link to page 2 link to page 3 link to page 6 link to page 9 link to page 11 link to page 13 link to page 15 link to page 16 link to page 17 link to page 19 link to page 20 link to page 24 link to page 27 link to page 29 link to page 33 link to page 34 link to page 36 link to page 38 link to page 39 link to page 42 link to page 43  
Disclosing personal and official information 
This chapter contains the below topics: 
Summary 
Disclosure under the Privacy Act 1993 
Disclosure under the Official Information Act 1982 
Charging for providing official information 
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 
Policing work subject to the clean slate scheme 
Exceptions to the clean slate scheme 
Other relevant Acts  
How the Acts inter-relate 
Decision-making flowchart 
Requests from individuals seeking information about themselves 
When to withhold information from individuals 
Requests from individuals for non-personal (official) or third party information 
When to withhold non-personal (official) or third party information 
Requests from government departments or agencies 
Requests from media 
Requests for information held on NIA or Police-related systems 
Other common requests 
Voluntary disclosure by Police 
Criminal disclosure 
Sample letters for responding to requests 
 
 
 
Page 1 of 43 

---

 
 
Summary 
Introduction 
This chapter: 
•  provides guidance on voluntarily disclosing or responding to requests for official and 
personal information from individuals, government departments and other agencies 
and organisations  
•  explains the law you must consider before disclosing information  
•  details the Police procedures you must follow, including sample letters to help you 
respond to requests. 
 
For information on disclosing information to the defence before trials, see the Criminal 
disclosure chapter in the Police Manual.  
 
Legislation governing disclosure 
Your decision whether to disclose information, what to disclose and when, may be 
governed by: 
•  Privacy Act 1993 
•  Official Information Act 1982 
•  Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 
•  Criminal Disclosure Act 2008, or  
•  other legislative provisions that require or allow disclosure.    
 
Your responsibility to respond to disclosure requests  
A response to a request for information is mandatory, even if no information is disclosed. 
Failure to respond at all, or failure to respond according to the legislative requirements, 
may: 
•  lead to a complaint being made to the Privacy Commissioner or the Office of the 
Ombudsmen 
•  result in proceedings being brought before the Human Rights Review Tribunal.  
 
A finding that Police has interfered with an individual's privacy can result in substantial 
damages being awarded against Police.     
 
Who to contact for further information or advice 
If, after reading this chapter, you need further information or advice, contact the: 
•  District O/C File Management Centre, or 
•  PNHQ Executive & Ministerial Services, or  
•  District or PNHQ Legal advisers 
Page 2 of 43 

---

link to page 3  
 
Disclosure under the Privacy Act 1993 
Introduction 
This section explains: 
•  the purpose of the Privacy Act in protecting personal information 
•  the provisions to be considered before responding to a request. 
 
Personal information defined 
“Personal information” means any information about an identifiable person. 
(s2 Privacy Act 1993) 
 
Why the Privacy Act was introduced 
The Privacy Act was introduced to promote and protect individual privacy. It establishes 
certain principles relating to the collection, use and disclosure by agencies of information 
relating to individuals. 
 
The Privacy Act also provides individuals with the right to request access to their 
information (but not to possess or remove original documents) and to request correction 
if they consider it to be incorrect. 
 
 
NZ Police is an “agency” 
As New Zealand Police is an agency as defined by section 2 of the Act all Police 
employees must understand their obligations with regard to handling information. 
 
Information held by an employee of an agency in their capacity as an employee is 
deemed to be held by the agency itself (s3(1)). 
 
Responsibilities of an agency 
For the purposes of the Privacy Act, an action done by, or information disclosed to, a 
person employed by or in the service of an agency in the performance of their 
employment duties shall be treated as having been done by, or disclosed to, the agency 
(s4). 
 
This means that Police is responsible for the actions of its employees in the performance 
of their duties. This is also reflected in section 126(1), which states that an employee’s 
actions are deemed to be those of the employer whether or not the employer knew or 
approved of the employee’s actions. 
 
However Police may have a defence if it can prove that reasonably practicable steps 
(such as training) were taken to prevent the employee breaching any provision in the 
Privacy Act. 
 
Information privacy principles 
Section 6 of the Act sets out twelve information privacy principles. They are “rules”, 
some with exceptions, dealing with matters relating to access to information and the 
collection, storage and security, correction, accuracy, retention, use and disclosure of 
personal information held by agencies.  
 
Most relevant principles for Police 
This table outlines the three information privacy principles most relevant to Police. 
Information privacy 
Description  
principle (IPP) 
Page 3 of 43 

---

 
Information privacy 
This principle covers requests by individuals for information 
principle 6 - 
about themselves.  
Entitlement to access 
 
personal information 
You will most often deal with this principle.  
Information Privacy 
Under this privacy principle a person may request the 
Principle 7 – 
correction of personal information held about them by an 
Entitlement to request 
agency. If Police is not willing to make the correction 
correction to personal 
sought, a statement of correction provided by the requester 
information 
must be attached to the information. 
Information Privacy 
This privacy principle puts limits on when an agency may 
Principle 11 –  
disclose information unless it is permitted by an exception.  
Disclosure by an agency  It also governs voluntary disclosures and the release of 
information in the absence of a request.  
 
Form of the request 
Requests can be oral or in writing. It is preferable that requests are in writing, (and 
requesters can be asked to put their request in writing) but Police cannot require it. (Ask 
requesters to complete a Request for information held by Police). 
 
You have an obligation to assist a requester so that their request is made in the correct 
manner or to the appropriate agency (s38). 
 
Making the information available 
If the requester asks for information to be provided in a particular way, it must be 
provided in that way unless doing so would: 
•  impair efficient Police administration, or  
•  be contrary to a legal duty of the Police in respect of the document, or 
•  prejudice the interests protected by the withholding grounds in sections 27, 28 or 29 
of the Act and, in the case of section 28, there is no countervailing public interest. 
 
If you are not able to provide the information in the manner requested, you must 
provide the requester with the reason and, if requested, the grounds for that reason, 
unless doing so would prejudice the interests referred to above (s42). 
 
Note: Follow the procedures in the Electronic redaction chapter when part(s) of 
information provided electronically is withheld. These procedures ensure the information 
blanked out cannot be restored or the document modified by the recipient.  
 
Transferring personal information requests 
When the personal information requested is not held by Police but is believed by the 
person dealing with the request to be: 
•  held by another agency, or   
•  more closely connected with the functions of another agency… 
 
…Police must, not later than 10 working days after the day on which the request is 
received, transfer the request to the other agency, and inform the requester of that 
transfer (s39). 
 
Time limits and extensions (personal information) 
Requests must be processed and a decision made on whether and how to grant it and 
the requester notified accordingly as soon as reasonably practicable, but not later than 
20 working days from the day after the request is received (s40).  
 
Page 4 of 43 

---

link to page 2 link to page 24 link to page 24  
If you cannot communicate the decision within the 20 day limit, consider whether you 
need to notify an extension. Note that undue delay is deemed to be a refusal (s66(4)). 
 
When you can have an extension  
If the decision whether to disclose the information cannot be made within the time limit 
(20 working days), that limit can be extended when: 
•  the request is for a large amount of information or requires you to search a large 
quantity of information, and meeting the limit would unreasonably interfere with 
Police operations, or 
•  a decision on the request requires such consultation that it cannot reasonably be 
made within the 20 working day limit. 
 
The extension period must be reasonable in the circumstances and be notified before the 
20 working day limit expires.  
(s41) 
 
How to notify an extension 
Notify the requester of: 
•  the period of the extension (a good rule of thumb is 20 working days, but contact the 
Privacy Office at PNHQ if this will not be adequate time) 
•  reasons for it 
•  their right under section 67 to complain to the Privacy Commissioner 
•  any other relevant information. 
 
For a standard letter notifying an extension see Notification of extension. 
 
Urgent requests 
If the requester wants the request dealt with urgently, they must give reasons for this 
(s37). You should do your best to respond with urgency. 
 
Withholding information 
Requests for personal information may be refused entirely or in part. The grounds for 
withholding information are listed in sections 27 to 29 of the Privacy Act 1993. 
 
For more information on withholding information under the Privacy Act, see When to 
withhold information about the individual. 
 
Limits on charging for providing personal information 
You must not charge people for providing them with personal information, unless this is 
specifically allowed for in statute (s35). 
Page 5 of 43 

---

link to page 29 link to page 29  
 
Disclosure under the Official Information Act 1982 
Introduction 
This section explains: 
•  when the Official Information Act applies 
•  the provisions you must consider before responding to a request. 
 
Official information defined 
In summary, “official information” is any information held by a Department, a Minister of 
the Crown in their official capacity, or an organisation. It includes any information held 
outside New Zealand by any branch or post of a Department or organisation (s2(1) 
Official Information Act 1982). 
 
When the Official Information Act applies 
All requests made to a public sector agency for information that is not about the 
requester must be considered under the Official Information Act 1982.  
 
The Act only applies in response to a request. 
 
Principle of availability 
Official information requested under the Official Information Act must be provided unless 
there is good reason for withholding it (s5). 
 
The grounds for withholding information under the Act are set out in sections 6 to 9 and 
section 18. 
 
