This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OIA ACT- Board meeting minutes for 2019 and 2020'.
CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
 
NEW ZEALAND BLOOD SERVICE 
 
  Minutes – NZBS Board Meeting 
 
 
Minutes of the NZBS Board 
Meeting held at: 
New Zealand Blood Service & Zoom 
 
71 Great South Road 
 
Epsom 
 
Auckland 
 
In attendance: 
Mr David Chamberlain (Chair) 
 
Dr Jackie Blue (Deputy Chair) 
 
Ms Fiona Pimm 
 
Dr Bart Baker 
 
Mr Raymond Lind 
 
Dr Paula Martin 
 
Ms Edie Moke 
 
 
Apologies: 
None 
 
 
Management: 
Ms Sam Cliffe (CEO) 
 
Mr John Harrison (CFO) 
 
Board Secretariat: 
Vanessa Siddins (Board Secretary)    
 
Date: 
3 December 2020 
 
 
 
 
The meeting commenced at 9.30am. 
 
ITEM 1.0  APOLOGIES 
There were no apologies for this meeting. 
 
 
ITEM 2.0  INTERESTS REGISTER 
2.1 

Updates to the Interest Register 
 
P Martin advised that her husband is no longer a Board member of Kidney Health New Zealand. 
 
 
 
 
2.2 
Declarations of Conflicts of Interest for this Agenda 
P Martin declared that she is now an employee of the Of ice of the Auditor General 
E Moke declared that for item 6.5 pricing policy she is also a DHB Board member. 
 
 
ITEM 3.0  MINUTES OF PREVIOUS MEETING/ACTIONS REPORT 

 
3.1 
Confirmation of Minutes – 29 October 2020 
P Martin requested that an action be added to the action register for J Harrison to contact the ADHB CFO regarding 
operational costs for ODNZ. 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
Motion: 
The presented minutes of the 29 October 2020 NZBS Board meeting be accepted as a true and correct 
record of that meeting with the above amendment. 
 
Motion by: 
P Martin 
Seconded by:  E Moke 
Carried: 
Al  present in favour 
 
 
3.2 
Schedule of Outstanding Action Items from Previous Meetings 
The status of all action items as outlined` in agenda item 3.2 were noted. 
The following action items were discussed: 
Item 5.2 
S Cliffe noted that the updated Adverse Events Policy was in today’s Board papers. 
D Chamberlain suggested that the Board Health and Safety visits could recommence in 2021. 
 
3.3 
Matters Arising (Not Covered Elsewhere) 
B Baker asked if there were any updates on Whangarei Hospital laboratory accreditation? S Clif e advised that IANZ were 
comfortable with the hospital’s plans but wanted to see some tangible action in the next few weeks. 
 
 
ITEM 4.0  CHAIRMAN’S REPORT 
The Chairman had nothing to report that wasn’t covered elsewhere. 
 
 
ITEM 5.0  CEO REPORT 
 
S Clif e noted that although it had been a chal enging year, the organisation was in good shape operational y with business 
processes working wel  and a new Executive member starting in the new year who wil  be a huge asset to the organisation. 
The unknowns around the funding for infrastructure are chal enging and tactics for best approach and response are needed 
in the knowledge that there is great potential for growth and development. 
 
On Monday, 30 November this organisation became the national agency for organ donation. The ODNZ team transitioned 
and everything went as smoothly as expected. The next step is to put a robust framework in place, noting it will take some 
time to change behaviours. 
 
Waikato Blood Bank 
Waikato Hospital have agreed to build a temporary blood bank to be ready in nine months’ time. The team have looked at 
moving the blood bank to the donor centre but clinical y it was not appropriate as it is too far away. F Pimm didn’t feel 
comfortable with nine months as this was too long and she had concerns around the Board’s liability if something goes 
wrong. D Chamberlain commented that the Board need to put plans in place to mitigate the potential risks. It was agreed 
that a legal opinion was needed on this mat er to be sure the Board have taken al  steps possible and that affected staff 
are kept informed.  
 
