This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OIA ACT- Board meeting minutes for 2019 and 2020'.
CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
 
NEW ZEALAND BLOOD SERVICE 
 
Minutes – NZBS Board Teleconference 
 
 
Minutes of the NZBS Board 
Teleconference held at: 
New Zealand Blood Service 
 
71 Great South Road, Epsom, Auckland 
 
In attendance by phone: 
Mr David Chamberlain (Chairman) 
 
Dr Jackie Blue (Deputy Chair) 
 
Dr Bart Baker 
 
Ms Fiona Pimm 
 
Ms Cathryn Lancaster 
 
Dr Paula Martin 
 
Mr Ray Lind 
 
 
Apologies: 
None 
 
 
Management: 
Ms Sam Cliffe (CEO) 
 
Mr John Harrison (Director Finance) 
 
Board Secretariat: 
Vanessa Siddins (Board Secretary) 
 
Date: 
30 January 2020 
 
 
The teleconference commenced at 9.30am with no conflicts of interest acknowledged for any items on the agenda.   
 
ITEM 1.0  APOLOGIES 
 
There were no apologies for this meeting. 
 
ITEM 2.0  CEO REPORT 
S Cliffe noted that the year had started strongly, Christmas, New Year and January were strong on col ections and demand 
remains challenging. The senior team is cognisant of the competing chal enges over the coming year. 
 
The Exec team are entering into the year at ful  strength. Doug Gal agher, the new Director Donor Services is settling in 
real y wel  from a people perspective and has taken control of plasma metrics which wil  be a regular item on the Board 
agenda. S Clif e advised that she was happy to take feedback outside the meeting on anything else that the Board would 
like to see the Exec team tracking in relation to plasma. 
 
At the meeting with Minister Henare back in October 2019, he had suggested we provide a scene set ing document to 
promote the critical nature of NZBS now and for the next 20 years, to future proof our service. The outline within the CEO 
report has a lot more detail in it. After feedback from the Board, this wil  come back to the February Board meeting.    
 
IgO is the electronic approval system for management of access to immunoglobulin.  Peter Flanagan, Sarah Morley and 
the clinical team are having ongoing conversations around usage. The graphs within the report are being used to educate 
clinical teams. 
 
The work around transferring the heart valves bank is progressing wel . However, in order to provide this service, our 
organisation requires the correct funding and a Memorandum of Understanding from Auckland DHB. 
 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
There was a Working Group meeting on 17 January with Luke Williams and Stephen McKernan from Ernst and Young 
(EY) on the potential approach for set ing up the National Agency for Organ Donation. Thanks to P Martin for put ing a 
frame work together and to those members of the Working Group who at ended that meeting.  The notes from that meeting 
were circulated to the Board by email on 21 January 2020.  
 
D Chamberlain thanked S Clif e for the report.  There was further discussion on the paper for Cabinet and if it should 
include a request for a capital injection? S Cliffe is interested to get feedback over the next week or two on this. 
 
P Martin queried the paper for the Minister/Cabinet, she reiterated that is was a fantastic opportunity to produce this paper, 
however she felt we need more discussion on strategy, tactics and timing. The budget paper in the Board pack assumes 
we get first tranche of money in February 2021. P Martin wil  put further comments in writing. 
 
F Pimm queried if we had a response from the Ministry about the capital charge and do we mention this within the strategic 
paper?   S Clif e advised that we have had no response yet on this noting Minister Clarke was reviewing Capital Charges 
for the whole Health sector. 
 
Discussion fol owed on the Coronavirus and S Clif e advised the Board that there was currently no test available in New 
Zealand. We already have a deferral for China and most of South East Asia of 28 days. We can update this if necessary, 
although WHO is currently recommending 21 days.  Sarah Morley, has linked in to IPAC Europe, and we are linked into 
APBN and the WHO team. We feel our current deferral is suf icient and do have to rely on self-deferral, our col ection staf  
wil  be given reminders of the need to use the travel app.  We are contemplating adding other Asian countries to four 
weeks deferral on the travel app.  S Cliffe noted that we have a number of staf  in China, some who have been in Hubei 
Province. We are working with the Ministry pandemic planners for a return to work plan. From our perspective we have 
good protocols in place and good experience from SARS and H1N1. 
 
The Chair received and noted the Chief Executive’s report. 
 
ITEM 3.0  DIRECTOR FINANCE’S REPORT for the 6 MONTHS TO 31 DECEMBER 2019 
J Harrison took the report as read and noted that overal  NZBS was travelling well in terms of the six month performance 
in large part a consequence of the strong growth. As of this morning the revenue forecast for January was at $11.2m which 
is a good level for January and slightly ahead of budget.  We are expecting some reduction in the Ig growth curve from 
17% to around 14-15%.  The recent strengthening of the New Zealand dol ar triggered a number of buy orders lifting the 
AUD forward cover position to near 18 months cover of the CSL Tol  Fractionation agreement. 
J Blue queried if we passed on costs for skin used in the Whakaari/White Island disaster?  J Harrison confirmed NZBS 
takes a fixed 12% margin on all skin issues with the pricing set on a batch by batch basis to mitigate the USD currency 
risk. This was an agreement reached with the burns unit at Middlemore hospital some five years ago. 
Discussion fol owed on production recovery dif erences between whole blood and plasma. J Harrison explained that there 
was more value created from a whole blood col ection than from a plasmapheresis col ection with the second half of the 
year forecasting an increase in plasmapheresis col ections. 
 
