Part 15 - Government agency requests for assistance
with search warrants and production orders
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Table of Contents
2
Overview
4
Purpose of this chapter
4
Principles of cooperation
4
Potential risk of litigation
4
Conflicts of interest
5
Related information
5
References to "the Act"
5
Meaning of acronyms
5
Requests from government agencies with no power to apply for a search warrant or production order
Assisting government agencies without statutory search and production powers
77
Requests made to districts
7
Considering requests
7
Criteria to be met before provisional y approving requests
7
Decision and timeframes for reply
7
Urgent requests
7
Dispute resolution
8
Case Management
8
Request, decision and managing assignment
9
Decision outcomes
9
Process for submitting and considering requests
9
Guidance for completing the NIA entry
10
Managing the assignment
10
Documents required for al  requests
11
Application, planning and risk assessment
13
Application process
13
Planning and risk assessment process
14
Related information
15
Minimise resource impact on Police
15
Executing search warrant and receiving produced documents
16
Executing search warrant
16
Executing production order
17
Procedures applying to seized or produced things
18
Introduction
18
Law enforcement agencies
18
Uncertain status of some agencies
18
O/C Exhibits
18
Evidential material that includes electronic data
20
Related information specific to O/C Exhibits
21
Assisting law enforcement agencies execute search powers
22
Law enforcement agencies with statutory search powers
22
Approval of requests for assistance
22
Roles and responsibilities during searches
22
Plain view seizures by police during agency searches
22
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22
Criminal disclosure and requests for information
24
Responsibility for criminal disclosure
24
Requests for official and personal information
24
Managing media relating to agency requests for assistance
24
Releasing information about the agency's investigation
24
Releasing information about applications for and execution of search warrants
24
Related information
25
Appendix 1 - Information required by Police for search warrant
26
Appendix 2 - Information required by Police for production order
27
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Overview
Purpose of this chapter
This chapter details procedures for:
requests from agencies having no power to apply for search warrants or production orders to have Police obtain either a
search warrant or production order
assisting law enforcement agencies that can apply for search warrants to execute their search warrants.
Principles of cooperation
Agencies with investigative and prosecution functions, but no statutory search and production powers (e.g. Ministry of Social
Development) work closely with Police. The way in which Police and each agency works together is to be detailed in a
schedule titled ‘Agency requests for assistance with search warrants and production orders’ to the Memorandum of
Understanding between Police and the agency concerned.
These guiding principles apply to the agency making the request and Police:
The agency concerned has the lead for the investigation and prosecution of suspected breaches of legislation under their
responsibility and control
If Police apply for a search warrant or production order, Police is the lead agency for:
applying for and executing search warrants and production orders
seizure of evidential material, receiving produced documents, custody and disposal of evidential material
Police and the agency:
wil  work cooperatively to ensure appropriate and authorised information is provided in a timely manner
coordinate internal procedures to ensure efficient information flows
wil  incur their own personnel costs, but when extensive hardware costs are incurred by Police (e.g. considerable
number of documents to be photocopied, electronic hardware associated with forensic copying etc), then the
agency wil  reimburse Police for the agreed costs
Police and the agency wil  actively seek to exchange information and research where such exchange is likely to inform
the:
investigation into suspected offences
application and execution of search warrants
application for production orders and receipt of produced documents
management of seizure, production, custody and disposal of evidential material
prosecution of suspects
Police and the agency wil  ensure that the requirements of the:
Privacy Act 1993 are met when exchanging personal information about individuals
Search and Surveil ance Act 2012 are complied with when applying for and executing search warrants and seizing
evidential material; applying for production orders and receiving produced documents; and custody and disposal of
evidential material
Potential risk of litigation
As with any power Police exercise, search and seizure powers must be exercised both lawful y and reasonably. A failure to
take care in this area not only jeopardises prosecutions by exclusion of evidence, it also exposes Police to significant civil
liability. When another agency is involved, particular care should be taken.
For example, in Van Essen v A-G [2013] NZAR 917 (HC), Police were required to pay damages to Mr Van Essen arising from
a Police search of his home on behalf of ACC. Among other things:
Police did a poor job of drafting the search warrant applications which didn’t meet the minimum standards required. The
Judge observed that the almost rote adoption of affidavits drafted by ACC raised serious doubts about the independence
of police in the mind of an objective observer;
Police failed to actively manage the actual and apparent conflict of interest by al owing the son-in-law of the ACC
informant to be the O/C preparing the application;
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Personal information and some information that was irrelevant to the al eged criminal activity was seized;
Police didn’t directly supervise a private investigator engaged by ACC who assisted with the search;
Police improperly handed over seized items to a private investigator engaged by ACC and some of the seized items
were lost or unaccounted for.
Conflicts of interest
Police employees must avoid situations that might compromise, directly or indirectly, their impartiality or otherwise cal  into
question their ability to deal with an agency’s request for assistance with a search warrant or a production order in a fair and
unbiased manner. For example, where the employee is related to the investigator of an agency requesting assistance, or
related to a person who is the subject of the investigation.
The employee must inform their manager where any actual or perceived conflict of interest could arise and arrangements
made for another constable to be assigned. Note: See the Managing conflicts of interest chapter and the references to
conflicts of interest in the Code of Conduct.
Related information
See also these Search chapters:
Part 2 - Search warrants
Part 5 - Carrying out search powers with or without a warrant
Part 9 - Production orders
Part 12 - Procedures applying to seized and produced things
Part 13 - Privilege and immunities under the Act
Part 14 - Reporting
References to "the Act"
Al  statutory references in this chapter are to the Search and Surveil ance Act 2012 unless otherwise stated.
Meaning of acronyms
This table provides the meaning of acronyms used in this chapter.
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Acronym
Meaning
ACC
Accident Compensation Corporation
CIB
Criminal Investigation Branch
DFR
Digital First Responders are Districts' key contacts with the DFU.
DFU
Digital Forensic Unit
DMCI
District Manager: Criminal Investigations
DFR
Digital First Responders – these are Districts' key contacts with the DFU
FMC
File Management Centre
HTCG
High Tech Crime Group
MoH
Ministry of Health
MOU
Memorandum of Understanding
MSD
Ministry of Social Development
NIA
National Intel igence Application
NCIG
National Criminal Investigations Group
NLO
Nominated Liaison Officer (nominated by DMCI)
NM: CI
National Manager: Criminal Investigations
O/C
Officer in Charge
SW
Search warrant
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Requests from government agencies with no power to apply for a
search warrant or production order
Assisting government agencies without statutory search and production powers
Some agencies such as the Ministry of Social Development (MSD), Ministry of Health (MoH) and Accident Compensation
Corporation (ACC) have investigative functions, but cannot apply for their own search warrant or production order under the
Act.
Requests made to districts
Requests from such agencies for Police to apply for and execute a search warrant or production order on their behalf, must be
made to either:
the District Manager: Criminal Investigations (DMCI), or
a nominated liaison officer (NLO) in each district.
It is expected that the agency wil  initial y contact the DMCI or NLO to discuss the proposed search warrant or production
order. That wil  be fol owed by the agency sending an electronic search warrant or production order request. See documents
required for al  requests.
Note: If the request is accepted, Police wil  apply for the search warrant or production order on behalf of the agency, command
the execution, and manage the seizure or production and custody of evidential material. If items are not transferred to the
agency under s90 because it is not a "law enforcement agency", Police wil  be responsible for the ongoing custody and
subsequent disposal of those seized items.
Considering requests
Requests from other agencies for Police to make an application must be careful y considered.
Criteria to be met before provisionally approving requests
Before making a decision on the request, the DMCI or NLO must be satisfied these criteria are met:
the application is justified and meets al  legislative requirements
the request and the making of an application is in accordance with any MOU, letter of agreement or other protocol that
may exist between that agency and Police
the assessed risk of execution can be safely managed
the workload involved with the application (making the application, the number of warrants or orders and their execution,
seizure, receipt of produced documents, storage, management and disposal of seized or produced items) is manageable
with other law enforcement commitments
operational priorities impacting on Police at the time are not compromised.