F Pimm highlighted that although the likelihood is very low there is still a risk. B Baker agreed with F Pimm’s statement 
and pointed out that we can’t just stop using the current building as it would be a risk for patients and the hospital. We 
have obligations to our staf  along with obligations to the people of the Waikato region. F Pimm added that the Board need 
to have explored all the options. 
 
There was discussion around whether the Board should ask the Minister/Ministry to indemnify NZBS for this situation? S 
Clif e shared the Board’s concerns and noted that staff would have had to vacate the building anyway due to external 
scaf olding that is being erected as part of the initial remediation works to strengthen the plant on the roof and the blood 
bank wouldn’t be able to operate when they do the internal bracing. Our current plan to is to maintain blood bank operations 
and to get staff out as soon and safely as practical. S Cliffe agreed that we do need to seek a liability view from Buddle 
Finlay and ask them about what we could ask of the Ministry/Minister. D Chamberlain suggested that we also ask them to 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
suggest the best mitigations and who to write to re asking for indemnity.  Is there a let er we should send to the Waikato 
DHB to formal y ask what the council’s plans are? 
 
S Clif e advised that the Ministry have already received a briefing from Waikato DHB. We have formal y asked Waikato 
DHB for assessments on the two building either side, which is the escape route and used as a thoroughfare for patients 
and families. Discussion fol owed around the Board’s unease at the lack of concern and urgency that the DHB and council 
have shown around this. It needs to be clear to the DHB that the NZBS Board are taking this seriously and the organisation 
needs to be sure that we have explored al  options for the safety of our staf . It was suggested that the Board Chair could 
write to the Minister and copy Waikato DHB. S Cliffe confirmed that we have explored multiple solutions with the landlord. 
 
S Cliffe to get advice from Buddle Findlay around liability and mitigations at Waikato. Letter to Karen Poutasi and Kevin 
Snee seeking clarity re Hamilton City Council and DHB actions to cover liability. ACTION 12.1 
 
Christchurch Blood Bank 
S Clif e advised that there are issues with the new site for the Christchurch Blood Bank. In particular, the Lamson pneumatic 
tube system as it is a 15 minute walk from the blood bank to the acute services. There has been a lot of correspondence 
between S Clif e, S Morley and their acting CEO Andrew Brant. The situation is concerning and staff are worried it will 
af ect patient outcomes therefore it is being raised with the Board as a concern. The DHB hasn’t thought about how to get 
product to the new block. S Clif e wil  keep the Board informed if there is any further deterioration to the service. We are 
monitoring this as much as we can and have outlined to the DHB exactly what needs to happen to fix this. 
E Moke suggested that we could perhaps explore again the request to share the acute building. S Clif e responded that 
she is happy to have the conversation with the DHB again and that we don’t need a lot of space, it’s location that is 
important for access to the acute services. 
 