ITEM 4.0  2020/21 INITIAL BUGET WITH 3 YEAR FORECAST TO 30 JUNE 2024 
S Cliffe and J Harrison noted that this had been the most chal enging budget they had worked on since they joined the 
organisation incorporating the plasma strategy, site infrastructure changes and a capital injection requirement. This budget 
is looking forward, not just to next year but a longer 4- 5 year horizon. The budget also needs to align with the messaging 
to the Minister and Cabinet. The capital injection reflects a huge amount of work, however J Harrison is comfortable with 
where the budget is subject to the refresh planned in February.  
 
S Cliffe thanked J Harrison and the Finance team for their mammoth ef ort over the Christmas period. It was a great deal 
of work to get it to the Board in a timely fashion. 
 
J Harrison noted that it was dif icult to get the budget into a shape that made sense in the financial set ing. He worked hard 
to incorporate the plasma strategy, the ISBT 128 implementation project, the site infrastructure requirements and also 
taking into account the various vacate premises notices from landlords. The budget has worked to ensure al  these strategic 
objectives can be fit ed into the existing frameworks and financials guidelines currently with a 45% debt cap. Based on 
calculations for two potential additional plasma only sites to ensure the addition of future capacity is suf icient to meet a 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
12% growth Ig curve. The equity injection is a key element underpinning this budget and is currently assumed at $15.0m 
phased over four years. It has been assumed the initial injection would be received in February 2021 to meet the cost of 
the Waikato relocation with a target move target no later than June 2021. 
 
A 1% levy for ISBT 128 has not been applied and can be delivered within budget. The dif erence when the levy was 
discussed last October was the then forecasting of modest growth for Ig and no demand growth for fresh product. The 
MOCL funding reduction commitment wil  likely need to extended to June 2023 from June 2021. This shift would be 
consistent with the redevelopment completion timeline and also provide an element of flexibility over a very high capital 
investment period. It would also af ord a lit le flexibility dependent on when the initial equity injection occurred.   
 
J Harrison welcomed feedback from the Board on (1) the DHB forecast weighted price increase of 5.58% for the 2020/21 
financial year (2) seeking an extension of the MOCL term from June 2021 to June 2023 and (3) whether a 1% levy the 
ISBT 128 project should be instigated. 
 
R Lind noted that he was impressed by the clarity of writing and had no problems with what was proposed by the draft 
2020/21 Budget. 
 
F Pimm observed that this budget was a complex balancing act and commended the team on what they had produced. 
She queried page 30, with regards to increased volume driving cost efficiencies? Why did the cost per kilo go up a lot? J 
Harrison explained that this was weighted plasma being a mix of by-product of whole blood collections and ful y costed 
plasmapheresis collections. Over the last few years, whole blood collections have dropped which meant an increase in 
plasmapheresis (AHF) collections. Over time, the increased AHF col ections brings in in higher costs into the overal  source 
plasma cost mix. Factoring in the percentage of AHF source plasma, we are seeing a dramatic increase in costs associated 
with source plasma. Plasma fractionation is a fixed price arrangement and cost is governed by how much we get out of 
each pool.  
 
F Pimm raised the projected 12% increase in Ig demand and asked if we had identified trigger points if the growth slowed 
from its projected trend, could we slow our capacity build out? S Clif e responded that the plasma strategy was based on 
that premise, at any point we can scale staff up and down, which is easy with staf  turnover in the large sites. The 
investment in bricks and mortar is more dif icult, for example if growth slowed dramatical y half way through a major 
investment program. There is going to be growth, as there has been over last 20 years. The unknown is, do we build 
another site in Auckland, for example a plasma only centre on the North Shore? That wil  be a stop/go point on the best 
information we have at the time. We feel comfortable that the investment planned for the next three year period is right.  F 
Pimm noted that she is looking for points when we have to invest, and those when we don’t, ie investment in another 
centre in Auckland.  S Clif e responded that this is based on what we know now, if things changed then our thinking may 
wel  change. The formal decision points are at Board level. 
 
B Baker felt the set ings were liberal on the IgO app and he was interested in how the use of this app progresses. S Cliffe 
commented Dr Sarah Morley felt the same on the current set ings. She also believes the Australians were liberal issuers. 
Dr Morley was keen to work with clinicians to manage issues down. We have never had this level of detailed reporting 
before and going forward the app provide useful information we can measure along with our plasma metrics. It will help us 
moderate and mitigate the Ig demand growth. 
 