Privacy interest 
One of the purposes of the Official Information Act 1982 is to “protect official information 
to the extent consistent with the public interest and the preservation of personal 
privacy”. Accordingly, one of the permitted reasons for withholding information is to 
protect privacy interests. 
 
You may withhold information to protect the privacy of natural persons, unless, in the 
circumstances of the particular case, the withholding of that information is outweighed 
by other considerations which render it desirable, in the public interest, to make that 
information available (s 9(2)(a)). 
 
For further information about balancing the privacy and public interest in making 
information available, see When to withhold non-personal (official) or third party 
information in this chapter.  
 
Who can make a request 
A request can be made by: 
•  a New Zealand citizen 
•  a person who is a resident or is in New Zealand 
•  a body corporate incorporated in New Zealand or having a place of business in New 
Zealand. 
(s 12) 
 
The form of the request 
Requests can be made in writing or orally. You cannot require that the request be 
written, but can ask the requester to put their request in writing. (Ask them to complete 
a Request for information held by Police).  
Page 6 of 43 

---

 
 
You have an obligation to provide assistance.  
 
Information requested must be specified with due particularity. If you receive a vague 
request, go back to the requester and ask for it to be clarified (s12). 
 
Making official information available 
Official information may be made available by:  
•  allowing the person to inspect the original document 
•  providing the person with a copy of the document 
•  allowing the person to listen to an audio recording or watch a video recording 
•  providing a written transcript 
•  giving a summary of the contents 
•  telling the person about its contents. 
 
If the requester asks for the information to be provided in a particular way, it must be 
provided in that way unless doing so would: 
•  impair efficient Police administration, or  
•  be contrary to a legal duty of the Police in respect of the document, or 
•  prejudice the interests protected by sections 6, 7 or 9 of the Official Information Act 
and, in the case of section 9, there is no countervailing public interest. 
 
If you are unable to provide the information in the way requested, give the requester the 
reason and, if requested, the grounds for that reason, unless doing so would prejudice 
the interests referred to above. 
(s16) 
 
Note: Follow the procedures in the Electronic redaction chapter when part(s) of 
information provided electronically is withheld. These procedures ensure the information 
blanked out cannot be restored or the document modified by the recipient.     
 
Transferring official information requests 
When the information requested is not held by Police but is believed by the person 
dealing with the request to be: 
•  held by another organisation, or   
•  more closely connected with the functions of another organisation… 
 
…you must, not later than 10 working days after the day on which the request is 
received, transfer the request to the other organisation, and inform the requester of the 
transfer (s14). 
 
Time limits and extensions (official information) 
The request must be processed and a decision made on whether and how to grant it and 
the requester notified accordingly, as soon as reasonably practicable but not later than 
20 working days from the day after the request is received (s15(1)). 
 
When you can have an extension  
If the decision whether to disclose official information cannot be made within the time 
limit (20 working days), that limit can be extended when: 
•  the request is for a large volume of material or necessitates searching through a large 
quantity of information, and meeting the time limit would unreasonably interfere with 
Police operations, or 
Page 7 of 43 

---

 
•  consultations on the decision are required and as a result a proper response cannot 
reasonably be made within the original time limit. 
 
The extension period must be reasonable in the circumstances and be notified before the 
20 working day limit expires. 
(s15A). 
 
 
How to notify an extension 
Notify the requester of: 
•  the period of the extension (a good rule of thumb is 20 working days, but contact the 
Privacy Office at PNHQ if this will not be adequate time) 
•  reasons for it 
•  their right under section 28(3) to complain to the Office of the Ombudsmen. 
•  any other relevant information. 
(s 15A(4)). 
 
For a standard letter notifying an extension see Notification of extension. 
 
Urgent requests 
If the requester wants their official information request dealt with urgently, they must 
give reasons for the urgency (s12(3)). You should do you best to respond with urgency. 
 
Statutory protection when releasing information in good faith 
If information is released in good faith in response to a request under the Official 
Information Act, you have statutory protection against civil and criminal proceedings (s 
48). 
 
Page 8 of 43 

---

 
 
Charging for providing official information 
Right to charge for official information 
Under section 15, requesters may be charged for information supplied, but in reality 
Police rarely imposes a charge. (Note that there is no right to charge for providing 
personal information unless a statute specifically provides for that). 
 
If Police want to charge for supplying official information, any charge fixed: 
•  must be reasonable 
•  may have regard to the cost of the labour and materials involved in making the 
information available, and to any costs incurred due to a requester's request to make 
the information available urgently.  
 
Calculating charges 
The Charging Guidelines for Official Information Act 1982 Requests issued by the 
Ministry of Justice: 
•  provide a basis for assessing a reasonable charge for Official Information Act requests 
•  give an indication of factors which may be relevant when assessing whether it is 
reasonable to charge for the supply of information. 
 
This table outlines key charges recommended in the guideline. 
Item  
Charge rate or policy  
Staff time spent 
The first hour is free. Additional time spent should be 
processing a request 
charged at a maximum of $38 for each half hour or part 
thereof.  
 
Aggregate staff time can include searching for, abstracting 
and collating, copying and transcribing, retrieving 
information, but not time spent locating information that 
was mislaid or incorrectly filed.  
 
If the request is for access only, the time can include 
searching for, locating and retrieving the information and 
supervising the access. 
Photocopying 
Charge at the rate of 20 cents for each page after the first 
20 pages.  
 
This applies only to standard A4 sized paper. Non-standard 
size should be charged at cost. 
GST 
Include GST in all charges. Do not impose GST as an extra 
charge. 
Other charges including: 
Fix charges at an amount that recovers the actual costs 
•  providing documents 
involved. 
on CD 
•  retrieving information 
off-site 
•  reproducing 
photographs, films, 
videos and audio 
recordings 
•  arranging to hear 
audio or view video 
recordings. 
Page 9 of 43 

---

 
 
What you cannot charge for 
Charges cannot be fixed for time spent or expenses (including legal expenses) incurred 
deciding on whether or not or to what extent information can be made available. 
Charges relate only to the costs incurred in processing the request. 
 
For example, time spent on the decision to delete withheld information is not chargeable 
but time spent on the physical editing is chargeable.   
 
Informing the requester of charges 
Inform the requester of: 
•  the method used to calculate the charge 
•  their right to have an Ombudsman review the proposed charge.  
 
For an example of a letter recording how a charge has been calculated, see Letter 
explaining charges. Make sure you keep a copy of the letter so that you know how the 
charge was arrived at. 
 
Waiving the fee 
You can reduce or waive the charge in special circumstances. These may include: 
•  the inconvenience of imposing a charge 
•  the small amount by which the margins for aggregate time or photocopying are 
exceeded 
•  when the charge would cause financial hardship 
•  when the charge would impact badly on public relations. 
 
Deposit 
You can require a deposit if the charge is likely to exceed $20 or you need an assurance 
that resources are not being wasted. In general, the deposit must be received before 
work on the request is begun. Any unused portion of a deposit must be refunded. Notify 
the requester of the: 
•  amount of the deposit 
•  method of calculation 
•  likely total charge. 
Alternatively in some instances it may be necessary to ask the requester to pay the 
amount of the charge before the request is processed. 
 
Accounting procedures 
Usual accounting procedures must be complied with.  
Page 10 of 43 

---

link to page 11 link to page 12 link to page 13 link to page 15 link to page 36  
 
Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 
About the clean slate scheme 
The clean slate scheme, governed by the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 (CSA), 
offers individuals who satisfy the eligibility criteria (eligible individuals) the right to have 
their criminal record and information about it concealed by government departments and 
law enforcement agencies. The person is deemed to have no criminal record for the 
purposes of any question asked about their criminal record. 
 
There are some exceptions to the CSA allowing Police to use or disclose full criminal 
records in many areas of Police work regardless of whether the person qualifies to have 
their criminal record concealed.  
 
Even if the use or disclosure of a person’s criminal record is permitted under the CSA, 
there may be other limitations on the use or disclosure of that information under the 
Privacy Act 1993 or the Official Information Act 1982. 
 
Note that non-compliance with the CSA could result in a severe penalty.  
 
For further information see Policing work subject to the Clean Slate Scheme and 
Exceptions to the clean slate scheme in this chapter. 
 
Definition of a criminal record 
The definition of criminal record (s4 CSA) is broad and is not limited just to criminal 
convictions but includes other associated information.  It would include for example, 
information about criminal records such as notings, prisoner photographs, fingerprint 
records or family violence records. 
 
Eligibility for the clean slate scheme  
The Ministry of Justice (MOJ) administers the clean slate scheme. If you receive a 
request from an individual asking if they are “eligible” refer the requester to MOJ. 
 
Eligibility criteria 
To be eligible under section 7 for the clean slate scheme, a person must meet all these 
eligibility criteria: 
•  No convictions within the last 7 years. 
•  Never been sentenced to a custodial sentence. (This includes corrective training, 
preventive detention, imprisonment served by home detention, and any other 
sentence requiring the individual's full-time detention. 
•  Never been ordered by a court following a criminal case to be detained in a hospital, 
due to a mental condition, rather than being sentenced. 
•  Never been convicted of a “specified offence”. These offences are listed in section 4 
and include rape, indecent assault and sexual offending against vulnerable people 
such as children and young people or mentally impaired persons. 
•  Has paid in full any fine, reparation or costs ordered by the court in a criminal case. 
•  Never been indefinitely disqualified from driving under section 65 of the Land 
Transport Act 1998 or section 30A of the Transport Act 1962. 
 