Decision and timeframes for reply
The decision whether to provisional y approve, delay or decline the request must be given in writing as soon as practicable to
the agency making the request. Reason(s) must be given if the decision is to delay or decline the request. The decision and
reply should not exceed 14 days from receipt of initial request. Requests not actioned within 30 days and subject to further
delay must be notified to the agency investigator in writing.
Note: Provisional approval is always subject to the applicant (constable who signs the application) being satisfied that the
grounds for applying for the search warrant have been established.
Urgent requests
If the request from the agency is "urgent", there must be supporting information explaining why an application for and the
execution of a search warrant or production order is required urgently.
The process for urgent requests is the same as a standard request, except that the decision to provisional y approve, delay or
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decline the request must be made and advised oral y to the agency as soon as practicable and no later than 3 days from the
receipt of the initial request. Any decision advised oral y to the agency must be fol owed-up in writing immediately.
Dispute resolution
Where a decision made at a district level remains in dispute between that district and the agency, the matter must be resolved
as agreed in a Memorandum of Understanding (MOU) and any accompanying schedule between Police and the agency. If no
MOU or Letter of Agreement exists, the dispute may be elevated by the district or agency to the National Manager: Criminal
Investigations and the agency's equivalent level manager for resolution.
Case Management
The DMCI or NLO must ensure the initial request is:
the trigger which leads to the creation of a NIA case
correctly assigned in NIA:
to the constable responsible for the application phase, or their supervisor if provisional approval is given, or
if the decision is to delay or decline the request, to themselves while the case pre-closure requirements before
inactivation or filing are met.
Refer "Guidance for completing NIA entry".
See the Case management chapter for more information about recording, managing, monitoring and disposal of NIA cases.
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Request, decision and managing assignment
(Applies to searches being undertaken with government agencies that have no power to apply for search warrants or
production orders)
Decision outcomes
Term
Meaning
(Provisionally)
The application and execution wil  be arranged as soon as resources and logistics can be organised
Approved
between the agency and Police and subject to the officer who is assigned the matter being personal y
satisfied that the application is appropriate.
Deferred
The request and application meet the legislative and protocol requirements, but cannot be accepted at this
time because of factors such as risk, resource availability, and/or other operational priorities and
("Deferred,
commitments. Agency to resubmit request after a given time period.
resubmit your
request after
…")
Declined
The request and application fail to meet the legislative, protocol, risk, workload or operational criteria set by
Police.
Process for submitting and considering requests
Fol ow this process for considering requests from agencies to have Police apply for a search warrant or production order and
managing assignments.
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Step Action (DMCI or NLO unless otherwise stated)
1
The agency prepares the request and al  accompanying documents. (See required request details below).
2
The agency's investigator and the DMCI or NLO in the geographical area where the intended search warrant is to be
executed or in the case of multiple warrants or production order, the area from where the search or production
coordination is to be managed, meet to discuss:
the request for Police assistance
operational implications arising from the request
cost recovery in relation to:
resources to be used
photographing evidential material, copying documents or creating forensic copies of electronic data.
3
Consider the request and determine whether the criteria to be met before provisional y approving requests are satisfied.
4
Notify the agency's investigator of the decision to provisional y approve, defer or decline. The decision and reply to:
a standard request should be made in writing within 14 days of receipt of the request
an urgent request should be made oral y within 3 days of receipt of the request and fol owed-up in writing.
If the
then:
decision
is:
Deferred a reason and an approximate time period for the deferral must be given, so the agency can review their
investigation/request, make changes if necessary, update the documentation as circumstances change during
the intervening period, and resubmit their request for further consideration after the deferral period expires.
Declined a reason must be provided to the agency for the decision.
5
Record the agency's request and application as an electronic NIA docloc case (fol ow the link to the guidance below).
Note: If the investigation is of a confidential nature, the identity of the person being investigated and the location or
identity of the place, vehicle or thing to be searched must not be disclosed on the file or recorded in NIA. It must be
recorded by the DMCI or NLO in a secure folder.
6
If the decision is:
the DMCI or NLO…
(provisional y)
assigns and submits the file to the O/C CIB Area where the application is to be made and the
approved
warrant executed
deferred
submits the file to the FMC for inactivating, so the file can be reactivated later if the status
changes.
declined
submits the file to the FMC for filing.
Guidance for completing the NIA entry
When recording an agency's request and application as an electronic NIA docloc case:
on the first Occurrence detail entry screen:
Subject must = "Non-enforcement agency SW request" or "Non-enforcement agency PO request"
Description must = "SW request from name of agency/location of agency" e.g. SW request from MSD Napier office,
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or "PO request from name of agency/location of agency" e.g. PO request from MSD Napier office
Occurrence narrative - ensure that the name and contact details of the agencies' investigator is entered in this field.
Occurrence address = Police DHQ address where the request is received
Inc/Off code = "2Z - Other service request"
Link to the NIA occurrence:
the person/s, places, vehicles etc in the agency's investigation
Attach documents received with the request to the NIA occurrence as appropriate.
Note: Subject, Description and Inc/Off code must be entered as above to assist with national monitoring/reporting on these
types of requests.
Managing the assignment
The O/C CIB Area is responsible for managing the assignment of the agency's request from receipt of approval given by the
DMCI or NLO.
Step Action (O/C CIB Area)
1
Arrange for a suitable officer(s) to:
be assigned the request file
conduct the planning and risk assessment
apply for a search warrant or production order
carry out the execution and reporting of the search warrant or production order
take responsibility for the seizure, production, storage, custody and disposal of exhibits (evidential material).
Note: Be aware of actual or potential conflicts of interest before assigning the request file. See also:
paragraph titled 'Conflicts of interest' in this chapter; and
the ‘Managing conflicts of interest’ chapter and information on conflicts of interest in the Code of Conduct.
2
Ensure the above tasks are progressed in a timely manner.
Documents required for all requests
Requests for Police to apply for and execute search warrants or production orders on an agency's behalf must be emailed with
the fol owing documents attached:
draft agency affidavit that includes information under the fol owing headings:
the suspect(s)' identity (including date of birth if known)
the al eged offending (including statutory references for each offence) and relevant information to support the
al egation
in relation to search warrants:
the place, vehicle, thing or facility to be searched and its location
a description of evidential material being searched for and why it is evidential material in relation to the
al eged offending
facts or information indicating that the evidential material wil  be found in the proposed search
in relation to production orders:
the name and address of the person , (including body corporate or, unincorporated body) it is proposed
should be subject to production
a description of the documents to be produced and why they are evidential material in relation to the al eged
offence.
facts or information that show the documents are in the possession of the person or under their control.
how it is proposed that the production occurs
additional information in relation to both types of proposed applications:
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any information relevant to whether any material to be searched, seized or produced could be protected by
any of the privileges recognised by s136 of the Act.
al  other relevant information, whether helpful or not.
covering report that includes information about:
contact details of the agency and agency's investigator
the facts established by the agency's investigation to date, without reference to any suspicions or beliefs held by
the investigator
in relation to search warrants; profile of target address, vehicles, or things to be searched including occupiers or other
persons who may be present
in relation to production orders; profile of target person, body corporate, or unincorporated body
agency's pre-search risk assessment of:
threat - includes intent, capability, opportunity and the physical environment
exposure - includes safety of agency staff, Police and the public and security of the operation
necessity - whether to act now, later or not at al
any other documents containing information that may assist the application and execution phases.
Notes:
The assigned constable must consider whether they can form the required levels of suspicion/belief from the information
supplied by the agency and other information obtained when considering the request (e.g. information from NIA, other
Police sources etc). If any shortfal s cannot be rectified after discussion with the agency, the assigned constable must not
make the application. Assigned constable to advise supervisor and other agency that there is insufficient evidence to
proceed with an application to an issuing officer and therefore the request is declined.
