This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Ministry for Ethnic Communities- OIA2122-0019'.



10 June 2022 
John Luke 
[FYI request #16222 email] 
Tēnā koe John  
Official Information Act request OIA2122-0080 
I am writing in response to your request made under the Official Information Act 1982 (OIA) 
and follow-up emails regarding the Ministerial Ethnic Communities Advisory Group 
(MECAG). I apologise for the delay in my responding to you. 
Background 
On 19 August 2021, the Ministry for Ethnic Communities (the Ministry) responded to your 
OIA request for: 
“…the name of agencies you sought nominations from and how you ask for the 
nominations? The copy of these communications- such as email would be helpful. 

Also, since the new Ministry has been established, are there any future communication 
or discussion around this Advisory committee? Further, has the new Ministry has any 
future plan in setting up any new committee/ board etc?”  

In response to the first part of your request, the Ministry wrote that, “although 
recommended candidates for the proposed MECAG were provided by several Ministers 
and agencies, the Ministry for Ethnic Communities does not hold a record of all agencies 
approached for nominations”. The Ministry refused this part of your request under 
section 18(e) of the OIA. 
On 22 August 2021, you wrote to the Ministry that you did not agree with the decision to 
refuse this part of your request under section 18(e) of the OIA, and that you wanted the 
Ministry to provide whatever information it had on file about what agencies it 
approached for MECAG nominations. 
Reconsideration of your OIA request 
I have reconsidered the Ministry’s response to your OIA request. After searching our 
records, I have found that we hold no information on the name of agencies the Ministry 
sought nominations from and how the Ministry asked for the nominations. This is 
because, contrary to our letter of 19 August 2021, nominations for the proposed MECAG 
were not sought or received from other agencies.  
www.ethniccommunities.govt.nz 




 
Rather, the Minister for Ethnic Communities sought and received nominees for potential 
members to join the MECAG from her ministerial colleagues. Other nominees came from 
the Minister for Ethnic Communities’ Office and the Office of Ethnic Communities’ 
stakeholder lists and nominations database—the latter of which is an internal database of 
individual community members who have expressed their interest in being considered for 
governance positions by registering with the Nominations Service previously run by the 
Office of Ethnic Communities (and now run by the Ministry). 
As the Ministry neither sought nor received recommendations from any agency, it holds 
no information within scope of your request for “the name of agencies you sought 
nominations from and how you ask for the nominations? The copy of these 
communications- such as email would be helpful.” 
Accordingly, the Ministry should have 
refused your request under section 18(g) of the OIA, as the information requested is not 
held by the Ministry, and I have no grounds for believing that the information is either 
held by or connected more closely with the functions of another department. 
I apologise for the inaccuracy in the Ministry’s previous response. I also apologise for my 
delay in responding to you to rectify this matter. 
You have the right, under section 28(1)(a) of the OIA, to seek an investigation and review of 
this response by the Office of the Ombudsman. You can do so by contacting the Office of the 
Ombudsman at www.ombudsman.parliament.nz or by calling 0800 802 602.  
Ngā mihi  
 
 
Pratima Namasivayam 
Deputy Chief Executive, Policy & Analytics 
www.ethniccommunities.govt.nz