This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Plain statistics regarding Draft District Plan submissions, December 2021'.
WCC Draft District Plan 
Friend of Submitters Report 
Draft Consultation Period November  – December 2021 
Executive Summary 
Over approximately 6 weeks, the FoS received approximately 90 distinct enquiries from a range of 
interest groups and individuals. Rates of enquiry were concentrated geographically, with higher levels 
of engagement from CBD and inner city suburbs, particularly Mt Victoria, Thorndon and Newtown. 
Rates of enquiry were also skewed towards self-identified mature-aged residents and retirees, with 
such enquiries including questions about access and engagement with the e-tools, but also requests 
for assistance  to  distill  reactions  to  the  Draft  PDP  material  into  planning  terminology. Landowners 
affected by SNA provisions also contributed significantly to the rate of enquiry.  
Key themes from the FoS service which will assist with preparation for the PDP consultation round in 
mid-2022 are; 
Submitters  are  keen  to  engage  with  Council  about  the  shaping  of  the  city  but  some  are
struggling to contend with the volume of material and breadth of issues contemplated by the
In the absence of a service centre in the Civic Square, submitters are reliant upon city libraries
for access to hard and soft copies of submission documents.
Some  residents  reported  feeling  consultation  fatigue  given  the  current  political  climate,  and
expressed concern about how instruments such as the RMA (Enabling Housing Supply) Act may
inform the development of PDP.
Submitters are concerned about how their contact details and sentiments in their submissions
will be stored and published. Submitters are struggling to reconcile wanting to participate in the
under LGOIMA
process, with their desire for digital privacy and confidentiality in doing so.
Some  submitters  were  reluctant  to  engage  with  the  e-tools  and  expressed  distrust  in  the
reliability of the isovist software. Some submitters feel discouraged by the ‘tech gap’.
A MS-word version of Form 5 would assist many users without PDF-compatible software.
Clarity is needed about whether ‘unsigned’ digital submissions and emails are acceptable.
A small but vocal group were vehement in their desire for hard copies of the DDP to be made
available at Council and central libraries.
Feedback from those who engaged with the FoS was overwhelmingly positive about the service. Some 
expressed  feeling  emboldened  at  the  conclusion  of  our  interaction  to  formulate  their  own 
submissions, while others continued to engage with the FoS throughout the drafting of their feedback. 
Some phoned to report that they felt unable to engage with the material but seemed to appreciate 
the opportunity to express these sentiments! Others emailed their submissions directly to the FoS as 
they found the lodgment process challenging or were not sure they had completed it properly.  
Demand  for  the  FoS  service  varied  dramatically  throughout  the  consultation  period,  however  the 
volume of enquiry was manageable  by one staff member. It is envisaged that  the FoS service may 
require additional staffing support during peak periods during the PDP consultation period later this 

I  was  engaged  as  the  Friend  of  Submitters  for  the  Draft  District  Plan  in  October  2021  by  John 
McSweeney. The brief was to provide customer interface support for users of the isovist tools, which 
included  an  online  submissions  tool  and  to  assist  submitters  with  engaging  with  the  DDP 
documentation in order to distill meaningful (planning focused) submission points. By definition, the 
brief for the FoS is relatively dynamic, and has included meeting with individuals and residents’ groups; 
hosting online meetings; and high volumes of email and phone dialogue. 
 Although there has been some complexity with organizing face-to-face meetings due to pandemic 
restrictions, this was highly navigable though remote meetings and email. In person meetings were 
also available on request, and mature-age submitters in particular appreciated this service, subject to 
social distancing and mask wearing conventions.  
The FoS role undoubtedly includes a customer service element, however there was also a nuanced 
opportunity to assist with planning terminology, weeding out extraneous themes  such as property 
values, and encourage submitters to root their responses in specific themes and chapters of the PDP 
text. Most users of the service were clear that the FoS role did not extend to writing a submission on 
behalf  of  residents,  but  some  appreciated  some  focusing  questions  and  suggestions  for  ‘getting 
started’, or in closing off their submissions and lodging them with Council. 
Early Days 
Wild Cards 
Initial contact took the form of emails and phone calls, some of which needed to be directed 
to  other  parts  of  Council.  Although  anticipated,  such  contact  was  a  pressure  point  as  it 
required  some  triage  and  redirection  to  other  departments  within  Council.  Examples  of 
wildcard calls included above-ground powerlines, ongoing enforcement / monitoring of active 
resource  consents,  and  questions  about  verandah  safety.  It  is  likely  that  in  the  PDP 
consultation  round,  the  FoS  will  continue  to  field  enquiries  outside  the  scope  of  the  brief, 
under LGOIMA
which will require some redirection. The customer service team may require some additional 
direction about the scope of the FoS role.  
Active community groups 
The  Thorndon  and  Mt  Victoria  Residents  Associations  made  contact  very  early  in  the 
consultation period, and were keen to understand how the FoS could assist their members. 
Community groups with existing social media infrastructure also made contact to introduce 
their  groups  and  interests,  such  as  the  ‘Republic  of  Holloway  Road’  Residents  Group. 
Individuals from within these networks formed a significant portion of the overall number of 
enquiries to the FoS . 
Through their own networks, many landowners affected by the SNA provisions were highly 
engaged and keen to explore how the FoS could assist. In such instances, I guided the enquiry 
back  to  the  citation  for  the  SNA  precinct,  and  encouraged  the  submitter  to  focus  their 
submission  on  how  their  ‘on  the  ground’  conditions  differed  from  the  written  citation  or 
mapping of the SNA, and away from extraneous avenues such as property values, rates relief 
and government overreach. There was a strong theme running through the SNA enquiries; 
many  felt  aggrieved  that  additional  restrictions  were  imposed  upon  their  properties, 
perceived that their opportunities to develop their land were curtailed, their stewardship of 

