Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Border Executive Board documents'.

 IN CONFIDENCE 
pop 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 22 July 2021 
Held at the Customhouse, 1 Hinemoa Street, Harbour Quays, Wellington 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Maree Roberts (MoH) for Ashley Bloomfield (MoH), 
Suzanne Stew (MBIE) for Carolyn Tremain (MBIE), David Taylor (MFAT) for Chris Seed (MFAT), Peter 
Mersi (MoT), Karen Adair (MPI) for Ray Smith (MPI)  
In attendance: Fiona McKissock (BEB), Sonia Mani (BEB), Clare Bugden (BEB), Catriona Robinson 
(MBIE), Andy Milne (MBIE), Grier Cox (DPMC) 
In attendance for items: Item 2 – Shelley Tucker (MoT), Morag Ingram (BEB) 
Apologies: Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Ray Smith (MPI), 
Cheryl Barnes (DPMC) 
Item 1: Welcome, apologies, meeting context 
1. The Chair welcomed the BEB members and invitees to the meeting.
Item 2: Vaccination Order Amendment - Supply chain exemption criteria and process 
2. MoT  acknowledged  the  input  from  MoH,  the  Senior  Officials  Group,  and  BEB  staff  into  preparing  the
supply chain exemption criteria and process outlined in the paper. It was noted that this work should be
considered in the context of larger issues related to nation-wide economic exemptions and the need to
manage supply chain risks.
3. Members  discussed the expected cumulative  impact of requests for exemptions. It was noted that the
onus of making the case for exemptions rested with the PCBUs, and that group requests would still need
under the Official Information Act 1982
to be considered individually to ensure fairness.
4. Members discussed the proposed options for authorisation of exemptions, noting a preference towards
having a streamlined process that preserved the ability to consult MoH. Members sought clarity on the
requirement for the DG of Health to specifically authorise any exemption, noting that the panel includes
MoH.
5. The Board agreed to the proposed type of evidence that will be sought from PCBUs – noting the desire
Released 
to strike a balance between the intent of the Order and the need to manage supply chain risks.
6. The Board agreed to the process, which seeks to ensure transparency and efficient and just
assessment of the applications.
7. The Board agreed, upon confirmation with the DG of Health (who was absent from the meeting), to
authorise the Chair of BEB to endorse the cross agency panel’s recommendation and forward to Hon
Chris Hipkins as Minister for COVID-19 Response.
8. Action: Maree Roberts to confirm with DG Health, on his involvement in authorising exemptions.
1 
 IN CONFIDENCE 
 
Item 3: Debrief of CEs hui on Safe and Smart Borders - Reconnecting NZers with the World 
9.  The Chair provided a brief update on the hui on ‘Safe and Smart Borders - Reconnecting NZers with the 
World’ held on 13 July 2021, noting the attendance of around 35 CEs, industry leaders and government 
officials.  
10. The hui was held with the intent to set the context and start considering the options and parameters for 
air  operations  once  decisions  have  been  made  on  opening  borders  and  reconnecting  NZers  with  the 
world. The proposed next steps would be an agile, 8-week sprint process to determine potential options 
and likely solutions. 
11. MoH noted the DG of Health was keen to consider the end-to-end journey around reconnecting from a 
public health viewpoint which includes consideration of the Delta variant of the COVID virus.  1982
Item 4: Travel Health Pass work programme resourcing 
12. MoT  noted  delays  in  the  progress  of  work  related  to  the  Travel  Health  Pass  programme.  Members 
Act 
discussed the complexity of the programme including resourcing, inter-dependencies, emerging global 
technology platforms, operationalisation requirements, legislation, and privacy. Work is being undertaken 
to determine the costs with the Board to receive updates.  
Item 5: Other issues and priorities  
13. s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
Information 
14. s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
15. The  Chair  acknowledged  Sonia  Mani  for  her  work  handling  the  secretariat  functions  of  the  BEB  (and 
BSGG) during the past 12 months, and noted that Clare Bugden would be taking over the function starting 
Official 
next week. 
Item 6: Minutes and action items 
the 
16. The minutes from the meetings of 08 July 2021 were taken to be an accurate record. 
 
 
under 
Released 
2 

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 29 July 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street, Wellington 
Present: Christine Stevenson (Chair, NZ Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Andy Milne for Carolyn 
1982
Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Michael Inglis for  
Ray Smith (MPI)  
Act 
In attendance: Fiona McKissock (BEB), Cheryl Barnes (DPMC), Bridget White (MoH),  
Clare Bugden (Secretariat)  
In attendance for items: Items 1 to 4 – Ruth Fairhall and Megan Stratford (DPMC);  
Item 4 – Mat Black (Customs) 
Apologies: Ray Smith (MPI), Carolyn Tremain (MBIE) 
 
Item 1: Welcome and Apologies 
Information 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda. 
Item 2: Australia Quarantine Free Travel (QFT) Suspension 
2.  Andy Milne provided the Board with an update on the QFT suspension with Australia and the implications 
for  managed  isolation  and  quarantine  (MIQ).  The  Board  noted  the  focus  for  MBIE  and  MFAT  were 
Official 
travellers from New South Wales due to MIQ capacity constraints. 
3.  The Board noted the approach with the Trans-Tasman travel window closing at 11.59pm, 30 July 2021. 
the 
Registration of interest for travellers from New South Wales for contingency allocation opens from 10am, 
30  July  2021  and  closes  at  2pm,  3  August  2021.  The  registration  of  interest  process  will  inform 
understanding of the scale of travellers to New Zealand. The Board noted there were no issues to report 
with the preparation of the registration of interest process. 
under 
4.  The  Board  discussed  the  challenge  of  managing  demand  from  countries  other  than  Australia  and 
reintroducing Australia to the MIQ model. It also discussed Australia travel route capacity recognising the 
impact of crew availability and the need to maintain the supply chain. The Board acknowledged that the 
issue remains complex. 
5.  The Board noted there were no issues to report with how the border was operating. The Chair thanked 
Andy Milne for his leadership, and his team at MIQ, along with other agencies that continued to support 
QFT change. 
Released 
 