See:
Appendix 1 - Information required by Police for search warrant for further guidance about what information is
required from the requesting agency
Appendix 2 - Information required by Police for production order for further guidance about what information is
required from the requesting agency.
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Application, planning and risk assessment
(Applies to government agencies that have no ability to apply for search warrants or production orders)
Application process
The assigned constables must fol ow these steps:
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Step Action (assigned constable(s))
1
Discuss with the agency's investigator their investigation, search or production planning, resource impact, application for
and execution of the search warrant or production order, and subsequent seizure, production, storage, and disposal of
evidential material. Have them finalise and swear their draft affidavit.
Note: You must personal y be satisfied that the grounds for the warrant or order application are justified and other
legislative requirements for the warrant or order are met. If you are not and the agency is unable to provide additional
material to meet any shortfal s, do not make the application. Instead, advise the agency's investigator and your
supervisor.
2
Be aware of recognised privileges under section 136 of the Search and Surveil ance Act 2012. Privileged
communications or information may not be searched. Consult with your legal adviser in the usual way over any privilege
issues.
3
Complete an application for search warrant or production order in the usual way.
Note:
remember the application is yours and it should contain al  relevant information and your suspicions of an offence
and belief that evidential material is obtainable, not simply the suspicions of the agency's investigator
do not simply cut and paste the entire contents of the agency's affidavit to your application for warrant or order.
You can of course cut and paste selected information that is relevant.
4
In relation to a search warrant application disclose:
functions and responsibilities of constables and assistants from the agency relating to entry, containment, search,
seizure, and securing the scene and evidential material
how the search warrant is to be executed
if the search warrant is to be executed covertly, indicate this at paragraph 8 on the application and at the same
time apply to postpone the notice and inventory requirements. (Use form POL SZ1 for application and order in
Police Forms> Search and Surveil ance> Seizure Forms).
Note: If to be executed covertly both the search warrant application and the postponement application must be made to
a District Court Judge.
5
Print the search warrant or production order application, attach the agency's finalised and sworn affidavit as an annex
and apply to an issuing officer.
Note:
The applicant must be a constable and the warrant or order made out to every constable.
The agency's investigator should be contactable when the application is lodged, so you can contact them about
any queries raised by the issuing officer about the investigation.
6
See these parts of the Search chapter relevant to applying for and the issuing of search warrants and production orders:
Part 2 - Search warrants
Part 9 - Production orders.
Planning and risk assessment process
Assigned constables must plan the search or production and take into account:
In relation to both search warrant and production order planning decide/consider:
whether a search warrant or production order should be sought for use in the given case
a community impact assessment to:
avoid compromising or undermining wider community support, confidence and reassurance, and
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eliminate or minimise the adverse impact on vulnerable people, community and interest groups
assistant(s), case information and any equipment required from investigative agency to assist with planning and
conducting the search or production
appropriate timing with executing the search warrant or receiving produced documents
operational and human resources required
any Police interest in the same target that may involve dual investigation.
In relation to search planning:
prepare the ‘Planned Action Risk Assessment and CARD Prompt’. See ‘Risk assessment when planning searches’
in ‘Search Part 5 - Carrying out search powers with or without warrants’ for risk assessment procedures when
planning searches
consider tactical approach regarding entry (announced/unannounced), use of force, identification requirements,
detaining people at the scene, securing scene, search method, seizing and securing evidential material, notice and
inventory requirements)
Note: There must be at least one investigator from the requesting agency present during the search.
Related information
See also:
'About production orders' in Part 9 - Production orders
'Procedure for planning searches’ in Part 5 - Carrying out search powers with or without a warrant
Community Impact Assessments (CIAs) for information about completing a community impact assessment.
Minimise resource impact on Police
When planning the application for and execution of the warrants or orders for other agency investigations, and the storage,
custody, management and disposal of evidential material, you must minimise the resource impact on Police. Where
practicable, the agency's resources must be used (under Police supervision) ahead of Police resources. For example:
use agency staff as assistants to assist with the search, rather than deploying constables for this function
ensure sufficient agency staff assist so that the search is completed more quickly and enables the early release of Police
resources.
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Executing search warrant and receiving produced documents
(Applies to government agencies that do not have the ability to apply for a search warrant or production order)
Executing search warrant
The assigned officer exercising the search power must fol ow these steps:
Step Action
1
Request the agency investigator and any other person from the agency to assist with undertaking the search.
2
Hold a combined briefing for agency staff and police before executing the search warrant.
Notes:
Under the Act Police are responsible for the execution of the warrant and subsequent seizure, custody and
disposal of evidential material
The agency retains responsibility for the ongoing investigation (interviews etc) and any subsequent prosecution.
3
Execute search warrant at a time agreed with the requesting agency.
4
Ensure statutory obligations under sections 131 and 133 are met by fol owing standard Police procedures for:
entry, announcement and identification (before or on initial entry)
giving notice and providing an inventory after search or seizure.
See Part 5 - Carrying out search powers with or without warrants in the Police Manual.
5
Use the agency staff as assistants under section 113. In that capacity, they are subject to the control of the person in
charge of the search and may:
enter and search the place, vehicle or thing specified in the warrant
seize specified evidential material
while under direction of the assigned officer exercising the search power, use force in respect of property that is
reasonable in the circumstances to enter and break open or access any area.
Note: The assigned officer exercising the power must accompany any assistant on the first occasion when the assistant
enters the place, vehicle or other thing to be searched and provide supervision as is reasonable in the circumstances
(s113).
6
Any person found or who arrives at the place, or stops at, or enters, or tries to enter or get into or onto the vehicle being
searched may:
be detained by police for the purposes of determining their connection with the object of the search while the
search is being carried out (s118)
be searched by a constable who has reasonable grounds to believe that the specified evidential material is on that
person (s119).
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Step Action
7
Ensure that al  activity undertaken during the search is reasonable and can withstand judicial scrutiny. For example, if
offences other than those being investigated by the agency and specified in the warrant are discovered, use your
discretion when deciding whether or not to exercise other search powers e.g. seizure of items in plain view (s123) during
the agency's search and to initiate a separate Police investigation.
Do not:
use the agency's search to circumvent the rules or obligations required for Police searches under the Search and
Surveil ance Act 2012
extend Police enforcement practices to the point where the activity may be considered as being unreasonable.
8
If a plain view seizure is undertaken by police during the search under the warrant (i.e. outside of the specified scope of
the warrant) you must:
appoint a separate O/C Exhibits if more than one police officer is present
notify the occupier, owner or person present of the reason for the seizure and your authority for exercising the
seizure power
make it clear to that occupier, owner or person present that a separate Police investigation is underway as a result
of the plain view seizure.
9
Update the search and surveil ance system with the outcome of executed search warrant and of any warrantless search
powers exercised during the search (e.g. plain view seizure).
10
Submit a search warrant report if required by issuing officer.
11
Debrief the execution of the search warrant with the agency, with a particular focus towards lessons learned for future
search warrant operations.
Note: Provide feedback to the DMCI about any issues identified at the debrief. Issues of national significance must be
notified to the NM: CI.
Note: Be aware of conflicts of interest of Police staff and agency staff assisting before executing the search warrant. See the
Managing conflicts of interest chapter and references to conflicts of interest in the Code of Conduct.
Executing production order
The assigned officer exercising the production power must fol ow these steps:
Step Action
1
See 'Executing production orders' in Part 9 - Production orders and fol ow the guidance for execution.
2
Debrief the execution of the production order with the agency, with a particular focus towards lessons learned for future
production order operations.
Note: Provide feedback to the DMCI about any issues identified at the debrief. Issues of national significance must be
notified to the NM: NCIG.
