This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'National Library of NZ'.
From: Mary McLean <[email address]>  
Sent: Thursday, 22 October 2020 10:10 AM 
To: Mary McLean <[email address]> 
Subject: Mary Davenport OIA - Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections 
 
ACT
 
 
From: Kevin Moffat <[email address]>  
Sent: Tuesday, 23 October 2018 9:55 AM 
To: Mary McLean <[email address]>; Rosie Perez <[email address]> 
Cc: Rob Stevens <[email address]> 
Subject: RE: Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections 
 
I believe that in the past there has been considerable negative feedback about any disposal of books 
from the National Library (think headlines like “burning books” and associations with Nazi 
Germany).  We saw a similar thing recently with the closure of the Architecture School Library at the 
University of Auckland. The National Library (and DIA) is very risk adverse in this space and the last 
thing they want is for someone to find National Library books at the tip. 
 
INFORMATION 
Secure disposal is only one of the options going to NLLT this week. 
 
Unfortunately many of the books have plastic covers which requires them to be separated from the 
recycling stream. 
 
Kevin 
 
From: Mary McLean  
Sent: Tuesday, 23 October 2018 9:30 AM 
To: Kevin Moffat; Rosie Perez 
OFFICIAL 
Cc: Rob Stevens 
Subject: RE: Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections  
 
Just wondering, these books don’t require confidential destruction, as another option could they be 
THE 
sent to a commercial paper recycler and not commercial storage company? 
 
From: Kevin Moffat  
Sent: Tuesday, 23 October 2018 9:14 AM 
To: Mary McLean; Rosie Perez 
Cc: Rob Stevens 
Subject: RE: Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections  
 
UNDER 
Mary, 
 
As I understand it, both companies don’t have offices in Whanganui and would just pick-up the 
material as their trucks go through. 
 
They both do have offices in Wel ington and you can see how expensive it is to securely dispose of 
the volume of items from Rugby House! 
 
Kevin 
 
From: Mary McLean  
RELEASED 
Sent: Tuesday, 23 October 2018 9:03 AM 
To: Kevin Moffat; Rosie Perez 
 
Page 1 of 2 

Cc: Rob Stevens 
Subject: RE: Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections  
 
Ouch! That’s nothing like the $60k in the business case…. 
 
ACT
Question – could we dispose of the Wairere House books in Whanganui and therefore won’t need to 
pay to transport them to Wellington? 
 
From: Kevin Moffat  
Sent: Tuesday, 23 October 2018 8:05 AM 
To: Mary McLean; Rosie Perez 
Subject: Costs of disposing of the National Library's Overseas Collections  
 
Mary/Rosie, 
 
For your information - We’ve received an estimate and a quote for the costs of disposing of the 
National Library Overseas Collections held in Rugby House and Wairere House, Whanganui.  They 
are: 
   
Rugby House 
Wairere House, Whanganui 
INFORMATION 
TIMG (quote) 
$463,243.46 
$155,302.16 
Iron Mountain (estimate) 
$155,000-$480,000* 
Not priced 
 
*Iron Mountain provided a range of options from just collection of bins ($155,000) to full service – 
shelf to shred ($480,000). These are the minimum and maximum estimates; the untested variable is 
the number of linear metres that can fit in a bin. 
 
Cheers, 
 
OFFICIAL 
Kevin 
 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Page 2 of 2 

From: Mary McLean <[email address]>  
Sent: Thursday, 22 October 2020 10:16 AM 
To: Mary McLean <[email address]> 
Subject: Mary Davenport OIA - Removal of National Library Fiction and Non-Fiction Collections from 
Wairere House 
ACT
 
 
 
From: Kevin Moffat <[email address]>  
Sent: Thursday, 26 April 2018 1:18 PM 
To: Mary McLean <[email address]> 
Cc: Shobna Hil man <[email address]> 
Subject: Removal of National Library Fiction and Non-Fiction Collections from Wairere House 
 
Mary, 
 
I’ve reviewed our Preserving the Nation’s Memory documentation (moves 19-20) and propose the 
following to exit Wairere House. 
 
INFORMATION 
 
Objective 
Remove National Library Fiction and Non-Fiction Collections from Wairere House. 
 
Approach 
Option A – Move New Zealand fiction component of the col ection (number yet to be determined) to 
Rugby House and dispose of the remainder (fiction and non-fiction). 
 
Task 
Staff Time 
Costs 
Timeframe (including 
OFFICIAL ($) 
staff time) 
Identify and move New Zealand fiction 
4 weeks 

4 weeks 
component of the fiction col ection 
Gain ministerial approval to dispose of the 
1 week 

6 months 
THE 
collections 
Inform Library and Information Advisory 
1 week 

4 months 
Commission Ngā Kaiwhakamarama i ngā 
Kohikohinga Kōrero (LIAC); 
Consult with/inform libraries 
2 weeks 

6 months 
Disposal of items (includes estimate of secure 
4 weeks 
60,000 
4 weeks 
UNDER 
disposal costs, employment of temporary staff, 
and supervision by National Library staff which 
will require staying in Whanganui) 
 
Option B – Move New Zealand fiction component of the col ection (number yet to be determined) to 
Rugby House and move the remainder (ca. 26,561 fiction items + 152,385 non-fiction items) to off-
site storage. 
 
Task 
Staff Time 
Costs 
Timeframe (including 
($) 
staff time) 
RELEASED 
Identify and move New Zealand fiction 
4 weeks 

4 weeks 
component of the fiction col ection 
 
Page 1 of 2 

Move (would coordinate with move of ATL 



material to off-site storage) 
 
 
Is this the information you require? 
ACT
 
Kevin Moffat | Manager Collection Business Services 
National Library of New Zealand Te Puna Mātauranga o Aotearoa 
PO Box 1467, Wellington 6140, New Zealand 
Direct Dial: +64 4 819 8931 | Extn: 2531 | Mobile: +64 27 838 8802 | www.dia.govt.nz 
 
The National Library of New Zealand is part of the Department of Internal Affairs 
 
 
INFORMATION 
OFFICIAL 
THE 
UNDER 
RELEASED 
 
Page 2 of 2 

Document Outline