This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Invigilation of Tests and Exams for Semester 2, 2020'.

Policy Statement: Teaching Delivery, Tests and Examinations in 
Semester 2 2020 (from 8 October) 
Version: 8 October 2020 
This information, and any updates, will be available on the Policy Hub and Remote Learning 
websites.  Staff should ensure that they are viewing the most recent version. 
1.  Purpose 
To provide information for staff on the rules at different Covid-19  Alert  Levels  for teaching 
delivery, tests and examinations in Semester 2 and Quarter 4 2020.  
This policy statement takes effect from Thursday 8 October 2020 and applies to all staff and 
students of the University of Auckland. 
2.  Summary: teaching delivery and assessment requirements at Alert 
Levels 1-4 
Alert Level 1 
•  All classes ordinarily taught on-site will be delivered on campus. 
•  From 5 November all tests and examinations will be conducted on campus as scheduled with 
in-person invigilation. 
•  Enrolled off-shore students will continue to be taught remotely and will have  scheduled, 
timed, non-invigilated tests and examinations. 
Alert Level 2 
At Alert Level 2 most teaching activity will be online, with some exceptions. 
Tests will be conducted online, with some exceptions. 
Examinations will be delivered on campus as scheduled with appropriate physical distancing 
and health and safety measures in place.   
Enrolled off-shore students will continue to be taught remotely and will have scheduled, 
timed, non-invigilated tests and examinations. 
Alert Level 2.5, 3 and 4 
•  All classes will be taught online (with limited exceptions at Level 2.5 and 3). 
•  All test and examinations will be conducted online in a timed format with no invigilation.   
•  Enrolled off-shore students will continue to be taught remotely and will have scheduled, 
timed, non-invigilated tests and examinations. 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

link to page 9  
3.  Health and safety in learning and teaching environments 
When on campus all staff and students are recommended to wear masks, practice hand 
hygiene and ensure physical distancing measures are observed where possible.   
Staff and students are required to use the University’s Check-IN app if on campus at Alert 
Levels 2, 2.5 and 3.  The University will also display the official NZ COVID Tracer QR code 
posters outside teaching rooms and other student spaces at any Alert Level to ensure contact 
tracing information can be collected.   
Teaching rooms and test/examination locations are included in the University’s enhanced 
cleaning regime and hand sanitiser and sanitisation materials will made available in these 
Covid-19 higher-risk students  

See the Appendix for details on learning and teaching arrangements for students designated 
as higher-risk under Covid-19 Alert conditions. 
4.  Course delivery and coursework assessment 
Alert Level 1 
At Alert Level 1 where courses have compulsory requirements (e.g. laboratories, placements) 
students will be expected to attend (except for those studying off-shore or approved to be 
studying remotely). 
Alert Level 2  
At Alert Level 2 most teaching, coursework assessment, and the majority of tests will be 
conducted online unless an exemption is approved by an Associate Dean (Academic) through 
faculty committees.   

See (5) for information on exemptions for tests at Level 2.   

University teaching activities in locations or on campuses outside of Auckland may be taking 
place under different Alert Level conditions. 
A number of criteria need to be met for an exemption for onsite teaching activities to be 
approved including ‘agreement and approval that the acquisition and practice of practical 
skills cannot be achieved by remote learning or that a physical event or the use of physical 
resources from a University site is necessary for the continuation of student progress.’  The 
full criteria are available here. 
At Alert Level 2 where students based in New Zealand need to remain at home to observe 
Government Covid-19 guidelines regarding respiratory illnesses, or are approved to be 
studying remotely,  alternative arrangements must be in place for compulsory attendance 
events that have an exemption to take place on campus.  These could include, for example, 
a brief written activity or attending a laboratory in another stream where possible.  
Lecture recording 
For the remainder of Semester 2 lecture recordings will have a system default release time 
of 24 hours. 
Lecture recordings are available for most lectures that take place in lecture-recording enabled rooms.  
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Staff may opt to provide recordings (where available) for small-group teaching (e.g. tutorials, 
workshops, seminars etc). Some courses have approved exemptions from the lecture recording release 
requirement. Staff may reset the default lecture recording release time for their courses to a shorter 
or longer timeframe (up to a maximum of 72 hours). Staff electing to release at the maximum 72 
hours must have a compelling reason for delaying release for this long and must have considered the 
impact on students, including equity student groups.   
Alert Levels 2.5 and 3 