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Procedures applying to seized or produced things
(Applies to searches being undertaken with government agencies that do not have the ability to apply for a search
warrant or production order)
Introduction
The Act imposes obligations on Police in relation to things seized or produced, including in relation to custody (s150),
retention and return (ss150 & 153), and disposal (ss 149, 160 & 161, 163). In addition, Police have to deal with privilege
claims (ss 142 – 147), applications for access or release (ss156 – 159), or disputes over ownership (s154).
If an item that has been seized or produced is transferred to a law enforcement agency or officer engaged by that agency,
those obligations must then be carried out by the agency or officer the items were transferred to (s90).
The position is different if seized or produced items are transferred to an agency that is not a law enforcement agency. If
seized or produced items were to be transferred to an agency that is not a law enforcement agency, Police would stil  be
subject to the same obligations in respect of those items. For this reason, original exhibits wil  remain with Police and only
copies wil  be provided to the other agency for investigative purposes.
Law enforcement agencies
A “law enforcement agency” is defined by the Act as a department of State, Crown entity, local authority, or other body that
employs or engages enforcement officers as part of its functions.
An “enforcement officer” is a constable or any person authorised by an enactment specified in column 2 of the Act’s Schedule,
or by any other enactment that expressly applies any provision in Part 4 of the Act, to exercise a power of entry, search,
inspection, examination, or seizure.
An example of a law enforcement agency is Customs which employs Customs officers who have a number of powers listed in
the Schedule.
An example of an agency that is not a law enforcement agency is ACC.
Uncertain status of some agencies
These section 3 definitions of “law enforcement agency” and “enforcement officer” raise doubt whether MSD and MoH, both
agencies with investigative and prosecutorial functions, are law enforcement agencies. While those agencies might have
enforcement officers, they are enforcement officers for unrelated purposes. For example, Medical Officers of Health appointed
under the Health Act 1956 have a variety of special enforcement powers that do not appear to extend to making application for
and executing search warrants for matters that Police might be asked to seek a search warrant for.
Until the legislation is amended or a court judgement clarifies the narrow definitions in the Act, those agencies wil  not be
treated as law enforcement agencies when they request assistance with search warrants and production orders. The practice
wil  be that Police wil  carry out the functions of seizure, production, forensic copying in the case of electronic data, custody,
storage and disposal of seized things.
O/C Exhibits
The O/C Exhibits must fol ow these steps when seizing or receiving produced evidential material for non-law enforcement
agencies:
Step Action
1
Liaise with the agency’s investigator to establish:
contact point
ongoing progress of investigation
when seized or produced things should be disposed of.
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2
Record what was seized or produced (inventory of items) on a property record sheet POL 268 (or spreadsheet if a large
or complex case).
If a substantial number of items are seized or produced, use an assistant from the agency to assist with label ing,
inventory recording and subsequent securing of exhibits into Police custody.
3
In the case of executed search warrants
Provide:
notice to owners and others in relation to things seized and original copy of property record sheet (inventory
of items seized, POL 268). This should be provided when the warrant is executed and the seizure carried out,
or as soon as practicable after, but must not be later than 7 days, unless postponement is authorised by a
Judge (ss133 and 134)
duplicate to “2Z” file
triplicate to remain with seized thing(s).
If required, apply to the District Court to further postpone notice and inventory requirements, using POL SZ2
(includes application and order) located on Police Forms.
(s135).
4
Receive claims of privilege in relation to any thing seized or produced and inform the agency of the claim.
Apply to the court for determination of the claim using the appropriate application for determination of status or claim of
privilege under section 145 or 146 liaising with the agency. (Forms located in Police Forms POL PR1, PR2, PR3 and
PR4)
5
Secure and retain custody of seized or produced evidential material (exhibits).
See also procedures for evidential material that includes electronic data below.
6
With the assistance of the agency, review the evidential material seized or produced and supply copies of documents
and photographs of evidential material that wil  enable the agency to continue their investigation, decide the outcome
and if required, prepare their prosecution case.
Keep a record of al  copies provided to whom and why by fol owing the POL SZ19 (form) request process (see steps 5
and 6 in the table below).
The original evidential material including forensic copies of electronic data must remain with Police.
7
Organise expert examination of retained evidential material on behalf of the agency if required, e.g.:
document examination for handwriting etc.
fingerprint examination
electronic searches and forensic copying data (see evidential material that includes electronic data below).
8
Ensure inventory of items, receipts, storage, chain of custody and disposal are ful y documented.
Note: The O/C Exhibits wil  be required as a witness for the agency’s prosecution.
9
Communicate with and consider advice from the agency’s investigator if any application for access to or release of
seized or produced thing(s) is made.
Note: Police are responsible for dealing with the application and corresponding with the applicant, not the agency.
10
If required, apply for extensions of time for holding thing(s) seized or produced and directions as to ownership or holding
of seized things.
11
Instigate “2Z” file closure when final disposal of seized or produced thing(s) has been effected.
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Evidential material that includes electronic data
In addition to fol owing the steps outlined in the table under O/C Exhibits, fol ow these steps if the warrant or order applies to
evidential material that includes electronic data.
Step Action
1
See the ‘Searching for and seizing computer material’ in the ‘Carrying out search powers with or without warrants’
Search chapter for information about:
what computer material can be searched for and seized under the Act
requirements when searching computers with or without a warrant
procedures for remote access searches
the principles that must be applied to al  data evidence gathering.
Note: Al  remote access search warrant applications and searches must be forwarded to the Police Digital Forensic Unit
(DFU) within the High Tech Crime Group at PNHQ. Specialist knowledge with remote access searches in this process is
required to ensure national and international laws are observed.
2
Use the digital first responder (DFR) from your district as an assistant to identify and search for the electronic data. The
DFR may provide an onsite (search warrant) or station (search warrant or production order) preview (if achievable) with
the agency’s investigator and preserve electronic evidence.
3
The DFR may arrange an achievable preview (to view and determine what is to be copied into a master and working
copy) of electronic data by the agency’s investigator to:
copy only data believed to be evidential material of the suspected offence for which the warrant was issued:
at the scene, or
at station, or
seize (under search warrant) the electronic device for submitting to the DFU to have electronic data copied.
4
If the DFR arranges a preview and forensic copying of electronic data either at the scene or at the station, then the
master copy and working copy(s) of electronic data are to be sent to the O/C Exhibits for:
storage
responding to any requests (POL SZ19, see steps 5 and 6 below) for a working copy from the requesting agency
evidential purposes
subsequent disposal.
5
Requesting agency must prepare original and two copies, and sign Police form ‘Request to transfer things from Police to
other agencies’ (POL SZ19) for working copies of electronic evidence. (POL SZ19 located in Police Forms> Search and
Surveil ance> Seizure Forms)
6
O/C Exhibits:
ensures the form is correctly completed
checks those conditions listed in POL SZ19, and those that are not:
applicable, identified for deletion
shown on the form, but in the circumstances are required to be added under paragraph 4
signs the original and two copies of the POL SZ19 with the decision:
‘approved’ – (arrange secure delivery of working copy to requesting agency)
‘returned’ (must outline what needs to be amended and/or conditions acceptable to Police in writing)
‘declined’ (must outline the reasons for declining the request in writing)
Note: Original signed POL SZ19 to file, one copy to property record sheet exhibit records and a second copy returned to
the requesting agency advising the decision of the request.
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7
If the DFR or O/C Exhibits seizes an electronic device for forensic copying by the DFU, then fol ow the steps in the
Preservation and recovery of electronic evidence chapter for locating, securing, packaging and submitting electronic
evidence from:
stand alone computers
networked or business computers
cel  phones
other electronic devices
non-electronic devices.
Note: Using the DFR wil  ensure the procedures outlined in the Preservation and recovery of electronic evidence chapter
are satisfied.
8
Send the electronic devices (e.g. computer systems, data storage facilities, USB sticks, I-pads, smart phones) after
being suitably packaged to the DFU at Auckland, Wel ington or Dunedin for forensic copying evidential material.
Note: Ensure a copy of the search warrant and contact details of the DFR, O/C Exhibits and agency’s investigator are
forwarded with the electronic device to the DFU.