Organ donation 
S Cliffe noted that the proposed roles and functions of the national agency for organ donation had been sent to the Ministry 
and we had formal y writ en back to the Ministry outlining the organ donation funding shortfall. P Martin had been doing 
some investigation of public documents to try and understand what the appropriations were, for the national agency. The 
Board needs to have a discussion today how/if/when we wil  respond. A Briefing to the incoming Minister (BIM) was writ en 
along with supplementary papers to Minister Lit le. We received a heavily redacted version of the BIM back from the 
Ministry (for public release) around underfunding which the Ministry refute. Other statements were also redacted around 
self-reliance in plasma, however we hope that these statements wil  be unredacted. 
There are multiple concerns, including the lack of clarity on the purpose of the funding. S Clif e advised that the shortfall 
for the current service is $200-300k per annum. It had become clear through the process that the extra $250k was intended 
to top up $1.7m to the $1.9m needed to break-even. D Chamberlain added that the feedback from the Ministry had been 
that money is tight. We need to be careful that the Ministry don’t conflate organ donation funding with the Blood Service 
funding. 
The organisation needs to prioritise equity for its core business activities such as the Waikato donor centre as we don’t 
want to end up being funded for organ donation and not our core collections network. S Clif e has been discussing scenario 
planning with J Harrison and D Chamberlain. Waikato is urgent, then the Auckland satellite site then Tauranga but al  can 
be viewed as urgent. ISBT 128 was due to start next year and would not be able to go ahead without funding matters 
resolved, as it can’t be prioritised over blood col ection needs. The development of 71 Great South Road would need to 
pause and we would need to increase prices to at least 10+% for the next few years, however this does not feel like the 
appropriate course of action. We could ask the landlord to fund al  of the satellite site and repay over the term of the lease. 
D Chamberlain suggested a paper from management to the Board outlining the alternative funding models if there was no 
capital injection. J Harrison advised he would do this as part of the budgeting process to be discussed at the end of 
January. S Clif e added that she didn’t feel these options would be palatable. 
There was further discussion around funding for the organ donation national agency noting it may have not been apparent 
to the Ministry how much it cost to run the ODNZ service. The $250K agreed by cabinet in 2018 had been in the budget 
since 2019 with $250k ongoing to establish the service, this was under the heading of policy initiatives. There was another 
initiative of $700k ongoing, which the Ministry says is no longer available. S Clif e added that the Ministry have advised us 
that they are trying to find some one-of  funding to assist NZBS. The Board felt that they needed to take a strong position 
on why the funding was no longer available but also note it is entirely possible it’s a legitimate decision by the Government 
not to give us the money. The budget bid process is not clear and the Minister needs to be made aware what the outcomes 
wil  be if the budget bid is not successful. 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
 
S Cliffe advised that management have a let er ready to go and can strengthen the approach as per the views of the Board 
and get it to the Ministry as it’s important the Board’s view is documented. 
  
S Cliffe to write to MoH around lack of funding for national agency for organ donation.  Once a response has been received, 
write to the Minister with briefing paper. ACTION 12.1   
 
Motion: 
The Board received and noted the Chief Executive’s report. 
 
Motion by: 
J Blue 
Seconded by:  B Baker 
Carried: 
Al  present in favour 
 
 
ITEM 6.0  DECISION PAPERS 
 
6.1 

Year End Financial Statements and Statement of Performance – Pre-Board sign-off Review 
J Harrison advised the figures dif er from those tabled earlier in the year due to the Holidays Act work that Ernst & Young 
(EY) undertook moving the estimated remediation shortfall in the 2019/20 year to $1.2m, thus taking the remediation 
accrual to $2.9m. Another issue arising was that this breached the interest cover ratio which pushed us into a potential 
breach position. Technically at 30 June if our banking covenant was breached NZBS would need to treat term debt as 
current debt. Consequently, NZBS entered discussions with Westpac on the mat er. Westpac had formal y confirmed 
NZBS hadn’t breached interest rate cover and Audit NZ were happy with this resolution meaning the status quo was 
maintained for al  debt classification. 
 
The Chair noted he had received on behalf of the Board the Let er of Representation from Management and noted the 
CFIS letter had been filed on 12 August 2021. 
 
6.1.1 
2019/20 Management Letter to the Board from Audit NZ 
 
Motion

The Board confirmed the receipt of the 2019/20 Management Report to the Board from Audit NZ and in 
so doing, noted; 
1.  the ESCO assessment grades for NZBS control environments in the 2019/20 financial year were 
maintained at the top grading of ‘very good’ for al  three control environments and, 
2.  there were no substantive issues arising from the 2019/20 year-end audit work. 
 