native  bush  was  being  abused,  and  in  some  instances  alleged  that  the  SNA  classification 
process was flawed and/or unlawful.  
There was a spike in enquiries during the ‘roadshow’ campaign to engage with residents of 
the  City,  both  as  a  result  of  attendance  at  the  roadshow  and  through  the  networks  of 
attendees. The QR code questions were requested by multiple people to be used as a framing 
document  for  the  basis  of  submissions  which  captured  the  overarching  themes  of 
development within the city. Submitters regularly identified the published information sheets 
and videos as being helpful sources of information.  
Final Days 
Towards the conclusion of the submission period, the rate of enquiry from ‘mum and dad’ developers, 
landowners, business owners and residents increased exponentially. Many felt they hadn’t had time 
to engage with the DP documentation, ‘didn’t know where to start’, were discouraged by the two-
factor authentication process to create a login through the Isovist framework and were looking for a 
‘shortcut’  to  quickly  express  their  thoughts.  As  discussed  elsewhere,  the  isovist  tool  and  maps 
experienced intermittent faults which contributed to the sense of despondency and may account for 
the reduced uptake in use of the isovist tool compared to overall submissions.  
Extension of time 
Many residents were very grateful for the ‘grace period’ extension of time at the conclusion 
of the consultation period. It is likely that some groups will make use of s37 at the end of the 
submission period in the next round of consultation. 
Approximately 90 distinct enquiries were received during the consultation period, shared between 
groups/organisations and individuals. Some of the organisations have been mentioned earlier in this 
report,  others  included  the  WCC  Environmental  Reference  Group,  National  Council  of  Women 
(Wellington Branch),  Glenside  Residents Association, and the Ōtari-Wilton’s Bush  Trust. Others did 
under LGOIMA
not disclose the group they were calling on behalf of. Individual enquiries accounted for approximately 
70% of the total, and tended to be geographically clustered together, concentrated in the inner city 
suburbs such as Mt Victoria and Newtown.  
The Draft Wellington District Plan Public Consultation Summary Report, February 2022 captures the 
wide range of submission points received over the consultation period. Broadly, these themes were 
echoed in the enquiries to the FoS service. Residential zoning and corresponding height controls, the 
application of SNAs, and site-specific concerns comprised the majority of enquiries. Natural hazards, 
tangata whenua and design guides were only very occasionally mentioned to the FoS.  
The  enquiries  ranged  widely  in  the  degree  of  support  they  were  requesting  from  the  FoS.  At  the 
simplest  end of the  spectrum were quick phone  calls about completion of the Form 5 submission, 
clarifying the role of the draft round of consultation etc. More involved enquiring for example about 
a particular parcel of land might involve some back and forward about the zone and overlay provisions 
and their implications on the landowners’ interests. At the upper end, some residents requested a 
meeting  to  discuss  their  concerns,  to  workshop  potential  submission  points,  obtain  assistance 
‘translating’ their ideas into planning ‘language’. Some requested feedback on draft submissions, and 
checked in with the FoS for clarity around interpretation, process and terminology. 
Approximately 60% of enquiries included a ‘tech support’ element, either centred around the isovist 
tool, requesting an alternative to the two-factor login requirement and PDF forms, or citing concerns 
about digital privacy.  