B Baker queried the timing of the first two tranches of the capital injection, would we use the MOCL on the understanding 
these would come later? J Har ison responded that he assumed that we should build this into our forecast now, indicating 
realistic timelines and spend pat erns. He doesn’t have any sense of how the capital injection request would be received 
and managed. If we don’t get money until 2022, then leaving the MOCL at $14m until at least 2022 would give us the 
liquidity to pay for the Waikato relocation pre any equity injection. 
 
There was further discussion on needing to clarify the timing and process for any capital injection. S Clif e advised that J 
Harrison can give our account manager at the Ministry a cal  and discuss how an equity request is best dealt with.  P 
Martin commented that we need to be clear about future proofing the Service and consequences if we don’t receive the 
funding. S Clif e noted that this is an opportunity for the Government to invest in a critical part of the Health Sector for the 
next 20 years. 
 
There was discussion around what would happen if we don’t get the capital for this budget when we need it, or not at al . 
J Harrison advised that he had tested the budget without a capital injection and it is possible with a $14m MOCL and 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
elevated price set ings. However, it puts the organisation wel  outside its debt equity ratio and was deemed as not a prudent 
approach.  Inevitably there would be some things currently planned that we could not do. 
 
There was general consensus that we need to frame up the paper for the equity injection. S Clif e noted that the Minster 
was very clear that we start with a paper that informs the Ministry what a great Service we provide before requesting an 
equity injection. Then we can be clear about alternatives and implications of not get ing it. 
 
P Martin queried if we should signal new functions in this paper? S Clif e noted that we could signal that this is coming, 
however we would be looking for Ministerial approval for new functions in the area of organ donation. 
 
C Lancaster endorsed what F Pimm raised regarding levers to scale up and back on col ections. She also agreed with P 
Martin regarding the need to understand process around the capital injection and what happens if we don’t get it and is 
nervous about the about length of time it wil  take.  Would there be a Board resolution to increase the MOCL? 
 
C Lancaster queried the increase of intangible assets on page 54? J Harrison explained that the increase was due to the 
replacement of the existing DRM system as it is a sunset piece of software and as such is classified as an intangible asset. 
S Clif e added that this is a critical part of the business and NZBS are the only remaining client in the world using our 
current DRM system. It is also increasingly unsupported. There wil  be a business case on a new DRM system in the 
future. 
 
D Chamberlain noted that the 5.5% DHB price increase for next year is high and should be pitched to the DHBs as driven 
by IVIg and the expected 12% growth. He expects that the IgO app wil  give us bet er information going forward. Assuming 
we do get the IVIg growth, are DHBs real y going to be doubling their spend on IVIg in four or five years? 
 
S Clif e commented that if the capital injection is not forthcoming, the other option is stay at a lower level and increase 
reliance on commercial product. The Australians are reliant 50/50 on commercial product, although they have been raising 
concerns for about this for 20 years. Pointing out alternatives to Government about this wil  be real y important. 
 
D Chamberlain noted the Board’s support for the direction of the budget and thanked J Harrison, his team and S 
Cliffe for al  the work that had gone into it. It was also noted that extending the MOCL and request for a capital injection 
should be progressed ASAP. 
S Cliffe noted the increase to DHBs is elevated this year and wil  meet soon with Rosemary Clements, our lead DHB CEO 
to discuss the NZBS operating environment and the drivers behind the proposed increase.  S Cliffe will always of er to 
meet the DHB CEOs to explain the increase, if required.   
 
General Business 
C Lancaster raised the letter from the Director General of Health, Ashley Bloomfield regarding the transfer of ODNZ staf  
within the Health Transfers Act. S Clif e advised that she had talked to our lawyers Buddle Findlay straight away and they 
felt that it certainly wasn’t what was expected and they are questioning the validity of the interpretation of the Act. 
Buddle Findlay are talking to Health Legal at the MoH and hopeful y Auckland DHB lawyers as well.  S Cliffe noted that 
we don’t have a problem with the Act, and that there would be a lot of negotiation with Auckland DHB. NZBS would also 
be making it clear where any Holidays Act liability sat i.e. with ADHB. Ongoing employment disputes are not an issue, 
however we are keen to understand the general liability on collective bargaining. Staf  would be transferred on existing 
conditions and when those staf  leave, new employees would be employed on the same terms and conditions as our staf .  
This only applies to donor co-ordinators and administrators, the doctors are under ASMS as are the NZBS doctors. 
 
J Blue queried when the 2018 Haemovigilance Annual Report would be available? J Harrison noted it should be published 
on the NZBS website by the end of February 2020. 
 
 

 


CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
 
ITEM 5.0  NEXT MEETING 
The next Board meeting wil  be on 27 February 2020 at National Of ice, 71 Great South Road, Epsom, Auckland.   
 
 
Close of Meeting:  The meeting closed at 11.20am. 
 
 
Certified as a true and correct record:
 
 
________________________________ 
David Chamberlain – Board Chairman