Once an individual meets all of the criteria, they are automatically an “eligible individual” 
and entitled to the benefits under the CSA. They do not need to make a specific 
application. In the same way, however, if they are subsequently convicted of an offence, 
the individual is no longer an “eligible individual” until they once again meet all of the 
eligibility criteria. 
Page 11 of 43 

---

link to page 15  
 
Applications to reduce time or disregard a specified offence  
It is possible for a person to apply to a court to have the seven-year eligibility period 
reduced in limited circumstances. An individual can also apply to the court to have a 
“specified offence” disregarded for the purposes of determining whether that individual 
meets the clean slate eligibility criteria. 
 
Therefore the only way to know for sure whether a person is eligible is by asking your 
designated district representative to carry out a clean slate eligibility check. 
(Ss 9 & 10). 
 
 
Checking clean slate eligibility 
In areas of policing work subject to the clean slate scheme, Police have the ability to 
carry out a clean slate query.  To find out whether a person is an eligible individual in 
these areas of policing work: 
•  contact the designated district representative who has access to the NIA clean slate 
query function which checks the Ministry of Justice system  
•  ask that person to carry out a clean slate eligibility check. 
 
Prohibition on disclosing records of eligible individuals 
Under section 16 of the Act, a law enforcement agency or an employee of a law 
enforcement agency that holds or has access to criminal records: 
•  when responding to a request for disclosure of an eligible individual’s criminal record 
or information about it must not disclose it (unless the request is from the individual 
to whom the request relates or the exceptions in section 19 apply) 
•  may only use those criminal records for a purpose authorised under the Act. 
 
Note: It is an offence to require or request an individual to disregard the clean slate 
scheme. So, for example, a third party such as a private sector company could not 
require all prospective employees to authorise disclosure of their full criminal record as 
an attempt to get around the Act. 
 
Offences 
Offence  
It is an offence to… 
Liable on 
summary 
conviction to 
Unlawful 
unlawfully disclose to any person, body or agency the 
a fine not 
disclosure 
criminal record, or information about the criminal 
exceeding 
(s 17) 
record, of an eligible individual that is required to be 
$20,000. 
concealed. 
Unlawful 
require or request, without lawful authority under this 
a fine not 
request to 
Act, an individual to: 
exceeding 
disregard 
•  disregard the clean slate scheme when answering a 
$10,000. 
clean slate 
question about their criminal record, or  
 
scheme 
•  disregard the clean slate scheme and disclose, or 
(s 18) 
consent to the disclosure of, their criminal record. 
 
 
 
Page 12 of 43 

---

link to page 15 link to page 15 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 11 link to page 11  
 
Policing work subject to the clean slate scheme 
Most licensing applications 
The clean slate scheme applies to many licensing applications, including those under the 
Sale of Liquor Act 1989 and the Private Investigators and Security Guards Act 1974. A 
clean slate eligibility check must therefore be conducted before any criminal record or 
information about it is used or disclosed in this context. 
 
The clean slate scheme does not apply to firearms licence applicants (see Exceptions to 
the clean slate scheme).  
 
For further information about the impact of the clean slate scheme on particular licensing 
applications refer to these chapters in the Police Manual: 
•  Vetting, references and certificates  
•  Sale of Liquor 
•  Gambling and lotteries 
•  Dealers and traders 
 
Joint-agency investigations with non law enforcement agencies 
When working with an agency that is not a law enforcement agency you must comply 
with the CSA when considering sharing criminal records and information about criminal 
records. Generally, disclosure of such information is not allowed to agencies that are not 
law enforcement agencies. This is because it would be a breach of the CSA if the 
individual concerned is an “eligible individual”. 
 
From time to time Police carry out joint investigations with agencies which are not "law 
enforcement agencies" as that term is defined in the CSA.  Examples of non law 
enforcement agencies Police may work with include: 
•  Ministry of Fisheries  
•  the Department of Internal Affairs  
•  Accident Compensation Corporation (ACC)  
•  Department of Conversation  
•  Civil Aviation Authority (CAA)  
•  Maritime New Zealand,  
•  Ministry of Agriculture and Forestry  
•  Environmental Risk Management Authority (ERMA), and  
•  NZ Fire Service. 
 
For further information about the impact of the clean slate scheme on joint-agency 
investigations refer to these chapters in the Police Manual: 
•  Procedures in the chapter Arson  
•  Powers of Police as gambling inspectors in the chapter Gambling and lotteries 
•  Investigations in the chapter Objectionable publications 
 
Sharing criminal record information with a non law enforcement agency in joint 
investigations 
If you believe a joint-agency investigation involving a non law enforcement agency 
would be significantly enhanced by including a criminal record and information about it in 
joint briefings, you must first find out whether the suspect is an eligible individual under 
the CSA. 
 
Page 13 of 43 

---

link to page 12 link to page 12 link to page 11  
After checking the suspect's eligibility, follow this table. 
If the check shows … 
then … 
The suspect is not an 
You may disclose the criminal record and information 
eligible individual 
about it to the agency (but only if it has been requested 
under the Official Information Act 1982 or disclosure is 
permitted by an exception to principle 11 of the Privacy 
Act 1993). 
The suspect is an eligible 
The person is deemed to have no criminal record and 
individual 
you must not disclose their criminal record or any 
information about it to the agency. Your response to the 
agency will be: “This individual has no criminal record”. 
 
Jury vetting 
The Supreme Court judgment in R v Gordon-Smith (No 2) [2009] 1 NZLR 725 confirmed 
the lawfulness of the practice known as "jury vetting".  
 
Normally, Police provide Crown Solicitors with previous criminal convictions of potential 
jurors, to assist the Crown Solicitor in determining whether or not to challenge those 
people from becoming jurors. However, such jury vetting is subject to the clean slate 
scheme.  Any jury vetting must be carried out using the NIA clean slate query function 
to ensure criminal records of eligible individuals are not used for this purpose. 
 
Page 14 of 43 

---

link to page 11 link to page 13 link to page 13  
 
Exceptions to the clean slate scheme 
Exceptions to the scheme relevant to Police  
When an exception applies (listed in s19) even if the person meets eligibility criteria, 
Police may use or disclose that record or information about it. However, at that point you 
must still take into account the provisions of the Privacy Act 1993 and Official 
Information Act 1982 (if applicable) before proceeding. 
 
The exceptions relevant to Police include when the: 
•  criminal record or information about it is necessary for the exercise of the prevention, 
detection, investigation or prosecution functions of Police, e.g. Police can:  
−  put a print out of a person’s criminal history on the prosecution file and consider 
criminal records of suspects during criminal investigations 
•  criminal record or information about it is relevant to any criminal or civil proceedings 
before a court or tribunal (including sentencing) or proceedings before the Parole 
Board 
•  eligible individual has made an application of any kind under the Arms Act 1983 and 
Police are considering whether they are a fit and proper person for the purposes of 
that application 
•  eligible individual has applied: 
-  for employment as a Police employee, or 
-  to act in a role predominantly involving the care and protection of, but not 
predominantly involving the delivery of education to, a child or young person (e.g. 
foster parent or caregiver) 
•  eligible person’s criminal record or information about it is relevant to an investigation 
under section 17 of the Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 (report 
of ill-treatment or neglect of a child or young person) or in relation to any subsequent 
Part II procedures (e.g. family group conference, or care or protection application). 
 
These exceptions do not apply to: 
•  vetting of jurors 
•  vetting of relatives of prospective Police employees. They will be entitled to the 
benefits of the CSA if they are "eligible individuals". 
 
Joint-agency investigations with other law enforcement agencies 
Police may disclose an eligible individual’s criminal record or information about it to a 
“law enforcement agency” if it is necessary for the exercise of that agency’s prevention, 
detection, investigation, or prosecution functions (s19(3)(a)(i)).  
 
Currently, under section 4 of the Criminal Records (Clean Slate) Act, the law 
enforcement agencies are: 
•  an agency that holds or has access to information described in the Fifth Schedule of 
the Privacy Act 1993 (e.g. Ministry of Justice, Department of Corrections, Serious 
Fraud Office, Land Transport Safety Authority, Ministry of Transport and Ministry of 
Economic Development 
•  Department of Labour 
•  Inland Revenue Department 
•  New Zealand Customs Service. 
 
Exceptions do not apply to joint-agency investigations with non law enforcement 
agencies. 
 
Page 15 of 43 

---

 
 
Other relevant Acts  
Statutory powers to require information 
Some government departments have a specific statutory power to require you to provide 
the information sought. These powers override the general prohibitions in the Privacy Act 
from disclosing personal information and include: 
•  s17 Tax Administration Act 1994 
•  s64 Immigration Act 1987 
•  s161 Customs and Excise Act 1996 
•  s11 Social Security Act 1964 
•  s78A Education Act 1989 
•  s5 Serious Fraud Office Act 1990 
•  s201 Fisheries Act 1996 
•  s66 Children, Young Persons, and Their Families Act 1989 
•  s40 Conservation Act 1987 
•  s62 Health and Disability Commissioner Act 1994. 
 
