New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
2 July 2021 
195 Lambton Quay 
 
 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
Scott FYI 
 
T    +64 4 439 8000 
[FYI request #15655 email]  
F    +64 4 472 9596 
 
OIA 27516 
 
Tēnā koe Scott, 
 
I refer to your email of 3 June 2021 in which you request the following under the Official 
Information Act 1982 (OIA): 
1. 
Copies of the 2017-2018 and 2018-2019 Annual Assessments of Results 
2. 
Noting that the Evaluation Operational Policy provides for withholding publication of 
activity evaluation reports under certain circumstances, I request, for the 2018-
2019 and 2019-2020 reporting periods: 
 
The title of all reports that have not been published on the MFAT website 
 
The completion date of these reports (month and year) 
If MFAT decides that there are reports for which the above details can rightly be 
withheld under the OIA, I would like to know how many are being withheld. 
3. 
I request the number of Activity Completion Assessments produced for the 2019-
2020 reporting period, broken down by whole of activity cost. Please break down 
costs by the thresholds given in the Activity Planning Policy, i.e: 
 
1) Up to $500,000 
 
2 )$500,000 to $1.5m 
 
3 )$1.5m to $10m 
 
4) Over $10m 
4. 
I request the same for the Activity Monitoring Assessments produced for the 2019-
2020 reporting period, broken down in the same way. 
 
For the sake of clarity, we will respond to each of your questions in turn below.  
 
1. 
Copies of the 2017-2018 and 2018-2019 Annual Assessments of Results  
 
Please find attached the Annual Assessment of Results report for 2017-18. There was no 
equivalent report written or commissioned for 2018-19. 
 
2. 
The title of all reports that have not been published on the MFAT website. The 
completion date of these reports (month and year). 
 
We are aware of one instance during the specified reporting period where a decision was made 
not to publish a complete activity evaluation report. This was for the mid-term review of the 
e   [MFAT request email]  
w   www.mfat.govt.nz 
 

---

 
 
Page 2 of 2 
‘Timor-Leste Community Policing Support Programme’ activity, in October 2019. A summary 
version of this evaluation report was published on the MFAT website at the following link: 
www.mfat.govt.nz/assets/Aid-Prog-docs/Evaluations/2019/Timor-Leste-policing-review-2019-
Summary-version.pdf.  
 
3. 
I request the number of Activity Completion Assessments produced for the 2019-
2020 reporting period, broken down by whole of activity cost. 
 
The number of Activity Completion Assessments (ACA) produced for the 2019-20 reporting 
period (defined as any ACA for which the last day of the assessment period falls between 
1 July 2019 and 30 June 2020) are as follows: 
Whole of Activity Cost 
Number of ACAs produced 
Up to $500,000 
14 
$500,000 to $1.5 million 
27 
$1.5 million to $10 million 
27 
Over $10 million 
6 
Total 
74 
 
4.  I request the same for the Activity Monitoring Assessments produced for the 2019-
2020 reporting period, broken down in the same way. 
 
The number of Activity Monitoring Assessments (AMA) produced for the 2019-20 reporting 
period (defined as any AMA for which the last day of the assessment period falls between 
1 July 2019 and 30 June 2020) are as follows: 
Whole of Activity Cost 
Number of AMAs produced 
Up to $500,000 
12 
$500,000 to $1.5 million 
46 
$1.5 million to $10 million 
187 
Over $10 million 
52 
Total 
297 
 
Please note that we may publish this letter (with your personal details redacted) and enclosed 
documents on the Ministry’s website. 
 
If you have any questions about this decision, you can contact us by email at: 
[email address].  
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision by 
contacting www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
 
Julie-Anne Lee 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade 
 

---