This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Citizenship'.

 
 
  18 May 2021 
45 Pipitea Street, Wel ington 6011 
Phone +64 4 495 7200 
dia.govt.nz 
S Rasool 
fyi-request-15205-
[email address] 
 
 
Dear S Rasool 
Official Information Act 1982 request 2021-0590 – Citizenship timeframes 
Thank you for your Official Information Act (Act) request received by the Department of Internal 
Affairs (Department) on 18 April 2021.      
You requested – 
1.  Number of case officers working on Citizenship application for each month for the 
years 2019, 2020 & 2021 
2.  Number of case officers off being paid for processing no applications of Citizenship for 
each week of Level 4, Level 3 and Level 2 lockdowns due to Covid-19. 
3.  Queue of applications same as data provided by Immigration New Zealand 
(https://fyi.org.nz/request/14983/response/55571/attach/html/3/INZ%20Response%
20DOIA%202021%201657.pdf.html). I highly doubt the response provided by DIA last 
week i.e. DIA doesn't have tracked data or maintains any statistics for the processing 
of Citizenship application date wise or hold a record about which week's/month's 
applications are being processed right now. It would be joke if such data is not 
available and not getting tracked by DIA. 
4.  Please provide numbers of Citizenship applications received by DIA for each month 
during 2019, 2020 & 2021 and the number of applications processed within each 
month as wel . 
5.  Please release all communications issued to Case Officers by Minister for DIA & the 
superiors of Case Officers between March 2020 til  date, relating to Citizenship 
applications, as well as backlog concerns raised by Case Officers to Minister & their 
Superiors. 
Questions 1 and 4 
In response to these parts of your request, please refer to Appendix A, attached. Tables one and 
two provide you with a breakdown of Full Time Employees (FTEs) trained in Citizenship by Grant 
for the 2019 calendar year to date, and the Number of Citizenship by grant applications 
received and processed each month from January 2019 to 30 April 2021, respectively. 
 
 
 
 

Question 2 
I can advise that there were 39 employees in the Citizenship Case Officer role between 14 
March 2020 and 26 February 2021. Our records indicate there were 33.5 days of paid special 
leave during this period, however we are unable to breakdown this information to reflect 
differing levels of lockdown as requested. 
It is important to explain that the Department fol owed Ministry of Health COVID-19 guidelines 
including physical distancing in the office, which limited the number of staff who could 
physically be present in our workplace. Citizenship processing continued to occur during 
lockdown, but unlike birth or death registration it was not deemed an essential service, and it 
was not possible for full productivity to be maintained. This is because some key systems were 
not able to be accessed offsite due to privacy and security reasons, which meant working from 
was not a feasible option for some of our staff. 
We have provided the above timeframe ending in 26 February 2021, as this was when the 
Department’s Service Delivery and Operations branch, which processes citizenship applications, 
moved away from siloed teams and roles that only process one type of application. This is a 
strategic move towards having staff cross skilled across a variety of tasks to be able to flex and 
move with the demands of the business and better meet the needs of our customer. 
Question 3 
As of 11 May 2021, the majority of Citizenship by grant applications currently being worked on 
were received by DIA during the months of July and August 2020. September applications wil  
begin being processed accordingly. 
Question 5 
Firstly, I must advise that I have interpreted ‘communications issued’ and ‘concerns raised’ to 
include all emails, conversations, meetings, Department intranet announcements, and the like. 
It is important for me to explain that the Minister of Internal Affairs is not involved in 
operational matters such as the processing of citizenship applications. Because of this, there are 
no communications from the Minister to Citizenship Case Officers, or vice versa. In addition to 
this, while there are regular communications between both frontline processing staff and their 
superiors, this communication typically focusses on the day to day aspects of their work. 
Preliminary scoping for this part of your request established that there were hundreds of emails 
for one processing team alone. Because of this, we anticipate that your request as it stands 
covers thousands of emails in addition to other types of communications that were deemed in 
scope, due to its broad nature. 
Therefore, I must refuse this part of your request under section 18(f) of the Act; that the 
information requested cannot be made available without substantial collation or research. 
Should you wish to narrow the scope of this part of your request, to communications of a 
certain type and specific content, you can do so, and the Department can consider this under a 
new request. 
 
Page 3 of 3 

You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
 
 
Julia Taylor 
Manager Operational Policy and Official Correspondence 
Service Delivery and Operations 
 
 
Page 3 of 3