This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Representation Review'.
Minutes of a meeting of the Representation Review Advisory Group held in the Council 
Chambers, 10 Gorge Road, Queenstown on Friday, 26 March 2021 beginning at 10.00am 
 
Present:
 
 
Mr Bruce Robertson (Chair), Mr Clive Geddes, Mr John Glover, Mr Ian Hall, Professor Janine 
Haywood (via Zoom) and Ms Viv Millsom  
 
In attendance: 

 
Ms Jane Robertson (Senior Governance Advisor/Electoral Officer) 
 
Apologies: 
 
Mr Dean Whaanga and Mr Naell Crosby-Roe 
 
1. 
Revised Timeframe for Representation Review 
 
The Electoral Officer was now managing a by-election for one new Council or in the 
Queenstown-Wakatipu Ward and there had been a review of her workload over the 
coming months.  The result was to push the timeframe for the representation review 
out slightly, although the process was still well within the provisions of the Local 
Electoral Act.  The new timetable was as follows: 
  1 June 2021 
Advisory Group chair to present advisory group 
recommendation to full Council (workshop) 
4 June 2021 
Mayor to present advisory group recommendation to 
Wānaka Community Board (workshop) 
30 June 2021 
Council meeting: resolution adopting initial proposal 
5 July 2021 – 6 August 2021  Consultation period 
26 August 2021 
Hearing of submissions by full Council 
16 September 2021 
Council meeting: resolution adopting final proposal 
 
2. 
Future of Wānaka representation 
 
There was further discussion about whether Wānaka Community Board was needed 
to achieve fair representation for the Wānaka  Ward.  Wānaka  Councillors were 
elected to represent Wānaka, but they also had a statutory duty to represent the 
whole district, and members questioned whether Wānaka would be fairly represented 
without the Board.  At the previous meeting the Chair and Deputy Chair of the Wānaka 
Community Board had described the way in which was the Board was cut out of a 
number of full Council matters, with a recent example being discussions about the 
future of Wānaka Airport.  Board members had spoken about the value of the Board 
but also about its inefficiency and lack of Council wil  to uphold the principles of the 
Governance Protocol Statement which described Board involvement in most decision-
making.   
 
The continuation of the Wānaka Community Board also raised the question of fairness 
and whether there should be community boards across the district.   
 


3. 
Proposal for Queenstown-Wakatipu Ward 
 
There was further discussion of a new proposal which had been distributed prior to 
the meeting: 
  Existing Name 
Suggested Name 
Wānaka Ward 
Wānaka-Hāwea Ward, recognising the two major lakes 
to which the communities are connected 
Queenstown-Wakatipu 
West of the Shotover River: Whakatipu Ward, using Lake 
Ward 
Whakatipu as the inspiration 
Queenstown-Wakatipu 
East of the Shotover River: Waiwhakaata Ward, using 
Ward 
Lake Hayes as the naming inspiration; an alternative 
which more loops in the Gibbston would be 
Waiwhakaata-Kawarau Ward to include the Kawarau 
River 
 
Proposed Ward Arrangement 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ward 
Population  Members  Population: 
Difference  % difference 
member ratio  from quota  from quota 
Whakatipu Ward 
16,674 

3,335 
72 
2.2% 
Waiwhakaata-Kawarau Ward  9,432 

3,144 
-119 
-3.6% 
Wānaka-Hāwea Ward 
13,044 

3,261 
-2 
-0.06% 
Total 
39,150 
12 
3,263 
 
 
 
Methodology: 
The meshblock populations for the area east of the Shotover River (including the area of 
the Arrowtown Ward) were assessed and together total 9,432.  This was subtracted from 
the original population total of the ward (22,998), plus the Arrowtown Ward (3,108), 
giving 16,674.  This would be a compliant model. 
 

Discussion 
 
•  It was noted that the primary reason for splitting the existing Queenstown-Wakatipu  
Ward was to achieve population parity with the Wānaka Ward.  It was also needed to 
avoid having a large single ward electing eight Councillors.   
 
•  There was further discussion about whether STV was a better option for this sort of 
proposal.  Prof Haywood advised that this new proposal would work under STV or FPP.  
However, FPP would be a poor proposal if there was one large Queenstown Ward 
electing eight Councillors.   
 
•  Members considered how the population in the proposed Queenstown Wards could 
have better balance.  It was suggested that the boundary of Waiwhakaata-Kawarau 
Ward be extended to include the communities down the side of the lake which shared 
a commonality with each other, including Kingston.  It would also include Ladies Mile, 
the population of which was likely to grow in the future.   
 
•  The preference was for each Ward to elect four Councillors, increasing the present 
size of the Council by two.   
 
•  Members observed that the proposed model abolished the Arrowtown Ward but gave 
greater choice to that population with the option of electing four members rather 
than one (especially as the single member was often elected unopposed).   
 
•  Members considered the proposed new names.  Members agreed that the names 
needed to provide a sense of place, be identifiable and understood. Whakatipu east 
and west would be confusing.  The Remarkables were dominant down the lake edge 
so the name ‘Kawarau’ was appropriate.  Members supported the proposed three  
Te Reo names, noting however that use of these names needed to be checked with 
the runanga.   
 
4.  
Next steps 
 
a.  Wānaka Community Board 
Members discussed whether the Wānaka  community  had characteristics and 
needs and was such a distinct community of interest that it required the additional 
layer of representation that the Wānaka Community Board provided.   Members 
asserted that one of the local concerns was the lack of executive presence in 
Wānaka and the fact that the Council’s main office was in Queenstown. 
 
It was noted that the Board had extensive delegations but had limited 
effectiveness, largely because the Council and executive did not facilitate its 
functioning in accordance with the Governance Protocol Statement.   
 
There was discussion about whether the Board would function better if there were 
fewer Councillors appointed as Board members.  Members also discussed whether 
the Wānaka community would be better represented (and more effective and 
accountable) with four Wānaka Ward Councillors and no community board.     
 

Members were also conscious of the political sensitivity of a recommendation to 
abolish the board and the climate of dissatisfaction with Council in the Wānaka 
community at the moment.   
 
Members agreed that  there needed to be appropriate levels of administrative 
support if the Wānaka Community Board was abolished.  Members noted that 
support had improved over the recent year with the appointment of the Upper 
Clutha Liaison Manager. The purpose of Wānaka  Community  Board  was to 
advocate for the Upper Clutha area and to handle minor local issues, but much of 
this was within the duties of the Upper Clutha Liaison Manager.     
 
b.  Remuneration Authority 
If the proposal resulted in an additional two Council ors, there needed to be 
sufficient funding al ocated to the remuneration pool to cover the additional cost.  
 
c.  Other decisions 
 
 
 
 
 
Because it was so contingent on population and the numbers registered on the 
Māori Roll, establishing a Maori Roll was not yet a step to take but should be 
reviewed at the time of the next representation review (and that this should be in 
three years).   
 
Local government reform could have a significant impact upon the role of local 
government and this should also be a consideration at the time of the next review. 
It should also influence the decision to undertake the review within three years.   
 
The Advisory Group would recommend that serious consideration be given to the 
introduction of STV the next time the question arose.     
 
d.  Next meeting 
New model ing needed to be prepared that assessed the population in al  
meshblocks across the full area of the existing Queenstown-Wakatipu Ward.   
 
There needed to be discussion with the Au Kaha and Te Ao Marama to confirm 
that  they were happy with the proposed Te Reo ward names  and were 
comfortable with the current stance on establishing a Māori Ward.   
 
 
The meeting concluded at 12.00pm.