 
3 
 IN CONFIDENCE 
 
Item 3: Reconnecting New Zealanders 
6.  The papers were taken as read. Ruth Fairhall and Megan Stratford led a discussion with the Board on 
the proposed approach to the August 2021 Cabinet paper relating to Reconnecting New Zealanders. The 
Board noted the approach will be tested with the Ministerial Advisory Group. 
7.  s9(2)(f)(iv) OIA, s6(a) OIA
 
 
s6(a) OIA, s9(2)(g)(i) OIA
 
 
s9(2)(g)(i) OIA
 
 
1982
Decisions and Actions 
8.  The Board noted the update on Reconnecting New Zealanders. 
Act 
9.  Action: Cheryl Barnes and Ruth Fairhalls9(2)(g)(i) OIA
 
 
Item 4: Travel Health Pass  
10. Mat Black joined for this item and provided the Board with a verbal update on the Travel Health Pass 
initiative. The Board noted the rapid movement with activity. The Travel Health Pass has been prioritised 
as part of Reconnecting New Zealanders and the scope and design of the first release is being confirmed.  
Information 
11. The Board noted the Travel Health Pass requires significant investment and that the business case is 
progressing. The Board advised that the business case needs to be clear on the level of confidence with 
information, particularly financial. 
12. The Board sought clarity on the ability to resource the Travel Health Pass initiative. It was noted that the 
technology  element  looks  resourced.  The  Border  Executive  Board  DCE  COVID-19  and  Systems 
Official 
Improvements groups  have  been  requested to  consider  the  impact  that the  prioritisation  of the Travel 
Health Pass will have on other work streams and if they can identify policy, legal, and privacy resources, 
which is expected to be a challenge.  
the 
Item 5: BEB Revised Terms of Reference for Independent Reviews 
COMMERCIAL IN CONFIDENCE 
13. The papers were taken as read. The Board noted the purpose of the item was to confirm revised terms 
under 
of reference for the COVID-19 Maritime Border Measures (Tranche 2), and the Border Worker Testing 
and Vaccination (Phase 2) – Maritime and Aviation. 
14. The  Chair  invited  comment  from  members.  The  Board  noted  feedback  from  Health  officials  around 
focussing on the public sector as well as the newer grouping of private sector Border Workers which will 
be shared with the provider. The Board discussed the independent reviews and provided feedback on 
having pragmatic recommendations for the border system. 
Released 
15. The Board noted DPMC will confirm with the Border Executive Board secretariat whether there are any 
outstanding matters from past reviews for the COVID-19 Assurance Framework.  
Decisions and Actions 
16. The Board agreed the revised terms of reference for the Review of COVID-19 Maritime Border Measures 
(Tranche 2). 
17. The  Board  agreed  the  revised  terms  of  reference  for  the  Review  of  Border  Worker  Testing  and 
Vaccinations (phase 2) – Maritime and Aviation Borders. 
4 
 IN CONFIDENCE 
 
18. s9(2)(b)(ii) OIA
 
 
Item 6: Other Issues and Priorities 
19. The Board discussed how to support government staff posted to work overseas including wellbeing, ability 
to return to New Zealand at the end of their posting or at short-notice, and the impact on new postings. 
The Board discussed the potential to utilise existing processes within MIQ.   
20. The Board noted there were no new vessels of interest or issues to note with maritime quarantine.  
Board Decisions and Actions 
1982
21. Action: MBIE (MIQ) to confirm how existing processes can support government staff posted overseas. 
Item 7: Minutes and Action Items 
Act 
22. The minutes from the 22 July 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
23. The open actions items were reviewed. The Board noted actions 25, 31 and 44 will be responded to at 
the 5 August 2021 meeting. Action 45 was closed. The Director General of Health confirmed the Chair 
may endorse recommendations for supply chain exemptions from the Vaccine Order being forwarded to 
the Minister for COVID-19 for consideration. 
 
Information 
The meeting closed at 4.00pm.  The next meeting is scheduled for 5 August 2021. 
 
 
 
Official 
 
the 
 
 
under 
Released 
5 

 IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 5 August 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street, Wellington 
Present: Christine Stevenson (Chair, Customs), Ashley Bloomfield (MoH), Megan Main for Carolyn Tremain (MBIE), 
1982
David Taylor for Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT), Ray Smith (MPI)  
In attendance: Clare Bugden (Secretariat)  
Act 
In attendance for items: Item 2 – Sharon May, Caroline De-Haast (Customs), Item 3 – Bridget White, Darryl 
Carpenter (MoH) 
Apologies: Chris Seed (MFAT), Carolyn Tremain (MBIE), Fiona McKissock, Sarah Holland (BEB), Cheryl Barnes 
(DPMC) 
 
Item 1: Welcome and Apologies 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting, noted the apologies, and confirmed the agenda. The 
Chair acknowledged Peter Mersi and Megan Main, as part of the awards team, for the positive 
Information 
feedback to the border worker finalist presentation for the Spirit of Service Awards. 
Item 2: Ahumoni Hoahoa Update 
2.  The papers were taken as read. Sharon May and Caroline De-Hasst joined for this item to provide an 
update on the Ahumoni Hoahoa initiative and seek agreement of the programme objectives.  
Official 
3.  The Board noted the verbal update on activity underway. The Board noted the resource challenges and 
supported  inviting  other public  service  agencies to  participate  in the  system  level  initiative.  The Board 
the 
recommended  separating  out  the  revenue  agencies  need  to  deliver  core  services  from  the  revenue 
generated  from  users.  This  will  acknowledge  the  fixed  costs  of  running  a  required  minimum  level  of 
service. The Board invited Ahumoni Hoahoa to give them feedback on any constraints with the Public 
Finance Act 1989, noting an interdepartmental board is a new way of working. 
under 
Decisions and Actions 
4.  The Border Executive Board: 
a.  endorsed  the  objectives  and  actions  for  the  four  identified  themes:  sustainability  of  the  Border 
Executive Board; financial sustainability; collective investments; cost recovery of border charges. 
b.  noted the work completed by the Ahumoni Hoahoa work stream to date. 
 