Motion by: 

B Baker 
Seconded by:  F Pimm 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.1.2 
Variation to Westpac MOCL Terms – Revised Definition of Interest Cover Ratio 
 
Motion

The Board having reviewed the Westpac Let er of MOCL Facility Variation incorporating a change in the 
basis of interest cover ratio calculation approved  the execution of the Acceptance of the changes 
document and in so doing authorised the digital signatures of the Chair and deputy Chair be added to 
confirm acceptance of the MOCL change on behalf of the New Zealand Blood Service. 
 
Motion by: 

F Pimm 
Seconded by:  R Lind 
Carried: 
Al  present in favour 
 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
6.2 
AUDIT NZ Attendance – Financial Statements Adoption Considerations, 2019/20 Audit Outcomes and 
Management Report, issue of Audit Opinion (Audit NZ At endees: Lauren Clark, Associate Audit Director 
and Penica Cortez, Audit Manager) 
 
The Chair welcomed Lauren Clarke, Audit Director and Penica Cortz, Audit Manager from Audit NZ to the meeting at 
11.30am. The Board then invited Francois Steyl, Financial Control er to join the meeting with the auditors. Thanks were 
given for al  the work and ef ort that had been put into what was a chal enging year for everyone. J Harrison noted he was 
very proud of how the finance team had delivered early in the audit process and hoped it had been a good process in the 
circumstances for Audit NZ. 
 
L Clarke commented that they had started the year expecting to be finished the NZBS audit by mid-August, then Covid-
19 came along.  She was impressed at how ready the finance team were.  A big issue this year had been Holiday Act 
remediation  liability.  Also  of  importance  was the clarification around the potential  breach with the bank. In terms of 
inventory, as the largest NZBS asset Audit NZ had put a lot of ef ort into their inventory work. Management have been 
presented with the audit management report which is in the papers and noted NZBS control environments had been 
assessed as very good with only some minor mat ers raised.  
 
D Chamberlain noted the assessment of very good was in three categories and gave his congratulations to J Harrison and 
F Steyl. He then commented that the non-material misstatement based around EY and Holidays Act. L Clarke added that 
it was fortunate for NZBS that al  three of the DHBs also used EY, therefore the EY methodology used here enabled Audit 
NZ to assess the reasonableness of the estimate for Holidays Act remediation. J Harrison advised that we have now 
commenced the second stage of the engagement focused on payrol  system rectification and remediation initial y for 
existing employees fol owed by past employees. We are fol owing the formal process which includes MBIE and the unions. 
J Harrison has planned the first payments in the 2022/23 financial year and was anticipating this wil  be completely 
remediated by the end of 2023/24 financial year. 
 
Management left the meeting room at 11.48am to enable the Board to have a discussion with Audit NZ. 
 
L Clarke advised the Board that it was a clean audit opinion apart from the required reference to Covid.  There were no 
concerns to raise and it was noted that the finance team had worked closely with auditors. The Chair noted that the Board 
have a lot of faith in J Harrison, S Cliffe and the team. L Clarke added that she had been wary of the changeover in key 
roles, however everything was managed wel . 
 
Management returned to the meeting room at 11.50am 
 
D Chamberlain extended his thanks to F Steyl for all his work, especial y coming in so late in the piece and again extended 
his thanks to the Finance team. 
 
Letter of Representation to Audit New Zealand 
Motion
:  
The NZBS Board, noted the receipt of the supporting management Let er of Representation, approved 
the providing of a Let er of Representation to Audit NZ and authorised the digital signatures of the NZBS 
Chair and Deputy Chair be af ixed to the Let er of Representation on behalf of NZBS. 
 