There were some enquiries that fell outside the FoS scope. In particular, some landowners affected 
by SNA provisions requested a site visit and wanted to enter into a dialogue about the species of trees 
on their site and the merits of the SNA. Others wished to explore their negative experiences with the 
Resource Consents process, with a view to making a submission which enabled either greater certainty 
to applicants or greater protections to neighbours of developments. In the main, these sentiments 
related more broadly to the RMA framework than the DDP.  
This section summarises challenges experienced by submitters, and where appropriate, forecasts 
how the FoS will continue to assist and/or makes suggestions about how the customer experience 
may be enhanced. It is appreciated that the below suggestions warrant further consideration in 
terms of resourcing and practicalities and may require further refinement.  
Libraries and Library Heroes 
There is a significant cohort of would-be submitters reported being unable to access and/or navigate 
the e-tools from their homes. Others expressed concern on behalf of residents of the city experiencing 
economic disadvantage that they were not able to participate in the consultation process.  
Some residents expressed a preference for ‘paper copies’ of the Plan, which would work best if used 
in conjunction with the isovist mapping tool online, so that submitters could use the e-tools to identify 
the relevant planning controls which relate to a parcel of land online, and then refer to a hard copy of 
the relevant chapters if desired.  
Hosting in-person clinics at central libraries could address this, ideally through the existing library staff 
and/or established networks such as community support groups. A short introduction to the isovist 
tool for select library staff and a saved hyperlink on the homescreen publicly available PCs at libraries 
could assist. Access to the ‘QR code’ links, info sheets and optimally hard copies of the submission 
form made available and replenished at libraries would also assist.  
In-House Heroes and Resources 
In  some  instances,  submitters  sought  a  greater  degree  of  ‘expert’  advice  about  the  context  or 
under LGOIMA
interpretation of specific rules and standards of the DDP which in my view exceeded the FoS ambit, 
and  were  best  directed  to  the  chapter  leads  in-house.  This  was  to  ensure  that  the  FoS  was  not 
inappropriately ‘leading’ submitters or offering assurances about how a particular provision might be 
interpreted. In some instances, my suggestion was that concerns about ambiguity of interpretation be 
framed  as  a  submission  point.  It  is  envisaged  that  a  small  overall  proportion  of  FoS  enquiries  will 
require some input from the in-house staff. It would be helpful to have a key contact in the team who 
could  assist  with  triage  of  such  enquiries.  I  encourage  in-house  staff  to  ‘cc’  or  ‘bcc’  the  FoS  as 
appropriate  into  comms  and  direct  email  responses  where  there  might  be  an  opportunity  for 
information to be shared more widely amongst submitters with similar questions.  
A significant number of submitters expressed reluctance in participating in the submissions process 
due  to  concerns  about  how  their  submissions  would  be  stored  and  published.  Their  feared  their 
submissions coming up if their names were ‘googled’, or feared recriminations from their communities 
for expressing disparate views, citing particularly the sensitivity around residential density and SNAs.  
RMA requirements vs ‘name and shame’ 
The Act prescribes the contact details for submitters which must be gathered and recorded in 
the  upcoming  submissions  round.  Many  submitters  were  concerned  about  providing  their 
home addresses and email addresses in particular, and this is likely to be a theme in the next 

round of consultation. One interesting suggestion was for Council to manage this through a 
BCC  function  which  would  allow  submitters  to  communicate  with  one  another  through 
Council as an intermediary.  
Isovist / eplan bugs 
During periods of heavy use, the Isovist tools were sometimes buggy, failed to load and displayed 404 
errors, both on the map tool and the District Plan Chapters. The FoS experienced this during the final 
week before the close of submissions, in particular one morning which was especially wet and rainy, 
and I received multiple calls and emails from submitters who were  unable to  access the software, 
which is why I am suggesting it was related to peak use. Ideally a contact point at Isovist would be 
available to Council/the FoS to report these faults to, and to provide tech support if warranted.  
PDF signature vs MS word version 
Many users struggled to populate the PDF submission document, due to a lack of software, or were 
not confident using the PDF writer function. The requirement for a signature on the PDF submission 
was also problematic for some submitters, and two Residents Associations contacted me asking if a 
signature was ‘really’ required in order for a submission to be valid. It is suggested that an MS word 
version of the submission form be made available, and that the submission form clarify what forms of 
a signature are acceptable – do submitters need to print the form and sign etc. 
Resistance to using two-factor login  
It is envisaged that many submitters will continue to express resistance to using the login function and 
creating an ID to make a submission online. While two-factor authentication is used widely, this seems 
to be  a stumbling block for some  users  less familiar  with this technology.  The FoS will continue to 
encourage submitters to use this software, at times guiding submitters through the process over the 
phone, and bridging ‘tech-gaps’ where possible. It is likely that some users will continue to make use 
of ‘hard copy’ or electronic submission forms. 
Some submitters asked about whether a ‘write in’ function was available on the mapping tool, where 
parcels of land could be highlighted and annotated, in a manner available in the PDP chapters. The 
FoS is not aware of such a function existing in the current version of isovist.  
under LGOIMA
Acknowledgement of submissions 
It  suggested  that  all  submissions  receive  an  auto-response  confirming  they  have  been  received  by 
Council and will be receipted in due course. It is understood that this function was enabled towards 
the  end  of  the  submissions  period,  however  a  number  of  submitters  contacted  the  FoS  service  to 
confirm their submission had been received, and/or forwarded their submissions directedly to the FoS 
email requesting I lodge their submissions on their behalf. 
I am excited to be involved with the PDP round of consultation later this year. The FoS service offers 
an opportunity to bridge technical gaps and to invite a wide range of residents to participate in the 
process.  The  refinements  suggested  above  are  rooted  in  improving  the  user  experience  and 
encouraging the development of good-quality submissions. 

Appendix: Raw phone data 
The attached table records phone conversations not captured by the WCC server. It can be read in 
isolation  to  gain  a  snapshot  of  the  nature  of  enquiries  throughout  the  consultation  period.  It  is 
suggested that personal details be redacted if shared outside the organization. 
 Link to raw phone data spreadsheet 
Link 2 
under LGOIMA