Teaching delivery and assessment will be online with some limited and managed exceptions. 
Alert Level 4 

All teaching delivery and assessment will be online.   
5.  Tests  
Alert Level 1  
From 5 November invigilated tests will be on campus (if the University is at Alert Level 1).   
Note: An exemption may be sought for tests scheduled up to and including 4 November that require 
an on-campus, invigilated test to be undertaken. 
All students are expected to sit tests on campus unless they are studying off-shore, approved 
to be studying remotely, or observing Government Covid-19 guidelines to remain at home 
temporarily.    At Alert Level 1 online versions of tests ordinarily sat under examination 
conditions may only be taken by students studying off-shore or approved to be studying 
Online versions of tests may not be taken by students studying in New Zealand who miss an 
invigilated  on-campus  test because they are temporarily ill and at home observing 
Government Covid-19 guidelines.  These students must be advised to apply for an aegrotat. 
Note: Students approved for an aegrotat or compassionate consideration for an invigilated test may 
be permitted (at the discretion of an Academic Head) to: 

sit another written test; or 

receive a mark for the test based on the average of marks awarded for other 
coursework; or 

take a viva voce examination; or 

have the percentage of marks allocated to the test reallocated to the examination. 
It is recommended where possible that students sit an alternative, on-site deferred test to ensure 
that a component of secure assessment is available should the student require an aegrotat for the 
final examination.  Alternative test questions must be of comparable difficulty and format. 
Revised procedures for aegrotat and compassionate consideration applications will allow for 
virtual  consultation with University Health and Counselling  Services  to obtain evidence of 
impairment.  Alert Level permitting, in-person consultations can also be arranged with 
appropriate physical distancing and Personal Protective Equipment in place.   
Administration fees will be waived for Covid-19 related applications for aegrotat and 
compassionate consideration. 
Alert Levels 2, 2.5, 3 and 4 
At Levels 2, 2.5, 3 and 4 tests ordinarily sat under invigilated conditions will be online, non-
invigilated, time-limited tests designed to test higher-order thinking.  24-hour test windows 
must not be used.   
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Note: If the University is at Level 2 or 2.5 an exemption may be granted for some tests in 
programmes where accreditation or registration requirements require an on-campus, invigilated test 
to be undertaken.  Tests scheduled on campuses outside of Auckland at different Alert Levels may 
take place on campus. 
Test design should ensure that students will be able to complete the set tasks in the time 
 Feedback suggests that online tests often take longer than written tests, so 
consideration must be given to extending the time allowed for the test, where appropriate. 
For all online tests a  post-deadline window of 15 minutes  must be available to allow for 
technical difficulties. Tests submitted after the deadline are late submissions and these are to 
be managed by the  Course Director or (Faculty  in  the  case  of Law)  on the basis of faculty 
Tests in Canvas quiz format must not be set up to ‘lock’ answers.  Students must be able to 
review previous answers.  
Tests that require the student to draw diagrams or write equations can have  answers 
submitted via scanned image or photograph.  Students must have an opportunity to complete 
a practice exercise prior to the test to ensure they are familiar with the technological 
requirements for uploading images.   
All students sitting online tests must be advised about the importance of academic integrity, 
the University’s approach to academic misconduct, its determination to use all possible means 
to identify students who dishonestly use external or online resources during tests, and the 
penalties that are available where academic misconduct is confirmed.   
Bookable spaces may be available at some Alert Levels for  students who need a suitable 
study space to complete an online test. This process will be managed centrally and in 
accordance with Government guidelines.    
Special conditions for tests 
Students with temporary or permanent disabilities or conditions that affect their ability to sit 
tests  under the prescribed conditions may apply for special conditions through Student 
Disability Services.
   Approved students are entitled to special conditions  for  timed (on-
campus or online) tests of 30 minutes or longer, including where appropriate support from a 
reader or writer. 
At Alert Levels 2, 2.5, 3 or 4 students should be advised to contact Student Disability Services 
to discuss additional options for assistance in online tests. 
Advice for staff on assistance for students with approved special conditions sitting online tests 
may be found on the Canvas Resources website. 
6.  Examinations 
Note: contingency plans and communications have been prepared for the situation where a Covid-19 
Alert level change necessitates lockdown and transition to online examinations immediately before, 
or during, the examination period. 
Alert Levels 1 and 2  

