Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Job advertisements asking for whakapapa'.

6 October 2021
Ethan Martin 
[FYI request #16450 email] 
Tēnā koe Ethan 
Thank you for your email of 18 August 2021 to the Ministry of Education requesting information 
about job advertisements asking for whakapapa. 
Your request has been considered under the Of icial Information Act 1982 (the Act). 
Responses to your individual questions are below.  
Question One: Does the request for candidates to disclose their whakapapa relate to 
the selection criteria for the role? 
The invitation for candidates to disclose their whakapapa is voluntary and does not relate to 
selection criteria.  In the layout of the advert, there are subheadings and included under the 
heading ‘Mōhou ake | About you’  are the requisite skil s and experience needed for the role, 
and relate to the selection criteria for a role. 
Under the heading ‘Kua rite koe mō tēnei mahi? | Are you ready to make a difference?’ 
is where the application process is noted.  The option to talk about whakapapa is included in 
a list outlining the sort of information an applicant may choose to put in a cover letter. 
Cover letters in general allow applicants to tell us about themselves, both specifical y relating 
to the job  requirements but also more generally who they are as a person.  This allows 
candidates who want to, to tell us more about their connection to a place or where they place 
themselves in the world which aligns well with a Te Ao Māori view, and we believe it may 
encourage more applications from people of diverse backgrounds. 
If the information provided in a cover letter is relevant to the specific selection criteria, it will 
be used alongside that which is provided in a CV to inform the decision whether to shortlist 
and interview the candidate.  It also helps build a full picture of the candidate, as contribution 
to the ultimate decision on whether the person is the best person for the role. 
Thank you for bringing this to our attention. The Ministry wil  review future job adverts to ensure 
it is made clearer to applicants what information is required for the application process and 
what information is optional. 
Question Two:  If the answer to (1) is yes: 
Not applicable 
OIA:  1269452 
National Of ice, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wel ington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 
education.govt.nz 
Question Three: If the answer to (1) is no: 
a. In relation to section 22 of the Privacy Act 2020, what is the lawful purpose for which 
this personal information is being collected?
The information is lawfully collected as part of the Ministry’s application process. Providing a 
cover letter as part of the application process is optional, though strongly encouraged. 
Our application system will allow an applicant to submit an application without a cover letter if 
this is how someone prefers to apply. Alternatively, an applicant may choose to include a cover 
letter with their application but outline information that differs from what is listed on Ministry 
adverts. Our list is a guide for applicants to develop an application that they feel will present 
them well. 
b. In  relation  to  section  22  of  the  Privacy  Act  2020,  what  steps  has  the  Department 
taken  to  ensure  that  the  individuals  providing  the  information  are  aware  of  the 
purpose for which it is being collected?
The fact that the request is noted in the paragraphs outlining How to Apply, is an indicator of 
the purpose for which the information is being collected. The Ministry will review this material 
for clarity of purpose. 
Question Four to Six: 
Has the Department's privacy officer been consulted to ensure compliance with the 
Privacy Act 2020 in the collection of this personal information from candidates?  
Has  the  Department's  Head  of  Human  Resources  and/or  other  members  of  the  HR 
team been consulted on the decision to include the request for whakapapa and any 
related selection criteria? 
I also request copies of all correspondence and documents related to this consultation, 
or any decision not to consult. 
Has the Department's internal or external legal counsel been consulted on the decision 
to include the request for whakapapa and any related selection criteria? I also request 
copies  of  all  correspondence  and  documents  related  to  this  consultation,  or  any 
decision not to consult 
No, neither the Privacy Officer nor the Legal Team were consulted on this decision. 
The Chief People Officer / Head of Human Resources holds responsibility for executing the 
employment brand and publishing of vacancy related advertising.  They would seek advice 
from internal departments (eg legal and privacy) if required. 
education.govt.nz 

No  correspondence  or  documents  exists  other  than  what  was  drafted  into  the  job 
application. As such, this part of your request for all correspondence and documents has 
been refused under section 18(e) of the Act as the requested documentation does not exist. 
Please note, the Ministry now proactively publishes OIA responses on our website. As such, 
we may publish this response on our website after five working days. Your name and 
contact details will be removed. 
Thank you again for your email. You have the right to ask an Ombudsman to review this 
decision.  You  can  do  this  by  writing  to  [email address]  or  Office  of 
the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Nāku noa, nā 
Zoe Griffiths 
Hautū Te Puna Rangatōpū | Corporate 
education.govt.nz 

Document Outline