Statutory provisions providing grounds to withhold information 
Some statutory provisions contain specific grounds for withholding information including: 
•  s16 Victims’ Rights Act 2002 (restriction on disclosing victim’s precise address) 
•  s23 Victims’ Rights Act 2002 (prohibition on providing copy of victim impact 
statement to offender to keep) 
•  s312K Crimes Act 1961 (substance of information obtained by way of interception 
warrant not to be disclosed) 
•  s20 Financial Transactions Reporting Act 1996 (suspicious transaction reports not to 
be disclosed). 
Page 16 of 43 

---

link to page 20 link to page 20 link to page 27 link to page 27 link to page 11 link to page 11  
 
How the Acts inter-relate 
Introduction 
This section explains the relationship between the Privacy Act 1993, the Official 
Information Act 1982 and other relevant statutes, and how to work out which Act applies 
in the circumstances.  
 
Official Information Act overrides the Privacy Act 
Section 7(1) & (2) of the Privacy Act states that nothing in principles 6 or 11 overrides 
the provisions in any other statute that requires or authorises the disclosure of 
information. Therefore, the Official Information Act (OIA) overrides the Privacy Act. 
 
However, section 12(1A) of the Official Information Act states that if a person requests 
information about themselves under that Act, Privacy Principle 6 of the Privacy Act 
applies. 
 
Other Acts override the Privacy Act 
Provisions in other statutes that require or authorise Police to disclose information 
override Privacy Principles 6 and 11. These provisions enable government departments 
to obtain information to carry out their statutory functions.  
 
How to work out which Act applies 
Use this table as a guide to determining what Act applies. 
Situation 
Applicable statute 
Request for personal 
When a person requests personal information held by Police, 
information has been 
the first question to ask is: “Is the request for information 
made 
about the person making the request?” If it is, Privacy 
 
Principle 6 of the Privacy Act applies. See Requests from 
individuals seeking information about themselves 
Request for non-
If the request is for non-personal (official) information or 
personal (official) 
information about someone other than the person 
information has been 
requesting it, the Official Information Act applies. See 
made 
Requests from individuals seeking non-personal (official) or 
 
third party information. 
 
If the request is for a criminal record, notings, or 
photographs of offenders, the Criminal Records (Clean Slate) 
Act 2004 may provide a prohibition on releasing that 
information. See guidance in this chapter on the Criminal 
Records (Clean Slate) Act 2004. 
 
If the Criminal Records (Clean Slate) Act (CSA) does not 
allow disclosure of information, then the OIA must be 
refused. Refusing a request under s18(c)(i) of the OIA 
applies when disclosing information requested would be 
contrary to a provision in another enactment such as the 
CSA. 
Page 17 of 43 

---

link to page 39 link to page 33  
No request has been 
In the absence of a request, Privacy Principle 11 of the 
made 
Privacy Act applies. This principle prohibits agencies from 
 
disclosing personal information to third parties, but also lists 
circumstances in which the prohibition does not apply. See 
Voluntary disclosure by Police. 
 
In addition, the prohibition contained in principle 11 is 
overridden by certain provisions in other statutes that 
enable government departments to require disclosure. See 
Requests from government departments or agencies 
 
 
Page 18 of 43 

---

 
 
Decision-making flowchart 
Download the decision-making flowchart (word doc, 430 KB). 
 
Page 19 of 43 

---

link to page 20 link to page 27  
 
Requests from individuals seeking information about 
themselves 
Introduction 
When receiving a request from individuals seeking information about themselves: 
•  consider the legislation governing your response and give reasonable assistance to 
the requester  
•  identify the requester 
•  action the request 
•  provide the information requested if there is no reason to withhold it 
•  even if there is reason to withhold it, respond to the request within the statutory 
timeframe. 
 
Identifying the requester 
Under section 45(a) of the Privacy Act you must satisfy yourself about the identity of the 
individual making the request.  
 
Use one of the following forms of identification: 
•  driver licence 
•  passport 
•  community services card 
•  credit card 
•  other identification bearing the requester’s signature. 
 
Photocopies are acceptable provided they have been endorsed as a true copy of the 
original by a: 
•  Police constable 
•  Justice of the Peace 
•  Solicitor 
•  Registrar or deputy registrar of a court 
•  Judge 
•  Other person authorised to take statutory declarations. 
 
When to ask for identification and what to do with the documents 
This table explains when identification documents are necessary and what to do with 
them. 
If … 
Then … 
You know the requester 
A form of identification is not necessary. 
personally 
You do not know the requester 
Ask to see an acceptable form of identification. 
Photocopy the identification documents and 
return them immediately to the person. Note 
the photocopies are true copies of the original 
and put them in a file. 
The requester has posted 
Immediately photocopy them and post them 
original identification documents  back to the requester. Note the photocopies 
are true copies of the original and put them in 
a file. 
The requester makes the 
Photocopy the documents and return them 
request in person and provides 
immediately to the person. Note the 
original identification documents  photocopies are true copies of the original and 
put them in a file.  
Page 20 of 43 

---

link to page 43 link to page 22  
The requester has posted a 
Put it on file.  A photocopy is acceptable 
photocopy of identification 
unless you have cause for suspicion e.g. 
documents 
signature that does not match.  
The request is made through an 
Ensure the agent has the requester’s written 
agent 
authority to act on their behalf (s45(c) Privacy 
Act). This must be attached to the request. 
Check that the authority identifies both the 
requester and the agent, and identification 
documents (originals or photocopies annotated 
as true copies) are produced for both. Put 
photocopies in a file. 
 
How to action the request 
Follow this procedure to action the request. 
Step 
Action 
1 
Make a file for the request. If the request has been made orally, job 
sheet it. 
2 
Enter it in doc-loc case in NIA. 
3 
Code the file 2Z. 
4 
Place photocopies of the requester’s identification documents in the file.  
5 
Consider whether the information requested contains information about 
other identifiable individuals. If it does, decide whether disclosure would 
involve unwarranted disclosure of the affairs of another person. 
6 
Consider the following: 
If the information requested 
Then... 
is... 
Not specific enough to enable the 
Request clarification from the 
information to be identified 
requester. (See sample letter). 
Held on NIA 
Forward the request to the district 
co-ordinator. 
In any other paper file 
Forward it to the O/C case of that 
file. If the O/C case cannot be 
found, has left Police or is unable 
to deal with the request, forward it 
to their supervisor for action. 
Alternatively, contact the Privacy 
Officer, PNHQ for advice. 
Classified 
Urgently refer it to a legal adviser 
or to the Chief Legal Adviser, 
PNHQ. (Classified information 
must be declassified before it can 
be released.) 
From a Police file currently held by  Forward it to the O/C case of that 
a crown solicitor 
file. 
Held by, or more closely 
Transfer the request to that 
connected with the functions of, 
agency within 10 working days.  
another agency 
 
Transferring a request 
When you transfer a request to another agency, you must: 
•  transfer it within 10 working days of receiving it, and 
•  advise the requester that you have done so (s 39 Privacy Act). Irrespective of how the 
request was made, advise the requester in writing. 
Page 21 of 43 

---

link to page 36 link to page 8 link to page 8  
 
See sample transfer letters. 
 
Criminal conviction histories 
A request for a criminal conviction history should be transferred to the Privacy Officer, 
Ministry of Justice. See also What is held on the Ministry of Justice system. 
 
Delay in making decision about request 
If you cannot communicate the decision about the request within 20 working days, notify 
an extension and send a brief acknowledgement letter to the requester indicating when 
the information or a decision will be available. 
 
What to do if you decide to provide requested information 
If, after considering the request for information, you decide to provide it, follow these 
steps.  
Step 
Action 
1 
Use sample letters as a guide for responding to a request for personal 
information when nothing is withheld or when some information is withheld.  
 
These letters cover the requirement to tell the requester that they are entitled 
to request correction of any information they consider is incorrect.  
2 
Provide the information in the manner specified by the requester. This may be 
by: 
•  allowing the requester to inspect it 
•  providing a copy of it 
•  allowing the requester to hear or view audio or videotape recordings 
•  supplying transcripts 
•  providing an oral summary of the information. 
 
In general, release information from manual files in the form of a photocopy, 
and information from computer systems in the form of a print out. 
3 
Note: You cannot charge individuals when you provide information about 
themselves. 
4 
Keep a file copy of the information provided to the individual. 
5 
If you decide to withhold some information keep a copy of what was withheld, 
what was disclosed and copies of all correspondence exchanged. 
6 
Job sheet what you have done to respond to the request. This process 
becomes important if a subsequent complaint is made to the Privacy 
Commissioner about Police's response.  
 
Requests for correction of information held 
Follow these steps when a request for correction of information held is received. 
Step 
Action 
1 
Forward it to the person who dealt with the original information request. 
2 
If the information alleged to be incorrect is factual, e.g. date of birth, address 
or identity – verify the accuracy of the information and, if it is wrong, correct 
it and advise the person who requested the correction and any other person 
the incorrect information may have been provided to. 
Page 22 of 43 

---

 
3 
If the information alleged to be incorrect is not factual but a matter of opinion 
or an allegation, e.g. a complainant’s allegation or a witness’ assessment that 
an alleged offender appeared agitated – do not make the correction.  
 
Advise the requester that they are entitled to submit a statement of correction 
detailing the correction requested and containing any other information they 
wish to include.  
4 
If the requester supplies a statement of correction, attach it to the file so that 
it will always be read with the disputed information and advise the requester 
accordingly. Advise any other people or agencies that received the requester’s 
information of the statement. 
 