9
Upon receipt of the electronic devices, an employee at the DFU may contact the O/C Exhibits or DFR to arrange a
preview (if achievable) of electronic data contained in the electronic device with the agency’s investigator. The preview is
to:
be conducted in a private viewing room at the DFU to determine what is evidential material
determine what is to be copied (note, only data believed to be evidential material of the suspected offence for
which the warrant or order was issued is to be copied)
10
DFU supervisor to ensure the master and working forensic copies of the electronic data is sent to the O/C Exhibits for:
storage
responding to any requests (POL SZ19, see step 6) for a working copy from the requesting agency
evidential purposes
subsequent disposal.
Related information specific to O/C Exhibits
For more detailed procedures:
applying to seized things, see Part 12 – Procedures applying to seized and produced things
when searches involve privileged material, see Part 13 – Privilege and immunities under the Act.
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Assisting law enforcement agencies execute search powers
(Applies to searches and transfer of things being undertaken with law enforcement agencies that HAVE statutory
search powers)
Law enforcement agencies with statutory search powers
Law enforcement agencies other than Police have statutory powers under various Acts permitting their enforcement officers to
apply for and execute search warrants or to exercise warrantless search powers.
These agencies are responsible for providing the personnel and resources required for searches. However, where there is
reasonable concern for the safety of those undertaking the search, or Police have a common interest in the process, you may
be cal ed on to assist. Do so only if operational requirements permit unless the search provision expressly requires a Police
presence.
Approval of requests for assistance
A copy of the application for a search warrant and the actual signed search warrant must be attached to requests for Police
assistance with searches.
The request must be considered and approved by a CIB supervisor of or above the position level of sergeant.
Before approving requests to assist with the execution of a search warrant, the supervisor must be satisfied that:
the form and content of the warrant meets the requirements of section 103 (e.g. the warrant is signed and has not
expired)
risks associated with executing the search warrant have been assessed and measures necessary to mitigate the risk of
harm to police and others identified. See Risk assessment when planning searches in “Part 5 – Carrying out search
powers with or without warrants”.
Roles and responsibilities during searches
If the assessment reveals no risk with executing the warrant, the agency seeking assistance wil  take the lead with executing
the search. Your primary role wil  be to maintain a presence and prevent any breach of the peace.
Should the assessment reveal a risk and unarmed tactical groups, AOS or STG be required to enter, secure and contain the
scene for the search to be safely conducted, these tasks must be commanded by Police. When the search scene is secured
and contained, the agency wil  take charge of the search and seizure elements.
The search warrants wil  have been issued under an enactment other than section 6 of the Search and Surveil ance Act 2012,
so police assisting the agency must familiarise themselves with
the search powers that exist under that other enactment, and
the limitations of search powers that may be specified in column 4 of the Schedule to the Search and Surveil ance Act
2012 or the empowering enactment itself.
Plain view seizures by police during agency searches
If you undertake a plain view seizure, ensure:
a constable is appointed as O/C Exhibits, being separate to the requesting agency’s appointment
notify the occupier, owner or person present of the nature of the search power being exercised and the authority for it
make it clear to that occupier, owner or person present that a separate Police investigation is underway as a result of the
plain view seizure.
Transfer of things between law enforcement agencies
Things seized or produced to Police may be transferred to another law enforcement agency. Use the ‘Transfer of things
between law enforcement agencies’ form POL SZ18 found in Police Forms> Search and Surveil ance> Seizure Forms.
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Part 15 - Government agency requests for assistance with search warrants and production orders
Notes:
The obligations under Part 4 of the Search and Surveil ance Act 2012 are transferred to the law enforcement agency
after the transfer of the thing is carried out (s90).
You may set conditions of the transfer on the POL SZ18.
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Criminal disclosure and requests for information
Responsibility for criminal disclosure
The requesting agency is responsible for criminal disclosure under the Criminal Disclosure Act 2008 during criminal
proceedings brought by the agency.
Requests for official and personal information
Responding to requests for official information under the Official Information Act 1982 and personal information under the
Privacy Act 1993 is the responsibility of:
 
when the requested information relates to:
Police
an application for a search warrant or production order made by Police
the briefing and execution of the search warrant or production order conducted by Police
the debrief of the Police execution of the search warrant or production order
the security and custody of seized or produced evidential material.
Requesting
an application for a search warrant made by the agency
agency
the briefing and execution of the search warrant, if led by the agency (limited to the execution, but does not
include any investigation instigated by Police or any incident requiring a Police response during the
execution)
the debrief, if the agency led the execution of the search warrant
the security and custody of seized evidential material by the agency
agency's investigation
agency's prosecution.
Managing media relating to agency requests for assistance
Releasing information about the agency's investigation
Enquiries from the media for information about the agency's investigation must be directed to that lead agency for reply.
Police employees must not comment on the agency's investigation, nor on matters that are sub-judice.
Releasing information about applications for and execution of search warrants
This table identifies the lead agency for responding to media requests for information in joint Police and agency operations.
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Releasing
information to
the media
about…
is the responsibility of:
applications for Police- when the application is signed by a constable
search warrants
or production
Requesting agency- when the application is signed by a law enforcement officer from that requesting agency
orders
execution of
Police -
search warrants when a request has been made for police assistance to execute the warrant involving 1 or more of these
activities:
the application is signed by a constable
the place, vehicle or thing to be searched requires securing by police before the search can start (limited
solely to securing and containing the search scene, when application is signed by requesting agency')
police presence is solely to prevent a breach of the peace, but an incident occurs involving police
intervention (limited solely to the incident requiring police response when the application is signed by
the requesting agency's investigator)
police instigating separate search powers from that authorised in the warrant and commencing a
criminal investigation
Requesting agency-
when a request has been made for police assistance to execute the warrant, and the search warrant
application is signed by a law enforcement officer from that requesting agency, in which case, the agency wil
deal with the search of the place, vehicle or thing, except for that portion of the execution involving Police,
which may have been, for example:
being required to secure and contain the search scene
being present to prevent any breach of the peace and intervening to keep the peace
instigating separate search powers from that authorised in the warrant and commencing a criminal
investigation.
Note: Never comment to the media before consulting with the agency. The same principle is expected to apply with the
requesting agency.
Related information
For further guidance about the media, see:
Dealing with the media
Releasing information to the media
For further information about requests for official and personal information or about criminal disclosure, see these chapters in
the Police Manual:
Privacy and official information
Criminal disclosure
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Appendix 1 - Information required by Police for search warrant
Download the information to be included in the draft agency affidavit to be provided to Police with request to apply for
search warrant:
Draft agency affidavit for search warrants (1).doc
62 KB

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Appendix 2 - Information required by Police for production order
Download the information to be included in a draft agency affidavit to be provided to Police with a request to apply for
production order.
Draft agency affidavits for production orders (1).doc
55 KB

Printed on : 14/06/2021 
Printed from : https://tenone.police.govt.nz/pi/part-15-government-agency-requests-assistance-search-warrants-and-
production-orders
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Private Investigators and Security Consultants
requests to Police for assistance
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Table of Contents
2
Policy statement and principles
3
What
3
Why
3
How
3
Definitions
3
Certificate of approval
3
Private investigator
4
Security consultant
4
Overview
5
Purpose
5
Background
5
Police interactions with private investigators and security consultants
5
Minimising risk
5
General principles relating to offences brought to Police attention by Private Investigators or Security Consultants
5
Fairness
6
Disposition of investigations rests with Police
6
Private investigator contact with suspects
6
Related information
6
Surveil ance by Police and private investigators/security consultants
7
Police surveil ance
7
Police request for assistance
7
Police tasking/engaging private investigator/security consultant for surveil ance unlawful
7
Surveil ance by private investigators/security consultants
7
Exchange of information
8
Police receiving information
8
Police seeking information
8
Police directing/requesting another person to seek information
8
Information provided to Police that is obtained unlawful y by private investigator/security consultant
8
Police providing information
9
Non-personal information
9
Personal information
9
Privacy Act or OIA request from private investigators/security consultants
9
No blanket agreement to provide personal information
9
Personal information relating to children or young people
9
Multi-agency groups or forums involving Police
11
Receiving and returning complaint files
12
Point of referral within Police
12
Expected standard of investigation case
12
Action to be taken by Police on receipt of a complaint file
12
Action to be taken on substandard investigation cases
13
Joint investigations
13
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Policy statement and principles
What
Private investigators and security consultants interact with Police on a regular basis, and often include requests to Police for
assistance. Police interactions and response to requests for assistance from private investigators and security consultants
must be lawful, and consistent with Police values and the Code of Conduct.