At Alert Levels 1 and 2 examinations will be on campus, scheduled as per the examination 
timetable,  and  will  be invigilated.  All students not studying off-shore  or  approved to be 
studying  remotely must sit examinations  on  campus.  At Level 2 appropriate physical 
distancing and health and safety measures will be put in place in examination rooms. 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Normal policies and processes for out-of-time and out-of-centre examination arrangements 
will apply.  Normal policies and processes for examination academic misconduct incidents will 
apply to students sitting invigilated examinations on campus. 
Alert Levels 2.5, 3 and 4  
At Alert Levels 2.5, 3 and 4 examinations will be online, time-limited, and non-invigilated.  
Examinations will be scheduled as  per the examination timetable.  24-hr examination 
windows will not be used. 
Students studying remotely or off-shore 
All students studying remotely or off-shore  will complete non-invigilated, online, timed 
examinations regardless of Alert Level.   
Examinations for students studying remotely may be different to those completed by on-
campus students but will be of equivalent difficulty  and will address the same learning 
Off-shore students will sit timed examinations scheduled to start between 7.45 am and 8.00 
pm in their local time zone.   

Students whose examinations are scheduled outside of this window must notify the 
University to ensure their examination is rescheduled to another appropriate session.   

Students studying in Europe and Africa are not able to be accommodated within this window.  
Approval for an out-of-time examination for students in European and African time zones 
may be requested through the Examinations Services Office.     
The majority of students in Asian time zones whose examinations are scheduled in afternoon 
or evening sessions will sit examinations at the same time as on-shore students.  Off-shore 
students in Asian time zones whose examinations are scheduled in morning sessions will have 
their examination scheduled to the evening session of the previous day. 
The revised academic misconduct process adopted in Semester 1 will be used for academic 
misconduct identified in online examinations.  Further guidance will be provided to staff on 
how to report online examination academic misconduct incidents to the Examinations 
Services Office.   
Examination design and approval 
Where courses have off-shore  or remote students enrolled,  two  different  formats  of the 
examination must be prepared; one suitable for online delivery and one suitable for delivery 
on campus.  Variation between the on-campus and the online version is permitted. 
Where courses do not have off-shore students, examinations should be designed for delivery 
on campus. 
Note: in the event Alert Levels change to 2.5, 3 or 4 on-campus examinations will need to be 
converted to be suitable for online delivery. 
Examinations  may  not now be re-designated as ‘Open Book’.  Examinations may be re-
designated as ‘Restricted Book’.   

For the purposes of on-campus examinations held in Semester 2 or Quarter 4 that are 
changed from Closed Book to Restricted Book designation, ‘Restricted Book’ means that 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

candidates are permitted to take into on-campus examinations one sheet of A4 paper which 
may contain information on both sides.  Examiners will not be required to attend 
examinations to check this material as compliance with the requirement will be checked by 
Examination Supervisors. 

All requests for new Restricted Book designation must be made through the Associate Dean 
(Academic) by Wed 14 October.  Students in affected courses must be advised through 
Canvas of any change to Restricted Book designation, and what this entails, as soon as 

For examinations previously (and usually) designated as ‘Restricted Book’ the usual, non-
Covid requirements and regulations apply. 

