This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Case Manager Obligations to Record Meetings and Claimant Communications/General Contact'.

06 October 2020 
Anthony Jordan 
[FYI request #13749 email] 
Tēnā koe Anthony 
Your Official Information Act request, reference: GOV-006787 
Thank you for your email of 10 September 2020, asking for the following information under the Official 
Information Act 1982 (the Act): 
1.  What Obligations does a Case Manager have to record on Claimants file, all Meetings with either 
a Claimant or a Medical Professional of Claimant 
2.  What Process would a Claimant use to seek notes/information, from any Meeting with Claimant 
or Medical Professional, attended by a Case Manager that may not have been disclosed in 
Clamant file 
3.  Obligation of Case Manger to give notice to ACC that they are attending a Meeting or Medical 
Appointment of a Claimant 
Our response 
All communication, such as emails, phone cal s, text messages and voicemail messages between ACC 
and a client, are recorded under the ‘Contacts’ tab in the client’s electronic claim file. This can also 
include documentation if attached to emails. 
All communication with external or internal parties (eg phone cal s, emails) about a client are also 
recorded under the Contacts tab in the client’s electronic claim file. Documents and reports between 
external or internal parties about a client are recorded in the client’s electronic claim file under the 
‘Documents’ tab.  
When a client requests a copy of their claim file, ACC’s Client Information Requests team compiles 
everything that is contained in the client’s electronic claim file under the Contacts and Documents tabs. 
Clients can email [email address] or cal  0800 101 996 to request a copy of their file. 
Case Managers do not attend medical appointments with a client. However, a service provider may 
arrange a case conference with ACC and other relevant treatment providers to discuss the care of a 
client and their rehabilitation goals. 
The service provider must have ACC’s approval to arrange a case conference. The case conference must 
include all relevant treatment providers, and may include the client and involve family members, if 
appropriate. After the case conference the service provider wil  send a report to ACC with any outcomes 
or recommendations. The report is saved in the client’s electronic claim file.   
If you have any questions 
If you have any questions, you can email me at [email address]. 
Nāku iti noa, nā 
Sasha Wood 
Manager Official Information Act Services 
Government Engagement & Support 

Document Outline