Why
An approach based on the above principles ensures Police interact professional y and lawful y with private investigators and
security consultants, which wil  in turn maintain public trust and confidence in Police.
How
Police achieve this principled approach with private investigators and security consultants through:
maintaining professional distance
avoiding conflicts of interest
protecting personal information from unlawful disclosure
taking particular care with protecting privacy of children and young persons and being guided by the Oranga Tamariki
Act 1989
managing private investigators and security consultants’ requests to Police for assistance or information on a case-by-
case basis
conducting, where appropriate, investigations into complaints referred to Police by private investigators and security
consultants that meet the Police expected standard of investigation case
ensuring, in respect of multi-agency groups or forums involving Police:
with non-government agencies (such as private investigators and security consultants), that clear ‘Terms of
Reference’ and information sharing agreements are established at the time of being set up
where a government issue arises for a government response, that membership is restricted to government
agencies.
Definitions
This table shows the definitions under the Private Security Personnel and Private Investigators Act 2010
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Term
Definition
‘Certificate of approval’ means a certificate of approval issued under section 54, or a temporary certificate of
Certificate
of approval approval issued under section 60; and certificate holder means a person who holds a certificate of approval.
‘Private investigator’ means a person who, for valuable consideration, either by himself or herself or in partnership
Private
investigator with any other person, carries on a business seeking or obtaining for any person or supplying to any person any
information described as fol ows:
means any information relating to:
the personal character, actions, or behaviour of any person; or
the financial position of any person; or
the occupation or business of any person; or
the identity or whereabouts of any person;
but
does not include information that is contained in a public record.
Without limiting the meaning of the term carries on any business, a person is carrying on a business if he or she
holds himself or herself out to the public as being ready to carry on that business.
Note: No person is a private investigator within the meaning of the Act by reason of the fact that:
they seek, obtain, or supply any information:
for or to the Crown, or any constable, or any local authority; or
at the request of a person who is not a client of the business; or
only as a necessary, usual, or reasonable incident of any other activity by that person that is not
described in that subsection; or
for any purpose relating to the dissemination of news or other information to the public or to any
section of the public; or
for any cultural or historical purpose or for any purpose relating to education, literature, or science; or
relating only to the person by whom they are engaged or retained; or
in the course of and for the purposes of the business of a bank, or of a credit bureau, or of a debt
col ecting agency; or
they are a security technician, security consultant, confidential document destruction agent, repossession
agent, property guard, personal guard, or crowd control er.
s5
‘Security consultant’ means a person who for valuable consideration, either by themselves or in partnership with
Security
consultant any other person, carries on a business:
entering any premises that are not owned or occupied by themselves or their firm or any of their partners for
the purpose of sel ing or attempting to sel  any device of the kind referred to in section 6(1) (burglar
alarm/warning device or locking device for a safe/strongroom) and ; or
entering any premises that are not owned or occupied by themselves or their firm or any of their partners for
the purpose of advising the owner or occupier of the premises on the desirability of having instal ed on the
premises any, or any further, such device; or
entering any premises that are not owned or occupied by themselves or their firm or any of their partners for
the purpose of advising the owner or occupier of the premises on the desirability of having guarded the
premises or any other property that may from time to time be on the premises or dispatched from the
premises.
s7
OIA IR-01-21-18135 
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Overview
Purpose
This chapter provides guidance for the management of requests for assistance, information and referral of complaint files from
private investigators and security consultants on behalf of a victim.
Background
Private investigators and security consultants must be licensed under the Private Security Personnel and Private Investigators
Act 2010 and any person employed by a private investigator or security consultant in an investigative capacity is required to
hold a certificate of approval.
In addition to licensing requirements, many private investigators and security consultants also choose to become members of
a professional body. In New Zealand this is likely to be the New Zealand Institute of Professional Investigators (NZIPI), the
New Zealand Security Association (NZSA) or the New Zealand Chapter of the Association of Certified Fraud Examiners
(ACFE). Al  of these bodies require their members to act ethical y and in accordance with New Zealand law.
Police, security consultants and private investigators sometimes share common goals in respect of investigation, offender
apprehension, reduction of criminal offending and improved security outcomes.
Inevitably, occasions wil  arise where an investigation conducted by a private investigator or security consultant wil :
stal  because private investigators are not able to obtain or execute search warrants or obtain information; or
uncover evidence of criminal offending and the private investigator seeks Police assistance with an investigation and any
subsequent prosecution.
Police interactions with private investigators and security consultants
Police employees’ interactions with external private investigators and security consultants include:
engaging them as contractors for:
Police station alarm monitoring
security CCTV instal ations
crime scene security
receiving from them:
files or information they have compiled with their investigations into offending
requests for information on behalf of the clients they represent (e.g. conducting an investigation on behalf of an
insurance company into an insurance claim).
Interactions with private investigators and security consultants include investigating suspected unlawful activities of issue
motivated/protest groups targeting companies, investigation of criminal offending, provision of security services and
membership of relevant working groups.
Minimising risk
Police employees’ engagement with private investigators and security consultants must consider the risk to the integrity of
Police operations and to public trust and confidence in Police. Employees must:
maintain professional boundaries
ensure every request for personal information is considered on a case-by-case basis with relevant policy and legal
provisions in mind
not engage in unauthorised secondary employment
manage conflicts of interest
seek guidance from a supervisor or manager, or Police Legal Section, where there is any doubt.
General principles relating to offences brought to Police attention by Private
Investigators or Security Consultants
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The fol owing principles govern how Police wil  manage referrals from any licensed private investigators or security
consultants.
Any investigation undertaken by either party must comply with the rules of natural justice and the
Fairness
professional standards expected by any Court in the criminal jurisdiction.
The final decision in respect of the disposition of any complaint referred to Police by private
Disposition of
investigators or security consultants rests with Police.
investigations
rests with
Police
Unless there is imminent danger of property loss or damage, or the threat of bodily injury to persons,
Private
and immediate action is necessary, private investigators should be dissuaded from initiating contact
investigator
with suspects or offenders for the purpose of expediting an immediate Police response.
contact with
suspects
Police acknowledge that the role of a private investigator may require contact with a suspect. Any
contact between the private investigator and the suspect must comply with the Private Security
Personnel and Private Investigators Act 2010 and in particular the provisions of section 109.
Related information
See these related documents:
Police instructions:
Departmental security for information about governance, management and implementation of the provisions of the
New Zealand Information Security Manual that covers, the Protective Security Requirements
Information security to help you to make best use of available technology and information whilst limiting the Police,
the public and your own exposure to security risks.
Managing security risks in policing for assurance and protective security
Privacy and official information for making official and personal information available on request or proactively,
while protecting it where necessary from unauthorised and unnecessary disclosure
Information knowledge management for guidance with information and records management, and knowledge
management
Intel igence for information about intel igence col ection, use and sharing it lawful y
Private Security Personnel and Private Investigators includes Police's role in the vetting of applications for licences
and certificates of approval under the Private Security Personnel and Private Investigation Act 2010, and
complaints against licence and certificate holders under the Act that Police may be required to investigate
The New Zealand Security Association Letter of Agreement with Police sets out the relationship for cooperation
between the parties (and by definition, their respective employees) to reduce crime and increase community safety
New Zealand Information Security Manual, in particular the Protective Security Requirements sections.