Careful consideration must be given to the scope of the examination as within any of the 
scenarios described above examinations will be conducted as time-limited assessments (i.e. 
they will not be 24-hour assessments). 
All students sitting online examinations must be advised about the importance of academic 
integrity, the University’s approach to academic misconduct, its determination to use all 
possible means to identify students who dishonestly use external or online resources during 
tests, and the penalties that are available where academic misconduct is confirmed.   
The revised academic misconduct process adopted in Semester 1 will be used for academic 
misconduct identified in online examinations.  Further guidance will be provided to staff on 
how to report academic misconduct incidents in online examinations to the Examinations 
Services Office.   
Format and set-up of online examinations 
Online examinations may be conducted as a Canvas Quiz, or a Canvas Assignment with a 
fixed start and end time.  Turnitin may be utilised with Canvas Assignments.   
For online examinations 30 minutes will be added to the notified length of the examination 
to account for the additional complexity of the online mode and technical aspects, i.e. 2-hour 
examinations will be 2.5-hours long; 3-hour examinations will be 3.5-hours long.   
Online examinations will include a post-deadline window to allow for technical difficulties with 
submission.  Examinations submitted during this time  are late submissions  and will be 
handled on a case-by-case basis according to faculty guidelines.  Submissions made after the 
post-deadline window will not be accepted. 
Where examinations are conducted online in Canvas quiz format they must not be set up to 
‘lock’ answers.  Students must be able to review previous answers. 
Online examinations that require the student to draw diagrams or write equations can have 
answers submitted via scanned image or photograph.  Students must have an opportunity to 
complete a practice exercise prior to the examination to ensure they are familiar with the 
technological requirements for uploading images. 
Review and approval 
Online and on-campus  (paper)  formats  of examination scripts must be submitted to the 
Examinations Services Office for approval and checking.  Further information on this process, 
and on Course Shells for online examinations, is available here.   
Special conditions 

At level 1 and 2 students with temporary or permanent disabilities or conditions that affect 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

their ability to sit examinations under the prescribed onsite conditions may apply for special 
conditions through the Examinations Services Office.   
At Level 3 and 4 students with impairments or special requirements should be advised to 
contact the Examinations Services Office to discuss additional options for assistance in an 
online examination.  
Advice for staff on assistance for students with approved special conditions sitting online 
examinations may be found on the Canvas Resources website. 
Aegrotat and compassionate consideration for examinations 
Where a student is unable to attend a scheduled examination revised procedures allow for 
virtual  consultation with University Health and Counselling Services  to obtain evidence  of 
impairment.  In-person consultations can also be arranged  (Alert Level permitting)  with 
appropriate social distancing and Personal Protective Equipment (PPE) in place. 
The requirement that in order to make a recommendation for an aegrotat or compassionate 
grade a student’s coursework must be ‘well above minimum pass standard’ has been waived 
under the Vice-Chancellor’s Special Powers.  Senate’s representatives will consider and 
approve as appropriate academic recommendations for student applications in Quarter 3, 
Quarter 4, or Semester 2 where the student is certified by the Academic Head to be ‘worthy 
of a pass’.   
Administration fees will be waived for Covid-19 related applications for aegrotat and 
compassionate consideration. 
Assistance during examinations 
For on-campus examinations the usual processes  regarding  questions or requests for 
assistance in the examination room will apply. 
For online examinations in-exam  support and contact arrangements will be put in place.  
Detailed instructions will be provided to students. 
General examination advice and support for candidates 
A communications plan is being developed to ensure all  students are aware of important 
examination information and rules at each Alert Level, and the support available.  
For online examinations the University will make devices and internet connectivity assistance 
available to students in need.  Further information will be provided. 
At  some Alert Levels the  University  may be able  to  provide  limited  bookable space for 
students who need a suitable study space to complete an online examination. This process 
will be managed centrally and in accordance with Government guidelines for the appropriate 
Alert Level. 
Academic integrity 
An academic honesty declaration for use with coursework assignments, online tests and 
examinations is available for use and adaptation on the University’s Remote Learning website.   
All students sitting online examinations must be advised about the importance of academic 
  the University’s approach to academic misconduct, its determination to use all 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