 
Released 
6 
 IN CONFIDENCE 
 
Item 3: Border Worker Testing Register – Monitoring and Assurance 
5.  The  papers  were  taken  as  read.  Bridget  White  and  Darryl  Carpenter  joined  for  this  item.  The  Board 
clarified the purpose was to respond to three open actions and that no action was required. 
6.  The Board acknowledged the progress with saliva testing and the positive feedback from border workers 
of a less invasive test becoming available. The Board raised the accuracy of reporting and how workers 
over-due for testing were being following up. It noted employers are followed up actively to ensure testing 
and reporting remains up-to-date.   
7.  The Board enquired if there were sectors of interest around testing levels and if any further support could 
be given to PCBUs. It noted that the saliva testing roadshows were reinforcing the need for testing. The 
Board  shared  their  experience  that  1:1  engagement  with  hesitant  staff  had  a  positive  impact  with 
1982
vaccination uptake, although was resource intensive.  
Decisions and Actions 
Act 
a. 
noted the update on border workforce testing (open action point BEB 25) 
b. 
noted the update on the Border Workforce Compliance Team and Implementation Plan for all forms 
of testing (open action point BEB 31) 
c. 
noted  the  final  report  on  the  Rapid  Review  of  Border  Worker  Testing  Phase  1  and  that  the 
recommendations have either been completed, are near complete, or relate to ongoing BAU work 
(open action point BEB 44) 
d. 
noted  phase  2  of  the  Rapid  Review  of  Border  Working  Testing  will  incorporate  testing  and 
Information 
vaccination 
e. 
agreed  that  the  final  report  on  the  Rapid  Review  of  Border  Worker  Testing  Phase  1  will  be 
proactively released (via the BEB secretariat), accompanied by the action plan 
f. 
requested a report back on the two in progress Rapid Review of Border Worker Testing Phase 1 
Official 
recommendations, when they are completed: ref a) programme governance and assurance; ref e) 
data governance model. 
the 
Item 4: Managed Isolation and Quarantine (MIQ) Quarterly Update Q4 2020/21  
8.  The papers were taken as read. The Board noted the purpose was to consider the quarterly assurance 
update for MIQ that followed the report being considered by the MIQ chief executive assurance group.  
9.  Megan Main led the item, outlining the key points of the report and the emerging risks.  The Board noted 
under 
the risk environment is dynamic and the report is a snapshot at a quarter end. The Board discussed the 
new risks of: increasing MIQ capacity (infrastructure, people, and practices); the perception MIQ is failing 
due to how it manages demand/bookings; and complacency post vaccination. 
 
 
Released 
7 
 IN CONFIDENCE 
 
10. The  Board  noted  the  outlier  high  risk  rating  for  workforce  which  reflects  the  complexity  and  multiple 
elements  that  are  being  managed.  The  Board  noted  MIQ  will  continue  to  conduct  reviews  to  ensure 
continuous improvement. The Board acknowledged MIQ’s response to the suspension of quarantine free 
travel with Australia and travellers coming back to New Zealand.  
Decisions and Actions 
11. The Border Executive Board  noted the Managed Isolation  and Quarantine (MIQ) Risk and Assurance 
Quarterly Update Q4 2020/21. 
Item 5: Border Executive Board 2020/21 Performance Report to 30 June 2021 
12. The papers were taken as read. The Board noted the purpose was to consider the performance of the 
1982
Border Executive Board for 2020/21, noting the appropriation performance will be reported as part of Vote 
Customs Annual Report. The Board did not raise any issues with the report.  
Act 
Decisions and Actions 
13. The Border Executive Board  
a. 
noted the 2020/21 performance report to 30 June 2021 
b. 
noted the upcoming activity for July to December 2021. 
Item 6: Other Issues and Priorities 
14. No matters were raised. 
Information 
Item 7: Minutes and Action Items 
15. The minutes from the 29 July 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
16. The  open  actions  items were  reviewed.  The  Board  noted  actions  BEB  25,  BEB  31  and  BEB  44 were 
closed as part of agenda item three.  Actions BEB 46 and BEB 47 were carried forward. 
Official 
 
the 
The meeting closed at 4.07pm.  The next meeting is scheduled for 12 August 2021. 
 
under 
Released 
8 

MINUTES 
3pm – 4pm, Thursday, 12 August 2021 
Held at MPI, Charles Fergusson Building, 34-38 Bowen Street, Wel ington 
Present: Christine Stevenson (Chair, Customs), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed (MFAT),   1982
Peter Mersi (MoT) from 3.30pm, Bridget White for Ashley Bloomfield (MoH), Steve Gilbert for  
Ray Smith (MPI)  
In attendance: Sarah Holland for Fiona McKissock (BEB), Cheryl Barnes (DPMC), Clare Bugden 
Act 
(Secretariat)  
In attendance for items: Item 2 – Sal y Giles (MoH) 
Apologies: Ray Smith (MPI), Ashley Bloomfield (MoH), Fiona McKissock (BEB)  
 