Motion by: 

F Pimm 
Seconded by:  R Lind 
Carried: 
Al  present in favour 
 
 
 
 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
Approving the Financial Statements for the 2019/20 Financial Year 
Motion:  
The NZBS Board approved the tabled Financial Statements reporting a deficit result of $4,848k for the 
year ended 30 June 2020 and authorised the digital signatures of the NZBS Chair and Deputy Chair be 
affixed to the 2019/20 financial statements on behalf of the Board. 
This approval was provided after having confirmed: 
•  Audit New Zealand was issuing an unmodified Audit Opinion, 
•  there had been no substantive changes to the previously circulated financial statements other than had 
already been advised, 
•  there were no material misstatements within the financial statements, 
•  the going concern convention underpinning the financial statements remained a valid assumption for the 
foreseeable future, defined as the next 12 months from the date of signing the 2019/20 financial 
statements on 3 December 2020.   
and in so approving also noted; 
•  such approval also covered the 2019/20 Annual Statement of Performance
•  the reported result included a nil price rebate declaration to DHBs, 
•  the Financial Statements wil  be made available publicly on the NZBS website, once the NZBS Annual 
Report has been presented to the House of Representatives via the Of ice of the Clerk (Bills Office). 
 
Motion by: 
B Baker 
Seconded by:  R Lind 
Carried: 
Al  present in favour 
 
Statement of Responsibility – 2019/20 Financial Year 
Motion
The NZBS Board approved the 2019/20 Statement of Responsibility as required by the Crown Entities Act 
2004 (the Act) and authorised the digital signatures of the NZBS Chair and Deputy Chair be af ixed on behalf 
of NZBS to the 2019/20 Statement of Responsibility therein acknowledging the responsibilities NZBS has 
under the Act and NZBS compliance with those responsibilities over the 12 months to 30 June 2020. 
 
Motion by: 

R Lind 
Seconded by:  E Moke 
Carried: 
Al  present in favour 
Statutory Disclosures 
The Chair noted that P Martin was employed at the of ice of the Auditor General. 
J Harrison thanked the Board for their support along with the auditors. The Board noted their appreciation for Audit NZ and 
the Finance team for getting us through to this stage. 
Motion
that the NZBS Board approved the 2019/20 Statutory Disclosure document as presented within the Annual 
Report and authorised the digital signatures of the NZBS Chair and Deputy Chair be af ixed to the Statutory 
Disclosure document on behalf of the Board of New Zealand Blood Service. 
 
Motion by: 

R Lind 
Seconded by:  E Moke 
Carried: 
All present in favour 
E Moke extended her thanks to the management team and particular the Director Finance for achieving three ‘very good’ 
ratings for a number of years in a row. As a new board member she was proud of the work that has been done. The Chair 
agreed it was a good outcome. 
Lunch 12.00-12.45pm 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
6.3 
Annual Policy Reviews 
S Cliffe advised that management weren’t suggesting any changes. 
 
6.3.1 
NZBS Board Expenses Policy 
After a brief discussion the Chair felt that the policy remained fit for purpose and highlighted that no alcohol costs were to 
be paid for.    
E Moke noted that there is a typo in item 5.2.4 of the policy ‘Alcohol costs wil  be not be met by NZBS’. 
The NZBS Board acknowledge the policy with the one change noted. 
 
Motion by: 

B Baker 
Seconded by:  E Moke 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.3.2 
NZBS Board Code of Conduct 
D Chamberlain reminded the Board that the customary method of communications is from the Board to the Chair then to 
the Chief Executive. If it is something formal or serious it is always important to revert back to that structure. This keeps 
matters simple and transparent. If the Board members communicate with the Chief Executive in less formal circumstances, 
they should just copy the Chair in. 
The NZBS Board reviewed and noted the NZBS Board Code of Conduct and no changes were made.   
 
Motion by: 

F Pimm 
Seconded by:  R Lind 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.3.3 
NZBS Board Conflicts of Interest Policy 
D Chamberlain noted it was important to always keep the register of interests up to date. 
The NZBS Board reviewed and noted the Board Conflicts of Interest Policy and no changes were made.   
 
Motion by: 

E Moke 
Seconded by:  J Blue 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.4 
Conflicts of Interest Policy – NZBS Employees 
The NZBS Board received and noted the Conflicts of Interest Policy for NZBS Employees.   
 