Page 23 of 43 

---

 
 
When to withhold information from individuals 
Introduction 
When you have identified what information has been requested, you must consider 
whether there are any reasons why the requester should not receive all the information 
requested. 
 
This section covers: 
•  the grounds for withholding information 
•  what you tell the requester about your decision to withhold it 
•  how you inform them of your decision. 
 
Grounds for withholding information 
The primary reasons for withholding information about the individual requesting it are 
listed in sections 27 to 29 of the Privacy Act 1993.  
 
Information can only be withheld from the requester if Police have good reasons to 
believe that a withholding ground applies. The withholding grounds relevant to Police 
follow. 
 
Prejudicing the maintenance of the law 
Do not disclose information that would be likely to prejudice the maintenance of the law, 
including the prevention, investigation, and detection of offences, and the right to a fair 
trial (s 27(1)(c)). 
 
This withholding ground applies to most of the information Police hold, but particularly 
information that: 
•  is part of an ongoing investigation 
•  discloses how Police do certain aspects of its job  
•  identifies an informant, or 
•  is provided by a witness or complainant and that, if disclosed, would deter the witness 
from providing information to Police in future. 
 
Endangering the safety of any person 
Do not disclose information that would be likely to endanger the safety of any individual 
(s 27(1)(d)). “Would be likely” means there must be a distinct or significant possibility of 
the harm occurring. 
 
The safety risk might relate to the individual concerned, staff members, families or other 
people. There must be evidence of a threat having been made against another person 
that Police believe could be carried out if the requester receives the information 
requested. 
 
Disclosing the affairs of another person 
Do not disclose information that would be likely to involve the unwarranted disclosure of 
the affairs of another individual or of a deceased individual  
(s 29(1)(a)). 
 
The right of access is limited to personal information about the requester, but sometimes 
that information is inextricably linked with information about another person. When you 
have “mixed” information and cannot separate out the information about other people, 
you have to decide whether releasing the information would involve the unwarranted 
disclosure of the affairs of another person. 
Page 24 of 43 

---

 
 
Consider the 
•  nature and sensitivity of the information 
•  nature of the relationship between the requester and the other person 
•  likely reaction of the other person to the disclosure 
•  other person’s views about giving access. 
 
Information is not readily retrievable, does not exist or cannot be found 
If the information requested is not readily retrievable, does not exist or cannot be found, 
you may refuse the request (s 29(2)(a) & (b)). However, undertake a thorough search 
before refusing the request. 
 
You must consider: 
•  what steps have been taken to locate the information 
•  whether the file has been traced 
•  whether checks have been made with all people who previously had the file 
•  whether the information is likely to have been destroyed 
•  whether Police ever held the information sought. 
 
Also ask the requester if they can clarify their request or give more details. Sometimes 
people believe Police hold a file on them, but in reality there never was one. 
 
Breaching a promise of confidentiality to person supplying information 
Section 29(1)(b) provides a withholding ground, but it is very difficult to satisfy and 
usually will not apply to any situation faced by Police except in employment matters. 
 
Other grounds 
You can also withhold information if: 
•  the request is for a legal opinion or legal advice (s 29(1)(f)). 
•  the information requested is not held by Police and you have no grounds for believing 
it is held by another agency or connected more closely with the functions or activities 
of another agency (s 29(2)(c)). 
  
Classified or confidential information 
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification 
or endorsement mark. Urgently refer classified information to a legal adviser or the Chief 
Legal Adviser, PNHQ.  
 
The ability to withhold information that someone says is confidential is very limited. 
Stating that information was provided in confidence is not sufficient to enable it to be 
withheld on that basis.  
 
A valid withholding ground for classified or confidential information is found in section 
27(1)(c). 
 
Note: Follow the procedures in the Electronic redaction chapter when part(s) of 
information provided electronically is withheld. These procedures ensure the information 
blanked out cannot be restored or the document modified by the recipient.  (See also the 
procedures for Maintaining an electronic disclosure file in the Criminal disclosure chapter 
and apply where applicable).   
 
If request relates to current investigation and trial 
Page 25 of 43 

---

 
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 begin with the commencement of 
proceedings and continue for as long as information related to the proceedings is held by 
Police.  All requests for information that is covered by sections 12 and 13 of the CDA and 
that is "relevant" to the matter before the Court must be considered under the CDA. (For 
further information, refer to the Criminal disclosure Police Manual chapter, including the 
procedures for electronic criminal disclosure).  
 
After the trial criminal disclosure Act still applies 
The Criminal Disclosure Act will still apply to requests for information that relate to the 
court proceedings. The grounds available for withholding information during court 
proceedings may still apply after the trial has concluded, such as withholding information 
to protect the privacy of witnesses and victims. 
 
If a request is made prior to the commencement of proceedings or does not relate to 
criminal proceedings, the information sought is not covered by the CDA and the Privacy 
Act 1993 and the Official Information Act 1982 will apply. 
 
For further information, see the Overview of disclosure under the Criminal Disclosure Act 
in the Criminal disclosure Police Manual chapter.  
 
What to tell the requester when information is withheld 
If any information sought is withheld, inform the requester of: 
•  the fact that the information is being withheld 
•  the grounds on which the decision to withhold has been made 
•  their right to complain to the Privacy Commissioner if they are not satisfied with the 
decision. 
 
Irrespective of how the request was made, inform the requester in writing. 
 
Sample letters 
Use sample letters as a guide for responding to a request for personal information when 
nothing is withheld or when some information is withheld.  
Page 26 of 43 

---

link to page 6 link to page 9 link to page 43 link to page 7 link to page 7 link to page 7  
 
Requests from individuals for non-personal (official) or 
third party information 
Introduction 
This section explains the legislation and procedures relating to responding to requests 
from people for information: 
•  that is not personal in nature (e.g. information from the Police Manual) 
•  about third parties (e.g. a request from one family member for information about 
another). 
 
These requests are governed by the Official Information Act 1982. For more information 
on this Act, see Disclosure under the Official Information Act 1982. 
 
How to action the request 
Follow this procedure to action the request. 
Step 
Action 
1 
Ensure you have the name and address of the requester. If you don’t, file 
the request as “unknown”. 
2 
Make a file for the request. If the request has been made orally, job sheet 
it. 
3 
Enter it in Doc-loc case of NIA. 
4 
Code the file 2Z. 
5 
Identify what information has been requested and consider whether the 
requester should be charged for the information.  
 
Note that you are required to give reasonable assistance to the person 
requesting the information (s13). 
If the information requested is...  Then... 
Not specific enough to enable the 
Request clarification from the 
information to be identified 
requester. See sample letter. 
Held on NIA 
Forward the request to the district 
Co-ordinator. 
In any other paper file 
Forward it to the O/C case of that 
file. (If the O/C case cannot be 
found, has left Police or is unable to 
deal with the request, forward it to 
their supervisor for action. 
Alternatively contact the Police 
Privacy Office, PNHQ for advice.) 
Classified 
Urgently refer it to a legal adviser 
or to the Chief Legal Adviser, PNHQ. 
(Classified information must be 
declassified before it is released.) 
From a Police file currently held by 
Forward it to the O/C case of that 
a crown solicitor 
file. 
Held by, or more closely connected 
Transfer the request to that agency.  
with the functions of, another 
agency 
6 
If there is likely to be a delay in responding to the request, notify an 
extension within 20 working days.  
 
Page 27 of 43 

---

link to page 29  
What to do if you decide to disclose 
Follow these steps if, after considering the request, you decide to disclose the 
information. 
Step 
Action 
1 
Provide the information in the manner preferred or specified by the requester. 
If they gave no directions, release information from manual files in the form 
of a photocopy, and information from computer systems in the form of a print 
out. 
 
Follow the procedures in the Electronic redaction chapter when part(s) of 
information provided electronically is withheld. These procedures ensure the 
information blanked out cannot be restored or the document modified by the 
recipient.     
2 
Keep on the file a copy of: 
•  the information provided 
•  any information that was withheld  
•  all correspondence exchanged. 
3 
Job sheet what you have done to respond to the request.  This process 
becomes important if a subsequent complaint is made to the Ombudsmen 
about Police's response.   
 
 
Page 28 of 43 

---

link to page 30  
 
When to withhold non-personal (official) or third party 
information 
Introduction 
This section: 
•  covers the grounds for withholding official information or information about someone 
other than the requester 
•  explains what you tell the requester about your decision to withhold the information, 
and how you inform them of your decision. 
 
Grounds for withholding information 
The grounds for withholding official information or information about someone other than 
the requester are in sections 6, 9 and 18 of the Official Information Act, and are similar 
to the grounds under the Privacy Act 1993. 
 
Main provisions relevant for Police 
This table outlines the most relevant withholding provisions in the Official Information 
Act 1982 for Police.  
Section  
Refuse the request if disclosure would be likely to… 
s6(c) 
prejudice the maintenance of the law, including the prevention, 
investigation, and detection of offences, and the right to a fair trial 
s6(d) 
endanger the safety of any person. 
 