Item 1: Welcome and Apologies 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting, noted the apologies, and confirmed the 
agenda. The Board noted the meeting commenced without a quorum.  
Information 
Item 2: Health at the Border – Programme and Priority Actions 
2.  The papers were taken as read. Sally Giles joined the meeting for this item. The Board 
noted the purpose was to approve the Systems Improvement initiative Health at the 
Border work programme and priority actions. Sally Giles led a discussion with the Board 
Official 
noting it is future state; beyond COVID-19. 
3.  The Board raised and discussed the topics below. 
the 
•  Alignment with health reforms – noted the opportunity for the upcoming reforms to 
strengthen Health at the Border. The Ministry of Health has a new leadership role for 
the health reforms that is expected to consider how Health at the Border wil  fit now 
and in the longer term. 
under 
•  Reference to infection, prevention and control (IPC) measures – noted it is implicit 
that IPC is a health function and wil  be considered in the programme deliverables. 
•  Strengthening consideration of operational implications before decisions are made – 
acknowledged COVID-19 work has been done at pace. The Board supported early 
engagement with operational agencies continuing to ensure expectations can be met 
and there is minimal disruption with implementation. Health is working with partner 
agencies to ensure Health at the Border can be operationalised. 
Released 
•  Implications of maritime quarantine – noted Customs and Health are conducting 
reviews of the recent four vessels that wil  include clarifying the COVID-19 operating 
framework. Noted a Health presence at ITOC wil  improve efficiencies and 
communications during a response. The Board supported standing up the Health 
presence at ITOC as soon as practical, noting funding was stil  to be confirmed. 
2021-08-12 Minutes 
                IN CONFIDENCE 
 
 
1 of 3 
 
•  Rapid testing on arrival and departure – Health is considering the use of rapid testing. 
The Board noted rapid testing would strengthen maritime risk mitigation. Health wil  
advise the COVID-19 rapid testing pilot team to consider including maritime. 
•  Consistent passenger experience with Australia – noted the opportunity for alignment 
with risk and intelligence but different legislation leads to different operational 
experiences e.g. pre-departure testing. 
4.  The Board had a quorum for decisions.  
Decisions 
5.  The Border Executive Board: 
1982
5.1. noted Health at the Border Systems Improvements work stream has developed a 
programme of work for a future border with a strengthened and enduring health 
Act 
presence  
5.2. agreed to the Health at the Border proposed work programme 
5.3. agreed to the three priority actions identified on the Health at the Border proposed 
work programme 
i.  health is permanently represented at the Integrated Targeting Operations 
Centre (ITOC) based in the Auckland Customhouse 
ii.  develop options for the range and delivery of health functions at the border  
Information 
iii.  review and update the Ministry of Health publication Responding to Public 
Health Threats of International Concern  
5.4. noted agency officials will further progress the implementation of these actions 
including finalising terms of reference and project plans  
5.5. invited a report back on progress in approximately eight weeks with a more detailed 
Official 
work programme, including timeframes. 
Item 3: Reconnecting New Zealanders to the World Forum – 12 August 2021 
the 
6.  The Board discussed the Reconnecting New Zealanders to the World Forum, hosted by 
the Prime Minister on 12 August 2021 where the framework for re-opening our borders 
was unveiled. Key points for the Board included vaccinations being available for all New 
Zealanders from 1 September 2021 and a phased approach to opening the borders, with 
under 
a self-isolation pilot in 2021. 
7.  The Board supported DPMC taking the opportunity to regularly and proactively share 
vaccination uptake statistics to give the business community a sense of progress. 
Item 4: Other Issues and Priorities 
8.  Self-isolation pilot October to December 2021 – the Board discussed resourcing the 
pilot.  It was noted DPMC has been identified as the policy and governance lead, with 
Released 
confirmation pending of which agency wil  operationalise the pilot. 
9.  The Board discussed ways to manage workforce capacity constraints (and the wellbeing 
of people) as new activity is drawing on the same group of people.  
10. Change of meeting day – the Chair advised the meeting day wil  be changing to support 
attendance. New invitations wil  be sent out. 
2021-08-12 Minutes 
                IN CONFIDENCE 
 
 
2 of 3 
 
Item 5: Minutes and Action Items 
11. The minutes from the 5 August 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
12. The open actions items were reviewed.  
•  Action BEB 46: scheduled to be discussed at 26 August 2021 meeting 
•  Action BEB 47: closed. MIQ existing processes can be utilised for government staf  
posted overseas. Agencies to contact MIQ for assistance.  
 
1982
The meeting closed at 4.11pm.   
The next meeting is scheduled for 26 August 2021. 
Act 
 
  
Information 
Official 
the 
under 
Released 
2021-08-12 Minutes 
                IN CONFIDENCE 
 
 
3 of 3 
 

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
4pm – 5pm, Wednesday 1 September 2021 
Held online via MS Teams 
Present: Christine Stevenson (Chair, Customs), Carolyn Tremain (MBIE), Chris Seed from 4.15pm 
(MFAT), Ray Smith (MPI), Maria Cotter for Ashley Bloomfield until 4.33pm then Ashley Bloomfield (MoH) 
1982
In attendance: Fiona McKissock (BEB), Clare Bugden (Secretariat)  
In attendance for items: Items 2 Jamie Bamford and Mat Black (Customs), Item 3 Mat Black (Customs) 
Apologies: Ashely Bloomfield until 4.33pm, Peter Mersi (MoT), Cheryl Barnes (DPMC)  Act 
 
COVID-19 Alert Level Status 
Regions south of Auckland are at Alert Level 3. The Alert Level settings wil  be reviewed on  
6 September 2021.  
Auckland and Northland are at Alert Level 4. Auckland wil  be reviewed on 13 September 2021. 
It is expected that Northland will drop to Alert Level 3 at 11.59am on 2 September 2021.  
 
Information 
 
Item 1: Welcome 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda. The Board noted 
the meeting was being held online due to COVID-19 Alert Level 4 and 3 being in place. 
Item 2: Systems Improvements Programme update 
Official 
2.  The papers were taken as read. Jamie Bamford led a discussion with the Board regarding 
the status of the Systems Improvements Programme and the impact of the Traveller Health 
the 
Declaration System initiative. The Board were advised that there are a range of 
opportunities and challenges from the Reconnecting New Zealanders programme.  
3.  The Board discussed the challenging environment, acknowledging the high volume of work 
underway across the public service, the interconnectedness of initiatives, the difficulty of 
under 
initiatives being of similar priority, and workforce capacity constraints. The Board noted 
several of the Systems Improvements initiatives wil  form part of the Traveller Health 
Declaration System deliverables, while some are expected to continue (indicated green in 
the project status report). 
4.  The Board supported inviting Rob Huddart to some meetings to maintain the link between 
the Border Executive Board and the Reconnecting New Zealanders programme, noting 
other meetings are maintaining a border connection. 
Released 
Decisions  
5.  The Border Executive Board: 
5.1.  noted the impacts of the Traveller Health Declaration System, Reconnecting New 
Zealanders and its associated Future Border sprint upon the Systems Improvements 
Programme 
2021-09-01 Minutes 
IN CONFIDENCE 
1 of 4 
 