6.4.1 
Executive Team Conflicts of Interest Register 
The Board could not see any issues within the Executive Conflicts of Interest Register. 
The NZBS Board received and noted the Executive Team Conflicts of Interest. 
 
6.5 

Pricing Guidelines Policy annual review 
J Harrison noted the current Pricing Policy is working well for the organisation with a clearly defined process. It was 
highlighted that Fusion 5 bought out Mindful who provide the support for the Cognos and Valumax software. 
P Martin queried the section in the Policy on the legislative environment as this has changed as of 30 November with 
ODNZ now part of NZBS. There is now a new function in section 5 and we have noted an outstanding issue around the 
funding model in relation to that section. A fee for service is not relevant in al  our functions now. J Harrison commented 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
that this was a good point and hadn’t seen the national agency for organ donation sitting under this policy framework 
therefore wil  add a sentence / paragraph about that up front in the policy. ACTION 12.3 
J Harrison agreed the policy did not take into account funding mechanisms. B Baker queried if this policy would need a 
complete re-write if we have to increase our prices? J Harrison responded that we could use the policy as a framework 
and accept in the Policy an element of capital recovery in excess of the annual depreciation charge. If we try to fund 
significant spend ie three projects, this wil  have a significant impost on pricing but still applying the same methodology. S 
Clif e suggested that this issue could be best resolved at the end of January Board meeting. 
Discussion fol owed on the outstanding funding model for organ donation. An option would be a 10% price levy for a year 
acknowledging that this will likely be unpalatable to the DHBs. 
J Harrison to come back with adjustments for discussion at the January Board meeting. ACTION 12.3 
 
6.6 
Dead of Lease Renewal – Dunedin Blood Bank 
 
J Harrison advised this was a straight forward renewal. B Baker noted there was no increase in rental. 
 
Motion

The NZBS Board approved the new Deed of Renewal of Lease for the Dunedin blood bank on the terms 
outlined and in so approving nominated the Chair and Deputy Chair to sign the lease documents on behalf 
of New Zealand Blood Service. 
 
Motion by: 

B Baker 
Seconded by:  E Moke 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.7 

Revised Adverse Financial Event Policy 
 
J Harrison had endeavoured to reflect the discussion at the last Board meeting in the refreshed policy around making an 
assessment of the reserve. Currently it is sit ing at $4m and the Policy has been amended to reflect that fact. It was noted 
that reserve adequacy wil  be reviewed annually as part of the Policy review. 
 
There was discussion around the implications of process migration from CSL Behring and the cost of a loss of a larger 
pool size. J Harrison noted that the reserve is a first line of defence, not the complete management of a situation. D 
Chamberlain highlighted that receiving the cost of the pool does not actually replace the plasma. 
 
D Chamberlain requested that the phrase self-insurance should not be used and J Harrison agreed to change it to capital 
reserve where referenced in the policy document. 
 
Motion

The NZBS Board formal y reviewed the refreshed Adverse Financial Event policy post Board feedback 
and fol owing discussion and above suggested changes approved the reviewed Adverse Financial Events 
policy. 
 
Motion by: 

B Baker 
Seconded by:  F Pimm 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.8 

Auckland Satel ite Site Business Case - Agreement in Principle to Progress 
S Cliffe noted that this document was for discussion, seeking any refinements to secure an agreement in principle to 
progress a satellite site. Initial y there were questions about necessity, but after doing the analysis management are now 
certain this is needed. S Cliffe believes we need to be the national tissue agency for the country and that there are real 
opportunities for us to be self-reliant in some of these things. As we progress with the redevelopment of the building it is 
clear that there are underlying issues which mean it is not capable of doing what we need to. Now we have been able to 
project the amount of plasma that would go through the facility as wel  as the volume and weight, it is apparent that it would 
compromise health and safety by not having enough logistics space and the necessary floor loading for these increased 
volumes.  