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Surveillance by Police and private investigators/security consultants
Police surveillance
Constabulary employees can lawful y conduct surveil ance activities pursuant to the Search and Surveil ance Act 2012, with
and without warrant in certain circumstances. See the ‘Surveil ance’ chapter for further information.
Police request for assistance
Section 56 of the Search and Surveil ance Act al ows constabulary employees to request assistance from any other person
(including a private investigator or security consultant) to carry out surveil ance activities authorised in a surveil ance device
warrant, under a constabulary employee’s supervision.
Note: It is unlikely that Police would either need or al ow a private investigator or security consultant to provide assistance in
any surveil ance operation, as this capability is wel  within current Police skil s and resources. Approval to engage surveil ance
assistance from any person other than a Police employee must be obtained from a Detective Inspector or above.
Police tasking/engaging private investigator/security consultant for surveillance
unlawful
Tasking or engaging a private investigator or security consultant to undertake surveil ance activities that Police employees
could not lawful y conduct themselves is unlawful. The consultant would be acting as an agent of Police and any such tasking
would be a breach of the provisions of the Search and Surveil ance Act 2012, and of the Police Code of Conduct.
Surveillance by private investigators/security consultants
The Private Security Personnel and Private Investigators (Code of Conduct - Surveil ance of Individuals) Regulations 2011
have regulated surveil ance activities conducted by private investigators or security consultants. These regulations restrict
surveil ance activities in relation to individuals on private property, but not to the same extent that the provisions of the Search
and Surveil ance Act restrict constabulary employees’ powers.
For example, a licensed private investigator could lawful y observe and photograph an individual in the curtilage of private
premises for an extended period (as could any member of the public), whereas a Police officer is permitted only to undertake
this surveil ance by means of a visual surveil ance device for three hours in any 24-hour period, or a maximum of eight hours in
total.
Legal advice must be sought before surveil ance evidence from a private investigator is used in any Police prosecution.
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Exchange of information
Police receiving information
Police relies on the community to provide information for the prevention, detection, and investigation of offences. Police
receives that information from a variety of sources, including on occasions from private investigators or security consultants.
There is no impediment to Police receiving this type of information from any source.
Police seeking information
Police employees actively investigating offences are permitted to ask questions of any person. There is no issue with Police
employees engaging with private investigators for the purpose of obtaining information about suspected offending (or with the
aim of preventing offending), if it is thought that useful information may be obtained. Col ecting personal information must
comply with Principle 1 in section 22 of the Privacy Act 2020 by being for a lawful purpose connected with Police’s functions
and be necessary for that purpose.
See the ‘Chief Justice’s Practice Note on police questioning’ for judicial y-developed guidelines for police questioning.
Police directing/requesting another person to seek information
Should a Police employee direct or request another person to seek information on Police’s behalf, the person obtaining the
information could be seen to be acting as an agent of Police and is likely to be subject to the same legal requirements as a
Police employee in the same situation. For example, if a Police employee requests a private investigator to ask questions of a
suspect, a Court may hold any resulting evidence inadmissible as the usual caution was not given.
Information provided to Police that is obtained unlawfully by private
investigator/security consultant
If information provided to Police has been obtained from a private investigator or security consultant unlawful y (for example,
through an unlawful interception of private communications), evidential issues may arise in any subsequent prosecution. Police
may also investigate the circumstances in which the information was obtained, to assess the criminal liability of the party
providing the information.
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Police providing information
Non-personal information
Police employees may properly provide non-personal information to private investigators or security consultants in the same
way as Police can to any other member of the public under the provisions of the Official Information Act 1982 (for example in
relation to crime statistics or Police policy).
Personal information
Police employees may provide personal information to private investigators or security consultants in limited situations. These
situations include:
where personal information is released with the consent of the individual that the information relates to
where a private investigator or security consultant represents the victim of an offence (for example a private investigator
engaged by an insurance company), and personal information is requested under the provisions of the Official
Information Act and Police considers an individual’s privacy interest is outweighed by the public interest in releasing the
information.
where the information can properly be released pursuant to the provisions of the Privacy Act 2020 (for example, where
reasonably believed to be necessary:
to prevent or lessen serious threat to life or health to an individual represented by a private investigator or security
consultant – Principle 11(f)(i )
to avoid prejudice to the maintenance of the law by a Police  – Principle 11(e)(i).
Privacy Act or OIA request from private investigators/security consultants
Release of personal information to private investigators or security consultants under the Privacy Act or Official Information Act
requires careful consideration. In appropriate circumstances, such as when a private investigator is investigating offending with
the intention of handing the resulting investigation file to Police for further action, a Police employee may release personal
information that would assist the private investigator to progress their investigation. Consider the factors below before making
your decision whether to withhold or release personal information. If in doubt, seek guidance from your supervisor or manager,
or from Police Legal Section.
No blanket agreement to provide personal information
No blanket agreement must be entered into about providing personal information to a private investigator or security consultant
to assist them with their investigations. Each request for information must be considered on a case-by-case basis.
Factors that must be considered before deciding whether it is appropriate to release personal information include:
the age/vulnerability of the individual that the personal information relates to
the public interest in releasing the information
the seriousness of the offending involved
the nature of the information requested
whether suppression orders or other statutory restrictions on disclosure of the information exist
whether the information is necessary for the private investigator or security consultant to conduct their investigation.
Personal information relating to children or young people
The Oranga Tamariki Act 1989 youth justice principles emphasise that the wel -being and interests of children and young
people are paramount. With this in mind, particular care is needed when dealing with personal information relating to children
or young people.
Protecting privacy is one way in which their wel -being is protected. In particular, section 208(2)(h) of the Act provides “that the
vulnerability of children and young persons entitles a child or young person to special protection during any investigation
relating to the commission or possible commission of an offence by that child or young person.”
Disclosure of a child or young person’s personal information or information relating to their al eged offending should be guided
by the Oranga Tamariki Act. Information requests from private investigators must be considered with increased necessity for
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Private Investigators and Security Consultants requests to Police for assistance
privacy in mind along with an understanding that any information relating to offending that could ultimately be dealt with by the
Youth Court may be automatical y suppressed.
Information that identifies a child or young person as an offender or that details their offending should be released only if the
requester can show a genuine need to know the information, and the Police employee is satisfied that the information release
is in the best interests of the child or young person.
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Multi-agency groups or forums involving Police
Where multi-agency groups or forums are formed involving Police and external non-government parties (e.g. private
investigators or security consultants) then clear ‘Terms of Reference’ and information sharing agreements must be established
at the time of being set up.
Where a government multi-agency group is formed to co-ordinate the government’s response to an issue, membership should
be restricted to government agencies.
Contributions from outside groups or private companies (such as private investigators or security consultants) to the group’s
activities should be managed careful y, to avoid conflicts of interest arising.
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Receiving and returning complaint files
Point of referral within Police
Complaints initiated by private investigators or security consultants must be received and sent directly to the Police File
Management Centre (FMC) for forwarding to the relevant unit, station or district concerned for investigatory consideration.
Expected standard of investigation case
Investigation cases should be provided with a covering report by the private investigator or security consultant with the
fol owing information:
ful  details of the private investigator or security consultant
ful  details of the victim including their contact details or nominated representative;
written authority from the victim for the investigator or consultant to act on their behalf
ful  details of al  witnesses
a ful  and detailed narrative of the circumstances, including references to the victim, witnesses and other involved parties
and the part that each play in the complaint
ful  details of any suspect or offender, if known, and a description of the evidence that links them to the offence
if the suspect or offender is an employee of the victim then details of their employment situation
details of any exhibits that accompany the file along with appropriate documentation that clearly indicates the chain of
evidence for each exhibit. Notes:
exhibits should where possible be originals and the private investigator or security consultant should retain copies
of al  exhibits handed to Police
use the Police Register of Property (PROP) system to electronical y record and maintain records of al  exhibits
coming into Police possession
see the ‘Exhibit and property management’ chapter for procedural guidance
if the referral is made with an expectation that Police wil  obtain and execute a search warrant, sufficient evidence to
support an application;
an opinion of any possible offences;
a draft Summary of Facts, if appropriate.