IN CONFIDENCE 
5.2.  agreed that the majority of the Systems Improvements Programme effort be 
transferred into supporting the delivery of the Traveller Health Declaration System 
work, Reconnecting New Zealanders and its associated Future Border sprint work and 
other priority responses to the COVID resurgence 
5.3.  noted the opportunities that the Traveller Health Declaration System work, 
Reconnecting New Zealanders and its associated Future Border sprint work offer the 
overall Systems Improvements Programme 
5.4.  noted that some Systems Improvements work can stil  be progressed as it is not 
impacted by this priority work although this may be subject to change 
5.5.  noted the Cabinet report due at the end of the 2021 remains on track 
5.6.  requested clarity on the impact to specific Systems Improvement initiatives, as it 1982
emerges.   
Item 3: Traveller Health Declaration System 
Act 
6.  The papers were taken as read. Mat Black led a discussion with the Board on the status of 
the Traveller Health Declaration System initiative.  The Board noted work is progressing and 
most project leadership roles have been appointed. There is a capacity constraint with the 
Programme Manager role under recruitment.  
7.  The Board raised the connection with the Future Border sprint work, noting the projects are 
communicating with each other to clarify how work wil  be delivered, and through which 
work-stream. The Board acknowledged again the interconnectedness of this initiative with 
Information 
other work, capacity constraints across the system, and the challenge of initiatives having 
similar priority.  
Decisions  
8.  The Border Executive Board: 
8.1.  noted the status report for the Traveller Health Declarations System for the period 
Official 
ending 24 August 2021.  
Item 4: Decision Papers 
the 
Border Executive Board Annual Report 2020/21 – Performance Story 
9.  The papers were taken as read. The Board noted the purpose was to approve the Annual 
Report 2020/21 performance story, which is required under the Public Finance Act 1989. 
under 
Decisions  
10. The Border Executive Board: 
10.1. approved the Border Executive Board Annual Report 2020/21 performance story, 
with minor editorial changes to be incorporated 
10.2. agreed that the Chair may finalise the Border Executive Board Annual Report 
2020/21 for publication, noting Board members wil  be consulted on any substantive 
Released 
content changes.  
Statement of Intent – Border Executive Board Standard Text for Agencies 
11. The paper was taken as read. The Board noted the purpose was to endorse generic text 
about the Border Executive Board for inclusion in border agencies Statement of Intent 
documents. 
2021-09-01 Minutes 
IN CONFIDENCE 
2 of 4 
 
IN CONFIDENCE 
 
Decisions  
12. The Border Executive Board: 
12.1. endorsed the standard text being shared with border sector agencies for inclusion in 
their Statement of Intent (Appendix 1), with a minor editorial change 
12.2. noted agencies retain the right to amend the text for their Statement of Intent.  
Rapid Review Border Worker Testing Phase 1 – Report Back on Last Two Actions 
13. The papers were taken as read. The Board noted the item responded to the request to 
receive confirmation that the last two actions from the Rapid Review of Border Worker 1982
Testing Phase 1 had been completed. 
Decisions  
Act 
14. The Border Executive Board: 
14.1. noted that all the recommendations from the Rapid Review of Border Worker Testing 
Phase 1 have now been completed 
14.2. approved the Terms of Reference for the Border Workforce Senior Officials Group 
with the following feedback to be incorporated 
•  widen the membership of the Group to include private sector representation such 
as airport, sea-port, airline, freight 
•  schedule the review of the TOR with the Board in 2021 
Information 
14.3. requested an update on how the Border Workforce Senior Officials Group wil  connect 
with the Board, particularly around meeting the TOR activity to provide assurance to 
the Board on whether the implementation of the Required Testing Orders is achieving 
the desired effects, including reporting on compliance.  
Official 
Item 5: Other Issues and Priorities 
15. COVID-19 Resurgence – the Board acknowledged the range of meetings underway relating 
the 
to the resurgence and that the Border was represented at the regular National Response 
Leadership Team meetings. 
16. The Board discussed the response activity, acknowledging the impact and practicality of 
having an ongoing resurgence capacity and an enduring health presence at the border; 
under 
particularly workforce capacity. The discussion wil  be revisited post resurgence and include 
exploring what could be learnt from how the Ministry for Primary Industries prepares and 
responds to outbreaks. 
17. Quorum – the Board agreed the quorum for a Board meeting wil  be three substantive 
members. A substantive member holds formal delegations as a chief executive. 
Item 6: Minutes and Action Items 
Released 
18. The minutes from the 12 August 2021 meeting were confirmed to be an accurate record. 
The meeting closed at 5.00pm.   
The next meeting is scheduled for 8 September 2021. 
2021-09-01 Minutes 
IN CONFIDENCE 
3 of 4 
 

IN CONFIDENCE 
Appendix 1: Standard Text for Border Agency Statement of 
Intent Documents – Customs Example 
_________________________________________________ 
Border Executive Board                        
 
The Border Executive Board started in January 2021 to provide effective governance of 
the New Zealand border by ensuring there are no gaps in the end-to-end border 
processes for people, goods and craft.  It builds on the long history of successful 
collaboration amongst border agencies, and is the first inter-departmental executive  1982
board to be established under the Public Service Act 2020.
 