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
The downside of a satel ite site is how far away it might be. A site close to here has been identified, but there are hurdles 
with zoning and potential y its size. Some of the costs incurred by having a satel ite site wil  be balanced by developing 
71GSR dif erently. S Clif e and J Harrison are both commit ed to this change and think that the business case is compelling. 
It was also noted that the team have done the homework and know that what we need can’t be achieved in Christchurch.  
F Pimm suggested a partnership with an investor such as Ngāi Tahu for a building development in Auckland. S Cliffe 
agreed we need a strong partnership with a landlord and a long term lease, similar to our 30-year lease with Dilworth Trust. 
B Baker felt this was a good paper and the issues with the floor loading in logistics were compel ing. There was also good 
clarity around the issues with clean rooms and potential for future developments in CarT cel  therapy for improving patient 
outcomes and services. 
D Chamberlain asked if initial y there would be building empty space? S Clif e responded that we might decide to build 
four clean rooms but only commission one in the first year. It was highlighted that we are not going to be able to continue 
with our current clean rooms in Auckland as Medsafe have informed us that they are no longer compliant under their new 
rating system. 
There was discussion around where the satel ite site would sit if we prioritised properties within our capital bid? S Clif e 
advised that it would sit second with Waikato at the top along and Tauranga in the top three. P Martin commented that this 
needs to be clear in the Board papers at the end of January. 
S Clif e added that a number of factors had changed since the initial plan was agreed to redevelop 71 Great South Road 
in 2018. For instance, CSL Behring have moved the goal posts with regards to pooling sizes. Tissue has arrived sooner 
than anticipated eg the heart valve bank. We are two years away from having to be out of Tauranga. S Clif e summarised 
that today the Board was being asked to support an agreement in principle to continue work on this business case, in 
paral el with bids for funding. 
 
Motion
The NZBS Board having considered the business case for an Auckland Satel ite site; 
 
1.  Approved in principle the establishment of a satel ite site, enabling ongoing scoping and concept 
planning to proceed as outlined in this initial business case; 
2.  Requested  that a suitable clinical survey be undertaken in the relevant sectors to gain further 
understanding of the clinical requirements and provide a measure of validation to the potential growth 
opportunities a satel ite site could address; 
3.  Planned to seek Ministerial approval to maintain the current Multi-Option Credit Line (MOCL) funding 
arrangements on an ongoing basis. The Ministerial approval to be informed of  the 2021/22 Budget 
and 3-year financial projections currently under preparation. 
 
Motion by: 

R Lind 
Seconded by:  J Blue 
Carried: 
Al  present in favour 
 
6.9 
RFP for Supply of Next Generation Sequencing (NGS) kits 
 
S Cliffe noted that this RFP had come to the Board due to the quantum of spend over the life of the kits. The total cost is 
S.9 (2) (b) (ii)  over the life of this critical product, noting it is in the budget. 
 
Motion

The NZBS Board having considered the recommendation from the NZBS evaluation panel; 
1.  Noted  that a formal RFP process was operated by NZBS for the purchase of Next Generation 
Sequencing (NGS) Kit for Human Leucocyte Antigen (HLA) Typing. 
2.  Approved NZBS to finalise all contract and related mat ers with S.9 (2) (b) (ii) in the knowledge 
the planned spend wil  be in the order of S.9 (2) (b) (ii) over 5 years, and 
3.  Authorised and delegated to the Chief Executive Of icer the authority to execute the finalised contract 
with S.9 (2) (b) (ii) on behalf of the New Zealand Blood Service 
  
Motion by: 

B Baker 
Seconded by:  F Pimm 
Carried: 
Al  present in favour 

 

CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
ITEM 7.0  DISCUSSION PAPERS 
7.1 
Organisational Risk Register 
S Cliffe advised that a new risk has been added around the Waikato blood bank site noting this will be updated with an 
action plan. Another new risk wil  be added around the Christchurch Blood Bank site. 
P Martin commented that the Transition of ODNZ by 30 November (item 9) needs to be updated and perhaps move it to a 
higher risk with regards to issues with staf ing levels.  
 