Refuse the request if it is necessary to… 
s9(2)(a) 
protect the privacy of natural persons, including that of deceased 
 
natural persons 
s9(2)(ba)(i) 
protect information that is subject to an obligation of confidence, if the 
release of the information would be likely to prejudice the supply of 
similar information, or information from the same source, and it is in 
the public interest that such information should continue to be supplied  
s9(2)(f)(iv) 
maintain constitutional conventions, which protect the confidentiality of 
advice tendered by Ministers of the Crown and officials  
s9(2)(g) 
maintain the effective conduct of public affairs through: 
•  the free and frank expression of opinions by, between or to Ministers 
of the Crown, members of an organisation, or officers and employees 
of any Department or organisation in the course of their duty, or 
•  the protection of Ministers of the Crown, members of organisations, 
officers and employees from improper pressure or harassment  
s 9(2)(h) 
maintain legal professional privilege. 
Note: If you want to rely on any withholding grounds in section 9, you must consider 
the public interest in releasing the information. 
 
Other grounds 
This table outlines other grounds for withholding information which may apply.  
Section 
A request can also be refused if… 
s 18(c) 
making the information available would constitute contempt of court  
s 18(d) 
the information requested is or will soon be publicly available  
Page 29 of 43 

---

link to page 39  
s 18(e) 
the document alleged to contain the information requested does not 
exist or cannot be found  
 
You must first consider whether consulting the requester would assist 
them to make the request in a form that would remove the reason for 
the refusal (s18B).   
s 18(f) 
the information requested cannot be made available without substantial 
collation or research  
 
You must first consider whether: 
•  fixing a charge or extending the response time would enable the 
request to be granted (you can treat 2 or more requests as one if 
they are about similar topics or were received simultaneously or in 
short succession (s 18A) 
•  consulting the requester would assist them to make the request in a 
form that would remove the reason for the refusal (s18B).   
s 18(h) 
The request is frivolous or vexatious or that the information requested 
is trivial.  
 
Privacy versus public interest (section 9(2)) 
When assessing whether to withhold a request under section 9(2) of the Act, you must 
consider whether the public interest in releasing the information is sufficient to outweigh 
the privacy interest associated with the information. 
 
Considering the privacy interest 
Consider: 
•  how intimate, personal or private the information is. For example, the privacy interest 
associated with an address is not as high as that associated with the details of a rape 
victim’s medical examination 
•  whether or not the requester already knows the information. If the requester is 
seeking confirmation of something they already know the privacy interest tends to be 
less 
•  whether the person the information is about, agrees to their information being 
released to the requester 
•  whether disclosure is consistent with Privacy Principle 11 in section 6 of the Privacy 
Act. If disclosure would be consistent with this principle, the privacy interest is likely 
to be less. The most important features of the principle are found in 11(e)(i), 
11(e)(iv) and 11(f). These are discussed in Voluntary disclosure by Police. The privacy 
interest is also diminished if the source of the information is a publicly available 
document such as a newspaper (principle 11(b)). 
 
If the privacy interest outweighs the public interest, decline the request under section 
9(2)(a) of the Official Information Act 1982. 
 
Considering the public interest 
Public interest does not mean “what is of interest to the public”. In British Steel 
Corporation v Grenada Television Ltd [1981] 1 All ER 417, 455, Wilberforce LJ stated: 
“There is a wide difference between what is interesting to the public and what is in the 
public interest to make known.” 
 
Consider whether disclosure will benefit only one individual or the whole community. For 
example, will it: 
•  help parents to keep their children safe 
Page 30 of 43 

---

link to page 34 link to page 30 link to page 29 link to page 29  
•  help to make the roads safe to drive on 
•  ensure that New Zealand’s horticulture industry is protected from disease? 
 
If the public interest outweighs the privacy interest, release the information. 
 
Third party requests 
Take special care when making decisions on requests for personal information about a 
third party. Common requesters in this category are parents of adult children, family 
members, lawyers and reporters (see also Requests from media). 
 
In general, do not disclose third party information unless: 
•  you are authorised or required by a specific statute to disclose it 
•  the third party has provided consent in writing, or 
•  the public interest in meeting the request is sufficient to outweigh the privacy interest 
associated with the information. 
 
If none of these apply, decline the request under section 9(2)(a) of the Official 
Information Act 1982. 
 
Classified information 
Classified information cannot be withheld solely on the basis of its security classification 
or endorsement mark. Urgently refer classified information to a legal adviser or the Chief 
Legal Adviser, PNHQ. If the information is withheld, the reason given must be one of 
those specified in the Official Information Act. 
 
If request relates to current investigation 
During investigation phase and prior to any Court proceedings 
Withhold under section 6(c) of the Official Information Act 1982. 
 
From conclusion of investigation until end of trial 
Obligations under the Criminal Disclosure Act 2008 begin with the commencement of 
proceedings and continue for as long as information related to the proceedings is held by 
Police.  All requests for information that is covered by sections 12 and 13 of the CDA and 
that is "relevant" to the matter before the Court must be considered under the CDA. 
 
After the trial Criminal Disclosure Act still applies 
The Criminal Disclosure Act will still apply to requests for information that relate to the 
court proceedings. The grounds available for withholding information during court 
proceedings may still apply after the trial has concluded, such as withholding information 
to protect the privacy of witnesses and victims. 
 
If a request is made prior to the commencement of proceedings or does not relate to 
criminal proceedings, the information sought is not covered by the CDA and the Privacy 
Act 1993 and the Official Information Act 1982 will apply. 
 
Refer to the Criminal disclosure chapter in the Police Manual for detailed information 
about criminal disclosure and the key duties and responsibilities for Police employees. 
 
Making requests for information that has been before a court 
A request for information that has been before the court is subject to the Criminal 
Procedure (Access to Court Documents) Rules 2009.  The requester must therefore make 
their request to the relevant court. If the request relates to Police information, Police will 
be consulted by the court prior to the release of the information. 
Page 31 of 43 

---

 
 
Advising the requester when information is withheld  
If any information sought is withheld, inform the requester in writing of: 
•  the fact that the information is being withheld 
•  the grounds on which the decision to withhold has been made 
•  their right to complain to the Office of the Ombudsmen if they are not satisfied with 
the decision. 
 
See sample letters responding to a request for non-personal information when some or 
all information has been withheld, or when the request is for both personal and non-
personal information. 
Page 32 of 43 

---

link to page 16 link to page 31 link to page 11 link to page 11  
 
Requests from government departments or agencies 
Introduction 
This section covers what you should consider when you receive a request for information 
from a government department or government agency. 
 
Is there a specific statutory power to require the information? 
If the person asking for information works for a government department, they may have 
a specific statutory power requiring you to provide the information.  
 
If there is no specific statutory power requiring the information to be provided, consider 
the request in the same way as you consider other third party requests under the Official 
Information Act. 
 
Is the request for criminal records? 
Partner agencies such as Internal Affairs, the Fire Service, Fisheries, ACC and MSD 
wanting information about criminal records must be referred to the Ministry of Justice. 
 
Before disclosing an individual’s criminal record or information about it, you must 
consider the Criminal Records (Clean Slate) Act 2004 and whether the agency requesting 
the information is a law enforcement agency as defined in section 4 of the Act. For 
further information on the clean slate scheme, see Criminal Records (Clean Slate) Act 
2004. 
 
Charging for providing the information 
You should not charge a government department for information provided under the 
Official Information Act. 
 
Paperwork 
Create a file as you would for any other request. 
Page 33 of 43 

---

 
  
Requests from media 
Introduction 
Every day, Police come under immense media pressure to release information about 
crimes, incidents and emergencies and the people involved in them.  
 
This section provides guidance to help you release all appropriate personal information 
to the media and, at the same time, meet the requirements of the Privacy Act or the 
Official Information Act. 
 
Information about Police activities 
It is in the public interest to give the media access to information about Police activities 
if that information: 
•  will not prejudice an investigation or trial, and  
•  does not infringe against an person’s rights under the Privacy Act.  
 
Withholding information does not promote Police accountability or encourage fair and 
balanced reporting. In addition, the Police must frequently disclose personal information 
in order to obtain public assistance in supporting victims and solving crimes.  
 
What you may release 
You may release:  
•  names of people: 
-  injured or killed in incidents, provided the next-of-kin have been informed 
-  sought in land and marine search and rescue operations 
•  name of a victim of a crime provided: 
-  the victim consents, or  
-  where the victim is dead, cannot be found or is otherwise unable to give consent, 
the next-of-kin consents, or  
-  in the opinion of the O/C case, disclosure is necessary to advance the investigation 
•  details of money or other property stolen in the course of armed robberies, burglaries 
and theft, if the victim consents 
•  photographs of wanted people provided a warrant for the arrest of the person exists 
or there is sufficient evidence available to arrest the person. 
•  descriptions of dangerous escaped prisoners, or those unlawfully at large. 
 
Refer to the Public notification of offender's details chapter in the Police Manual for 
information about the circumstances in which Police may proactively release information 
about an offender's identity to individuals and/or communities other than in response to 
requests for information under the Official Information Act 1982.  
 
Allowing media to witness and record Police activities 
In certain circumstances you may permit film crews, photographers and journalists to 
witness and record Police activities. However, you must obtain approval from a 
supervisor holding the level of position of Superintendent or above and then seek 
approval from Media Services and Legal Section, PNHQ. Media Services and Legal 
Section will ensure a contract is provided in an approved form. 
 