The Board is made up of the Chief 
•  Ensuring any gaps or future risks from 
Act 
Executives of the New Zealand Customs 
people, goods and craft at the border wil  
Service, Ministry for Primary Industries, and 
be addressed, where the risks are not 
the Ministries of Business, Innovation and 
already being managed by an existing 
Employment, Transport, Health and Foreign 
agency or another government process. 
Af airs and Trade. It is chaired by the 
Comptroller of Customs and reports to the 
•  Managing the significant and pressing 
Minister for COVID-19 Response. 
fiscal challenges that the sector is 
 
facing as a result of decreased revenues 
The Border Executive Board is supported by 
from cost-recovery activities through the 
a small secretariat and has four primary 
accountabilities: 
COVID-19 pandemic. 
Information 
•  Strategic border system 
Customs’ Role 
improvements, including developing a 
Customs is the servicing agency for the 
Border Sector Strategy, monitoring 
Border Executive Board. It is responsible for 
performance and user experiences 
hosting the secretariat for the Board and 
across the system, advising on 
providing administrative and corporate 
Official 
investment decisions for the border 
support.   
As a member agency, Customs also leads 
system, and delivering joint initiatives to 
several work streams supporting system 
build a safer and smarter border 
stewardship and systems improvements 
the 
•  Ensuring there are no gaps in the end-
outcomes alongside our legislative functions 
to-end border processes to integrate 
and services.  
Note: this is the part each agency would 
health risk management, supporting a 
write to reflect their contribution to the 
robust COVID-19 response while 
BEB 
under 
preparing to reopen the borders. 
 
Released 
2021-09-01 Minutes 
IN CONFIDENCE 
4 of 4 
 

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
3.30pm – 4.30pm, Wednesday 8 September 2021 
Held online via MS Teams 
Present: Christine Stevenson (Chair, Customs), Chris Seed (MFAT), Ashley Bloomfield (MoH), Peter 
1982
Mersi (MoT), Ray Smith from 3.50pm (MPI), Megan Main for Carolyn Tremain (MBIE) 
In attendance: Fiona McKissock (BEB), Cheryl Barnes (DPMC), Clare Bugden (Secretariat)  
In attendance for items: Items 2 and 3 – Kirstie Hewlett (Maritime New Zealand), Harriet Shelton 
Act 
(MoT), Robby Smith (Customs) 
Apologies: Carolyn Tremain (MBIE) 
 
COVID-19 Alert Level Status 
Auckland is at Alert Level 4. The rest of the country is at Alert Level 2. The Alert Level 
settings wil  be reviewed on 13 September 2021.  
 
Information 
 
Item 1: Welcome 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda.  
Item 2: Chief Executives and Ports Meeting 
Official 
2.  The papers were taken as read. Kirstie Hewlett led a discussion with the Board to 
prepare for the Chief Executive level meeting with Ports on 9 September 2021. The 
Chief Executives of Customs, Trans
the port, and Health are participants. 
3.  The meeting is designed discuss a range of issues raised by the Ports and to work out a 
way to solve some of these with the sector. It was noted that the meeting is not intended 
to resolve all the issues raised. The issues expected to be raised are: PPE for mariner 
pilots; procedures for dealing with confirmed or suspected COVID-19 infection on a ship; 
under 
measures to prevent COVID-19 transmission on ships and ports; and communication 
and engagement between agencies and the sector. 
Decisions  
4.  The Border Executive Board: 
4.1.  noted the briefing Issues Relating to Port Operations September 2021, that 
supports the 9 September 2021 meeting between government and industry Chief 
Released 
Executive, and union leaders. 
2021-09-08 Minutes 
IN CONFIDENCE 
1 of 3 
 
IN CONFIDENCE 
Item 3: Reviews of the August 2021 Rio De La Plata Tauranga Marina Case 
5. The papers were taken as read. Robby Smith led a discussion with the Board on the
reviews completed by Customs and the Ministry of Health into the Rio De La Plata
August 2021 Marina Case. The Board noted reviews into other vessels that have
required a response since July 2021 wil  be conducted.
6. The Board shared their observations of the incident and the reviews. It noted that while
there are opportunities for improvements, throughout all four maritime cases there was
no transmission of COVID-19 to the community.
7. The Board supported a joint Ministry of Health and Customs approach to the remaining1982
review of vessels and requested involving the Ports to hear their experiences and
potential solutions. The Board supported the desire to get ahead of potential issues by
Act 
sharing information and intelligence across agencies and Ports.
Decisions 
8. The Border Executive Board:
8.1.  noted the reviews into the Rio De La Plata completed by the Ministry of Health
and the New Zealand Customs Service 
8.2.  endorsed the findings and recommendations of the reviews into the Rio De La 
Plata completed by the Ministry of Health and the New Zealand Customs Service 
Information 
8.3.  noted the Ministry of Health review recommendations wil  be tracked as part of the 
agreed agency processes regarding internal reviews with the Minister’s Office 
8.4.  invited Customs Maritime and the Ministry of Health to present to the Board on 
the findings of the remaining reviews, that included input from Ports. 
Item 4: Reconnecting New Zealanders 
Official 
9. Cheryl Barnes provided a verbal update on the Reconnecting New Zealanders
programme with the Board discussing the following policy work underway.
the 
9.1.  Suspension of trans-Tasman quarantine free travel – advice is being tendered to
Ministers on continuing the suspension, with a further review in November 2021. 
The Board raised the impact on flights, travellers and managed isolation bookings, 
suggesting seeking a Cabinet decision as early as practical.  
under 
9.2.  Self-isolation pilot – work continues to develop policy settings with the intention to 
start a pilot mid-to-late October 2021 with approximately 150 people. MBIE wil  
pick up the lead at this point, and oversee implementation. The Board 
recommended the Future Border Sprint work feed into this pilot as it is also 
considering isolation options. 
9.3.  Vaccination of non-citizen arrivals in New Zealand – the Board were advised of 
upcoming advice relating to implementing by 1 November 2021 the requirement 
Released 
that non-New Zealand citizens travelling to New Zealand be vaccinated. The 
Board discussed the proposal and the challenges with implementation, noting the 
numbers of people involved were stil  being identified.   
2021-09-08 Minutes 
IN CONFIDENCE 
2 of 3 
IN CONFIDENCE 
The Board supported continuing to provide free and frank advice that highlighted 
the implications of implementation and what activity wil  need to stop or slow down 
as a consequence. There is an opportunity to discuss the issues at Officials’ 
meetings. 
Item 5: Other Issues and Priorities 
s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
1982
 
  
Act 
 
 
Item 6: Minutes and Action Items 
12. The minutes from the 1 September 2021 meeting were confirmed to be an accurate 
record. 
Information 
13. The open action item BEB 46 was closed based on the update given in Item Four. 
 