Unless compel ing reasons exist, for example urgency or significant ongoing serious offending, files that deviate significantly
from the expected standard should be returned to the private investigator or security consultant for remedial action prior to any
further Police action.
Action to be taken by Police on receipt of a complaint file
On receipt of a complaint file Police must fol ow these steps.
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Step Action
1
As soon as practicable create a case in NIA.
2
Refer the file to the File Management Centre (FMC) for the district concerned
3
Review the file in accordance with the FMC standard operating procedures or refer it to the Criminal Justice Support Unit
(CJSU) or for more serious cases to the CIB for further assessment by an experienced senior investigator.
4
Assess any statement or other evidence obtained by the private investigator from any suspect to ensure that it wil  be
admissible and complies with the provisions of the Private Security Personnel and Private Investigators Act 2010.
5
Rate the case using the Case Management matrix and consider whether the Information Management Tool (IMT) for
serious crime should be used to manage the case appropriately.
6
Complete a ‘Complaint Acknowledgement’ form and return the form to the private investigator within 14 days.
7
Where appropriate, enter the details of any suspect who cannot be located into the NIA Case with a role of ‘Suspect’ and
add a persons of interest alert (for example WTI) as soon as is practicable.
8
Keep the private investigator or security consultant informed of investigation developments as the complainant or victim’s
representative.
9
Where an offence is disclosed to the necessary standard of proof, consider along with the ‘Solicitor-General’s Guidelines
to Prosecutors’ the desirability of deterring offending when deciding on the final disposition of the file.
10
Where any case is being considered for alternative resolution, consult with the private investigator/security consultant or
the victim prior to any alternative resolution being agreed to.
11
Advise the private investigator or security consultant of any final decision of warning, diversion, prosecution or other
disposition of the file.
Action to be taken on substandard investigation cases
Fol owing assessment, Police may return any complaint file to the private investigator or security consultant where:
the required standard of proof to prove a criminal offence has not and is not likely to be able to be met;
the ‘public interest’ criterion described in the ‘Solicitor-General’s Guidelines to Prosecutors’ is likely to preclude the
investigation advancing to a prosecution;
the matters are identified as a civil matter;
the integrity of the investigation and/or the victim raises concerns.
Joint investigations
There wil  be occasions when private investigators or security consultants wil  seek Police assistance to obtain and execute
search warrants before determining whether their file should be submitted to Police.
Under the Search and Surveil ance Act 2012:
private investigators or security consultants are not able to obtain or execute search warrants; and
Police are not able to release exhibits that have been seized to them.
Accordingly, private investigators or security consultants should be advised to either continue with their investigation or refer
the case to Police. If the case is referred, then Police wil  determine what action wil  be taken after an assessment by a CIB
supervisor.
Under section 113 of the Search and Surveil ance Act consideration may be given to cal  on the private investigator that
referred the case to Police to assist in the execution of search warrants. However, this should only be done in those cases
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Private Investigators and Security Consultants requests to Police for assistance
where it would benefit the Police investigation because of the private investigator's specific knowledge of the case.
Printed on : 14/06/2021 
Printed from : https://tenone.police.govt.nz/pi/private-investigators-and-security-consultants-requests-police-assistance
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Private Security Personnel and Private Investigators
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Table of Contents
2
Introduction
3
Applications under the PSPPI
4
Renewals of certificates or licences
5
Complaints and reports - Private Security Personnel Licensing Authority
6
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link to page 2 Private Security Personnel and Private Investigators
Introduction
The Private Security Personnel and Private Investigators Act 2010 (PSPPI)requires private investigators, security technicians,
confidential document destruction agents, security guards, security consultants, property guards, personal guards and crowd
control ers to hold a licence (section 23) and individuals employed in those roles to hold a Certificate of Approval (section 44).
Vetting for the purposes of licensing private investigators, security technicians, confidential document destruction agents,
security guards, security consultants, property guards, personal guards and crowd control ers is control ed by the PSPPI. The
CSA does not apply when you vet under this Act because when hearing any objection the Licensing Authority is a Commission
of Inquiry.
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Applications under the PSPPI
Applications under the PSPPI (PSPPI) are forwarded by the applicant to the Private Security Personnel Licensing Authority at
the Ministry of Justice, Wel ington.
Note: Do not accept applications or copies of applications delivered by the applicant directly to Police.
The Licensing Authority wil  then send a copy to the Police Vetting Service at PNHQ, which wil  determine if any information
relevant to the role is held against the applicant, and if so forward the file to the district for consideration as to an objection by
Police. Any objection for the issuing of a licence must be made within 30 days, an objection for a Certificate of Approval in 7
days. If no objection if made the Licensing Authority wil  assume that none is to be made. Police do not have to advise the
Licensing Authority of 'no objection'.
After local inquiries, the designated employee in District/Area submits a final report electronical y to the Licensing Authority.
If . . .
then . . .
there is no objection to the issuing of the
no further action - file application case.
licence or certificate
there is an objection
documentation supporting the objection must be forwarded to the Licensing
Authority electronical y.
A copy of the objection wil  be served on the applicant by the Licensing Authority.
OIA IR-01-21-18135 
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Renewals of certificates or licences
Al  applications for renewal of certificates or licences must be lodged by the applicant with the Licensing Authority. These wil
be re-vetted by the PVS in the first instance.
If . . .
then . . .
there has been no additional information recorded on Police
the Police Vetting Service wil  complete and release the
systems since the last certificate or licence was issued,
vetting result back to the authority for their information.
there has been additional information recorded on Police
the application wil  be forwarded to district for further inquiry
systems since the certificate was last issued,
and consideration as to objection.
Note: The Licensing Authority may issue a temporary certificate approval. A licence holder may employ a person on the basis
of emergency for up to two weeks without that person holding a Certificate of Approval, providing a certificate has been applied
for.
OIA IR-01-21-18135 
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Complaints and reports - Private Security Personnel Licensing
Authority
Police may make a complaint to the Licensing Authority against a Licence or Certificate holder who contravenes the PSPPI
Act or who demonstrates misconduct or gross negligence. The basis for the complaint must be documented in ful . The most
likely basis for complaint wil  be under the provisions of sections 23(2) or 44(2) of the PSPPI Act (operate without a licence or
certificate of approval).
The Licensing Authority may:
require Police to investigate a complaint, or to report on a matter
refer a complaint to the Complaints, Investigation and Prosecution Unit (CIPU) based within the Department of Internal
Affairs (Police wil  cooperate with the CIPU).
If the complaint relates to uncertified crowd control ers (security staff) in licensed premises, use a Crowd Control er Police
Complaint Form (below) to report the complaint. In al  other cases, use the form for making a complaint located on the PSPLA
website.
Crowd_Control er_Police_Complaint_Form.doc
217.5 KB

See ‘Power to inspect’ in the ‘Licensed premises' compliance checks’ chapter for information about responding to crowd
control er related offences in licensed premises.
 
Printed on : 14/06/2021 
Printed from : https://tenone.police.govt.nz/pi/private-security-personnel-and-private-investigators
OIA IR-01-21-18135 
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Document Outline

• 01-21- 18135 Exec review pack.pdf
  • Audit Sheet 01-21-18135 SIGNED.pdf
  • Part 15  Government agency requests for assistance with search warrants and production orders - OIA IR-01-21-18135.pdf
  • Private Investigators and Security Consultants requests to Police for assistance - OIA IR-01-21-18135.pdf
  • Private Security Personnel and Private Investigators - OIA IR-01-21-18135.pdf
• [EXTERNAL] Re_ OIA Response IR-01-21-8810.pdf

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