possible means to identify students who dishonestly use external or online resources during 
tests, and the penalties that are available where academic misconduct is confirmed.   
7.  Grading 
Final marks for students in Semester 2, Quarter 3 and Quarter 4 taught courses  will be 
rounded up to 50 (i.e. a pass mark) if students achieve a result of 47, 48 or 49.   This 
adjustment will be done centrally in the Final Grades Tool.   
Students completing the B section of A/B courses may receive the aegrotat provision of a one grade-
step increase on a pro-rata basis for work completed in Semester 1, which contributes to the final 
result of a full year A/B course. 
Where practicum placements are deferred the ‘Not Available’ grade may be used. 
8.  Resources and additional information 
For staff: 
Covid-19 Staff Information Hub [staff only] 
Remote Learning Website  
Exams Process (Remote Learning Website) 
Canvas Guidance and Resources 
Special conditions for test and examinations 
Academic Honesty Declaration 
Revised Academic Misconduct Process for Semester 2 and Q4 online examinations 
For students: 
Remote Learning Support  
Covid-19 Semester Two 2020 Form  
About Academic Integrity 
Aegrotat or Compassionate Consideration for Exams 
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Teaching Delivery and Assessment Arrangements for Higher Risk Students in 
Semester 2 and Quarter 4 2020 
Higher risk students  
For the purposes of this policy statement the University defines ‘higher risk students’ under 
Covid-19 Alert conditions as learners who face increased risk in attending on-campus events 
because they: 

are at higher risk of severe illness from Covid-19 as defined by the Ministry of Health; 

live with people who are at a higher risk of severe illness from Covid-19; or  

have significant mental health issues that may be exacerbated by Covid-19 or Covid-
19 Alert Level requirements. 
Written evidence from a medical practitioner or mental health professional is required to 
establish a status of higher risk.   
Identification of higher risk students 
Under Covid-19 Alert Level conditions students who believe they may be at higher risk 
attending activities on campus may complete the Covid-19 Semester Two Form available on 
the University website.  
The form requires students to provide written evidence from a medical practitioner or mental 
health professional about why the student should not come to campus.  
Note: Government guidelines state that risk of exposure and transmission in the community at Level 
1 is very low.  Applications to study remotely for health reasons made under Level 1 conditions will 
be considered in accordance with this advice.   
The online form is received by the Student Contact Centre; health/medical forms are 
forwarded to the Manager (Student Conduct and Care) in Campus Life.  Campus Life staff 
work with students to obtain additional evidence or clarification of circumstances as 
necessary, liaising with Student Disability Services (SDS) in cases where the student is 
registered with SDS. 
Campus Life verify that the evidence is provided and, as appropriate, recommend a plan be 
made for the student to study remotely. 
Note: Medical or health information provided to Campus Life will be treated as confidential and in 
accordance with the University’s Personal Privacy Statements.  That a student has been assessed as 
at ‘higher risk’ will be disclosed only to those University staff members who need this information to 
address the student’s needs with respect to teaching and learning situations. 
Advice to faculties 
The names, IDs and contact details of higher-risk students will be provided to the appropriate 
faculty Student Academic Services and Engagement Managers / Student and Academic 
Services Managers, who will inform the academic staff member(s) in the faculty responsible 
for addressing the student’s learning and teaching needs.     
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Tests and examinations 
Students supported to be studying off campus should sit a timed, online version of course 
tests and examinations.  Where that is not possible alternative assessment arrangements 
should be made. 
Students sitting an online version of a test or examination must have access to a suitable 
computer and reliable internet connection. 
Note: Students may request devices through the Student IT Equity Initiative. 
A student who has provided the appropriate medical evidence under Alert Level 2 or 2.5 
conditions may remain off-campus and sit timed, online versions of tests and examinations 
for the remainder of Semester 2/Quarter 4 2020; including in the situation that the Alert 
Level is changed before the end of the academic year.   
Where a student is approved to study remotely and needs to sit an online examination faculty 
Student Academic Services and Engagement Managers / Student and Academic Services 
Managers  are asked to provide the relevant student and course information to the 
Examinations Services Office ([email address]).  
Note: Faculties are asked not to move higher-risk students into a different Canvas section.   
Requests received up to three weeks before the start of examinations (15 October) will allow 
preparations to be made for students to complete online examinations.  Requests received 
after this point will be considered on a case-by-case basis.  Where students are not able to 
sit an online examination alternative provisions will be made and the student will be advised.   
Semester 2 Teaching Delivery and Exams Policy FINAL 8 October 2020 v2   

Document Outline