The meeting closed at 4.33pm   
Official 
The next meeting is scheduled for 15 September 2021.  
the 
under 
Released 
2021-09-08 Minutes 
IN CONFIDENCE 
3 of 3 
 

IN CONFIDENCE 
 
MINUTES 
12.30pm – 1.30pm, Wednesday 15 September 2021 
Held online via MS Teams 
Members: Christine Stevenson (Chair, Customs), Chris Seed (MFAT), Peter Mersi (MoT),  
Ray Smith (MPI), Shona Meyrick for Ashley Bloomfield (MoH), Carolyn Tremain from 1.05pm (MBIE) 
1982
Attendees: Fiona McKissock (BEB), Clare Bugden (Secretariat) 
Attendees for items: Item 2 – Morag Ingram (BEB), Priti Patel (MoH) 
Act 
Apologies: Carolyn Tremain until 1.05pm (MBIE), Ashley Bloomfield (MoH), Cheryl Barnes (DPMC) 
 
COVID-19 Alert Level Status 
Auckland is at Alert Level 4. The rest of the country is at Alert Level 2. The Alert Level 
settings wil  be reviewed on 20 September 2021. 
 
 
Information 
Item 1: Welcome 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda.  
Item 2: Border Worker Vaccination Update 
2.  Morag Ingram and Priti Patel provided a verbal update on implementation of the COVID-
Official 
19 Public Health Response (Vaccinations) Amendment Order 2021 (the Order) that 
requires privately employed border workers to have had their first vaccination by 30 
the 
September 2021. New government and private border workers covered by the Order 
must have their first vaccination before starting work.  
3.  The Board noted the positive uptake of vaccinations by privately employed border 
workers. The Board were advised of and discussed the following issues and mitigations: 
under 
3.1.  the interpretation and application of specific terms referred to in the Order itself, 
and the associated guidance document 
•  layover definition and if it involves an overnight stay – advice is being worked 
through 
•  mooring lines as an affected item – updated draft worked through with the 
sector and expected to be resolved 
•  maritime pilot definition – updated draft worked through with the sector and 
Released expected to be resolved 
•  stevedore definition – working through with a focus on function rather than 
title, s9(2)(g)(i) OIA
  
•  vaccination used – working through the impact of workers who have received 
another brand of vaccine that was not Pfizer. Advice is being developed.  
2021-09-15 Minutes 
IN CONFIDENCE 
1 of 3 
 
IN CONFIDENCE 
 
3.2.  vaccine hesitancy, either associated with the Pfizer vaccine specifically, or 
vaccination in general 
3.3.  monitoring and the associated limitations of the border worker testing register 
system and data.   
4.  s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
 
 
 
1982
5.  The Board thanked the team for their work and the positive uptake in vaccination. 
Decisions  
Act 
6.  The Border Executive Board: 
6.1.  requested the update to the Board on 22 September 2021 on the COVID-19 
Public Health Response (Vaccinations) Amendment Order 2021 (the Order) 
include: 
6.1.1.  confirmation of who is responsible for compliance and who wil  conduct on-
site checks 
6.1.2.  the potential to obtain written assurance of compliance from PBCUs 
Information 
6.1.3.  an update on advice to manage risks between 1 October 2021 and further 
possible changes to the Order. 
Item 3: Debrief of Chief Executive and Ports Meeting held 9 September 2021 
Carolyn Tremain joined the meeting during this item 
Official 
7.  Peter Mersi led a debrief on the Chief Executives and Ports meeting held on  
9 September 2021 that included port company chief executives and maritime union 
leaders. The Chief Executives’ of Cus
the  toms, Health, and Transport attended. The Board 
were advised of the progress made on the issues raised relating to: protective equipment 
for mariner pilots; vessels with (or potential to have) COVID-19 infections; risk of 
transmission of COVID-19 off a vessel; testing of international crews; and collective 
intelligence.  under 
8.  The Board discussed the coastal shipping sector and the matters impacting business. 
The Board invited Transport to keep it updated on developments relating to coastal 
shipping, noting agencies had previously considered this subject.  
Item 4: Biosecurity (Information for Incoming Passengers) Amendment Bil  
9.  The papers were taken as read. Ray Smith advised the Board of the upcoming 
engagement with border agencies regarding the Biosecurity (Information for Incoming 
Released 
Passengers) Amendment Bil  that is before the Select Commit ee. The Board supported 
the main change relating to the requirement for airlines to play a bio-security video to 
passengers. 
2021-09-15 Minutes 
IN CONFIDENCE 
2 of 3 
 
IN CONFIDENCE 
 
Decisions  
10. The Border Executive Board: 
10.1. noted the Biosecurity (Information for Incoming Passengers) Amendment Bil  is 
before the Select Committee 
10.2. noted the Minister for Biosecurity has agreed that MPI wil  advise the Commit ee 
10.3. noted MPI officials will consult BEB agencies as they draft the Departmental 
report during September 2021. 
Item 5: Other Issues and Priorities 
1982
11. COVID-19 Resurgence – the Board had a discussion on developments relating to the 
resurgence of COVID-19, vaccinations, testing, mitigations for further outbreak, and the 
implications of the timing of the decision relating to the trans-Tasman quarantine-free 
Act 
travel pause. 
Item 6: Minutes  
12. The minutes from the 8 September 2021 meeting were confirmed to be an accurate 
record. There were no open actions to review.  
 