Requests for names of Police employees 
A request for the name of a Police employee should be considered under the Official 
Information Act.  
 
Page 34 of 43 

---

 
In general, the names of Police employees acting in the course of their duties have to be 
released.  The employee should be informed before their name is disclosed to the media 
that the disclosure is intended and their views sought if necessary. 
 
In exceptional cases, however, such as where disclosure is likely to cause hardship or 
reveal information about an employee's personal life and family, the employee's name 
may be withheld under section 9(2)(a) of the Official Information Act.  
 
The requester can have the decision reviewed by an Ombudsman. 
 
Further information 
For further information on dealing with the media, see the Media Relations chapter 
(particularly the Releasing information topic) in the Police Manual.  
Page 35 of 43 

---

 
 
Requests for information held on NIA or Police-related 
systems 
Introduction 
This section: 
•  explains the types of information held on the National Intelligence Application (NIA) 
and on Ministry of Justice and New Zealand Transport Agency systems, which Police 
access through NIA via the Fifth Schedule of the Privacy Act 
•  outlines who is responsible for responding to requests for that information. 
 
What is held on NIA 
Police are responsible for responding to requests for the following information held on 
NIA: 
•  identity information 
•  firearms licence details 
•  charge history 
•  overseas convictions 
•  document locator (doc-loc) records.  
 
Doc-loc is the Police national file indexing system for incidents and offences reported to 
the Police. It is not a Police intelligence network. A person’s name could be in the files 
index if they have reported a burglary or some other offence or incident. The brief file 
index reference does not confirm whether an offence has been committed or prove any 
person nominated as a suspect is guilty of an offence. The index does not hold court 
conviction details.   
 
Responding to requests for NIA information 
Refer to Access to and disclosure of information held by Police in the Vetting, references 
and certificates Police Manual chapter for further information about responding to 
requests for information from NIA.  
 
Direct people with queries about information held in NIA to: 
Liaison Officer 
Licensing and Vetting Service Centre 
P.O. Box 3017 
Wellington 
Phone: (04) 474 9499 ext 44013 
Fax: (04) 499 1065 
 
What is held on the Ministry of Justice system 
The Ministry of Justice computer system holds the details of: 
•  criminal convictions in New Zealand courts 
•  custody supervision 
•  fines enforcement 
•  case monitoring data. 
 
Queries about this type of information should be referred to the nearest District Court or 
to: 
Privacy Officer 
Ministry of Justice 
P.O. Box 180 
Wellington 6140 
Page 36 of 43 

---

 
Phone: (04) 918 8800 
Fax: (04) 918 8820 
 
What is held on the New Zealand Transport Agency system 
The New Zealand Transport Agency computer system holds the details of: 
•  driver licences 
•  motor vehicle registration 
•  demerit points 
•  traffic conviction histories. 
 
Queries about this type of information should be referred to: 
Driver Licensing 
Transport Registry Centre 
New Zealand Transport Agency 
Private Bag 11777 
Manawatu Mail Centre 
Palmerston North 4442  
Phone: 0800 108 809 (motor vehicle registrations) or 0800 822 422 (driver licensing) 
Fax: (06) 350 2347 
Page 37 of 43 

---

 
 
Other common requests 
Introduction 
This section explains what you may disclose when you receive a request for: 
•  information about the nature of your enquiries to locate a person 
•  a copy of a traffic accident report 
•  diversion-related information. 
 
Enquiries to locate a person 
When making enquiries to locate someone (for any reason), the only information you 
can disclose is the fact that you are looking for the person. You cannot disclose 
information about the nature of the enquiry. 
 
Case law 
In a case heard by the Complaints Review Tribunal (Mitchell v Police), an officer was 
seeking to serve a notice on a person disqualified indefinitely from driving. He made 
enquiries at the address of the offender’s parents. In response to an enquiry by the 
offender’s mother, the officer advised that the purpose of his enquiry was to serve a 
notice under section 30A of the Transport Act 1962 disqualifying the offender indefinitely 
from driving.  
 
The tribunal concluded that the disclosure constituted a breach of Privacy Principle 11. 
However the tribunal also concluded that this disclosure did not constitute an 
interference with the plaintiff’s privacy because she could not demonstrate sufficient 
“harm” as required by the Privacy Act. 
 
Traffic accident reports 
A traffic accident report is defined in section 211 Land Transport Act 1998 as “ … a 
written report prepared by an enforcement officer who is a Police employee that relates 
to an investigation of a traffic accident”. 
 
Any person is entitled to seek a copy of a traffic accident report. However, as with any 
other material, the reports may be withheld or edited as the Privacy Act and Official 
Information Act allow.  
 
Fees for traffic accident reports  
A fee of $55 is charged for the supply of the report to insurance companies. Police do not 
charge individuals for a copy of the report if they were involved in the traffic crash. 
 
Diversion-related requests 
Do not disclose diversion details to third parties, even with the consent of the person 
concerned. Disclosing such information would undermine the incentive for people to 
participate in diversion programmes. Such requests should, in general, be refused under 
sections 6(c) and 9(2)(a) of the Official Information Act.  
 
If a person seeks diversion information about themselves, process the request under the 
Privacy Act 1993 and provide the information unless there are good reasons not to. 
Page 38 of 43 

---

 
 
Voluntary disclosure by Police 
Care needed before making voluntary disclosure 
Disclosing personal information in the absence of a request can constitute an 
interference with the individual’s privacy and lead to civil action. The Human Rights 
Review Tribunal has the power to award damages of up to $200,000 in such cases. It is 
therefore important to consult with the Police Privacy Office, PNHQ, before making any 
voluntary disclosure. 
 
Information Privacy Principle 11 
Information Privacy Principle (IPP) 11 (s6 Privacy Act 1993) must be applied when 
deciding whether to disclose. This privacy principle prohibits the disclosure of personal 
information unless you believe on reasonable grounds that the disclosure is necessary 
and is permitted by one of the listed exceptions.  
 
The exceptions most relevant for Police are contained in IPP11(a), 11(e)(i), 11(e)(iv) 
and 11(f).  
 
Information obtained for the purpose of disclosure (IPP11(a)) 
If the information was obtained specifically to pass on to a third party, or if such onward 
transmission is directly related to the purpose for which the information was obtained, 
the disclosure to that third party is sanctioned by principle 11(a).  
 
Example 
One of the purposes Police collect information about the victim and the offender in a 
family violence incident is to assist the parties involved by disclosing information to 
another agency that provides support and assistance, e.g. to Women’s Refuge or Victim 
Support. As it was one of the purposes of collection, disclosure of FVIR information is 
permitted by principle 11(a).   
 
Similarly, some information collected during enquiries into air crashes, traffic accidents, 
or deaths in workplaces may be conveyed to the CAA, LTSA or OSH respectively.  
 
Maintenance of the law (IPP 11(e)(i)) 
There are three key elements of principle 11(e)(i). You must: 
•  identify a prejudice to the maintenance of the law 
•  believe on reasonable grounds that such prejudice will occur, and 
•  that the prejudice will occur if the disclosure is not made, i.e. the disclosure is 
necessary. 
 
Elements of IPP 11(e)(i) 
Element 
Explanation 
Prejudice to the 
First, it is essential to be able to identify a prejudice to the 
maintenance of the law  maintenance of the law, i.e. state in what way the 
 
maintenance of the law would be prejudiced if the 
information were not disclosed - for example, an offence will 
be committed, an investigation will be prolonged or 
frustrated or a witness will not assist with enquiries. 
Page 39 of 43 

---

 
Reasonable grounds to 
Second, you must believe on reasonable grounds that such 
believe prejudice will 
prejudice will occur, i.e. you must be able to list facts 
occur 
supporting the probability of the prejudice occurring. For 
 
example, if a convicted sex offender has been employed in a 
school, reasonable grounds to believe that he will re-offend 
may include the fact that: 
•  he has a series of sex convictions, particularly recent 
ones 
•  his previous offending occurred in a school environment 
•  there have been reports of him handing out lollies to 
children or offering them rides home 
•  he did not successfully complete any rehabilitation 
programmes in prison and has not acknowledged his 
wrongdoing 
•  he has the opportunity to be alone with children and 
therefore has the opportunity to offend. 
The disclosure must be 
Third, that the prejudice to the maintenance of the law will 
necessary 
occur if the disclosure in not made. In effect, this means 
 
that: 
•  It must be the last resort. Ask yourself: “Is there any way 
to prevent the identified prejudice to the maintenance of 
the law other than by disclosing the information at 
issue?” If the answer is ‘no’, the disclosure is necessary. 
Otherwise, it is not. 
•  It must be made only to a person(s) who can prevent the 
identified prejudice to the maintenance of the law. For 
example, disclosing to a school principal that one of his 
staff is a convicted sex offender would enable the 
principal to take steps to ensure that the offender does 
not have any un-supervised contact with children and not 
re-offend. But there would be no purpose in advising the 
media. 
•  Only sufficient information to ensure the identified 
prejudice is prevented should be disclosed. Superfluous 
detail should not be disclosed. 
 
For further information about voluntarily disclosing information in the absence of a 
request, refer to the Public notification of offender's details chapter in the Police Manual.  
 