Motion
The NZBS Board received and noted the organisational risk register. 
Motion by: 
J Blue 
Seconded by:  P Martin 
Carried: 
Al  present in favour 
 
ITEM 8.0  MONTHLY / REGULAR REPORTS 
8.1 
Director Finance’s Report – 4 Months to 31 October 2020 with Ful  Year Forecast 
J Harrison took the paper as read noting he was happy with how the organisation was travel ing albeit being underpinned 
by Covid recoveries money. Reporting earnings saw a surplus of just over $2m with favourable manufacturing variances. 
Revenue was just over $13m in line with budget. The CMO is confident Ig will increase in the second half of the year.  The 
term deposits rol ed over at 1%. There has been a positive recent surge of the $NZ against the $AUS hit ing 0.95c on the 
cross rate. The early ful  year forecast is for a surplus, bearing in mind we are greatly assisted this year the by Covid 
recovery monies. Overall there is a lot happening in the business with the ongoing drive for source plasma and the 
restoration of the plasma buf er. November was a steady month and J Harrison is happy with how we are managing the 
multitude of projects including ODNZ integration.  
E Moke queried if we are separating ODNZ costs? J Harrison advised that they have a separate cost centre and we can 
show them separately and in the consolidated position. There is an element of overhead costs being incurred and we are 
capturing  those  additional costs, noting that there  will be inevitable transition costs.  To date there have been many 
additional costs including, privacy, legal, time recording, a business analyst and moving costs, which the Blood Service 
was absorbing. J Harrison added Finance had established granularity around direct and indirect costs for ODNZ. The 
Holidays Act compensation for ODNZ remains with ADHB for employees prior to 30 November 2020. 
Motion: 
The Board received and noted the Director Finance’s report.  
 
Motion by: 
E Moke 
Seconded by:  F Pimm 
Carried: 
Al  present in favour 
 
ITEM 9.0  INFORMATION PAPERS 
9.1 

Quarter 1 Ministry Monitoring Report 
S Clif e noted the Ministry is moving to a dif erent reporting format. J Harrison has been sit ing in on Ministry meetings with 
other Crown entities around the new format noting, however a standard form is proving chal enging for MOH as the 
agencies al  have dif erent sets of drivers. 
The Board Chair received and noted the Quarter 1 Monitoring Report provided to the Ministry of Health. 
 
 
ITEM 10.0  CORRESPONDENCE 

10.1  
Response letter from Director General re Roles & Functions for Organ Donation 
The response letter from Director General re Roles & Functions for Organ Donation dated 11 November 2020 was noted 
by the Board. 
10 
 


CONFIDENTIAL TO BOARD MEMBERS ONLY 
 
ITEM 12.0  GENERAL BUSINESS  
J Blue noted that she has had message from Andy Tookey around organ donation rates.  
 
 
ITEM 13.0  BOARD MATTERS 

13.1 
Board Work Programme and Calendar 2020 
The NZBS Board Work Programme and Calendar 2020 was taken as read.   
 
13.2 
NZBS Board Member Tenure Timetable 
The NZBS Board Member Tenure Timetable was taken as read. 
 
13.3 

Confirmed Board meeting dates 2021 
The NZBS Board meeting dates for 2021 were taken as confirmed.   
 
 
ITEM 14.0  NEXT MEETING 
The next Board meeting wil  be a Video Conference on Thursday 28 January 2021 where the first version of the 2021/22 
Budget wil  be presented.  
 
 
Close of Meeting:  The meeting closed 2.20pm 
 
 
 
Certified as a true and correct record:
 
 
________________________________ 
David Chamberlain – Board Chairman 
 
11