The meeting closed at 1.30pm   
Information 
The next meeting is scheduled for 22 September 2021.  
Official 
the 
under 
Released 
2021-09-15 Minutes 
IN CONFIDENCE 
3 of 3 
 

IN CONFIDENCE 
MINUTES 
8.00am – 9.00am, Wednesday 22 September 2021 
Held online via MS Teams 
Members: Christine Stevenson (Chair, Customs), Peter Mersi (MoT), Carolyn Tremain (MBIE), 
Bridget White for Ashley Bloomfield (MoH), Andrew McConnel  for Ray Smith (MPI) 
1982
Attendees: Fiona McKissock (BEB), Clare Bugden (Secretariat) 
Attendees for items: Item 2 – Morag Ingram (BEB), Priti Patel (MoH); Item 3 – Richard Bargh, 
Kathryn MacIver (Customs); Item 4 – Terry Brown (Customs), Natasha Rave (MoT);  
Act 
Item 5 Terry Brown (Customs) 
Apologies: Ray Smith (MPI), Ashley Bloomfield (MoH), Chris Seed (MFAT), Cheryl Barnes (DPMC) 
 
COVID-19 Alert Level Status 
Auckland is at Alert Level 3. The rest of the country is at Alert Level 2. The Alert Level 
settings wil  be reviewed on 4 October 2021. 
 
Information 
Item 1: Welcome 
1.  The Chair welcomed everyone to the meeting and confirmed the agenda.  
Item 2: Border Worker Vaccination Update 
2.  Morag Ingram and Priti Patel provided an update on pr
Official  ogress with vaccination of border 
workers under the COVID-19 Public Health Response (Vaccinations) Amendment Order 
2021 (the Order). Privately employed border workers covered by the Order must have 
the 
their first vaccination by 30 September 2021.  Government border workers covered by 
the Order must have their second dose by 30 September 2021. 
3.  The Board were advised that the uptake in vaccination rates continues to be high with 
98% of government and 96% of privately employed border workers, covered by the 
under 
Order, reported as having their first vaccination. Data interrogation is underway to 
confirm the vaccination status of the remaining small percentage of border workers who 
show as unvaccinated. The Board noted the guidance document has resolved issues as 
much as possible. 
4.  In regards to compliance, the Board was advised that the Ministry of Health sets the 
framework and monitors compliance with the Order, WorkSafe is the enforcement 
agency on behalf of Health, and PCBUs are responsible for ensuring their workforce is 
Released 
compliant. s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
 
5.  The Board supported the existing framework and the approach of continuing to inform 
PCBUs on the timeframes for exemptions and the implications of non-compliance.  
2021-09-22 Minutes 
IN CONFIDENCE 
1 of 3 
 
IN CONFIDENCE 
6.  The Board raised the potential impact on supply chains if staff are stood down for non-
compliance. The Board noted the advice provided to the Minister for COVID-19 on 
alternative vaccines for border workers. The Board reiterated its comments to provide 
employers with as much certainty as possible and as quickly as possible, to inform 
employment decisions.  
Item 3: Maritime Border Order Update 
7.  The papers were taken as read. Richard Bargh and Kathryn MacIver provided an update 
on the activity underway to ensure the maritime border remains fit for purpose.  
8.  The Board noted the Maritime Border Senior Officials’ Group (the Group) has been  1982
established. This will help with coordination across agencies and policy and operational 
functions, connection with other programmes of work, and take a short and longer term 
view of matters influencing the maritime border. The Board endorsed working with, and
Act  
keeping connected to, industry.  
9.  s9(2)(f)(iv) OIA
 
 
10. s9(2)(f)(iv) OIA, s9(2)(g)(i) OIA
 
 
Decisions  
Information 
11. The Border Executive Board: 
11.1. noted the 21 August 2021 briefing COVID-19 Maritime Settings for Commercial 
Vessels 
11.2. noted the key noted from the Maritime Border Senior Officials’ Group meeting 3 
Official 
September 2021 
11.3. noted the verbal update on actions to ensure the Maritime Border Order remains fit 
for purpose. 
the 
s9(2)(b)(ii) OIA, s9(2)(j) OIA
 
 
 
under 
 
 
     
 
Released 
  
 
 
2021-09-22 Minutes 
IN CONFIDENCE 
2 of 3 
 
IN CONFIDENCE 
s9(2)(j) OIA
 
 
 
 
Item 5: Future Borders Sprint Update 
14. The papers were taken as read. Terry Brown provided an update on the Future Borders
Sprint work that brings public and private sector representatives together to explore and
1982
advise on future air travel operations.
15. The Board raised the need to manage expectations of the border sector’s capacity to
Act 
participate in multiple trials in 2021 and to be mindful that trials to not always go straight
to implementation, due to what is learnt from the process. The Board noted the positive
progress with Managed Isolation and Quarantine (MIQ) self-isolation trials, with support
from Health.  The Board endorsed the importance of a joined up approach and
acknowledged that scalability wil  also be influenced by risk tolerance and the authorising
environment.
Decisions 
16. The Border Executive Board:
Information 
16.1. noted the presentation on the Future Borders Sprint project
16.2. noted the design of an appropriate governance structure to guide the management
of the operational trials 
16.3. noted that a further update on progress and design of the framework for 
operational trials wil  be provided in October 2021. 
Official 
Item 6: Other Issues and Priorities 
the 
Proposed approach to COVID-19 vaccines that New Zealand recognises for work at 
the border 
17. The item was not considered. The impact of alternative vaccines was discussed as part
of Item 2.
under 
Other Items Raised 
18. Establishing new interdepartmental executive boards – The Board noted the
potential to establish new boards and invited a further discussion on the operating
frameworks, particularly those relating to financial and employment responsibilities.
Item 7: Minutes 
Released 
19. The minutes from the 15 September 2021 meeting were confirmed to be an accurate
record. There were no open actions to review
The meeting closed at 9.00am   
The next meeting is scheduled for 29 September 2021 
2021-09-22 Minutes 
IN CONFIDENCE 
3 of 3