format requested
‑ Saved all documents relating to the request in the IRT
‑ Completed and closed the IRT record
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
32/33

link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 Priv - Disclosure under the Official Information Act 1982 (OIA).doc
Appendix D: Examples ‐ "high organisational impact"
Examples of requests that may be marked “high organisational impact”
Marking an information request “high organisational impact” relates to the impacts/consequences of releasing information, or of a
decision not to release information.
OIA & Privacy Act requests will be marked “high organisational impact” in the following circumstances:
Likely to negatively affect trust and confidence in Police, Ministers, or stakeholders
Examples include:
‑ Information about events with poor outcomes:
‑ fatal pursuits
‑ high profile crimes with unpopular outcomes (e.g. Police were unable to prosecute)
‑ relating to complaints against officers or officers facing, or convicted, of criminal offences
‑ Information regarding staffing numbers, restructures, mergers, reviews, and resourcing, particularly in districts ‐ potential for
this to affect confidence in Police
Likely to negatively affect the reputation of an individual or organisation
Examples include:
‑ Requests relating to high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to high profile incidents involving a company/investigation, e.g. Pike River, CTV building
Potential legal implications
Examples include:

Requests involving commissions of inquiry, legally privileged information, constitutional conventions, international relations,
parallel investigations (e.g. IPCA, coronial, TAIC, maritime), application of other legislation (e.g. Criminal Records (Clean Slate)
Act, Evidence Regulations), complex issues requiring early legal input
High interest from the public
Examples include:

Usually will be linked to high media interest, but sometimes there may be information that isn’t necessarily a high profile media
story but helpful for the public to know
Likelihood of high media interest
Examples include:
‑ Requests that concern high profile individuals, e.g. Members of Parliament, Sportspeople, celebrities
‑ Requests relating to current events
‑ Requests relating to action following Government announcements
‑ E.g. CTV building, Pike River, deportees, tobacco‐related burglaries, fleeing drivers
Other reasons
The other 2 reasons for marking a request high organisational impact are:
‑ There are current, or impending, court proceedings
‑ There is any other reason why a request should be flagged
This version was in force from 16/11/2020 until 1/12/2020
33/33