This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Medical Appointments for Prisoners'.

13 December 2021   
Hope Kennedy-Smith 
[FYI request #16998 email]  
Tēnā koe Hope 
Thank you for your email dated 1 October 2021 to the Department of Corrections – 
Ara Poutama Aotearoa (Corrections), requesting information about internal and 
external medical appointments for people in prison. Your request has been 
considered under the Official Information Act 1982 (OIA). 
Firstly, I would like to apologise for the delay in responding to you and thank you for 
your patience.  
Corrections has a statutory obligation under the Corrections Act 2004 to provide a 
primary health service to people in prison reasonably equivalent to that found in the 
community. Primary health care is provided within prison health centres by over 200 
full-time equivalent registered nurses. Specialised medical professionals such as 
medical officers (doctors) and dentists are contracted to provide basic and necessary 
People who are sentenced to prison undergo a standard induction process when 
they arrive, where health staff assess each person’s physical and mental health 
needs, including whether they may be at risk of self-harm or suicide and whether 
they require a referral to a prison doctor for healthcare needs. 
At all times a medical professional will make health care decisions in accordance 
with the person’s medical history and with the continued wellbeing of the person as 
the paramount concern. If there are medical concerns that cannot be addressed 
within prison, external medical care is arranged and people in prison will be safely 
escorted to get the care they need. People in prison are referred to specialist 
services on the same basis as people in the community. 
Any time a person in prison is required to be escorted outside of a prison, our focus 
is on safety, security and minimising risk to the public, our staff and people in prison. 
Every year Corrections carries out tens of thousands of escorts between prisons, 
courts, medical facilities and rehabilitation providers. Robust security processes are 
in place for all people in prison who require assessment or treatment outside of the 
secure confines of a prison. Safety is our top priority, and each time a person in 
prison is transported outside of the secure prison perimeter, we carry out a thorough 
risk assessment and put together a comprehensive plan to mitigate any risks 
Mayfair House, 44 – 52 The Terrace, Wellington, 6011, Private Box 1206, Wellington 6140, Phone +64 4 460 3000 


identified. This includes specifying the number of escorting staff, what type of 
restraints are to be used, and the transport method. 
You requested: 
1) Please provide me with the total number of medical appointments outside 
of prison attended by prisoners, per week, since January 1, 2019. Please 
break this down by prison. Please give this to me in an excel spreadsheet. 
2) How many medical appointments outside of prison have been cancelled or 
delayed due to Level 3 and 4 Covid Lockdowns?  

In the 2019/20 financial year, there were a total of 13,335 medical escorts. In the 
2020/21 financial year, there were 13,433.  
At any one time there are around 8,000 people across all New Zealand prisons, with 
the prison population subject to daily fluctuations due to Court decisions, sentence 
end dates and scheduled releases. 
While we hold the overall numbers for medical escorts, we do not break the data 
down further into the types of medical escorts. Planned medical appointments will be 
captured in the overall data, along with other reasons that are included in the 
‘medical escort’ category such as emergency medical care. In the same regard, 
appointments that are cancelled would only be listed on a person’s file, not in a 
centralised location. In order to compile the data, we would have to manually search 
through thousands of individual health files which would impede effective 
During certain Alert Levels in the community, many health providers limited their 
appointments during the lockdown, which could have also affected appointments for 
those in prisons. However, if at any point, during lockdown or otherwise, that a 
person in prison became unwell, they still had access to emergency medical care. 
Searching individual health files for information in scope of your request would be a 
very intensive task. Therefore, this part of your request is refused under section 18(f) 
of the OIA, as the information requested cannot be made available without 
substantial collation or research.  
We have considered whether fixing a charge or extending the time limit would allow 
us to respond to this request, in line with section 18A of the OIA. In this instance, we 
do not believe it would be a good use of our limited publicly funded resources. We 
have also considered under section 18B of the OIA, if consulting you to refine your 
request would enable us to respond, however, given how health data is held, we do 
not believe so in this case. 
3) Please provide me with the total number of medical appointments in prison 
attended by prisoners, per week, since January 1, 2019. Please break this 
down by prison. Please break this down by the type of appointment, e.g. 
nurse, doctor, dental. Please give this to me in an excel spreadsheet.  


4) How many medical appointments within prisons have been cancelled or 
delayed due to Level 3 and 4 Covid Lockdowns? Please break this down by 
the type of appointment, e.g. nurse, doctor, dental. 

For internal medical appointments, this is a very broad category that includes, but is 
not limited to, dental appointments, physiotherapy appointments, doctor, and nurse 
consults. You have requested data for nurse, doctor and dentist consults which we 
have provided in Appendix One, attached, however this is not inclusive of all 
appointments that happen at prison sites. Additionally, the statistics we hold are 
monthly, not weekly and we are unable to break it down further into weeks.  
Up until July 2019, the number of medical appointments was not centrally collated 
and only held at the prison sites on individual files. To extract the data from 1 
January to July 2019, we would have to manually search through individuals’ files 
that would impair the effective administrative of the health teams. As such, the data 
for these dates is refused under section 18(f) of the OIA, the information cannot be 
made available without substantial collation or research. 
Likewise, we do not collate the amount of appointments that have been cancelled, 
for any reason. This information could be held on individual files, but to extract it we 
would have to search through those files. Therefore, the information for question four 
is also refused under section 18(f) of the OIA, as the information cannot be made 
available without substantial collation or research.  
For both refusals above, we have considered whether fixing a charge or extending 
the time limit would allow us to respond to this request, in line with section 18A of the 
OIA. In this instance, we do not believe it would be a good use of our limited publicly 
funded resources. We have also considered under section 18B of the OIA, if 
consulting you to refine your request would enable us to respond, however, given 
how health data is held, we do not believe so in this case. 
5) How long is the waiting list to see a doctor, dentist, or nurse at each prison, 
as of today’s date? 

Corrections is working on developing a system to collate this information centrally, 
but as it stands, we do not hold the overall lengths of the waiting lists broken down 
by each prison as of today. Therefore, the data in the form you requested is refused 
under section 18(g) of the OIA, the information requested is not held by the 
department and the person dealing with the request has no grounds for believing 
that the information is either held by another department or connected more closely 
with the functions of another department.  
Corrections is constantly striving to improve the way we record data. We recognise 
that our health data reporting is an area in which improvement is ongoing. Over the 
past year, the health team has implemented new data reporting systems, as we 
move toward making information centrally collated and readily available, which 
includes rolling out a quarterly report on medical escorts. Changes have been made 
to the way internal prison medical consultations are recorded and Corrections is 
working to develop new ways to keep track of overall medical care being provided. 


I trust the information provided is of assistance. I encourage you to raise any 
concerns about this response with Corrections. Alternatively, you are advised of your 
right to also raise any concerns with the Office of the Ombudsman. Contact details 
are: Office of the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Ngā mihi  
Juanita Ryan 
Deputy Chief Executive Health