Necessary for the conduct of legal proceedings (IPP 11(e)(iv)) 
Personal information may be disclosed to third parties if you have reasonable grounds to 
believe that the disclosure is necessary for the conduct of proceedings before any court 
or tribunal. This includes proceedings that have been commenced or are reasonably in 
contemplation.  
 
For example, if the Police have on file evidence that directly and irrefutably conflicts with 
an affidavit sworn and filed by a party to civil proceedings, the evidence must be brought 
to the court’s attention. 
 
Threats to health and safety (IPP 11(f)) 
There are three key elements of principle 11(f). You must: 
•  identify a serious threat to public health or safety, or 
•  identify a threat to the life or health of at least one individual, and 
Page 40 of 43 

---

 
•  believe on reasonable grounds that disclosure is necessary to prevent or lessen the 
threat. 
 
Elements of IPP 11(f) 
Element  
Explanation  
Threat to health or 
First, it is essential to identify a threat to the health or 
safety 
safety of at least one individual. The threat must be 
 
“serious” as defined in section 2(1) - i.e. having regard to 
the likelihood of the threat being realised, the severity of the 
consequences if it is, and when it might happen. For 
example, where you believe a person is at risk of harming 
themselves or others either soon or in the foreseeable 
future, you may be justified in disclosing that to someone 
who may be able to prevent it. 
Reasonable grounds to 
Second, there must be reasonable grounds for believing that 
believe threat will be 
disclosure will prevent or lessen the identified threat. For 
prevented or lessened 
example, if the Police inform the public that a dangerous 
 
prisoner has escaped, the public can take precautions to 
secure their homes and cars and keep their families safe. 
The fact that people on their guard are less at risk than they 
would otherwise be provides a reasonable ground for Police 
to believe that disclosure of the escape would prevent or 
lessen the threat to the public.  
The disclosure must be 
Third, the disclosure must be necessary. In effect, this 
necessary 
means that: 
 
•  It must be the last resort. Ask yourself: “Is there any way 
to prevent or alleviate the identified threat other than by 
disclosing the information?” If the answer is ‘no’, the 
disclosure is necessary. Otherwise, it is not.  
•  It must be made only to a person(s) who can prevent or 
lessen the identified threat. 
•  Only sufficient information to ensure the identified threat 
is prevented or lessened should be disclosed. Do not 
disclose superfluous detail. 
 
Page 41 of 43 

---

 
 
Criminal disclosure 
Prosecution's duty to disclose 
Once a person has been charged, the prosecution is obliged to disclose its case to the 
defence in accordance with the Criminal Disclosure Act 2008. Failure to do so could have 
serious consequences for Police including: 
• evidence being excluded 
• the case being dismissed (under the court’s inherent jurisdiction) or 
• a retrial ordered. 
 
Refer to the Criminal disclosure chapter in the Police Manual for detailed information 
about criminal disclosure and the key duties and responsibilities for Police staff.  
 
Page 42 of 43 

---

 
 
Sample letters for responding to requests 
Purpose 
Use these sample letters as a guide to responding to requests for information: 
•  Request for information held by Police (word doc, 44 KB). 
•  Insufficiently detailed request (word doc, 31 KB). 
•  Transfer letter to requester (word doc, 31 KB). 
•  Transfer letter to other agency (word doc, 31 KB). 
•  Notification of extension (word doc, 32 KB). 
•  Responses to requests for personal information: Nothing withheld (word doc, 30 KB). 
•  Responses to requests for personal information: Some information withheld (word 
doc, 31 KB). 
•  Responses to requests for personal information: All information withheld (word doc, 
30 KB). 
•  Responses to requests for non-personal information: Nothing withheld (word doc, 30 
KB). 
•  Responses to requests for non-personal information: Some information withheld 
(word doc, 30 KB). 
•  Responses to requests for non-personal information: All information withheld (word 
doc, KB). 
•  Responses to requests for both personal and non-personal information: Nothing 
withheld (word doc, 30 KB). 
•  Responses to requests for both personal and non-personal information: Some 
information withheld (word doc, 31 KB). 
•  Responses to requests for both personal and non-personal information: All 
information withheld (word doc, 31 KB). 
•  Standard refusal letter s9(2)(a) (word doc, 32 KB). 
•  Letter explaining charges (word doc, 31 KB). 
 
 
Page 43 of 43 

---

Document Outline

• Disclosing personal and official information
  • Summary
    • Introduction
    • Legislation governing disclosure
    • Your responsibility to respond to disclosure requests
    • Who to contact for further information or advice
  • Disclosure under the Privacy Act 1993
    • Introduction
      • Personal information defined
    • Why the Privacy Act was introduced
    • NZ Police is an “agency”
      • Responsibilities of an agency
    • Information privacy principles
      • Most relevant principles for Police
    • Form of the request
    • Making the information available
    • Transferring personal information requests
    • Time limits and extensions (personal information)
      • When you can have an extension
      • How to notify an extension
      • Urgent requests
    • Withholding information
    • Limits on charging for providing personal information
  • Disclosure under the Official Information Act 1982
    • Introduction
      • Official information defined
    • When the Official Information Act applies
    • Principle of availability
    • Privacy interest
    • Who can make a request
    • The form of the request
    • Making official information available
    • Transferring official information requests
    • Time limits and extensions (official information)
      • When you can have an extension
      • How to notify an extension
      • Urgent requests
    • Statutory protection when releasing information in good faith
  • Charging for providing official information
    • Right to charge for official information
    • Calculating charges
    • What you cannot charge for
    • Informing the requester of charges
    • Waiving the fee
    • Deposit
    • Accounting procedures
  • Criminal Records (Clean Slate) Act 2004
    • About the clean slate scheme
    • Definition of a criminal record
    • Eligibility for the clean slate scheme
      • Eligibility criteria
      • Applications to reduce time or disregard a specified offence
    • Checking clean slate eligibility
    • Prohibition on disclosing records of eligible individuals
    • Offences
  • Policing work subject to the clean slate scheme
    • Most licensing applications
    • Joint-agency investigations with non law enforcement agencies
      • Sharing criminal record information with a non law enforcement agency in joint investigations
    • Jury vetting
  • Exceptions to the clean slate scheme
    • Exceptions to the scheme relevant to Police
    • Joint-agency investigations with other law enforcement agencies
  • Other relevant Acts
    • Statutory powers to require information
    • Statutory provisions providing grounds to withhold information
  • How the Acts inter-relate
    • Introduction
    • Official Information Act overrides the Privacy Act
    • Other Acts override the Privacy Act
    • How to work out which Act applies
  • Decision-making flowchart
  • Requests from individuals seeking information about themselves
    • Introduction
    • Identifying the requester
    • When to ask for identification and what to do with the documents
    • How to action the request
    • Transferring a request
      • Criminal conviction histories
    • Delay in making decision about request
    • What to do if you decide to provide requested information
    • Requests for correction of information held
  • When to withhold information from individuals
    • Introduction
    • Grounds for withholding information
      • Prejudicing the maintenance of the law
      • Endangering the safety of any person
      • Disclosing the affairs of another person
      • Information is not readily retrievable, does not exist or cannot be found
      • Breaching a promise of confidentiality to person supplying information
      • Other grounds
    • Classified or confidential information
    • If request relates to current investigation and trial
    • What to tell the requester when information is withheld
      • Sample letters
  • Requests from individuals for non-personal (official) or third party information
    • Introduction
    • How to action the request
    • What to do if you decide to disclose
  • When to withhold non-personal (official) or third party information
    • Introduction
    • Grounds for withholding information
      • Main provisions relevant for Police
      • Other grounds
    • Privacy versus public interest (section 9(2))
      • Considering the privacy interest
      • Considering the public interest
    • Third party requests
    • Classified information
    • If request relates to current investigation
    • From conclusion of investigation until end of trial
    • If a request is made prior to the commencement of proceedings or does not relate to criminal proceedings, the information sought is not covered by the CDA and the Privacy Act 1993 and the Official Information Act 1982 will apply.
      • Making requests for information that has been before a court
    • Advising the requester when information is withheld
  • Requests from government departments or agencies
    • Introduction
    • Is there a specific statutory power to require the information?
    • Is the request for criminal records?
    • Charging for providing the information
    • Paperwork
  • Requests from media
    • Introduction
    • Information about Police activities
    • What you may release
    • Allowing media to witness and record Police activities
    • Requests for names of Police employees
    • Further information
  • Requests for information held on NIA or Police-related systems
    • Introduction
    • What is held on NIA
      • Responding to requests for NIA information
    • What is held on the Ministry of Justice system
    • What is held on the New Zealand Transport Agency system
  • Other common requests
    • Introduction
    • Enquiries to locate a person
      • Case law
    • Traffic accident reports
      • Fees for traffic accident reports
    • Diversion-related requests
  • Voluntary disclosure by Police
    • Care needed before making voluntary disclosure
    • Information Privacy Principle 11
    • Information obtained for the purpose of disclosure (IPP11(a))
      • Example
    • Maintenance of the law (IPP 11(e)(i))
      • Elements of IPP 11(e)(i)
    • Necessary for the conduct of legal proceedings (IPP 11(e)(iv))
    • Threats to health and safety (IPP 11(f))
      • Elements of IPP 11(f)
  • Criminal disclosure
    • Prosecution's duty to disclose
  • Sample letters for responding to requests
    • Purpose

---