10 December 2020 
 
 
Jack S 
[FYI request #14144 email] 
 
 
Dear Jack S 
 
Thank you for your request to Kāinga Ora – Homes and Communities of 17 November 2020 for the 
following information under the Official Information Act 1982 (the Act):  
 
I have a question concerning the way which a client is match to a suitable property by Kainga Ora. 
I am aware other CHP use Business Online services to see which clients are most suitable to a 
particular property but I wanted to know what is used at Kainga Ora. Is it the same system, if not 
how is it a better indicator or the most suitable client?  
 
Management of public housing is shared between the Ministry of Social Development (MSD) and 
Kainga Ora – Homes and Communities. MSD identifies an applicant’s housing requirements as part of 
their needs assessment, and manages the public housing register.  Kāinga Ora matches applicants 
from the public housing register to available properties, manages tenants, and maintains the stock of 
state houses. 
Matching applicants to properties is done through the Kāinga Ora tenancy management system 
(Kotahi) which is integrated with MSD’s public housing register. The Placement Support Specialists 
within Kāinga Ora make matches and offers to prospective tenants using the information sent through 
by MSD. Kainga Ora also maintains the Business Initiated Transfer (BIT) register - an internal list of 
tenants requiring alternative housing due to Kāinga Ora business decisions. Tenants on the BIT 
register are usually considered for vacant properties before applicants on the MSD register. 
Placement of applicants into Kāinga Ora properties is based on location, bedrooms required and other 
property characteristics. Applicants with the highest need are matched first, except in exceptional 
circumstances.  
With regard to whether the system we use is better than those used by other social housing providers, 
Kāinga Ora has been using this system since 2014 and does not have information about the systems 
other providers use. I refuse that part of your request under section 18(g) of the Act, that information is 
not held. 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602.  
 
 
Yours sincerely 
 
Rachel Kelly 
Manager Government Relations 

---