6 July 2022 
Wayne Scott 
 
Sent via email to [FYI request #19047 email] 
Dear  Wayne, 
 
REQUEST FOR OFFICIAL INFORMATION – RELEASE OF INFORMATION  
 
We refer to your official information request dated 4 April 2022. You requested the following 
information from the Queenstown Lakes District Council (QLDC): 
 
On 7 June 2022, we sent you an email and offered to have a meeting or a phone conversation with 
our Property team, but you preferred to communicate through the emails. In addition, you requested 
the following from us.  
 
 
•  The  date  of  the  meeting  with  the  relevant  parties  the  people,  or  positions,  of  QLDC 
representatives who attended the meeting How the meeting was organised the outcomes, 
including time frames for removal of personal items, and time frames for the Hut to revert to 
QLDC management 
 
•  Please also provide a copy of all correspondence pertaining to the Hut both internally, and 
externally. 
 
•  Please note that recollections of other correspondence, including telephone calls, and other 
conversations, are subject to the Local Government Official Information and Meetings Act. 
 
QLDC response 
1.  The date of the meeting with the relevant parties the people, or positions, of QLDC representatives 
who attended the meeting How the meeting was organised the outcomes, including time frames 
for removal of personal items, and time frames for the Hut to revert to QLDC management 
 
To address this part of your request we consulted our  Property and infrastructure team who have 
access  to  the  manual  searching  of  the  files  and  documents  and  they  have  provided  the  below 
response: 
 
 
1.  1st meeting was held on 28 April 2022, this was attended by our Property team. 
2.  2nd meeting is due on 28 July 2022 to outline the Council’s decision on this matter. This 
will  be  attended  by  Facilities  Manager  and  Property  Manager  from  our  Property  and 
Infrastructure team.  
 

---

 
We have informed you earlier the meeting confirmed that the hut will be returned to QLDC 
control. We  are working with the family on the removal of personal items and completing 
building compliance checks before handover. No transcript was kept of the discussion. 
 
2.  Please also provide a copy of all correspondence pertaining to the Hut  both internally, and 
externally. 
3.  Please note that recollections of other correspondence, including telephone calls, and other 
conversations, are subject to the Local Government Official Information and Meetings Act. 
 
•  Please see the attached files relevant to this part of your request. These documents have been 
provided  to  you  in  our  last  responses  and  we  can  confirm  that  we  don’t  hold  any  further 
records regarding this matter. 
 
Please  note  as  advised  before  the  second  meeting  has  been  established  to  further  discuss  the 
occupational relationship between the parties which is due at the end of this month. 
 
 
Right to review the above decision 
 
Note that you have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about this process is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 
802 602. 
 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  contact  [email address] 
(Governance & Stakeholder Services Manager). 
 
 
We trust this response satisfactorily answers your request.  
 
Kind regards, 
 
 
 
 
Poonam Sethi  
Governance and official Information Advisor  
 
 
2 
 

---